ETK:N REKISTERIAINEISTOJA TUTKIMUSKÄYTTÖÖN – LAIT JA

LAIT JA LUOVUTUSKÄYTÄNNÖT
Suunnitteluosasto
1
24.9.2015
ETK:N REKISTERIAINEISTOJA TUTKIMUSKÄYTTÖÖN – LAIT JA LUOVUTUSKÄYTÄNNÖT
Eläketurvakeskuksen (ETK) rekistereistä voidaan luovuttaa työeläketietoja ja
niihin liittyviä työeläkevakuutettua työskentelyä koskevia tietoja tieteellisiin
tutkimuksiin. Luovutukset perustuvat julkisuus- ja henkilötietolain säädöksiin.
Tutkimusten tulee olla yksilöityjä ja tutkimussuunnitelmaan perustuvia tieteellisiä tutkimuksia. Rekisteriaineistoja ei pääsääntöisesti luovuteta kaupallisiin
tarkoituksiin.
Aineistoluovutukset tutkimuskäyttöön ovat julkisuuslain mukaisia yksittäiseen
käyttötarkoitukseen luovutettavia henkilö- tai yrityskohtaisia yksikköaineistoja
(JulkL 28 §). Dokumentissa ei käsitellä erityislakeihin perustuvia rekisteriaineistojen luovutuksia.
Julkisuuslain mukaan ETK voi luovuttaa rekistereistään tutkimusaineistoja tieteellisiin tutkimuksiin, tilastointiin tai viranomaisen selvitys- ja suunnittelutehtävään. Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa, jos on ilmeistä, ettei tiedon antaminen loukkaa niitä etuja, joiden suojaksi salassapitovelvollisuus on
säädetty.
1 Lainsäädäntö
ETK:n hallinnollisten rekisteriaineistojen kerääminen perustuu työntekijän
eläkelakiin (TyEL197 ja 198 §). ETK:n rekisteritiedot ovat julkisuuslain mukaan salassa pidettäviä (TyEL 191 § ja JulkL 24 §).
Aineistoluovutuksista säädetään yleis- ja erityislaeissa. Yleislakeja ovat julkisuuslaki (JulkL 28 §) ja henkilötietolaki (HetiL 11, 14, 16 §) sekä erityislaista työntekijän eläkelaki (TyEL 191, 197, 198, 208 ja 209 §) sekä laki Eläketurvakeskuksesta (ETKL 4 §). Aineistoluovutus tehdään julkisuuslain mukaisesti, jolloin viranomainen (ETK tai eläkelaitos) antaa yksittäistapauksena luvan tietojen saamiseen salassa pidettävästä asiakirjasta. Lupa on tutkimuskohtainen ja määräaikainen. Luvassa pitää määritellä tarvittavat tiedot, yksilötietojen käsittelytavat ja käsittelyyn oikeutetut henkilöt.
Henkilötietolain sallimat edellytykset luovuttaa tietoja salassa pidettävästä
asiakirjasta ovat mm. rekisteröidyn antama suostumus (11 §), laissa säädetty
tehtävän suorittaminen (16 §), historiallinen tai tieteellinen tutkimus(14 §) tai
tilastointi (15 §). ETK voi luovuttaa näihin tarkoituksiin myös henkilötunnisteellisia aineistoja mikäli henkilötietolain (HetiL 13 §) edellytykset täyttyvät.
Lupapäätökset jaotellaan ns. viranomaisluvalla tehtäviin rekisteritutkimuksiin
ja tutkimushenkilöiden suostumuksella tehtäviin kysely- ja haastattelututkimuksiin.
Kukin viranomainen tekee päätöksen, ns. viranomaislupa, omien rekisteriensä
tietoluovutuksista, jos lupaa haetaan yksittäisen laitoksen tietoihin (esim.
ETK). Viranomaislupaan perustuvassa rekisteritutkimuksen luvan myöntämi-
LAIT JA LUOVUTUSKÄYTÄNNÖT
Suunnitteluosasto
2
24.9.2015
sessä viranomainen voi käyttää omaa harkintaansa. Hylkäyssyinä voivat olla
esim. tietosuojaan liittyvät asiat. Viranomaisluvan perusteella voidaan tehdä
vain rekisteritutkimuksia; tutkimushenkilöihin ei saa ottaa yhteyttä, eikä tehdä
kyselyjä, haastatteluja tai tutkimusmittauksia.
Tutkimushenkilöiden suostumuksiin perustuvissa tutkimuksissa ETK:lle tulee
toimittaa kopio suostumuslomakkeesta, josta tulee selvitä, onko tutkimushenkilö antanut suostumuksensa eläke- tai työsuhdetietojen keräämiseen ETK:n
rekistereistä. Kielteisen lupapäätöksen peruste voi olla esimerkiksi, että suostumuksessa ei ole mainittu näitä rekistereitä.
Rekisterien lisäksi ETK-lain nojalla ETK voi kerätä tilasto-, tutkimus- ja kehittämistoimintaa varten erikseen aineistoja (ETKL 4 §). Tämän lain perusteella kerättyjen aineistojen käsittelyyn sovelletaan tilastolakia.
2 Työvaiheet
ETK:ssa aineistoluovutus sisältää seuraavat työvaiheet: neuvonta ja ohjeistus,
lupahakemus, yksityisen sektorin lupapäätös, julkisen sektorin lupien hakeminen, salassapitositoumukset, aineistopoiminta ja -toimitus sekä laskutus.
Neuvonta ja ohjeistus
ETK:n rekisteritietojen luovuttamisesta tutkimusta varten on annettu ohjeistus
työeläkelakipalvelussa Oikeus antaa tietoja tutkimus- tai tilastointitoimintaa
harjoittavalle taholle (ETK 2015a).
ETK:n rekisterien rekisteriselosteet ovat saatavilla etk.fi:ssä kuten henkilötietolaki edellyttää (ETK 2015b). Niistä saa tutkimussuunnitelman kirjoittamiseen tarvittavaa tietoa rekisteriaineistosta.
Rekisteriaineistoja tarvitsevat tutkijat voivat ottaa aluksi yhteyttä myös rekisteriselosteessa mainittuun rekisterin vastuuhenkilöön ja yhteydenotot aineistotarpeista välittyvät myös ETK:n tutkijoiden ja esimiesten avulla. (ETK 2015b).
Lupahakemus
Aineistoluovutusta koskeva lupahakemus ETK:n rekisteritietojen luovuttamisesta tutkimuskäyttöön lähetetään allekirjoitettuna liitteineen ETK:n tilastopäällikölle postitse tai sähköpostin liitetiedostona (pdf-tiedosto).
Julkisuuslain mukaan lupahakemuksessa on yksilöitävä tieteellinen tutkimus.
Lupahakemuksessa tarvittavia tietoja ovat:
-tutkimuksen nimi, toteutusorganisaatio, suorittava yhdyshenkilö yms.
-tutkimussuunnitelma tai tiivistelmä, josta tutkimuskysymys riittävästi selviää
-pyydettävä aineisto
-selvitys aineiston yhdistämisestä muihin aineistoihin
-miten aineisto suojataan luvatonta käsittelyä vastaan
-miten tutkimusaineisto hävitetään ja/tai arkistoidaan
(ETK 2015b).
LAIT JA LUOVUTUSKÄYTÄNNÖT
Suunnitteluosasto
3
24.9.2015
ETK:lle toimitettava rekisteriaineiston lupahakemus on vapaamuotoinen asiakirja, josta selviää yllä olevat asiat. ETK:lla ei ole omaa hakemuslomaketta
rekisteriaineistojen hakemiseksi tutkimuskäyttöön. Hakemuslomakkeita löytyy mm. Oikeusministeriön, Terveyden ja hyvinvoinninlaitoksen, Tilastokeskuksen ja Kelan sivuilla (OM 2014, THL 2015a, TK 2015, Kela 2015). Ohjeistusta tutkimusaineistojen hakemisesta löytyy myös Tietosuojavaltuutetun
toimiston kotisivuilta.
Lupahakemuksessa on hyvä olla jo valmiina tiedot muista tutkimuksen tekemiseen tarvittavista luvista, esimerkiksi selvitys tutkimuseettisen toimikunnan
käsittelystä, ilmoituksesta tietosuojavaltuutetun toimistoon ja rekisteriseloste
sekä THL:n, Kelan tai muun viranomaisen luvista. ETK liittää myös nämä
asiapaperit liitteeksi julkisten eläkelaitosten lupien hakemiseen.
Yksityisen sektorin lupapäätös
ETK:n rekisterissä olevien yksityisen sektorin työeläketietojen julkisuuslain
28 §:n mukaisten luovutusten lupaviranomaisena toimii ETK. Lupapäätöksen
allekirjoittavat tilastopäällikkö ja tutkimusosaston osastopäällikkö. Tarvittaessa asian käsittelee suunnittelulinjan johtoryhmä.
ETK voi luovuttaa hallinnollisista rekistereistään tutkimusaineistoja tieteellisiin tutkimuksiin, tilastointiin tai selvitys- ja suunnittelutehtävään salassa pidettäviä tietoja, jos on ilmeistä, ettei tiedon antaminen loukkaa niitä etuja, joiden suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty. Lupaa myönnettäessä varmistetaan, että tietojen antaminen ei johda henkilötietolain vastaiseen rekisterinpitoon tai tietojen käsittelyyn.
ETK:ssa pyritään myönteisiin lupapäätöksiin. ETK pyrkii päätöksenteossa yhdenmukaisuuteen ja kielteiset päätökset tulee julkisuuslainkin mukaan perustella. Julkisuuslaki painottaa viranomaisia takaamaan tieteellisen tutkimuksen
vapauden. ETK pyrkii neuvottelemaan tutkimussuunnitelman muuttamisesta
siten, että päätös voisi olla myönteinen. Lupaa myönnettäessä käytetään harkintaa ja noudatetaan julkisuuslain ja henkilötietolain säännöksiä.
ETK:n rekisteritietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kaupallisiin tarkoituksiin
(TyeL191 §, JulkL 24 §). Lupa voidaan myöntää tieteelliselle tutkimukselle,
tilastoinnille tai viranomaisen selvitystyölle. Tieteellisen tutkimuksen määritelmää ja tunnusmerkkejä on pohdittu ja siitä on olemassa ohjeistusta (THL
2006). Kaupallisen ja tieteellisen tutkimuksen rajanveto ei ole aina selkeää.
Pääsääntöisesti ammattikorkeakoulujen opinnäytetyöt ja yliopistojen pro gradu
-tutkielmat eivät ole tieteellisiä tutkimuksia. Tapauskohtaisesti opinnäytetöihin
voidaan myöntää aineistoja anonyyminä (ilman henkilötunnuksia) sekä käyttää
valmiita tai räätälöityjä tilastotaulukkoja.
LAIT JA LUOVUTUSKÄYTÄNNÖT
Suunnitteluosasto
4
24.9.2015
ETK ei luovuta tutkimuskäyttöön tutkimushenkilöiden nimiä tai osoitteita.
Tutkijan tulee saada ne tutkimushenkilöiltä, Väestörekisterikeskukselta, Kelalta tai työeläkelaitoksilta (työeläkelaitosten päätöksellä).
Julkisuuslain mukaan lupaan on liitettävä yleiset ja yksityisen edun suojaamiseksi tarpeelliset määräykset (28 § 2 mom). Tällaisia ovat esim. ehdot luvan
voimassaolosta ja aineiston arkistoinnista. ETK voi peruuttaa luvan, jos lupaehtoja ei noudateta (JulkL 28 §:n 2 mom).
Aineistoluovutuksen käyttölupaa ei voida myöntää toistaiseksi, vaan se myönnetään määräajaksi. Tutkimuslupa voidaan myöntää kerrallaan vain viideksi
vuodeksi, jatkoaika myönnetään erikseen (HetiL 12 §:n 2mom).
Julkisen sektorin lupien hakeminen
Jos tutkimusaineistoon on haettu lupahakemuksessa myös ETK:n rekistereissä
olevia julkisen sektorin tietoja, niin ETK tekee lupahakemukset julkisen sektorin eläkelaitoksille. Luvat saatuaan ETK poimii ja luovuttaa aineistot tutkijoille yksityisen ja julkisen sektorin lupapäätösten mukaisesti.
Julkisen sektorin luvat haetaan mm. Kevalta, joka hoitaa kuntien, evankelisluterilaisen kirkon (1.1.2010 alkaen), valtion (1.1.2011) ja Kelan henkilöstön
eläkeasiat (1.1.2012) sekä 1.1.2013 alkaen valtion eläkeasioiden työnantajaasiakkaiden palvelusuhderekisterin tehtävät (tiedot välittyvät sieltä ansaintarekisteriin).
Julkisen sektorin lupien hakemisesta on säädetty työntekijän eläkelaissa
(TyEL 208 ja 209 §). Säännökset koskevat tietoja, jotka julkisen sektorin eläkelaitokset ovat välittäneet ETK:n rekistereihin, mm. eläkerekisterin tiedot.
Säännökset koskevat tilanteita, joissa tietojen vastaanottajalla on lain mukaan
oikeus saada tiedot ko. julkisen sektorin eläkelaitokselta. Siitä on analogisesti
johdettu velvollisuus hakea lupa myös silloin, kun vastaanottajalla, esim. tutkijoilla ei ole em. oikeutta, vaan tietojen luovuttaminen on harkinnanvaraista.
Tutkimusaineistojen luovutuksista on sovittu myös ETK:n ja julkisen sektorin
eläkelaitosten sopimuksissa (erityisesti Arek-sopimukset). Lupapäätöstä tehtäessä varmistetaan myös, että näitä sopimuksia noudatetaan. Sopimuksia sovelletaan silloin, kun luovutetaan ansaintarekisterin eläkelaitosten omistamia tietoja tieteellisiin tutkimuksiin.
Julkisen sektorin eläkelaitokset ovat siis myös julkisuuslain mukaisia lupaviranomaisia. ETK toimittaa tutkimuslaitoksille kaikkien eläkelaitosten aineistot
tieteelliseen tutkimukseen; ETK tekee keskitetysti eläkelaitosten puolesta sekä
lupapäätökset että aineistot. Tämä helpottaa eläkelaitosten ja tutkijoiden työtä
sekä säästetään eläkelaitosten työpanosta sekä yksityisten että julkisten eläkelaitosten osalta.
LAIT JA LUOVUTUSKÄYTÄNNÖT
Suunnitteluosasto
5
24.9.2015
Salassapitositoumus
ETK:n lupapäätöksen ehdoissa edellytetään, että tutkimuksen henkilöaineistoa
käsittelevät tutkijat allekirjoittavat salassapitositoumuksen ennen aineiston lähetystä. Salassapitositoumus on tutkimuskohtainen. Salassapitositoumus tarvitaan tutkijoilta, jotka käyttävät yksikkötasoista aineistoa.
Salassapitovelvollisuus tarkoittaa sekä asiakirjan salassapitovelvollisuutta että
työntekijän vaitiolovelvollisuutta. Salassapitovelvollisuus koskee niitä, jotka
ovat saaneet salassa pidettäviä tietoja lain nojalla. Siten esim. tahot, joille työeläkejärjestelmästä luovutetaan tietoja tutkimus- ja tilastointitarkoitukseen,
ovat velvollisia pitämään saamansa salassa pidettävät tiedot salassa.
Salassapitositoumuksista on säädetty julkisuuslain 27 §:n 2 momentissa, jonka
mukaan henkilön tulee allekirjoittaa sitoumus saadessaan tietoja salassa pidettävästä asiakirjasta.
”Asiakirjan saaneen on annettava kirjallinen sitoumus siitä, ettei hän käytä asiakirjaa sen henkilön vahingoksi tai halventamiseksi, jota asiakirja koskee tai hänen läheisensä vahingoksi tai
halventamiseksi taikka sellaisten muiden etujen loukkaamiseksi, joiden suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty.”
Aineistopoiminta ja -toimitus
Tilastoyksikössä tehdään rekistereistä lupapäätösten mukaiset aineistopoiminnat päätöksessä rajatulta aikajaksolta. Aineistopoiminnat tehdään joko rekisterien kantavedoksista tietyltä poikkileikkaushetkeltä tai niistä edelleen muokatuista rekistereistä. Tiedot ovat SAS-tiedostoja. Yleensä tutkimusaineistot
myös toimitetaan SAS-tiedostoina, mutta tarvittaessa myös ASCII- tai Exceltiedostoina.
Tilastoyksikössä voidaan tehdä myös tutkimussuunnitelman mukainen tutkimushenkilöiden poiminta. Henkilöt voidaan poimia esim. tietyllä diagnoosilla
alkaneista työkyvyttömyyseläkkeistä eläkerekisteriin perustuen. Jos tutkimushenkilöiden poiminta perustuu väestöotokseen, niin tutkimushenkilöiden poiminta tehdään yleensä Väestörekisterikeskuksessa (VRK), Tilastokeskuksessa
(TK) tai Kelassa. Tutkimukseen mahdollisesti tarvittavien verrokkien (tutkimushenkilöön kaltaistettu henkilö esim. iän tai sukupuolen mukaan) poiminta
tehdään useimmiten VRK:ssa.
Jos tutkimushenkilöiden poimintaa ei tehdä ETK:ssa, niin tutkija toimittaa tutkimushenkilöiden henkilötunnukset tilastoyksikköön. Tutkimushenkilön henkilötunnus korvataan henkilörekisterin ja/tai ansaintarekisterin surrokaatilla,
jonka avulla rekisteritiedot poimitaan.
Tietosuojan takia tutkimusaineiston henkilötunnukset korvataan myös keinotekoisilla henkilöiden identifikaationumeroilla aina kun se on mahdollista
(esim. juokseva numerojärjestys). Tutkija toimittaa henkilötunnukset ja identifikaationumerot ETK:lle. Aineistotiedostot toimitetaan takaisin tutkijalle siten,
että henkilön tunnisteena on pelkästään identifikaationumero.
LAIT JA LUOVUTUSKÄYTÄNNÖT
Suunnitteluosasto
6
24.9.2015
Aineistot toimitetaan tutkijalle tietoturvallisesti. Toimitus tehdään joko suojatun sähköpostiyhteyden kautta, postitse kirjattuna kirjeenä, lähetin viemänä tai
tutkija hakee aineiston itse. Arkaluonteisia tietoja ei saa siirtää verkossa ilman
salattua yhteyttä, myös muiden kuin arkaluonteisten henkilötietojen osalta
suositellaan suojattua yhteyttä. Viranomainen vastaa tietojen luovutuksen
lainmukaisuudesta (HetiL 5 § huolellisuusvelvoite ja 32 § suojausvelvoite).
Mikäli tutkimusaineisto sisältää Tilastokeskuksen aineistoa, niin ETK:n aineistot lähetetään sinne yhdistettäväksi muuhun aineistoon esim. osaksi tutkimuksen etäkäyttöjärjestelmän aineistoa.
Laskutus
ETK laskuttaa tietoluovutuksen aiheuttamat välittömät henkilötyö- ja atkkustannukset ml. lupakäsittelyn toimistotyön. Kustannuksista annetaan etukäteen arvio. Aineistopoiminnat laskutetaan ETK:n laskutusohjeiden mukaan.
Hintaan vaikuttaa eniten aineistoluovutuksen laajuus. Lupapäätöksen tekemiseen kuluu aikaa yleensä yksi henkilötyöpäivä, joten laskun suuruus on vähintään yhden työpäivän hinta. Lupapäätöstä ei laskuteta erikseen, vaan se laskutetaan yleensä yhtä aikaa aineiston kanssa. Eläke- ja ansaintarekisterin poiminnat arvioidaan erikseen ja niistä annetaan kustannusarvio.
ETK:n laskutuksen perusta on maksuperustelaki. ETK soveltaa lakia silloin,
kun se käyttää julkista valtaa, jollei muussa laissa ole säädetty tietojen maksuttomuudesta. Välittömästi tietojen luovuttamisesta aiheutuvat erilliskustannukset laskutetaan. Myös tehtävissä, joissa ETK ei käytä julkista valtaa esim. tilastot ja tutkimukset, ETK voi periä palveluistaan maksua ETK-lain mukaan
(ETKL 5 §).
Lähteet
Arkistolaitos ja Tilastokeskus (2015). Kansallinen rekisteri- ja mikroaineistojen tutkijapalvelu /(luettu 23.7.2015) http://www.fmas-foorumi.fi
Eläketurvakeskus (ETK 2015a). Työeläkelakipalvelu. Oikeus antaa tietoja tutkimus- tai tilastointitoimintaa harjoittavalle taholle. /(luettu 23.7.2015)
https://www.tyoelakelakipalvelu.fi/telppublishing/vepa/document.faces?document_id=300697
Eläketurvakeskus (ETK 2015c). Eläketurvakeskuksen rekisteriselosteet. /( luettu 23.7.2015)
http://www.etk.fi/fi/service/rekisteriselosteet/412/rekisteriselosteet
L 523 (1999) Henkilötietolaki (HetiL)
L 621 (1999) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (JulkL, erityisesti 28 §)
L 280 (2004) Tilastolaki.
L 397 (2006) Laki Eläketurvakeskuksesta (ETKL 4 ja 5 §)
LAIT JA LUOVUTUSKÄYTÄNNÖT
Suunnitteluosasto
7
24.9.2015
L 395 (2006) Työntekijän eläkelaki (TyEL 191,197, 198, 208 ja 209 §)
L 549 (2003) Kunnallinen eläkelaki (KuEL 148 §)
L 568 (2007) Kansaneläkelaki (KEL)
L 731 (2001) Laki Kansaneläkelaitoksesta
L 150 (1992) Maksuperustelaki
L 434 (2003) Hallintolaki
www.finlex.fi
Oikeusministeriö (OM 2014). Hakemus tietojen saamiseksi viranomaisen salassa pidettävistä asiakirjoista. /(luettu 23.7.2015)
http://oikeusministerio.fi/fi/index/julkaisut/lomakkeita.html
Terveyden ja hyvinvoinninlaitos (THL 2006). /(luettu 23.7.2015).
Salassa pidettävien rekisteritietojen luovutuksen periaatteet ja käytännöt. 2.6.2006.
https://www.thl.fi/documents/10531/1449887/tyoryhmamuistio_salassa_pidett%C3%A4vie
n_rekisteritietojen_luovutus.pdf/1d0d67c8-7d3f-4296-aefb-1e39ab66cbc6
Terveyden ja hyvinvoinninlaitos (THL 2015). Käyttöluvan hakeminen. /(luettu 23.7.2015).
https://www.thl.fi/fi/tilastot/tutkimuskaytto/kayttoluvan-hakeminen
Tietosuojavaltuutetun toimisto (2004). Henkilötietolain mukainen ilmoitusvelvollisuus
25.11.2004.
Tietosuojavaltuutetun toimisto (2010). Henkilötietojen luovuttaminen viranomaisten henkilörekisteristä 27.7.2010.
Tietosuojavaltuutetun toimisto (2010). Salassa pidettävien henkilötietojen luovuttaminen
henkilörekisteristä viranomaisen luvalla 27.7.2010.
Tietosuojavaltuutetun toimisto (2010). Tietosuoja ja tieteellinen tutkimus henkilötietolain
kannalta. 17.11.2010.
Tietosuojavaltuutetun toimisto (2010). Rekisteritutkimuksen tietosuojaopas tutkijoille ja tietopyyntöjä käsitteleville viranomaisille, 27.7.2010.
http://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/oppaat.html
Tilastokeskus (TK 2015). Käyttölupahakemus. /(luettu 23.7.2015).
http://tilastokeskus.fi/meta/tietosuoja/kayttolupa.html