Roki hranjenja dokumentarnega gradiva, Žarko Štrumbl, Arhiv RS

Roki hranjenja
dokumentarnega gradiva
Žarko Štrumbl
Seminar, november 2015
Klasifikacijski načrt
1.
2.
3.
4.
Pri določanju je potrebno upoštevati okvirni
klasifikacijski načrt
Določi ga minister ali predstojnik upravnega organa
Istovrstni organi (upravne enote, občine) imajo
ENOTNI KLASIFIKACIJSKI NAČRT
Evidenca se vodi po vsebini zadev na podlagi decimalne
klasifikacije
Vloga Arhiva Republike Slovenije
• Vsak upravni organ sam določi klasifikacijski načrt na
podlagi okvirnega klasifikacijskega načrta
• Roke hrambe dokumentarnega gradiva določi minister
ali predstojnik upravnega organa na podlagi obstoječe
veljavne zakonodaje
• Arhiv Republike Slovenije pa določi arhivsko gradivo –
določbe o arhivskem gradivu prevladujejo nad ostalimi
določbami glede rokov hranjenja
• Roki hrambe dokumentarnega gradiva so napisani in so del
klasifikacijskega načrta
Klasifikacijski načrt z določitvijo rokov
hranjenja je osnova pisarniškega
poslovanja
• da se na podlagi klasifikacijskega znaka in na podlagi
evidence zadeva vedno najde dokument, zadeva ali dosje,
ki ga potrebujemo in
•da se na podlagi rokov, ki so določeni, gradivo ne kopiči
v nenormalnih količinah
Roki se lahko določajo:
• V skladu z mednarodnimi standardi (npr. računovodski
standardi)
• V skladu s predpisi, ki neposredno določajo roke
(Zakon o računovodstvu, Zakon o graditvi objektov itd.)
• V skladu s predpisi, iz katerih lahko izvajamo roke
oziroma sklepamo na dobo hranjenja (npr. Zakon o
obligacijskih razmerjih, Zakon o splošnem upravnem
postopku…)
• Glede na izkustvena predvidevanja – koliko časa bo
dokumentarno gradivo potrebno za delo pravne ali
fizične osebe (npr. premoženjsko pravne zadeve)
• Glede na konkretne potrebe poslovanja oziroma dela
fizične ali pravne osebe
Predpisani roki hranjenja
•
•
V RS je najmanj 52 predpisov (zakonov, pravilnikov,
uredb, navodil in drugih pravnih aktov), ki določajo roke
hranjenja
Upoštevati je potrebno veljavne, med njimi na primer
predpise o:
Evidencah na področju dela, zaposlovanja, delovnih
razmerjih, matični evidenci zavarovancev in uživalcev
pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja,
zdravstvenega zavarovanja in socialnem varstvu
Varstvu osebnih podatkov, tajnih podatkov, policiji,
osebni izkaznici ter druge predpise s področja notranjih
zadev,
• Državni statistiki, popisu prebivalstva ter drugih
statističnih popisih
• Graditvi objektov ter druge predpise s področja
gradbeništva
• Računovodstvu, knjigovodstvu, slovenske računovodske
standarde
• Davku na dodano vrednost, davčnem postopku, davčni
službi
• O dokumentaciji rednih sodišč in druge predpise s
področja pravosodja, ki določajo roke hranjenja
dokumentarnega gradiva pravosodnih organov
• Visokem šolstvu, gimnazijah, dokumentaciji v
srednješolskem izobraževanju, dokumentaciji v osnovno
šoli in 9 letni osnovni šoli, v vrtcih in druge predpise s
področja izobraževanja
• Zbirkah podatkov s področja zdravstvenega varstva
•Dokumentarno gradivo, ki ga organ prejme od drugih pravnih
in fizičnih oseb zaradi informiranja in ne povzroči upravnega
poslovanja oziroma upravnega postopka, se hrani najmanj 2
leti (na primer zapisniki in gradivo za seje državnega zbora,
vlade, občinskih svetov, itd.)
•Najpomembnejše zadeve iz upravnih in drugih postopkov
organ pravilo hrani v celoti TRAJNO oziroma kot
ARHIVSKO
•V nekaterih zadevah se kot trajno dokumentarno ali kot
arhivsko lahko hrani le del dokumentov (na primer odločbe,
sklepi, poročila, analize), ostali dokumenti v zadevi pa le
določeno število let (na primer vloge, priloge, soglasja,
mnenja, mesečna poročila in statistika), vendar ne manj kot 10
let
Nekaj primerov rokov hranjenja
•Vloge strank s prilogami – najmanj 2 leti
•Vloge za izstavljanje potrdil iz javnih in drugih evidenc, ki jih
vodi organ, ter kopije izdanih potrdil – najmanj 2 leti
•Letni, srednjeročni, dolgoročni ali občasni programi, plani,
poročila, analize, statistika se hranijo TRAJNO – ARHIVSKO,
dnevna, tedenska, mesečna, kvartalna pa – najmanj 2 leti
Arhivsko gradivo
• Predpisi in dokumenti, ki jih pripravlja oziroma izdaja organ v okviru
svoje pristojnosti (npr. zakoni, uredbe, pravilniki, navodila, statuti,
odločbe)
• Uradne oziroma javne evidence vključno z zbirkami podatkov
• Lastni zapisniki sej z gradivom za seje organov in teles organa
• Celotne pomembnejše zadeve iz upravnega postopka za katere je
pristojen organ
• Gradivo o ustanovitvi, konstituiranju, registraciji, združitvah,
pripojitvi, izločitvah, razdelitvah, sanacijah
• Zapisniki in poročila o izidu volitev in referendumov
• Letni, srednjeročni, dolgoročni in občasni plani, analize in poročila
• Raziskovalni projekti, elaborati, analize
• Proračuni, zaključni računi s poslovnimi poročili
• Urbanistični in prostorski načrti, varstvo okolja,
investicijski programi in poročila, gradbena dokumentacija
• Celotne gradbene zadeve javnih objektov in javne
infrastrukture (ceste, železnice, letališča, luke itd), izbor
načrti tipskih individualnih objektov
• Tehnološka dokumentacija, normativi in standardi
• Premoženjsko pravne zadeve organa
• Tiskano ali javno objavljeno elektronsko arhivsko gradivo
organa na spletu: interne, uradne, javne, poslovne,
jubilejne in druge tiskane ali spletne publikacije, tiskani
elektronski zapisniki sej, predpisi, letna poročila in plani,
javni natečaji, reklamne objave, prospekti, letaki, plakati
• Pomembne poslovne knjige – vpisne knjige, kronike,
dnevniki, spomini
• Fotografije, dokumentarni filmi
• Odlikovanja, priznanja
• Vse predpisane pisarniške evidence
Trajno dokumentarno gradivo
• Je lastno dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je
nastalo pri delu organa in je določeno z uredbo o upravnem
poslovanju, drugimi predpisi ali z določitvijo predstojnika
organa kot gradivo, ki je trajno pomembno za organ in ga
je za potrebno trajno hraniti pri organu, kadar nima značaj
arhivskega gradiva
• Trajno dokumentarno gradivo se z oznako T označi v
klasifikacijskem načrtu pod ustreznimi klasifikacijskimi
znaki in v računalniško aplikacijo, s katero vodi organ
evidenco dokumentarnega gradiva
• Primeri: plačilni seznami, kadrovske zadeve, personalne
mape
Izvlečki iz predpisov, ki določajo roke
hranjenja dokumentarnega gradiva
FINANČNO POSLOVANJE
Zakon o računovodstvu
•
•
•
•
•
•
•
Letni računovodski izkazi – trajno
Končni obračuni plač zaposlenih –
trajno
Izplačilni listi – trajno
Glavni knjiga – 10 let
Knjigovodske listine na podlagi
katerih se knjiži – 5 let
Knjigovodske listine plačilnega
prometa – 3 leta
Prodajni in kontrolni bloki – 2 leti
DAVČNO POSLOVANJE
Zakon o davku na dodano
vednost
•
•
Davčni zavezanec mora hraniti:
prejete in izdane račune,
dokumente o popravkih računov,
dokumente o opravljenem izvozu,
uvozu, finančno dok., dokumente
na podlagi katerih je uveljavljal
oprostitev DDV – najmanj 10 let
Dokumentacija, ki se nanaša na
obdavčenje nepremičnin – najmanj
20 let
PRAVILNIK O
DOKUMENTACIJI V
DEVETLETNI OSNOVNI
ŠOLI
ZAKON O GADITVI
OBJEKTOV
•
a) Tehnična dokumentacija z vsemi
spremembami in dopolnitvami, po
katerih je objekt zgrajen – trajno
b) PGD, na podlagi katerega je bilo
izdano gradbeno dovoljenje – 10 let
•
•
•
Matične knjige, matični listi, šolska
kronika, letni delovni načrt šole, letna
organizacijska poročila, zapisniki sej
učiteljskega zbora, zapisniki sej
oddelčnih učiteljskih zborov,zapisniki
sej sveta šole – TRAJNO
Eno leto po zaključku šolanja učencev
OŠ hrani: vpisne liste, osebne mape
učencev, ki potrebujejo pomoč in
svetovanje, športno vzgojne kartone,
dnevnike, redovalnice
Najmanj 5 let OŠ hrani: zapisnike sej
strokovnih aktivov, zapisnike sej sveta
staršev in oddelčnih svetov staršev
Do konca šolskega leta OŠ hrani letne
priprave in priprave na pouk ter mapo
vzgojnih ukrepov
Pravilnik o določanju rokov hranjenja
dokumentarnega gradiva v javni upravi
(Uradni list RS, št. 52/2009)
• Pravilnik določa osnove za določanje rokov
hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne
uprave in konkretne roke hranjenja
dokumentarnega gradiva. Okvirni klasifikacijski
načrt z določenimi roki hranjenja zadev na tretjem
nivoju klasifikacijskih znakov in nekaterimi
podrobnejšimi roki hranjenja posameznih
dokumentov ali vsebin v okviru teh znakov je
priloga tega navodila
• Določa osnove za določanje arhivskega gradiva,
ki ga po zakonu določi pristojni arhiv, ter osnove
za določanje rokov hranjenja dokumentarnega
gradiva, ki so izraženi v letih 2, 5, 10 let in več ter
osnove za določitev trajnega dokumentarnega
gradiva, ki so jih oziroma so ga dolžni v načrt
klasifikacijskih znakov določiti predstojniki
organov (1. odstavek 195 člena in 2. odstavek 194
člena uredbe)
Roki hrambe dokumentarnega gradiva
• Prispevajo k urejenosti in preglednosti dokumentarnega
gradiva
• Določajo minimalno dobo, po kateri dokumentarno
gradivo nima več svoje poslovne, “uporabne vrednosti”.
• Po preteku rokov se sme del dokumentarnega gradiva na
primeren način uničiti, tako da ne pride do zlorabe
poslovnih in osebnih podatkov;
• Roki hranjenja gradiva, ko so sprejeti se ne smejo
skrajševati, lahko pa se jih podaljšuje.
Označevanje rokov hranjenja
• Roki hrambe dokumentarnega gradiva, ki so določeni v
letih se označujejo tako na ovojih zadev kot tudi v sami
evidenci, kot na tehnični opremi – fasciklih, ovojih,
mapah, disketah ob arhiviranju v zbirko – to je od rešitve
zadeve, od zaključka uradne, javne evidence – to je
zadnjega vpisa v evidenco
• A) A – arhivsko gradivo – določi ga pristojni arhiv,
• B) T – TRAJNO gradivo se napiše na ovoj zadeve in
posamične dokumente že ob nastanku zadeve ali ob
prejemu posameznega dokumenta
• C) Dokumentarno gradivo z roki hranjenja, izraženimi
v letih (2, 5, 10 ali več)
Trajno – opredeljeno z rokom
hranjenja
• Pooblastila za nadomeščanje in podpisovanje, T
oz. 50 let od nastanka
• Primopredaje v notranje organizacijskih enotah, T
oz. 50 let od nastanka
• Pooblastila za vodenje in odločanje v upravnem
postopku, izločitev uradne osebe, T oz. 50 let od
nastanka
• Izločitev uradne osebe, T oz. 50 let od nastanka
• Pooblastila za vodenje in odločanje v upravnem
postopku, T oz. 50 let od nastanka
• Varovanje prostorov ,T oz. 10 let po prenehanju
varovanja
• Pooblastilo za posredovanje informacij javnega
značaja, T oz. 100 let od rojstva osebe
• Personalne mape, T oz. najmanj 100 let od rojstva
osebe
• Pokojninsko in invalidsko zavarovanje –dosjeji
zavarovancev na mikrofilmu, T oz. najmanj 100
let od rojstva
• Obrazci M4/M8 (za dajalce podatkov), 50 let od
nastanka
• Pogodbe o zaposlitvi, T oz.100 let od rojstva
osebe
• Štipendije, T oz. 50 let od nastanka
• Skrbništvo, T oz. 100 let od rojstva
• Preizkusi znanja za varnostnike, detektive, T oz.
100 let od rojstva
• Posebno varstvo otrok in mladostnikov, T oz. 100
let od rojstva otroka
• Varstvo odraslih, T oz. 10 let po smrti stranke
• ITD…
Izločanje oziroma uničevanje nepotrebnega
dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli roki
hranjenja
IZLOČANJE
Izvirno dokumentarno gradivo, ki so mu potekli
predpisani roki hranjenja in
nima več pomena za tekoče poslovanje
javnopravne osebe in nima lastnosti arhivskega
gradiva v skladu s pisnimi strokovnimi navodili
pristojnega arhiva iz 34. člena tega zakona, se
lahko izloči in uniči. O nameravanem uničenju je
treba obvestiti pristojni arhiv, kadar ta zahteva to v
pisnih strokovnih navodilih iz 34. člena tega
zakona
Razlika med IZLOČANJEM in ODBIRANJEM
gradiva
OBA POSTOPKA PONAVADI TEČETA VZPOREDNO
• Pri IZLOČANJU oziroma uničevanje gradiva upoštevamo
roke hranjenja, določene v klasifikacijskem načrtu in
označene na ovojih ter tehnični opremi in v sami evidenci
o dokumentarnem gradivu
• Pri ODBIRANJU arhivskega gradiva iz dokumentarnega
pa upoštevamo pisno strokovno navodilo in dodatna pisna
strokovna navodila za odbiranje pristojnega arhiva
Za izločanje oziroma uničevanje
dokumentarnega gradiva je potrebno:
a) Da je bilo pred tem odbrano arhivsko
gradivo
b) In da so potekli roki hranjenja
Posebno je treba biti pozoren tudi na TRAJNO
GRADIVO.
Predstojnik imenuje komisijo za odbiranje in
uničenje gradiva, ki ima naslednje naloge:
•
•
•
določi, katero gradivo se izloči iz zbirke
dokumentarnega gradiva in o tem sestavi zapisnik in
naredi seznam gradiva za uničenje
skrbi, da se ne izloči dokumentarno gradivo, za katero je
pristojni arhiv določil, da ima značaj arhivskega gradiva
pisno obvesti pristojni arhiv o pričetku odbiranja
arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva in
navede, iz katerih letnikov dokumentarnega gradiva bo
odbrala gradivo v skladu z navodili pristojnega arhiva
zarko.strumbl@gov.si