Dolžnosti javnopravnih oseb glede varstva dokumentarnega in

ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJEUBLIKE
SLOVENIJE
Dolžnosti javnopravnih oseb
Vesna Gotovina
Vodja sektorja za varstvo arhivskega gradivo uprave po letu
1945
Seminar, 17.11.2014 – 18.11.2014
Vsebina predavanja
s področja pravnih predpisov:
 o dolžnostih javnopravnih oseb glede varstva
dokumentarnega in arhivskega gradiva
s področja arhivske stroke:
 o načinu in postopku odbiranja arhivskega gradiva iz
dokumentarnega gradiva
 o dokumentarnem gradivu, ki ima lastnosti arhivskega
gradiva
 o načinu in postopku izročanja arhivskega gradiva arhivu
(s poudarkom na sodelovanju s pristojnim arhivom in
strokovno tehničnih navodilih, ki jih naročnik storitve
/javnopravna oseba dobi od pristojnega arhiva)
Arhivsko gradivo
• Arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo,
ki ima trajen pomen za zgodovino, druge
znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni
interes pravnih in fizičnih oseb. Je kulturni
spomenik.
4
Arhivsko gradivo
JAVNO
• last Republike Slovenije,
razen arhivskega gradiva,
za katero so pristojni arhivi
samoupravnih lokalnih
skupnosti in je last
samoupravne lokalne
skupnosti
• odbere se iz
dokumentarnega gradiva
na podlagi pisnih
strokovnih navodil
pristojnih arhivov.
•
•
•
•
ZASEBNO
last fizičnih in pravnih oseb
zasebnega prava
se evidentira
z odločbo se razglasi za
zasebno dokumentarno
gradivo, ki ima lastnosti
arhivskega gradiva
državni arhiv vodi evidenco
izdanih odločb.
Do izdelave strokovnih navodil se z vsem
dokumentarnim gradivom ravna tako kot z
arhivskim gradivom.
Register ustvarjalcev javnega arhivskega
gradiva
• arhivi vodijo skupni register javnopravnih oseb, za
katere ugotovijo svojo pristojnost in od katerih
bodo prevzemali arhivsko gradivo
• podatki o javnopravnih osebah se pridobijo iz
Poslovnega registra Slovenije in v sodelovanju z
Agencijo za javnopravne evidence in storitve in
ministrom za javno upravo
7
Register ustvarjalcev arhivskega gradiva
DOSJE JAVNO
PRAVNE OSEBE
https://apl.ars.gov.si/regust/index.htm
Naloge javne arhivske službe pri javnopravnih
osebah
• vrednotenje dokumentarnega gradiva
• dajanje pojasnil v zvezi z dolžnostmi javnopravnih oseb glede
dokumentarnega gradiva
• strokovni nadzor
• usposabljanje uslužbencev, ki delajo z dokumentarnim
gradivom
9
Vrste dokumentarnega gradiva
XX let
Trajno
10 let
Trajno s statusom
arhivskega gradiva
Arhiv lahko
proglasi za
arhivsko
gradivo tudi
trajno gradivo
Arhivsko
5 let
10
ARHIV RS
Arhivsko gradivo
- predpisi, ki jih izdaja javnopravna
oseba v okviru svoje pristojnosti,
- uradne, javne evidence, vključno z
zbirkami osebnih podatkov
- lastni zapisniki sej z gradivom za seje,
- celotne pomembnejše zadeve iz
upravnega postopka
- dokumenti o ustanovitvi, organizaciji in
likvidaciji javnopravne osebe,
- zapisniki
o izidu volitev in referendumov
-plani, poročila in analize vseh vrst (zlasti
letni in pomembnejši posamezni),
-premoženjsko pravne zadeve
UVDAG: Priloga 1,
seznam dokumentarnega
gradiva, za katerega se šteje,
da je praviloma vedno
arhivsko gradivo
11
Dolžnosti javnopravnih oseb
Skrbeti morajo za:
• ohranjanje
• materialno varnost
• celovitost in
• urejenost dokumentarnega gradiva
DOKLER NI ODBRANO ARHIVSKO GRADIVO
12
Javnopravne osebe morajo
pristojnemu arhivu zagotoviti:
• ogled stanja in
• posredovati podatke, ki jih potrebuje za
vodenje evidenc o arhivskem gradivu
13
Javnopravne osebe morajo tudi po odbiranju
arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva
zagotoviti hrambo trajnega gradiva in drugega
dokumentarnega gradiva do poteka rokov
hrambe.
14
Dolžnosti javnopravnih oseb pri prehodu javnega
arhivskega gradiva v arhiv so:
• sodelovanje z arhivom pri izdelavi navodil za
odbiranje javnega arhivskega gradiva iz
dokumentarnega
• odbiranje javnega arhivskega gradiva iz
dokumentarnega po navodilih arhiva
• izdelava seznama odbranega gradiva in
• izročanje javnega arhivskega gradiva arhivu
15
Javnopravne osebe morajo zagotavljati ustrezne:
 materialne pogoje
 kadrovske pogoje
 finančne pogoje
DOLOČITI MORAJO OSEBO, ODGOVORNO ZA
IZVAJANJE TEH OBVEZNOSTI.
16
Usposabljanje uslužbencev, ki delajo z
dokumentarnim gradivom
• uslužbenci, ki delajo z dokumentarnim gradivom
morajo imeti najmanj srednjo izobrazbo in opravljen
preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem
arhivu
17
Zbiranje kreditnih točk
• javnopravni uslužbenci 2 kreditni točki s
področja svojega delovanja
• ponudniki storitev 3 kreditne točke od
tega 2 s področja svojega delovanja
18
Načini zbiranja kreditnih točk
Načela in merila za vrednotenje
dokumentarnega gradiva
•
•
•
•
•
•
•
•
potrebe zgodovinopisja, drugih znanosti in kulture
potrebe oseb za trajno pravno varnost
pomembnost vsebine gradiva
specifičnost dogodkov in pojavov v določenem času
specifičnost kraja ali območja
pomen javnopravne osebe
pomen avtorja
pomen gradiva z vidika kulturne raznolikosti
20
• izvirnost dokumentov in njihovo podvajanje (določi
se gradivo, ki najpopolneje izraža vsebino)
• izvirnost podatkov in informacij
• reprezentativni izbor – vzorci
• ohranjenost in obseg nastalega gradiva
• notranje in zunanje značilnosti gradiva (jezik,
umetniška vrednost, način zapisa)
• druga merila, ki jih določi pristojni arhiv
21
Vrednotenje
Za vrednotenje dokumentarnega gradiva mora javnopravna
oseba seznaniti pristojnega arhivista z:
• organizacijsko strukturo
• pristojnostmi
• nalogami
• predmetom poslovanja
• funkcijami in dejavnostjo
• načinom upravnega poslovanja
• evidencami o dokumentarnem gradivu
• drugimi podatki
22
Potrditev pisnega strokovnega navodila
• pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega
gradiva iz dokumentarnega sprejme komisija
pristojnega arhiva, ki jo imenuje predstojnik arhiva
• komisija je najmanj tričlanska
• sestavljena iz predstavnikov pristojnega arhiva in
predstavnika javnopravne osebe, za katero se
sprejema pisno strokovno navodilo.
23
Vrste strokovnih navodil, ki jih
izdajajo arhivi
A
B
C
• Pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva
iz dokumentarnega gradiva
• Dodatna pisna in ustavna strokovna navodila za odbiranje
arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva pred in
med odbiranjem
• Strokovno-tehnična navodila za odbiranje arhivskega
gradiva iz dokumentarnega gradiva v elektronski obliki
A
Del strokovnega navodila (pr.)
1002
1003
1004
1005
101
102
103
Individualna
delovna
razmerja
Personalne
mape
Pritožbe in
spori
Druge zadeve
iz skupine 100
Kolektivna
delovna
razmerja in
socialno
partnerstvo
Varnost in
zdravje pri delu
Pokojninsko in
invalidsko
zavarovanje
A
T
10
A
10
5
5
5
A
T
Centralna kadrovska evidenca, druge kadrovske evidence,
poročila in analize,…
Personalne mape,.. T oziroma najmanj 100 let od rojstva
delavca
Prenehanje delovnega razmerja (A)
Disciplinski postopki, delovni spori, pritožbe (10),…
Vse ostalo kar ni možno nikamor uvrstiti
Splošne sistemske ureditve, kolektivne pogodbe in aneksi,
pogajanja, sodelovanje delavcev pri upravljanju,
reprezentativnost sindikatov, hramba statutov sindikatov,
delovanje sindikatov, stavke ...
Izbris sindikata iz evidence
Prijava nesreče pri delu, ocena varnosti in zdravja pri
delu (A)
Naloge v zvezi z zagotavljanjem varnega delovnega okolja,
redni servisi gasilske in druge tehnike, opreme in sredstev
za varstvo pred požarom, požarni redi (5),...
Izvajanje pokojninskega in invalidskega zavarovanja,
dejavnost ZPIZ-a (5),
Dodatno pokojninsko zavarovanje (T), …
25
A
ARHIVSKO GRADIVO, KI MORDA NI V CELOTI ZAJETO V NAČRTU
KLASIFIKACIJSKIH ZNAKOV
in obsega delo javnopravne osebe:
• letaki, plakati, brošure in drugi drobni tiski o dejavnosti
javnopravne osebe,
• izvod spletnih objav
• magnetofonski trakovi, kasete, fotografije, filmi, videokasete...
z zvočnimi in slikovnimi posnetki dela poslovanja in dejavnosti
javnopravne osebe, objektov, naprav, dogodkov, procesov,
pojavov, oseb, prireditev, proslav, jubilejev, spominov,
govorov,
• interni časopisi in glasila,
• publikacije o dejavnosti, zborniki...
• vzorci tiskanih obrazcev, bonov, nakaznic...
26
A
A za MP pomeni, da je dokumentarno gradivo arhivsko le v
primeru, ko je nastalo pri delu Ministrstva za pravosodje RS.
V nasprotnem primeru se upošteva rok hrambe, ki je
zapisan v stolpcu “rok hrambe”.
Klasifikacijs
ki znak
Pomen
klasifikacijskeg
a znaka
Rok
hrambe
411 Investic 5
ije
Trajno
gradivo
Arhivsko
gradivo
A za
MP
Opis vsebine klasifikacijskega znaka
Program ukrepov in
investicij, izdaja soglasja
lokalni skupnosti za
investicijo,
ki
se
sofinancira iz sredstev
proračuna RS; kontrola
investicijskih programov,
kontrola
finančne
konstrukcije
27
investicije,...
B
Dodatna strokovna navodila
• Arhivi lahko cel čas do prevzema arhivskega gradiva v
arhiv izdajajo dodatna strokovna navodila za
odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega
gradiva (npr. ob reorganizaciji državne uprave, pri
izdelavi popisov za izročitev itd.)
C
Strokovno - tehnična navodila
V obliki kontrolnikov in medsebojnih
dogovorov o izročitvi in prevzemu arhivskega
gradiva.
Trenutno poteka v ARS EU projekt.
• Ob spremembi pristojnosti, poslovanja ali
organizacije mora javnopravna oseba obvestiti
pristojni arhiv najpozneje v 30 dneh zaradi
dopolnitve ali izdelave novega pisnega navodila.
Odbiranje arhivskega gradiva
• arhivsko gradivo se odbere iz dokumentarnega
gradiva javnopravnih oseb v skladu z določbami
zakona, uredbe in ETZ in po strokovnih navodilih
pristojnega arhiva. To so pisna strokovna navodila in
dodatna pisna strokovna navodila predstavnikov
pristojnega arhiva pred ali ob samem odbiranju
• arhivsko gradivo se odbere iz zaokroženih in
kompletnih celot praviloma vsakih pet let, najpozneje
pa pred izročitvijo gradiva v arhiv
31
• pred začetkom odbiranja je potrebno obvestiti
arhiv
• pri odbiranju je potrebno upoštevati pisna
strokovna navodila
• gradivo se mora hraniti v urejenem stanju in
tehnično opremljeno do izročitve v arhiv
32
Izročanje arhivskega gradiva
• javne osebe morajo izročiti javno arhivsko gradivo
najkasneje 30 let po nastanku gradiva
• 30 letni rok izročitve se lahko izjemoma podaljša na
podlagi sporazuma med pristojnim arhivom in
javnopravno osebo
• v primeru spora me arhivom in javnopravno osebo odloči
minister pristojen za arhive
• če se gradivo ali del gradiva nahaja pri drugih osebah,
lahko pristojni arhivi zahtevajo izročitev.
• rok za izročitev določi pristojni arhiv
33
Izročanje arhivskega gradiva pristojnemu
arhivu
urejeno
izvirniki
tehnično
opremljeno
zaokrožene celote
kompletne celote
brez tehnoloških
omejitev
Arhivsko gradivo se izroča:
• v izvirniku
izvirnik je vsak primaren oz. izviren zapis ne glede na pisno osnovo, način
zapisa in pravno veljavnost. Arhivsko gradivo, ki je izvorno nastalo v
fizični - papirni obliki in je bilo digitalizirano, se po digitalizaciji ne sme
uničiti! Izjeme lahko določi samo pristojni arhiv.
• brez tehnoloških omejitev dostopa
35
• urejeno
dokumenti, zadeve, dosjeji morajo biti v sklopu arhivskega
gradiva na mestu, ki je določeno z načinom upravnega ali
pisarniškega poslovanja
• popisano
•
•
•
•
•
•
•
popis mora vsebovati elemente
naziv javnopravne osebe
obdobje
skupni obseg
zaporedno število tehničnih enot
opis vsebine arhivskega gradiva
ime in priimek delavca, ki je izdelal popis
datum izdelave popisa
36
• v zaokroženih celotah
za najmanj 5 let
• kompletnih celotah
- arhivsko gradivo je kompletna celota, če
vsebuje celotno arhivsko gradivo v časovnem
obdobju za katero se izroča
- vsebuje pisarniške evidence, tajno gradivo,
podatke o zasebnosti in gradivo, ki ni zajeto v
klasifikacijskem načrtu.
37
• tehnično opremljeno
gradivo v fizični obliki
- vloženo v papirne ovoje, mape, tehnične enote (škatle,
kolute…)
- ne sme biti speto s kovinskimi sponkami
in vloženo v plastične mape
- tehnične enote morajo biti opremljene z napisi
gradivo v digitalni obliki
- določeno v ETZ
38
Dogovor o prevzemu in izročitvi elektronskega
gradiva
• obseg in izvedba izročitve in
prevzema
• predmet izročitve in prevzema
• način in podatkovni medij
prenosa
• način izročitve
• status dokumentov in zadev ob
prevzemu
• opis in dokumentacija o
ISUD/podatkovni bazi
• seznami šifrantov in njihov
opis,viri,obdobje veljavnosti,
spremembe...
• podrobni vsebinsko-tehnični opisi
podatkovne baze/ISUD/
nestrukturiranih dokumentov
• opis najbolj pogostih poizvedb
• revizijske sledi
• metapodatki
• dostopnost gradiva za uporabo
primer prevzema “Plebiscit 1990”
• http://www.arhiv.gov.si/fileadmin
/arhiv.gov.si/pageuploads/kolokvi
j/2013/DVK-pp_10.12.2013.pdf
Zapisnik o prevzemu in izročitvi arhivskega gradiva
• Zapisnik se sestavi v 4 izvodih. Dva prejme izročitelj
in dva prevzemnik.
• Priloge k zapisniku:
- seznam gradiva
- seznam gradiva, ki je izjemoma ostalo pri izročitelju
- seznam zaupnega gradiva z roki nedostopnosti
40
obrazec
ZAPISNIK O IZROČITVI IN PREVZEMU JAVNEGA ARHIVSKEGA GRADIVA
sestavljen dne ___________________v________________________
Izročitelj: ________________, ki ga zastopa____________________.
Prevzemnik: Arhiv Republike Slovenije, Zvezdarska 1, 1127 Ljubljana, ki ga zastopa
1. Izročitev in prevzem arhivskega gradiva sta bila opravljena na podlagi 39. in 40. člena
Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št.
30/06, 24/14-odl US in 51/14).
Prevzem za Arhiv RS je opravil(a) ________________________ Gradivo je izročil(a)
_______________
2. Predmet izročitve in prevzema je arhivski fond (del arhivskega fonda, posamezni
dokumenti itd.)
/ime fonda, začetno in končno leto gradiva, količina v tm in tehničnih enotah ali kosih/
3. Izročitelj je začasno obdržal naslednje dele gradiva
41
obrazec
4. Izročitelj je izdelal prevzemni popis arhivskega gradiva, ki je predmet izročitve in prevzema. Popis je
priloga tega zapisnika.
5. Izročitelj je bil opozorjen na obvezo 6. točke 40. člena zakona o varstvu dokumentarnega in
arhivskega gradiva ter arhivih glede označitve vrste in rokov nedostopnosti arhivskega gradiva in
a) ni določil vrst in rokov nedostopnosti javnega arhivskega gradiva,
b) je določil naslednje vrste in roke nedostopnosti arhivskega gradiva
6.
/pripombe in pojasnila izročitelja ter prevzemnika glede ohranjenosti arhivskega gradiva/
7. Zapisnik je sestavljen v 4 izvodih od katerih prejmeta izročitelj in prevzemnik vsak po 2 izvoda.
Številka:
Datum:
Za izročitelja:
/podpis in žig/
Priloga:
- prevzemni popis
- seznam gradiva, ki je izjemoma ostal pri izročitelju
- seznam zaupnega gradiva z roki nedostopnosti
Za prevzemnika:
/podpis in žig/
42
Stroške odbiranja, izročanja, tehnične
opreme, prevoza in dostave
• krije javnopravna oseba
• pokrajinski in zgodovinski arhivi lahko za pomoč pri
odbiranju in izročanju arhivskega gradiva zahtevajo ustrezna
finančna sredstva
43
Statusne spremembe, prenehanje in
preoblikovanje javnopravnih oseb
Javnopravna oseba mora obvestiti pristojni arhiv o:
- prenehanju delovanja
- statusnih spremembah…
V vseh primerih je potrebno poskrbeti za odbiranje in
izročanje arhivskega gradiva.
44
Evidenca o ustvarjalcih
• Arhivi evidentirajo podatke o ustvarjalcih.
• Vodijo tudi dokumentacijo o javnopravnih
osebah, ki same hranijo arhivsko gradivo
(npr. Univerza v Ljubljani, RTV Slovenija)
45
Odtujitev arhivskega gradiva
• Javnega arhivskega gradiva ni dovoljeno
odtujiti !
• Lahko se izvozi v tretje države ali iznosi v
države članice Evropske unije pod
posebnimi pogoji.
46
Odločanje v primeru nejasnosti
V primeru nejasnosti ali gre za:
• arhivsko gradivo
• muzealijo
• knjižnično gradivo
odloči minister pristojen za arhive.
47
Hramba arhivskega gradiva
• javno arhivsko gradivo hranijo izključno
pristojni arhivi (ne glede na obliko zapisa)
• v fizični obliki se hrani v skladu s predpisi o
materialnem varstvu
• v digitalni obliki je dovoljena samo dolgoročna
hramba zajetega gradiva v skladu s
strokovnimi navodili pristojnega arhiva
48
Vprašanja:
1.Kaj je arhivsko gradivo?
2.Kaj je trajno gradivo?
3.Opišite razliko med arhivskim gradivom in trajnim gradivom (naštejte primere)?
4.Kdo določi roke hranjenja dokumentarnega gradiva?
5.Opišite dolžnosti javnopravnih oseb do pristojnega arhiva.
6.Kdo določi arhivsko gradivo?
7. Kaj je pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva? Kdo
ga pripravi? Na podlagi česa se pripravi?
8.Vrste strokovnih navodil, ki jih izdaja pristojni arhiv.
9.Opišite kaj vsebuje pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva?
10.Opišite postopek odbiranja arhivskega gradiva?
11.Opišite postopek izročanja arhivskega gradiva.
12.Kaj razumemo pod naslednjimi izrazi v povezavi z izročanjem arhivskega gradiva: izvirna oblika,
urejeno, zaokrožena celota, kompletna celota, tehnično opremljeno.
13.Naštejte 4 načela oz. merila za vrednotenje arhivskega gradiva.
14.Koliko let bo preteklo od nastanka dokumenta, ki ima značaj arhivskega gradiva do izročitve v
arhiv?
Vesna.Gotovina@gov.si
tel. 01-24-14-293 in 031-361-311
50