Les hele artikkelen i Outsourcingmagasinet

10
Annonsebilag om outsourcing av lønn og økonomiprosesser utgitt i samarbeid mellom NARF, Visma, Mirror Accounting, Amesto og Kvestor
Annonsebilag om outsourcing av lønn og økonomiprosesser utgitt i samarbeid mellom NARF, Visma, Mirror Accounting, Amesto og Kvestor
11
BUSINESS PROCESS OUTSOURCING:
Velg rett samarbeidspartner og riktig system
Investeringsselskapet Ferncliff har skiftet outsourcingspartner og tatt i bruk et fullstendig webbasert regnskapssystem. Yngve Gjethammer, CEO i Ferncliff TIH, betegner det som å gå inn i fremtiden til en effektiv
hverdag med full kontroll og forventning om halverte kostnader.
- Ferncliff har jobbet målrettet med
en full gjennomgang av alle hovedsamarbeidspartnere for å effektivisere
alle prosesser og redusere unødige
kostnader, opplyser Gjethammer.
Automatisert dokumentflyt
Ferncliff arbeider for en fullautomatisering og effektivisering av dokumentflyten i selskapet. Forsystemet som
håndterer trading (sluttsedler) er
integrert med XLEDGER.NET for regnskapet og dette er videre integrert med
Cognos Controller for konsolidering.
Det gjenstår å automatisere og
digitalisere håndteringen av sluttsedlene.
Tidligere leverandør av regnskapet
hadde meget tunge og komplekse
rutiner for å løse regnskapet basert
på et gammeldags system hvor alt
ble håndtert manuelt. Ferncliff fikk
ikke kontroll eller oversikt med egen
økonomi eller kostnadene knyttet til
å produsere regnskapet. Den tidligere
leverandøren gjorde heller ingen forsøk
på å endre eller effektivisere prosessene.
Det var uoversiktlig for Ferncliff hvilke
personer som egentlig utførte arbeidet
for dem. Og det var viktig at Ferncliff
kunne møte de som faktisk skulle
levere oppdraget ansikt til ansikt, slik
at nødvendig tillit ble etablert mellom
partene.
Fullintegrert system
Ferncliff ønsket drastisk endring og
involverte alle de største leverandørene
i Norge til en anbudsrunde. Valget
falt på Amesto Business Partner med
XLEDGER.NET som system for leveransen. Revolusjonen ligger i at tidligere
måtte man integrere en mengde
forskjellige systemer og manuelt
arbeid med tilhørende kostnader.
Løsningen er nå et fullintegrert
standard system.
Totalkostnadene er estimert til å bli
halvert i forhold til tidligere leverandør. På løpende bokføring er estimert
kostnad pr bilag redusert til 1/3 av
tidligere kostnad. Her er noen råd fra
Gjethammer til andre selskaper som er
i samme situasjon:
langsiktig strategisk samarbeidspartner
som leverer kvalitet og har evne og vilje
til å utvikle seg sammen med Ferncliffs
behov. Amesto Business Partners kom-
CFO-er må tenke nytt og utnytte en
samarbeidspartners muligheter. Det er
helt vesentlig å få oversikt over nåsituasjonen. Alle arbeidsprosesser knyttet til
administrative prosesser må kartlegges.
Hva gjør egentlig de ansatte som er
involvert i dette. Når man har fått en
totaloversikt må det lages en plan for
hva selskapet skal håndtere selv, og
hva som bør settes ut. Produksjonen av
regnskapet bør settes ut slik at selskapet kan fokusere på sin kjernevirksomhet, noe Ferncliff har gjort. Videre må
man ha kompetanse på hva man vil
oppnå og hvordan man vil oppnå
dette. Jo større bestillerkompetanse
selskapet har på en tjeneste de
skal kjøpe inn jo større sannsynlighet er det for at tjenesten blir
effektiv, fungerer over lang tid
og gir ønskede gevinster.
Det har vært kritisk for Yngve
Gjethammer å velge en
Denne artikkelen er den sjuende i en serie om Business Process
Outsourcing - BPO skrevet av Marius Berg, visekonsernsjef i Amesto.
Du kan lese artiklene på www.slideshare.net/MariusBerg
Yngve Gjethammer,
CEO i Ferncliff TIH.
Den beste løsningen for kunden
Outsourcing av økonomi- og lønnsområdet har i Norge for de fleste
små og mellomstore bedrifter vært en ren tjenesteoutsourcing.
Leverandøren har løst oppdraget på sine interne systemer, og
kunden har i veldig liten grad vært involvert i systemets rolle for
leveransen. Også for noe større bedrifter har det vært vanlig med
rene tjenesteleveranser uten systemer.
Innen økonomiområdet er det viktig
for brukerne å ha tilgang til oppdatert
informasjon fra systemene. Arbeidsprosessene som går i økonomisystemet er
en så integrert del av daglige gjøremål.
Ordre- og varehåndtering, fakturering,
innbetalinger og utestående fordringer,
bestillinger og inngående fakturaer.
Dersom virksomheten skal få kvalitet i
disse prosessene må den økonomiske
informasjonen være oppdatert og lett
tilgjengelig. Dette kan være elektroniske inngående fakturaer, integrerte
bankløsninger, aldersfordelte fordringer
og cash flow-oversikt.
Gode systemløsninger har datafangst
ute hos brukerne, er integrerte mot forsystemer, har rapporter og nødvendige
analyser. Nødvendig kontroll og oversikt er en forutsetning både for god
virksomhetsstyring og for et vellykket
samarbeid med en outsourcingsleverandør. Din outsourcingspartner må
ha nødvendig kompetanse på disse
systemene slik at de blir en relevant
samarbeidspartner som kan ha fokus
på kontinuerlig forbedring og automatisering av arbeidsprosesser.
Valg av riktig partner
Dersom leverandøren ikke er en del av
systemleveransen, men bare tjenesteleveransen, har de heller ikke nødvendig interesse i å forbedre disse proses-
OUTSOURCINGMAGASINET NR. 7 - 2/2009
sene fordi da ikke får noen gevinster av
det. Dersom din leverandør kan levere
begge deler vil du få en leverandør som
kan gi deg som kunde din optimale
kombinasjon av tjeneste og system.
Dette vil kunne sikre at dine endrete
behov over tid kan oppfylles enten leveransen blir mer en tjeneste-leveranse
eller mer en systemleveranse.
For at systemet skal tas tilstrekkelig i
bruk av kundens ansatte må det være
enkelt og effektivt, meget brukervennlig, nærmest selvforklarende og uten
særlig behov for opplæring. Det bør
ikke være behov for konsulentarbeid av
typen, ”du har nå kjøpt et rammeverk
Ferncliff TIH AS, som eies av Øystein Spetalen, er en av
Norges ledende investeringsselskaper. Konsernet ble
etablert i 1995 og har i dag fire forretningsområder:
Ferncliff DAI (Direct Active Investments), Ferncliff Trading,
Ferncliff Finance og Ferncliff Property. Gruppen hadde en
omsetning på MNOK 629, med balanseverdier for MNOK
2.311 i 2008 og består av 60 selskaper.
binasjon som ledende både på systemimplementeringer og tjenesteleveranser har vært en viktig årsak til suksessen
i samarbeidet.
Områder der Ferncliff har automatisert
prosessen er:
• Skanning av faktura, som sendes på
digital arbeidsflyt for kontroll og
godkjenning
• Ved bokføring skjer betaling,
bokføring og avstemming av bank
automatisk
• Innført ekstra sikkerhet med dobbelt
godkjenning før utbetaling
• Regnskapet er alltid à jour, alle bankkonti er alltid à jour
• Ledelsesinformasjon med likviditet,
fordringer, topp og bunnlinje på web
• Full drilldown fra regnskap og ned på
hvert enkeltbilag med kontering
• Fullstendig dokumentasjon på alle
bilag ligger i systemet digitalt
• Tilgjengelig på nett 24/7
• Selvbetjening – ansatte fører reiser,
utlegg og timer
• Fullstendig fakturering fra systemet
• Frihet til å velge hva kunde selv skal
utføre og hva partner skal utføre
• Alle funksjoner er i ett system –
ferdig integrert – rent web
• Valuta er automatisert
• Kunde- og leverandørinformasjon
kommer direkte fra Brønnøysund
• Fullstendig rapportering, nøkkeltall
og informasjon
• Konsernmodell med regnskapet til
alle selskapene i ett system
Ferncliff og Amesto har inngått en langsiktig avtale som omfatter outsourcing av regnskapet med tilhørende prosesser. Tjenesteleveransen er bygget rundt systemet X-LEDGER.NET som gir kunden full tilgang til alltid oppdatert informasjon, når kunden selv trenger det, over internett. Amestos tjeneste er utviklet spesielt for å gi kunde en optimal bruk av system og økonomisk informasjon på en
effektiv og kostnadsbesparende måte gjennom helautomatiserte prosesser. Amesto leverer et fullstendig spekter av både tjenester
og systemer i kombinasjon til Ferncliff, slik at kunden kan forholde seg til en strategisk samarbeidspartner innen økonomiområdet.
«Outsourcing er et strategisk verktøy som gir muligheter
for ansvarliggjøring, definert kvalitet på tjenestene, tilgang
på spisskompetanse, ny funksjonalitet og tekniske
løsninger, fleksibilitet og fokus.»
og må betale for utvikling av systemet”.
Det skal være et standard system med
innebygget beste praksis i rutiner og
arbeidsflyt, og der konsulentarbeidet
bare er parametersetting for den enkelte
kunde.
Alt i alt skal systemet støtte opp om kundens organisasjonsutvikling, endringsprosesser og effektivisering ved å ta det
i bruk. Systemet skal være et effektivt
verktøy for leverandøren og systemet
skal underbygge og støtte hele tjenesteleveransen. Du skal velge en samarbeidspartner som både leverer systemer og
tjenester og har en optimal kombinasjon
av disse for deg som kunde.
Av: Marius Berg, visekonsernsjef i
Amesto og leder av Amesto Payroll.
Berg har erfaring fra de største outsourcingsprosessene, både på system
og tjenester, som er gjennomført i
Norge innen lønns- og HR-området.
OUTSOURCINGMAGASINET NR. 7 - 2/2009
Amesto Business Partner AS,
et selskap i Amesto Group, er
største norskeide økonomihus,
og en av Norges ledende leverandører av outsourcingstjenester
innen økonomistyring, lønns- og
regnskapstjenester. Vi gir kunden
verdi gjennom effektivisering og
profesjonalisering av økonomifunksjonen og tar ansvar for hele
eller deler av kundens økonomiprosesser.