Den styringsrelevante registreringsramme

‘God-morgen’-møde om den
styringsrelevante registreringsramme
- Relevante processer på vejen til en styringsrelevant registreringsramme -
1. oktober 2015
DAGSORDEN
•
Velkomst
•
Relevante processer på vejen til en styringsrelevant registreringsramme (I)
o Styringsbehovet
o Informationsbehovet
o Dataunderstøttelse
PAUSE
•
Relevante processer på vejen til en styringsrelevant registreringsramme (II)
o Gap-fit – det identificerede og det ønskede
o Dimensionsdesign
o Implementeringsplan
•
Afslutning
o Væsentlige deadlines og næste skridt
o Spørgsmål
2
SAMMENHÆNGENDE STYRING
- BASERET PÅ EN STYRINGSRELEVANT REGISTRERINGSRAMME
Styringsbehovet
Informationsbehovet
Registreringsramme
Dataunderstøttelse
3
STYRINGSRELEVANT REGISTRERINGSRAMME
1
Størrelse
Styringskompleksitet:
Kerneopgaver
2
Styringsbehov:
Strategi
Produktion
/Faglig
aktivitet
Styringsområder
i
i
3 Informationsbehov:
Økonomi
i
5
Gap-fit:
i
><
6 Dimensionsdesign:
4
Data
Data
YY
i
4 Data
Data
HR
Data
i
Data
Data
1
STYRINGSKOMPLEKSITETEN
Start med at afdække institutionens styringsbehov ved at
identificere styringskompleksiteten
Hvilken kompleksitet skal institutionens styring
afspejle?
5
•
Kerneopgaver og karakteristika
•
Risici
•
Antal og typer finansieringskilder
•
Antal hovedkonti og bevillingstyper
•
Geografisk spredning eller centreret
•
Organisering
•
Størrelse
•
Institutionens forretningsgange
•
Lovgivning og regulering
Størrelse
Kerneopgaver
KORTLÆG STYRINGSBEHOVET (1/2)
2
• Styringsbehovet skal - ikke overraskende - afspejle institutionens
styringskompleksitet
Strategi
HR
Økonomi
Produktion
YY
Styringsområder
Styringsbehov
& Risici
- Kerneopgaver,
mål og retning
Stabile
kerneopgaver:
- Effektivitet og
produktivitet
- yy
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
Foranderlige kerneopgaver:
- Skabe en
forandring/effekt
- yy
-
•
Sagsbehandlingstid
Antal ansøgere
Antal tilsyn
- Generelle fællesomkostninger
- Indtægtsstyring
- Lønsumstyring
- Kapacitetsstyring
- Faste/variable omkostninger
-
Styringsbehov afdækkes ved interviews eller workshops på tværs af styringsfora og
budgetansvarlige. Indsamlet viden kan desuden være grundlag for at identificere
informationsbehovet og dataunderstøttelsen.
6
Sygefravær
Medarbejderomsætningsgrad
Trivsel
Kompetenceudvikling
2
KORTLÆG STYRINGSBEHOVET (2/2)
Start med at afdække institutionens styringsbehov ved fx
at identificere:
§ X Din institution
Mission og vision
Driftsopgaver
7
Produktion
Økonomi
Generelle
fællesomk.
Budgetoverholdelse
Udviklingsopgaver
YY
3
INFORMATIONSBEHOVET
i
Mission og vision
Kategori
Produktion
Økonomi
yy
Driftsopgaver
Generelle
fællesomk.
Driftsopgaver
Budgetoverholdelse
Udviklingsopgaver
Karakteristika
- Repetition
- Høj faglighed
- IT-understøttede
Karakteristika
Karakteristika
- Foranderlige
- Tværgående
- yy
- Mange budgetansvarlige
- yy
Styringsbehov
Styringsbehov
Styringsbehov
- Kvalitet
- Produktivitet
- Kompetencer
- Fastholdelse
af medarb.
- Fremdrift
- Ressourcer
- Kompetencer
- yy
- Opfølgning på
rammer
yy
8
Opfølgning på
aktiviteter
Information
- Antal udførte opgaver
- Enhedsomkostninger
- Oppetid på systemer
- Medarbejderomsætningshastighed
Udviklingsopgaver
- Kontraktstyring
- Kompetenceprofiler
- yy
Budgetoverholdelse
- Prioriteringsrum
- Yy
•
Ud fra karakteristika og
styringsbehov afdækkes hvilke
informationstyper der er behov
for.
•
Relevant at validere
informationsbehovet i fx
workshop
4
DATA
Data
• Etablér overblik over systemer og systemsammenhænge
9
4
DATA
Data
• Beskriv data der er tilgængeligt i
eksisterende systemer
SYSTEMER HVOR DATA ER TILGÆNGELIG, fx:
KATEGORI
Driftsopgaver
Udviklingsopgaver
INFORMATION
Navision
- Antal udførte opgaver
- Enhedsomkostninger
- Oppetid på systemer
- Medarbejderomsætningshastighed
•
•
Prioriteringsrum
Osv.
xxxxx
•
•
•
Xxxxx
Xxxxxx
xxxxxx
.
Data er tilgængelig
Data er tilgængelig men skal modificeres
Data er ikke tilgængelig
10
SKS
.
- Kontraktstyring
- Kompetenceprofiler
- yy
Budgetoverholdelse
SLS
LDV
ANDRE KILDER TIL DATA
Lokalt fagsystem
xxxx
PAUSE
11
STYRINGSRELEVANT REGISTRERINGSRAMME
1
Størrelse
Styringskompleksitet:
Kerneopgaver
2
Styringsbehov:
Strategi
Produktion
/Faglig
aktivitet
Styringsområder
i
i
3 Informationsbehov:
Økonomi
i
5
Gap-fit:
i
><
6 Dimensionsdesign:
12
Data
Data
YY
i
4 Data
Data
HR
Data
i
Data
Data
4
DATA
Data
• Beskriv data der er tilgængeligt i
eksisterende systemer
SYSTEMER HVOR DATA ER TILGÆNGELIG, fx:
KATEGORI
Driftsopgaver
Udviklingsopgaver
INFORMATION
Navision
- Antal udførte opgaver
- Enhedsomkostninger
- Oppetid på systemer
- Medarbejderomsætningshastighed
•
•
Prioriteringsrum
Osv.
xxxxx
•
•
•
Xxxxx
Xxxxxx
xxxxxx
.
Data er tilgængelig
Data er tilgængelig men skal modificeres
Data er ikke tilgængelig
13
SKS
.
- Kontraktstyring
- Kompetenceprofiler
- yy
Budgetoverholdelse
SLS
LDV
ANDRE KILDER TIL DATA
Lokalt fagsystem
xxxx
KERNEOPGAVER OG FÆLLESOMKOSTNINGER
Fagligt
Fælles
Kerneopgaver
Generelle
fællesomkostninger
Kerneopgaver
Kerneopgaver
14
5
GAP-fit
• Sammenhold informationer/data i tilgængelige
systemer med det identificerede
informationsbehov
KATEGORI
Driftsopgaver
Vurdering
Gap-fit
- Udførte opgaver
- Enhedsomkostninger
- Oppetid på systemer
- Medarbejderomsætningshastighed
Information baseres på data fra system
XX. ingen automatisk integration til
Navision….
- Kontraktstyring
- Kompetenceprofiler
- yy
Information baseres på data fra system
XX. Data skal modificeres,
Budgetoverholdelse
•
•
Prioriteringsrum
Osv.
Intet gap. Data fra XX kan anvendes
xxxxx
•
•
•
Xxxxx
Xxxxxx
xxxxxx
XXX
15
Cost-benefit
Udviklingsopgaver
INFORMATION
Relevant fx også at vurdere det
identificerede informationsbehov i forhold
til omkostninger til nye systemer,
administrative byrder m.v.
6
DIMENSIONSDESIGN
Tvungne
• Fl-formål
Frivillige
• Projekter/ aktiviteter
• Finanskonto
Hvad
• Indkøbskategori
• Delregnskab
• Sted/ enhed
• Opsætningen af en styringsrelevant
registreringsramme handler derfor om
at registrere rigtigt, og hverken overeller underregistrere.
Hvem
• Lokation
Hvor
16
• Justeringen af registreringsrammen
skal ske, så de registreringer,
medarbejderne foretager, har et
konkret formål i forhold til, hvad der
skal styres efter.
6
DIMENSIONSDESIGN
Tjekliste for anvendelse af dimensioner
Det anbefales, at
• hver styringsdimension tjener et selvstændigt
styringsformål. Herved undgås, at
styringsdimensionerne bliver overlappende
• dimensionerne i videst muligt omfang
summerer til den fulde økonomi
17
6
DIMENSIONSDESIGN
- FRA BEVILLING TIL AKTIVITET I BESKÆFTIGELSESMINISTERIET Eksemplet viser, at der i Beskæftigelsesministeriets koncern er gennemsigtighed fra paragraf til
institutionernes – her Arbejdstilsynets – kerneopgaver og aktiviteter. Strukturen er ens i hele koncernen.
§ 17
Beskæftigelsesministeriet
Paragraf
Ramme
Hovedkonto
Driftsudgifter
17.11.01
Departementet
Kerneopgaver/Flformål
Ydelse
Aktivitet
17.21.02
Nationale
Forskningscenter for
Arbejdsmiljø
Generel ledelse,
administration og
hjælpefunktioner
Y8.
Social
dumping
17.21.01
Arbejdstilsynet
Arbejdsmiljøudvikling
Indkomstoverførsler
17.23.01
Arbejdsskadestyrelsen
Tilsyn
17.41.01
Styrelsen for
Arbejdsmarked og
Rekruttering
Kommunikation
Y9.
Særlige
indsatser
Y10.
Bygge
og anlægsaktioner
Y11.
Ikke dir. Henførbare tilsynsaktiviteter
Forberedelse af tilsyn
Tilsyn
(virksomhedsbesøg)
Afrapportering af tilsyn
Y12.
Virksomhedsrettet sagsbehandling
Y13.
Øvrige tilsyn
18
(Eksemplet er fra pjecen ” Inspiration til sammenhængende styring”, Moderniseringsstyrelsen, august 2015)
6
DIMENSIONSDESIGN
Eksempel fra Politiet:
Eksemplet viser, hvordan Politiets opgavehierarki er opbygget med kerneopgaverne som toppunkt for
styringsmodellen og hvordan dette danner udgangspunkt for ressourcefordeling og styring.
(Eksemplet er fra pjecen ” Inspiration til sammenhængende styring”, Moderniseringsstyrelsen, august 2015)
Udsnit af Politiets opgavehierarki
Kerneopgaver
(for eksempel 3 Sagsbehandling)
Hovedaktivitet
(for eksempel 34
Straffesagsbehandling)
Aktivitet
(for eksempel 3412
Vold)
IMPLEMENTERINGSPLAN
A
Kortlæg og systematiser generelle fællesomkostninger, kerneopgaver og styringshierarki fra
kerneopgave til aktivitet. Kerneopgaverne skal afspejle de vigtigste opgaver, som
institutionen politisk er sat i verden for at udføre.
•
Kortlæg styringsbehov for de forskellige styringsniveauer eksempelvis topledelsen samt
økonomi- og fagkontorer.
B
Overvej, hvordan strategi, faglige
aktiviteter, budget og opfølgning får
kerneopgaverne som omdrejningspunkt
•
Overvej, hvordan planlægning og opfølgning på strategi, faglig opgavevaretagelse og
budgetter får kerneopgaverne som omdrejningspunkt.
•
C
Tag stilling til, hvordan viden om den
samlede ressourceanvendelse skal indgå
i din ledelsesinformation, herunder
information om drift, løn, indtægter og
faglig fremdrift
Overvej, hvilken ledelsesinformation om ressourceanvendelse, herunder drift, løn, indtægter
og faglig fremdrift, der skal understøtte de løbende beslutninger og prioriteringer. Dette
betyder blandt andet, at der skal tages stilling til, hvad der er drivende for ressourcer og
omkostninger, og hvordan faglig fremdrift for aktiviteterne kan vurderes.
•
Det valgte registrerings- og datagrundlag skal entydigt afspejle det valgte styringshierarki
fra kerneopgave til aktivitet.
D
Sikr dig, at datagrundlaget for den
samlede ressourceanvendelse entydigt
afspejler det valgte styringshierarki fra
kerneopgave til aktivitet
•
Styringshierarkiet skal være fælles for samtlige relevante systemer, herunder 4-kløver
systemerne og eventuelt for tidsregistreringssystemet. Det anbefales, at der til rapportering
foretages lønfordeling, og hvis det er relevant også omkostningsfordeling.
•
E
Tag stilling til, hvordan
ledelsesinformationen fra koncern til
kontor skal indgå i den løbende dialog
Dialog og opfølgning skal sikre, at der løbende tages til stilling til strategi, handlemuligheder
og prioriteringsrum. Det er derfor vigtigt, at der arbejdes på at systematisere den dialog,
hvor styringen sker i praksis. Der skal for eksempel tages stilling til fordeling af roller og
ansvar, mødekadence og feedback.
•
Sammenhængende styring kræver, at de medarbejdere, der konkret skal arbejde med
virksomhedsstyringen, har de fornødne kompetencer. Det er vigtigt, at støttefunktionerne
kan understøtte den løbende opgavevaretagelse og prioritering og bringe
ledelsesinformationen i spil, der hvor beslutningerne tages.
F
20
Kortlæg din institutions kerneopgaver og
fællesomkostninger
•
Sikr dig, at din institution har fokus på
kompetencer, og på hvordan
styringsmodellen i praksis skal anvendes i
styringsdialogen
DE NÆSTE SKRIDT……..
Regnskabsregistrering af
fællesomkostninger (formål-0):
• Husk d. 23. oktober
• Primo december (åbning af
regnskaber)
Kommende workshops:
• Den 5. oktober 2015 er der
Workshop for SAP-institutioner
• Den 2. november 2015 er der
workshop med temaet ”Løn og
omkostningsfordeling”
• WS1: 08.30-11
• WS2: 13.30-16
Følg med i implementeringen på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside:
www.modst.dk - under fanen God økonomistyring
21
SPØRGSMÅL ?
Spørgsmål om ‘Sammenhængende styring’ og regnskabsregistrering af
fællesomkostninger kan også rettes til Moderniseringsstyrelsen på mail:
styring@modst.dk
22