Manuelle opsætninger - Moderniseringsstyrelsen

Navision Stat
3. juli 2015
ØSY/NSUDV/cps
Manuelle opsætninger efter afsluttet opgradering til NS7.0
Nærværende dokument beskriver de regnskabsspecifikke opsætninger, som institutionen selv skal (overveje at) ændre, pr. regnskab, efter afsluttet opgradering fra
NS5.4.02 til NS 7.0, før det enkelte regnskab må tages i anvendelse.
For ØSC institutioner vil opsætningerne typisk skulle ændres i samarbejde med
relevant ØSC regnskabsteam. Her er det ØSC institutionen, der bærer ansvaret
for at igangsætte de relevante manuelle opsætninger afhængigt af institutionens
forretningsmæssige behov.
Indholdsfortegnelse
Opsætning af den enkelte PC
De-aktivering af grafikgenvejstaster
3
3
Generelt
Korrekt mapning af lokal sprogkode
3
3
Integration til INDFAK2
Genåbning for overførelse
Overførelse af tilbageholdte bilag
3
3
4
Integrationer til ”fremmede” fakturahåndteringssystemer
Opsætning af Nemhandelsregistret
Opsætning af EAN nr. i Navision Stat regnskabet
4
4
4
Integrationer via GIS
Re-aktivering af GIS-integrationer
Tilpasning af filtre opsat i GIS udeladelsesfiltre
5
5
5
Finans
Dimensionsopdatering
5
5
Salg
Udstedelse af salgsbilag i ØSC’et på vegne af en ØSC institution
Korrekt rapportvalg ved udstedelse af salgsbilag med papirudskrift
Opsætning af momsklausuler
Korrekt rapportvalg ved klassisk salg
6
6
6
6
8
Side 2 af 11
Salg – Bogfør & E-mail løsningen
Korrekt rapportvalg ved udstedelse af salgsbilag
Afsendelse af e-mail fra hosting partners SMTP-server
8
8
8
Køb
Mulig bogføring af købsfakturaer, uden forudgående købsordre
Korrekt rapportvalg ved klassisk køb
8
8
9
Integration til Nemkonto
9
Integration til Danske Bank
10
Lager
Anvendelse af varekonti
10
10
SUPER-LOG
Opsætning af SUPER Log E-mail.
10
10
LDV
Skift af servernavn
11
11
Side 3 af 11
Opsætning af den enkelte PC
De-aktivering af grafikgenvejstaster
For fuld aktivering af genvejstaster i Navision Stat skal de ordinære grafikgenvejstaster de-aktiveres på klient pc’en. Dette gøres ved at højreklikke et tilfældigt sted på ’Skrivebordet’ og markere ’De-aktiver’ via Grafikvalg/Genvejstaster.
Generelt
Korrekt mapning af lokal sprogkode
Sprog valideres skrappere i NS7.0, hvorfor man skal sikre sig, at ens lokale sprogkode er mappet til korrekt Windows-sprog-id under opsætningen Sprog. I modsat
fald gives fejl ved udskrift af salgshandelsrapporter.
Opsættes under: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generelt/Sprog.
Hvis fejlagtig mapning fås følgende fejl ved træk af salghandelsdokumenter
Korrekt mapning kan fx se ud som nedenstående:
Integration til INDFAK2
Genåbning for overførelse
For statslige og selvejende institutioner hostet hos KMD eller SIT, der opgraderes
efter 1. maj 2015, vil der automatisk ske en lukning og gen-åbning iht. implementeringsplanen for NS7.0.
For øvrige institutioner, hvor der ikke findes en implementeringsplan udarbejdet
af Moderniseringsstyrelsen, vil den enkelte institution selv skulle kontakte supporten via modstoko@modst.dk for hhv. lukning og genåbning.
Side 4 af 11
Under selve opgraderingen af Navision Stat, må der ikke oversendes godkendte
bilag fra INDFAK2 til Navision Stat.
Overførelse af tilbageholdte bilag
Efterafsluttet opgradering skal der ske en håndtering af godkendte E-bilag, der har
været tilbageholdt i INDFAK2 under opgraderingen.
Institutionens fakturafordeler logger på IndFak2 under:
Hovedmenu - Faktura(er) til behandling - Gruppering, gruppe = Status
Her dukker der 4 grupper op, og bilag som skal overføres manuelt til NS ligger
under ”Klar til overførsel”.
Fakturafordeleren markerer de respektive bilag, og klikker på ”Overfør til regnskabssystem” (Navision Stat).
Integrationer til ”fremmede” fakturahåndteringssystemer
Opsætning af Nemhandelsregistret
Hvis institutionen anvender et andet foranliggende fakturagodkendelsessystem
end INDFAK2, skal der via NS NHR REG TOOL’et være registreret 2 EANregistreringer af typen ’Simpel’.
For det officielle EAN nummer skal der ”peges” på det foranliggende indkøbssystem, og for udveksling af hhv. NemKonto betalinger og salgsbilag skal der registreres et uofficielt EAN nummer, der peger på den IIS, der skal modtage applikationsmeddelelser (afledt af afsendte salgsbilag) og kvitteringer fra NemKonto.
Dette er IKKE nyt ift. tilsvarende integrationer på NS5.4.02.
Opsætning af EAN nr. i Navision Stat regnskabet
I Navision Stat (NS TS integrationsopsætningen) og på transportlaget (RouteSetup.Config) skal der ske en opsætning af de EAN-numre, der skal have lov til at
levere data ind til Navision Stat. I dette tilfælde udelukkende det uofficielle skygge
EAN nummer.
Da Nemkonto altid returnerer kvitteringssvar til samme EAN nummer, der har
afsendt selve betalingsordren, er det ydermere vigtigt at feltet ’Officielt EAN nr.’
på ’Virksomhedsoplysningerne’, Oversigtspanel ’Betalinger’ udfyldes med det uofficielle EAN nummer.
Med denne opsætning, vil der altid blive udvekslet salgsbilag og Nemkontobetalinger baseret på det uofficielle EAN nummer.
Dette er IKKE nyt ift. tilsvarende integrationer på NS5.4.02, blot er opsætningen
af skygge EAN nummeret ændret.
Side 5 af 11
Integrationer via GIS
Re-aktivering af GIS-integrationer
Husk at re-aktivere GIS-integrationsfunktionaliteten, enten en gang for alle (via
den overordnede aktivering af GIS integrationsopsætningen), eller for en datastrøm ad gangen.
Det kan være hensigtsmæssigt at starte med at re-aktivere REJSUD datastrømmen, da denne giver et godt billede af funktionsdueligheden på resterede datastrømme.
Tilpasning af filtre opsat i GIS udeladelsesfiltre
Når regnskabet er opgraderet til Navision Stat 7.0 skal udeladelsesfilteret kontrolleres for alle GIS datastrømme, som anvender udeladelsesfiltet – særligt IFS Master datastrømmen, hvor udeladelsesfilteret bliver anvendt i stor stil.
I NS7.0 kan der ikke anvendes stjerne (*) sammen med et interval, f.eks.
1018*..1218*. Fremadrettet skal intervallet hedde 101800..121899.
Derimod kan Navision godt håndtere f.eks. 1018*|1218*, da stjernen i dette eksempel ikke indgår i et interval.
Opsættes via:
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/GIS Importdatastrømme
Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/GIS Eksportdatastrømme
Vælg den aktuelle datastrøm
Vælg ’Rediger’ og gå til ’Naviger’ og klik på ’Udeladelsesfilter’.
Finans
Dimensionsopdatering
Grundet ny datostyring på dimensioner, vil der første gang regnskabet åbnes, blive
gjort opmærksom på dimensioner som datomæssigt er udløbet og som bør spærres. Dette gælder fx flere indkøbsdimensioner
Spærring kan ske via kørslen ’Spær dimensionsionsværdier’, som lettest fremfindes
via søgning (Ctrl+F12)
Side 6 af 11
Salg
Udstedelse af salgsbilag i ØSC’et på vegne af en ØSC institution
Hvis man ønsker påskriften ”Udstedt på vegne af” på sine salgshandelsdokumenter, skal man afmærke felt ’Regnskabscenter’ på Salgsopsætningens oversigtspanel
’Udskrifter’.
Korrekt rapportvalg ved udstedelse af salgsbilag med papirudskrift
Tjek opsætning af rapportvalg ift. salgsdokumenter under:
 Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Salg & marketing/Opsætning
 Afdelinger/Salg & marketing/Opsætning
Opsætning af momsklausuler
I regnskaber med salgsvirksomhed bør man anvende den nye funktionalitet i Navision Stat 7.0 for opsætning af Momsklausuler. Hermed understøttes korrekt
layout af salgsfaktura/-kreditnota jf. momsloven.
Momsklausuler opsættes under Økonomistyring/ Opsætning/ Momsbogføringsgruppe med nedenstående koder og tilhørende beskrivelser.
Hvis man har brug for en yderligere uddybning, er det ligeledes muligt at udfylde
’Beskrivelse 2’. Bemærk at dette felt kan indeholde op til 250 tegn.
Side 7 af 11
Hertil tilknyttes følgende oversættelser:
Når momsklausulerne er defineret, indsætter man disse værdier i sin ’Opsætning
af momsbogf.’ For de kombinationer, der anvendes ifm. salg:
Herefter er Momsklausulopsætningen afsluttet for regnskabet.
Side 8 af 11
Korrekt rapportvalg ved klassisk salg
Tjek rapportvalg for hver enkelt rapporttype via ’Rapportvalg – Salg’, da der kan
være opsat rapporter, der ikke længere findes på NS7.0.
Moderniseringsstyrelsen anbefaler en opsætning af følgende NS 7.0 rapporter:




6007014 Salgskreditnota NS
6007015 Rykkermeddelelse NS
6007017 Kontoudtog NS
6007023 Salgsfaktura NS
Du kan i øvrigt læse hvilke rapporter, der er udgået eller fusionerede i ’Nyt i Navision Stat 7.0’.
Salg – Bogfør & E-mail løsningen
Korrekt rapportvalg ved udstedelse af salgsbilag
Tjek opsætningen under oversigtspanelet ’E-mail’ på selve Salgsopsætningen (faktura og kreditnota).
Moderniseringsstyrelsen anbefaler en opsætning af følgende NS 7.0 rapporter:
 6007014 Salgskreditnota NS
 6007023 Salgsfaktura NS
Med Bogfør og E-mail-løsningen sendes der automatisk en mail med et pdfformateret salgsbilag ifm. bogføringen.
Afsendelse af e-mail fra hosting partners SMTP-server
Ved afsendelse af mails, kan man risikere, at modtager tjekker, om det er OK, at
afsender (Navision Stat institutionen) sender med en mailadresse, der tilhører et
domæne, der er forskelligt fra hosting leverandørens domæne.
I så fald skal man bede Intern IT i egen institution, om at indsætte IP-adressen for
hostens domæne i egen SPF record. For KMD er IP adressen: 131.165.73.21
Køb
Mulig bogføring af købsfakturaer, uden forudgående købsordre
Tjek at feltet ’Std.ant.til modt.’ på Købsopsætningens oversigtspanel Generelt er
sat til ’Resterende’.
Hvis den er sat til ’Tom’, kan man ikke længere bogføre købsfakturaer, med mindre disse er genereret fra købsordre. Dette er meget usædvanligt, hvorfor man i
langt de fleste tilfælde skal ændre værdien til Resterende.
Side 9 af 11
Hvis værdien er sat til ’Tom’ fås følgende fejl bogføring af købsfaktura:
Korrekt rapportvalg ved klassisk køb
Tjek rapportvalg for hver enkelt rapporttype via ’Rapportvalg – Køb’, da der kan
være opsat rapporter, der ikke længere findes på NS7.0.
Du kan læse hvilke rapporter, der er udgået eller fusionerede i ’Nyt i Navision Stat
7.0’.
Integration til Nemkonto
Instruktion til NKS
Når der afsendes betalinger gennem Nemkonto skal der opsættes ’Instruktion til
NKS’ på bankkontokortet, ellers ender betalingerne som mislykkedet. Instruktionen bruges af banken til styring af fejlende betalinger.
Du kan vælge mellem følgende:

Retur: Vælger du denne indstilling, bliver fejlende betalinger indsat på udbetalingskontoen.

Bankcheck: Vælger du denne indstilling, og en betaling fejler, vil Danske
Bank prøve at udstede en check. Der kan være et gebyr forbundet med
dette, så det kan vi ikke anbefale.

Fejlkonto: Vælger du denne indstilling og en betaling fejler, vil den blive
overført til KUB kontoen, hvor du kan genudbetale fra, eller tømme beløbet til FFX kontoen.
Side 10 af 11
Integration til Danske Bank
Såfremt der udveksles direkte med Danske Bank, via Danske Bank API’et, hvor
der kan sendes direkte fra udbetalingskladden til Danske Bank, SKAL den krypterede sikkerhedskode på bankkortet gentastes efter afsluttet konverteringen. Dette
skyldes at konverteringsscriptet ikke kan håndtere konvertering af krypterede værdier.
Gå til: Afdelinger/ Opsætning/ Programopsætning/ Økonomistyring/ Finans/
Betalingsformidling/ Opsætning og vælg ’Bank’.
Åbn DB bankkortet og genindtast sikkerhedskoden.
Lager
Anvendelse af varekonti
Lagerstyringen bliver mere restriktiv på NS7.0, hvilket betyder, at der skal opsættes følgende pr. regnskab, for at der kan bogføres salg af typen vare
 Lagerkonto i ’Opsætning af varebogføringen’
 Vareforbrugskonto i ’Bogføringsopsætningen’
Finanskontoen skal, for institutioner, der anvender SKS kontoplanen, pege på
SKS-konto 6031.
Ingen af de nævnte opsætninger afleder finansposteringer, men er påkrævet af
Microsoft aht. mulig baggrundsbogføring, som gerne skulle kunne gennemføres
100 %, uden at brugeren skal tage stilling undervejs i bogføringsprocessen.
SUPER-LOG
Den nye SUPER-log logger automatisk alle SUPER - bruger aktiviteter på det
enkelte regnskab, men der skal opsættes særskilt pr. regnskab for afsendelse af
adviseringsmail til systemejer. Afsnittet herunder beskriver hvordan.
Opsætning af SUPER Log E-mail.
Der skal opsættes en superlog modtager mail, hvor der skal angives en ’Modtager
e-mail’. Den angivne bruger modtager mail med en pdf-fil indeholdende SUPERbrugerens aktiviteter. Hvis feltet ’Send altid e-mail’ er markeret, fås også en mail, i
tilfælde af at der ikke har været SUPER-bruger aktivitet, med besked om, at der
ikke har været nogen aktivitet. Det anbefales derfor, at man undlader at markere
feltet, med mindre det efterfølgende konstateres, at der er uventet SUPER-bruger
aktivitet på databasen.
Side 11 af 11
Det anbefales, at der for ØSC-institutioner foretages en opsætning, så der som
minimum altid sendes til MODST’s vms-postkasse samt regnskabsteamets teamleder.
Sti: Afdelinger/Opsætning/It-administration/SUPER Log/SUPER Log E-mail
opsætning.
Selve opsætningen af afsendelsen er beskrevet i dokumentet ’ NS 70 konverteringsvejledning’, da denne del af opsætningen bør udføres ved Intern IT, KMD
eller SIT.
LDV
Skift af servernavn
Ved opgradering til Navision Stat 7.0 sker der samtidigt en opgradering af LDV til
2.4.0. I den forbindelse skal der tages højde for skift af servernavn.
Du kan se hvordan, via de 2 nye vejledninger, afhængigt af om Navision Stat og
LDV hostes hos SIT eller KMD, frigivet på
http://www.modst.dk/Systemer/OES-LDV/IT-Administrator/LDV-2_4_0 i
kassen ’Vejledninger’.