02 Bilag til referat_Vejledning til ansøgning til Arbejdsmiljøpuljen i

Vejledning til ansøgning til Arbejdsmiljøpuljen i 2016
Baggrund
Region Sjælland har afsat puljemidler i 2016 til finansiering af de prioriterede indsatsområder på
arbejdsmiljøområdet.
Ansøgninger til puljen tager afsæt i arbejdsmiljøgruppernes arbejde med arbejdsmiljøet.
Puljen udmøntes som udgangspunkt én gang årligt.
Temaer der kan søges puljemidler til
I 2016 er indsatsområderne som følger:
 Planlægning af nye arbejdspladser
 Social kapital – tillid, retfærdighed og samarbejde
Se yderligere information om indsatsområderne her.
Ekstraordinært har MED-Hovedudvalget besluttet, at der i 2016 kan ansøges om midler til:
 Aktiviteter, der kan medvirke til at nedbringe antallet af arbejdsulykker, som følge af fysisk
og psykisk vold.
Ansøgninger inden for dette tema skal supplere kurserne i forebyggelse af vold og
konflikter, der udbydes i regi af CUK.
Hvilke aktiviteter kan der søges midler til?
Der kan søges om støtte til gennemførelse af udviklingsprojekter inden for rammene af
de beskrevne temaer, herunder projektledelse og konsulenthjælp.
I ansøgningen skal det særskilt begrundes, hvilken konkret anledning, der er til, at indsatsen er
vigtig for at sikre arbejdsmiljøet i enheden. Samtidig skal der fokus på beskrivelse af mål og
forventet udbytte af projekt, der ønskes finansieret af arbejdsmiljøpuljen.
Der gives kun i særlige tilfælde midler til ombygninger, inventar, udstyr, vikardækning og kørsel.
Såfremt der søges om tilskud til dette, skal det særskilt begrundes i ansøgningen, hvorfor dette
anses for nødvendigt for projektets gennemførelse.
Det er ikke muligt at søge midler til forplejning i arbejdsmiljøpuljeansøgninger.
Der skal følge et skriftligt tilbud fra konsulent med arbejdsmiljøpuljeansøgningen, såfremt der
søges midler til konsulentbistand.
Der er et fastsat beløb pr. konsulentdag. Såfremt dette beløb overskrides i
ansøgningen/business casen vil beløbet blive justeret ned ved et eventuelt tilsagn om støtte.
Det er en forudsætning for bevilling af projektet, at der er en vis grad af egenfinansiering.
Hvordan prioriteres midlerne?
Der bevilges udelukkende midler til projekter, der omhandler de beskrevne temaer og i øvrigt
lever op til de beskrevne formkrav til ansøgning/business case. Se nærmere om formkrav til
ansøgning/business case for projektet i bilag 1.
Såfremt der herefter er flere ansøgninger, end der er midler til prioriteres efter følgende
principper:
 Det tilstræbes, at der gives midler til projekter inden for alle temaer
 Det tilstræbes, at projekterne er rimeligt fordelt til alle virksomhedsområder /tværgående
centre
Hvordan søges midler fra Arbejdsmiljøpuljen?
Koncern HR stiller sig til rådighed for en dialog om projektet/opgaven inden ansøgning udformes
og afsendes. Skriv til mail arbejdsmiljoepuljen@regionsjaelland.dk eller telefon 21 32 09 30. Det
foreslås desuden, at enhederne overvejer, hvordan de kan understøtte processen, således at ideer
til udvikling på arbejdsmiljøområdet omsættes til gennembearbejdede projektansøgninger.
Det forudsættes, at ansøgningerne er behandlet i relevante MED-Udvalg, at Område-MED er
orienteret og at ansøgningen er godkendt af koncernledelsen1.
Virksomhedsområderne og de tværgående centre opfordres til at fastsætte procedurer for,
hvorledes ansøgninger til puljen skal håndteres, herunder hvorledes
drøftelser/orientering/godkendelse i de respektive MED-udvalg skal gennemføres.
Ansøgningerne sendes fra Område-MED elektronisk til Koncern HR, mail
arbejdsmiljoepuljen@regionsjaelland.dk
Ansøgningsfristen er den 9. oktober 2015.
Ansøgerens øvrige forpligtigelser
Modtageren af puljemidler skal senest ved årets udgang redegøre over for Koncern HR, hvorvidt
hele det bevilgede beløb er anvendt og synliggøre, at det er anvendt i overensstemmelse med
kriterierne for bevillingen.
Støtte til projekter skal være relateret til faktiske udgifter, der er forbundet med gennemførelsen
af selve projektet.
Projekterne skal senest afregnes i regnskabsåret 2016. Evt. restbudget ved projektafslutning
tilbageføres til Arbejdsmiljøpuljen. Tilskudsmodtager sørger for tilbageførelsen.
Tilskudsmodtager forpligter sig til at foretage en skriftlig evaluering ved projektafslutning. Der
evalueres på mål og forventet udbytte. Skabelon til evaluering medsendes brev om tilsagn om
støtte fra Arbejdsmiljøpuljen. Evalueringen sendes til Koncern HR, og evalueringsresultater
forelægges Personalepolitisk Underudvalg og MED-Hovedudvalget.
Tilskudsmodtager forventes desuden i et passende omfang at stille sig til rådighed for
erfaringsudveksling, som kontaktperson til interviews eller andre lignende aktiviteter.
Projekterne vil ligeledes indgå som gode historier. Projekterne offentliggøres i en folder på
intranettet.
Hvornår kan svar forventes på ansøgningen?
Personalepolitisk Underudvalg prioriterer ansøgningerne og tilskudsandel. Personalepolitisk
Underudvalg vurderer om ansøgningen ligger inden for puljens formål og lever op til formkrav
og øvrige kriterier.
Ansøgningen forelægges til endelig godkendelse i MED-Hovedudvalget. Koncern HR giver
ansøger besked om, hvorvidt der er givet tilsagn eller afslag på ansøgning. Tilbagemeldingen kan
forventes i december 2015.
Når der er bevilget puljemidler til et projekt, vil pengene blive overført i form af tillægsbevilling til
koncernenheden via de ”Politiske koder i Oracle”. Koncernenheden skal selv sørge for
omplacering af beløbet til relevant konto. Beløbet vil først være at finde på kontoen efter den
førstkommende budgetopfølgning. Der kan dog disponeres over beløbet så snart dette tilsagn er
modtaget.
1
Koncernledelse; direktører for virksomhedsområder og tværgående centre.
Bilag 1:
Business Case
Projektnavn
Dokumentversion
Dokumentplacering
Oprettet
Sidst redigeret
1.
Udfyldes
3.
Interessenter
Andre projekter
Muligheder
Muligheder/alternativer,
der har været overvejet
i forbindelse med
indførsel
af projektet
Mål
og
forventet
udbytte
Projektformål
Mål (Leverancemål)
Andre afledte resultater
Forventet udbytte
(succeskriterier nu og
på sigt)
Beskriv baggrunden for projektet, herunder hvilken konkret
anledning, der er til, at indsatsen er vigtig for arbejdsmiljøet i
enheden.
Valgfri at udfylde
Valgfri at udfylde
Valgfri at udfylde, ellers:
Beskriv eventuelle andre muligheder/løsninger, der har været
overvejet/gennemført for at imødekomme udfordringen
Beskriv det overordnede formål med at gennemføre projektet
Beskriv projektets konkrete leverancer
(eksempel: Afholdelse af temadag)
Valgfri at udfylde
Angiv hvilke succeskriterier der skal være opfyldt for at
projektet har været en succes - og husk at være konkret og
målbar.
(eksempel: Enhedens sygefravær er reduceret med NN % pr.
31. december 2016)
4.
Risici
Risikolog
Tidshorisont
Valgfri at udfylde
5.
Faser med produkter
Yderligere opgaver
Tidsplan
Økonomi
(omkostning
er)
Projektøkonomi
Valgfri at udfylde
Valgfri at udfylde
Angiv projektets tidsplan
6.
Udfyldes
Årsager
Projektets
anledning/baggrund
2.
Af
Af
Driftsøkonomi
Investeringsvurdering
Angiv projektets økonomi, så de faktisk forventede udgifter
fremgår. Her tænkes fx på løn, kørselsgodtgørelse, opholdsog forplejningsudgifter, udgifter til konsulent mv.
Såvel projektøkonomi som driftsøkonomi tydeliggøres.
Det er ikke muligt at søge midler til forplejning i
arbejdsmiljøpuljeansøgninger.
Der skal følge et skriftligt tilbud fra konsulent i med
arbejdsmiljøpuljeansøgningen, såfremt der søges midler til
konsulentbistand.
Driftsøkonomi tydeliggøres, hvis ikke beskrevet under
projektøkonomi
Valgfri at udfylde
Finansiering
7.
8.
Angiv hvilke udgifter der søges dækket af arbejdsmiljøpuljen
og hvilke udgifter der finansieres af egen enhed.
Kvalitetskriterier
Begrund udbyttet
(hvad skal der til for
at selve leverancen
kan
godkendes)
Er
årsagerne til projektet
forenelige
med
programstrate
Organisationsform
gi?
Organisationsform
Deltagere
Rolle og
opgavefordeling
Ressourceindsats
Valgfri at udfylde
Valgfri at udfylde
Valgfri at udfylde
Valgfri at udfylde
Angiv rollefordelingen i projektet:
Styregruppeformand: (overordnet ansvarlig)
Projektleder:
Evt. projektadministration:
Projektdeltagere:
Valgfri at udfylde
Dato:
Formand i lokal MED-Udvalg
Næstformand i lokal MED-udvalg
Dato:
Koncernledelsens underskrift
Business casen indskannes med underskrifter og sendes (i bundt med øvrige ansøgninger) fra
Område-MED elektronisk til, Koncern HR, arbejdsmiljoepuljen@regionsjaelland.dk