Prækvalifikationsmateriale Udbud af specialkørsel i Hedensted Kom

Hedensted Kommune
Udbud af specialkørsel i Hedensted Kommune
J.nr. 88.16.12-Ø54-3-14
Prækvalifikationsmateriale
Udbud af specialkørsel i Hedensted Kommune
Udbud efter forhandling
Februar 2015
-1-
Hedensted Kommune
Udbud af specialkørsel i Hedensted Kommune
J.nr. 88.16.12-Ø54-3-14
Indholdsfortegnelse
PRÆKVALIFIKATION ...................................................................................................................................... 3
OFFENTLIGGØRELSE AF PRÆKVALIFIKATIONSMATERIALE .......................................................................... 3
UDBYDER........................................................................................................................................................... 3
PRÆKVALIFIKATIONSMATERIALE .................................................................................................................... 3
TIDSPLAN .......................................................................................................................................................... 4
CPV-KODE ......................................................................................... FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET.
KOMMUNIKATION ............................................................................................................................................ 4
SPØRGSMÅL TIL PRÆKVALIFIKATIONSMATERIALET ...................................................................................... 4
DEN UDBUDTE KØRSEL .................................................................................................................................... 5
TILLADELSER ..................................................................................................................................................... 5
PRÆKVALIFIKATION - UDVÆLGELSESKRITERIER ........................................................................................... 6
ANMODNING OM PRÆKVALIFIKATION ........................................................................................................... 6
Aflevering af anmodning om prækvalifikation..................................................................................................... 6
OPFORDRING TIL AT AFGIVE TILBUD.............................................................................................................. 7
UDBUD EFTER FORHANDLING ......................................................................................................................... 7
TILDELINGSKRITERIUM..................................................................................................................................... 8
GRUNDLAG FOR UDELUKKELSE AF TILBUDSGIVER ........................................................................................ 8
FORPLIGTELSER VEDR. SKATTER OG AFGIFTER, MILJØBESKYTTELSE, BESTEMMELSER OM BESKYTTELSE
PÅ ARBEJDSPLADSEN OG ARBEJDSFORHOLD I ØVRIGT .................................................................................. 8
TILBUDSGIVERS OMKOSTNINGER.................................................................................................................... 8
EJENDOMSRET TIL PRÆKVALIFIKATIONSMATERIALET .................................................................................. 8
AFGIVELSE AF ANMODNING OM PRÆKVALIFIKATION ................................................................................... 9
Februar 2015
-2-
Hedensted Kommune
Udbud af specialkørsel i Hedensted Kommune
J.nr. 88.16.12-Ø54-3-14
PRÆKVALIFIKATION
Offentliggørelse af Prækvalifikationsmateriale
Nærværende prækvalifikationsmateriale er offentliggjort på Hedensted Kommunes hjemmeside hjemmeside: http://www.hedensted.dk/erhverv/leverandoer-til-kommunen/udbud efter
forudgående offentliggørelse i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende som udbud
efter forhandling jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/17/EF af 31. marts
2004 – forsyningsvirksomhedsdirektivet, om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse
af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester.
Udbudsmaterialet kan også tilgås via Hedensted Kommunes hjemmeside
http://www.hedensted.dk/erhverv/leverandoer-til-kommunen/udbud
Udbudsbekendtgørelsen vedrørende udbud af specialkørsel i Hedensted Kommune er offentliggjort på Hedensted Kommunes hjemmeside umiddelbart efter afsendelse til Kontoret
for Den Europæiske Unions Officielle Publikationer, og vil tillige blive offentliggjort på TEDdatabasen http://ted.europa.eu/.
Eventuelle ændringer til prækvalifikationsmaterialet, spørgsmål/svar og øvrige nye oplysninger
om nærværende prækvalifikation vil blive offentliggjort løbende på Hedensted Kommunes
hjemmeside. Tilbudsgivere opfordres således til at holde sig jævnligt orienteret om nærværende prækvalifikation på hjemmesiden.
Udbyder
Hedensted Kommune
Niels Espes Vej 8
8772 Hedensted
Tlf. (+45) 79 75 50 00
Prækvalifikationsmateriale
Det er ikke tilladt at ændre i det offentliggjorte prækvalifikationsmateriale.
Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det prækvalifikationsmateriale, der forefindes på
hjemmesiden, og tilbudsgivers materiale, vil prækvalifikationsmaterialet offentliggjort på
hjemmesiden have forrang.
Prækvalifikationsmaterialet består af:

Prækvalifikation indeholdende en beskrivelse af de vilkår, tilbudsgiver skal afgive sit
tilbud under.

Disposition for anmodning indeholder en oversigt over de bilag, tilbudsgiver skal aflevere i forbindelse med anmodning om prækvalifikation.
Februar 2015
-3-
Hedensted Kommune
Udbud af specialkørsel i Hedensted Kommune
J.nr. 88.16.12-Ø54-3-14
Tidsplan

Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til
EU-Tidende og offentliggørelse af
Prækvalifikationsmateriale
10. februar 2015

Frist for spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet
5. marts 2015

Der kan komme nye oplysninger til
prækvalifikationsmaterialet frem til
6. marts 2015

Frist for anmodning om prækvalifikation
12. marts 2015

Fremsendelse af opfordring til at afgive tilbud og
offentliggørelse af udbudsmateriale
uge 11, 2015

Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet
1. april 2015

Der kan komme nye oplysninger til
udbudsmaterialet frem til
1. april 2015

Frist for afgivelse af tilbud
9. april 2015

Forhandlingsperiode
uge 16 - 17, 2015

Forventet accept og afslag
maj 2014

Kontraktunderskrivelse
juni 2014

Dato for kontraktstart
1. august 2015

Vedståelsesfrist
30. september 2014
Kommunikation
Al kommunikation mellem tilbudsgiver og Hedensted Kommune vedrørende denne prækvalifikation skal foregå på dansk via mail lars.oksbjerre@hedensted.dk
Spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet
Med henblik på at sikre at tilbud udformes korrekt i overensstemmelse med de stillede krav,
har tilbudsgiver mulighed for at stille spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet og anmode om
uddybende beskrivelse af konkrete punkter i prækvalifikationsmaterialet. Spørgsmål skal indsendes via mail.
Spørgsmål bedes opstillet på listeform med angivelse af det sted i prækvalifikationsmaterialet
(f.eks. punkt og sidenummer), som spørgsmålet vedrører.
Februar 2015
-4-
Hedensted Kommune
Udbud af specialkørsel i Hedensted Kommune
J.nr. 88.16.12-Ø54-3-14
Alle spørgsmål, der er modtaget senest den 5. marts 2015, kl. 12.00 vil blive besvaret.
Spørgsmål, der er fremsendt senere, vil blive besvaret såfremt spørgsmålenes antal og kompleksitet ikke umuliggør det inden for svarfristen.
Besvarelse af spørgsmålene vil i videst muligt omfang blive offentliggjort løbende på Hedensted Kommunes hjemmeside, dog senest den 6. marts 2015, kl. 12.00.
Spørgsmål sendes til følgende e-mail adresse: lars.oksbjerre@hedensted.dk
Spørgsmål skal være Hedensted Kommune i hænde senest den 5. marts 2015 kl. 12.00
Den udbudte kørsel
Den udbudte ydelse omfatter den kommunale specialkørsel i Hedensted Kommune med taxi
og bus.
Kørselsomfanget er i 2013 opgjort til ca. 45.000 timer fordelt på ca. 30 vogne, heraf ca. ½
liftbusser. De øvrige vogne er med plads til max. 8 passagerer plus fører. Der køres primært
på de 200 skoledage, men der er også ad hoc betjening på de øvrige hverdage.
Regnskab 2013
Specialskolekørsel
rute lign.
33%
Handicappede børn
rute lign.
17%
Ældre og handicappede
rute lign.
14%
Elever i grundskolen
rute lign.
3%
Læge og speciallæge
ad hoc
12%
Genoptræning
ad hoc
7%
Forebyggende, børn og unge
ad hoc
4%
Øvrige
ad hoc
11%
Kontraktlængden er 4 år med mulighed for 2 x 2 års forlængelse.
Tilladelser
Aftale om kørsel kan indgås med såvel en enkeltperson som et selskab eller anden juridisk
person.
Den udbudte kørsel vil kunne udføres af taxi såvel som busser, som speciel rutekørsel. Kørsel med taxi kan ske på baggrund af taxabevilling, mens kørsel med øvrige køretøjer kræver
tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter Lovbekendtgørelse om buskørsel nr.
1050 af 12. november 2012 med senere ændringer. Dokumentation for, at en sådan tilladelse
til erhvervsmæssig personbefordring eller taxabevilling foreligger eller kan opnås, skal vedlægges tilbuddet.
Der skal vedlægges dokumentation for, at det nødvendige antal tilladelser kan opnås.
Februar 2015
-5-
Hedensted Kommune
Udbud af specialkørsel i Hedensted Kommune
J.nr. 88.16.12-Ø54-3-14
Prækvalifikation - udvælgelseskriterier
Tilbudsgiver skal i forbindelse med anmodning om prækvalifikation fremsende:

Underskreven forhåndstilkendegivelse fra entreprenørens pengeinstitut om, at pengeinstituttet vil stille fornøden driftslikviditet til rådighed for entreprenøren, hvis denne
måtte blive valgt. Forhåndstilkendegivelsen skal i givet fald dække perioden fra kontraktstart til den 1. betaling falder.
I den forbindelse kan det oplyses, at der i udbudsmaterialet under betalingsbetingelser vil blive anført, at Hedensted Kommune’ månedlige betalinger til entreprenøren
vil blive udbetalt den 10. bankdag i den efterfølgende måned. Der vil således forløbe
ca. 1 1/2 måned fra kontraktstart til den 1. betaling falder.
Der skal gøres opmærksom på, at den stillede forhåndstilkendegivelse skal være bindende, og ikke må indeholde forbehold, herunder forbehold for senere godkendelse
fra pengeinstituttets side eller forbehold for størrelsen af den likviditet, der skal stilles
til rådighed.

Erklæring på tro og love om udelukkelsesforhold ifølge forsyningsvirksomhedsdirektivet artikel 53 samt om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres.

Referenceliste.
Referenceliste over opgaver af tilsvarende omfang og kompleksitet udført for andre
offentlige virksomheder eller myndigheder.
Endvidere skal der vedlægges minimum én positiv udtalelse fra én af de på referencelisten anførte offentlige virksomheder eller myndigheder om den udførte opgave.
Nærmere redegørelse fremgår af Disposition for anmodning om prækvalifikation.
Anmodning om prækvalifikation
Interesserede entreprenører kan anmode om prækvalifikation til deltagelse i udbud af specialkørsel i Hedensted Kommune.
Aflevering af anmodning om prækvalifikation
Tilbudsfrist
Fristen for tilbudsafgivelse:
Tilbuddet skal afleveres i elektronisk format, og
skal enten sendes pr. e-mail, på CD-rom eller
USB-nøgle sendt pr. post eller afleveres personligt
hos Hedensted Kommune til Lars Oksbjerre. Ved
aflevering pr. post eller personlig aflevering skal
tilbuddet være mærket og lukket.
Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet
Februar 2015
-6-
Tilbuddet skal senest afleveres d. 12.
marts 2015, kl. 12.00 hos
Hedensted Kommune,
Niels Espes Vej 8
8722 Hedensted
Att.: Lars Oksbjerre
lars.oksbjerre@hedensted.dk
Ved personligt fremmøde eller pr. post
skal tilbuddet mærkes med: ”Tilbud –
Hedensted Kommune
Udbud af specialkørsel i Hedensted Kommune
J.nr. 88.16.12-Ø54-3-14
når rettidigt frem.
Ved aflevering af tilbuddet ved personligt fremmøde til Lars Oksbjerre vil Tilbudsgiver få en kvittering på, at tilbuddet er modtaget samt dato og
tidspunkt for modtagelsen.
Ved aflevering af tilbuddet pr. e-mail vil Tilbudsgiver af Lars Oksbjerre pr. e-mail modtage en kvittering på, at tilbuddet er modtaget samt dato og
tidspunkt for modtagelse.
EU udbud 2015/Hedensted Kommune
Specialkørsel. Må kun åbnes af Lars
Oksbjerre”.
Ved aflevering pr. e-mail skal e-mailen
mærkes med emnet: ”Tilbud – EU udbud 2015/Hedensted Kommune Specialkørsel
Normal åbningstid for kontoret er
mandag-onsdag kl. 8.00-15.30, torsdag
kl. 8.00-17.00 og fredag kl. 8.00-13.30.
Anmodninger, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive afvist. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt.
Anmodningerne vil blive behandlet fortroligt af Hedensted Kommune.
Opfordring til at afgive tilbud
Hedensted Kommune vil i uge 11 2015 fremsende opfordring til at afgive tilbud til de prækvalificerede ansøgere.
Alle konditionsmæssige anmodninger om prækvalifikation vil blive opfordret til at afgive tilbud.
Kun tilbudsgivere, der er prækvalificerede, kan afgive tilbud. Der skal afgives tilbud på baggrund af det udbudsmateriale, der offentliggøres i uge 1, 2015 hvor de nærmere oplysninger
vedrørende køreplaner, krav til vogne, afregningsformer, krav til planlægningssystem, kontrakt m.m. vil fremgå.
Tilbud fra ikke prækvalificerede tilbudsgivere vil ikke blive vurderet.
Udbud efter forhandling
Dette udbud er offentliggjort som ”udbud efter forhandling”, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivet art 40.
Alle tilbudsgivere, som opfylder kravene i udbudsmaterialet, vil blive opfordret til at afgive
tilbud, og vil enkeltvis blive indbudt til mindst ét forhandlingsmøde.
Hver forhandling afsluttes med, at tilbudsgiveren får mulighed for at afgive nyt tilbud.
Der vil blive afholdt én forhandlingsrunde, men Hedensted Kommune forbeholder sig ret til
at afholde flere forhandlingsrunder, såfremt dette findes formålstjenligt. Hedensted Kommune tager stilling til dette umiddelbart efter afholdelsen af den første forhandlingsrunde – og
før fristen for aflevering af tilrettede tilbud.
På baggrund af de oplysninger der kommer frem i en forhandlingsrunde, vil Hedensted
Kommune vurdere, om der er behov for præciseringer eller tilpasninger af udbudsmaterialet.
Februar 2015
-7-
Hedensted Kommune
Udbud af specialkørsel i Hedensted Kommune
J.nr. 88.16.12-Ø54-3-14
Hvis dette er tilfældet, vil Hedensted Kommune udsende det reviderede udbudsmateriale til
tilbudsgiverne som grundlag for afgivelse af tilrettede tilbud.
Tildelingskriterium
Hedensted Kommune vil med tildelingen af ordren vælge tilbud efter tildelingskriteriet ”økonomisk mest fordelagtige tilbud” i henhold til Forsyningsvirksomhedsdirektivet artikel 55.
Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver
Manglende opfyldelse af udvælgelseskriterier samt manglende eller for sen fremsendelse af
anmodning om prækvalifikation med tilhørende bilag vil medføre, at anmodning om prækvalifikation udelukkes fra vurdering.
Væsentlige forbehold for grundlæggende elementer i prækvalifikationsmaterialet, samt forbehold der ikke kan prissættes, vil ligeledes medføre udelukkelse.
Forpligtelser vedr. skatter og afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt
Tilbudsgiver skal overholde forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse,
bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt i Danmark.
Tilbudsgiver kan indhente de relevante oplysninger på følgende hjemmesider:

Oplysninger om skatter og afgifter findes på SKAT’s hjemmeside: http://www.skat.dk

Oplysninger om miljøbeskyttelse findes på Miljøstyrelsens hjemmeside:
http://www.mst.dk

Oplysninger om beskyttelse af arbejdsmiljøet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside:
http://www.at.dk

Hedensted Kommune kan i den forbindelse særligt henvise til Arbejdstilsynet miljøvejviser nr. 30 for transport af passagerer, se
http://arbejdstilsynet.dk/da/arbejdspladsvurdering/arbejdsmiljovejvisere/2009-30transport-af-passagerer.aspx,
.
Tilbudsgivers omkostninger
Samtlige omkostninger i forbindelse med anmodning om prækvalifikation påhviler tilbudsgiver.
Ejendomsret til prækvalifikationsmaterialet
Hedensted Kommune har vedblivende enhver rettighed, herunder ophavsret og ejendomsret, til prækvalifikationsmaterialet og oplysninger, der i øvrigt afgives i forbindelse med prækvalifikationsforretningen.
Februar 2015
-8-
Hedensted Kommune
Udbud af specialkørsel i Hedensted Kommune
J.nr. 88.16.12-Ø54-3-14
Afgivelse af anmodning om prækvalifikation
Ansøger skal aflevere sin anmodning om prækvalifikation inden den angivne tidsfrist.

Bilag 1: Prækvalifikation, hvor bl.a. nedennævnte oplysninger skal angives:
 Tilbudsgivers navn, adresse, telefonnummer og e-mail.
 Navn på kontaktperson i forbindelse med dette tilbud og dennes direkte telefonnummer, mobilnummer samt e-mail.
 Eventuelle supplerende oplysninger og forbehold.
 Underskrift. Underskriften gælder også for de efterfølgende bilag 2 – 5.

Bilag 2. Erklæring på tro og love om udelukkelsesforhold ifølge forsyningsvirksomhedsdirektivet artikel 53 samt om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på
arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres.

Bilag 3. Dokumentation for tilladelse til bustransport
Tilbudsgiver skal fremlægge tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring, jf. Buslovens § 1 for det nødvendige antal busser eller et forhåndstilsagn på samme fra Trafikstyrelsen.

Bilag 4. Dokumentation for tilladelse til taxikørsel

Bilag 5. Referenceliste over opgaver af tilsvarende omfang og kompleksitet udført for
andre offentlige virksomheder eller myndigheder. Endvidere skal der vedlægges minimum en positiv udtalelse fra én af de på referencelisten anførte offentlige virksomheder eller myndigheder om den udførte opgave.

Bilag 6. Underskreven forhåndstilkendegivelse fra entreprenørens pengeinstitut om,
at pengeinstituttet vil stille fornøden driftslikviditet til rådighed for entreprenøren,
hvis denne måtte blive valgt. Forhåndstilkendegivelsen skal i givet fald dække perioden
fra kontraktstart til den 1. betaling falder.
Blanketterne (prækvalifikation bilag 1- 6), der skal anvendes, findes elektronisk på Hedensted
Kommunes hjemmeside.
Februar 2015
-9-