Referat af møde den 28.04.2015 Dato - Mit BUF

KØBENHAVNS KOMMUNE
Børne- og Ungdomsforvaltningen
MED Sekretariat
28-04-2015
Referat af møde den 28.04.2015
Sagsnr.
2015-0075004
Dato:
Tid:
Sted:
Mødedeltagere:
28.04.2015
12:30 – 14:00
HNG, Udsigten 6. sal
Tobias Børner Stax, formand
Nina Hemmersam
Lasse Elsman
Dokumentnr.
2015-0075004-12
Sagsbehandler
Lars König
Tania Karpatschof, næstformand (AC)
Jeanie Nielsen (HK)
Jan Egeberg Nielsen (Arkitekterne)
Carsten Dahlerup, AMR
I øvrigt:
Lars König, referent
Referat
1. Godkendelse af dagsorden/prioritering af
Dagsordenspunkter
Dagsorden blev godkendt, dog blev dagsordenspunkt 4.1
trukket frem, så Tobias kunne deltage i drøftelsen inden han
måtte forlade mødet.
2. Økonomi i BUF – orientering, herunder
Status for budget 2015/2016 og arbejdet med nyt
økonomisystem ERP.
v. Lasse Elsman
Status for budget 2015
Lasse gennemgik status for budget 2015 ud fra prognosen.
Tania spurgte ind til, hvordan det går med den forventede
besparelse efter afskedigelsesrunden 2014, der skulle give
prioriteringsrum i budgettet?
Lasse svarede, at det administrative budget for 2015 pt. ser ud
til at gå i nogenlunde i nul, men at der er mange faktorer der
spiller ind og kan medføre ændringer i den ene og den anden
retning.
Tania, Jan og Carsten efterspørger en større gennemsigtighed
af beslutningerne ift. økonomien, som viser
MED Sekretariat
Gyldenløvesgade 15
1502 København V
Telefon
2677 4256
E-mail
lakoni@buf.kk.dk
EAN nummer
5798009371904
www.kk.dk
prioriteringerne/ansættelserne og selve forbruget/balancen på
den administrative ramme.
Nina undersøger muligheden for at få udarbejdet en samlet
oversigt.
Nina og Lasse henviste til, at der er etableret en fast procedure
for nyansættelser, som skal understøtte at der træffes en
kvalificeret beslutning, men undersøger hvilke informationer
der kan gives videre til LokalMED for at komme dette ønske i
møde.
Status for budget 2016
Forslaget til budget 2016 blev ligeledes præsenteret af Lasse.
Han anbefalede at læse nærmere om forslaget i det materiale,
som BUU behandlede 29. april 2015.
Nyt økonomisystem
Lasse informerede om det nye økonomisystem. Der er valgt et
nyt system ud fra 5 tilbudsleverandører, bl.a. ud fra en
vurdering af brugervenligheden. Systemet indeholder også et
kontoplans- og et indkøbsmodul. Der bliver nu lagt stor fokus
Implementeringsplanen og uddannelsesdelen. Det er planen, at
systemet bliver udrullet i BUF om ca. 2 år.
Tania og Jeanie gav udtryk for en bekymring for, at der med
implementeringen følger en besparelse på medarbejdersiden.
Lasse henviste til, at besparelserne på forhånd er beskrevet i
businesscasen, som nu bliver opdateret med de tal der er
gældende ud fra den valgte leverandør. Udmøntningen af
besparelserne bliver regnet ind i budget 2017.
3. Opfølgning på MED-uddannelsesdagen for
administrationen den 17. april – drøftelse
Tilbagemelding på uddannelsesdage fra TRIOer og kvartetter
blev drøftet.
Nina gav en kort opsummering fra mødet med underviserne
om planen for næste uddannelsesdag 8/5.
En del af undervisningsmaterialet til 8/5 handler om
fordelingen af ansvar mellem TRIOer og LokalMED for
udarbejdelse af retningslinjer, som TRIOerne netop
efterspurgte på den første uddannelsesdag.
Carsten forslog at der sendes et udkast fra LokalMED til
TRIOerne ift. retningslinjerne inden 2. undervisningsdag, så
det er muligt for TRIOerne at drøfte forslagene og give en
kvalificeret feedback.
Side 2 af 4
Der blev nedsat en arbejdsgruppe, som mødes den 30.04. kl.
14:30 – 15:30 for at udarbejde et første udkast til drøftelse i
TRIOerne.
4. Status for organisationsudvikling – orientering og
drøftelse, herunder
4.1 Henvendelse til direktionen fra DJØF/DM
Henvendelse vedlægges som bilag.
Tania forklarede, at brevet tager udgangspunkt i et åbent møde
med ca. 40-50 medarbejderne i HNG efter 100-dagsmødet og
skal ses som udtryk for, at der er stor interesse for dialog om
organisationsudviklingen.
Udvalget drøftede oplevelser af udfordringerne i samspillet
mellem medarbejdere og ledere, hvor medarbejdere gav udtryk
for at de savnede den faglige ledelse man tidligere havde
oplevet. Tobias understregede, at man i forvaltningen gennem
lang tid har haft ledere med en bred baggrund og at
fortællingen om fortidens faglige ledere forundrede ham.
Ligeledes pegede han på at den fortælling om at man
forventede at kunne gå til sin leder for 'det faglige svar' kunne
anskues som en af de ændringer der skulle arbejdes videre med
i BUFs administration, hvor direktionen havde en opfattelse af,
at man i højere grad skulle sparre med fagligt kompetente
kolleger og bruge ledere til netop ledelse. Ledersiden i
LokalMED tager drøftelsen om det med i chefgruppen.
Der var enighed om, at men i MED-systemet skal sætte fokus
på at finde de måder man på alle niveauer arbejder for at
implementere den nye organisation så man hurtigst muligt får
skabt en organisation der sikrer succesen ift. de opstillede
målsætninger om support, implementering, praksis ind og
nedre beslutninger for alle medarbejdere.
4.2 Den administrative styringsmodel (udsat)
Arbejdet med at sætte mål for enhederne og
medarbejderinddragelsen i forhold til at omsætte målene til
konkrete aktiviteter som en del af arbejdet med
styringsmodellen drøftes.
4.3 Opsamling på organisationsprocessen fra start til nu
LokalMED drøftede en henvendelse af Morten Figgé
Andersen, hvor vidt de af områderne og TRIOerne indmeldte
forslag og kommentarer ift. de 4 principper er blevet brugt i
MED-sammenhænget.
Side 3 af 4
REFERAT
Tilbagemeldingerne fra områderne og TRIOerne i HNG er
sendt ud til alle medarbejdere og chefer i efteråret i to runder
med henblik på at bruge dem i arbejdet med etableringen af de
nye centre og sekretariater.
LokalMED besluttede at sende materialet ud til sammen med
referatet, så det er tilgængeligt for alle TRIOer. Desuden vil en
gennemgang af materialet på LokalMED ifm. drøftelsen af
punkt 4.1 give god mening.
5. Særligt vedrørende arbejdsmiljø – drøftelse (udsat)
Punkterne om sygefravær, ulykkesstatistik og reaktioner fra
Arbejdstilsynet indgår, såfremt der forligger nye oplysninger.
Carsten efterlyste opdaterede data på området og henviste til
en tidligere aftale med Elin
Nina følger op på status i forhold til, at LokalMED får
arbejdsmiljødata for alle de enheder udvalget dækker med
henblik på at udvalget kan tage en samlet arbejdsmiljødrøftelse
på et kommende møde.
6. Til og fra TRIO (udsat)
v. Tania Karpatschof
7. Meddelelser (udsat)
Eventuelt nyt fra møde i HovedMED den 22. april 2015
8. Eventuelt (udsat)
Motionsrum og brug af dette ønskes at komme på dagsorden til
næstkommende møde. MED-Sekretariatet bedes i denne
sammenhæng om at undersøge reglerne for brug af
motionsrummet.
Lars finder en dato til et ekstraordinært møde.
Kommende ordinære møder i 2015:
Tirsdag den 23. juni kl. 12.30 – 14.00
Tirsdag den 1. september kl. 12.30 – 14.00
Torsdag den 29. oktober kl. 13.00 – 14.30
Torsdag den 17. december kl. 11.00 – 12.30
Side 4 af 4