Standardiserad formulärlayout, David Öberg, Rolf Sjöberg

Standardiserad layout för bedömningsinstrument
David Öberg och Rolf Sjöberg, BUP Ledning och Stab, BUP Stockholm, SLSO
Introduktion
Resultat
En kartläggning av bedömningsinstrument inom BUP
Stockholm 2010 visade att 126 olika instrument användes inom verksamheten. Av BUP Stockholms Riktlinjer
för bedömning och behandling framgår vilka instrument som rekommenderas för användning inom organisationen.
Layouten finns nu färdig för 24 instrument inom BUP
Stockholm. Layouten har även delats till de upphovsmän/översättare som så önskar, samt till upphovsmän
till andra instrument både i Sverige och internationellt.
De första reaktioner vi har fått från personalen är att
den nya layouten är mycket uppskattad och att den
underlättar arbetet samt gör att det känns ”mer professionellt” i kontakten med patienterna. Från upphovsmän/översättare har vi fått positiv feedback och
förfrågningar om att få använda layouten även för
andra instrument.
År 2013 påbörjades ett arbete med att förbättra hanteringen av rekommenderade ickekommersiella bedömningsinstrument. Målet var att det centralt på organisationens intranät skulle finnas en enhetlig version av
varje instrument och eventuella rättighetsfrågor skulle
vara lösta. Instrumenten skulle vara utformade så att
de gav behandlaren goda förutsättningar att samla in
de uppgifter som krävs för ett effektivt och patientsäkert arbetssätt.
I mittuppslaget presenteras denna standardiserade
formulärlayout, dess olika element och hur de ska användas.
Lösningen blev att med hänsyn tagen till upphovsmäns
och författares rättigheter och intentioner, utforma en
standardiserad layout för bedömningsinstrument.
Erfarenheter
Hur vi går vidare
Det unika i detta utvecklingsarbete är kombinationen av
kontakt med upphovsmän, noga uttänkt layout och
möjlighet för andra att utan kostnad använda sig
av layouten.
BUP Stockholms Riktlinjer för bedömning och behandling håller för närvarande på att uppdateras. Vår målsättning är att vid lansering ha samtliga rekommenderade bedömningsinstrument centralt tillgängliga, varav
minst 90 procent av dessa i den standardiserade layouten.
Samspel med författare underlättar copyrightfrågor och
versionshantering samt kan ge fördjupad kunskap om
instrumenten och dess användning.
Standardiserad
formulärlayout
Anvisningar för BUP-Stockholms
standardiserad formulärlayout
Vi kommer fortsättningsvis göra layouten tillgänglig
även för upphovsmän och översättare till instrument
som inte används inom BUP Stockholm. Exempelvis
används vår layout internationellt för den nya versionen av Adolescent Assessment Dialog (ADAD2).
Ickekommersiella instrument med en standardiserad
layout ger ett mer seriöst intryck i kontakten med våra
patienter.
En gemensam layout underlättar utbildning, introduktion av nyanställda, hantering och databearbetning.
Vi kommer kontinuerligt att ta in synpunkter från användarna avseende den standardiserade layouten.
Feedbacken från användarna får avgöra eventuella
framtida finslipningar av layouten.
Målet är att minska risken för felaktig kodning och ej
identifierbara formulärsidor och därigenom förbättra
patientsäkerheten.
David Öberg och Rolf Sjöberg
För mer information kontakta
David Öberg , BUP Stockholm
david.oberg@sll.se
4
1
Standardiserad formulärlayout för BUP Stockholm.
Sidhuvudet på de följande sidorna innehåller på rad 1 samma information som på första sidan medan man på rad två endast
fyller i patientens namn/id och datum. Detta för att underlätta spårning av eventuella lösa blad.
Som en del i att vi tillgängliggör bedömningsinstrument på för nedladdning på BUP-net har vi även standardiserat designen på
de formulär där vi har haft möjlighet och fått tillåtelse av upphovsmän/översättare. Med standardiseringen vill vi underlätta
instrumenthanteringen för personal och klienter samtidigt som det ger ett sammanhållet och professionellt intryck. Den grafiska formgivningen är efter kontakt fri att användas utanför BUP Stockholm av upphovsmän och översättare.
Intro till formulär:
Generellt:
Första sidan i varje formulär börjar med ett kort avsnitt kallat ”Instruktioner och förklaringar till formuläret” vilket innehåller en
kort instruktion om vad som skall fyllas i sidhuvudet och ofta kompletterat med övriga instruktioner om till exempel hur man
fyller i formuläret, tidsramar etc. Dessa övriga instruktioner är tagna från text i originalformuläret.
Färgsättning: Formulären är gjorda i en färgskala som bygger på olika nyanser av SLL:s officiella gröna färg (Landstingsgrön)
med RGB-värdena 83, 104 och 43.
Typsnitt: Frågor är skrivna i med typsnittet Times
New Roman medan instruktioner, frågenummer och frågealternativ är
skrivna i typsnittet Arial.
Fält: Fält för ifyllnad är alltid markerade med vitt. Tonade fält har en ljusgrön nyans och fylls i av den som administrerar formuläret och för administrativa ändamål. I vissa fall är även exempel markerade i ljusgrön färg för att skilja dem från de rutor som
ska fyllas i. Där det finns frågor som riktar sig till intervjuaren och/eller ska vara ifyllda på förhand av intervjuaren, är även
dessa är markerade i ljusgrön färg. Fält för summeringar av poängsummor efter intervjun är markerade i ljusgrönt.
Ifyllnad av fält:
Fält med symbol
Fält utan symbol
Fyll i text
Skriv in siffra (exempelvis vid ålder), markera alternativ med kryss (exempelvis vid kön) eller skriv in
markerat tecken (exempelvis två siffror för år vid markeringen Å Å).
Intervjuformulär
Vita fält
Tonade fält
Fylls i av intervjuaren
Frågan ställs ej till patienten, fylls i av intervjuaren
Enkäter
Vita fält
Tonade fält
Fylls i av patienten
Fylls i av behandlaren
Varje formulär har ett sidhuvud med gemensamma uppgifter. Första sidan av formuläret har ett ”komplett” sidhuvud medan
de följande sidorna har ett ”förenklat” sidhuvud.
2
4
Sidfoten innehåller formulärets namn, copyrightinformation samt information för att identifiera formuläret och formulärsversionen. Utöver detta finns text som tydliggör att formuläret i denna version endast får användas inom BUP-Stockholm samt
BUP:s logotyp i vitt.
Swanson, Nolan and Pelham Scale version 4 (SNAP-IV) Teacher and Parent Rating Scale. Formuläret är till för att screena
ADHD och Trotssyndrom hos unga. Upphovsmän: Swanson, Nolan & Pelham, 1983. Svensk översättning Mats K. Johnson.
Formuläret är med översättarens tillstånd anpassat för BUP Stockholm.
Rad 1: Namn på formuläret och eventuellt annan information.
Rad 2: Namn på författare och översättare, eventuellt annan information.
Rad 3: Text om att denna version är enbart avsedd för internt bruk inom BUP Stockholm
Normalt sett finns versioner i annan layout för användning utanför BUP-Stockholm och i vissa fall finns formulär med samma layout men med annan färgsättning för extern användning. Om ni behöver förmedla ett formulär för användning utanför BUP Stockholm, hör av er till David Öberg på Staben för mer information. Om möjlighet finns så förmedlar vi rätt version för extern användning till er.
Sidhuvud:
1
Sidfot:
3
5
6
9
10
7
8
Rad 4: Internt identifikations-/versionsnummer
Datum för senaste rättning eller revidering av formuläret. När korrekturfel upptäcks på en version ändras inte
versionsnumret men däremot datumet vilket ska reflektera när senaste ändring av något slag har skett. Se alltid till att om möjligt skriva ut formulär med det senaste datumet.
Formulär:
Formulärlayouten för respektive formulär följer oftast originallayouten men har anpassats till vårt formspråk.
Rad 1: Det kompletta sidhuvudet innehåller ① formulärets förkortning högst upp till vänster följt av ② formulärets namn och i
tillämpliga fall vem det är för (till exempel föräldraformulär eller lärarformulär). För formulär som består av flera sidor finns
längst upp till höger finns en ③ högerriktad pil som anger aktuellt sidnummer och totalt antal sidor. Denna pil vänds sedan
mot vänster på sista sidan.
Rad 2: innehåller ett fält för ifyllnad av ④ namn på eller kod för Behandlare eller HSA-ID. Detta är ljusgrönt och fylls i av den
som administrerar eller ansvarar för att formuläret fylls i. Efter följer i följande ordning fält för ⑤Patientnamn/patient-id, ⑥
patientens Ålder, ⑦ Kön samt ⑧ Datum för formulärets ifyllande.
Exempel från SNAP-IV
Rad 3: I de fall där någon annan fyller i formuläret med information om patienten (till exempel en förälder eller lärare), kommer huvudet att innehålla en tredje rad med uppgifter om personen som fyller i formuläret, ⑨ Namn, vilken ⑩ Roll/funktion
För mer information kontakta David Öberg på BUP Stockholm, Ledning och Stab.
personen har och eventuellt plats för förklarande text.
2
3