Handbok för beställare av tolk och översättning

Handbok för beställare av
tolk och översättning
Beställ tolk vardagar 8.00-17.00
0770-813 000
Vid akut behov av tolk innevarande kväll, natt eller helg
010-441 37 00
Förenkla dina beställningsrutiner genom vår webbtjänst TSR ONLINE
www.tsronline.se
Beställ översättning
010-211 72 10
oversattning@tolkformedlingvast.se
www.tolkformedlingvast.se
Beställ tolk
Beställning av tolk sker via telefon, 0770-813 000, eller via vår webbtjänst TSR ONLINE
www.tsronline.se. Våra tolkförmedlingskontor i Borås, Göteborg, Mariestad, Trollhättan och
Uddevalla når du vardagar mellan kl. 08.00–17.00.
Jourbeställningar
Vid akuta beställningar utanför kontorstid, ring 010-441 37 00 för att nå vår beställningsjour
(gäller endast vid akut behov av tolk innevarande kväll, natt eller helg). Om tolken behövs längre
tid än beräknat, försäkra dig om att tolken kan fortsätta att tolka. Om tolken inte kan det,
kontakta beställningsjouren. Ny tolkning vid senare tillfälle beställs alltid via beställningsjouren.
Beställ gärna via webb
Det finns många fördelar med beställning via TSR ONLINE www.tsronline.se:
 Du kan beställa tolk dygnet runt och du riskerar inte att behöva vänta i telefonkö.
 Du har ständig kontroll på dina beställningar. Allt är överskådligt och synligt.
 Se dina fakturaunderlag och aktuell kundinformation.
Observera att det inte är möjligt att göra akuta beställningar till samma dag eller nästföljande dag
via webben.
Ring eller mejla till ditt kontor för att få användarkonto till vår webbtjänst.
Planera dina tolkbeställningar
Beställ tolk i så god tid som möjligt. Ring till exempel samtidigt som du bokar tid med din
patient/klient. Efterfrågan på tolk är som störst mellan klockan 10.00–14.00, välj om möjligt en
annan tid.
Tänk på att ett samtal med tolk tar längre tid än ett vanligt samtal. Den tid som du angett vid
beställningen är den tid som är avsatt för uppdraget i tolkens dagsplanering. Det är viktigt att
avsluta i tid, annars riskerar tolken att bli sen till sitt nästa uppdrag. Om du behöver boka en ny
tid, ska alla beställningar och ändringar ska göras hos Tolkförmedling Väst. Detta gäller dagtid
såväl som jourtid, telefon- och platstolkning.
Det förekommer ofta att samma kund beställer flera tolkar till samma eller intilliggande
avdelningar, vid samma klockslag och samma språk. Om ni istället samordnar flera beställningar
kan ni få rabatt. Vid minst fyra timmar ges 10 % och vid minst sex timmar ges 20 % rabatt
(exklusive lunchrast).
Uppgifter vid beställning
När du kontaktar Tolkförmedling Väst behöver vi följande information:






datum och start- och sluttid
språk och eventuell dialekt
om det gäller platstolkning, telefontolkning eller meddelandeservice
kundnummer
om fakturan ska skickas till annan än beställaren, uppge betalande kunds kundnummer
samt namn och telefonnummer till kontaktperson
ditt namn och telefonnummer
Handbok för beställare av tolk och översättning, senast uppdaterad mars 2015
2






plats för besöket (ange särskilt om tolkningen ska ske på annan plats än besöksadress)
eventuellt personnummer eller LMA-nummer, samt namn på patient/klient
namn och yrkestitel på tolkanvändaren
ämne (att veta vad tolkningen ska handla om ger tolken värdefull möjlighet att förbereda
sig inför uppdraget)
om tolkningen ska genomföras för en grupp, meddela detta
vid telefontolkning, ange hur du vill hämta/få tolkens telefonnummer.
Hämta uppgifter inför telefontolkning
Inför en telefontolkning behöver du tolkens telefonnummer. Bokar du på webben hämtar du
namn och telefonnummer där efter klockan 15.00 dagen innan tolkningen ska äga rum. Om du
bokar via telefon kan du själv välja hur du vill ta emot uppgifterna, antingen via webben, mail,
sms eller fax.
Avbeställning
Behöver du avbeställa en tolkning ska det ske minst 24 timmar innan uppdragets starttid för att
du inte ska debiteras. Om avbeställningen sker senare debiterar vi för den beställda tiden, det
gäller alla tolktjänster. Avbeställning görs alltid på telefon.
Tolksamtalet
Tolkens arbete omfattas av strikta regler kring sekretess, jäv, opartiskhet och neutralitet. Läs mer
om det på vår hemsida http://www.tolkformedlingvast.se/tolk/yrkesetiskaregler.
Väntrum
Det är önskvärt att tolkarna inte sitter tillsammans med patienterna eller klienterna och väntar på
att tolkuppdraget ska börja. Hänvisa om möjligt tolkarna till en plats som är avskild från det
ordinarie väntrummet.
Sätt gärna upp information om era rutiner för tolkar – var ska de anmäla sig? Får de gå före i
kön?
Tänk på att tolkarna inte alltid vet namnet på den person de ska tolka för. Vi ber er därför att
alltid ropa upp tolk och bokningsnummer samtidigt som ni ropar upp patienten/klienten när
uppdraget ska börja. Detta för att säkerställa att ni får med er rätt tolk till besöket.
Bra att tänka på
 Innan samtalet börjar, låt tolken presentera sin roll på båda språken.
 Tala direkt till din besökare - inte till tolken. Använd jag-form och du/ni.
 Uttryck dig klart och tydligt, undvik svåra facktermer och långa meningar.
 Ibland behöver tolken fler ord för att översätta, till exempel om motsvarande ord saknas i
tolkspråket. Låt därför tolken alltid tala till punkt. Avbryt bara om du är osäker på om allt
du säger verkligen tolkas eller om du tror att tolken och klienten verkar föra ett samtal
som du står utanför.
 Kontrollera att du och din besökare förstått varandra rätt.
 Låt tolken få ta en paus under långa samtal.
 Vid hembesök ska du hämta/möta tolken utanför porten. Tolken går aldrig själv in till
patient/klient.
Handbok för beställare av tolk och översättning, senast uppdaterad mars 2015
3
När uppdraget är slut
När uppdraget är klart attesteras tolkens tolkrapport, gärna direkt av tolkanvändaren så att tolken
kan gå vidare till nästa uppdrag. Den faktiska start- och sluttiden för samtalet noteras i fältet för
kundens anteckningar. Om starttiden försenas på grund av att tolken kommer för sent måste det
noteras särskilt på tolkrapporten. Du har rätt till avdrag på priset vid försening. Glöm inte heller
att notera lunchuppehåll vid längre tolkningar, utan notering görs inget avdrag på priset.
Du behåller den understa delen av tolkblanketten, som underlag för kontroll mot fakturan.
Telefontolkning
Telefontolkning fungerar bra när det handlar om korta, enklare ärenden. Det finns några saker att
tänka på speciellt vid telefontolkning:






Se till att din utrustning är anpassad för telefontolkning och att det inte förekommer
störande ljud.
Kan du inte nå tolken, kontakta Tolkförmedling Väst omedelbart så söker vi tolken. Görs
inte detta så kommer du att debiteras för tolksamtalet.
Om du är sen eller om din patient/klient uteblir, meddela det till tolken som väntar på
ditt samtal.
Berätta för tolken vilka som finns i rummet. Tala en åt gången.
Om tolken behövs längre tid än beräknat, försäkra dig om att tolken kan fortsätta att
tolka. Om tolken inte kan det, kontakta Tolkförmedling Väst. Oftast kan vi hjälpa dig att
fortsätta samtalet med en annan tolk.
Ny tolkning vid senare tillfälle beställs alltid via Tolkförmedling Väst.
Beställ översättning
Vår översättningsservice åtar sig översättning av alla typer av dokument, till exempel journaler,
brev, rapporter, utredningar, broschyrer och intyg. Vi förmedlar översättningar på fler än 100
språk och hanterar också andra alfabeten än vårt latinska.
I många verksamheter finns standarddokument som med fördel kan översättas till de vanligaste
språken bland era patienter/klienter, där plats för till exempel namn och datum lämnas blankt.
Kontakta översättningsavdelningen per e-post, fax eller telefon.
Telefon: 010-211 72 10
Fax: 031-711 41 03
E-post: oversattning@tolkformedlingvast.se
Fakturering och kunduppgifter
Fakturering sker månadsvis. En enkel förteckning av uppdragen finns på fakturan. Specificerade
fakturaunderlag finns på vår webbtjänst TSR ONLINE (www.tsronline.se). Kontakta oss på
telefonnummer 0770-813 000, eller maila ditt tolkförmedlingskontor för att få användaruppgifter.
För tolkuppdrag som utförs vardagar 18.00–07.00, lördagar, söndagar samt storhelger tillkommer
OB-ersättning.
Handbok för beställare av tolk och översättning, senast uppdaterad mars 2015
4
Glöm inte att meddela oss snarast om ni byter fakturaadress, besöksadress etc.
Tolkförmedlingskontor
Du kan gärna kontakta ditt lokala tolkförmedlingskontor per e-post i fråga om fakturor, anmälan
om ändrad fakturaadress och för att få användaruppgifter:
Kontor
E-postadress
Platschef
Borås
sjuharad@tolkformedlingvast.se
Riitta Eklind
Göteborg
goteborgkund@tolkformedlingvast.se
Linda D. Sahlén
Mariestad
skaraborg@tolkformedlingvast.se
Caroline Jernevad
Trollhättan och Uddevalla
fyrbodal@tolkformedlingvast.se
Jhonny Lystad
Kundutbildning
Vi kommer gärna till er arbetsplats för att informera om vår verksamhet, ge er
tolkanvändarutbildning eller diskutera hur vi kan förbättra vårt samarbete. Vi skräddarsyr ett
program efter era specifika önskemål om innehåll och tid. Kontakta oss gärna för mer
information eller för att boka ett besök.
Kundansvarig i Göteborgsområdet:
Helena Jan
helena.jan@tolkformedlingvast.se
010-211 73 76
Kundansvarig i Fyrbodal, Sjuhärad och Skaraborg:
Ivana Egert
E-post: ivana.egert@tolkformedlingvast.se
Telefon: 010-211 73 73
Mer information om tolkanvändning och Tolkförmedling Väst finns på vår hemsida:
www.tolkformedlingvast.se.
Vi är tacksamma om du kontaktar oss med synpunkter angående den utförda tjänsten.
Synpunktsformulär för både tolkning och översättning finns på hemsidan.
.
Handbok för beställare av tolk och översättning, senast uppdaterad mars 2015
5
Handbok för beställare av tolk och översättning, senast uppdaterad mars 2015
6