Arbetsrutiner IN institutionsavtal

Studentavdelningen, Gruppen för internationell mobilitet 151007/LK
CHECKLISTA
INRESANDE utbytesstudenter inom Erasmus, Nordplus och institutionens egna avtal
Aktivitet
Genomgång av avtal
Vilka finns? Vad omfattas avtalet
av? Förnya och avsluta avtal
Vem gör vad och när?





Den som tecknar och/eller administrerar avtalen går igenom alla avtal på institutionen.
Avtalen tecknas oftast av prefekten och administreras av utbyteskoordinatorn.
Avtalen förnyas eller avslutas före sista utgångsdatum.
Avtalen skickas i original till samarbetsparters. En kopia till Studentavdelningen/Gruppen för internationell mobilitet för att läggas in i
databasen Moveon. En kopia behålls på institutionen.
För ämnesnätverk inom Nordplus etablerar respektive utbyteskoordinator kontakt med nätverkets huvudkoordinator som ansvarar för
ansökan/rapportering om medel och därmed för stipendier. Det är viktigt att veta vilka inresande utländska studenter som är utbytesstudenter
eftersom det påverkar studentstatus, försäkringar och andra förmåner.
Skicka ansökningsinformation till partneruniversitetet eller direkt till studenten.
För att samla in data från studenten finns det två rutiner att välja mellan och dessa hittar du på hemsidan:
http://www.su.se/medarbetare/studieadministration/internationellt-studentutbyte/inresande-studenter/registration-form-nya-rutinerinf%C3%B6r-vt16-1.245482
Utskick av information till
partners


Handläggning av inkomna
ansökningar

Insamlad data kontrolleras av koordinator på institutionen så att alla uppgifter är korrekta och den slutgiltiga listan skickas till regform@su.se
senaste den 17 maj/17 oktober.
Ansökan om bostad

Informera alla inresande utbytesstudenter som kommer på deras institutionsavtal att Stockholms universitet inte har någon bostadsgaranti och
att dom som inte får bostad av Housing Office måste hitta bostad på egen hand.
Utbytesstudenter ansöker om bostad innan dom är etablerade i Ladok så därför måste respektive utbyteskoordinator skicka en inresandelista
(med eller utan prioritering) till Housing Office via e-post: housingoffice@su.se. Housing Office godtar endast inresandelistor enligt mallen
Regform och bostadslista, MALL (xls) (66 Kb) . Deadline för att skicka in inresandelistan för inresande utbytesstudenter för höstterminen är
alltid 17 maj och för vårterminen är det 17 oktober. Om inresandelistan inte kommer in i tid så får dom inresande utbytesstudenter på det
institutionsavtalet inte bostad i den den första fördelningen.
Utbyteskoordinator får prioritera andra internationella studenter på inresandelistan, men det betyder att det blir färre rum för
utbytesstudenterna.
Se till att studenternas e-postadresser som anges i mallen ”Regform och bostadslista” är korrekta
Informera Housing Office om studenter som hoppar av sitt utbyte så att en eventuell omfördelning av bostad kan ske så fort som möjligt.




Studentavdelningen, Gruppen för internationell mobilitet 151007/LK
Etablering, antagning och
registrering i LADOK


Information inför ankomst




Confirmation of Arrival
Changes to L A
Transcripts

Kontaktpersoner


Gruppen för internationell mobilitet etablerar studenterna i LADOK och ger dem ett interimspersonnummer (=P-nummer), och antar studenten
i LADOK (SA06). Information från institutionerna används som underlag för detta.
Institutionen registrerar studenten i LADOK. Utbyteskoordinator kontrollerar att alla inkommande utbytesstudenter är inlagda i LADOK. Detta
är viktigt för helårsstudenter, helårsprestationer, SU:s statistik, Kammarkollegiets försäkring, mm.
Institutionen meddelar sina respektive studenter vilka P-nummer de tilldelats.
Utbyteskoordinator skickar ut kurs-, registrerings- och annan typ av institutionsrelevant information till de antagna studenterna.
Uppmana studenterna att delta på Orientation Day som arrangeras av Studentavdelningen/Gruppen för internationellt mobilitet.
Generell information och bostadsinformation som berör samtliga inkommande utbytesstudenter skickas till Sektionen för bostadsförsörjning
(Housing Office).
Studenter från olika länder har oftast med sig olika typer av blanketter såsom t ex Confirmation of Arrival/Departure, Changes to Learning
Agreement etc som signeras och stämplas av utbyteskoordinator och i vissa fall av handläggarna centralt.
Transcripts, dvs studieintyg, kan utfärdas av utbyteskoordinatorer och/eller LADOK-ansvariga på institutionerna samt av handläggare på
Studentavdelningen. Studenterna själva kan skriva ut studieintyg genom webbfunktionen mitt universitet.
Kontaktpersoner för frågor angående inresande utbytesstudenter på Gruppen för internationell mobilitet är:
Lorana Kuruzovic, lorana.kuruzovic@su.se , 08-16 48 95 och Åsa Landes åsa.landes@su.se, 08-16 21 29 och Mascha Schepers
mascha.schepers@su.se, 08-16 25 77
Länksamling:
-
Blankettarkiv studentutbyte: http://www.su.se/medarbetare/service/blanketter-mallar/studieadministration