Anbudsbegäran intranätplattform

ANBUDSBEGÄRAN
1(13)
Datum
Dokumentets id
2015-10-15
IT/2015/11
Dokumentansvarig
Mottagare
Ronny Holmström-Wall
Öppen anbudsbegäran
Anbudsbegäran intranätplattform
Anbudsbegäran ................................................................................................................. 1
Upphandlingens omfattning och förutsättningar .......................................... 2
Uppdragsbeskrivning ................................................................................................ 2
Lämnande av anbud ................................................................................................... 3
Utvärdering ................................................................................................................... 4
Krav på anbudsgivare ............................................................................................... 5
Krav på anbudet .......................................................................................................... 5
B1-B3 Intranätets egenskaper.................................................................................... 6
Bakgrund ........................................................................................................................ 6
B4-B11 Basfunktioner............................................................................................... 7
B12 Innehåll och sidtyper ....................................................................................... 9
B13 För redaktörer/administratörer .............................................................. 12
B14 Tjänster ............................................................................................................... 12
Anbudsbegäran
Ålands gymnasium (nedan även benämnt ÅG) begär härmed anbud på
en intranätplattform. Anbudsbegäran ska leda till avtal som tecknas med
leverantör. Avsikten är att inom ramen för denna upphandling få en
intranätplattform med potential för fortlöpande utveckling.
Kontaktperson under anbudstiden
Kontaktperson vid Ålands gymnasium under anbudstiden är
IT-chef Ronny Holmström-Wall
tfn +358 457 529 5050
E-post ronny.holmstrom@gymnasium.ax
Adress
Ålands gymnasium
PB 150
AX-22101 MARIEHAMN
ÅLAND
Telefon
+358-18- 532 580
www-adress
www.gymnasium.ax
E-post
info@gymnasium.ax
2(13)
Upphandlingens omfattning och förutsättningar
Ålands gymnasium söker en partner med kreativa, engagerade och
tekniskt skickliga medarbetare för uppdrag inom intranätutveckling.
Ålands gymnasium har idag inget intranät så arbetet börjar från noll.
Därmed ska heller ingen data migreras.
Interna utredningar har gjorts under det senaste året omfattande
målgruppsanalys, user stories, funktionsbeskrivningar och ett antal
skissartade wireframes. Behovskartläggningen uppfattar vi därmed att
är väl dokumenterad på ett övergripande plan.
Intranätlösningen ska förverkligas i en open source plattform. Denna
upphandling omfattar en basplattform som kan utvecklas och byggas
vidare på. Ålands gymnasium använder Drupal som plattform för den
externa webben. Vi ser direkt nytta om vissa funktioner i intranätet kan
användas för att publicera information till eller integreras med externa
webben.
Upphandlingen omfattar
 Genomgång av förarbetet med ÅG
 utveckling av sidmallar, struktur och navigation
 funktionalitet enligt detta dokument
 leverans, implementation och driftsättning
 system och användardokumentation
 utbildning av administratörer och redaktörer
Uppdragsbeskrivning
Kravarbete
Tillsammans med Ålands gymnasium gå igenom det förarbete som är
genomfört samt vid behov stöda ÅG vad gäller specificeringar och
kompletteringar.
Utvecklingsarbete
Utvecklingen av intranätplattformen sker i via en kontinuerlig dialog
med Ålands gymnasium. Delresultat publiceras i en dev-plattform för
testning och visning. Avstämningsmöten hålls regelbundet.
Implementering
Installation och driftsättning av lösningen samt bistå ÅG vid
integrationer mot övriga system till den del det gäller
intranätplattformens funktioner och krav. Systemtester bör genomföras
i samband med implementeringen.
Dokumentation och utbildning
System- och användardokumentation bör tillhandahållas samt
utbildning för administratörer och huvudredaktörer.
3(13)
Support
I anbudet bör ingå en supporttid om minst två månader efter
driftsättning samt förslag på hur eventuell fortlöpande support kan
avtalas om.
Lämnande av anbud
Anbud ska vara Ålands gymnasium tillhanda senast fredagen den 6
november 2015 kl 15:00.
Anbud lämnas per e-post till adressen info@gymnasium.ax riktat till ITchef Ronny Holmström-Wall eller per post till:
Ålands gymnasium
IT-chef –Ronny Holmström-Wall
PB 150
AX-22101 Mariehamn
Ange som e-postens meddelande/märk kuvertet med ”anbud intranät”.
Anbud inlämnade per e-post ska levereras i PDF-format.
Anbudet ska vara giltigt åtminstone till 31.12.2015. Anbudet ska vara
undertecknat av behörig firmatecknare. För anbud inlämnade per e-post
kan digital signering eller inskannat anbud användas. Anbud som
lämnas in per e-post ska skickas från en e-postadress inom företagets
officiella e-postdomän.
Upphandlingsform
Denna upphandling genomförs som en öppen upphandling enligt Ålands
landskapsregerings beslut (ÅFS 2006:41) gällande upphandlingar.
Upphandlingsformen medger inte förhandling varför det är av stor
vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att
bästa villkor/pris lämnas i anbudet.
Annonsering
Annonsunderlaget för denna upphandling har sänts till Tidningen Åland
och Nya Åland samt publiceras på Ålands gymnasiums webbplats
www.gymnasium.ax som fungerar som myndighetens officiella
anslagstavla.
Frågor under anbudstiden
Frågor under anbudstiden lämnas skriftligt via e-post till
kontaktpersonen senast sju dagar innan anbudstidens utgång. Endast
skriftliga svar är bindande för Ålands gymnasium.
Offentlig handling
Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i
landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet.
4(13)
Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts
eller om upphandlingen avbryts. När upphandlingskontrakt sluts blir
som huvudregel alla anbud offentliga handlingar.
Utvärdering
Efter anbudstidens utgång öppnas samtliga anbud och först kontrolleras
att kraven på anbudsgivare (se sid 5) är uppfyllda.
 Endast de anbudsgivare som bedöms fylla kraven går vidare till en
kontroll av att samtliga ska-kraven är uppfyllda. Om de inte är uppfyllda
beaktas inte anbudet vidare.
 Därefter görs en värdering av bör-krav, enligt nedanstående
utvärderingsmetod:
Det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt kravlista och
viktprocent kommer att antas
 Pris
vikt 60 %
 Bör-krav vikt 40 %
Pris
Anbudet gäller ett totalpris för leveransen enligt specifikation. Anbudet
med det lägsta totalpriset erhåller tre poäng. Poängtalet för de övriga
anbuden beräknas enligt följande: Poäng = lägsta pris/givet anbudspris
x 3. Vid bedömningen används två decimaler med matematisk
avrundning.
Bör krav
Ålands gymnasium gör en bedömning av inkomna lösningsförslag. Vid
bedömningen av bör-kraven används information som framkommer i
anbudet.
Varje bör-krav tilldelas 0-3 poäng enligt följande skala
Poäng
Bedömning
0
Saknas eller ofullständigt beskrivet i anbudet
1
Låg
2
Medel
3
Hög
Samtliga erhållna poäng summeras och divideras med antalet bör-krav.
För bedömningen ansvarar Ålands gymnasiums projektgrupp för
intranätet.
Sammanräkning och resultat
Anbudsgivarens slutpoäng för respektive kriterium multipliceras med
den vikt-% som gäller för det kriteriet. Summan av dessa utgör
anbudsgivarens totalpoäng. Det anbud som erhåller flest totalpoäng
antas. För det fall två eller flera anbud efter utvärderingen betraktas
5(13)
som likvärdiga (erhållit samma totalpoäng) kommer anbuden att
rangordnas enligt pris.
Tilldelningsbesked
Samtliga anbudsgivare kommer att få meddelande om beslut. En
besvärsanvisning bifogas delgivningen.
Avslutad upphandling
Upphandlingen avslutas i o m att Ålands gymnasium beslutar i ärendet.
Anbudsgivaren förbinds därmed till leverans enligt inlämnat anbud.
Ålands gymnasium förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet
eller delar av det. Ålands gymnasium förbehåller sig också rätten att inte
anta något av de inlämnade anbuden.
Krav på anbudsgivare
Anbudsgivaren ska kunna leverera hela intranätplattformen och
tillhörande tjänster som ingår i anbudsbegäran. Om underleverantörer
används tecknar Ålands gymnasium inte avtal direkt med dessa.
Ekonomisk och finansiell ställning
Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att
denna klarar av att fullgöra uppdraget. Anbudsgivaren ska även ha
betalat skatter och lagstadgade socialskyddsavgifter.
Intyg, beskrivning mm
Anbudsgivaren bekräftar ovan ställda krav genom att bifoga:
Anbudsgivarens kontaktuppgifter, FO-/organisationsnummer och
ansvarig person.
En kortfattad beskrivning av företaget t.ex. företagsform, år i branschen,
verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning,
supportvillkor osv.
Krav på anbudet
Anbudsgivaren ska tillhandahålla följande:
 S1
Totalpris för intranätplattform enligt anbudsbegäran
 S2
Specificerat pris på plattformen, utbildning av redaktörer och
administratörer samt driftsättning.
 S3
Anbudets giltighetstid
 S4
Leveransdatum och leveransvillkor
 S5
Supportupplägg och villkor
 S6
Köpevillkor
 S7
Produktbeskrivning av plattformen
6(13)
Anbudet bör uppfylla kriterierna enligt:
 B1-B3
Intranätets egenskaper
 B4-B11
Basfunktioner
Pris
Samtliga prisuppgifter ska anges i euro exklusive moms.
B1-B3 Intranätets egenskaper
Bakgrund
Ålands gymnasium är en förvaltningsmyndighet som bedriver
utbildningsverksamhet inom två skolor, Ålands lyceum och Ålands
yrkesgymnasium. Därtill finns en vuxenutbildningsenhet vid Ålands
yrkesgymnasium. Det totala antalet anställda uppgår till ca 240
personer.
Till förvaltningsmyndigheten hör förutom administration och
ekonomi även stödfunktioner som skolrestaurangerna, lokalvård,
vaktmästeri och IT. Verksamheten är utspridd på fem olika adresser i
Mariehamn. Ålands gymnasium har som organisation existerat i endast
fyra år och organisationsbygget pågår fortfarande.
Effektmålet med att arbeta fram ett ändamålsenligt intranät är att öka
transparensen, underlätta och stödja informationsflödet och
kommunikationen inom organisationen.
Ålands gymnasium har med andra ord som mål att inte enbart
förbättra och förenkla informationstillgången och tillgängligheten på
information utan även att stimulera kommunikation och kollaboration
inom och mellan organisationens olika enheter.
B1 Open source intranätsplattform
Intranätplattformen ska vara byggd i en open source plattform. Ålands
gymnasium använder Drupal som plattform för den externa webben
varför vi ser Drupal som det naturliga valet även för intranätet.
B2 Gemensamt intranät för alla anställda
Intranätet ska i basutförandet vara gemensamt för alla anställda inom
Ålands gymnasium. Lösningen ska förverkligas som ett extranät, dvs.
vara åtkomligt via internet via inloggning. Studerande har inte
tillsvidare åtkomst till intranätet. Strukturen och flexibiliteten i
plattformen bör dock vara sådan intranätet kan utvecklas till en
plattform även för studerande i framtiden.
Inloggningen till intranätet i Ålands gymnasiums nätverk ska fungera
med Single Sign On. Är man inloggad mot nätverket är man också
inloggad i intranätet med sin personliga identitet. Ålands gymnasium
använder NetIQ eDirectory som katalogtjänst.
7(13)
B3 Rollstyrt intranät
Intranätet bör vara rollstyrt. En roll beaktar vi som en katalogiserad
relation till Ålands gymnasium som arbetsgivare. Exempel på en
katalogiserad relation är tillhörighet som på en övergripande nivå kan
vara
Ålands gymnasium (förvaltningsmyndigheten)
Ålands lyceum (skola 1)
Åland yrkesgymnasium (skola 2)
Vuxenutbildningen
Alla anställda ska höra till en övergripande roll. Därutöver finns ett
flertal roller som baserar sig på arbetsuppgifter, placering i
organisationen, beslutsnivå och behörigheter osv. Exempel:
 Kansli
 Restaurang
 Lokalvård
 Fastighet
 Lärare, som dessutom ska kunna kategoriseras enligt utbildningsprogram,
huvudämne eller motsvarande indelning av kollegierna.
Med hjälp av rollerna ska såväl behörigheter som synlighet
(innehållsstyrning) kunna anpassas. Rollerna bör kunna modifieras.
Exempelvis finns det olika och varierande konstellationer av lärarlag
och andra arbets- och projektgrupper inom och tvärs över de båda
skolgränserna och myndigheten
Utgångspunkten är ändå att så lite som möjligt av informationen
behöver och ska låsas in. Rollstyrningen ska främst handla om att de
olika personalgrupperna i första hand ser för dem relevant information.
B4-B11 Basfunktioner
B4 Version 1.0
Vi vill i denna upphandling kravspecificera version 1.0 av intranätet.
Detta för att vi vill
 få en grundläggande utvecklingsbar lösning för ett väl fungerande och
användarvänligt intranät
 få en plattform med basfunktioner som ska kunna utvecklas och utökas
efter behov
Följande basfunktioner behöver ingå i version 1.0
B5 Gränssnitt
 Designen bör vara responsiv och mycket väl anpassad för användning i
smartphones, surfplattor och PC/Mac (Bootstrap)
 Intranätet bör stöda de vanligaste webbläsarna: Google Chrome, Firefox,
Safari, Internet Explorer, Edge
8(13)
 Kodningen av sidorna bör klara W3C:s kodvalideringstest.
 Layout och design bör i första hand vara tydliga och rena. Gränssnittet bör
såväl till utseende som funktioner vara modernt och intuitivt, typsnitten
och färgskalorna väl avvägda.
B6 Sök
 En väl fungerande sökfunktion som utgår från ett väl avvägt val av
sökmotor.
 Sökfunktionen bör vara tydligt tillgänglig på alla sidor.
 Sökfunktionen bör söka i allt innehåll, sidor, nyheter, personer,
kalenderhändelser och dokument.
 För dokument gäller fulltextsökning.
 Kalendern ska stöda prenumeration via iCal. Användaren bör själv kunna
bestämma vilka kategoriers möten man vill prenumerera på (t.ex. en
lärare på Ålands lyceum vill i första hand prenumerera på händelser som
berör den skolan).
 Kalenderhändelser ska även kunna visas som lista på valda sidor.
B7 Förslagshantering
Anställda bör kunna lämna in förbättrings/utvecklingsförslag till Ålands
gymnasium via intranätet via ett fördefinierat formulär. En
administratör bör kunna hantera förslagen och koppla dem till en
ansvarsperson. Vi utgår från att inkomna förslag i första hand ska vara
öppna för alla anställda att se. Det behöver framkomma förslagsställare,
förslagets status och ansvarsperson. Förslagsställare ska kunna döljas.
Det behöver också vara möjligt att dokumentera åtgärderna och kvittera
ett förslag som behandlat och slutfört. Listningen bör visa tid som
förlöpt sedan förslaget lämnades in så länge det är inte är slutfört. Det
bör gå att sortera och filtrera samt söka i förslagen.
B8 Dokumenthantering
Ålands gymnasium producerar dokument i form av t.ex. agendor och
protokoll, beslut, policydokument och andra styrdokument,
handlingsplaner, handböcker, informationsmaterial, läroplaner osv.
Intranätet bör byggas så att det går snabbt och enkelt att hitta det
dokument man letar efter.
Publiceringen av nya dokument bör ha en notifieringsfunktion så att
senast inlagda/nya dokument puffas för på huvudsidorna enligt valda
kategorier. Det bör också vara möjligt att prenumerera på valda
kategorier av nya dokument (t.ex. vissa protokoll och beslut).
Dokumenthanteringen i sin slutliga form kan bli föremål för
överväganden mellan kund och leverantör. I anbudet bör dock beskrivas
en idé för hur detta kunde förverkligas.
9(13)
B9 Kollaboration
Arbetsgrupper, lärarlag och liknande ad hoc sammanslutningar bör
kunna samarbeta och kommunicera inom plattformen (spaces). Därmed
behöver man t.ex. kunna hantera sin egen profil samt skapa och delta i
olika grupper. Ett exempel på samarbete är diskussion kring ett utkast
till dokument eller en arbetsgrupp som har ett visst uppdrag att
genomföra. Diskussion, dokument, dela länkar ska åtminstone vara
möjligt. Det ska även vara möjligt att statusuppdatera och
arkivera/markera arbetet som slutfört. Innehållet ska därmed
fortfarande vara sökbart och synligt.
B10 Mediabibliotek
Plattformen bör innehålla ett mediabibliotek för ljud, bild och videofiler.
Befintligt media ska enkelt kunna hittas av redaktörer och användas på
sidor. Även videofiler ska kunna bäddas in.
B11 Huvudsidor
För alla förslag på sidlösningar bör en aktiv dialog mellan kund och
beställare föras. Startsidan för alla som kommer till intranätet är
gemensam och visar information från hela Ålands gymnasium/ alla
verksamheter. Denna startsida kan samtidigt utgöra myndigheten
Ålands gymnasiums huvudsida. Detta eftersom information om och från
myndigheten ofta berör samtliga andra enheter. Övriga huvudsidor är
åtminstone:
 Skolan Ålands lyceums huvudsida, där information som är kategoriserad
som Ålands lyceum i första hand visas.
 Skolan Ålands yrkesgymnasiums huvudsida, där information som är
kategoriserad som Ålands yrkesgymnasium visas.
 Vuxenutbildningen behöver sin egen huvudsida där information som är
kategoriserad som vuxenutbildning i första hand visas.
B12 Innehåll och sidtyper
Innehåll och innehållstyper bör byggas och läggas upp så att fortsatt
utveckling av intranätet är möjlig. Typsnitt, rubriknivåer osv ska styras
av stilmallar. Exempel på innehållsbehov:
Sidor
En sida ska innehålla åtminstone: rubrik, ingress, brödtext och
huvudbild som option. Bilder ska även kunna infogas i brödtexten.
Brödtexten ska kunna redigeras med en mångsidig texteditor.
I form av metadata ska visas åtminstone vem som publicerat sidan,
när den publicerats och när den är senast uppdaterad.
En sida ska kunna kopplas till kontaktpersoner, relaterade dokument,
eventuella interna och externa länkar, eventuell faktaruta.
10(13)
En sida ska kunna taggas med fördefinierade eller nya taggar. Sidor
ska gå att avpublicera/publicera och detta bör kunna tidsstyras.
Redaktören bör kunna välja om kommenteringsmöjlighet är av eller på
för varje enskild sida.
Sidor ska kunna bestå av flera olika element (block) för enkel visning
av samma innehåll på flera sidor.
Nyhetspublicering samt arkiv.
 Nyheter ska kunna publiceras som lista eller som en mer synlig
”huvudnyhet/puff”.
 En nyhet bör innehålla fält för sammanfattning som kan visas i
nyhetslistning.
 Användningen av bild i nyheter är valfri. Storlek och placering
fördefinierad.
 Nyhetspublicering och avpublicering ska kunna tidsstyras.
 För nyhet bör kunna visas redaktörens namn samt publiceringsdatum och
–tid samt samma information om eventuell uppdatering av nyheten.
 En huvudredaktör ska kunna arrangera ordningen på nyheterna i lista
samt bestämma hur många nyheter som visas.
 Nyheter ska kunna listas i sidospalt eller huvudspalt på valfri sida.
 Nyheter ska kunna kategoriseras/ taggas vilket även ska kunna styra
visningen på olika sidor.
 Användare ska kunna prenumerera på valfria kategorier av nyheter.
Kalender
 Kalendervisning bör finnas både i lista och grafiskt enligt de vanligaste
vyerna (dag, vecka, månad, år). Eventuellt även både komprimerad lista
med enbart rubrik och vanlig lista med rubrik och mer info.
 De olika enheternas/kollegiernas/stödfunktionernas osv
kalenderhändelser ska på ett tydligt sätt kunna skiljas åt med färg eller
ikon, eller annat sätt som leverantören föreslår.
 Kalenderhändelsernas visning ska kunna filtreras av användaren själv till
viss mån.
 Leverantören bör föreslå ett kalenderupplägg med eventuella globala och
enhetsspecifika kalendrar.
 Anställda ska kunna föreslå en kalenderhändelse för redaktör som kan
godkänna den. Baserat på roll och behörighet ska vissa användare kunna
publicera händelser direkt.
 Kalendrar ska även vara sökbara
 Särskilt vuxenutbildningen har behov av att kunna generera en
kurskalender utgående från inlagda händelser, dvs. en mera omfattande
listning med mera detaljer om varje kurs. Det exakta behovet utreds via
dialog mellan ÅG och leverantören.
Kalendern kommer att användas bland annat för att:
11(13)
 informera om interna möten såsom styrelsemöten, ledningsgruppsmöten,
arbetsgruppsmöten, kollegiemöten osv.
 informera om besök till och från Ålands gymnasium
 Händelser under året, som högtider, läsårets tider, lov, interna evenemang
och händelser (personaldagar, erbjudanden från utbildningsprogrammen,
mässor, utställningar osv).
Dokumentarkiv/dokumentbibliotek
Dokumentarkivet ska kunna hantera en de vanligaste filformaten.
Ålands gymnasium har dock som främsta mål att effektivt kunna
publicera dokument som genereras från .docx format till lämpligt
webbformat för smidig och snabb visning av innehållet utan behov av
externa program – direkt visning i webbläsaren med andra ord. Den
tekniska lösningen för detta är föremål för överväganden och diskussion
mellan ÅG och leverantör.
 Dokumenten kan också utgöras av blankettformulär i PDF-format.
 Dokumenthanteringen behöver också en utskriftsfunktion.
 Alla dokument ska vara sökbara, även fulltext. Metadata i form av
kategorier och nyckelord ska kunna anges och även användas som filter.
 En redaktör ska kunna puffa för ett dokument samt ange en tydlig
beskrivning av dokumentets innehåll (såväl ange ett annant visningnamn
än filnamnet och kunna ge en kort beskrivning av dokumentet vid behov)
Personalhandbok
 Personalhandboken bör kunna förverkligas enligt wikityp med artiklar
och underartiklar som visas i en tydlig navigation. Innehållet ska också
kunna listas från A till Ö och som allt annat vara fullt sökbart på nyckelord
och fulltext.
Personliga profilsidor/kontaktuppgifter
 Samtliga anställdas kontaktuppgifter och annan relevant information
kommer att hämtas via integration med det studieadministrativa
systemet.
 Det ska också vara möjligt att lägga upp personliga profiler manuellt (t.ex.
för styrelsemedlemmar).
 Anställda ska kunna lägga till viss information själva, men information
som importeras ska ej gå att ändra i intranätplattformen.
Formulär
 Formulär behöver kunna användas även för annat än för den redan
nämnda förslagshanteringen. Hanteringen av formulärfälten behöver
därför vara flexibel och anpassningsbar.
Diarium
 En diarielösning som följer en fördefinierad serie där följande handling
automatiskt föreslås följande lediga diarienummer. Fält som behövs för
12(13)
detta är åtminstone: diarienummer, datum, utgående/inkommande,
ansvarsperson (tjänst), datum, länk eller filbilaga, beskrivning.
Polls
 En redaktör ska kunna lägga upp omröstningar som ska kunna puffas
för/visas på huvudsidorna vid behov.
B13 För redaktörer/administratörer
Språket i administratörsgränssnittet för redaktörer bör vara svenska
och om möjligt med dubbla språk även engelska.
Användarvänlighet
Administrationsgränssnittet skall vara snabbt och lättarbetat och så få
och logiska handgrepp som möjligt för att uppnå önskad effekt.
Administrationsnivåer
Administrationsgränssnittet skall ha möjlighet till olika admin- och
gruppnivåer. Redaktörer ska kunna få redaktörsbefogenheter även för
avgränsade delar av intranätet.
Bädda in innehåll
Möjlighet bör finnas för redaktören att infoga HTML/Javascript/php, ex.
gadgets från social medier som twitter eller dylikt.
Påminnelsefunktion
En redaktör skall kunna ställa in en påminnelse om när en sida behöver
ses över och uppdateras.
Söka och sortera
Redaktörer skall dels på ett enkelt sätt se och sortera allt innehåll som
han/hon skapat eller redigerat, dels på ett enkelt sätt söka i allt material
på webbplatsen.
B14 Tjänster
Utbildningstjänster och dokumentation
Administratörer och redaktörer behöver få utbildning i hur intranätet
fungerar och hur det ska uppdateras och underhållas. Även lathundar/
digitalt material bör finnas tillgängligt för redaktörer omfattande de
vanligaste redaktörsprocesserna som t.ex. uppdatera en sida, publicera
en nyhet osv.
IT-personalen behöver information och dokumentation om drift och
kraven på integrationslösningar mot plattformen. Om installation och
driftsättning i Ålands gymnasiums IT-miljö avtalas skilt.
Dokumentationen ska även omfatta teknisk dokumentation av
lösningen, tex listning och beskrivning av använda tekniklösningar,
moduler osv.
13(13)
Ålands gymnasium har en intern arbetsgrupp för utveckling av
intranätet. Vi ser en kontinuerlig dialog och återkommande workshops
mellan leverantören och Ålands gymnasium som nödvändiga för ett
lyckat resultat.
Ett första steg efter att upphandlingen avgjorts är att gemensamt
besluta om arbetsformer, beslutsformer i processen, milstolpar,
kontaktpersoner och mötesfrekvens.
Ronny Holmström-Wall, IT-chef