Anbudsbegäran bärbara datorer

ANBUDSBEGÄRAN
1(6)
Datum
Dokumentets id
2015-11-04
Ag-it13-2015
Dokumentansvarig
Mottagare
Ronny Holmström-Wall
Anbudsbegäran bärbara datorer
Ålands gymnasium begär härmed anbud på bärbara datorer och
kringutrustning samt tjänster enligt nedanstående.
1. Anbudsbegärans innehåll
Detta dokument är indelat i fem avsnitt
1. Anbudsbegärans innehåll
2. Omfattning och förutsättningar
3. Krav på anbudsgivare
4. Kravspecifikation
5. Anbudets innehåll
2. Upphandlingens omfattning och förutsättningar
Upphandlingen omfattar 40 st. bärbara datorer för användning inom
verksamheten i Datanomprogrammet på Ålands yrkesgymnasium samt
kringutrustning och programvaror kring införandet av de bärbara
datorerna i verksamheten.
Upphandlingen ska godkännas av Ålands gymnasiums styrelse.
2.1 Kontaktuppgifter
Frågor om upphandlingen under anbudstiden riktas till
IT-chef Ronny Holmström-Wall, +358 457 529 5050
ronny.holmstrom@gymnasium.ax
eller
Programansvarig Datanom, Jimmy Jansson, +358 18 26044
jimmy.jansson@gymnasium.ax
2.2 Lämnande av anbud
Anbud ska vara Ålands gymnasium tillhanda senast fredag 20.11.2015
kl 15:00. Anbud lämnas per e-post till info@gymnasium.ax eller per
post till:
Adress
Ålands gymnasium
PB 150
AX-22101 MARIEHAMN
ÅLAND
Telefon
+358-18- 532 580
www-adress
www.gymnasium.ax
E-post
info@gymnasium.ax
2(6)
Ålands gymnasium
IT-chef Ronny Holmström-Wall
PB 150
AX-22101 Mariehamn
Märk kuvertet med eller ange som e-postmeddelandets ämne
”anbud it 13/2015”
Anbud inlämnade per e-post ska levereras i PDF-format.
Anbudet ska vara giltigt i minst 30 dagar efter anbudstidens utgång.
Anbudet ska vara undertecknat av behörig firmatecknare. För anbud
inlämnade per e-post kan digital signering eller inskannat anbud
användas. Anbud som lämnas in per e-post ska skickas från en epostadress inom företagets officiella e-postdomän.
2.3 Upphandlingsform
Denna upphandling genomförs som en öppen upphandling enligt Ålands
landskapsregerings beslut (ÅFS 2006:41) gällande upphandlingar.
Upphandlingsformen medger inte förhandling varför det är av stor
vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och
att bästa villkor/pris lämnas i anbudet.
2.4 Annonsering
Upphandlingen utannonseras i tidningspressen på Åland samt
publiceras på Ålands gymnasiums webbplats www.gymnasium.ax som
fungerar som myndighetens officiella anslagstavla.
2.5 Frågor under anbudstiden
Frågor under anbudstiden lämnas skriftligt via e-post till
kontaktpersonerna senast sju dagar innan anbudstidens utgång. Endast
skriftliga svar är bindande för Ålands gymnasium.
2.6 Offentlig handling
Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i
landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet.
Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts
eller om upphandlingen avbryts. När upphandlingskontrakt slutits blir
som huvudregel alla anbud offentliga handlingar.
2.7 Utvärdering
Efter anbudstidens utgång öppnas samtliga anbud och först
kontrolleras att kraven på anbudsgivare i kapitel 3 är uppfyllda.
 Endast de anbudsgivare som bedöms fylla kraven går vidare till en
kontroll av att samtliga ska-kraven är uppfyllda. Om de inte är uppfyllda
beaktas inte anbudet vidare.
3(6)
 Sedan görs en värdering av bör-krav, enligt nedanstående
utvärderingsmetod:
Det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt kravlista och vikt% kommer att antas:
 Pris
vikt 60 %
 Bör-krav vikt 40 %
2.8 Pris
Anbudet gäller ett totalpris för all utrustning enligt specifikation.
Anbudet med det lägsta totalpriset erhåller tre poäng. Poängtalet för de
övriga anbuden beräknas enligt följande: Poäng = lägsta pris/givet
anbudspris x 3. Vid bedömningen används två decimaler med
matematisk avrundning.
2.9 Bör krav
Vid bedömningen av bör-kraven används information som framkommer
i anbudet.
Varje bör-krav tilldelas 0-3 poäng enligt följande skala
Poäng
Bedömning
0
Saknas eller ofullständigt beskrivet i
anbudet
1
Låg
2
Medel
3
Hög
Samtliga erhållna poäng summeras och divideras med antalet bör-krav.
För bedömningen ansvarar IT-avdelningens och datanomprogrammets
personal vid Ålands gymnasium.
2.10 Sammanräkning och resultat
Anbudsgivarens slutpoäng för respektive kriterium multipliceras med
den vikt% som gäller för det kriteriet. Summan av dessa utgör
anbudsgivarens totalpoäng. Det anbud som erhåller flest totalpoäng
antas. För det fall två eller flera anbud efter utvärderingen betraktas
som likvärdiga (erhållit samma totalpoäng) kommer anbuden att
rangordnas enligt pris.
2.11 Tilldelningsbesked
Samtliga anbudsgivare kommer att få meddelande om beslut. En
besvärsanvisning bifogas delgivningen.
2.12 Avslutad upphandling
Upphandlingen avslutas i o m att Ålands gymnasiums styrelse fattar
beslut i ärendet. Anbudsgivaren förbinds därmed till leverans enligt
inlämnat anbud.
4(6)
Ålands gymnasium förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet
eller delar av det. Ålands gymnasium förbehåller sig också rätten att inte
anta något av de inlämnade anbuden.
3. Krav på anbudsgivare
Anbudsgivaren ska kunna leverera all den utrustning och tjänster som
ingår i anbudsbegäran. Om tillverkaren av utrustningen tillämpar ett
auktoriseringssystem så ska anbudsgivaren vara auktoriserad
återförsäljare.
3.1 Ekonomisk och finansiell ställning
Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att
denna klarar av att fullgöra uppdraget. Anbudsgivaren ska även ha
betalat skatter och lagstadgade socialskyddsavgifter.
3.2 Intyg, beskrivning mm
Anbudsgivaren bekräftar ovan ställda krav genom att till anbudet bifoga
Anbudsgivarens kontaktuppgifter, FO-/organisationsnummer och
ansvarig person.
En kortfattad beskrivning av företaget t.ex. företagsform, år i branschen,
verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning,
garanti- och servicevillkor etc.
4. Kravspecifikation
Anbudsgivaren ska tillhandahålla följande:
 S1
Totalpris för komplett utrustning enligt anbudsbegäran
 S2
Detaljpris per enhet och kringutrustning
 S3
Anbudets giltighetstid
 S4
Leveransdatum och leveransvillkor
 S5
Garantitid samt vad garantin omfattar
 S6
Köpevillkor
 S7
Produktbeskrivning för enheterna och kringutrustning
Anbudet bör uppfylla kriterierna enligt:
 B1-B3
Specifikationskrav enligt kapitel 5
4.1 Anbudets innehåll
Anbudet ska innehålla följande uppgifter:
 Totalpris för utrustningen enligt anbudsbegäran, alternativ kan föreslås.
Totalpris anges skilt för de olika produktgrupperna samt tjänsterna.
 Detaljpriser per enhet/produkt
 Anbudets giltighetstid
 Leveransdatum och –villkor
 Garantitid samt garantins omfattning
5(6)
 Servicevillkor
 Köpevillkor
 Produktbeskrivningar
 Av anbudet bör även framgå att anbudsgivaren uppfyller kraven på
producentansvar för elektriska och elektroniska produkter (ÅFS 2005:25,
FFS 852:2004).
4.2 Pris
Samtliga prisuppgifter ska anges i euro exkl. Moms
5. Anbudets innehåll
B1 40 st. bärbara datorer t.ex. Apple MacBook Pro eller likvärdig
med följande egenskaper:
 Operativsystem: ska kunna köra Mac OS X, Linux samt Windows, antingen
native eller virtuellt.
 Skärmstorlek, minst 13”. Option på 15” kan erbjudas
 Minst 256 GB lagringskapacitet.
 Minst 8 GB arbetsminne.
(Större kapacitet kan erbjudas som alternativ. Enhetspris och totalpris
specificeras i så fall skilt för de alternativa modellerna.)
 Wi-Fi (802.11 g/n).
 Bluetooth stöd 2.1 eller senare.
 Video- och stillbildskamera.
 Mikrofon och högtalare inbyggt.
 Utgång för headset
 Uppkopplingsmöjlighet till extern A/V-utrustning både med kabel (HDMI)
och trådlöst (med hjälp av eventuell tilläggsutrustning).
 Minst 4 timmars batteritid via WiFi för mångsidig internetanvändning.
 Operativsystem på svenska och OS skall vara möjligt att i efterhand
uppgradera allteftersom uppdateringar finns tillgängliga.
 I enheten skall ingå laddningsutrustning
 USB-anslutning
B2 Kringutrustning kompatibel med ovanstående enheter
 40 st. externa möss.
 40 st. väskor/skyddshöljen för enheten. Skyddet/väskan bör omsluta hela
enheten, och helst vara litet för att lätt kunna bära med sig enheten.
Exempelvis Tucano ”second skin”.
 40 st. externa tangentbord till enheterna. Anbudsgivaren kan ge förslag
och pris på flera olika modeller.
 40 st. extra nätadaptrar för enheten.
6(6)
B3 Garanti och service
Garanti- och servicevillkor ska beskrivas i anbudet och omfatta
åtminstone: Tre år On-site, nästa arbetsdag.
Mariehamn 5.11.2015
Ronny Holmström-Wall, IT-chef