Upphandling av tjänster avseende försäljning av

Polismyndigheten
Ekonomiavdelningen
Inköpsenheten
Handläggare
Datum
Ingrid Hammarstrand
2015-03-26
E-post
Saknr och diarienummer
Ingrid.hammarstrand@polisen.se
929-A248.797/2014
Upphandling av tjänster avseende försäljning av överskottsmaterial inom
Stockholms län för Polismyndigheten
(3 bilagor)
1
FÖRUTSÄTTNINGAR
Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan:
1.1 KARAKTÄR OCH OMFATTNING
I Stockholms län tar Polismyndigheten (”Polisen”) emot hittegods, till exempel cyklar, mopeder och även så kallat allmänt gods som i många fall inte går att spåra till någon ägare. Vidare hanteras beslagtaget gods som efter beslut har förverkats till Staten. Överskottsmaterial
säljs efter viss tid.
Upphandlingen avser försäljning, med därtill hörande hämtning, lastning och förvaring av
gods som Polisen anvisar och som;
a) Tillfallit staten på grund av förverkande,
b) Tillfallit staten enligt lagen (1938:121) om hittegods,
c) Tagits i förvar enligt lagen (1974:1065) om visst stöldgods m.m.,
d) Omhändertagits med stöd av 24 a § polislagen (1984:387)
e) Omfattas av 27 kap. 8 a § andra stycket rättegångsbalken (1942:740), eller
f) Utgörs av statens egna lösa egendom
Anvisat gods omfattar ej egendom som enligt gällande föreskrifter ej får säljas, t.ex djur eller
egendom som är utsatt för snar försämring, såsom exempelvis livsmedel, eller har så ringa
värde att den inte har något saluvärde. Egendom av denna karaktär kommer således ej att
vara föremål för försäljning inom ramen för förevarande upphandling.
Vanliga föremål har tidigare varit cyklar, kameror, verktyg och maskiner. Uppdraget omfattar
inte motorfordon, båtar och gods av visst värde t.ex. smycken av guld, silver eller platina,
konstföremål m.m. Dock omfattas mopeder. Det uppskattas att de ovan angivna kategorierna
kommer att vara de vanligast förekommande även under avtalstiden. Den faktiska förekomsten under avtalstiden kan dock komma att skilja sig från de ovan angivna och Polisen lämnar
därför ingen garanti i detta hänseende i förevarandra upphandling.
Leverantören skall hämta, lasta, ansvara för samt sköta försäljningen av Polisens överskottsmaterial. Leverantören ska även redovisa försålt material till Polisen efter försäljning.
ANBUDSFÖRFRÅGAN
929-A248.797/201
sid 1 (9)
I dagsläget sker hämtningar ungefär sex (6) gånger per år per område. Avtalsområde City kan
komma att ha fler hämtningar per år. Beroende på i vilken omfattning tillströmningen av
egendom kommer att ske under avtalstiden kan den faktiska hämtningsfrekvensen av godset
dock komma att skilja sig från den ovan angivna.
Polisen avser att teckna ramavtal med en (1) leverantör för vardera avtalsområde.
1.2 AVTALSTID
Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter och gäller i
två (2) år.
Polisen äger rätt men har ej skyldighet att vid två (2) tillfällen förlänga ramavtalet med upp
till tolv (12) månader i taget i upp till sammanlagt två (2) år.
1.3 VOLYM
Polismyndigheten garanterar inte någon viss volym under avtalsperioden. Under tidigare perioder har den tidigare Polismyndigheten i Stockholms län haft nedanstående kostnader för
tjänsten:
ÅR
2013
2012
2011
2010
KOSTNAD i SEK
208 800
414 800
243 300
245 200
1.4 HELT ELLER DELAT ANBUD
Anbudsgivare kan lämna anbud på ett eller flera avtalsområden. Stockholms län är uppdelat i
tre avtalsområden.
- Avtalsområde Nord
- Avtalsområde City
- Avtalsområde Syd
ANBUDSFÖRFRÅGAN
929-A248.797/201
sid 2 (9)
Följande kommuner ingår i respektive avtalsområde. Observera att Stockholms Stad är uppdelad i stadsdelsområden och .
Nord:
Norrtälje
Täby, Danderyd, Vallentuna, Österåker, Vaxholm
Solna och Sundbyberg
Sollentuna, Upplands Väsby, Sigtuna
Järfälla, Upplands-Bro
Rinkeby-Kista, Spånga-Tensta
Hässelby-Vällingby, Bromma, Ekerö
City:
Kungsholmen, Norrmalm, Östermalm, Södermalm
Lidingö
Syd:
Södertälje, Nykvarn, Salem
Botkyrka
Huddinge
Haninge, Nynäshamn
Nacka, Värmdö, Tyresö
Farsta, Vantör
Skärholmen, Hägersten, Liljeholmen
Skarpnäck, Älvsjö, Enskede , Årsta
2
ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER
2.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET
Polisen är upphandlande myndighet.
2.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE
Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande i enlighet med 15 kap. 3 § lagen
(2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående
förhandling. Eventuell förhandling sker på initiativ av Polisen.
2.3 ANNONSERING
Annonsering sker i databasen Tenders Electronic Daily (TED).
2.4 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG
Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte
bilagor (Förfrågningsunderlag).
ANBUDSFÖRFRÅGAN
929-A248.797/201
sid 3 (9)
Förfrågningsunderlaget
är
publicerat
på
Polisens
upphandlarprofil;
www.polisen.se/Aktuellt/Aktuella-upphandlingar/. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att
tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag.
2.5 FRÅGOR OCH SVAR
Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e-postadress
ingrid.hammarstrand@polisen.se . Polisen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast den 16 april 2015.
Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på
Polisens upphandlarprofil fram till och med den 17 april 2015. Endast den information som
publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget.
Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil.
2.6 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR
Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska måste åtföljas av en vidimerad
översättning.
Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta
Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig.
Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkten 2.11.
Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande.
Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om
att försändelsen innehåller anbud.
”A248.797/2014 ANBUD Försäljning av överskottsmaterial”
2.7 ANBUDETS GILTIGHET
Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren
skall vara bunden av sitt anbud till och med den 27 oktober 2015 om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Polisen.
2.8 ANBUDETS AVLÄMNANDE
Anbud skall ha ankommit till Polisen senast den 27 april.
Anbud som lämnas till Polisen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i
Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00.
Anbud som skickas till Polisen med post adresseras till:
ANBUDSFÖRFRÅGAN
929-A248.797/201
sid 4 (9)
Polismyndigheten
Att: Registrator kansli
Box 12256
102 26 Stockholm
Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista
anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas.
2.9 ANBUDSKOSTNADER
Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med
anbudsgivningen.
2.10 KONTRAKT
Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i
denna upphandling sluts genom ett kontrakt.
Enligt definitionen i 2 kap. 10 § LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska
villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av
tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur.
2.11 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN
Som myndighet omfattas Polisen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Polisen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Polisen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen
inkommer till Polisen. Polisens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och
prövas i domstol.
För att underlätta Polisens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken
information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle
lida om informationen röjdes.
3
KRAV PÅ ANBUDSGIVARE
De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan.
Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller
vissa delar av ramavtalet.
Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt ”Formulär för underleverantör” mångfaldigas.
ANBUDSFÖRFRÅGAN
929-A248.797/201
sid 5 (9)
3.1 FÖRETAGSUPPGIFTER
Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda
”Formulär för anbudsgivare” och ”Formulär för underleverantör” samt fogar dem till anbudet.
3.2 UTESLUTNINGSGRUNDER
Polisen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 §§ LOU föreligger.
Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund
för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 §§ LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade ”Formulär för anbudsgivare” och ”Formulär för underleverantör” godtas som skriftligt intyg.
3.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER
Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning
av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet.
Polisen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i
Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket.
Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de
inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med
handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter
som Polisen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas
till bilagd ”Blankett från Skatteverket.” Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder
och samvete.
Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre
än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive
underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor.
3.4 REGISTRERING
Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare
och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i
det egna landet.
Polisen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort
sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket.
Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med
handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas hand-
ANBUDSFÖRFRÅGAN
929-A248.797/201
sid 6 (9)
lingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som
har avgetts på heder och samvete.
Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre
än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive
underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor.
3.5 EKONOMISK STÄLLNING
Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som
den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid,
inklusive eventuella förlängningar.
Polisen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp
av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering.
Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att
anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning.
Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3-5 men där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Creditsafe AB, Kreditfakta AB eller Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i
en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti.
3.6 TIDIGARE ÅTAGANDEN
Anbudsgivaren skall ha erfarenhet från att bedriva verksamhet som till sin karaktär motsvarar
det uppdrag som efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag, alternativt andra försäljningsuppdrag avseende gods. För att säkerställa att anbudsgivaren har efterfrågad erfarenhet inom området skall minst två (2) referensuppdrag lämnas tillsammans med anbudet. Referensuppdragen skall ha slutförts inom tre (3) år från och med sista anbudsdag.
Anbudsgivaren skall styrka att kravet enligt föregående stycke uppfylls genom att bifoga
anbudet, förslagsvis i bilaga 1 ”Formulär för anbudsgivare”, nedanstående uppgifter för varje
angivet referensuppdrag:
- Firma (företagsnamn) och/eller organisationsnummer på företaget för vilket uppdraget fullgjorts,
- Kontaktuppgifter till kontaktperson hos företaget för vilket uppdraget fullgjorts, t.ex.
namn och telefonnummer, samt
- Kort beskrivning av uppdragets karaktär
Anbudsgivare eller i anbudet medverkande underleverantör skall ha varit ansvarig avtalspart
gentemot respektive referenskund.
Polisen kan komma att kontakta kontaktperson(erna) för att verifiera att de lämnade beskrivningarna är korrekta. Det är således viktigt att kontaktuppgifterna är aktuella och att kontaktperson(erna) är underrättade om att Polisen kan komma att kontakta dem.
ANBUDSFÖRFRÅGAN
929-A248.797/201
sid 7 (9)
4
KRAV PÅ FÖREMÅLET FÖR UPPHANDLINGEN
4.1 KRAV PÅ TJÄNSTEN
Leverantörens åtaganden i Avtalet och de krav som i förevarande upphandling ställs på
Tjänsten framgår av punkten 5 ”Leverantörens åtaganden” i bilaga 4 ”Avtalsunderlag”.
5
KOMMERSIELLA KRAV
De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan.
5.1 PRISER
Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilagt
”Formulär för anbudsgivare”.
Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de
åtaganden som anges i bilagt ”Avtalsunderlag”. För att en rättvisande utvärdering av lämnade
priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer,
ändringar eller tillägg.
5.2 AVTALSUNDERLAG
I bilagt ”Avtalsunderlag”, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera
avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare.
Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar
eller tillägg. Behörigen undertecknat ”Formulär för anbudsgivare” godtas som accept av villkoren i bilagt ”Avtalsunderlag”.
6
ANBUDSPRÖVNING
6.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT
Polisen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden ”lägsta pris” som grund för
tilldelning av kontrakt.
6.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN
I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och
om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens
lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms
uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen.
6.3 UTVÄRDERINGSFASEN
I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller de kommersiella kraven.
Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med lägst pris uti-
ANBUDSFÖRFRÅGAN
929-A248.797/201
sid 8 (9)
från kraven ställda i Förfrågningsunderlaget. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla de
kommersiella kraven genomgår denna prövning.
Anbudet med lägst pris fastställs genom tillämpning av nedan angiven metod och utifrån de
prisuppgifter som anbudsgivare lämnat i enlighet med bilaga 1 ”Formulär för anbudsgivare”.
Efterfrågad prispost i enlighet med bilaga 1 ”Formulär för anbudsgivare” i respektive anbud
multipliceras med det totala uppskattade försäljningsbeloppet under en tidsperiod om fyra (4)
år, dvs hela avtalsperioden inklusive förlängningsoptioner. Det värde som erhålls efter multipliceringen bildar utvärderingspriset. Utvärderingsmetoden kan således illustreras enligt följande:
1 200 000 SEK x Provision (%) = Utvärderingspris
Det anbud som har det lägsta utvärderingspriset kommer att anses vara anbudet med det
lägsta priset. För det fall två eller flera anbud har samma och lägsta utvärderingspris kommer
lottning att ske dem emellan för att fastställa vilket anbud som vinner anbudsutvärderingen.
Observera att ovanstående är en beräkningsmodell för utvärdering av anbud och inte en indikation på hur avropsmöjligheterna kommer att nyttjas.
Ingrid Hammarstrand
Ingrid.hammarstrand@polisen.se
Bilagor
1.
2.
3.
4.
Formulär för anbudsgivare
Formulär för underleverantör
Avtalsunderlag, jämte bilagor
Blankett från Skatteverket
ANBUDSFÖRFRÅGAN
929-A248.797/201
sid 9 (9)