doc14/2015 Slutrapport för införandet av ICF i stödet till äldre, 287 kB
download 
Report Transcription
14/2015 Slutrapport för införandet av ICF i stödet till äldre, 287 kB
Vård- och omsorgsnämndens handling nr 14/2015 1 (13) SLUTRAPPORT VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Vår handläggare Datum Vår beteckning 2015-03-06 VON/2012:70-719 Ert datum Er beteckning Lars Olsson, utredare Slutrapport för införandet av ICF i stödet till äldre VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Utdelningsadress 64180 www.katrineholm.se Besöksadress: Upplandsgatan 2 Telefon: 0150-568 07 Telefax: 0150-48 81 95 E-post: vard.omsorg@katrineholm.se Org.nummer 212000-0340 Vård- och omsorgsnämndens handling nr 14/2015 2 (13) SLUTRAPPORT VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-03-06 VON/2012:70-719 Innehållsförteckning PROJEKTSAMMANFATTNING ........................................................................................... 3 UTVÄRDERING AV UTFALL I FÖRHÅLLANDE TILL SPECIFIKATION ................................... 4 Projektets syfte och mål ............................................................................................ 4 Aktiviteter och resultat .............................................................................................. 5 Dokumentationsstruktur HSL................................................................................ 5 Dokumentationsstruktur SoL ................................................................................ 6 Utbildning HSV..................................................................................................... 6 Utbildning myndighet............................................................................................ 7 Utbildning utförare ................................................................................................ 8 Tidplan....................................................................................................................... 8 Arbetsmängd och kostnader .................................................................................... 10 Kundtillfredsställelse ............................................................................................... 11 RESTLISTA .................................................................................................................... 11 NOTERINGAR OCH ERFARENHETER ............................................................................... 12 REFERENSER................................................................................................................. 13 Projektdokument ..................................................................................................... 13 Vård- och omsorgsnämndens handling nr 14/2015 3 (13) SLUTRAPPORT VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-03-06 VON/2012:70-719 Projektsammanfattning Vård- och omsorgsnämnden beslutade den 20 september 2012 att införa ICF 1, Internationell klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa i stödet till äldre. Syftet med att införa ICF i stödet till äldre har varit att skapa ett gemensamt språk och en gemensam ram kring dokumentation, att använda ICF:s struktur i handläggning för en rättsäkrare behovsbedömning samt att utifrån ICF:s tankemodell och frågeformulär främja delaktighet och inflytande för verksamhetens brukare. Projektet delades in i tre delar, dokumentation, handläggning och genomförande. Dokumentation delades i dokumentation enligt HSL, Hälso- och sjukvårdslag respektive SoL, Socialtjänstlag. Uppdragsgivare: Förvaltningschef Styrgrupp: • • • • Delprojekt Dokumentation Arbetsgrupp Dokumentation HSL Arbetsgrupp Dokumentation SoL Chef för myndighet och specialist avdelning Chef för utföraravdelning MAS Processledare Delprojekt Handläggning Delprojekt Genomförande Arbetsgrupp Handläggare Arbetsgrupp områdeschefer Figur 1: 2: Projektorganisation Socialstyrelsen lanserade under projektets början arbetssättet ÄBIC, Äldres Behov I Centrum 2, som innebär strukturerad dokumentation av äldre personers behov med användning av ICF. Projektet kom att innefatta även införandet av ÄBIC. Socialstyrelsen har tillsammans med ICF också tagit fram förslag på urval ur KVÅ, Klassifikation av vårdåtgärder för kommunal hälso- och sjukvård. 3 Delprojekt dokumentation HSL kom att efter ställningstagande från styrgruppen även att innefatta KVÅ. 1 Socialstyrelsen. Klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa. Socialstyrelsen. Äldres behov i centrum, Vägledning för behovsinriktat och systematiskt arbetssätt med dokumentation av äldres behov utifrån ICF. 3 Socialstyrelsen. Beskriva äldres behov och följa resultat inom kommunal hälso- och sjukvård 2 Vård- och omsorgsnämndens handling nr 14/2015 4 (13) SLUTRAPPORT VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-03-06 VON/2012:70-719 Delprojekt dokumentations arbetsgrupp för HSL-dokumentation har arbetat fram struktur för dokumentation för HSL i form av sökordsträd enligt ICF och KVÅ för att sedan också utbilda samtlig personal inom HSV, hälso- och sjukvårdsområdet i att använda detsamma. Delprojekt handläggning har arbetat fram utredningsmall med utgångspunkt i ÄBIC och ICF för att sedan utbilda samtliga berörda biståndshandläggare i användningen av utredningsmallen. Delprojekt dokumentations arbetsgrupp för SoL-dokumentation har arbetat fram genomförandeplan och nyckelord med utgångspunkt i ÄBIC och ICF. Arbetsgruppen har sedan, tillsammans med delprojekt genomförande planerat och genomfört utbildning för enhetschefer och vårdpersonal inom utföraravdelningen. Utvärderingen av projektet visar på att det finns en tro på att projektet och dess innehåll kommer bidra till att fylla de mål som funnits uppsatta för projektet. Dock är det tydligt att det finns ett behov av fortsatt handledning och utveckling inom de olika delprojekten. Projektledaren tillsammans med projektets styrgrupp har i slutet av projektet tagit fram en restlista som tar upp möjliga förbättringsåtgärder och återstående delar som ses som viktiga för det fortsatta arbetet med ICF, ÄBIC och KVÅ. Det är några punkter som kan åtgärdas löpande medan andra kan vara stora att genomföra alternativt förutsätter formella beslut. Förslag till ansvarig för respektive del i restlistan har också tagits fram. Utvärdering av utfall i förhållande till specifikation Projektets syfte och mål Syftet med att införa ICF inom äldreomsorgens verksamheter har varit att skapa ett gemensamt språk och en gemensam ram kring dokumentation, att använda ICF:s struktur i handläggning för en rättsäkrare behovsbedömning samt att utifrån ICF:s tankemodell och frågeformulär främja delaktighet och inflytande för verksamhetens brukare. Socialstyrelsen introducerade under projektets gång arbetssättet ÄBIC som innebär strukturerad dokumentation av äldre personers behov med användning av ICF. Utifrån detta förändrades projektets syfte till att även innefatta ÄBIC. I utvärdering som gjordes i slutet av projektet tillfrågades de personer som ingått i projektorganisationen om deras tro på att projektet och metoden främjar respektive mål. De fick ta ställning till en femgradig skala där ett (1) motsvarar instämmer inte alls medan fem (5) motsvarar instämmer helt. Svarsfrekvensen var låg då 21 av totalt 41 tillfrågade inkom med svar. Vad gäller att skapa ett gemensamt språk och en gemensam ram kring dokumentation svarar 16 av 21 svarande 4 eller 5. Ingen svarade 1 eller 2. Gällande att skapa en ökad rättsäkerhet i behovsbedömningen svarade14 av 21 så högt som 4 eller 5. Ingen svarade 1 eller 2. Vård- och omsorgsnämndens handling nr 14/2015 5 (13) SLUTRAPPORT VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-03-06 VON/2012:70-719 Det tredje målet var att bidra till att främja delaktighet och inflytande för verksamhetens brukare. Här svarade 17 av 21 med 4 eller 5 medan 1 person svarade 1 eller 2. Siffrorna visar på att det finns en tro på att projektet och dess innehåll främjar de mål som är uppsatta. Detta kan ses som viktigt för det fortsatta arbetet med ÄBIC, ICF och KVÅ. Aktiviteter och resultat Dokumentationsstruktur HSL Arbetsgruppen för dokumentation enligt HSL träffades vid två tillfällen under hösten 2013 för utbildning i ICF med projektledaren. Arbetsgruppsledaren tillsammans med delprojektledaren och projektledaren deltog i informationsträff med Pär Holgersson, projektledare för nationellt fackspråk i Östergötland. Där fick arbetsgruppen tillgång till det av Östergötland framtagna sökordsträdet enligt nationellt fackspråk. Östergötlands träd innehåller utöver ICF också KVÅ för vårdåtgärder samt ett antal administrativa sökord för att täcka in delar som ICF och KVÅ inte kan täcka in. Styrgruppen ville att arbetsgruppen skulle utgå ifrån Östergötlands sökordsträd och att det även här skulle innefatta KVÅ samt ett antal administrativa sökord. Under våren 2014 började arbetsgruppen med att ta fram urvalet. Arbetsgruppen valde att dela sig i två grupper. I den ena SSK, sjuksköterska och i den andra gruppen SG, sjukgymnast och AT, arbetsterapeut. I uppstarten träffades respektive grupp varannan vecka för att sedan träffas en gång i månaden. Ett studiebesök gjordes också i Motala kommun för att ta del av deras arbete. Arbetsgruppsledaren jobbade med gruppen SG/AT medan en SSK utsågs till gruppledare för SSK-gruppen. Då arbetsgruppledaren kom att byta tjänst under pågånde projekt kom gruppledaren för SSK-gruppen att leda hela HSV-arbetsgruppen. Arbetsgruppen kunde presentera urval till sökordsträd innehållande ICF, KVÅ och administrativa sökord för respektive yrkesgrupp enligt tidplan. I utvärderande samtal med den andre arbetsgruppsledaren framkommer att överlämningen då denne tog över ansvaret var något otydlig. Den kunskap som den förste arbetsgruppsledaren hade fått med sig lämnades inte över helt vilket försvårade arbetet inledningsvis. Styrgruppen noterade att en stor arbetsinsats skulle behövas för att klara uppgiften, varför arbetsgruppsledaren frikopplades till 25 % för att arbeta med ICF/KVÅ. Då personen också hade en central uppgift i projekt att införa nytt verksamhetssystem, Treserva kom fördelningen av tid mellan projekten att bli oklar. Arbetsgruppsledaren bedömer att denne lagt en stor del av den avsatta tiden på projekt Treserva istället för att utveckla just ICF/KVÅ. Samtidigt kan det ses som en styrka att en person kunde ha en total överblick över de båda projekten. De utvärderande samtalen visar också på att det varit svårt att få både chefer och medarbetare inom HSV-området att fokusera på ICF/KVÅ då projektet med införandet av Treserva har tagit fokus och att projekten sammanblandats. Kanske hade varit bättre att genomföra ett projekt i taget. Vård- och omsorgsnämndens handling nr 14/2015 6 (13) SLUTRAPPORT VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-03-06 VON/2012:70-719 Dokumentationsstruktur SoL Genomförandeplan, utförare Arbetsgrupp dokumentation SoL hade till uppgift att utarbeta en dokumentationsstruktur för den sociala dokumentationen. Gruppen har i huvudsak arbetat med att ta fram en genomförandeplan utifrån ÄBIC och ICF. Fokus har legat på att ta fram en plan som har sitt fokus i de sociala insatserna och som på ett bra sätt matchar de utredningar enligt ÄBIC som utförarna förväntas få från myndighetsavdelningen. Grunden har tagits i den genomförandeplan som togs fram i samband med införandet av ICF inom funktionshinderområdet. Tillägg har sedan gjorts med hjälptexter anpassade till äldreområdet. Diskussioner har funnits med delprojekt handläggning för att matcha genomförandeplanen med utredningarna. Genomförandeplanen har stämts av mot styrgrupp och projektledare och bedöms ha förutsättningar att fungera som ett praktiskt stöd i utförandet av bedömda behov. Till genomförandeplanen var den ursprungliga tanken att ta fram ett kartläggningsmaterial. Detta kom att ändras till en enklare form av instruktion. Detta för att göra det så lätt som möjligt att ta till sig och använda ute i verksamheterna. Målen med instruktionen har varit att den skall vara lätt att ta till sig, att den skall knyta an till tidigare projekt och erbjuda en hjälp till personalen i att förstå de olika kapitlen i ICF. ICF styrgrupp har godkänt instruktionen och tror att den kan leva upp till ställda mål. Utredningsmall, myndighet Delprojekt handläggning har parallellt med att de genomfört utbildningsinsatser med övriga handläggare också arbetat fram en utredningsmall som matchar ÄBIC. Ett första förslag presenterades för styrgruppen i mars 2014. Efter detta har den finjusterats vid ett antal tillfällen. Under hösten 2014 var tanken att komma igång med att skriva utredningar utifrån ÄBIC. Arbetet kom att bromsas upp av att införandet av nytt verksamhetssystem behövde prioriteras. Några utredningar skrevs dock under hösten och arbetet med att finjustera utredningsmallen har pågått kontinuerligt och pågår fortfarande vid projekttidens slut. För att underlätta handläggarnas arbete har en enklare checklista tagits fram. Denna täcker in såväl de områden som handläggaren bör fråga om som den bedömningsmall som finns inom ÄBIC. Utbildning HSV Arbetsgruppen såg tidigt behovet av utbildning för HSV-personal kring ICF/KVÅ. Styrgruppen ställde sig bakom detta. Delprojektgruppen förespråkade att ta in Tyra Graaf som extern utbildare. Utbildning med Tyra Graaf planerades in för två halvdagar under hösten 2014. Det första tillfället skulle belysa ICF och KVÅ:s grunder medan det andra tillfället skulle vara av mer handledande karraktär. Det första tillfället genomfördes inför att HSV-personalen skulle får utbildning i Treserva medan det andra tillfället genomfördes när HSV-personalen kommit igång med Vård- och omsorgsnämndens handling nr 14/2015 7 (13) SLUTRAPPORT VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-03-06 VON/2012:70-719 arbetet att föra över ärenden till Treserva. Utöver detta höll arbetsgruppsledaren i intern utbildning i Treserva som också behandlade de sökordsträd som tagits fram. De utvärderande samtalen visar att det fortsatt finns en osäkerhet omkring ICF sökord medan KVÅ är något som fungerar bättre. Det anses viktigt med en plan för utbildning av nya SSK, SG och AT. Det behövs också ytterligare utbildning eller återkommande handledning utifrån riktiga exempel för att gruppens skall känna sig bekväm i användandet av klassifikationerna. Arbetsgruppsledaren har noterat andra kommuner där ICF- sökordsträd används väldigt sparsamt då proffessionerna hittar andra enklare sätt att dokumentera. Det kan finnas en risk att så blir fallet även här om inte fortlöpande utbildningar och handledning genomförs. De utvärderande samtalen visar att den utbildning som genomfördes med extern utbildare hamnade på en nivå som var för långt ifrån verksamheten/verkligheten. Som förslag till kommande utbildningsinsatser/handledning föreslås istället att det tas in någon SSK, SG eller AT från annan kommun som varit igång lite längre än vår kommun. Det vore också möjligt att arbetsgruppsledaren fortsätter i någon handledande roll. I den utvärderande enkät som genomförts efter projektet svarar två av elva att de själva och övriga berörda inom HSV-området inte fått den utbildning som krävs för att arbeta vidare fyra personer tycker att de själva och övriga fått den utbildnign som behövs medan fem personer är osäkra. Siffrorna tyder viss osäkerhet och bedömningen är att ytterligare tillfällen kan behövas under främst uppstartsfasen. Utbildning myndighet Två biståndshandläggare har genomgått socialstyrelsens processledareutbildning för äldres behov i centrum. Dessa personer, chef medborgarfunktionen, 1:e handläggare samt projektledaren har utgjort delprojektgrupp som svarat för planering av utbildning i ÄBIC för arbetsgruppen. Utbildning har genomförts internt under främst våren 2014 med återkommande träffar. Utbildningens upplägg har varit av workshop-karraktär där Socialstyrelsens vägledning till ÄBIC gåtts igenom och diskuterats. Deltagarna har fått möjlighet till diskussion och praktiska övningar. Under hösten 2014 har biståndshandläggarna börjat göra enstaka utredningar utifrån ÄBIC för att komma igång. Arbetet med ÄBIC kom att ta en paus under senhösten 2014 och början av 2015 då införandet av nytt verksamhetssystem tagit mycket tid i anspråk. Utvärdering som gjorts i slutet av 2014 visar att myndighetsavdelningen efterfrågar ytterligare utbildning utifrån de kunskaper man förväntas ha omkring ÄBIC. Under våren 2015 har nystart skett där gruppen återigen börjat träffas regelbundet för diskussioner omkring ÄBIC och specifika frågeställningar som dykt upp. Dessa träffar planeras fortgå under hela våren 2015. Vård- och omsorgsnämndens handling nr 14/2015 8 (13) SLUTRAPPORT VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-03-06 VON/2012:70-719 De två processhandledarna samt projektledare är anmälda till fördjupningskurs i ÄBIC som Socialstyrelsen håller i slutet av maj. Detta bör skapa förutsättningar för dessa personer att fortsatt stödja och handleda hela arbetsgruppen i arbetet med ÄBIC. Utvärderingen visar vidare att det finns en medvetenhet i gruppen om att mycket arbete återstår för att helt arbeta utifrån ÄBIC. ”Processen fortsätter! Vi kan inte släppa taget och slå oss till ro och tycka att vi nu har infört ICF i alla delar, utan måste hålla i och hålla ut. Det kommer ständigt nya medarbetare som måste få utbildning och andra uppdateras.” Utbildning utförare Samtliga enhetschefer samt företrädare för privata utförare inom hemtjänst har erbjudits utbildning i ÄBIC/ICF samt ny genomförandeplan utifrån ÄBIC/ICF. Fokus på utbildningen har legat på det sistnämnda. Enhetschefer och privata utförare erbjöds även att utse två vårdpersonal som kunde delta vid utbildningen för att i ett senare skede kunna stötta i arbetet på respektive enhet. Utbildningens omfattning var fyra timmar fördelat på två tillfällen. Utbildning till samtliga vårdpersonal erbjöds i form av storföreläsning två timmar som projektledare samt arbetsgruppsledare dokumentation SoL ansvarade för. Detta följdes upp på respektive enhet där enhetschefer och handledare ansvarade för tre timmar med fokus på praktiskt arbete med genomförandeplanerna. Av de sex svarande på utvärderingen inom utföraravdelningen svarar fem personer 4 eller 5 på en femgradig skala där 5 anger instämmer helt på frågan att de själva fått den utbildning de behöver för att arbeta med ÄBIC/ICF. En person svarar 3. På frågan om medarbetare inom den egna avdelningen fått den utbildning som behövs svara tre personer 4 eller 5 medan tre personer svarar 3. Kommentarer i utvärderingen tyder på att utbildningen varit bra men att det efter projektet är viktigt att följa utvecklingen och vid behov stötta verksamheten. ”Viktigt att följa utvecklingen av genomförandeplaner utifrån ÄBIC/ICF och delge goda exempel till varandra i verksamheten.” ”Viktigt att en person har som arbetsuppgift att följa utvecklingen och vid behov stötta verksamheten.” Tidplan Projektet stod utan projektledare och kunde inte starta som tänkt i början av 2013. Det första styrgruppsmötet hölls i juni 2013 och en projektplan kunde presenteras i augusti 2013. I utformandet av projektplanen tog styrgruppen ställning till möjligheten att trots försening ändå klara projektet inom given tidsram. Bedömningen var att det skulle gå att klara. Vård- och omsorgsnämndens handling nr 14/2015 9 (13) SLUTRAPPORT VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-03-06 VON/2012:70-719 Hösten 2013 sattes alla delprojekt och arbetsgrupper igång och en tydlig tidplan (Figur 2) kunde tas fram för 2014. Planerade aktiviteter har genomförts enligt plan med någon mindre förskjutning. Dock kom införande av nytt verksamhetssystem att försenas något och ta upp mer tid än beräknat vilket medförde att verksamheterna inte kunnat påbörja dokumentationen under slutet av 2014 som planerat. Jan Feb Mar Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Dokumentation HSL Dokumentation SoL Handläggning Framtagande av sökordsträd utifrån Östergötland. Utbildning HSV-personal Utb. plan HSV Framtagande av genomförandeplan utifrån ÄBIC. Anpassa handläggningsförfarandet och dess dokumentation efter ÄBIC. Utbilda arbetsgrupp fortlöpande ICF Genomförande Utbildningspla n för EC + handledare samt breddutbildnin Utbildning för EC + handledare Breddutbildning Dokumentation HSL - Sökordsträd klart maj - Utb. Plan klar juni - Utb klar nov Dokumentation SoL - Genomförandeplan klar maj Handläggning - Struktur för dokumentation klar juni Genomförande - Utb. Plan klar april - Utbildning EC + Handledare klar sep Utbildning personal klar dec Figur 3: Tidplan för 2014 Vård- och omsorgsnämndens handling nr 14/2015 10 (13) SLUTRAPPORT VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-03-06 VON/2012:70-719 Arbetsmängd och kostnader Projektledare har arbetet 50 % med projektet under 20 månader. Avsatta medel för projektet var jämnt fördelat över de två åren 400 tkr per år utan möjlighet att flytta med sig medel mellan åren. Med anledning av den sena uppstarten kunde inte 2013 års budgeterade medel användas. Till detta skall också tilläggas att det i projektdirektiven inte fanns något om utbildning för HSV-personal, något som styrgruppen såg som nödvändigt. Även denna utbildning behövde finansieras. Medel till detta kunde hämtas i medel för prestationsersättning. I fördelning när det gällde stimulansmedel genererade i Bättre liv för sjuka äldre kom att ingå satsning till legitimerad personal att få utbildning i ICF på 126 tkr. Kostnaden kom att bli något högre med anledning av att den interne handledaren parallellt arbetade inom projekt Treserva där behovet blev högre än förväntat. Kostnader utbildning utförare Aktivitet Intäkter Täckning vikariekostnader breddutbildning 25 handledare x 5-22h = 248h 520 personal x1-3h = 2095h Totalt 75% täckning x 2343h Summa kronor 400 000 351 450 Utbildningslokal Safiren 3*5000 15 000 Övrigt (utbildningsmaterial, konferensdeltagande) 11 550 Totalt 378 000 Kostnader utbildning HSV Aktivitet Intäkter Kostnad kronor 126 000 Utbildare, Tyra Graaf, 2 heldagar 42 000 Intern handledare/utbildare 25% under 6 månader (kom att bli 9 månader inklusive arbete med Treserva)) 83 000 Övrigt (lokaler, fika, hyra datorer) Totalt 9 000 134 000 Vård- och omsorgsnämndens handling nr 14/2015 11 (13) SLUTRAPPORT VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-03-06 VON/2012:70-719 Kundtillfredsställelse Då främst vårdpersonal och handläggare haft svårt att få tillgång till det nya verksamhetssystemet har den nya genomförandeplanen och utredningsmallen inte kunnat användas i nog hög utsträckning för att utvärderas. Därmed har inte heller resultatet av projektet hunnit nå ut till brukare. Projektdeltagarna har i utvärdering lyft ett antal områden i projektet som bra, mindre bra eller som något att hålla fokus på efter projektslutet. Som bra lyfts främst det positiva med ett gemensamt införande inom såväl myndighets- och utförareavdelningen som HSV-området. Även möjligheten till en tydligare och bättre dokumentation lyfts som positiv. Som mindre bra ses att projektet kom att sammanfalla med projekt för införande av nytt verksamhetssystem. Det anses också ha funnits oklarheter i informationsflödet omkring utförarutbildningen. Flera personer har tryckt på vikten av fortsatt arbete med implementeringen av hela arbetssättet i alla led. Täta uppföljningar för nyckelgrupper samt att goda exempel sprids anses som viktigt för den fortsatta förvaltningen. Vad gäller tillfredställelsen med givna utbildningar svarade 21 personer i projektorganisation på frågan om de anser att medarbetare i deras respektive verksamheter fått den utbildning som är nödvändig för att kunna arbeta med ICF/ÄBIC/KVÅ. Fyra av 21 svaranden har angett så lågt som m2 på en 5-gradig skala. Medan sex svaranden angett 4-5. Restlista En restlista för projektet har upprättats av projektledare tillsammans med projektets styrgrupp. Listan består av möjliga förbättringsåtgärder och återstående delar som projektdeltagarna ser i projektet. Det är några punkter som kan åtgärdas löpande medan andra kan vara stora att genomföra alternativt förutsätter formella beslut. Styrgruppen ser det som viktigt att knyta respektive punkt till en ansvarig funktion. Inom parantes anges styrgruppens förslag till ansvarsfördelning. • • • • En organisation kring arbetet med socialdokumentation inom SoL och LSS, Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, behöver utses, exempelvis en arbetsgrupp för social dokumentation (Chef utföraravdelningen) Fortsatta träffar av handledande karaktär för enhetschefer och utbildade handledare inom utföraravdelningen. (Chef lednings- och verksamhetsstöd) Fortsatt övergripande ansvar för stödja arbetet med ÄBIC/ICF inom SoL/LSS i både utföraravdelning och myndighetsavdelning behöver utses. En tydlig uppdragsbeskrivning för utsedd person behöver tas fram. (Chef Lednings- och verksamhetsstöd) Fortsatt övergripande ansvar för att stödja utvecklingen av ICF/KVÅ inom HSL behöver utses. En tydlig uppdragsbeskrivning för utsedd person behöver tas fram. (MAS) Vård- och omsorgsnämndens handling nr 14/2015 12 (13) SLUTRAPPORT VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd • • • • • • • • • Datum Vår beteckning 2015-03-06 VON/2012:70-719 Kontinuerlig handledning för HSV-personal i användandet av ICF/KVÅ. (Chef Hälso- 0ch sjukvårdsområdet) Då framtagna planer inte hunnit komma i skarpt läge vid projektslutet behöver uppföljning av genomförandeplan ske kontinuerligt under den första tiden. (Chef utföraravdelningen) Då framtagna planer inte hunnit komma i skarpt läge vid projektslutet behöver uppföljning av utredningsmall ske kontinuerligt under den första tiden. (Chef medborgarfunktionen) Uppföljning på personal och brukarnivå av projektets effekter behöver ske efter det första året. (Chef lednings- och verksamhetsstöd) Återkommande utbildningar för ny personal bör föras in i ordinarie utbildningsplaner. (Chef utföraravdelningen, Chef myndighets- och specialistavdelningen) Ny rutin för social dokumentation behöver tas fram. Vid eventuella utbildningsinsatser omkring detta är det viktigt att den vävs samman med genomförandeplanen utifrån ÄBIC/ICF (Chef utföraravdelningen) Socialstyrelsen väntas påbörja en utökning av ÄBIC att gälla även funktionshinderområdet. Detta behöver bevakas. (Chef Lednings- och verksamhetsstöd bevakar och rapporterar till förvaltningsledning för beslut) Socialstyrelsen förväntas presentera en fördjupning av ÄBIC under våren 2015 som kommer att ge tydligare anvisningar för utförardelen. Detta behöver bevakas. (Chef Lednings- och verksamhetsstöd bevakar och rapporterar till förvaltningsledning för beslut) Socialstyrelsen förväntas presentera arbete med Klassifikation av sociala insatser (KSI) som skulle kunna vara ett komplement till ÄBIC/ICF på samma sätt som KVÅ är för HSV-området. Presentation av lämpligt urval och användande sker under våren 2015. Detta behöver bevakas. (Chef Lednings- och verksamhetsstöd bevakar och rapporterar till förvaltningsledning för beslut) Noteringar och erfarenheter Projektstarten kom att försenas nästan sex månader då beslut om ny projektledare dröjde. Detta gjorde att förberedelsefasen kom att bli något forcerad och att projektet gick miste om vissa ekonomiska förutsättningar då en stor del av budgeten inte kunde flyttas med till det nya året. Projektet har i hög grad påverkats av annat parallellt projekt om införande av nytt verksamhetssystem Treserva. En strategi för hur två så omfattande implementeringar skulle kunna ske samtidigt hade varit nödvändig för att nå ett bra resultat. Nu har kontakterna mellan de båda projekten varit för svag. Ute i verksamheterna har det varit svårt att förstå skillnaden mellan projekten och inom projekten har en del onödigt dubbelarbete förekommit. Att det varit svårt att se skillnaden mellan projekten i verksamheterna har tagit visst fokus från grunderna i ÄBIC/ICF/KVÅ vilket gör det än viktigare att fortsätta arbetet med att tydliggöra dessa. Vård- och omsorgsnämndens handling nr 14/2015 13 (13) SLUTRAPPORT VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lednings- och verksamhetsstöd Datum Vår beteckning 2015-03-06 VON/2012:70-719 Projektet såg tidigt nödvändigheten att lyfta in arbetsgruppsledarna som deltagare vid styrgruppsmöten för på ett bra sätt kunna sprida erfarenheter mellan de olika delprojekten. Projektet har också vara öppna för att deltagare informerat i varandra arbetsgrupper då behov funnits. Mycket av det som kommer fram i utvärderingen handlar om hur fortsättningen för ÄBIC, ICF och KVÅ ser ut. Inom projektets alla delar ses behov av ytterligare utbildningsinsatser, främst i form av handledning under uppstartsfasen. Inom SoL/LSS både utförar- och myndighetsavdelning bedöms kompetensen finnas inom förvaltningen, dock finns en kostnad i form av tid för deltagarna. Inom HSV-området finns begränsad kompetens inom förvaltningen och extern handledning kan behöva tas in. Referenser Katrineholms kommun (2008), Handbok för projektarbete – Nyckeln till framgångsrika projekt i Katrineholms kommun, Kommunstyrelsens handling nr. 13/2004. (ändrad 200803-26, § 64) Socialstyrelsen. Klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa. Socialstyrelsen. Äldres behov i centrum, Vägledning för behovsinriktat och systematiskt arbetssätt med dokumentation av äldres behov utifrån ICF. Socialstyrelsen. Beskriva äldres behov och följa resultat inom kommunal hälso- och sjukvård. Projektdokument Projektdirektiv för införandet av ICF i äldreomsorgen, vård- och omsorgsnämndens handling nr 20/2012. VON2012:70-719. Projektplan för införandet av ICF i stödet till äldre, 2013:958. VON 2012:70-719 Delrapport – för införandet av ICF i stödet till äldre, VON 2012:70-719
