Information och rutiner kring samarbetet med Ung Omsorg

Information och rutiner kring
samarbetet med Ung Omsorg
Innehåller även beskrivning av
Ung Omsorg Ambassadörens roll
AM 2015-01-16
Allmän information
Ung Omsorgs verksamhet syftar till att skapa generationsöverskridande möten som ger de äldre
guldkant på tillvaron och de unga ett meningsfullt extrajobb. Ungdomarna är oftast 14-19år gamla
och förhoppningen är att inspirera dem till att välja omsorgsprogrammet på gymnasiet eller någon
annan utbildning/arbete/engagemang inom omsorgen. En möjlig väg är självklart att de ungdomar
som är intresserade och bedöms lämpliga kan få anställning på äldreboendet när de fyllt 18år.
ROLLER HOS UNG OMSORG
Deltagare: Ett team består i regel av 7-10st Deltagare varav ett visst antal (i snitt 5st) arbetar
varje pass. Tanken är att skapa kontinuitet, samtidigt som ungdomarna kan byta arbetspass med
varandra vid förhinder.
Teamledare: Är ansvarig för teamet och verksamheten på passen, arbetar därför i regel varje
pass.Vid sjukdom/ledighet kan en utsedd vice teamledare tillfälligt leda ett pass. Teamledaren är
ansvarig för schemaläggningen och närvarorapporteringen samt kontaktperson för äldreboendet
och frågor som rör teamet.
Regionchef: Lite äldre och mer erfaren ungdom som ansvarar för i snitt 4-6st team.
Regionchefen fungerar som ett stöd för Teamledaren och gör regelbundet besök på sina olika
teams arbetspass för att säkerställa att verksamheten håller hög kvalitet. Kontakta Regionchefen
om inte Teamledaren eller verksamheten lever upp till förväntningarna.
Verksamhetsansvarig: Heltidsbefattning som har övergripande ansvaret för all Ung Omsorgs
verksamhet. Har nära kontakt med Regioncheferna för att hjälpa dem att identifiera brister i
verksamheten utifrån kvalitetssystemet på vårt intranät samt sprider nya idéer och
arbetsprocesser. Kontakta Verksamhetsansvarig vid större frågor eller för ökat stöd vid behov.
Kontaktuppgifter till Verksamhetsansvarig och Regionchefen finns på: www.ungomsorg.se/kontakt
ROLLER HOS ÄLDREBOENDET
Ung Omsorg Ambassadören: Den i personalen som har ansvar för kontakten med Ung
Omsorg och då främst med Teamledaren. I de flesta fall är detta Aktivitetsansvarig, men kan även
vara Verksamhetschefen, en Gruppchef eller någon annan utsedd person. Mer info på sid. 4.
2
Timpott, arbetstid och fakturering
Varje äldreboende tilldelas en timpott med det antal timmar som teamet ska arbeta under året.
Timmarna räknas som mantimmar, dvs. 6st ungdomar som arbetar 2tim motsvarar 12mantimmar
av potten. Tanken är att teamet utgår ifrån ett grundschema med ett pass i veckan, men att
äldreboendet och Teamledaren har stor frihet att själva planera in extrapass eller längre pass vid
utflykter, högtider och liknande. Teamledaren kan se på Ung Omsorgs intranät i realtid hur de ligger
till med aktuell timpott, och håller koll att rätt antal timmar arbetas över tid.
Timpotten faktureras jämt över årets månader med lika stort belopp varje månad (oavsett exakt
antal timmar som arbetats en viss månad) för att skapa ett jämt flöde. På varje faktura går att läsa:
Totalt antal timmar i årets pott, Totalt antal timmar som fakturerats på den potten, Totalt antal
arbetade timmar på potten och slutligen skillnaden som Antal innestående timmar.
Då sammanställningen av Arbetade timmar sker månadsvis i efterskott, samt att betalning erläggs
30 dagar efter avsändande av fakturan kommer det i normalfallet alltid finnas innestående timmar
på fakturan. Enligt avtal ligger ett team i fas med sin timleverans om antalet innestående timmar på
fakturan uppgår till två månaders fakturor. (Detta då hälften inte är betalda än och den andra
hälften avser aktuell månad som ännu inte kunnat sammanställas på fakturan).
Regler på passet
Ung Omsorg Deltagarna får endast genomföra sociala aktiviteter i närhet av ordinarie personal.
Aktiviteterna skall som regel ske i allmänna utrymmen eller utomhus i direkt närhet till boendet.
Deltagarna får av säkerhetsskäl inte vara ensamma inne på de äldres rum eller gå på promenad iväg
från boendet utan att en personal följer med. Teamet kan med fördel hjälpa till vid utflykter, men då
under förutsättning att minst en i ordinarie personalen följer med.
Deltagarna får som ett led i aktiviteterna köra rullstol under förutsättning att de fått introduktion
till detta av ord. personalen. Teamledaren ansvarar för att detta genomförs vid nyanställningar.
Närvaroattestering av passen
Under passet skriver Teamledaren upp alla närvarande från Ung Omsorg på en särskild
närvaroblankett. Denna attesteras sedan av någon i personalen på äldreboendet och postas i slutet
av varje månad in till Ung Omsorgs kontor.Vi stämmer av att timmarna som registreras i vårt
närvarosystem stämmer överens mot närvaroblanketten innan fakturering sker och blanketten
arkiveras. Slutligen kan äldreboendet på nästa faktura se att potten Arbetade timmar har ökat med
föregående månadens arbetade timmar.
På mötesprotokollet (se avsnittet på nästa sida) finns även en punkt som rekommenderar en lokal
rutin där kopior tas på närvaroblanketterna varje månad och läggs i Verksamhetschefens postfack.
Likaså rekommenderar vi en rutin där Teamledaren gör en kort kommentar om passet i en dagbok
på boendet som uppföljning, och sedan att Ambassadören skriver sin kommentar efter och
information inför nästa pass. Detta är dock upp till varje äldreboende att införa om de så önskar.
Vid önskemål om utdrag av kopior på Närvaroblanketter, Mötesprotokoll eller övrig
dokumentation hos Ung Omsorg kontakta Verksamhetsansvarig eller info@ungomsorg.se.
3
Ung Omsorg Ambassadörens roll i samarbetet
En Ung Omsorg Ambassadör är en anställd person från äldreboendet där Ung Omsorg har
verksamhet (företrädesvis någon med aktivitetsansvar). Personens uppgift är att representera
samarbetet mellan äldreboendet och Ung Omsorg lokalt mot de äldre, närstående och resterande
personalgrupp, samt att vara kontaktperson och arbetsledare gentemot Ung Omsorgs Teamledare.
Sprida information kring samarbetet
Ambassadörens roll är att kunna berätta för de äldre och dess närstående vilka Ung Omsorg är
och vad de gör. Exempelvis när Ung Omsorg kommer och eventuellt vad som är planerat för nästa
pass. När det gäller informationen mot övrig personal handlar detta främst om att kunna berätta
för äldreboendets personalgrupp vilka Ung Omsorg är och vad deras uppgift är på boendet.
Viktigast är detta för ny personal så som exempelvis vikarier.
Arbetsledningsrollen och struktur för samverkan
Den viktigaste uppgiften är att hålla god kontakt med den lokala Teamledaren från Ung Omsorg.
Ambassadören ska godkänna aktiviteter som Teamledaren föreslår och har det slutgiltiga ordet
beträffande vilka aktiviteter som Ung Omsorg genomför på äldreboendet. Utöver själva
planeringen är det även Ambassadörens uppgift att handleda Ung Omsorg teamet i deras arbete,
vilket innefattar att berätta om de äldre och om lokala regler och förhållningssätt.
Med arbetsledning så menas att Ambassadören alltid har sista ordet gällande aktiviteter och lokala
rutiner. Därutöver är det oftast så att Ambassadören inte alltid har möjlighet att närvara på helgen,
utan det är då dennes ansvar att informera helgens personal om att Ung Omsorg kommer så att
dessa finns tillgängliga under passet vid behov.
Teamledaren har som sagt även en intern handledare hos Ung Omsorg som kallas Regionchef.
Kontakta denne ifall du inte får kontakt med Teamledaren eller har några övriga funderingar, se sid. 2.
Schemaläggning och Mötesprotokoll
Teamledaren och Ambassadören utformar schemat med aktiviteter i samråd uitfrån tre
schemaläggningsperioder; feb-maj, jun-sep och okt-jan. Rekommendationen är att bestämma ett
möte mellan Ambassadören och Teamledaren i god tid inför varje schemaläggningsperiod. (Vid
behov bör även verksamhetschefen på boendet och Ung Omsorgs Regionchef närvara). Under
detta möte går man igenom mallen ”Mötesprotokoll för lokala Ung Omsorg rutiner” och skriver
ned alla överenskommelser för den kommande periodens verksamhet. Tanken är att alla parter
behåller en kopia av protokollet, Teamledaren postar även en kopia till Ung Omsorgs kontor där
denna arkiveras och lagras digitalt på Ung Omsorgs intranät.
Ambassadören förmedlar informationen till kunder, personal och närstående. Ett hjälpmedel är det
schema och informationsblad som Ung Omsorgs Teamledare kan exportera från Ung Omsorgs
intranät. Detta är ett pdf-blad som innehåller schemat och kontaktuppgifter till Ung Omsorg, som
kan sättas upp på exempelvis en anslagstavla. Närståendeträffar och anhörigträffar är vidare bra
tillfällen för Ambassadören och Teamledaren att berätta om samarbetet.
4
Ung Omsorg Ambassadörens uppgifter i samarbetet
- Samarbeta med Ung Omsorgs Teamledare för att Ung Omsorgs aktiviteter skall bli
meningsfulla för de äldre. Informera gärna teamet om de äldres önskemål samt anslå Ung
Omsorgs schema eller för in Ung Omsorgs aktiviteter på verksamhetens
aktivitetsschema.
- Träffa Ung Omsorgs Teamledare vid planeringen av nästa schemaläggningsperiod, samt
godkänna schemaplaneringen.
- Informera äldre, närstående, ny personal på personalmöten, rådsfunktioner och övriga
tillfällen då du ser det som lämpligt.
- Informera Ung Omsorgs Teamledare om aktuella telefonnummer till ansvarig personal
som jobbar på helgerna så att Teamledaren kan få kontakt med boendet vid behov.
- Ansvara för upprättandet av en lokal rutin tillsammans med Ung Omsorgs Teamledare
gällande hur Ung Omsorg ska få dagsrapport eller annan nödvändig information om de
äldre innan påbörjat arbetspass. Likaså om Ung Omsorg ska kontaktas om de ej bör
komma till enheten eller ett visst plan pga av influensa eller andra sjukdomar.
- Om ett pass behöver ställas in helt skall detta meddelas till Teamledaren omgående, vi
rekommenderar sms för att säkerställa att informationen snabbt når fram. Teamledaren
ansvarar för att informera övriga teamet. Om detta sker 48tim före passtart eller tidigare
så avräknas inga timmar från timpotten utan kan då utnyttjas senare.
- Ansvara för att personalen på äldreboendet delges information om att det alltid ska finnas
någon ordinarie tillgänglig för Teamledaren att ropa på vid behov under ett passet. Likaså
att det alltid måste följa med personal när Ung Omsorg har utevistelse och antal
medföljare bedöms av personalen efter behov hos de äldre. (Gäller ej aktiviteter i
boendets direkta närhet, ex. utegården, då det räcker med ett telefonnummer till
personalen)
- Ansvara för att vid behov upprätta en lokal rutin som passar verksamheten gällande
dokumenteringen av genomförda aktiviteter. Exempelvis ha en gästbok där Ung Omsorgs
Teamledare kort skriver om helgens aktivitet eller att Ung Omsorgs Teamledare via ett email informerar Ung Omsorg Ambassadören om helgens aktiviteter.
- Ansvara för att Ung Omsorg får information om lokala rutiner och förhållningssätt som
även Ung Omsorg måste följa tex livsmedelshantering, mobiltelefoner, tv och radio kultur
samt rökpolicy.
- Om möjlighet finns bjuda in Ung Omsorg till anhörig och närståendemöten.
- Informera Ung Omsorgs Teamledare och Regionchef ifall man ska sluta, och hänvisa till en
ny kontaktperson.
5
Ung Omsorg Teamledarens uppgifter
- Samarbeta med Ung Omsorg Ambassadören så att man synkroniserar sina aktiviteter.
- Träffa Ung Omsorg Ambassadören minst en gång/termin.
- Informera Ung Omsorg Ambassadören ifall Ung Omsorg personal byts ut.
- Föreslå ett schema med aktiviteter som sedan Ung Omsorg Ambassadören godkänner.
- Leda Ung Omsorgs verksamhet och aktiviteter under passen, samt dokumentera närvaro
med attestering från Äldreboendets personal.
- Om möjlighet finns närvara på Äldreboendets närståendemöten. I de fall man inte har
möjlighet skall Teamledaren informera sin Regionchef.
- Ansvara för upprättandet av en lokal rutin tillsammans med Ung Omsorg Ambassadören
gällande hur Ung Omsorg ska få dagsrapport eller annan nödvändig information om de
äldre innan påbörjat arbetspass.
- Följa lokala rutiner som bestämts mellan Teamledaren och Ung Omsorg Ambassadören
beträffande återkoppling av verksamheten. Exempelvis skriva i gästbok där Ung Omsorg
Ambassadören kan läsa om förra helgens aktiviteter eller att informera Ung Omsorg
Ambassadören via ett e-mail om helgens aktiviteter.
- Ansvara att alla deltagare i Ung Omsorg teamet genomgått en rullstolsutbildning. Både
teoretiskt via vårt intranät, samt genom instruktioner från Äldreboendets personal.
Därutöver skall även deltagarna genomgått Ung Omsorgs Deltagarutbildning via intranätet
och ha kunskap om demens, bemötande och hygienrutiner.
- Ansvara för upprättandet av en lokal rutin tillsammans med Ung Omsorg Ambassadören
gällande hur Ung Omsorg ska kontaktas om de ej bör komma till enheten eller ett visst
plan pga av influensa eller liknande.
- Informera Ung Omsorg Ambassadören ifall man ska sluta och hänvisa till ny
kontaktperson.
6