Personalstrategisk utredning

1(4)
Ledningsstaben
TJÄNSTEUTLÅTANDE
2015-08-27
Version
TN 2015-1168
Infosäk. klass
K1 (Öppen)
Handläggare
Björn Holmberg
08 686 1588
bjorn.holmberg@sll.se
Ärende/Dok. id.
Trafiknämnden
2015-09-08, punkt 13
Personalstrategisk utredning
Ärendebeskrivning
Förslag till godkännande av uppdrag att genomföra en personalstrategisk
utredning.
Beslutsunderlag
Förvaltningschefens tjänsteutlåtande den 27 augusti 2015.
Förslag till beslut
Trafiknämnden föreslås besluta
att uppdra åt förvaltningschefen att utifrån trafikförvaltningens övergripande
mål och förutsättningar genomföra redovisad personalstrategisk utredning,
samt
att återkomma till trafiknämnden efter genomförd utredning med redovisning
av resultat.
Förvaltningens förslag och motivering
Sammanfattning
I trafikförvaltningens anvisning för konsultanvändning från år 2014 uppställs
övergripande personalstrategiska mål, varvid principen ”Trafikförvaltningens
målsättning är att i ett längre perspektiv inte använda konsulter i strategiska
roller. Chefer, programledare, projektledare är exempel på strategiska roller i
trafikförvaltningen”, är den inriktning som närmast behöver vidareutvecklas
och konkretiseras.
Trafikförvaltningen ser nu ett behov av att utifrån de mål och förutsättningar
som gäller för verksamheten närmare analysera de långsiktiga behov av
kompetens som föreligger. Behov finns även att se över vilken fördelning mellan
anställda och konsulter för olika sorts kompetens som bedöms mest effektiv för
att uppnå ställda mål.
2(4)
Ledningsstaben
TJÄNSTEUTLÅTANDE
2015-08-27
Version
Ärende/Dok. id.
TN 2015-1168
Infosäk. klass
K1 (Öppen)
Det uppdrag som trafiknämnden föreslås ge förvaltningschefen innebär att efter
utredning av det långsiktiga kompetensbehovet och analys av effektiv fördelning
mellan anställda och konsulter återkomma till trafiknämnden med redovisning
av utredningsresultat.
Bakgrund
Sedan en längre tid har SL och numera trafikförvaltningen haft en inriktning
mot en alltmer renodlad beställarroll. Antalet medarbetare har under åren
reducerats i samband med justeringar i den organisatoriska strukturen. Den
senaste organisationsöversynen år 2011, ”Översyn SL”, resulterade i en
reduktion av antalet anställda med 15 procent. Genom åren har även en
betydande kompetensväxling skett och denna kan i viss mån sägas pågå
alltjämt. Organisationen har gått från att ha varit relativt många medarbetare
med operativ inriktning till dagens bemanning med i huvudsak strategiska,
styrande och uppföljande uppgifter.
Utgiften för konsulter totalt på trafikförvaltningen var år 2014 1 213 mnkr, varav
1 023 mnkr var utgifter för investeringsprojekt. Dessa utgifter belastar
investeringsprojekten och är den del i kommande avskrivningskostnader.
Övriga utgifter 190 mnkr för konsulter var en kostnad år 2014. Av detta belopp
var 145 mnkr specialistkonsulter och 45 mnkr resurskonsulter i vakanta
tjänster. Besparingar inom konsultområdet avser resurskonsulter och
prognosen för besparingar år 2015 är ca 20 mnkr.
Trafikförvaltningens avdelning för projekt och upphandling svarar för
genomförandet av merparten av alla större projekt och upphandlingar. När det
gäller genomförandet av alla större investeringsprojekt har trafikförvaltningens
strategi hittills varit att ha egen personal i toppen i form av chefer, programdirektörer och programledare, men att resterande delar av projektorganisationen
ska bemannas av konsulter. Den allra största delen av trafikförvaltningens
konsultanvändning återfinns därmed i denna del av verksamheten. Utöver
förvaltningens egna anställda är, omräknat i heltidsarbeten, drygt ett hundratal
konsulter anlitade i projektledarroller. Utgiften för dessa tjänster uppgår årligen
till mer än 200 mnkr. I det fall dessa konsulter kunde växlas mot egna anställda
projektledare, med de ersättningsnivåer som tillämpas i trafikförvaltningen,
uppgår den teoretiska årliga besparingspotentialen inom investeringar till
ca 110 mnkr.
Konsultstöd förekommer även inom trafikförvaltningens linjeverksamhet. Som
exempel genomför avdelningen för strategisk utveckling utredningar i tidiga
skeden med stöd av konsulter. I de upphandlingsprojekt som avser
trafikupphandlingar sker arbetet till delar med konsultstöd.
3(4)
Ledningsstaben
TJÄNSTEUTLÅTANDE
2015-08-27
Version
Ärende/Dok. id.
TN 2015-1168
Infosäk. klass
K1 (Öppen)
Trafikförvaltningen ser nu ett behov av att utifrån de mål och förutsättningar
som gäller för verksamheten närmare analysera vilket långsiktigt behov av
kompetens som föreligger samt vilken fördelning mellan anställda och konsulter
för olika sorts kompetens som bedöms mest effektiv för att uppnå ställda mål.
Konsultanvändning kan både urholka och bygga upp trafikförvaltningens egen
kompetens. För förvaltningen gäller således att hitta rätt balans mellan
konsulter och anställd personal. I de fall konsulter anlitas behöver det
säkerställas att konsultens insats, utöver leverans av utredningar, förslag etc.
bidrar till en förstärkning av förvaltningens egen kompetens.
Överväganden
I trafikförvaltningens anvisning för konsultanvändning från år 2014 uppställs
övergripande personalstrategiska mål, varav principen ”Trafikförvaltningens
målsättning är att i ett längre perspektiv inte använda konsulter i strategiska
roller. Chefer, programledare samt kompetenser inom trafikförvaltningen är
exempel på strategiska roller.” är den inriktning som närmast behöver
vidareutvecklas.
I sammanhanget kan även nämnas det konsultanvändningsprojekt som pågår
under år 2015 och som sammantaget väntas bidra till ökad kontroll över
verksamheten, resursoptimering samt ett ökat anseende hos trafikförvaltningens
intressenter. Projektets resultat bidrar både till vidareutveckling av nämnda
konsultanvisning och som underlag till nu aktuell personalstrategisk utredning.
Det uppdrag som trafiknämnden föreslås ge förvaltningschefen innebär att efter
utredning av det långsiktiga kompetensbehovet och analys av effektiv fördelning
mellan anställda och konsulter återkomma till trafiknämnden med redovisning
av utredningsresultat. Uppdraget påbörjas under år 2015 men kommer att
fortsätta in i år 2016.
Vid sidan av denna större utredning pågår fortlöpande bedömningar i enskilda
fall, där uppgifter som uppenbarligen är hänförliga till trafikförvaltningens
kärnområden men som i nuläget utförs av konsulter redan nu kan leda till
växling från konsult till egen personal efter beslut om ny tjänst i det enskilda
fallet från förvaltningschefen. Ett exempel på detta är en tjänst för
spårplanering som nyligen beviljats trafikavdelningens järnvägssektion.
Ekonomiska konsekvenser av beslutet
Uppdraget avses i nuläget genomföras med egen kompetens och rymmas inom
befintliga budgetramar. Resultatet av utredningen kan väntas medföra positiva
ekonomiska effekter framför allt vad gäller investeringsutgifter.
4(4)
Ledningsstaben
TJÄNSTEUTLÅTANDE
2015-08-27
Version
Ärende/Dok. id.
TN 2015-1168
Infosäk. klass
K1 (Öppen)
Sociala konsekvenser och konsekvenser för miljön
En väl genomtänkt personalstrategi bidrar generellt sett positivt till
måluppfyllelse, effektivitet och god kompetensförsörjning.
Riskbedömning
Genomförandet av utredningen är ett sätt att möta flera olika risker som rör
trafikförvaltningens måluppfyllelse.
Ragna Forslund
Tf förvaltningschef
Björn Holmberg
Stabschef