arbets- och tidplan - Statens offentliga utredningar

Promemoria
2015-02-19
Utredningen om inrättande av
Upphandlingsmyndigheten
Fi S 2014:19
Mocki Hägg
Telefon 08-405 17 21
Mobil 072-552 04 12
E-post mocki.hagg@regeringskansliet.se
Arbets- och tidplan för arbetet med att bilda
Upphandlingsmyndigheten
Bakgrund
Regeringen beslutade den 19 december 2014 att tillkalla en särskild utredare
för att genomföra bildandet av en ny myndighet för upphandlingsstöd (dir.
2014:161). Den 12 januari 2015 förordnades Hans-Eric Holmqvist som
särskild utredare. Den 22 januari anställdes Mocki Hägg och den 1 mars
börjar Niclas Rencks anställning i utredningen.
Den verksamhet som omfattas är i dag inordnad i Konkurrensverket (KKV).
Den nya myndigheten ska kunna inleda sin verksamhet den 1 september
2015. Beräknat anslag är cirka 77 mkr och bedömt personalbehov ett
sextiotal personer.
Uppdraget ska utföras under kort tid. Under denna tid ska samråd ske med
ett stort antal myndigheter. Arbetet kommer att bedrivas parallellt och
synkroniseras med en intern förändringsprocess på KKV. Intressentgruppen
är omfattande och omfattar även kommuner och landsting. De sakfrågor
som berörs har stor politisk laddning och området är starkt prioriterat av
regeringen. Ett antal beslutsunderlag för regeringen ska tas fram.
Omfattande interna styrande dokument ska produceras och ett antal
administrativa åtgärder vidtas.
KKV har fått regeringens uppdrag att förbereda organisationsförändringen
och bistå kommittén. Arbetet med att förbereda den nya
Upphandlingsmyndigheten och genomföra organisationsförändring på KKV
sker parallellt. Utredningen och KKV har en nära samverkan.
2
Utredningens uppdrag enligt direktiven
Utredningen ska lämna förslag till instruktion, regleringsbrev och
författningsändringar som behövs. Förslag ska också lämnas till anslag
(inklusive låneram och räntekontokredit), resursfördelning, verksamhetsplan
och budget för perioden 1 september 2015 – 31 december 2015 samt till
budgetunderlag för åren 2016 – 2018.
Vidare ska utredningen lämna förslag till Upphandlingsmyndighetens
organisation, överväga lämpliga arbetsformer och verksamhetsplan samt
lämna förslag på kompetensprofil för ledamöter i ett insynsråd.
Myndigheten ska nämligen vara en enrådighetsmyndighet med insynsråd.
Myndigheten ska bemannas med beaktande av 6 b § lagen (1982:80) om
anställningsskydd. Utredaren ska fatta beslut om bemanning och i övrigt
utöva arbetsgivarbefogenheter samt fullgöra de åtgärder som krävs enligt
lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet.
Utredningen ska förbereda anslutning av Upphandlingsmyndigheten till det
statliga redovisningssystemet och lägga upp redovisningsplaner.
Nödvändiga avtal för myndighetens räkning ska ingås. Där så är möjligt ska
utredaren överväga att överta befintliga avtal.
Administrationen i Upphandlingsmyndigheten ska skötas av Statens
Servicecenter (SSC). Utredningen ska förbereda anslutning av
Upphandlingsmyndigheten till SSC:s tjänster inom ekonomi- och
löneadministration samt tjänster inom e-handel.
Utredningen ska hålla Regeringskansliet informerat samt föra en dialog med
Arbetsgivarverket (AgV), Ekonomistyrningsverket (ESV), KKV samt andra
berörda myndigheter. Utredningen ska också ha kontakt med centrala
fackliga organisationer samt personalen på KKV.
Åtgärderna ovan ska genomföras på ett sådant sätt att
Upphandlingsmyndigheten ska kunna påbörja sin verksamhet den 1
september 2015. Vidare ska myndigheten vara lokaliserad i Stockholm.
I utredningsdirektiven anges också ett antal rapporteringstillfällen, se nedan.
2
3
Milstolpar/rapporteringstillfällen
Enligt utredningens direktiv ska ett antal leveranser göras till regeringen.
Den 1 februari lämnades underlag avseende följande:
 anslag (inklusive låneram och räntekontokredit)
 resursfördelning
 verksamhetsplan och budget för perioden 1 september 2015–31
december 2015.
Senast den 1 mars ska budgetunderlag för åren 2016 – 2018 lämnas.
Senast den 1 maj ska förslag till följande lämnas:
 instruktion
 regleringsbrev
 nödvändiga författningsändringar
 förslag till kompetensprofil för ledamöter i ett insynsråd
 verksamhetsplan.
Senast den 31 augusti ska uppdraget slutredovisas.
Övriga uppgifter
Förutom de uppgifter som explicit nämns i direktiven till utredningen
tillkommer vissa uppgifter som kan anses vara underförstådda. Dit hör
inledande uppgifter med att analysera verksamheten och organisationen
samt att ange verksamhetsinriktning, lokalisering (i Stockholm) och
dimensionering
för
myndigheten.
När
det
gäller
direkta
genomförandeåtgärder tillkommer en rad uppgifter som inte specificeras
närmare i direktiven, se nedan.
Specifika administrativa åtgärder
Nedanstående åtgärder behövs för att bilda en ny myndighet. De flesta
måste hanteras tidigt i processen. Avtal kan tecknas först när
organisationsnummer finns.
 Registrering av domännamn inklusive eventuellt förvärv av .se
domännamn från enskild.
 Anmälan till Kammarkollegiet angående kreditkonto.
 Anmälan till Riksgälden angående räntekonto.
4








Avtal med SSC angående framtida stöd inom ekonomiadministrativa
och löne- och lönerelaterade tjänster samt eventuellt stöd under
uppstart.
Avtal med Statens Tjänstepensionsverk (SPV) angående
pensionsadministration.
Ansöka hos ESV om anslutning till det statliga redovisningssystemet
(senast tre månader före myndighetens start).
Ansöka hos ESV om momsbefrielse.
Ansöka hos Skatteverket om registrering som arbetsgivare.
Ansluta myndigheten till statens betalningssystem genom att avropa
betalningstjänster enligt Riksgäldens ramavtal.
Lämna uppgifter om ingångna hyresavtal till ESV.
Teckna försäkring hos Kammarkollegiet.
Överväganden och beslut
Ett stort antal överväganden behöver göras och många beslut behöver tas.
Myndighetens ansvarsområde behöver tydligt beskrivas och gränsen mot
andra myndigheters ansvarsområden behöver tydliggöras. Verksamhetsmål
ska formuleras. Arbetsordning, attestordning och policydokument ska göras.
Myndighetens organisation och lämpliga arbetsformer behöver övervägas.
En bedömning av vilken kompetens myndigheten behöver ska också göras.
Beslut om bemanning ska tas och då ska reglerna om verksamhetsövergång
beaktas. Överväganden behöver också ske när det gäller vilka
nyckelfunktioner som måste vara bemannade när myndigheten startar sin
verksamhet. Rekrytering av dessa personer behöver ske. I samband med
detta arbete samråder utredningen med AgV.
Styrmedel och legala dokument enligt uppräkningen under rubriken
Milstolpar/rapporteringstillfällen ska utarbetas.
Överväganden om lokaler behöver göras. Med tanke på den korta
genomförandetiden måste ett alternativ väljas som medför en så liten
påfrestning på verksamheten som möjligt samtidigt som det inte låser
myndigheten under alltför lång tid. En analys enligt ESV:s riktlinjer bör
genomföras snarast. Den kan dock inte ske innan verksamhetens behov kan
bedömas mer långsiktigt. Ett djupare underlag för detta kan inte tas fram
före den 1 september.
4
5
I samband med att lokalfrågan löses aktualiseras frågor om reception och
skalskydd.
Rutiner för planering, budgetering och uppföljning behöver etableras. Detta
behöver ske redan under våren 2015.
Grafisk profil behöver beslutas och ny webbsida samt intranät för
Upphandlingsmyndigheten göras. Upphandling av konsulter för detta arbete
behövs. KKV:s kommunikationsavdelning ger stöd i arbetet.
En hel rad överväganden och beslut i samband med ekonomi- och
personalsystem, e-handelssystem med mera behöver göras. Anslutning till
det statliga redovisningssystemet samt bankkonton behöver ordnas. Här är
SSC behjälplig.
Ärendehanteringssystem behöver upphandlas. Normalt är detta projekt som
spänner över flera år. Den valda lösningen måste säkerställa att ett
fungerande diarium finns på plats den 1 september. Eventuellt kan då
ärendehanteringsrutiner fortfarande vara under utveckling. Med största
sannolikhet måste den valda lösningen vara föränderlig och kunna växa och
utvecklas efter myndighetens behov. Arkivbeskrivning, arkiverings- och
gallringsplan, diarie- och dossierplan behöver också göras. Ansvariga för
postöppning, diarie- och arkivfrågor ska utses.
Befintliga avtal och licenser gås igenom. Avtal behöver tecknas med bland
annat Posten och en resebyrå. Företagshälsovård kan den nya myndigheten
ta ställning till.
Behov av nyanskaffning/övertagande av inventarier och utrustning behöver
också övervägas.
Kontakter
Enligt direktivet ska vissa aktörer hållas informerade. Ytterligare ett antal
samarbeten behöver etableras för att säkerställa ett smidigt genomförande
och gott resultat. Utredningen har redan etablerat kontakt med följande:







KKV:s ledning
KKV:s personal
KKV:s fackliga organisationer
Regeringskansliet genom upphandlingsenheten
AgV
ESV
SSC
6







SPV
Kammarkollegiet
Sveriges Kommuner och Landsting
Riksgälden
Riksrevisionen
Statistiska Centralbyrån
Centrala fackliga organisationer
Följande kontakter ska tas:





Riksarkivet
Skatteverket
Kommerskollegium
Myndigheten för delaktighet angående tillgänglighet
UNIT4 Agresso samt andra leverantörer och konsulter
Utredningens arbetsformer
De uppdrag och deluppdrag som redovisas i direktiven har olika karaktär.
Vissa är utredningsuppgifter, andra är genomförandeuppgifter. Vissa
resultat ska redovisas till regeringen vid olika tidpunkter, annat beslutar
utredningen på egen hand om. Vissa uppgifter bör sekretariatet arbeta med,
annat lämpar sig bättre för KKV eller konsulter.
Sammanträden och möten med representanter med de mest berörda
organisationerna har utredningen redan genomfört eller planerat. Kontakter
tas sedan vid behov. Möten mellan utredningen och KKV sker varje vecka
vid en bestämd tidpunkt.
Utredningen kommer senare i vår att ha kontakter med upphandlingsstödets
olika samverkansparter. Kontakt kan ske genom intervjuer, seminarium,
hearing eller en kombination. Vilket eller vilka alternativ som väljs behöver
övervägas. Det är väsentligt att mötena förbereds noga och läggs upp på ett
sådant sätt att berörda aktörer upplever att de får möjlighet att föra fram sina
synpunkter på ett effektivt sätt.
Förslag till författningsändringar ska redovisas. Det finns starka skäl att
begränsa detta arbete till de förändringar som är nödvändiga för att den nya
myndigheten ska kunna starta sin verksamhet.
Enligt direktiven ska utredningen slutredovisa sitt arbete den 31 augusti
2014. I den slutrapport som ska lämnas bör också redovisas vilka
erfarenheter som utredningen har gjort under själva genomförandearbetet.
Det kan även vara lämpligt att redovisa sådant som utredningen inte har
6
7
kunnat gå till botten med och där arbetet måste fortsätta i den nya
myndighetens regi. Också andra frågor kan behöva tas upp i slutrapporten.
Slutrapporten bör hållas kortfattad och PM som skrivs under utredningens
gång bör skrivas i en sådan form att de lätt kan användas som underlag till
rapporten. Det som delredovisas till regeringen kan hänvisas till i rapporten,
möjligen kan det tas in som bilaga.
Tidplan
Flera deluppdrag är redan givna till både innehåll och sluttidpunkt enligt
direktiven. Det mesta behöver göras parallellt. Nedan redovisas de
huvudsakliga delprojekten per månad. Dessa uppdrag bryts även ned i ett
antal avgränsade arbetsmoment (aktiviteter). De redovisas i en aktivitetslista
– en att-göralista – med ansvarig och slutdatum. Genomgångar utifrån
listans aktiviteter görs kontinuerligt inom utredningen.
Januari




Etablera sekretariatet.
Förslag till anslag, budget och VP 2015.
Börja etablera kontakter med KKV och dess personal.
Börja etablera samverkan med olika myndigheter.
Februari 2015




Budgetunderlag för åren 2016 – 2018.
Överväg organisation.
Starta rekrytering av vissa nyckelpersoner.
Förbereda upphandling av
o grafisk profil
o konsulter för webb och intranät
o ärendehanteringssystem (inklusive diarium)
o banktjänster
8
Mars – april







Erbjudanden om övergång.
Avtal om lokaler.
Påbörja införandet av ekonomi- och personaladministrativa system.
Möten med olika intressenter.
Tilldelningsbeslut.
Förslag till instruktion, regleringsbrev och författningsändringar
Kravprofil för insynsråd.
Maj – juni


Förslag till arbetsordning, attestordning, diverse policies.
Påbörja slutrapporten.
Juli
 Eventuellt semester.
Augusti
 Genomgångar av nya rutiner med personalen.
 Överlämna slutredovisning.
September
 Arkivering av utredningens material.
Övrigt (inte tidssatt än)




Inflyttning på Torsgatan 13. (Sker under våren.)
Lokalanpassning (reception och skalskydd med mera).
Introduktion av nyanställda.
Upphandling av resebyrå, vaktmästeri, reception med mera.
8