Att vara anställd som doktorand i nordiska språk

1 (21)
Att vara anställd som doktorand
i nordiska språk
vid
Institutionen för svenska och flerspråkighet
Fastställd av institutionsstyrelsen 2008-12-03
Uppdaterad 2015-02-17
Stockholms universitet
Institutionen för svenska och flerspråkighet
106 91 Stockholm
Besöksadress:
Universitetsvägen 10 D, plan 3– 6
http://www.su.se/svefler/forskning/
utbildning-på -forskarnivå
Telefon: 08-16 20 00
Telefax: 08-15 85 33
E-post: cecilia.falk@su.se
catrin.norrby@su.se
2 (21)
Innehåll
Arbetsplatsen..............................................................................................................................4
Introduktionskurs på SU och introduktion på institutionen.....................................................4
Chefer och handledare .............................................................................................................4
Doktorandråd och forskarutbildningskommitté.......................................................................4
Mejl, lånekort, arbetsrum .........................................................................................................5
Dina studier ................................................................................................................................5
Undervisning ..............................................................................................................................6
Pedagogiskt program för doktorander .....................................................................................6
Lön ..............................................................................................................................................6
50 % .........................................................................................................................................7
80 % .........................................................................................................................................7
Förlängt förordnande ...............................................................................................................7
Utvecklingssamtal ......................................................................................................................7
Din arbetstid och gränsen arbete–fritid ..................................................................................8
Om du behöver vara borta från din tjänst ..............................................................................8
Relationen doktorand–handledare...........................................................................................8
Medel för extra utgifter (Ograduerades) .................................................................................9
Utgifter för själva avhandlingsarbetet .....................................................................................9
Utgifter för konferenser ...........................................................................................................9
Ansökningsdatum ..................................................................................................................10
Publicering under doktorandtiden .........................................................................................10
Avhandlingsmall ......................................................................................................................11
Utgivningsserie ......................................................................................................................11
Hitta mallen ...........................................................................................................................11
Inför disputationen ..................................................................................................................11
Kostnader ...............................................................................................................................12
Institutionens tidsplan inför disputationen ............................................................................13
Lathund inför disputationen: Vad ska doktoranden göra? .....................................................14
Disputationsdatum .............................................................................................................14
Manus till redaktören + förbered ev. omslagsbild .............................................................14
Tryckkostnader ..................................................................................................................14
Skicka till tryck + provtryck + leveransdatum ..................................................................15
Spika avhandlingen (när den skickas till tryck) ................................................................15
Skicka det färdiga manuset till opponenten.......................................................................16
Distribuera böckerna .........................................................................................................16
Skriv pressmeddelande ......................................................................................................17
Erratalista ...........................................................................................................................17
Efter disputationen – doktorsexamen ....................................................................................17
3 (21)
Promovering .............................................................................................................................17
Funktioner vid institutionen ...................................................................................................18
Institutionsledning .................................................................................................................18
Forskarutbildningen ...............................................................................................................18
Övriga studierektorer .............................................................................................................18
Övriga funktioner ..................................................................................................................18
Stödsystem vi använder ...........................................................................................................19
Primula (personalärenden) .....................................................................................................19
FirstClass/Ebox (mejl + intranät) ..........................................................................................19
Mondo (intranät + undervisning) ...........................................................................................19
Länkar/kontaktpersoner A–Ö ................................................................................................20
4 (21)
Arbetsplatsen
Välkommen! Du har blivit antagen som doktorand i nordiska språk och fått doktorandanställning vid Institutionen för svenska och flerspråkighet. Institutionen har forskarutbildning också i tvåspråkighet (vid Centrum för tvåspråkighetsforskning) och översättningsteori (vid Tolk- och översättarinstitutet, TÖI).
Anställningen vid Stockholms universitet innebär att du representerar universitetet och
därmed har vissa rättigheter men även skyldigheter. Dina studier är inte längre din ensak så
som det kan upplevas i grundutbildningen, utan du har en arbetsgivare som kan ställa krav
på dig. Men i jämförelse med de allra flesta anställningar har du ett ovanligt fritt och
självständigt arbete.
I det här dokumentet beskrivs ramarna för din anställning. I texten finns en del länkar där
du kan klicka dig fram till mer information. Vidare nämns i texten olika administrativa och
andra funktioner vid institutionen. Dessa samlas även längst bak, med information om vilka
personer som f.n. innehar dessa befattningar. Se under rubriken Funktioner vid institutionen, s. 18.
Introduktionskurs på SU och introduktion på institutionen
Under ditt första år kommer du att få gå en introduktionskurs för nyanställda vid Stockholms universitet, men redan under de första dagarna kommer du att få en introduktion av
administratören för forskarutbildningen om dina rättigheter och skyldigheter, semester,
sjukskrivning, arbetstider och arbetsrum. Det normala är att du får dela rum med någon
annan doktorand. Administratören för forskarutbildningen kommer även att ta dig på en
rundvandring på institutionen. Tillsammans med dator- och systemansvarig diskuteras
telefon, dator och mejl.
•
Introduktionskurs, se Personalutveckling vid Stockholms universitet
Chefer och handledare
•
Institutionens högsta chef är prefekten och ställföreträdande prefekten. Det finns
även en biträdande prefekt och en administrativ chef.
•
Din närmaste chef är den person som du har ditt utvecklingssamtal med. Har du
undervisning är detta ofta studierektor för grundutbildningen.
•
Din huvudhandledare och handledare är de som du har mest regelbunden
kontakt med.
•
Ansvariga för forskarutbildningen i nordiska språk är studierektor resp.
administratören för forskarutbildningen. Studierektor ansvarar för ärenden som
rör doktoranderna, som den individuella studieplanen och kursval samt för utbildningen i stort, som kontakt med fakulteten och frågor som rör kursutbud. I alla
administrativa frågor som rör dig som doktorand kan du vända dig till administratören för forskarutbildningen som har expeditionen för doktorandfrågor.
Doktorandråd och forskarutbildningskommitté
Doktoranderna i nordiska språk har organiserat sig i ett doktorandråd som fr.o.m. oktober
2013 även innefattar doktoranderna i översättningsvetenskap. (Doktoranderna i tvåspråkighetsforskning har tills vidare ett eget doktorandråd.) Doktorandrådet i nordiska språk och
5 (21)
översättningsvetenskap väljer en styrelse om 4–5 personer som kallas doktorandrådet. De
tre forskarutbildningsämnena på institutionen har vidare en gemensam representant och en
gemensam suppleant i institutionsstyrelsen.
Forskarutbildningsämnet nordiska språk har också en forskarutbildningskommitté
(FUK), utsedd av institutionsstyrelsen, där frågor kring forskarutbildningen i nordiska
språk diskuteras. I FUK ingår tre lärare och tre doktorander. Doktoranderna har också ett
eget arbetsplatsombud (skyddsombud). Aktuella uppgifter om vilka som har dessa olika
uppdrag finns i slutet av detta dokument. Utbildningen på forskarnivå vid fakulteten har en
egen hemsida, se länk till Utbildning på forskarnivå, där du även får en personlig hemsida
(informatören ordnar). Studentkåren har en doktorandombudsman och har verksamhet för
doktorander, se vidare länk till Doktorandstöd.
•
Institutionsstyrelsen
•
Miljö, arbetsmiljö och jämställdhet (institutionen)
Mejl, lånekort, arbetsrum
Som anställd som doktorand får du:
•
tillgång till mejlsystemet
•
lånekort till universitetsbiblioteket med den särskilda förmånen att låna vissa
böcker markerade Ej hemlån till ditt tjänsterum (SUB:s egna regler). Om du har
din reguljära arbetsplats vid ett annat universitet/högskola har du lånekort, men inte
förmånen att låna böcker till ditt tjänsterum.
•
arbetsrum (normalt delat med en annan doktorand). Har du din anställning förlagd
vid annat universitet/högskola får du tillgång till timlärarrummet när du är på besök
men du får inte nyckel eller passerkort till institutionen.
Dina studier
Som doktorand är din huvuduppgift att bedriva studier som ska leda fram till doktorsexamen inom föreskriven tid, dvs. 4 år om du bedriver heltidsstudier eller som mest 5 år
om du har 20 % institutionstjänstgöring under hela din doktorandutbildning (se nedan).
I Högskoleförordningen anges följande riktlinjer: Den som är anställd som doktorand
ska främst ägna sig åt sin egen utbildning. En anställd får dock i begränsad omfattning
arbeta med utbildning, forskning, konstnärligt utvecklingsarbete och administration.
Sådant arbete får, innan doktorsexamen eller konstnärlig doktorsexamen har avlagts, inte
omfatta mer än 20 procent av full arbetstid. (HF 5:2).
Du finner kursfordringarna i den allmänna studieplanen. Utbildningens mål och uppläggning presenteras närmare i utbildningbeskrivningen. Innehåll och planering av dina
egna studier redovisar du tillsammans med handledare varje läsår noggrannare i den
individuella studieplanen (ett Worddokument som finns på SU:s webb) se vidare utbildningsbeskrivningen i den allmänna studieplanen.
•
Studieplaner: Allmän studieplan, Individuell studieplan, Utbildningsbeskrivning,
Institutionstjänstgöring
•
Institutionstjänstgöring
6 (21)
Tillsammans med din huvudhandledare bestämmer du om din arbetstid ska omfatta
studier på heltid eller också innehålla institutionstjänstgöring (max 20 % av heltid). Fördelningen mellan studier och institutionstjänstgöring skrivs in i den individuella studieplanen. Institutionen kan dock inte alltid erbjuda institutionstjänstgöring. Institutionstjänstgöringen består i första hand av undervisning, men kan också bestå av arbete som forskningsassistent eller olika administrativa uppgifter.
Det finns alltså i huvudsak två varianter av tjänster: heltid forskarutbildning i fyra år
utan undervisning eller en tjänst med institutionstjänstgöring. I det senare fallet är den
vanligaste fördelningen 80 % + 20 % institutionstjänstgöring i fem år. Det är möjligt att
ändra fördelningen från en termin till en annan och även möjligt att ha mindre eller ingen
institutionstjänst vissa terminer. I praktiken innebär det att doktorandanställningen blir
längre än 4 år men kortare än 5 år. Valet kan styras av hur man har tänkt sig sin framtid
som lärare/forskare. För de flesta rekommenderas undervisning, eftersom man för det
mesta behöver sådan erfarenhet för att meritera sig för en lektorstjänst.
Undervisning
Pedagogiskt program för doktorander
Om du väljer att undervisa bör du tidigt under utbildningen delta i institutionens pedagogiska program för doktorander (för närvarande se FirstClass > Intern information >
Riktlinjer). Du går igenom med studierektorn för grundutbildningen i svenska/nordiska
språk hur programmet ska läggas upp. Tanken är att du successivt ska komma in i rollen
som lärare.
Programmet anpassas efter om du har tidigare lärarerfarenhet och/eller -utbildning eller
inte. I normalfallet ägnar du en termin åt auskultation och en åt att börja undervisa själv
parallellt med att du går högskolepedagogisk kurs. Du får börja undervisa på kurser som
ligger nära ditt eget forskningsområde, men undervisningen breddas efterhand, för att du
ska få större erfarenhet.
Du får tillgodoräkna timmarna för auskultation och pedagogisk kurs om 7,5 hp i den
20-procentiga institutionstjänstgöringen, men den pedagogiska kursen ger inte poäng inom
forskarutbildningen. Observera att du inte blir fullt behörig för lektorstjänst efter disputationen utan högskolepedagogisk utbildning.
Planerna för din undervisning läggs in i den individuella studieplanen. Om du när du har
börjat undervisa märker att du lägger ner mycket mer tid än som avsatts bör du diskutera
detta med studierektor/kursföreståndare så att ni kan komma fram till varför det är så och
vad som behöver åtgärdas.
Lön
Som doktorand har du lön enligt de tre lönestegen:
1. Ingångslön
2. Då 50 % av fordringarna för doktorsexamen har uppnåtts
3. Då 80 % av fordringarna för doktorsexamen har uppnåtts
För aktuella lönenivåer, se:
•
Lönestege för doktorander
7 (21)
Handledare och doktorand diskuterar löpande hur långt avhandlingsarbetet fortskridit.
Detta ska även framgå av den individuella studieplanen. Uppflyttning på lönestegen kan
prövas vid varje månadsskifte. Handledare och doktorand diskuterar när uppflyttning är
aktuell. Doktoranden ansöker om uppflyttning hos Professorsrådet, som prövar frågan. Om
Professorsrådet beslutar om uppflyttning meddelas prefekten. Doktoranden får respons från
Professorsrådet oavsett utgången. Den nya lönen gäller från månadsskiftet efter det att
ansökan inkommit, i förekommande fall retroaktivt.
50 %
En tumregel för att 50 % ska anses uppnådda är att 30 hp av kursdelen ska vara tenterade och avhandlingstext motsvarande två kapitel i en monografi/en artikel i en sammanläggningsavhandling ska föreligga i preliminär version. För att ge någon vägledning
innebär en preliminär version en sammanhängande text som utgör en helhet och där inte
större omarbetningar krävs för att texten skulle hålla som avhandlingskapitel eller antas
som artikel i en tidskrift. Bakom riktmärket på två kapitel/en artikel ligger dels ett behov av
att framåtskridandet kan dokumenteras, dels en avsedd styreffekt, eftersom erfarenheten
visar att det är bra att börja skriva i det valda avhandlingsformat tidigt. Vad som bedöms är
prognosen för hur snart doktoranden är färdig doktor – man kan säga att vad som bedöms
är inte om minst 50 % uppnåtts utan om högst 50 % återstår.
För närmare information se Allmän studieplan för utbildning på forskarnivå i nordiska
språk:
•
Studieplaner
80 %
80 % anses uppnådda om högst 12 månader återstår av doktorandanställningen och det
finns en godkänd individuell studieplan som anger examen senast ett halvår efter anställningens upphörande; doktoranden ska kunna styrka att förseningar inte uppstått som
äventyrar tidsplanen. Återstår mer än 12 månader av doktorandanställningen ska doktoranden kunna dokumentera att det är högst 12 månader kvar till examen, också här med
godkänd individuell studieplan och dokumentation att planen inte försenats.
Förlängt förordnande
Varje förordnande löper normalt på ett år.
Vid allvarliga förseningar eller direkt missbruk av anställningen kan institutionen
ifrågasätta om doktoranden ska få nytt förordnande. Innan institutionen nekar omförordnande håller prefekt och ansvarig för forskarutbildningen ingående samtal med både
doktorand och handledare.
Utvecklingssamtal
Alla anställda ska enligt Stockholms universitets policy ha utvecklingssamtal med sin
närmaste chef en gång om året. Det är bådas ansvar att dessa möten kommer till stånd. Ett
utvecklingssamtal genomförs vanligen på ca 1 timme. Det ska ta upp hela din arbetssituation, och innebär både en gemensam utvärdering och planering. Utvecklingssamtalet
är viktigt, inte minst när din studietid börjar lida mot sitt slut, bland annat för att diskutera
arbetssituationen efter disputationen.
8 (21)
De doktorander som inte är anställda av institutionen omfattas alltså inte av denna
policy, utan får diskutera en enskild lösning med prefekten.
Läs mer om utvecklingssamtal på Medarbetarwebben:
•
Utvecklingssamtal
Din arbetstid och gränsen arbete–fritid
Din årsarbetstid är 1 700–1 760 timmar beroende på din ålder, och tiden därutöver är
semester och ledig tid. Hur du disponerar din ålagda årsarbetstid i stort bestämmer du och
din handledare. Du är skyldig att ta ut din semester (görs i Primula). I princip tar man ut
hela sin semester varje år och det är viktigt att du är ledig på semestern. Innan anställningen tar slut ska all innestående semester ha tagits ut. Man kan inte förlänga sin doktorandtjänst genom att ta ut innestående semester efter tjänstens utgång.
•
Läs om vad du kan göra i Primula
•
Direkt till Primula (logga in med ditt universitetskonto)
Som doktorand har du alltså ganska fria arbetstider vilket kan vara mycket positivt.
Samtidigt innebär friheten utmaningar. Det kan finnas risk att man ”arbetar jämt” därför att
gränsen mellan arbete och fritid kan upplevas som flytande. Det är viktigt att ha en bra
balans mellan arbete och fritid.
Om du behöver vara borta från din tjänst
Egen sjukfrånvaro, föräldraledighet och tillfällig vård av sjukt barn har du rätt att
kompenseras för. Egen sjukfrånvaro och vård av sjukt barn rapporteras i Primula. Vård av
sjukt barn måste du även anmäla till Försäkringskassan.
Du ska rapportera din förbrukade och återstående nettostudietid. I den individuella
studieplanen Nettostudietiden är 48 månader (4 år), således exklusive institutionstjänstgöring, sjukfrånvaro, föräldraledighet och VAB.
För din tid som ledamot i olika råd har du också rätt att kompenseras (s.k. prolongation), t.ex. som ordförande, kassör eller ledamot i doktorandrådet kan du få förlängt med
ett visst antal dagar per år. Fasta schabloner för detta har beslutats av rektor, se vidare SU:s
webbplats, Regelboken.
•
Regelboken: Prolongation av doktorsanställning och utbildningsbidrag
Också prolongationen rapporteras i den individuella studieplanen.
Tjänstledighet beviljas restriktivt med individuella bedömningar från fall till fall. Institutionen kan inte formellt garantera förlängd anställning i dessa fall.
Relationen doktorand–handledare
Som doktorand har du rätt till handledning. Du har en huvudhandledare och en
handledare. Normalt sett träffar du huvudhandledaren mest, men ansvarsfördelningen
mellan dem kan variera från termin till termin vilket regleras i den individuella studieplanen. För information om handledningens former och rutiner, se institutionens webbplats:
9 (21)
•
Handledning
Relationen doktorand–handledare innebär ett samarbete över flera års tid men med olika
villkor för de inblandade. Även om man som doktorand tycker att man har en i grunden bra
handledningssituation är det ingenting konstigt om det känns påfrestande ibland. Relationen mellan doktorand och handledare är i grunden en professionell och asymmetrisk
relation. Det är inget fel om den uppfattas som vänskaplig, men doktorand och handledare
bör inte utbyta personliga tjänster eller föra förtrogna samtal. Om du upplever att relationen
blir för privat och du inte vill ta upp det direkt med handledaren: tala med prefekten,
ansvarig för forskarutbildningen eller den andre handledaren så fort du känner dig osäker.
Därutöver måste framhållas att det under årens lopp har visat sig att doktorandkollektivet,
eller någon enskild doktorandkollega som du känner särskilt förtroende för, många gånger
är en stor tillgång för en doktorand som känner sig pressad på något sätt. Bara att få klart
för sig att man inte är den första som har en jobbig period är en god början till en lösning.
Det är inte ovanligt att konflikter uppstår på en arbetsplats och det finns former för hur
dessa hanteras. Om det känns svårt eller obehagligt till exempel i relationen till dina handledare, ta då kontakt med prefekten eller Företagshälsovården Avonova Hälsa AB som kan
erbjuda professionell hjälp. Du kan även vända dig till arbetsmiljöombud (skyddsombud)
eller Doktorandrådet. Vänta aldrig på att något ska ”ordna sig”.
Då och då initieras gemensamma samtal om vad det innebär att vara doktorand, t.ex. om
handledningens form, funktion och innehåll. Bl.a. kan högre seminarier ägnas åt detta.
•
Företagshälsovård, Anova Hälsa AB (Medarbetarwebben)
•
Arbetsmiljöombud/skyddsombud (institutionen)
Medel för extra utgifter (Ograduerades)
Utgifter för själva avhandlingsarbetet
Det finns medel avsatta för i första hand utgifter för själva avhandlingsarbetet. Man kan
t.ex. behöva göra en etikprövning av sin studie eller resa till ett arkiv för att studera handskrifter. Man kan också behöva få artiklar från andra bibliotek kopierade via universitetsbiblioteket mot en avgift. För aktuella priser se SUB:s webbplats om fjärrlån:
•
Fjärrlån
Utgifter för konferenser
Ur dessa medel för avhandlingsarbetet kan man också söka för att delta i konferenser. Att
vara med på vetenskapliga konferenser är ofta mycket givande för en doktorand. Tillsammans med din handledare kan du planera in deltagande i lämpliga konferenser i dina
studier. Medel från institutionen får man dock bara för någon konferens om året.
Att hålla föredrag vid konferenser kan vara ett bra sätt att synas och få kontakter men
planera detta tillsammans med din handledare. Att förbereda föredrag tar oftast längre tid
än man tror och kan därför medföra att avhandlingsarbetet försenas.
Om man söker pengar för konferenser är det inte alltid de som ska hålla föredrag som har
företräde, utan målet är att uppnå en någorlunda rättvis fördelning av pengar mellan doktoranderna. Du bör även söka medel utanför institutionen för att bekosta konferensdeltagande.
10 (21)
Sök medel för konferensavgift, resa och boende. Skaffa uppgifter om rese- och boendekostnader och välj ett billigt alternativ. Universitetets miljöpolicy ser helst att man väljer att
åka tåg inom Sverige. Traktamente utgår normalt inte.
Ansökningsdatum
Det är tre fasta ansökningstider per år, 15 mars, 15 juni och 15 oktober, men om behov
uppstår däremellan kan mindre och angelägna summor beviljas.
Ansökningsblankett för kurs och konferens finns i FirstClass > Intern information >
Blanketter […]. Lämna den ifyllda blanketten till ekonomiassistenten.
Publicering under doktorandtiden
Som doktorand har du två möjliga format för avhandlingsarbetet: en monografi eller en
sammanläggningsavhandling. Om du skriver det senare innebär det naturligtvis att du
skriver artiklar under doktorandtiden. Texten nedan handlar om att publicera annat än det
som ingår i avhandlingen.
Liksom när det gäller föredrag finns det fördelar och nackdelar med att publicera
artiklar under avhandlingsarbetet. (Ibland kan det ju handla om att publicera ett konferensföredrag.) Å ena sidan är det bra att snabbt komma igång med att skriva regelbundet och att
skriva som om det vore avhandlingstext – att t.ex. skriva artiklar blir ett led i att komma
framåt i sitt avhandlingsarbete. Dessutom lär man sig att skriva färdigt artiklar. Å andra
sidan kan man komma att lägga tid på något som visar sig vara ett sidospår. Vid sakkunnigutlåtanden för tjänster tittar man inte så mycket på artiklar som har skrivits före avhandlingen och som förbereder denna, men de har å andra sidan betydelse för att man ska synas
och få kontakter.
Det kan däremot vara av stort meritvärde att skriva artiklar inom något annat område
än avhandlingsarbetet, men före disputationen får man alltid avväga om det är värt en
eventuell försening av avhandlingen. Diskutera detta med din handledare.
Om du har oanvänt material kan det hända att du får tillfälle att använda det någon gång
efter doktorandtiden. När avhandlingen är klar bör du också försöka skriva ett par artiklar
på engelska utifrån avhandlingen för att synas mera internationellt. Det finns naturligtvis
inga garantier för att du får en arbetssituation som tillåter detta – men medan du är anställd
som doktorand måste ditt viktigaste mål vara att få själva avhandlingen färdig.
Publicera/registrera dina artiklar i DiVA publikationsdatabas (kontakta informatören
vid frågor). Länkar finns via institutionens webbplats (orange resp. grön ruta):
•
http://www.su.se/svefler/publikationer
•
Sök i DiVA (orange ruta).
•
Registrera i DiVA (grön ruta. Inloggning krävs med SU-konto).
11 (21)
Avhandlingsmall
Avhandlingsmallen är en Word-mall med ett antal förinställningar som gör att din text
ser ut som institutionens avhandlingar kommer att se ut i färdigtryckt skick. Skriv helst i
avhandlingsmallen från början , dvs. i dokument kopplade till mallen. (Du kan även skriva
i dokument som är kopplade till Words vanliga normalmall; dokumentet kan sedan kopplas
till avhandlingsmallen. Det ger dock merarbete för informatören vid redigeringen av
arbetet.) Fördelen med mallen är att dina texter blir konsekvent formaterade och
lättbearbetade samt att du hela tiden ser vad som får plats på respektive sida (gäller fr.a.
tabeller och figurer).
Informatören ger en introduktion till nyantagna doktorander om dels mallen, dels
användbara Word-funktioner (oavsett vilken mall man använder).
Utgivningsserie
Avhandlingsmallen går fortfarande även under namnet Acta-mallen. ACTA-serien
upphörde 2014, men vi har kvar vår egen underserie Stockholm Studies in Scandinavian
Philology N.S. New Series [no].
Hitta mallen
Mallen och dess manual hittar du på institutionens server: I datorns startmeny i
sökfältet skriver du \\fs3nordiska\acta\Acta 2014. Mappen Acta 2014 visas – dock är det
tills vidare 2008-dokumenten du ska använda. I mappen finns mall, manual och genväg till
mallen.
1. Börja med att dra ”Genväg_till_acta-MALL_2008.dot” till ditt skrivbord.
Fortsättningsvis dubbelklickar du på den ikonen när du behöver ett nytt, tomt
dokument, och du hamnar i Acta-mappen.
2. Dubbelklicka på ”acta-MALL_2008.dot” (gulvit ikon) så öppnas ett nytt
dokument (.doc) baserad på mallen. Spara som ...
3. Läs mer i manualen som finns i Acta-mappen: ”acta-mall_2008_MANUAL.pdf”.
Läs denna manual innan du sätter igång, och återkom till den under avhandlingsarbetet. Strunta inte i funktionerna som finns – det gör slutredigeringen mycket
enklare om du redan från början har följt instruktionerna.
4. När det är dags för tryckning, finns i denna mappen även dokumentet
”acta_OMSLAGSINFO_till_tryckeri_2014.doc”, där du fyller i dina uppgifter till
tryckeriet. Läs mer om tryckning nedan.
Inför disputationen
Viktig information inför disputationen finns på webben:
•
Disputation (institutionen)
•
Disputera vid Stockholms universitet
•
Disputation: Boka tid och plats (SU-webben)
12 (21)
Håll tidsplanen. Vi är många som arbetar med din avhandling i slutskedet och vi vill be
dig att respektera de tider som anges nedan.
Kostnader
Institutionen får en klumpsumma för opposition och tryckning av avhandlingen, f.n.
40 000 kr. Dessa medel ska täcka samtliga kostnader (språkgranskning, tryckning, ev. resor
och uppehälle för opponent och ledamöter i betygsnämnden, osv.).
Opponent och betygsnämnd bestäms av fakulteten efter förslag från institutionen, och vi
försöker förstås hålla nere kostnaderna i görligaste mån.
Om avhandlingen av något skäl kan väntas bli särskilt dyr, t.ex. för att det krävs illustrationer som måste beställas av en tecknare eller måste finnas färgbilder, eller för att hela
avhandlingen behöver språkgranskas, är det viktigt att i god tid söka finansiering från olika
fonder. T.ex. utlyser Vitterhetsakademien (Linds fond) regelbundet medel för tryckbidrag.
En lista med finansiärer som stöder språkvetenskaplig forskning finns i FC > Forskning >
Söka pengar.
Kostnad för tryckning hos förlaget Publit, via SUB, kan du räkna ut med deras kalkylator
på SUB-webben. Se Inför tryckning:
•
Spika avhandling
Institutionens tidsplan inför disputationen: Se nästa sida.
13 (21)
Institutionens tidsplan inför disputationen
vecka 18
Fullständigt manus till skuggopponent
vecka 16
Skuggopposition (eller granskning av annat slag)
vecka 16–12 Omarbetningar. Redan under denna period kan du kontakta redaktören och
tillsammans diskutera utformningen av texten. Kontakta i god tid också
informatören, som står för slutredigeringen (jfr vecka 8 nedan).
vecka 11
Skriv summary (5–10) och abstract (högst 2 000 tecken, inkl. mellanslag),
diskutera med handledaren och arbeta om.
vecka 11
Kontakta språkgranskare och skicka summary och abstract, t.ex. Centre
for Academic English.
• Centre for Academic English (CAE) > Our services
vecka 10
Lämna manus till redaktören. Efter detta kan du inte göra några egna
ändringar i innehållet. Manuset granskas först av redaktören; var beredd att
arbeta vidare med manuset efter anvisningar under denna vecka. Därefter går
manuset till informatören för slutredigering. När manuset gått till informatören ska du vara färdig med all korrektur.
vecka 10–8
Skriv baksidestext och redigera litteraturlista, i samråd med redaktören
(se vidare lathunden nedan, punkterna 8–12).
vecka 8–7
Ställ samman övrigt som behövs inför leverans till tryckeri + kontakta SUB
1 månad innan spikdagen om tryckningen (se vidare lathunden nedan,
punkterna 8–12).
vecka 3
Spika (elektroniskt) tre veckor före disputationsdagen (se lathunden nedan).
vecka 0
Disputation
Lägg in extraveckor om tidsplanen sträcker sig över sommar, jul eller påsk, i samråd med
redaktören och informatören som gör redigeringen. Om du istället väljer du att publicera
utanför vår egen serie är det universitetets anvisningar som gäller.
Lathund inför disputationen: Vad ska doktoranden göra?: Se nästa sida.
14 (21)
Lathund inför disputationen: Vad ska doktoranden göra?
Följande är av mera praktisk art. (Jfr Tidsplan inför disputationen, ovan.) Se även:
•
Disputera vid Stockholms universitet
Disputationsdatum
I samband med fastställande av disputationsdatum (ca 18 veckor före tänkt disputationsdatum):
1. Anmäl disputation till och boka datum och tid hos Studentavdelningen. Först
ska du ha diskuterat lämpliga datum med handledare och ansvarig för forskarutbildningen.
•
Boka tid och plats för disputation (SU-webben)
2. Boka lokal för den angivna tiden hos schemaläggaren.
3. Vänta på besked om opponent från ansvarig för forskarutbildningen.
4. Boka ev. om datum och lokal (både hos Studentavdelningen och schemaläggaren), ifall det först bokade inte passar opponenten.
Manus till redaktören + förbered ev. omslagsbild
I anslutning till att manus går till redaktören (ca 11 veckor före tänkt disputationsdatum):
5. Bestäm omslagsbild i samråd med redaktören. Tänk på kostnaderna och på att
söka tillstånd från upphovsrättsinnehavaren. Räkna in tid för ev. bildbehandling
som bl.a. informatören kan hjälpa till med. Omslagsbild skickas separat som egen
fil (tiff eller jpg). Se även SU-webben:
•
Visuell identitet > Tryck > Avhandlingar
Förlaget Publit (via SUB) färdigställer omslaget enligt mall de har. Kostnad:
400 kr/timme, läs mer under Tryckkostnader nedan.
Tryckkostnader
SUB har ett avtal med förlaget Publit för avhandlingar (vars tryckeri ligger i Malmö). Vi
mejlar avhandlingen för tryck till SUB, som sköter kontakten med Publit. Allmänt vid
tryckning begär man in en offert från tryckeri för kostnadsförslag, men för avhandling
räknar du själv ut pris i en kalkylator på tryckeriwebben, länk via SUB-webben:
•
Spika avhandling
Instruktioner står på SUB-webben. Några av uppgifterna kan du behöva diskutera med
informatören och redaktören samt informera informatören om innan det går till tryck:
6. antal sidor i svartvitt (inkl. spikblad) resp. i färg (illustrationer t.ex.) Antal sidor
= fr.o.m. kapitel 1 t.o.m. litteraturförteckning + bilagor. Informatören vet på ett
ungefär antal sidor för abstract, förord, innehållsförteckning m.m.
7. antal exemplar (vanligtvis 200 st; hör med redaktören). Man fyller inte i det i
kalkylatorn, utan får själv multiplicera med kalkylatorns slutsumma.
15 (21)
8. om omslaget ska lamineras (bestrykas med en skyddsfilm. Välj det. Man kan
välja matt eller glatt, vi brukar välja matt.) Inte i kalkylatorn, men inför tryckning.
9. om omslagsbilden ska vara i färg eller svartvitt (storlek B 165 mm + 4 mm utfall,
H max 133 mm). Inte i kalkylatorn, men inför tryckning. Se även SU-webben:
•
Visuell identitet > Tryck > Avhandlingar
10. att vi vill ha provtryck (kostnad 250 kr + frakt). Ett ev. andra provtryck (pdf
brukar räcka) kostar ev. också.
Skicka till tryck + provtryck + leveransdatum
11. Provtryck: Vi måste mejla avhandlingen för provtryck till SUB 20 arbetsdagar
innan spikdagen (de sköter alltså kontakten med föralget Publit). När vi har fått
provtrycket har vi 10 dagar på oss att gå igenom och godkänna en slutversion.
(Ibland kan det behövas två provtryck, som alltså ska ingå i dessa 10 dagar.)
Provtryck går du, redaktören och främst informatören igenom och godkänner inför
den slutgiltiga tryckningen.
Sluttryck: Vi måste mejla avhandlingen för sluttryck till SUB 10 arbetsdagar innan spikdagen.
Den färdiga avhandlingen ska levereras till dig senast två arbetsdagar före den officiella
spikdagen.
12. Ställ samman de uppgifter som tryckeriet behöver. Informatören har gjort i
ordning ett dokument som du hittar på servern, se Hitta mallen, s. 11. Fyll i
efterfrågade uppgifter och skicka till informatören för eventuell komplettering.
Bl.a. ska du skriva baksidestext (högst 1 695 tecken inkl. mellanslag). Se ”Text
med fasta placeringar” på:
•
Visuell identitet > Tryck > Avhandlingar
13. Informatören ställer samman de s.k. förstasidorna och sistasidorna.
•
Förstasidorna = allt före innehållsförteckningen. För det behöver informatören
uppgifter om omslagsbilden (fotograf/illustratör, ev. tillstånd från t.ex. KB
eller RA osv.), abstract, förord, ISBN. (Jfr spikning nedan).
•
Sistasidorna = allt efter Referenser eller ev. bilagor. För sistasidorna har
informatören alla uppgifter.
Spika avhandlingen (när den skickas till tryck)
14. Spika/registrera de bibliografiska uppgifterna om din doktorsavhandling i
DiVA:s spikformulär, i samma veva som avhandlingen skickas till tryck.
•
Spika avhandling (SUB-webben)
Spikformuläret är underlag till dels den elektroniska spikningen, dels det lösa
spikbladet (som ska med till tryck). Logga in med ditt SU-konto. För att fylla i
formuläret behöver du
• ISBN-nummer från Studentavdelningen, se
• ISBN- och ISSN-nummer
16 (21)
• nummer i vår serie Stockholm Studies in Scandinavian Phililogy (från
redaktören) samt
• sidantalet. Vet du/informatören ännu inte det exakt, så ange ungefärligt.
Uppgiften kan ändras i efterhand (genom att mejla SUB: diva@sub.su.se).
• Abstract: Tänk på när du klistrar in ditt abstract i formuläret att ta bort alla
(tecken för ev. mjuka) bindestreck för avstavning, att inte radbrytningar följer
med o.d. Annars syns de i spikbladet.
15. Du får spikbladet som pdf-fil. När uppgifterna du lagt in har behandlats kommer
du via mejl från SUB att få en länk till en sida där du kan ladda ner en pdf-fil med
spikbladet. Den skickar du till informatören, som i sin tur vidarebefordrar den till
tryckeriet, som trycker upp spikbladet i samband med själva avhandlingen.
SUB ser sedan till att avhandlingen spikas elektroniskt på spikdagen tre veckor
före disputationen. Informatören lägger också ut spikningen på institutionens
webbplats, samt sätter upp färgglada spiklappar i främst D-huset.
Skicka det färdiga manuset till opponenten
16. Skicka en pdf-fil med det tryckfärdiga manuset till opponenten. Detta är
fakultetens anvisning och de flesta opponenter uppskattar att få extra tid på sig.
Pdf:en får du av informatören. Bokmärk, jfr nedan.
Distribuera böckerna
När böckerna har kommit från tryckeriet sker följande:
17. Tryckeriet skickar automatiskt ut de s.k. pliktexemplaren till Sveriges
universitetsbibliotek. Trycks avhandlingen vid SUB:s avtalstryckeri Publit
ombesörjer de också obligatoriska leveranser inom universitetet (till Studentavdelningen och SUB). Resten kommer till institutionen, adresserat till dig.
Redaktören distribuerar till opponent och betygsnämnd.
Du själv skickar avhandlingen till handledarna.
18. Övrigt utskick.
•
Institutionen ska ha ett ex. till bokskåpet vid hissarna på plan 6 (ge till
administratören för forskarutbildningen).
•
Administratören för forskarutbildningen ska ha ett arkivex.
•
Informatören ska ha några ex. för diverse utbyten (hör med denne om exakt
antal) samt ett referensex.
•
Du ansvarar för det övriga utskicket. Se vidare First Class > Forskarutbildning > Doktorandinformation > Utskick av doktorsavhandlingar.
19. Fulltext. SU publicerar enligt Open Access, därmed ska avhandlingen också publiceras elektroniskt som fulltext i pdf-format i DiVA. Hör med informatören vilken
version du ska ladda upp. Skapa gärna bokmärken för kapitel och ev. avsnitt i
pdf:en innan publicering på SUB (om inte informatören redan har gjort det).
Informatören visar dig hur du bokmärker.
17 (21)
Skriv pressmeddelande
20. Skriv ett pressmeddelande, se länken nedan. Mejla det till relevanta mottagare
(dagspress, facktidningar osv.) Mejla det också till informatören, som lägger ut det
på institutionens och SU:s webbplatser.
•
Att skriva pressmeddelande (SU-webben)
Erratalista
21. Gör en erratalista (lista över tryckfel och andra fel) under spikningstiden för att
dela ut under disputationen. Fel hittar man alltid. (Ev. utesluter man helt obetydliga
fel från listan.)
Efter disputationen – doktorsexamen
Du kan ladda ner blankett för ansökan om examen, via SU:s webb. Denna blankett skickar
du sedan till Studentavdelningen.
•
Forskarexamen (SU-webben)
Promovering
Promovering sker en gång om året i Stockholms stadshus. Alla som tagit ut sin doktorsexamen bjuds in att delta. Promoveringen brukar vara i slutet på september och man måste
ha tagit ut sin examen senast i juni för att bli inbjuden, annars får man vänta till året efter.
•
Promotionshögtid för nyblivna doktorander (SU-webben)
18 (21)
Funktioner vid institutionen
Institutionsledning
•
Prefekt: Gunlög Sundberg
•
Ställföreträdande prefekt: Lena Ekberg
•
Biträdande prefekt: Ingrid Almqvist
•
Administrativ chef: Eva Engfeldt
Forskarutbildningen
•
Ansvarig för forskarutbildningen: Cecilia Falk
•
Administratör för forskarutbildningen: Yvonne Carlsson
•
Studierektorer Utbildning på forskarnivå
o
med ansvar för ärenden som rör doktoranderna (den individuella
studieplanen, kursval osv.): Cecilia Falk
o
med ansvar för utbildningen i stort (kontakt med fakulteten, kursutbud
osv.): Catrin Norrby
•
Skyddsombud för doktorander i nordiska språk: Maria Rydell
•
Forskarutbildningskommittén:
•
o
Doktorandrepresentanter (fr ht 2014): Stefan Norrthon, Maria Rydell,
Gustav Westberg
o
Lärarrepresentanter (fr. ht 2014): Catrin Norrby (sammankallande), Jan
Svanlund, Anna Vogel
Professorsrådet: Cecilia Falk (sammankallande), Olle Josephson, Catrin Norrby,
Tomas Riad
Övriga studierektorer
•
Studierektor Grundnivå: Jonatan Pettersson
•
Studierektor Avancerad nivå: Jan Svanlund
•
Studierektor Lärarutbildningen: Yvonne Carlsson/ Karolina Wirdenäs
•
Studierektor Svenska som främmande språk: Jeanna Wennberg
Övriga funktioner
•
Redaktör: Cecilia Falk
•
Informatör (även redigerare och webbredaktör): Pia Nordin
•
Dator- och systemansvarig: Johan Asplund
•
Personalansvarig/administrativ chef: Eva Engfeldt
•
Schemaläggare (lokalbokning): Anki Nyström
•
Ekonomiassistent: Gull-Britt Hansson
19 (21)
Stödsystem vi använder
Primula (personalärenden)
I Primula ansöker du till exempel om semester, anmäler sjukfrånvaro och vård av sjukt
barn.
•
Läs om vad du kan göra i Primula.
•
Direkt till Primula (inloggning krävs)
Kontaktperson: Personalansvarig/administrativ chef.
FirstClass/Ebox (mejl + intranät)
På Nordiska språk använder vi mejl- och konferenssystemet FirstClass. Under 2015
kommer vi att
•
för mejlen gå över till Ebox (dvs. oftast Outlook), som resten av universitetet
använder (så även TÖI och Centrum för tvåspråkighetsforskning).
•
för intranätet gå över till Mondo, se nedan. I bägge finns bl.a. konferenserna
Forskning och Forskarutbildning.
Kontaktperson: Dator- och systemansvarig.
Mondo (intranät + undervisning)
•
Intranät: Under 2015 går vi över från FirstClass till Mondo som intranät.
Kontaktperson: Informatören.
•
Undervisning: Digital undervisningsplattform.
Kontaktperson: Studierektorn för grundnivå.
20 (21)
Länkar/kontaktpersoner A–Ö
•
Arbetsmiljöombud/skyddsombud institutionen
http://www.su.se/svefler/om-oss/styrdokument/milj%C3%B6-arbetsmilj%C3%B6j%C3%A4mst%C3%A4lldhet/arbetsmilj%C3%B6gruppenj%C3%A4mst%C3%A4lldhet-likabehandling-och-sexuella-trakasserier-1.29151
•
Bildregler omslag avhandling m.m. se Trycka avhandling, nedan.
•
Disputation (institutionens webb)
http://www.su.se/svefler/forskning/utbildning-p%C3%A5forskarniv%C3%A5/disputation-1.28746
•
Disputation: Boka tid och plats (SU-webben)
http://www.su.se/forskning/utbildning-pa-forskarniva/disputera-vid-universitetet/1boka-tid-och-plats-for-disputation-1.137556
•
Disputera vid Stockholms universitet
http://www.su.se/forskning/utbildning-pa-forskarniva/disputera-vid-universitetet
•
DiVA publikationsdatabas (kontakta informatören vid frågor). Länkar finns via
institutionens webbplats (orange resp. grön ruta) på:
http://www.su.se/svefler/publikationer
Sök i DiVA: http://su.diva-portal.org/smash/search.jsf?dswid=data-nivoslider
Registrera (inloggning krävs med SU-konto): https://su.divaportal.org/dream/info.jsf
•
Fjärrlån (Stockholms universitetsbibliotek/SUB):
http://www.sub.su.se/start/lana/fjarrlan/
•
Examen/forskarexamen: Ansöka om examen (SU-webben)
http://www.su.se/forskning/utbildning-pa-forskarniva/disputera-viduniversitetet/forskarexamen-1.10132
•
Företagshälsovård, Anova Hälsa AB (Medarbetarwebben)
http://www.su.se/medarbetare/personal/arbetsmiljo-halsa/foretagshalsovard/varforetagshalsovardscentral-avonova-halsa-ab-1.3522
http://www.su.se/pub/jsp/polopoly.jsp?d=870
•
Lönestege för doktorander (Medarbetarwebben)
http://www.su.se/medarbetare/personal/personaladministration/l%C3%B6n-ochers%C3%A4ttning/l%C3%B6nes%C3%A4ttning/l%C3%B6nestege-f%C3%B6rdoktorander
•
Personliga hemsidor, doktoranderna Nordiska språk
http://www.su.se/svefler/doktorander
Din personliga: http://www.su.se/svefler/efternamn_fornamn. För att få en
personlig hemsida: kontakta informatören.
•
Promovering (SU-webben)
http://www.su.se/forskning/utbildning-p%C3%A5-forskarniv%C3%A5/disputeravid-universitetet/promotionsh%C3%B6gtid-f%C3%B6r-nyblivna-doktorer1.12312
21 (21)
•
Pressmeddelande, att skriva ett (SU-webben)
http://www.su.se/medarbetare/visuellidentitet/identitetselement/tonalitet-ochspråk/att-skriva-för-olika-kanaler/att-skriva-pressmeddelande
•
Prolongation av doktorandanställning och utbildningsbidrag (Regelboken/Bok
2 SU-webben)
http://www.su.se/regelboken/bok-2/forskarutbildning-och-forskning/prolongationav-doktorandanst%C3%A4llning-och-utbildningsbidrag-1.59566
•
Publicera (artiklar o.d.), se DiVA publikationsdatabas, ovan. Publicera
avhandlingen, se Spikning, nedan.
•
Spikning, elektronisk (Stockholms universitetsbibliotek/SUB):
http://www.sub.su.se/start/publicera/spika-avhandling/
•
Språkgranskning/engelska: Centre for Academic English (Engelska inst.:s
webb)
http://www.english.su.se/centre-for-academic-english
Kontaktperson: Maria Kuteeva (maria.kuteeva@english.su.se)
•
Studentavdelningen (SU-webben)
http://www.su.se/om-oss/organisation/universitetsförvaltning/studentavdelningen1.3969
•
Studentkåren, doktorandstöd (SUS-webben)
http://www.sus.su.se/doktorandstod
•
Studentkårens doktorandombudsman
Blogg: Fredrik Charpentier Ljungqvist
fredrik.c.l@sus.su.set, tfn 08- 674 62 57
•
Trycka avhandling (kontakta även informatören) (SUB- och SU-webben)
http://www.sub.su.se/start/publicera/fragor-infor-tryckning/
http://www.su.se/medarbetare/visuellidentitet/tryck/avhandlingar
•
Utbildning på forskarnivå (Regelboken/bok 2, SU-webben)
http://www.su.se/regelboken/bok-2/forskarutbildning-och-forskning
•
Utbildning på forskarnivå, Riktlinjer: Humanistiska fakulteten
http://www.hum.su.se/regelverk-och-beslut/riktlinjer-för-utbildning/riktlinjer-förutbildning-på-forskarnivå-1.50969
•
Utvecklingssamtal (Medarbetarwebben)
http://www.su.se/medarbetare/personal/arbetsmilj%C3%B6h%C3%A4lsa/utvecklingssamtal-anvisningar-f%C3%B6r-1.88015
•
Webbplats Svefler: Utbildning på forskarnivå
http://www.su.se/svefler/forskning/utbildning-p%C3%A5-forskarniv%C3%A5
•
Wordmall avhandlingen (kontaktperson: informatören). Även kallad Acta-mallen
(avhandlingarna trycktes t.o.m. 2014 oftast i Acta-serien).