Disputationen: Vem ska göra vad – och när?

Disputationen: Vem ska göra vad – och när?
Tänk på att hela proceduren tar lång tid! I tidsplanen nedan ser du när de olika momenten senast
måste göras och vem som är ansvarig. I texten som följer finns ytterligare information.
TIDPUNKT
HÄNDELSE
ANSVARIG
Minst 6 veckor före disputation
Boka disputationsdag
Handledaren
OBS! Disputation ska äga rum under
terminstid. Den ska kungöras (spikas)
minst tre veckor i förväg. Minst två
av dessa veckor måste vara under
terminstid. Se nedan för information
om terminstider.
Bokningen görs hos fredrik.gallo@ehl.lu.se
Se nedan för ytterligare information.
Minst 6 veckor före disputation
Boka disputationslokal
OBS! Disputationsdag ska vara bokad enligt
ovan när förslag till ordförande, opponent
och betygsnämnd lämnas till studierektor
för forskarutbildningen.
Handledaren
Bokningen görs hos
tomas.nilsson@fek.lu.se
Se nedan för ytterligare information.
OBS! Disputationslokal ska vara bokad när
förslag till ordförande, opponent och
betygsnämnd lämnas till studierektor för
forskarutbildningen.
Minst 6 veckor före disputation
Boka lokal för betygsnämndens möte
Handledaren
Bokningen görs hos
tomas.nilsson@fek.lu.se
Minst 1 vecka före FFUN-möte
Se nedan för FFUN:s möten.
Förslag till ordförande, opponent och
betygsnämnd (den s.k. framställningen)
lämnas till studierektor för
forskarutbildningen.
Handledaren
Disputationsdag och -lokal ska vara bokade
när framställning lämnas.
VIKTIGT!
Minst 5 veckor före disputationsdag
OBS! Inte förhandlingsbart!
Den av Institutionsstyrelsen godkända
framställningen lämnas till Fredrik Gallo,
EHL:s kansli, hämtställe 10.
Prefekten i samarbete
med administratören
för forskarutbildningen
Dokumentet måste vara underskrivet av
prefekten.
Minst tre veckor före
disputationsdag
Utannonsering
Information om disputationen annonseras
via mail (”Fek alla”) och i EHL:s
kalendarium: www.ehl.lu.se
EHL:s kansli
Två veckor före disputationsdag
Förberedelser
 Beställning av blommor, fika/lunch
och ev. resa/hotellrum till
opponenter och
betygsnämndsledamöter
 Betygsprotokoll till handledaren
Administratören för
forskarutbildningen
Disputationsdagen
Praktikaliteter
Administratören för
forskarutbildningen


Efter disputationen
Iordningsställande av lokal
Flaggning
Betygsprotokoll till EHL:s kansli
Handledaren
Eventuell mottagning
Doktoranden
Godkännande av avhandling i Ladok
EHL:s kansli
Bokning av disputationsdag och lokaler
Disputation ska äga rum under terminstid och ska kungöras (spikas) minst tre veckor i förväg. Minst
två av veckorna måste vara under terminstid. Information om terminstider finns här
http://www.lu.se/studera/valja-studier/studera-pa-universitetet/studiearet-terminstider
Datum för disputation ska bokas minst sex veckor före disputationsdag. Högst två disputationer får
äga rum samma dag på Ekonomihögskolan – en på förmiddagen och en på eftermiddagen.
Handledaren ansvarar för bokning av disputationsdag. Bokningen görs av Fredrik Gallo
(fredrik.gallo@ehl.lu.se) på EHL:s kansli. Disputationsdag ska vara bokad när förslag till framställning
lämnas till studierektor för forskarutbildningen.
Handledaren ansvarar även för bokning av lokal för disputationen. Kontaktperson för bokning av
disputationslokalen är schemaläggare tomas.nilsson@fek.lu.se. Tänk på att lokalen måste bokas i god
tid! Disputationslokal ska vara bokad när förslag till framställning lämnas till studierektor för
forskarutbildningen.
Handledaren ska också boka rum för betygsnämndens möte. Detta görs via schemaläggare
tomas.nilsson@fek.lu.se.
Disputationens ordförande, opponent och betygsnämnd
Till ordförande vid disputationen utses normalt handledaren.
Betygsnämnden ska bestå av fem eller tre ledamöter som ska inneha lägst docentkompetens.


Om nämnden består av fem ledamöter får högst två vara verksamma vid den institution vid
vilken disputationen äger rum. Av övriga tre ledamöter för högst två tillhöra EHL.
Om nämnden består av totalt tre ledamöter får högst en vara verksam vid den institution vid
vilken disputationen äger rum och av övriga får högst en tillhöra EHL.
Beslut om att utse opponent, ordförande och betygsnämnd har delegerats till rektor för EHL.
Huvudhandledaren är ansvarig för kontakten med fakultetsopponent och betygsnämnd.
Förslag till ordförande, opponent och betygsnämnd vid disputationen
(framställningen)
Huvudhandledaren är ansvarig för att lämna förslag med motivering på fakultetsopponent och
betygsnämnd. Blanketten som ska fyllas i finns här http://www.fek.lu.se/forskarutbildning/antagnadoktorander/infor-disputationen
Motiveringen skrivs som ett vanligt dokument. Båda dokumenten mailas till studierektor för
forskarutbildningen i mycket god tid innan disputationen ska äga rum.
Tänk på att disputationsdag och disputationslokal måste vara bokade när förslaget lämnas till
studierektor för forskarutbildningen.
Det är viktigt att notera att förslaget måste vara EHL:s kansli tillhanda minst fem veckor före önskat
disputationsdatum. Det är en deadline som inte går att rubba. Dessförinnan ska förslaget behandlas
först i FFUN och sedan i Institutionsstyrelsen. Det betyder att det krävs ordentlig framförhållning för
att kunna hålla tidsplanen. FFUN och Institutionsstyrelsen sammanträder tre gånger per termin.
Nedan kan du räkna ut när förslaget måste lämnas till FFUN för att sedan, efter behandling i
Institutionsstyrelsen, kunna lämnas till EHL:s kansli senast fem veckor före önskat disputationsdatum.
Tänk på att det kan dröja innan Institutionsstyrelsens protokoll justeras. Är det bråttom kan justering
vid sittande möte för just det här ärendet vara ett sätt att lösa problemet.
Tänk också på att framställningen (blanketten) ska skrivas under av prefekten och lämnas till Fredrik
Gallo på EHL:s kansli. Det ska göras efter det att Institutionsstyrelsens protokoll har justerats. Det är
Ina Skanung (ina.skanung@fek.lu.se) som har hand om IS-protokollet. Samarbeta med henne i det
här ärendet. Ofta är det bråttom.
FFUN:s möten HT15
(FFUN ska ha
framställningen en
vecka innan mötet)
Institutionsstyrelsens
möten HT15
9 september
30 september
12 november
24 september
15 oktober
26 november
Önskat disputationsdatum
Minst fem veckor före
önskat disputationsdatum
ska förslaget lämnas till EHL
kansli. Det datumet blir då:
Skulle det visa sig att handledaren är sent ute och inte kunnat lämna förslaget i tid för FFUN:s möte,
be henne/honom kontakta studierektor för forskarutbildningen. FFUN kan då behandla ärendet per
capsulam. Prefektbeslut är en sista utväg när tiden är knapp.
Utannonsering
När rektor för EHL har skrivit på framställningen mailar Fredrik Gallo om att det nu är klart att
disputationen ska äga rum. Först då får man gå ut med informationen. EHL:s kansli


mailar ut informationen till ”Fek alla”
lägger upp informationen i EHL:s kalendarium
Betygsprotokollet: före och efter disputationen
Administratören för forskarutbildningen mailar betygsprotokollet till handledaren innan
disputationen börjar.
Handledarna och opponenten har rätt att närvara vid betygsnämndens sammanträde och delta i
överläggningarna, men inte i beslutet.
Efter betygsnämndens sammanträde är det handledarens ansvar att lämna originalet till Fredrik Gallo
på EHL:s kansli.
Eventuell mottagning
Faculty, EC3, är en lämplig lokal för eventuell mottagning på Ekonomicentrum efter disputationen.
Tänk på att även den lokalen måste bokas i god tid. Faculty bokar doktoranden själv genom Jeanette
Ströberg, EHL:s kansli (jeanette.stroberg@ehl.lu.se).
Kolla att det finns tillräckligt med glas, porslin, bestick, uppläggningsfat, serveringsbestick etc. Behövs
extra bord och stolar kontakta vaktmastare@ehl.lu.se.
Institutionen lämnar inte ekonomiskt bidrag till mottagning. Institutionen har heller inte möjlighet att
praktiskt hjälpa till med inköp av mat/beställning av catering, dukning, servering etc.
Tänk på att lokalen ska lämnas städad och snygg.
Ladok
Administratören för forskarutbildningen registrerar i Ladok att doktoranden har ’alla kurser klara på
forskarnivå’ (förutsatt förstås att det är så).
Fredrik Gallo registrerar att doktoranden har blivit godkänd på disputationen.
Dessa två registreringar krävs för att doktoranden ska kunna ta ut sin examen.
Boka hotellrum för opponent och betygsnämndes ledamöter
Ibland bokar opponent/ledamöter själv hotellrum och får ersättning i efterhand.
Det bästa är dock om administratören för forskarutbildningen bokar genom resebyrån via Egencia,
040-608 57 50.
Vårt kostnadsställe är: 263011. Referens: du själv. Faktura till Lunds universitet, Ref: ditt namn, Box
188, 221 00 Lund.
Arvode och ersättning för resekostnader
Fakultetsopponentens arvode är SEK 8000. Arvode till betygsnämndens ledamöter utgår inte.
Opponenten och betygsnämndens ledamöter kanske ska ha ersättning för resekostnader.
Avhandlingen
Se http://www.fek.lu.se/media/fek/forskarutbildning/disp_141020/150331svavhtidsplan.pdf