Uppdatering av föreningsuppgifter på Internet

Uppdatering av föreningsuppgifter på
Internet
Gäller från
2015-08-27
KULTURFÖRVALTNINGEN
KULTURFÖRVALTNINGEN
Innehåll
Kontakta Kulturstöd ................................................................................................................... 2
Inledning..................................................................................................................................... 3
Föreningsregistret på webben..................................................................................................... 3
Logga in ...................................................................................................................................... 4
Uppdatera föreningens uppgifter ................................................................................................ 6
Godkännande .............................................................................................................................. 7
Allmänna föreningsuppgifter ..................................................................................................... 8
Föreningsadresser ..................................................................................................................... 10
Medlemsdata ............................................................................................................................ 12
Lägg in logga ............................................................................................................................ 12
Krav på loggan ..................................................................................................................... 13
Lösenord………………………………………………………………………………………14
Problem ?.................................................................................................................................. 14
Kontakta Kulturstöd ................................................................................................................. 14
Kontakta Kulturstöd
Lena Ljungberg, 035-13 96 07, lena.ljungberg@halmstad.se
Annelie Abrahamsson, 035-13 71 84, annelie.abrahamsson@halmstad.se
Lathund föreningsuppg FRI-Web
s.2/14
version 1.0
KULTURFÖRVALTNINGEN
Inledning
Kulturförvaltningens rutiner för föreningsregistrering innebär att föreningarna själva ska
ansvara för att ändra och uppdatera uppgifterna om föreningen och dess medlemmar på
webben.
Detta förenklar kommunens administration och säkerställer att de uppgifter vi har i våra
register är aktuella och korrekta. Med uppdaterade föreningsuppgifter kan vi erbjuda
kulturföreningarna bättre service och spara både miljö och resurser.
Föreningsregistret på webben
De föreningar i Halmstads Kommun som givit sitt samtycke finns på Internet http://fri.halmstad.se/forening/
Gå in på den adressen om du vill se eller ändra din förenings uppgifter. Spara gärna denna
adress som Favorit så underlättar det för framtida ändringar eller sökningar. Du hittar även dit
via kommunens webbplats www.halmstad.se (använd sökord ”föreningsregister” ).
Lathund föreningsuppg FRI-Web
s.3/14
version 1.0
KULTURFÖRVALTNINGEN
Logga in
För att kunna se och ändra de uppgifter om din förening som Kulturförvaltningen har i sitt
register måste du logga in.
Har du inte fått ett användarnamn och lösenord, kontakta Kulturstöd (info sid. 2)
Möjlighet till inloggning finns på startsidan enligt nedan.
Klicka direkt
på länken för
att komma till
sidan för
inloggning.
Lathund föreningsuppg FRI-Web
s.4/14
version 1.0
KULTURFÖRVALTNINGEN
Då kommer följande bild upp:
Logga in med ditt användarnamn och lösen. Har du inte fått ett användarnamn och lösenord,
kontakta Kulturstöd (info sid 2 eller 16)
Klicka på knappen ”Fortsätt till administration” för att redigera era uppgifter.
Lathund föreningsuppg FRI-Web
s.5/14
version 1.0
KULTURFÖRVALTNINGEN
Uppdatera föreningens uppgifter
Du kommer nu in till dina föreningsuppgifter. Här visas mer information än om du inte är
inloggad. Den informationen du ser nu är också den som finns i kommunens register som
bearbetas av bland annat Kulturförvaltningens personal.
Du har nu möjlighet att uppdatera dina föreningsuppgifter.
Lathund föreningsuppg FRI-Web
s.6/14
version 1.0
KULTURFÖRVALTNINGEN
Godkännande
En gång om året skall uppgifterna om er förening godkännas. Rutan för godkännande finns
från första dagen i månaden efter er årsmötesmånad. Ex. Om ni har årsmöte i mars, loggar du
in den 1 april och gör ert godkännande osv.
Det är viktigt att föreningens uppgifter är godkända för att Kulturförvaltningen bland annat
ska kunna betala ut bidrag till rätt konto, skicka information till rätt person och låta
uppgifterna finnas med i vårt föreningsregister på Internet.
Stämmer era uppgifter är det bara att klicka i rutan för godkännande och sedan klicka knappen
”Godkänn”
Rutan för godkännande syns en gång om året, från den månad som er
förening uppgivit att ni har ert årsmöte. Godkännandet gäller för
innevarande år.
Rutan försvinner efter att du godkänt och återkommer ett år senare.
När du godkänt dina uppgifter ändras utseendet till följande:
Om du vill ändra några uppgifter under pågående år går det också bra men då krävs inget
speciellt godkännande.
Lathund föreningsuppg FRI-Web
s.7/14
version 1.0
KULTURFÖRVALTNINGEN
Allmänna föreningsuppgifter
När du ändrar en föreningsuppgift så syns ändringen direkt i Kulturförvaltningens register och
i Föreningsregistret på Internet. Vi på Kulturstöd kan också se vem som gjort ändringen.
Klicka på knappen ”Ändra” om de uppgifterna som finns i vårt föreningsregister inte är
korrekta.
Klicka på
knappen
Ändra för
att ändra
information
om er
förening.
När du klickat på knappen ”Ändra” öppnas nytt fönster som visar informationen med
inmatningsrutor vid sidan för möjlighet att redigera informationen.
Om du ångrar dig och inte vill ändra, eller råkat trycka på en ändrings knapp för fel område,
ska du scrolla längst ned på sidan och trycka ”Avbryt” för att komma tillbaka till föregående
bild.
Du har INTE möjlighet att ändra:
Kundnummer – det är ett nummer vi använder internt.
Plusgiro, Bankgiro eller Bankkonto – för att ändra dessa kontakta Kulturstöd.
Organisationsnummer – för att ändra detta kontakta Kulturstöd.
Bildad år - för att ändra detta kontakta Kulturstöd.
Lathund föreningsuppg FRI-Web
s.8/14
version 1.0
KULTURFÖRVALTNINGEN
Inmatningsfält
Om du matat in ett felaktigt värde och lämnar det
inmatningsfältet visas en röd stjärna. Om det finns röda
stjärnor kan man inte spara den inmatade informationen.
Gå tillbaka och ändra innan du går vidare.
Datum för när
verksamhetsåret
börjar. Skrivs in i
formatet MMDD.
Finns inget värde
angivet används
standardvärdet 0101
Klicka i de verksamheterna som är
er förenings huvudsakliga
verksamhetsområde Det går att ha
fler verksamheter på en förening.
Lathund föreningsuppg FRI-Web
Ange den riksorganisation
som föreningen tillhör. Hittar
du inte den riksorganisation er
förening tillhör, kontakta
Kulturstöd
s.9/14
Ange den månad
då föreningen
har sitt årsmöte.
Finns ingen
månad angiven
tolkar
programmet
mars som
årsmötesmånad.
version 1.0
KULTURFÖRVALTNINGEN
Inmatningsfält med
plats att registrera
meddelanden i
löpande text som
berör föreningens
verksamheter. Ex.
öppet tider eller
mötesplatser. Skriv
max 30 ord.
Återställer
inmatningsfälten
som de var när du
började inmatningen.
Sparar dina ändringar i vårt föreningsregister. Om
det finns en röd stjärna vid något av
inmatningsfälten ovan, kommer det upp ett
felmeddelande och informationen sparas inte. Rätta
felet och prova att spara igen.
Exempel på felmeddelande:
Föreningsadresser
En förening kan ha flera adresstyper namngivna i vårt register. Vanligt är att man har:
Web-kontakt * 1
Kontaktperson * 1
Ordförande
Sekreterare
Kassör
Styrelsemedlem
Bokare * 2
* 1. Dessa personer finns registrerade i vårt kundregister på Kulturförvaltningen. Web-kontakt
är samma person som Kontaktperson men Web-kontakt är den enda kontakt som visas
offentligt i Föreningsregistret på Internet.
* 2. Bokare är den/de personer som bokat lokaler via kommunens bokningssystem vid ett
tidigare tillfälle. Ni kan aldrig ändra en bokares namn eftersom den som gjorde bokningen
tidigare ansvarar tills bokningen raderas av kommunen. Ny bokare läggs automatiskt upp när
ni gör en ny bokning.
Lathund föreningsuppg FRI-Web
s.10/14
version 1.0
KULTURFÖRVALTNINGEN
Vill du lägga till nya adresstyper, ex, körledare,styrelsemedlem, med flera kontakta
Kulturstöd.
Vill du ändra informationen på någon person, klicka på knappen ”Ändra”.
För att ändra namn på de registrerade personerna krävs att du godkänner ändringen. Detta har
vi lagt in för att vara helt säkra på att de som ändrar i registret är medvetna om att ändringen
påverkar Kulturförvaltningens register.
Om du inte klickat i Godkännandet sparas inte
dina ändringar och ett felmeddelande visas
Lathund föreningsuppg FRI-Web
s.11/14
Markera att du godkänner ändringen innan
du klickar på knappen ”Spara ändring”.
Läs noga igenom vad godkännandet
innebär.
version 1.0
KULTURFÖRVALTNINGEN
Medlemsdata
Då kulturstöd inte är beroende av om det är pojkar eller flickor som är medlemmar räcker det
att fylla i raden för Kulturmedlemmar.
Klicka på knappen Ändra för att redigera informationen.
Lägg in logga
Om föreningen har en logga kan man lägga in denna så den visas i föreningsregistret för
allmänheten.
För att ändra logga måste du först ha loggat in dig, se ovan.
Klicka sedan på knappen ”Ändra”.
Lathund föreningsuppg FRI-Web
s.12/14
version 1.0
KULTURFÖRVALTNINGEN
Krav på loggan
Loggan måste vara av typen gif, jpeg eller jpg.
Ha storleken 100x100 pixlar
Döpas till ert användarnamn
Klicka på knappen ”Bläddra”
för att leta upp er bild
Klicka på knappen Ladda upp för
att skicka den till vår server och
publicera den på nätet.
Lathund föreningsuppg FRI-Web
s.13/14
version 1.0
KULTURFÖRVALTNINGEN
Lösenord
Kulturföreningar kan ansöka om webblösen via blankett på www.halmstad.se, sökord webblösen, eller kontakta kulturstöd.
Max 2 personer per förening kan få webblösen. Föreningens kontaktperson ska alltid ansöka
om lösen. Därutöver kan någon styrelsemedlem också ansöka om lösen.
Lösenordet är strängt personligt. Tänk på att:
Ansvara för de uppgifter som registreras med din inloggning.
Inte avslöja ditt lösenord för andra eller låna ut din behörighet.
Skydda lösenordet väl.
Omedelbart byta lösenord om du misstänker att någon känner till det.
Meddela Kultförvaltningen om du inte längre ska ansvara för föreningens webblösen
Problem ?
Om du stöter på problem vid inloggning eller uppdatering av föreningsuppgifter.
Prova först att logga ut och logga in igen lite senare. Fungerar det fortfarande inte, kontakta
Kulturstöd.
Kontakta Kulturstöd
Lena Ljungberg, 035-13 96 07, lena.ljungberg@halmstad.se
Annelie Abrahamsson, 035-13 71 84, annelie.abrahamsson@halmstad.se
Lathund föreningsuppg FRI-Web
s.14/14
version 1.0