Vårdadministratör

YRKESHÖGSKOLEUTBILDNING
Medicinsk sekreterare
Kristinehamn
Vårdadministratör - ett bristyrke
Examensarbete 35 poäng
Författare: Anna Nilsson
Handledare: Doris Karlsson
Våren 2015
SAMMANFATTNING
I detta examensarbete har jag valt att skriva om hur bristen på
vårdadministratörer skulle kunna lösas, om den påverkar dem som arbetar
som vårdadministratörer och om bristen också påverkar patientsäkerheten.
Som bakgrund till varför jag har valt detta ämne är att jag har sett att det
finns många annonser ute där det söks vårdadministratörer samt att jag har
fått veta när jag har sökt arbete att det är svårt att få tag på utbildad personal
som kan fylla dessa tomma tjänster.
Sedan tidigare kände jag till några som arbetade som avdelningschefer och
jag fick fler namn av en lärare, av dessa valde jag att fråga sex stycken om
de ville svara på några frågor angående personalbristen. För att få svar på om
bristen påverkar de som arbetar som vårdadministratörer och
patientsäkerheten valde jag att göra en enkät. Denna enkät skickade jag till
slumpvis utvalda vårdadministratörer inom landstinget.
Resultatet visade att bristen på vårdadministratörer berodde på stora
pensionsavgångar, för få utbildningsplatser och att vårdadministratörer har
en hög kompetens som gör dem efterfrågade till andra tjänster inom till
exempel IT. För att lösa bristen och att kunna tillsätta de utannonserade
tjänsterna försöker landstinget vara en attraktiv arbetsgivare genom att
erbjuda trygga anställningsförhållanden och andra förmåner som gratis gym
och bra hjälpmedel. Enkäten visade att personalbristen inverkade negativt på
personalen genom att många kände stress och otillräcklighet och att detta
kunde påverka patientsäkerheten.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
INLEDNING ................................................................................ 1
BEGREPPSDEFINITION ............................................................. 1
BAKGRUND................................................................................. 1
SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR ....................................... 2
METOD ......................................................................................... 2
Avdelningschefer........................................................................................... 2
Vårdadministratörer .................................................................................... 3
RESULTAT.................................................................................. 4
AVDELNINGSCHEFER INOM LANDSTINGET ..................... 4
Personalbristen ............................................................................................. 4
ENKÄTUNDERSÖKNINGEN HOS
VÅRDADMINISTRATÖRERNA ................................................ 5
Undersökningsgruppens sammansättning ................................................. 5
Arbetsbelastningen hos vårdadministratörerna ........................................ 5
Patientsäkerheten ......................................................................................... 7
Övrigt ............................................................................................................. 8
DISKUSSION ............................................................................ 10
METODDISKUSSION ............................................................... 10
RESULTATDISKUSSION ......................................................... 11
Avdelningschefer......................................................................................... 11
Vårdadministratörer .................................................................................. 12
Sammanfattande diskussion ...................................................................... 13
KÄLLFÖRTECKNING............................................................ 15
BILAGOR
1-6
INLEDNING
Under sista terminen av min utbildning till vårdadministratör på
Yrkeshögskolan ingår det att skriva ett examensarbete. Examensarbetet ska
beröra ett ämne som har med vårdadministratörsyrket att göra. Jag funderade
på vad jag skulle välja att skriva om och då kom jag att tänka på att det nu
finns många vakanser inom detta yrke och jag har också märkt att det är
relativt lätt att få ett arbete förutsatt att man har tagit examen från
vårdadministratörsutbildningen. Därför har jag valt att göra en undersökning
om personalbristen inom vårdadministratörstyrket.
Jag har valt det här området för att det är viktigt och intressant att försöka ta
reda på hur personalbristen och pensionsavgångar ska lösas och också
försöka ta reda på om bristen på vårdadministratörer påverkar de sekreterare
som finns i yrket och om det finns en ökad risk för fel som kan påverka
patientsäkerheten.
BEGREPPSDEFINITION
I detta arbete kommer jag att benämna mitt undersökningsområde som
landstinget, vilket i detta fall är ett landsting som ligger i Mellansverige.
BAKGRUND
Under utbildningens gång har jag vid ett flertal tillfällen tittat på landstingets
hemsida1 och på Platsbankens hemsida2 och här har jag sett att det finns
många annonser ute där det söks vårdadministratörer. Detta har som
blivande vårdadministratör känts mycket bra inför framtiden. Sommaren
mellan första och andra året fick jag jobba på ett av landstingets sjukhus och
inför detta fick jag uppfattningen att det inte var så lätt att få tag på vikarier
och inte heller lätt att få tag på ny personal, utan de vakanser som finns
1
2
liv.se 2015
arbetsformedlingen.se 2015
1
tillsätts oftast med någon som redan arbetar i landstinget, vilket resulterar i
att det blir en tjänst ledig inom något annat område i samma landsting.
Som det ser ut nu så är det också många vårdadministratörer som går i
pension och som kommer att gå i pension inom en snar framtid.3 Detta gör
att alla som utbildar sig inom detta yrke har lätt att få arbete. Men det räcker
inte till med de studerande som tar examen utan det skulle behövas fler
utbildade för att täcka upp pensionsavgångarna som ligger framför oss.
SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR
Syftet med detta arbete är att ta reda på hur personalbristen inom yrket ska
kunna lösas och om bristen av vårdadministratörer påverkar kvarvarande
personal och patientsäkerheten.
Mina frågeställningar är:
Hur kan bristen på personal lösas?
Påverkar bristen på vårdadministratörer kvarvarande personal?
Påverkar bristen av personal patientsäkerheten?
METOD
När jag hade bestämt mig för vilka jag skulle ställa mina frågor till började
funderingarna kring hur jag skulle få tag på avdelningschefer och
vårdadministratörer som kunde tänka sig att ställa upp. För att få svar på
mina frågeställningar bestämde jag mig för att använda både intervjufrågor
och enkätfrågor.
Avdelningschefer
Jag fick sex namn på avdelningschefer av en lärare varav jag tillfrågade tre
stycken om de ville delta i min undersökning. Jag tillfrågade också tre andra
avdelningschefer som jag kände till sedan tidigare. Alltså kontaktade jag
3
Kompendium: Ansökan om att få bedriva utbildningen till vårdadministratör sidan 3-4
2
totalt sex avdelningschefer via telefon och alla tackade ja till att besvara
mina frågor. Efter detta skickade jag ett mejl till varje avdelningschef där jag
bifogade mitt missivbrev (bilaga 1) och frågorna de skulle besvara (bilaga 2).
Jag förberedde ett påminnelsebrev (bilaga 3) som jag två veckor senare
skickade till de avdelningschefer som inte hade besvarat mina frågor. Efter
det fick jag in de sista svaren.
Vårdadministratörer
För att hitta vårdadministratörer som ville ställa upp och svara på min enkät
kontaktade jag en HR-konsult i landstinget och frågade om jag kunde få
tillgång till mejladresser till vårdadministratörer. Detta resulterade i att jag
fick en lista på vårdadministratörer inom landstinget och från denna lista
lottade jag sedan fram 48 personer som jag skulle tillfråga om de ville svara
på min enkät. När jag hade gjort klart mitt urval började jag med att skicka
mejl (bilaga 4) där jag frågade om de kunde svara på min enkät. För att
genomföra enkätundersökningen använde jag Google Drive där jag gjorde
min enkät. Innan jag sammanställde och skickade ut enkäten testade jag
frågorna på några av mina klasskamrater för att ta reda på om frågorna var
tydliga och lätta att förstå. Efter att jag fått svar från 31 vårdadministratörer
att de kunde ställa upp och svara på min enkät så skickade jag ett mejl till
dem där jag bifogade mitt missivbrev (bilaga 5) och i brevet fanns länken till
enkäten (bilaga 6). Tiden de hade på sig för att besvara enkäten var två och
en halv vecka och när den gått ut hade jag fått svar från 29
vårdadministratörer och detta kände jag mig nöjd med. Därför skickade jag
inte ut något påminnelsebrev.
3
RESULTAT
AVDELNINGSCHEFER INOM LANDSTINGET
Personalbristen
I de svar som har kommit från avdelningscheferna finns en enad förklaring
till varför det är brist på vårdadministratörer och det svaret är de stora
pensionsavgångarna och att det finns för få utbildningsplatser att täcka upp
för detta. Några andra tankar som angavs som orsak till bristen är bland
annat att nyutbildade försvinner till närliggande landsting, att det finns stora
möjligheter att vidareutvecklas i yrket och att kompetensen som
vårdadministratörer har inom till exempel IT gör dem attraktiva för andra
tjänster.
För att vara attraktiva för nya arbetstagare försöker landstinget marknadsföra
sig genom annonser av lediga tjänster i offentliga jobb, lokaltidningar och i
Visions tidning. Ett annat sätt flera av de svarande angav som viktigt för att
locka till sig och även behålla den befintliga personalen är att vara en bra
arbetsplats med gott kamratskap och gott ledarskap. Annat som nämndes i
svaren och som är gemensamt från flera avdelningschefer är att landstinget
är en arbetsplats med trygga anställningsförhållanden, de anställda har
flextid, friskvårdbidrag och de erbjuds massage på arbetstid. En
avdelningschef svarade att det finns tillgång till ett gym där anställda får
träna gratis. En annan avdelningschef svarade att de är mycket generösa med
olika hjälpmedel, som till exempel ståmattor, mousetrapper och höj- och
sänkbara skrivbord. Ett svar som angavs av två avdelningschefer som
anledning till att arbetet hos just dem är attraktivt är att de erbjuder ett arbete
som är varierat. Hos dem skriver alla vårdadministratörer många olika typer
av diktat, de skriver akutmottagning, mottagning, avdelning och operation.
En av de två avdelningscheferna nämnde också att vårdadministratörerna på
hennes arbetsplats arbetar med posthantering, remisshantering, SU-uppdrag
samt schemaläggning, vilket ger ett omväxlande arbete.
Det som var gemensamt i alla avdelningschefernas svar är att de kunde tänka
sig att tillåta de som studerar till vårdadministratörer att arbeta hos dem. De
4
anställs då som kanslister och ska ha tillgång till en handledare som kan
hjälpa dem. Däremot svarade alla avdelningscheferna att det inte är något
alternativ att ta in outbildad personal för att utföra vårdadministrativa
uppgifter, men några har anställt personer utan utbildning som kanslister och
de får utföra arbetsuppgifter som det inte krävs utbildning för att göra.
ENKÄTUNDERSÖKNINGEN HOS
VÅRDADMINISTRATÖRERNA
Undersökningsgruppens sammansättning
Antalet vårdadministratörer som besvarade enkäten var 29 av 31 stycken
tillfrågade. Alla var kvinnor. Av dessa var det elva stycken som arbetade på
mottagning, åtta arbetade på vårdavdelning, sex arbetade på vårdcentral, två
arbetade på mottagning och vårdavdelning och de sista två arbetade på
kodarenhet respektive med administration. Den yngsta vårdadministratören
var 29 år och den äldsta 67 år (en person valde att inte svara på denna fråga).
Den vårdadministratören som varit längst i yrket hade arbetat i 38 år och den
med kortast erfarenhet hade arbetat i sex månader.
Arbetsbelastningen hos vårdadministratörerna
På frågan om de upplevde att det var personalbrist inom
vårdadministratörsyrket svarade 28 respondenter ja och en svarade nej. På
denna fråga lämnades många kommentarer och bland annat skrev den som
svarade nej på frågan att det inte var någon brist på dennes arbetsplats. Av
dem som svarade ja handlade flera av kommentarerna om att det finns
många tjänster ute som är svåra att tillsätta på grund av inga eller få sökande.
Hinner du med allt arbete du bör/vill kunna göra under en arbetsdag?
N:29
5
Av de 29 respondenterna svarade 21 att de inte hinner med allt arbete de
bör/vill kunna göra under en arbetsdag medan de resterande åtta svarade att
de hinner med sitt arbete. 22 av de 29 svarande upplevde att deras
arbetskamrater verkar stressade medan fem svarade nej på denna fråga och
två svarade att de inte visste.
Känner du stress på arbetet?
N:29
Om sin egen upplevda stress på arbetet uppgav 17 respondenter att de känner
stress på arbetet medan 12 svarade nej. Den största delen av de tillfrågade,
20 stycken, uppgav att de hinner göra ett så noggrant arbete som de vill och
under övrigt lämnades många kommentarer och de handlade till största delen
om att det i detta yrke är mycket viktigt att vara noggrann och då är det
bättre att låta arbetet ta lite längre tid så att det blir korrekt utfört. Orsakerna
till tidspress på de olika arbetsplatserna uppgavs vara en kombination av för
lite personal och att det tillkommit fler arbetsuppgifter. Endast tre
respondenter svarade att de inte har någon tidspress. En annan orsak till
tidspress som framkommit från en respondent var att på dennes arbetsplats
har de många stafettläkare som får bristfällig upplärning och då uppstår det
många frågor som de går till vårdadministratörerna för att få hjälp med.
Ibland gör stafettläkarna också fel i diktat och remisser på grund av bristande
kunskaper i arbetsplatsens rutiner. Stafettläkarnas diktat bör skrivas samma
dag då de oftast är på arbetsplatsen tillfälligt. Andra kommentarer till
tidspress som flera respondenter nämnde var att det blir fler arbetsuppgifter
men få som tas bort och detta ska hinnas med av befintlig personal.
6
Är det några arbetsuppgifter som alltid kommer i andra hand?
N:29
På frågan om det var några arbetsuppgifter som alltid kommer i andra hand
svarade 18 stycken ja, sex stycken svarade nej och fem stycken svarade vet
ej. Många angav att det är ärenden som inte är direkt patientrelaterade som
kommer i andra hand och det kan bland annat vara att skicka kopior till
försäkringsbolag, statistik och arbete med hemsidan. Två respondenter
svarade att skriva diktat kommer i andra hand och en annan svarade att de på
hennes arbetsplats hela tiden måste skriva diktat på högprio och aldrig
kommer till de diktat som ligger på normalprio. Även skanning av
restjournaler samt förberedelse av dokument som ska skannas, journalkopior
som beställts av patienter och att registrera cytostatikakort är arbetsuppgifter
som angavs komma i andra hand. För att ta hand om dessa arbetsuppgifter
svarade respondenterna att de gör det så fort de hinner och det kan vara
alltifrån när all personal finns på plats, när de är i kapp med diktatlistorna, på
övertid eller när det gått så långt att de uppskjutna arbetsuppgifterna blir
brådskande. På 27 arbetsplatser ringdes det inte in vikarier för att ersätta
ordinarie personal och för att ändå klara av allt arbete svarade
respondenterna att de ibland får jobba över. Men det de allra flesta svarade är
att de måste prioritera och låta mindre viktiga uppgifter vänta till en annan
dag då det förhoppningsvis är lugnare. En respondent svarade att de kan få
hjälp från andra kliniker inom samma enhet, en annan svarade: ”Jag hinner
inte med allt arbete”.
Patientsäkerheten
På frågan om vårdadministratörerna tror att personalbristen kan påverka
patientsäkerheten svarade 23 stycken ja, två svarade nej och övriga har
svarat vet ej eller kommenterat under övrigt. Det fanns flera kommentarer till
dessa svar och de handlade om att när det blir långa diktatlistor kan patienter
7
bli drabbade om deras journaler inte innehåller korrekt och aktuell
information om de hinner komma på återbesök innan det föregående diktatet
är skrivet. Patienter kan också bli drabbade om diktat som innehåller
remisser eller information om att de ska på återbesök blir liggande länge,
vilket resulterar i att patienten kan få längre väntetid. Om stressen ökar
risken för fel i arbetet svarade 27 respondenter att det gör det, övriga svarade
vet ej och under övrigt. De kommentarer som lämnades i anslutning till
denna fråga handlade mycket om att stress inte är bra och i många fall leder
till att vissa moment glöms bort, ofta när det är saker som ska göras ”sedan”.
En respondent lämnade kommentaren: ”Så är det ju för alla yrken – stress
ökar risken för att saker ska bli fel”.
Övrigt
Enkäten avslutades med en öppen fråga där vårdadministratörerna hade
möjlighet att lämna synpunkter. Det var många och viktiga synpunkter som
lämnades här:

”Jag tycker att det är bra frågor som ställts”.

”Jag har antagligen uppgifter som motsvarar 120 procents jobb
och jag jobbar 100 procent. Då måste allt gå fortare och då blir
det fel. Dessutom gör stressen över att jag vet att jag har för
mycket att göra att jag blir blockerad och ibland inte får gjort
ens 100 procent. Dessutom leder stressen till risk för
sjukskrivning och då blir det ännu mindre folk för det finns ingen
att ta in.
Jag kommer på mig själv att jag glömmer rensa journaler innan
jag skickar dem för skanning. Jag har glömt läsa igenom
journaler jag skrivit. Jag glömmer kringarbete och får gå
tillbaka.
Risken med personalbristen är också att vi tar in de som inte är
kvalificerade, att vi nöjer oss med de som gör ett halvdant jobb
och skriver fel (jag har sett detta) så mycket att patienten riskerar
att få fel behandling”.

”Stress upplevs olika av olika människor, hör själv till den grupp
som inte så ofta jagar upp mig (blir inte stressad på det viset) 8
tänker som så att det inte är någon idé att jaga upp mig, det blir
inte bättre för det. Istället får man vara glad för det som man
hinner med.
För några år sedan var inställningen hos de som bestämmer att
vårt yrke var ett onödigt sådant, vi skulle inte behövas !? Flera
blev uppsagda p g a detta. Idag är vi ett bristyrke - vad kan det
bero på ? De som bestämmer verkar helt plötsligt inte förstå vad
anledningen till det är......”

”Det behövs många, många fler vårdadministratörer. Vi har fått
fler arbetsuppgifter bara under de senaste åren”.

”Vi vårdadministratörer är stressade vid olika tidpunkter
beroende på hur hög bemanning vi har. Utöver ordinarie läkare
har vi 4 ST-läkare att skriva åt, dessa räknas ej med vid
underlaget för hur mycket tjänst som går åt till vårdadm. Alltså
ofta 4 extra läkare som genererar mycket och långa diktat. Detta
är ett problem som tagits upp på högre nivå vid flera tillfällen. Vi
får hela tiden fler/nya arbetsuppgifter och det är positivt. Vi har
ju ett serviceyrke och vill avlasta läkarna så mycket vi kan så de
får mer patienttid men vårdadm tjänstgöringsgrad måste
naturligtvis ökas och det är ett problem idag”.

”Det ser inte ljust ut för framtiden vad gäller alla
pensionsavgångar framöver, någon nämnde under förra året att
det skulle behövas 150 sekr de närmaste fem åren. Hoppas att
arbetsförmedlingen äntligen fått upp ögonen för att det saknas
sekr, de har tidigare avrått personer från att söka denna
utbildning.
Hoppas Du fått några svar som kan vara till hjälp”.

”De flesta vårdadministratörer arbetar utifrån att göra ett så bra
arbete som möjligt. Att ringa in en vikarie är inte heller alltid en
lösning då:
1. Det finns inga vikarier, bristyrke
2. Det är inte bara att hoppa in, man måste kanske introducera
en helt ny som aldrig varit på denna arbetsplats och då tar det så
mycket tid att det är bättre man jobbar på själv. (Det är ibland
stor skillnad mellan arbetsplatser.)”
9

”Det är väl så att när man kommit till en viss stressgräns, så
slutar vi stressa för vi inser att vi ändå aldrig inom rimlig tid
kommer att komma ikapp. Man jobbar på så gott det går :)”
DISKUSSION
METODDISKUSSION
När tiden för att börja arbeta med examensarbete närmade sig bestämde jag
mig för att jag skulle skriva det ensam. Detta för att själv kunna styra över
när och hur jag skulle arbeta med det. Jag tycker att det har varit bra men så
här i efterhand känner jag att det nog också hade varit skönt att arbeta
tillsammans med någon för att ha någon att bolla idéer med.
Det var lite svårt att bestämma ett ämne att skriva om men till slut valde jag
att skriva om personalbristen inom yrket. Bakgrunden till detta var att jag
under utbildningens gång lagt märke till att det finns många tjänster
utannonserade och att studerande redan som ”ettåring” kunde få
sommarvikariat. Jag hade också hört att tjänsterna som är lediga ibland kan
vara svåra att tillsätta.
Det fungerade bra att få tag på avdelningscheferna och skicka frågorna till
dem, men då vårdadministratörerna var många fler blev det tidskrävande då
jag inte ville göra ett massutskick med mejlen, utan jag gjorde ett mejl till
varje deltagare för att inte röja anonymiteten hos deltagarna. Jag försökte
undersöka om det skulle gå att göra massutskick på mejl där inte deltagarna
kunde se varandras namn men jag hittade inget sätt just då och därför valde
jag att skicka separata mejl till varje deltagare. Jag tror att en stor del till att
jag fick så bra gensvar av de chefer och vårdadministratörer jag tillfrågat var
att jag tog mig tiden att först ringa och mejla för att fråga om de kunde ställa
upp innan jag skickade ut mina frågor.
Jag använde mig av en webbaserad enkät som jag skickade till
vårdadministratörerna och den fungerade bra men så här i efterhand har jag
10
tänkt att det hade varit bra att även göra en provomgång av utskick via själva
enkätverktyget så att jag hade sett hur svaren betedde sig där. I enkäten hade
jag valt att ha till största delen fasta svarsalternativ men
vårdadministratörerna gavs även möjlighet att lämna kommentarer under
övrigt på många frågor. Svaren gick att läsa i två olika sammanställningar, i
en sammanfattning och i ett kalkylark, och jag märkte när jag började titta på
svaren att många deltagare hade valt att svara ja, nej eller vet ej och även
lämnat en kommentar under övrigt på de frågor där det fanns som alternativ.
Det blev då svårt att utläsa statistiken i sammanfattningen, men jag kunde i
kalkylarket där alla svar fanns anonymt uppdelade per deltagare sortera ut så
att jag kunde se att det fanns 29 svar per fråga. Dock tog det lite längre tid än
om jag bara hade tillåtit ett svar per fråga. Om jag skulle göra en ny
undersökning skulle jag tillåta endast ett alternativ med en följdfråga som
frisvar istället för att ha med ”kommentera gärna under övrigt” på frågan.
RESULTATDISKUSSION
Jag ville ta reda på hur bristen på vårdadministratörer kunde lösas och hur de
gjorde i det landsting där jag har gjort min undersökning. Jag tycker att jag
har fått bra svar på hur de försöker göra och jag har även fått svar på varför
det finns en brist.
Avdelningschefer
Anledningen till bristen var att det finns för få utbildningsplatser i
kombination med stora pensionsavgångar. Det de ändå hade försökt göra för
att behålla sin personal och att vara attraktiva för ny personal var att ha bra
arbetsförhållanden med trygga anställningar. Därtill hade de flextid, och
erbjöd bra arbetsstationer som innehåller bra hjälpmedel. De hade även
förmåner som massage och tillgång till ett gym. På flera arbetsplatser var det
också många varierande arbetsuppgifter vilket gjorde arbetet mycket
omväxlande. Jag tycker att det verkar vara en bra arbetsgivare som försöker
göra mycket bra saker för sin personal trots att det är svårt att fylla upp de
tjänster som finns ute. Ibland kan det ju också vara bra att personalen byter
11
arbetsplats för då kan de få upp ögonen för att det finns fler sätt att göra
arbetet på och det kan föra utvecklingen framåt på en arbetsplats.
För att få hjälp i landstinget har de anställt dem som studerar till
vårdadministratörer. De har då anställts som kanslister och de ska ha tillgång
till en handledare som de kan fråga om hjälp. Det här tycker jag är bra för
det ger den studerande otroligt mycket lärdom i hur arbetet går till när de är
ute i verkligheten. Samtidigt ger det hjälp till landstinget i form av
arbetskraft. Däremot har ingen utan vårdadministratörsutbildning anställts
för att utföra några vårdadministrativa arbetsuppgifter, dock har i vissa fall
outbildad personal anställts som kanslister och då får de utföra de
arbetsuppgifter som inte kräver någon utbildning. Jag fick inga specifika
svar på vad som är och inte är vårdadministrativa arbetsuppgifter i
landstinget men jag tycker att vårdadministratörsutbildningen ger en mycket
viktig grundläggande kunskap om hur arbetet ska utföras ur ett patientsäkert
perspektiv och även vikten av att sekretessen följs. Jag själv som inte hade
någon bakgrund inom sjukvården hade inte riktigt tänkt på vad och hur
mycket som innefattas i det här begreppet innan jag började min utbildning
men jag förutsätter att det är något som landstinget i dessa fall ser till att de
som anställs som kanslister får information om.
Vårdadministratörer
De svar jag fick från vårdadministratörerna gav en tydlig bild av att bristen
på vårdadministratörer påverkar den befintliga personalen. Det skapar en
stress för dem som är på arbetsplatsen när de känner att de inte hinner utföra
sina arbetsuppgifter inom sin arbetstid. Däremot så verkade de flesta hinna
med att göra ett så noggrant arbete som de vill göra men i flera fall beror
detta på att de prioriterar och inte att de har lite arbetsuppgifter. Det är bra
för det är viktigare att vara noggrann och att det blir rätt än att saker blir
gjorda snabbt och fel. Detta verkade även många av respondenterna anse,
vilket känns positivt tycker jag. Det fanns flera orsaker till varför
vårdadministratörerna upplevde tidspress på arbetet, dels att det fattades
personal och att det har tillkommit fler arbetsuppgifter utan att
personalstyrkan har utökats. En annan situation som genererade högre
12
arbetsbelastning var när det funnits stafettläkare på arbetsplatsen, för ofta har
de vänt sig till vårdadministratörerna när de haft frågor om de olika rutinerna
som finns på arbetsplatsen. Dessa läkares diktat brukar också behöva skrivas
samma dag och detta kan också ha resulterat i tidspress och att annat arbete
som behövt göras har fått stå tillbaka. Att lösa detta borde kunna ordnas
genom att det finns tillgång till pärmar med alla rutiner samt att
stafettläkarna får en ordentlig introduktion när de kommer till arbetsplatsen.
Det var många arbetsuppgifter som ofta fick prioriteras bort och göras
senare. Dessa uppgifter var bland annat sådant som inte är direkt
patientrelaterat såsom att skicka kopior till försäkringsbolag, föra statistik,
skicka dokument för skanning och att arbeta med hemsidan. Men i några fall
var det att skriva diktat som kom i andra hand och vissa arbetsplatser hade
svårt att komma ikapp på sina diktatlistor och skrev endast det som läkarna
har satt som högprio. Det här känns inte särskilt bra, varken för
patientsäkerheten eller för vårdadministratörernas arbetssituation. Även om
många av administratörerna försökte att prioritera och välja att göra de
mindre patientrelaterade uppgifterna senare så är ju i alla fall de flesta
arbetsuppgifterna mer eller mindre patientrelaterade i slutändan. De flesta
trodde att personalbristen kan påverka patientsäkerheten på grund av att det
blir långa diktatlistor och att uppgifter inte snabbt nog blir införda i
patientjournalerna. Stressen som uppstår kunde också leda till brister i
patientsäkerheten då arbetsuppgifter som prioriterats ner för att göras vid ett
senare tillfälle riskerar att helt glömmas bort istället.
Sammanfattande diskussion
Sammantaget av alla svar jag fick in bekräftade att det finns en idé hos
avdelningscheferna om hur landstinget ska vara en attraktiv arbetsplats och
att de är medvetna om varför det är personalbrist inom yrket. På frågorna
gällande om personalbristen påverkar den kvarvarande personalen och
patientsäkerheten visade svaren jag fick att bristen påverkar dem båda
negativt. Många var stressade och de uppgav att det har inverkan på deras
arbete och i slutändan kan det påverka patientsäkerheten.
13
Jag är mycket nöjd med min undersökning och jag är glad över att så många
svarade på mina frågor. På min sista fråga på enkäten där deltagarna hade
möjlighet att lämna övriga synpunkter fick jag många intressanta och viktiga
åsikter som jag valde att ta med som citat. Jag tycker att jag har fått mycket
bra information som jag har kunnat använda för att svara på mina
frågeställningar.
Under min studie dök nya frågeställningar upp såsom hur den stressade
arbetssituationen för alla som arbetar som vårdadministratörer ska förbättras,
vilket framtida studier skulle kunna undersöka.
14
KÄLLFÖRTECKNING
LITTERÄRA KÄLLOR
Kompendium, 2014: Ansökan om att få bedriva utbildningen till vårdadministratör sida 3-4
ELEKTRONISKA KÄLLOR
arbetsförmedlingen.se 2015
http://www.arbetsformedlingen.se/For-arbetssokande/Ledigajobb.html
Uppdaterad n.d. Hämtad 2015-02-23
liv.se 2015
http://www.liv.se/Jobb-utbildning-och-forskning/Jobba-hososs/Lediga-jobb1/
Uppdaterad n.d. Hämtad 2015-02-23
15
Bilaga 1
Hej!
Jag heter Anna Nilsson och läser min sista termin på YH-utbildningen till
vårdadministratör i Kristinehamn. Under den sista terminen ingår att skriva
ett examensarbete och jag har valt att skriva om personalbristen inom
vårdadministratörsyrket.
Jag har valt detta område för att jag tycker att det skulle vara intressant att se
om det går att få reda på hur bristen på personal skulle kunna lösas.
Jag skulle vara mycket tacksam om du kunde hjälpa mig i mitt
examensarbete genom att ta dig tid att svara på mina frågor. Svara gärna så
utförligt du kan på frågorna. Frågorna finns bifogade i en separat fil. Jag
önskar att du besvarar frågorna senast den 26 februari och skickar svaren till
mig på min mejl.
I mitt arbete kommer jag att redovisa de svar jag får helt anonymt. Är det
något du undrar över är du välkommen att kontakta mig via mejl eller
telefon.
Med vänliga hälsningar
Anna Nilsson
anna.nilsson@komvux.kristinehamn.se
070-401 18 34
Handledare:
Doris Karlsson
doris.karlsson@kristinehamn.se
0550-883 73
Bilaga 2
Frågor till avdelningschefer i landstinget rörande personalbristen av
vårdadministratörer
Skriv gärna dina svar i ett tomt Worddokument, numrerade, och bifoga det till mig senast den 26
februari.
1. Varför är det svårt att få tag på personal?
2. Vad tror du är den bakomliggande orsaken/orsakerna till bristen på vårdadministratörer?
3. Hur försöker ni att marknadsföra er så ni får tag på personal?
4. Vad kan ni som arbetsgivare erbjuda personer som vill komma och arbeta hos er?
5. Kan ni tänka er att ta in vårdadministratörer som är under utbildning?
6. Kan ni tänka er att ta in outbildad personal som får lära upp sig på arbetsplatsen?
Bilaga 3
Hej!
Efter kontakt för några veckor sedan tackade du ja till att besvara några
frågor rörande bristen på vårdadministratörer, dessa frågor skickades till dig
via mejl den 12 februari.
Vad jag kan se så har jag ännu inte fått några svar från dig. För den händelse
att frågorna har kommit bort så bifogar jag dem igen. Jag skulle uppskatta
om du kan svara så snart som möjligt, dock senast den 6 mars. Skulle du
redan ha svarat, bortse då från detta meddelande.
Med vänliga hälsningar
Anna Nilsson
anna.nilsson@komvux.kristinehamn.se
070-401 18 34
Handledare:
Doris Karlsson
doris.karlsson@kristinehamn.se
0550-883 73
Bilaga 4
Hej!
Jag heter Anna Nilsson och jag läser sista terminen på Yrkeshögskolan i
Kristinehamn för att bli vårdadministratör.
Jag har börjat med mitt examensarbete som handlar om bristen på
vårdadministratörer och nu undrar jag om du kan tänka dig att ställa
upp och svara på en enkät som berör detta ämne?
Jag är tacksam om du svarar på detta mejl så att jag vet om du vill delta i
undersökningen.
Om du vill vara med och svara på min enkät kommer jag att bifoga den till
dig i ett mejl inom 1-2 veckor tillsammans med ett missivbrev där du kan
läsa mer information om mitt examensarbete. Alla svar från enkäten kommer
att redovisas anonymt.
Med vänliga hälsningar
Anna Nilsson
0550-184 89, 070-401 18 34
Bilaga 5
Hej!
Jag heter Anna Nilsson och läser min sista termin på YH-utbildningen till vårdadministratör i
Kristinehamn. Under den sista terminen ingår att skriva ett examensarbete och jag har valt att skriva om
personalbristen inom vårdadministratörsyrket.
Jag har valt detta område för att jag tycker det skulle vara intressant att se om det går att få reda på om
bristen påverkar den personal som redan arbetar som vårdadministratörer och om det påverkar
patientsäkerheten.
För att försöka få svar på detta behöver jag nu hjälp av dig som arbetar som vårdadministratör ute i
verksamheten. Jag vore mycket tacksam om du har möjlighet att hjälpa mig med mitt examensarbete
genom att besvara denna enkät. Det är frivilligt att medverka och undersökningen är anonym. Jag
kommer inte att kunna se vem som har svarat vad. För att komma till enkäten tryck på länken nedanför:
https://docs.google.com/forms/d/1jOxUHbn82oFMgx6GsFxFaUNHO77WOGcpbRFpMtAwL0g/viewf
orm?usp=send_form
Jag skulle uppskatta om enkäten besvaras senast den 11 mars 2015.
Den som vill läsa mitt examensarbete när det är klart kan höra av sig så skickar jag en PDF-kopia.
Har du några frågor är du välkommen att höra av dig till mig via mejl eller telefon.
Stort tack på förhand för din medverkan!
Anna Nilsson
anna.nilsson@komvux.kristinehamn.se
070-401 18 34
Handledare:
Doris Karlsson
doris.karlsson@kristinehamn.se
0550-883 73
Bilaga 6
Enkätfrågor angående personalbrist av vårdadministratörer
Tack för din medverkan!
Vänligen besvara enkäten senast den 11 mars 2015.
Anna Nilsson
070-401 18 34
anna.nilsson@komvux.kristinehamn.se
1. Jag är:
o
o
Kvinna
Man
2. Vilket år är du född?
3. Hur länge har du arbetat på din arbetsplats?
Antal år?
4. Jag arbetar på en:
o
o
o
o
Mottagning
Vårdavdelning
Vårdcentral
Övrigt:
5. Upplever du att det är personalbrist inom yrket?
Motivera gärna ditt svar under övrigt
o
o
o
o
Ja
Nej
Vet ej
Övrigt:
6. Hinner du med allt arbete du bör/vill kunna göra under en arbetsdag?
o
o
o
Ja
Nej
Vet ej
Bilaga 6
7. Upplever du att dina arbetskamrater verkar stressade?
o
o
o
Ja
Nej
Vet ej
8. Känner du stress på arbetet?
o
o
o
Ja
Nej
Vet ej
9. Känner du att du har tid att göra ett så noggrant arbete som du skulle vilja?
Motivera gärna ditt svar under övrigt.
o
o
o
o
Ja
Nej
Vet ej
Övrigt:
10. Vad tror du är den största orsaken till tidspress på din arbetsplats?
Om du har valt övrigt, specificera gärna.
o
o
o
o
Har ingen tidspress
För lite personal
Flera nya arbetsuppgifter
Övrigt:
11. Är det några arbetsuppgifter som alltid kommer i andra hand?
o
o
o
Ja
Nej
Vet ej
12. Om du svarat ja på fråga 11, vilka arbetsuppgifter är det som kommer i andra hand?
Har du svarat nej eller vet ej, gå vidare till fråga 14
13. När tar du hand om de arbetsuppgifter som kommer i andra hand?
14. Rings det in en vikarie om det behövs för att ersätta ordinarie personal?
o
o
o
Ja
Nej
Vet ej
15. Om du svarat nej på fråga 14, hur gör du då för att hinna med allt arbete?
Bilaga 6
16. Tror du att personalbristen kan påverka patientsäkerheten?
Motivera gärna ditt svar under övrigt.
o
o
o
o
Ja
Nej
Vet ej
Övrigt:
17. Tror du att stress ökar risken för fel i arbetet?
Motivera gärna ditt svar under övrigt.
o
o
o
o
Ja
Nej
Vet ej
Övrigt:
18. Övriga synpunkter och frågor på denna enkät.