11.1 Utvärdering av tidmätning med mobiltelefoner

TJÄNSTESKRIVELSE
1 (4)
2015-05-20
Socialnämnden
Dnr Son 2015/240
Utvärdering av tidmätning med mobiltelefon
Förslag till beslut
Socialförvaltningens förslag
1. Socialnämnden beslutar att tidmätningen för hemtjänst, ledsagning och
avlösarservice genomförs med mobiltelefon istället för med mobipen (digital penna)
2. Socialnämnden beslutar att nuvarande registreringsverktyg för tidmätning fasas ut
succesivt under perioden 1/1 – 31/12 2016.
3. Utvärderingen läggs till handlingarna
Ärendet i korthet
Inom Barkarby hemtjänst har ett projekt pågått från mitten på februari till mitten på
maj, där totalt sju stycken i personalgruppen har testat att arbeta med mobiltelefon för
tidmätning. En utvärdering har genomförts som visar att projektet har fungerat bra och
att det finns flera positiva aspekter med att arbeta med mobiltelefon för tidmätning.
Tidmätning genom mobiltelefon förefaller vara ett bättre val av teknik än tidmätning
genom den digitala pennan. Kostnader för förvaltningen vid en övergång till
tidmätning genom mobiltelefon bedöms rymmas inom budget och bli kostnadsneutralt
i jämförelse med Phoniro care/ Mobipen vilket är det system som idag används.
Utvärderingens rekommendation blir därför att man i Järfälla kommun övergår till
tidmätning genom mobiltelefon.
Handlingar
1. Socialförvaltningens tjänsteskrivelse, 2015-05-20
2. Utvärdering ”Tidmätning med mobiltelefon”
Bakgrund
Sedan våren 2012 har Järfälla kommun infört tidmätning för insatserna hemtjänst,
ledsagning och avlösarservice. Införandeprojektet är avslutat per den 31 december
2013 och har nu övergått i ordinarie drift. Tidmätningen som införts i Järfälla består
av systemet Phoniro care/ Mobipen, där personalen använder en digital penna för att
registrera den utförda tiden hos kund. Företagen som är godkända utförare i Järfälla
arbetar ofta även i andra kommuner och arbetar även där med tidmätning. Önskemål
har kommit om att tidsredovisningen även ska kunna ske via mobiltelefon och inte
bara med den digitala pennan. Detta skulle underlätta för utförare som arbetar i flera
11.1 Utvärdering av tidmätning med mobiltelefoner, tjänsteskrivelse
Socialförvaltningen
Avdelning ledning och verksamhetsstöd
Olle Andersson, Utredare
Telefon: 08-580 293 69 (direkt)
Fax: 08-580 302 17
Besöksadress: Vibblabyvägen 3, Jakobsberg
Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA
Telefon växel: 08-580 285 00
E-post: socialnamnden@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se
Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2015-05-20
2 (4)
kommuner men även vara ett steg i den fortsatta utvecklingen av tidmätning.
Tidmätning via mobiltelefon anses även kunna förenkla arbetet med den sociala
dokumentationen för utförarna.
Från 13:e februari till den 12:e maj har ett projekt pågått inom Barkarby hemtjänst
där fem i personalgruppen testat arbeta med mobiltelefon för tidmätning. Efter hand
har ytterligare två personer anslutit till projektet och det är totalt sju personer som har
arbetat med mobiltelefon istället för penna
Resultat och analys
Syftet med utvärderingen var att ta reda på om tidmätning och inrapportering genom
mobiltelefon är ett bättre val av teknik än den digitala penna som idag används.
Utvärderingen syftar även till att belysa både positiva och negativa konsekvenser för
den enskilde, för personal och för förvaltning. Utvärderingen ska även kartlägga
ekonomiska konsekvenser om mobipen-pennan byts ut mot tidmätning genom
mobiltelefon.
Utvärderingen visar att det finns positiva och negativa aspekter att ta hänsyn till både
vad gäller den digitala pennan och mobiltelefonen.
De främsta fördelarna med den digitala pennan som idag används är att den anses
enkel att hantera och inte behöver vara uppkopplad mot nätverk för att fungera ute
hos kund. Brukaren får även ha pärmen med social dokumentation hemma hos sig
och både brukaren och anhöriga kan se vilka insatser som utförts.
De största nackdelarna med den digitala pennan är att pennan måste anslutas till
dator för att kunna överföra data. Pennorna anses även vara känsliga och går lätt
sönder då de hanteras ovarsamt. De digitala pennorna kräver även mycket
administration från systemförvaltare på kommunen. Den digitala pennan har även få
utvecklingsmöjligheter i jämförelse med mobiltelefonen.
Vad gäller mobiltelefonen så finns flera fördelar att ta i beaktande. En fördel är att
personal kan föra över data trådlöst och inte behöver ansluta telefonen till dator för
att göra detta. Personal kan även föra dokumentation direkt i mobiltelefonen.
Administrationen hos systemförvaltare på kommunen förväntas även minska om
utförarna själva får stå för mobiltelefon, då mobiltelefon ändå behövs i tjänsten. Det
finns även stora utvecklingsmöjligheter med mobiltelefon såsom att koppla in
schemaplaneringssystem och GPS för att hitta smartaste körvägarna.
Den verksamhetsledare och personal som har testat att arbeta med mobiltelefon är
väldigt positiva till detta och nämner också flera fördelar. Personal upplever att de är
mindre stressade och får bättre översikt när de arbetar med mobiltelefonen.
Mobiltelefonen anses även fungera bättre än pennan.
Nackdelar med mobiltelefon kan vara att mobiltelefon är svårare att hantera för
personal som inte är vana med att använda en smartphone. Med mobiltelefon kan det
även bli svårare för brukare och anhöriga att se vilka insatser som utförts, då insatser
registreras direkt i mobiltelefonen.
2015-05-20
3 (4)
Verksamhetsledaren och personalen nämner också vissa nackdelar med
mobiltelefonen. Ibland kan det vara svårt att läsa av NFC-etiketten och täckning
saknas ibland hos kund. Det har även gått rykten bland personal att GPS:en i
mobiltelefonen kommer användas för att övervaka var personal befinner sig. Viktigt
att förtydliga i sammanhanget är att detta inte är möjligt utan enbart är ett rykte.
Övriga nackdelar som nämns gäller framförallt applikationen och funktionerna i
denna men applikationen kan utvecklas efter synpunkter. Det är inte heller säkert att
samma applikation som testats kommer användas framöver då det beror på vilket
verksamhetssystem som används i Järfälla kommun. Om Järfälla kommun fortsätter
använda sig av Tietos verksamhetssystem Procapita så kan det vara mer aktuellt att
använda Tietos egen mobilapplikation för att kunna integrera systemen och använda
sig av Tietos schemaplaneringssystem Lapscare. Om annat verksamhetssystem
upphandlas bör man ta hänsyn till möjligheten att använda sig av tidmätning med
mobiltelefon och möjligheten att sammankoppla mobiltelefonen till
verksamhetssystemet.
Vid översyn av kostnader förknippade med mobipen-pennan och mobiltelefon,
framgår att hemtjänstersättningen behöver öka med 2 kronor om tidmätning med
mobiltelefon införs och utförarna själva ska stå för mobiltelefoner. På sikt är
bedömningen att de ökade kostnaderna för förvaltningen kan hanteras inom
budgetramen och på sikt kommer kostnaden bli kostnadsneutral i jämförelse med
Mobipen.
Sammanfattningsvis visar utvärderingen att tidmätning genom mobiltelefon visar på
fler fördelar än tidmätning med den digitala pennan. Både personal och
verksamhetsledare samt systemförvaltare är positiva till mobiltelefonen och ser större
utvecklingsmöjligheter med mobiltelefon än med penna. Då bedömningen är att även
kostnader för en övergång är hanterbart och ryms inom budget, blir utvärderingens
rekommendation att man i Järfälla kommun övergår till tidmätning genom
mobiltelefon.
Slutsatser
Socialnämnden föreslås besluta att tidmätning för hemtjänst, ledsagning och
avlösarservice genomförs med mobiltelefon istället för med mobipen (penna).
Nämnden förseslås även besluta att nuvarande registreringsverktyg för tidmätning
fasas ut succesivt under perioden 1/1 – 31/12 2016. Nämnden föreslås också
godkänna socialförvaltningens utvärdering av tidmätning med mobiltelefon.
Johan Bergman
Socialdirektör
Jenny Wilhelmsson
Avdelningschef funktionshinder/ äldreomsorg
2015-05-20
Expedieras
Johan Bergman
Jenny Wilhelmsson
Inger Brandell
Olle Andersson
4 (4)