Samordnad varudistribution: Så fungerar Ystad- Österlen

Samordnad
varudistribution:
Nya möjligheter för lokala och regionala matproducenter att sälja till kommunen. 75-80 procent färre
transportfordon på vägarna. Ekonomiska besparingar, ökad punktlighet och ökad trafiksäkerhet
både på vägarna och på skolgårdarna och äldreboendena. Det är målsättningarna för projektet Samordnad varudistribution på Österlen.
En kommun behöver förstås en mängd varor. Det är mat till
förskolor, skolor och äldreboenden, kontorsmaterial till en
mängd olika verksamheter, möbler till olika lokaler, och
oändligt många andra saker. Och när en kommun ska köpa
saker så ska den i de allra flesta fall upphandla. Tanken är att
det ska bli rättvist, att de bästa varorna ska köpas till det bästa priset hos den bästa leverantören, oavsett vem leverantören är. Det som upphandlas körs sedan i normalfallet av respektive leverantör direkt till varje skola, äldreboende, kontor
och verksamhet. Det innebär att det blir många transporter
– men det innebär också att de som inte har möjlighet att
transportera till så många platser och vid så många tillfällen
inte kan lämna anbud på upphandlingarna. Och det missgynnar ofta små lokala företag.
Ett sätt att lösa många av de här problemen kallas samordnad varudistribution. Grundtanken är att de saker man köper
in till kommunen levereras till en plats, distributionscentralen, och därifrån görs sedan leveranserna samordnat ut till
varje verksamhet. Färre transporter, mer lokal verksamhet,
och dessutom mycket smidigare för dem som ska ta emot
varorna på slutpunkten.
I teorin låter det enkelt. I praktiken finns det många utmaningar och mycket att ta hänsyn till, för att den samordnade
varudistributionen verkligen ska ge de önskade effekterna.
I Samordnad varudistribution Ystad-Österlen ligger fokus till
att börja med på den mat kommunerna köper in. Man har
lagt mycket tid på att förbereda sig noggrant inför upphandlingarna. För att kunna styra maximalt har man delat upp i
två olika upphandlingar: 1. Varorna, 2. Distributionscentralen samt transporterna från centralen och ut till verksamheterna. Personal på de olika verksamheterna har intervjuats på
detaljnivå om vad som levereras, när det passar att få leveranser, och så vidare. Utifrån detta har sedan detaljerade rutter
simulerats fram med hjälp av ett ruttoptimeringsprogram,
där optimerat antal stopp, kilometer och timmar har tagits
Foto: Most Photos.
48
Miljötillståndet i Skåne 2015
Så fungerar
Ystad-Österlen-modellen!
fram. Först därefter har upphandlingen gjorts. Baserat på det
simulerade underlaget och genom villkor för hur betalningen
sker, har man även kunnat se till att distributionscentralen
kommit att ligga geografiskt bra till. Den nya upphandlingsoch faktureringsmetoden kallas Ystad-Österlenmodellen.
Den vedertagna uppfattningen är att det är transportbranschen (transportsäljaren), det vill säga inte transportköparen
(här kommunen) som kan logistik och transportplanering,
och det normala har därför varit att kommunen friskriver sig
ansvaret för detta område och att den upphandlade transportören eller speditören tar på sig ansvar även för planering och
kontakt med mottagande kommunala enheter. I YstadÖsterlen­modellen är det istället kommunen som har tagit
över rollen som transport- och logistikplanerare. Därmed
har kommunen också makten att öka värdet i den egna varuförsörjningskedjan, med ökad service, leveransprecision och
miljöambitioner. Ystad kommun står som juridiskt ansvarig,
med målsättning att transportplaneringen ska ge 100 procents fyllnadsgrad i de bilar som körs och minskad (optimerad) miljöbelastning.
Kommunens transportplanering görs digitalt, och elektronisk handel är en nyckelfaktor för att hela affärsprocessen
ska bli kostnadseffektiv. Via en e-handelslösning beställer
skolor och äldreboenden i de tre kommunerna livsmedel.
Den digitala lösningen gör dessutom att modellen fungerar
bra både för enskilda kommuner och grupper av kommuner
samt för näringslivet.
Den okörda kilometern är den bästa
En av målsättningarna för den samordnade varudistributionen är en minskad miljöpåverkan från transporter. I det här
projektet arbetar man med att åstadkomma detta genom att
förändra organisation, strukturer och beteende istället för
genom teknikutveckling. Samordnad varudistribution och
Ystad-Österlenmodellen ger möjligheter att minska godstransporter framför allt i tätorter.
Med logistikkunskap internt (hos Ystad kommun) för att
styra upphandling och transportplanering samt uppföljning
och kontroll av utförda transporter, kan kommunen som
transportköpare med ett tydligt agerande utifrån varuägarperspektivet nå de stora utmaningar inom miljö och transportsektorn som samhället står inför på 2010-talet och framåt. Ystad-Österlenmodellen i sin helhet fungerar som ett
Miljötillståndet i Skåne 2015
handfast och verkningsfullt verktyg för att effektivisera
morgondagens transporter kopplade till en samhällsekonomisk hållbar utveckling.
Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar hur offentliga
upphandlingar ska gå till. De som omfattas av LOU är statliga
myndigheter, kommuner, landsting, vissa offentligt styrda organ
och de flesta kommunala och statliga aktiebolag.
De normer som reglerar den offentliga upphandlingen baseras
på ett antal grundläggande principer, som förklaras och exemplifieras här:
•Likabehandlingsprincipen: alla leverantörer ska behandlas
lika, det vill säga ges lika förutsättningar.
•Principen om icke-diskriminering: det är förbjudet att direkt
eller indirekt diskriminera leverantörer, främst på grund av nationalitet eller geografiskt läge.
•Principen om ömsesidigt erkännande: intyg och certifikat
som utfärdats av behöriga myndigheter i något medlemsland
måste godtas i de övriga medlemsländerna.
•Proportionalitetsprincipen: kvalifikationskraven och kraven i
kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och
stå i rimlig proportion till det som upphandlas.
•Transparensprincipen: upphandlingsprocessen ska kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. För att anbudsgivarna
ska ges samma förutsättningar för anbudsgivning måste förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt samt innehålla
samtliga krav på det som ska upphandlas. De ställda kraven får
inte frångås.
För mer om hållbar upphandling, läs på
www.konkurrensverket.se/upphandling/hallbar-upphandling/
Läs mer:
www.ystad.se/naringsliv/projekt/samordnad-varudistribution/
Kontakt:
Tina Persson, miljöstrateg, Ystads kommun,
tel: 0411-57 70 84, e-post: christina.b.persson@ystad.se
49