Ny yhets sbrev v E

 Nrr 4, septemb
ber 2012
Innehåll NyyhetssbrevvE‐a
arkivsyd
Den 4 okto
ober arrange
eras en dag om processe
er i Halmstad. Dagen handlar om
m processka
artläggning fför verksamh
hetsutveckling och för ordning occh reda blan
nd allmänna handlingar. Dagen är ko
ostnadsfri. Sista dag fför anmälan
n är den 14 sseptember. LLäs mer på siida 2 ‐ aktiviteterr. Nyhe
eter
R7ha
arblivit8
8
De me
ellansvenska landstingen: Uppsala, Örebro
o, Söderman
nland, Västm
manland, Värmland, Dalarnaa och Gävleb
borg driftar sedan årsskiftet 20011/2012 ettt system för elektro
oniskt långtidsbevarandee i en gemen
nsam förvalttning. Nyligen
n har de knutit en sydligaree kamrat till ssig, Landsttinget i Jönkö
öpings län. V
Varje deltaggare äger sin andel och betalar en årlig driftskostnad i relation till sitt befolkkningstal. Leveraanser av ekonomisystem från Gävleb
borg och Sörrmland pågår. En flaskhals för leveraanser av vård
dsystem har hittillss varit spärrade journalerr. Under senare
e delen av 20012 kommerr dock respekktive landstin
ng i R7 att ku
unna anropa en nattionell spärrttjänst. Det övverens‐
stämm
mer med det krav som Daata‐
inspekktionen ställeer. Det räckeer inte med att späärrfunktioneen ska fungerra inom den nation
nella patientö
översikten N
NPÖ. Enligt Leeif Sandberg, ledamot i fö
örvalt‐
ningsgruuppen och up
ppgiftslämna
are till den här notissen, är nya d
deltagare varrmt välkomnna. AndersH
Hammarsten
n,RegionHa
alland
Förvalltningsgem
mensamm
ma
specifiikationer
1. Nyheterr 2. Aktivitetter 3. Fördjupning 4. Om nätvverket Genom det här nyhetsbrevet sprids korttfattad inform
mation om det som
m händer ino
om området e‐arkiv. Nyhets‐
brevet skicckas till dem som anmält sig till e‐postlisttan. Det publice
eras också på nätet på Arkivet på Ning. http://arkivet.ning.com
m ForumiFörvaltning
Nätverk fö
ör alla inom informatio
onsförvaltnin
ng. Forum iFörrvaltning rikttar sig till verksam
mma inom till ex‐
empel arkiiv, informatio
ons‐
försörjningg, dokument‐
hantering och informattions‐
säkerhet m
med fokus påå tillämpningg och verksamhets‐
nytta när d
det gäller standarderr. http://www.sis.se/tem
ma/iforv
altning/ Under soommaren haar rapporter publicerats från Rikssarkivets från
n projektet e
e‐Arkiv och Nyvägled
dning
e‐Diarium
m ‐ Förvaltningsgemensa
amma Riksarkivet
t publiceradee specifikaationer (eARD ‐FGS). nyligen väggledningen "Redovisa verksamhetss‐
Översiktlig b
 Ö
beskrivning av eARD  Begreppslistta informatio
on" till föreskkrift‐
 Delrapport o
och paketstru
uktur FGS erna om arrkivredovisning, RA‐
FS 2008:4. Vägledningeen fför e‐arkiv vänder sig till alla som arbetar  Metadata occh e‐tjänster för e‐
med att ha
antera och sttruktur‐
ddiarium, sluttrapport med
d bilagor era de info
ormationsmäängder Dokumeenten kan hämtas här: som uppko
ommer i en www.rikksarkivet.se/e
e‐arkiv myndighetts verksamheet, både statliga och komm
munala.
XML ochh XML‐Schem
man publiceras på: www.riksa
arkivet.se/e‐aarkiv http://xm
ml.ra.se/e‐arrkiv Aktiviteter
Genomförda
Telefonmöte23augusti
Arkivarier i Eskilstuna, Helsingborg, Karlskrona och Växjö deltog på telefonmöte för att utbyta erfarenheter av samverkan och förstudier inför att införa e‐arkiv. Arbetsmöte31augusti
Vi var 11 personer från olika kommuner i södra Sverige som träffades i Hässleholm. Vi arbetade med enkät för inventering av gemensamma verksamhetssystem och förslag till reglemente. Kommande
Endagomprocesser4okt
Är du intresserad av processkartläggning och vilken roll denna kan spela för verksamhetsutveckling och ordning och reda bland handlingar och informations‐
mängder? Alla intresserade är välkomna till Halmstad! Inbjudnaföreläsare






Kerstin Svensson (Region Skåne) Thomas Ihre (Malmö stads stadsbyggnadskontor) Anki Heimonen (IT‐SAM) Mikael Petersson (Halmstads kommun) Bertil Axelsson (VisAlfa) Claes Bengtsson (Knowit) Detaljerat schema med aktuella tider och lokalhänvisning kommer att skickas ut när det närmar sig, men boka in dagen redan nu! Kommande(forts.)
Erfarenhetsutbytesamverkan
Ett nytt telefonmöte för att utbyta erfarenheter av samverkan planeras i slutet av september. Den här gången med fler deltagare från andra projekt och initiativ runt om i landet. Vill du vara med eller känner till något samverkansprojekt eller initiativ? Skriv en kommentar i diskussionstråden i gruppen e‐arkiv eller skicka ett meddelande till: elin.jonsson@vaxjo.se Arbetsmöte26oktober
Nästa möte med arbetsgruppen och andra intresserade planeras den 26 oktober i Hässleholm. Anmälan i Ning‐gruppen. Har du frågor kontakta: emilia.odhner@hassleholm.se Bubblare
Arkiverajournaler
Elevhälsovårdsjournaler skrivs i allt större utsträckning in i olika typer av journal‐
system. Vi undersöker möjligheter att ordna ett studiebesök för att titta på hur leverans av e‐journaler går till. Alexander.Kurtz@hylte.se Arkivkonferensen2012 Lunds kommun, stadsarkivet och Riksarkivet, Landsarkivet i Lund har bjudit in till den årliga kommunarkiv‐
konferensen på Arkivcentrum Syd i Lund den 20‐21 september. Många av oss i arbetsgruppen kommer att vara med på konferensen. Det är ett ypperligt tillfälle för övriga medlemmar i e‐arkivgruppen att mingla! UpphandlingE‐arkiv
SKL och SKL Kommentus Inköpscentral AB samordnar upphandling av e‐arkiv. Dagen är kostnadsfri med lunch på egen bekostnad. För att kunna delta i upphandlingen krävs att intresseanmälan lämnas in till SKI senast 15 oktober. http://www.skl.se/e‐arkiv Anmälan senast fredagen den 14 september till: linda.zachrissson@halmstad.se Arkivreglemente
Arbetsgruppen har jobbat med ett förslag till arkiv‐
reglemente. Förslaget publiceras nu på nätverket arkivet på Ning för synpunkter och kommentarer. Det finns också en diskussionstråd i gruppen e‐arkiv för arkiv‐
reglemente och en för anvisningar. Presentationer
En diskussionstråd i gruppen kommer att startas för att samla in bra exempel på material för att förankra frågan om e‐arkiv inom den egna organisationen. Har du något bra förslag till presentations‐ eller informationsmaterial? Lägg upp en kopia i diskussions‐
tråden eller mejla till: Enkät Fördjupning
Arkiverabefintligasystem
Vi har idag rutiner för att ta hand om system i drift som används dagligen i verksamheten. Det handlar om sådant som att säkerhetskopiera samt uppgradering av programvaror och databaser. Inom 5‐10 år blir systemen föråldrade och behöver avvecklas. Det kan hanteras på tre olika sätt: 1) Informationen överförs till ett nytt verksamhetssystem 2) Informationen överförs till ett system för bevarande (e‐arkiv) 3) Behåller informationen i det ursprungliga systemet så långt som möjligt Alternativ två är förmånligt för att bli av med licenskostnader och driftskostnader. Däremot är det idag kostsamma projekt att ta ut informationen och paketera den så att den kan överföras till system för bevarande ENSAM‐gruppensamordnaraktiviteter
ENSAM är ett nätverk för olika initiativ inom e‐arkivområdet – Region Skåne, R7, SYLL, Riksarkivet, LDB‐centrum och Sambruk. Ett arbete med att samordna aktiviteter för att bygga upp tekniska färdigheter och förståelse på ett direkt och praktiskt sätt kring mappning av DB‐baserade data till XML‐baserad leveransspecifikation. ENSAM‐gruppen håller på att sätta samman fram förslag till direktiv och projektorganisation. Projektorganisationen bemannas av deltagare från de organisationer som deltar i ENSAM‐nätverket och E‐arkiv syd. Tanken är att vi bidrar med kompetens och verksamhetskunnande för framtagning av leveransspecifikationer samt material från till exempel ärende‐ och dokument‐
hanteringssystem som används i kommunen. Data ska sedan mappas mot en standardiserad metadatastruktur med hjälp av olika mappningsverktyg. Om det går att använda standardverktyg för mappning kan det minska kostnaderna för att ta hand om data från gamla system väsentligt. MagdalenaNordin,Karlskronakommunarkiv
ElinJonsson,Växjökommunarkiv
Kommunersamverkar
Kommunerna i Skåne Nordväst håller på med en förstudie om samarbete kring e‐arkiv. Förstudien ska vara klar i oktober. Förstudien tas fram av en arbetsgrupp med deltagare från kommunarkiven. I förstudien beskriver man vad ett e‐arkiv är och sammanhanget med e‐förvaltningen. Utgångspunkten är SKL:s strategi för e‐samhället där e‐arkivet är en viktig del av e‐förvaltningen. Målet med förstudien är att ta fram förslag till organisation och projektplan för formellt beslut. Arbetsgruppen började med att göra en nulägesanalys för förutsättningarna för samarbete och för respektive kommun i samarbetet. En intressentanalys genomförs också för att ta reda på vilka grupper som har störst intresse och får mest nytta av ett e‐
arkiv. De behöver fångas upp i en framtida projektorganisation. Risk‐ och konsekvensbeskrivningar är också en del av förstudien. Dessutom genomförs en nyttoanalys enligt PENG‐modellen. Modellen har använts i många sammanhang tidigare. Nu testar man om den går att tillämpa när det gäller att identifiera och värdera nyttorna med e‐arkiv. ChristianJarnekrantz,stadsarkivetiHelsingborg
Gemensammasystem
När det gäller stora centrala informationssystem är det ofta ett begränsat antal produkter på marknaden som används av många olika kommuner. För att få en överblick över vilka IT‐lösningar som vi använder i kommunerna kommer arbetsgruppen att genomföra en enkät‐
undersökning. Enkäten innehåller frågor om de produkter som används, pågående eller kommande upphandling, hur långa avtal som finns och om det finns befintliga rutiner eller dokumentation. Enkäten är övergripande och riktar sig till kommunens arkivfunktion. Exempel på stora centrala system som finns i alla kommuner.  Diariet  Personal och lön  Ekonomi  Elevregister och betyg
 Skolhälsojournal  Socialtjänstakter  Vård‐ och omsorgs‐
journaler  Miljö  Bygg och fastighet Enkäten publiceras: 10 september http://arkivet.ning.com Svar senast: 24 september Frågor skickas till: Elin Edenborg elin.edenborg@vellinge.se Omn
nätverket
Nätverket E‐arkiv ssyd bildades i samband m
med en inforrmationsdag om e‐arkiv ii Växjö den 28 novvember 20111. Syftet med
d samverkan i E‐arkiv sydd är att tillsam
mmans komma fram till stra
ategier för att införa e‐arrkiv. Fokus ä
är det förbereedande arbeete som behö
över ske inom vvarje organissation. Grup
pparbetsp
platspåNing
Det fin
nns en grupp
parbetsplats på det internetbaseradee nätverrket Arkivet på Ning. Gru
uppen är öpp
pen för alla som är verksammaa på arkivfun
nktioner i olika sektorer
Adresssen är: http:///arkivet.nin
ng.com ed genom attt registrera d
dig på Ning o
och gå med i Gå me
gruppen E‐arkiv. Antal medlemmarr i gruppen: 5
52 Arbe
etsgruppe
enE‐arkiv
vsyd
Kompe
etensen inom
m arkivområådet finns utsspridd på måånga organisationer i reg
gionen. En enda p
person kan in
nte heller sp
pecialisera sigg inom alla oområden. Vi äär därför berroende av att kun
nna utbyta in
nformation, erfarenheter och goda eexempel. Tillssammans be
evakar vi de sto
ora nationellaa (och intern
nationella) prrojekt som p ågår inom området e‐arkkiv. Vi samarrbetar genom
m att ordna m
mötesplatserr för informaation och erffarenhetsutb
byte. Både fysisktt och på näteet. Kontaktuppgifter ttill arbetsgru
uppen; använ
ndbart om duu har frågor,, något att bidra med eller vvill ha hjälp m
med att gå med i grupparrbetsplatsen på Ning! Elin EEdenborg, Veellinge Samuel LLindeborg, Faalkenberg (Eden
nborg@vellinge.se) (Samuel. Lindeborg@Falkenberg.sse) Ande
ers Hammarssten, Region Halland Karlskrona Magdale na Nordin, K
(Anders.Hammarrsten@regionhalland.se) (Magdaleena.Nordin@
@karlskrona.se)
Emilia Oddhner, Hässle
Chrisstian Jarnekrantz, Helsinggborg eholm (Christian.Jarnekrantz@helsingborg.se) (Emilia.O
Odhner@hassleholm.se)
Elin JJonsson, Växxjö (Elin..Jonsson@vaaxjo.se) Ande
ers Karlsson, Ronneby (Anders.Karlsson@ronneby.sse) Alexxander Kurtz,, Hylte (alexxander.kurtz@
@hylte.se) Linda Zacchrisson, Hallmstad (Linda.Zaachrisson@halmstad) Anna Ågrren, Kristiansstad (anna.ag ren@kristian
nstad.se)