Information till dig som är nyanställd - Personal

Välkommen till
Borgholms kommun
Borgholm Energi/Elnät AB
Ölands kommunalförbund!
Information från Personalavdelningen till dig som är nyanställd
Reviderad 2015-09-04
1
Personalavdelningen
På personalavdelningen arbetar:
Ann Nilsson, tf personalchef tfn. 85030
Lena Adin, löneadministratör tfn. 85034
Susanne Pettersson Höglander, löne- och systemansvarig tfn. 85031
Titti Magnusson, löneadministratör tfn. 85039
Margita Westring, personalkonsulent tfn. 85099
Ingrid Öhlund, personalstrateg tfn. 85629
Katarina Silverstrand, löneassistent tfn. 85033
Du är välkommen att kontakta oss när du har frågor kring din anställning. Vi finns i
Stadshuset vid torget i Borgholm.
I bokstavsordning:
Aditroportalen/Lönerapportering
Aditroportalen är ett system för anställda att rapportera sin arbetstid, semester,
mertid/övertidsarbete samt resor. Här hittar du din lönespecifikation och kan se hur
många semesterdagar du har kvar att ta ut. Via Aditroportalen attesterar arbetsledaren
frånvaro, löner och fakturor.
Anställningsvillkor
Borgholms Kommun, Borgholm Energi/Elnät och Ölands Kommunalförbund:
Din anställning regleras i kollektivavtalet HÖK (Huvudöverenskommelse) och bilaga
AB (Allmänna Bestämmelser).
Räddningstjänsten:
Din anställning regleras i kollektivavtalet RiB 15.
Arbetsmiljö
På varje enhet ska det finnas skyddsombud för respektive fackförening.
Arbetsskada
Arbetsskada/olycksfall i arbetet anmäls till chefen. För vidare information hänvisas till
Arbetsmiljöhandboken. Personalavdelningen tillhandahåller blanketter.
Arbetstid/Flextid
Flexibel arbetstid ger anställda möjlighet att inom givna tidsramar, själva bestämma
arbetstidens förläggning, om verksamheten så medger. I nuläget gäller detta endast
administrativ personal (ej chefer).
Följande regler gäller:
Flextid 07.00 - 09.00 (tid under vilken en anställd valfritt får påbörja sin arbetsdag)
Fast tid 09.00 - 15.30 (obligatorisk närvarotid på arbetsplatsen med avbrott för lunch
någon gång mellan kl. 11.30 - 13.00)
Flextid 15.30 - 18.00 (tid under vilken anställd valfritt får sluta sitt arbete under en
arbetsdag)
2
Lunchrasten är minst 30 minuter och räknas ej in i arbetstiden.
Dag före röd dag, samt dag före midsommarafton finns möjlighet att sluta kl. 12.00
inom den ordinarie flextidsramen. Dagen före julafton slutar arbetsdagen kl. 12.00.
Det är chefens uppgift att se till att respektive förvaltningsavd. är bemannad under
Servicecenters öppethållande.
Bisyssla
Arbetstagare skall på begäran lämna uppgift om bisysslor. Om bisysslan helt eller
delvis bedöms kunna inverka hindrande på arbetsuppgifter kan arbetsgivaren förbjuda
bisysslan.
Fackförbund
I kommunen har vi ett femtontal olika fackliga organisationer, varav de fem största är
Kommunal, Lärarförbundet, Vision, Lärarnas Riksförbund och Vårdförbundet.
Friskvård
Vi har ett jättefint gym på Ekbacka i Borgholm. På Åkerbohemmet i Löttorp finns ett
avslappningsrum för samtliga anställda. Vi erbjuder också subventionerade priser på
tränings- och badkort på Borgholms Badhus, Hälsans Hus och Åkerbobadet i Löttorp,
Puls & Träning i Borgholm/Kalmar och Malkars i Kalmar/Färjestaden/Nybro. Läs mer
på interna hemsidan under rubrik Trikumo.
Företagshälsovård
Vi har avtal med Previa. Alla besök ska föregås av en beställning som görs av
närmaste chef via en rekvisition. Blankett finns på interna hemsidan i Personal- och
arbetsmiljöhandboken.
Förmåner
 Ögonlaseroperation och IVF-behandling till bruttolöneavdrag
 Terminalglasögon - gratis synundersökning och 500 kr till bågarna
 Löneväxling - vid årslön som överstiger 8,25 prisbasbelopp (367 125 kr år
2015)
 Alternativ pensionslösning – vid årslön som överstiger 8,5 prisbasbelopp (378
250 kr år 2015)
 Minnesgåva och uppvaktning för dig som tjänstgjort hos arbetsgivaren i 25 år
 MåBraKortet - ett förmånskort med rabatter och erbjudanden som du får ta del
av. Läs mer på www.kalmararbetsgivarring.se
Försäkringar
Som anställd är du försäkrad. De försäkringar som finns är följande:
 AGS-KL Avtalsgruppsjukförsäkring
 TFA-KL Trygghetsförsäkring vid arbetsskada
 TGL-KL Tjänstegrupplivförsäkring
 Tjänstereseförsäkring
AGS-KL och TFA-KL administreras av AFA, TGL-KL administreras av KPA. Vill du
veta mer om försäkringar kan du läsa i broschyrer som finns tillhanda på enheter eller
kontakta personalavdelningen för ytterligare information.
3
Internpost
Om du skickar post till andra förvaltningar inom Kommunen/Energibolaget ska du
använda den interna postgången. Det finns internkuvert att använda för detta
ändamål.
IT
Vid problem eller frågor som rör datorer vänder ni er till IT-avdelningen, tel. 85400.
Jäv
Kravet på opartiskhet vid handläggning av ärende ska alltid beaktas. Bestämmelser
om detta finns bl a i Förvaltningslagen. Helt allmänt bör sägas att du inte bör
handlägga ärenden som rör dig själv eller dina anhöriga, eller som på annat sätt
påverkar dina personliga eller ekonomiska förhållanden. Du ska själv anmäla
jävsförhållande till din chef.
Kvitto
Inköp skall i största möjliga mån ske genom de försäljningsställen vi har avtal med,
mot faktura. Om man har haft eget utlägg för kostnad som inte har kunnat genomföras
med faktura, kan man mot kvitto och i fylld blankett ”Personligt utlägg” få tillbaka
pengar. Utbetalning görs en gång i kvartalet. Läs mer under rubriken ”Lön och utlägg” i
Personal- och arbetsmiljöhandboken.
Konstklubben Konst Clava
Medlemsavgiften kr 150: -/år. Medlemsansökan sänds med internpost till
personalavdelningen. Ev. frågor besvaras av ordf. Gertrud Henricson via mail
gertrud.henricson@utb.borgholm.se. Läs mer om konstklubben genom att följa länken
till Konst Clavas sida från den interna hemsidan.
Lediga tjänster
Lediga tjänster anslås på kommunens externa och interna hemsida. Vi samarbetar
med Offentliga Jobb när det gäller våra externa annonser. Lediga tjänster anslås
också på kommunens officiella anslagstavla som finns i stadshuset.
Ledighet
Du har rätt till viss ledighet enligt lag och avtal t ex vid:
 Sjukfrånvaro
 Vård av barn/tillfällig föräldrapenning
 Föräldraledighet
 Partiell tjänstledighet. Nedsättning av arbetstiden upp till en fjärdedel till dess att
barnet fyller 8 år, eller börjar andra klass
 Studier
 Förtroendemannauppdrag
 Närståendevård
 Enskild angelägenhet, t.ex. i samband med nära anhörigs dödsfall.
Lokalbokning
För att boka lokal och/eller tekniska hjälpmedel så som konferenstelefon eller
videokanon behöver du ett inlogg – kontakta Servicecenter tel. 85000. Det är samma
inloggningsuppgifter som du använder för bilbokning.
4
Läkarintyg
Läkarintyg ska vid sjukfrånvaro lämnas till arbetsgivaren fr.o.m. den 8:e dagen.
Löneutbetalning
Lönen utbetalas den 27:e varje månad via Swedbank. Om den 27:e är en helgdag
betalas lönen ut närmaste vardagen före. I december utbetalas lönen sista vardagen
före julafton. Om du har månadslön får du lönen utbetalad innevarande månad.
För timavlönad personal utbetalas lönen månaden efter intjänandemånaden.
Vi tillämpar inte förskottsbetalningar.
!
Har du lönekonto i annan bank, kontakta Swedbank i god tid innan första
utbetalningen för överföring. Du ska inte meddela kontonummer till arbetsgivaren
oavsett vilken bank du tillhör.
Medarbetarsamtal
Medarbetarsamtal ska den anställde ha minst en gång per år med sin chef.
Organisationsnummer
Borgholms Kommun:
Borgholm Energi AB:
Borgholm Energi Elnät AB:
Ölands Kommunalförbund:
212000–0795
556527–7455
556020–7622
222000–0216
Pension
Din arbetsgivare sätter av en årlig avgift till din ålderspension på 4,5 % av lönen.
Personal- och arbetsmiljöhandbok
Handboken hittar du på vår interna hemsida i Bokhyllan, eller följ länken via
Aditroportalen. Undrar du något om din anställning kan du söka information här. Här
finns bl.a. våra policydokument, rutiner, lokala avtal, checklistor/blanketter och manual
för Aditroportalen.
Personalklubben Trikumo
Anställda som arbetar 40 % eller mer är automatiskt medlemmar i personalklubben
Trikumo som anordnar ”hälsojakten”, personalfester, resor och andra aktiviteter. Vill du
veta mer om Trikumo kan du läsa vidare på interna hemsidan.
Resa i tjänsten
Anställda som reser i tjänsten ska sträva efter att välja det billigaste transportsättet.
För resa i tjänsten finns ett busskort samt kommunbilar som bokas genom Bilpoolen
som du finner på interna hemsidan. Kontakta Servicecenter tel. 85000 för att få
inloggningsuppgifter till bilbokningssystemet.
Skulle alla busskort/kommunbilar vara bokade så bryter en lång resa en kortare.
Alternativ två är att använda sig av hyrbilar genom Liljas i Borgholm. Som sista
alternativ får man använda egen bil men endast vid kortare sträckor på ca 8 mil (tur
och retur). Det är viktigt att du tar del av Resepolicy och Regler för kommunens bilar.
5
Längre resor som innefattar andra färdmedel som tåg, buss, flyg och/eller övernattning
bokas via vår reseservice Big Travel, www.bigtravel.se eller tel. 0470-73 19 33.
Vid resor ska ett Travel Assistance Card medföras. Kortet är ett servicekort med
viktiga telefonnummer om du skulle råka ut för skada. Kontakta ekonomiavdelningen
tel. 85024 som tillhandahåller korten.
Rökning
Vår kommun har antagit riktlinjer kring tobaksrökning som innebär att du inte får röka
under arbetstid, i våra lokaler eller i våra fordon och inte i direkt anslutning till
arbetsplatsen.
Semester
Semesterförmånerna regleras av våra avtal AB och Semesterlagen. Du ansöker om
semester via Aditroportalen. Där kan du också se hur många dagar du har att ta ut.
Sekretess
Tänk på att innehållet i sekretessbelagda handlingar inte får diskuteras eller
överhuvudtaget nämnas för den som inte har med handlingarna att göra i tjänsten.
Pratar man sekretessbelagda uppgifter till någon obehörig, vare sig det sker muntligt
eller genom att handlingen lämnas ut, kan man göra sig skyldig till brott mot
sekretesslagen och bli straffad för det enligt brottsbalken. Fråga din närmsta chef om
vad som gäller på din arbetsplats.
Servicecenter
Numret till Servicecenter är 85000. Ringer du från extern telefon är numret 0485-880
00. Använd alltid internnummer när du ringer inom kommunen. Servicecenter håller
öppet vardagar 8.00–16.00, dag före röd dag 8.00–12.00.
Sjukdom
Sjuk/friskanmälan ska göras till MedHelp på tel. 0485-887 77 eller via webben
login.medhelp.se (användarnamnet är ditt personnummer, första gången du loggar in
är lösenordet Borgholm). Gäller all personal med månadslön. Är du timavlönad
kontaktar du din chef vid sjukdom.
I vissa fall ska även arbetsplatsen kontaktas. Fråga vad som gäller på just din
arbetsplats!
MedHelp meddelar Försäkringskassan om en medarbetares sjukdom fr.o.m. dag 15.
Medarbetaren ska kontakta MedHelp och chef när en pågående sjukskrivning
förlängs.
Sjuklön innebär att för:
 Dag 1 utges ingen sjuklön, karensdag
 Dag 2-14 i varje sjukperiod får du ersättning i form av sjuklön från arbetsgivaren
med 80 % av lönen.
 Från dag 15 betalar försäkringskassan sjukpenning med 80 % av din anmälda
inkomst. Dag 15-90 utbetalas även 10 % i sjuklön av arbetsgivaren.
 Från dag 91-365 kan ersättning enligt AGS-KL utges.
6
Skattsedel/jämkning
A-skattesedel ska lämnas in omgående vid nyanställning. Om inte detta görs dras
skatt enligt gällande tabell i Borgholms kommun.
Telefon/TRIO
Var noga med att koda din telefon när du inte kan ta emot samtal; vid frånvaro pga.
semester, sjukdom, tjänsteärende, lunch m.m. Ring 85333 för kodning via röststyrning,
eller använd Outlook-kalendern (om du har mailen kopplad till telefonen). Har du
smartphone finns appen FCentrex (för Windows-phone) och Trio Referral (för Android
och Iphone). Det finns mycket information om TRIO Telefoni på interna hemsidan. Har
du inte möjlighet att själv koda din telefon, meddela Servicecenter om din frånvaro.
Timavlönad
Anställda med timlön som bokas via TimeCarePool ska inte lämna någon tidrapport.
Övriga anställda med timlön rapporterar sina tider i Aditroportalen eller lämnar
tidrapport till närmaste chef efter månadens sista arbetspass.
Tjänsteresa/Kurs
Restiden till och från förrättningsställe, kurs, seminarium ersätts med färdtidsersättning, om den sker utanför ordinarie arbetstid och utanför kommungränsen.
Rapportering sker i Aditroportalen. Vid förrättning utanför Sverige rapporteras resa
med blankett Reseräkning. Utrikes resor ska godkännas av KSau.
Viktigt att styrka utlägg med kvitton i original.
Traktamente kan erhållas vid endags- eller flerdygnsförrättning. Avmarkera de måltider
som inte ingår i arrangemanget.
Övertid utgår inte för konferens/kurs/seminarium.
Vård av sjukt barn
För anställda med månadslön ska sjuk/friskanmälan vid vård av barn göras till
MedHelp telefon 0485-88777 eller via webben login.medhelp.se (mer info under
rubriken Sjukdom). Den anställde anmäler själv till Försäkringskassan.