Beredskapsplan for alvorlige kriser

Transcription

Virksomhet
Dokumentnavn
Dokumentnr.
Utført av
Horten videregående skole
Avdeling
08.00.00.01-3 Opprettet
16.10.2015
Arbeidsgruppe
Godkjent av
Hele organisasjonen
Revidert sist
16.11.15
Gisle Birkeland/RLT
Referanser.
 Denne beredskapsplanen er i overensstemmelse med overordnet plan for Vestfold
Fylkeskommune.
 Denne beredskapsplanen suppleres av informasjonsdata i politiets kriseberedskapsplan for Horten videregående skole.
Innholdsregister.
NB! Ved å taste den enkelte saken i innholdsregisteret, kommer du rett til sakens innhold.
For å komme tilbake til innholdsregisteret, må du scrolle tilbake i dokumentet eller taste Home.
Nr.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Sak
Hva er beredskap og alvorlige kriser (krisescenarier)
Planens målsetting
Forutsetninger og ansvar
Organisasjon/kriseledelse og planverkets dokumentasjon
Forebyggende tiltak
Trusselhåndtering
Samarbeid med eksterne institusjoner: politi, brannvesen, osv.
Varsling om hendelse eller mulig hendelse
Beskyttelse, evakuering og samling
Instrukser for informasjon, informasjonskanaler og mediekontakt
Prosedyrer for ettervern og oppfølging/umiddelbare tiltak
Evaluering
Vedlegg. Ansvarsmatriser og rapportskjemaer
1 Varslingsliste
2 Flytskjema for varsling
3.1 Ansvarsmatrise for akutt beredskap ved alvorlig krise på HVS.
3.2 Flytskjema for prosedyre for akutt beredskap
4 Ansvarsmatrise for proaktiv beredskap og etterarbeid
5 Tiltaksmatrise ved bombetrussel
6 Tiltaksmatrise ved bygningsteknisk svikt
7 Logg ved innringing/varsling av alvorlig hendelse
8 Kriseledelsens loggskjema
9 Skjema for rapportering og evaluering etter krise/ulykke.
Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+.
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side
2
2
2
3
4
5
5
5
6
6
7
8
9
10
11
14
15
16
17
18
19
20
Side 1 av 28
Tiltakskort
1 Observatørens ansvar (den som oppdager en hendelse)
2 Sentralbordets ansvar
3 Rektors ansvar
4 Kriseledelsens ansvar
5 Horten kommunes ansvar
6 Informasjonskonsulentens ansvar
7 Prosedyre i truet klasserom, kontor, møterom, annet rom (for lærere, elever og
andre ansatte)
8 Ansvar for informasjon
PLANENS INNHOLD.
1. Hva er beredskap og alvorlige kriser (krisescenarier)?
1.1. Beredskap er alle tekniske, operasjonelle og organisatoriske tiltak som hindrer at en
faresituasjon utvikler seg til en ulykkessituasjon, eller som hindrer eller reduserer
skadevirkningene av ulykkessituasjoner.
1.2. Alvorlige kriser og potensielle alvorlige kriser regnes i denne forbindelse som:
 ulykker i større omfang relatert til prikkpunkt 2, 3 og 4
 trusler om eller bruk av utstrakt vold,
 trusler om eller bruk av våpen, eksplosiver/bomber
 andre kritiske hendelser som innebærer eller kan innebære betydelige skader
på mennesker, bygninger og/eller materiell.
 Brann er ikke inkludert, se egen prosedyre for brannberedskap.
Unntak: Brannsituasjoner som har som årsak eller utvikler seg til et scenario
definert i prikkpunkt 1.
2. Planens målsetting
2.1. Planen skal sikre at skolen og den enkelte blir i stand til å møte krisesituasjoner på
en profesjonell og enhetlig måte samt ivareta størst mulig grad av beskyttelse og
farereduksjon.
2.2. Planen skal avklare ansvarsforhold og fordeling av oppgaver når alvorlige
hendelser/krisesituasjoner eller trussel om/fare for det samme inntrer.
2.3. Skolens ledelse skal være godt forberedt på at en uønsket hendelse eller situasjon
kan inntreffe.
3. Forutsetninger og ansvar
3.1. Skolens ledelse er ansvarlig for at:

Beredskapsplanen er dekkende for organisasjonen

Det er gjort tilstrekkelig kartlegging av risiko (risikovurderinger)

Kriseledelsen er kjent med planverket og sin funksjon

Nøkkelpersonell er fortrolig med ansvar og oppgaver

Aktuelle prosedyrer/instrukser er implementert

Planen har oppdaterte navn- og telefonlister

Planen evalueres/revideres minimum årlig, ellers ved behov

Det gjennomføres beredskapsøvelse minimum hvert år (teori og praktiske
øvelser).
Ledelsen utarbeider en årsplan for øvelser som legges inn i den årlige
dreieboka for ledelsen.
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 2 av 28
4. Organisasjon/kriseledelse og planverkets dokumentasjon.
Kriseledelsen består av:
 Rektor (leder for kriseledelsen)
 Studierektorer
 Stabsledere PØ, Drift og PS
 HMS-koordinator
 Hovedverneombud
 Teknisk leder
Rektors stedfortreder er leder ved rektors fravær.
Kriseledelsen skal så langt det er mulig alltid være tilgjengelig på mobiltelefon (24/7).
Kriseledelsen samles på en lokasjon som fra gang til gang angis av leder for
kriseledelsen.
Oppbevaring av planverkets dokumentasjon.
 Planverket skal foreligge i en offisiell digital form i QM+, hvor innholdet er
tilpasset nødvendige hensyn til skolens sikkerhet og konfidensialitet.
 Planverket skal foreligge i sin helhet i en intern digital form i Portalen, tilgjengelig
for skolens ansatte.
 Planverket skal være lagret på minnebrikke og alle medlemmer i kriseledelsen
skal til enhver tid ha den tilgjengelig.
 Planverkets instrukser og loggmaler (ansvarsmatriser og skjemaer) skal
oppbevares i egen papirbasert mappe, tilgjengelig på kritiske lokasjoner.
 Kodete meldinger må behandles som svært kritisk og konfidensiell informasjon.
 Liste over skolens registrerte elever skrives ut hver uke og oppbevares på
skolekontorene.
 Relevante tiltakskort skal oppbevares i alle klasserom, på skolekontoret, i teknisk
avdeling og hos hvert medlem av kriseledelsen.
Videre skal alle ansatte ta ut det tiltakskortet som er tilpasset deres rolle i
organisasjonen og oppbevare det på egnet sted.
5. Forebyggende tiltak.
 Tett oppfølging av elever og ansatte med spesielle problemer og/eller holdninger
(ensomhet, våpeninteresse, psykisk sykdom, større tilpasningsvansker,
mobbeoffer, markert aggresjon og voldsforherligelse, opptatt av voldelige
dataspill, fundamentalisme, osv.).
 Tett samarbeid med elevene og de ansatte for å avdekke potensielt farlige
elever/ansatte og potensielle trusler. Utvikle en kultur for å si ifra.
 Optimalisere beredskapsplanens tilgjengelighet i organisasjonen, samtidig som
sikkerheten ivaretas.
 Plan for opplæring for å sikre kunnskap om ulike trusselnivåer.
 Gjennomføring av risikovurderinger og etablering av handlingsplaner.
 Øvelser for å gjøre mulige rømningsalternativer kjente.
 Proaktiv sikring av bygg (redusere tilgjengelighet, adgangsportaler, adgangskort,
minske antall innganger, etc.)
 Øvelser i evakuering, hele skole og/eller mindre grupper.
 Sikring, blokkering, og låsing av rom. Redusere framkommelighet for en eventuell
gjerningsmann
 Håndtering av situasjoner i et rom/mindre område for å maksimere overlevelse.
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 3 av 28
Risikovurderinger.
Se HVS prosedyre for risikovurderinger i QM+.
Risikovurderinger skal avdekke/forutse kritiske områder/situasjoner hvor skolens ledelse
må etablere proaktive og risikoreduserende tiltak.
Risikovurderinger og handlingsplaner er en viktig forutsetning for skolens policy for
beredskap.
Opplæring og beredskapsøvelser.
Opplæring.
En god beredskap som ivaretar beredskapsplanens målsetning og funksjon, krever at
organisasjonens kompetanse er på et tilstrekkelig operativt nivå når hendelsen
inntreffer. Det krever følgende:
 God implementering i organisasjonen
 Spesialopplæring av nøkkelpersonell
 At kompetansenivå blir vedlikeholdt over tid
Øvelser.
Det skal gjennomføres minst en årlig beredskapsøvelse for å sikre organisasjonens
kompetanse i håndtering av alvorlige kriser. Se punkt 3.
Øvelsen kan med fordel planlegges og utføres i samarbeid med politi.
 Øvelsens form må ta hensyn til skolens elever og ansatte for å hindre unødvendig
uro og traumatiske opplevelser.
 Øvelsen kan organiseres på forskjellige nivåer:
 for kriseledelsen
 for annet nøkkelpersonell
 for utvalgte avdelinger/områder
 utenfor skoletid
 anmeldt og uanmeldt
6. Trusselhåndtering.
6.1. Skolen legger vekt på å opptre proaktivt gjennom å ha et kompetent og aktivt
apparat for å avdekke, melde fra om og følge opp spesielle elever, ansatte og
situasjoner internt og eksternt, som kan være en potensiell trussel mot skolen.
Se punkt 5 i planen.
6.2. Situasjoner som i første omgang vurderes som ikke direkte farlige eller truende, skal
uten unntak og umiddelbart følges opp av den som observerer situasjonen, f.eks. en
elevs kontaktlærer.
Slike hendelser meldes alltid til studierektor og rektor samt registreres i QM+.
Politiet kontaktes ved behov.
6.3. Alle trusler, også de som oppfattes som vage og de som blir spredd som rykter (for
eksempel voldsforherligelse, planer om vold, oppbevaring av våpen), må tas helt
alvorlig fra starten av.
Det er svært viktig at håndteringen ikke er preget av panikk og forskrekkelse, og at vi
ved behov tar rask kontakt med politiet. Politiet har en spesiell kunnskap/spisskompetanse og er de som best kan vurdere trusselsituasjonen.
7. Samarbeid med eksterne institusjoner: politi, brannvesen, osv.
Se vedlegg 3.1 “Ansvarsmatrise for beredskap på HVS”
 Kontakten med politi opprettes ved varsling.
 Førstelinjekontakt er med rektor og kriseledelse.
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 4 av 28



Det er politiet som har fullt ansvar for operasjonelle tiltak og organiserer
redningsarbeidet, men rektor og kriseledelse bistår med informasjon og relevant
kompetanse.
Det er politiet som skal informere utad om at en ulykke har skjedd og ulykkesforløpet. Det gjelder for det meste også informasjon til media.
Politiet varsler ambulanse, brannvesen og sivilforsvar (ved behov).
Horten kommunes kriseledelse varsles via 110, tar kontakt og vil samarbeide med
og bistå vår kriseledelse.
8. Varsling om hendelse eller mulig hendelse
Beredskap iverksettes ved fare- og ulykkessituasjoner innenfor skolens område eller ved
aktiviteter i skolens regi utenfor skolens område (for eksempel studieturer, ekskursjoner)
8.1. Oppdagelse av trussel/skarp situasjon.
Se vedlegg 3.1 “Ansvarsmatrise for beredskap på HVS”.
Se punkt 6 “Trusselhåndtering”.
 Ikke utsett deg selv eller andre for unødig fare
Kan du kommunisere med truende person etter at du har tilkalt hjelp, så snakk
høflig, rolig og tydelig til vedkommende – ikke provoser!
8.2. Varsling internt
Varslingssystem.
 Skolen skal ha en egen varsling via mobilskolen som når både elever og
ansatte.
 Mobilskolen administreres av skolekontoret og kriseledelsen, og de har
egen instruks for bruk.
Instruksen er konfidensiell.
Se vedlegg 1 “Varslingsliste”
8.3. Varsling eksternt
 Skolen skal ha en tekstmelding (sms) klar på forhånd for å varsle
foreldre/pårørende og elever. Meldingen sendes via Mobilskole.
 Telefonforbindelse for pårørende inn til skolen etableres (eget nødnummer).
 Bruk av skolens hjemmeside, Facebook/sosiale medier og Portalen vurderes
fortløpende.
8.4. Loggføring
Se vedlegg 7, 8 og 9
 Alle interne og eksterne varslinger og hendelser skal loggføres på eget
loggskjema av sentralbord og kriseledelse i den grad det er mulig.
9. Beskyttelse, evakuering og samling.
9.1. Beskyttelse og evakuering.
Riktig måte å beskytte seg mot trusselen/den reelle faren er helt avhengig av type
trussel/fare. Det finnes ingen oppskrift.
 Ikke definert ekstern og intern trussel må analyseres før tiltak.
 Bygningsteknisk svikt vil medføre evakuering i tilgjengelige rømningsveier.
 Bombetrussel vil i de aller fleste tilfeller utløse en umiddelbar evakuering av
hele bygningen i samsvar med rutine for evakuering ved brann.
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 5 av 28

Våpenbruk i samme rom eller like utenfor/ved siden av vil i mange tilfeller
utløse en panikkartet rømming av rom og bygning gjennom den utgangen
som anses minst truende.
Det vil være svært vanskelig å opptre reflekterende og organisert.
NB! Se tiltakskort nr. 7 for lærere, elever og ansatte i truede rom!
 Ved våpenbruk lenger unna har en mulighet til å vurdere løsninger.
 Låse dør, legge seg på gulvet vekk fra dør og være stille.
 Slå av lyd på alle mobiltelefoner.
 Vurdere om det finnes en mulig og rimelig trygg rømningsvei.
 Innhente ekstern hjelp hvis mulig.
NB! Se tiltakskort nr. 7 for lærere, elever og ansatte i truede rom!
9.2. Samling etter evakuering.
 Elever og ansatte.
 Avhengig av hendelsesforløp kan ansatte og elever være spredd over
et stort område.
 Det skal opprettes en samlingsplass hvor elevene skal møte. Samlingsplassen
skal ikke være utendørs, og lokalet bør inneholde flere rom, slik at små
grupper kan være alene ved behov.
Samlingsplassen skal ha nødvendige kommunale støttefunksjoner
tilgjengelige, så som helsepersonell og prest.
 Ansvarlig for opprettelse av samlingsplass og eksterne støttefunksjoner er Horten Kommune.
 Pårørende.
 Selv om elever/ansatte vil ha kontakt med familien og vice versa, er
det viktig at det opprettes en separat samlingsplass for pårørende
hvor de kan motta riktig og nødvendig informasjon.
Ansvarlig for samlingsplass for pårørende er Horten Kommune.
 Det er svært viktig at både politi og kriseledelse får optimal arbeidsro,
kontroll over situasjonen og kan gjøre opp status for bergede og
mulige skadde og forulykkede.
 Presse.
 Presse henvises utelukkende til kontakt med politi og kriseledelse.
 Presse (journalister fra aviser, fjernsyn og andre) vil kunne opptre
påtrengende.
 Det er viktig at ansatte, elever og pårørende blir beskyttet mot presse
før trusselen er fjernet og situasjonen er helt avklart.
10. Instrukser for informasjon, informasjonskanaler og mediekontakt
 All intern og ekstern informasjon i en krisesituasjon koordineres gjennom rektor,
eller den rektor bemyndiger, i samarbeid med politiet.
 Det interne informasjonsbehovet gjelder alle som har tilhørighet til HVS,
personell/enheter som er/blir direkte berørt skal prioriteres.
 Det er politiets og ikke HVS’ oppgave å informere eksternt om at en ulykke har
skjedd, ulykkessituasjonen, konsekvenser, operasjonelle tiltak og resultater.
Politiet i samråd med rektor skal vurdere når og hvordan informasjon skal gis.
 Media skal uten unntak henvises til rektor/rektors stedfortreder og politi. Ingen
ansatte må oppgi informasjon om hendelsen eller navn på eller opplysninger om
personer eller situasjoner som kan være eller er omfattet av ulykken.
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 6 av 28
10.1. Politiet uttaler seg om:

Operasjonelle tiltak

Eventuelle omkomne

Tilstanden til eventuelle skadde

Navn på omkomne eller skadde

Omstendigheter rundt ulykken/hendelsen

Årsaken til ulykken

Redningsarbeidet
10.2. Rektor/rektors stedfortreder uttaler seg om:

I hvilken sammenheng ulykken skjedde

Hvilke konsekvenser ulykken eventuelt kan ha for HVS

HVS’ kriseinformasjon (ekstern del). Foreldre, andre pårørende, osv.
10.3. Kriseledelsen avgjør (i samarbeid med politiet):

Hvordan mediehåndtering skal ivaretas

Om pressesenter skal etableres

Fullmakter

Infosenter for pårørende (telefon, samlingssted)

Tid og sted for informasjon/uttalelser
10.4. Instruks for sentralbordets rolle.

Sentralbordet skal aldri gi fakta- eller personopplysninger i og om
krisesituasjoner, men henvise til leder for kriseledelsen.
11. Prosedyrer for ettervern og oppfølging/umiddelbare tiltak.
Se ellers HVS’ Beredskapsplan ved ulykke/død.
Når en ulykke med alvorlig personskade/dødsfall er et faktum, bør følgende organiseres
så raskt som mulig:

Hjemmesider for/med omkomne/sterkt skadede personer vurderes fjernet.

Organisering av samling for kolleger/medelever som ønsker å snakke om det
som har hendt og som har behov for særlig god informasjon.

Eventuelle tiltak for dem som kan ha unngått fysisk skade, men likevel
kjenner seg sterkt involvert i eller berørt av det som har skjedd, og andre
tiltak utover det som det ordinære hjelpeapparatet vil kunne tilby.

Blomster til skadde og pårørende og til forulykkedes begravelse

Avklaring av riktige og tilstrekkelig mange kontaktpersoner for de pårørende

Avklaring av hvordan HVS skal være representert ved eventuell begravelse

Kondolansehilsen og annen oppfølging til pårørende
12. Evaluering.
Etter at hendelsen/situasjonen er avsluttet, skal følgende evalueres av skolens
kriseledelse (i samarbeid med politiet):
 Generell status for gjennomføring av retningslinjene i beredskapsplanen.
 Spesielle situasjoner som krever oppfølging av grupper av personell/elever.
 Hendelser under situasjonen som avdekket mangelfulle rutiner og uklare
ansvarsforhold.
 Behov for revisjon av kvalitetsdokumentene.
 Utarbeidelse av tiltaksplan for å lukke avvik.
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 7 av 28
NB! Vedlegg fra neste side!
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 8 av 28
13. Ansvars- og oppgavematriser.
Vedlegg 1. HVS kriseberedskap. Varslingsliste
INTERNT.
Navn
Stilling
Gisle Birkeland
Rektor
Kirsti Hagen
Røed
Stabsleder,
Pedagogisk stab.
Rektors stedfortreder
Stabsleder D
Bjørn Halvard
Berget
Anita Hauger
Viken
Liv Marit
Hansen
Torhild Marie
S. Johannessen
Dag Klevjer
Morten
Vestland
Tor Henning
Askum
Ola Småkasin
Marit Carlsen
Arbeidssted
Bygning
Skippergata 6 (SG)
Bekkegata 2 (BG)
(annenhver uke)
Bekkegata
Skippergata
(ikke fast mønster)
Skippergata
Telefon
Mobil
Telefon
Jobb
94881316 33079001
33079003
Telefon
Privat
94881316
95256023 33079004
33046521
90179127 33079005
90179127
Stabsleder Personal
og økonomi (PØ)
Studierektor
Skippergata
48004624 33079030
48004624
Skippergata
93425114 33079012
93425114
Studierektor
Bekkegata
90367004 33079010
90367004
HMS-koordinator
Skippergata
48603363 33079059
48603363
Teknisk leder
Skippergata
90125781 33079041
90125781
Hovedverneombud
Skippergata/
Bekkegata
Skippergata
Høyskolen i Vestfold
Skippergata
Høyskolen i Vestfold
33079213
33082481
90950022 33079055
33333160
33037058
47022592 33079130
33124887
Rektor Fagskolen i
Vestfold (FIV)
Avdelingsleder
Fagskolen (FIV)
33079048
EKSTERNT.
Nødnummer, nummer til samarbeidende institusjoner
Enhet/instans
Politi
Kontaktperson/tilleggsinformasjon
112
110
113
Brannvesen
Ambulanse
VFK/utdanningssektor
Horten Kommune/sentralbord
Horten Kommune/kontaktperson 1
Øyvind Sørensen
Horten Kommune/kontaktperson 2
Helge Skatvedt
Vaktselskap, NOKAS/alarmstasjon
Bedriftshelsen AS/sentralbord
Bedriftshelsen AS/kontaktperson
Arbeidstilsynet
Horten og Borre kirkekontor
Pårørende
Pårørende og elever
Telefon
Geir Langhelle Mathisen
Dag Aamodt
91612265
33085000
97550014/
33043423
97550415/
33043423
81500820
33137500
45272943
81548222
33529100
SMS-melding via mobilskole
HVS nødnummer, auto svarmelding eller sms
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 9 av 28
Vedlegg 2. Flytskjema for varsling ved kriseberedskap.
NB! Grå stiplete linjer ----- i flytskjemaet er alternative løsninger når hovedløsning ikke er mulig.
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 10 av 28
Vedlegg 3.1. Ansvarsmatrise for akutt kriseberedskap på HVS.
Ansvarsperson
Observatør
Oppgaver



Varsler umiddelbart relevante nødetater om
situasjon/hendelse (politi, ambulanse, brannvesen)
Ber 112 varsle Horten kommune om krise på HVS.
Varsler deretter skolens sentralbord 33079000
------------------------------------------------------------------------------------------------Når du ringer politiet og informerer sentralbord, hva vil de vite?
 Hvem som ringer
 Til sentralbord: har du varslet ambulanse, politi, brannvesen?
 Hva som har skjedd
 Hvor det har skjedd (f.eks. ved hvilken inngang i bygget, etasje,
fløy)
 Hvordan det har skjedd
 Om det er kontroll på gjerningspersonen(e). Vet vi hvor den/de
er.
 Hvem som er gjerningsperson(e). Beskrivelse
 Om det er våpen involvert. Eventuelt hva slags våpen
 Omfang: hvor mange er skadet/døde
 Om noen kan møte politiet og påvise hvor eventuell
gjerningsperson(e) befinner seg
 Hvem som er varslet
 Hva slags tiltak observatør har iverksatt
Sentralbord
Rektor
----------------------------------------------------------------------------------------- Tilkaller hjelp fra kolleger/andre hvis mulig
 Iverksetter akutt evakuering fra trusselområdet hvis
nødvendig/mulig
 Mottar varsling fra observatør om situasjon/hendelse,
noterer på loggskjema for varsling/innringing.
 Varsler politi, ambulanse, brannvesen i en akutt situasjon
hvis dette ikke er gjort. Avklar med observatør.
Ber også 110 varsle Horten kommune om krise på HVS.
 Varsler rektor/rektors stedfortreder, samme info som
observatør gir.
 Beslutter akutt sms-varsling fra mobilskole til elever og
ansatte.
 Varslinger internt og eksternt logges på eget skjema hvis
mulig.
 Sender ut info til elever, ansatte og pårørende etter påbud
fra kriseledelsen
 NB! Skal aldri gi ut informasjon uten kriseledelsens
godkjenning, men henvise til kriseledelsens leder.
 Er leder for kriseledelsen
 Varsler resepsjon, politi, ambulanse, brannvesen hvis det
ikke er gjort
 Beslutter akutt sms-varsling fra mobilskole til elever og
ansatte.
 Finner egnet møtested, varsler og samler så mange som
mulig av skolens kriseledelse
 Varsler VFK’s kriseledelse
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 11 av 28






Studierektor
Stabsleder PØ og D
Stabsleder PS
Teknisk leder
Hovedverneombud
HMS-koordinator
Kriseledelse
Politi
Horten kommune
Varslinger internt og eksternt logges på eget skjema hvis
mulig.
Oppretter førstelinjekontakt med politi sammen med
kriseledelsen.
Vurderer akutte behov sammen med politi/ambulanse
Koordinerer all intern og ekstern informasjon, samarbeider
med politiet om når og hvordan.
Står ansvarlig for all intern informasjon
Ansvarlig for all kontakt med media, den eneste talsperson
for skolen utad.
Overtar rektor særlige ansvar ved rektors fravær
Deltaker i kriseledelsen







Akutt.
 Samles etter rektors/rektors stedfortreders anvisning
 Har førstelinjekontakt med politi sammen med rektor som
er kriseledelsens leder.
 Oppretter kontakt med Horten Kommunes kriseteam,
informerer om situasjonsbilde og -omfang, definerer behov
for assistanse, har tett dialog om forløp.
 Bistår politiet med informasjon og relevant kompetanse
 Får best mulig overblikk over situasjonen
 Beslutter informasjon til elever, ansatte og pårørende (bruk
av sms, e-post, annet), hvis mulig i samarbeid med politiet
 Holder kontakt med VFK’s kriseledelse og Horten Kommune
 Varsler ved behov andre offentlige instanser etter
varslingsplan
mulig
 Henter inn aktuelle interne og eksterne støtteressurser/
nøkkelpersonell ved behov i samarbeid med Horten
kommune og politi (f.eks. elevtjenesten, helsetjenesten,
krisepsykiatri)
 Beslutter og prioriterer tiltak i forhold til løpende utvikling
 Beslutter mediehåndtering (avklares med politi), etablering
av pressesenter, fullmakter, infosenter for pårørende, tid og
sted for informasjon/uttalelser.
 Tar kontakt med skolens kontaktpersoner
 Koordinerer og står ansvarlig for all ekstern informasjon,
samarbeider med rektor/kriseledelse om når og hvordan.
 Organiserer redningsarbeidet.
 Oppretter kontakt med HVS’ kriseledelse.
 Avklarer situasjonens omfang og behov for assistanse.
 Er ansvarlig for etablering av samlingsplass for elever og
pårørende i samarbeid med politi og helsetjeneste.
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 12 av 28

Informasjonskonsulent

Elevtjenesten

Medarbeider

Elev





Er ansvarlig for støttefunksjoner som psykiatrisk krisestøtte,
lege- og andre helsetjenester, andre kommunale tjenester.
Stenger deler av HVS’ hjemmeside etter påbud fra
rektor/kriseteam
Bistår kriseledelsen med relevant informasjon og “på
stedet” oppfølging av elever, blant annet på samlingsplass
Observatør, skal varsle som øyenvitne til hendelser og
mottaker av relevant informasjon
Sørge for at sentralbord/rektor varsles
Tilkaller hjelp fra kolleger
Sørger for evakuering fra et akutt trusselområde hvis mulig.
Henviser alle henvendelser fra media til rektor
Observatør, skal varsle som øyenvitne og mottaker av
relevant informasjon
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 13 av 28
Vedlegg 3.2. Flytskjema for prosedyre for akutt beredskap
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 14 av 28
Vedlegg 4. Ansvarsmatrise for proaktiv kriseberedskap og etterarbeid.
Ansvarsperson
Oppgaver
Rektor
Proaktivt.
 Ansvarlig for beredskapsplanen og godkjenning av
revisjoner av kvalitetsdokumentene.
 Ansvarlig for risikokartlegging
 Ansvarlig for forebyggende/proaktive tiltak, bl.a. plan for
øvelser.
Etterarbeid.
 Organiserer samling i etterkant av hendelsen for kolleger,
medelever, eventuelt pårørende.
 Organiserer debriefing av relevante grupper eller
enkeltpersoner i samarbeid med ekspertise, rådgiver, politi,
kriseledelsen.
 Sørger for andre etterverntiltak (se planens punkt 11)
 Tar initiativ til en full evaluering av hendelsen i etterkant
sammen med kriseledelsen og politiets representant.
 Implementerer korrigerende tiltak
 Overtar ansvar ved rektors fravær
 Deltaker i kriseledelsen-proaktivt og etterarbeid
 Ansvarlig for revisjon og oppdatering av all
kvalitetsdokumentasjon, basert på eget initiativ og innspill
fra ledelsen.
 Utformer rapport med korrigerende tiltak fra evaluering.
 Planlegger og deltar i proaktivt arbeid.
 Foretar full evaluering av hendelsen i etterkant sammen
med rektor, politiets representant og Horten kommune.
 Deltar i proaktivt arbeid og evaluering ved behov.
 Samarbeider med kontakt-/faglærer om oppfølging av
elever som viser truende adferd.
 Informerer og samarbeider med kontaktlærer/faglærer og
studierektor om oppfølging av elever som viser
truende/ustabil adferd.
 Forfølger straks signaler/trusler som oppfattes indirekte
men truende med eleven, melder også disse til studierektor
og rektor.
 Slike signaler/trusler registreres i QM+.
 Samarbeider med avdelingsleder og rådgiver om oppfølging
av eleven.
 Melder fra om mulige trussel-/faresituasjoner, avvikende
oppførsel.
 Henviser alle henvendelser fra media til rektor
 Melder fra om mulige trussel-/faresituasjoner, avvikende
oppførsel.
Studierektor
Stabsleder PØ og D
Stabsleder PS
Teknisk leder
Hovedverneombud
HMS-koordinator
Kriseledelse
Politi
Avdelingsleder
Elevtjenesten
Kontakt-/faglærer
Medarbeider
Elev
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 15 av 28
Vedlegg 5. HVS kriseberedskap. Tiltaksmatrise ved bombetrussel.
Oppgaver
Tiltak
Varsling/Informasjon
 Ring politi
 Varsle resepsjon
 Varsle lokalt ansvarlig
Tiltak
Vurdere trussel:
 Ikke spesifikk eller spesifikk
 Er trusselen underbygd med krav, motiv,
sted/tidsangivelse?
Ikke spesifikk:
Spesifikk:
 Unngå evakuering
 Evakuere angitt
hvis det ikke er
område
andre indikasjoner
 Evakuere
 Konferer med
tilstøtende arealer
politi
 Gjennomfør søk
 Stille søk
(lokalkjent+politi)
 Evakuer ved funn
 Spredning av
evakuert personell
 Informasjon til
evakuert personell
Rapportering/
etterarbeid





Ved telefonisk/muntlig trussel, må
meldingsmottaker notere:
 Tidspunkt
 Hva som ble sagt
 Stemme, tonefall, aksent
 Bakgrunnsstøy
 Skriftlig/elektronisk (eller annet)
Sikring av bevis/spor (kfr politi)
Evaluering av forløp/beredskapstiltak
Evaluering av sikringstiltak
Forslag til forebyggende tiltak
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Ansvarlig
Observatør/
meldingsmottaker
Kriseledelse
Kriseledelse
Side 16 av 28
Vedlegg 6. HVS kriseberedskap.
Tiltaksmatrise ved bygningsteknisk svikt.
Oppgaver
Varsling/
informasjon
Tiltak
 Varsle resepsjon eller teknisk avdeling
 Varsle relevante nødetater om situasjon/hendelse hvis
nødvendig (politi, ambulanse, brannvesen)
 Varsler deretter skolens sentralbord 33079000
----------------------------------------------------------------------------------Når du varsler, hva vil de vite?
 Hvem som ringer
 Til sentralbord: har du varslet ambulanse, politi,
brannvesen?
 Hvor det har skjedd (f.eks. ved hvilken del av bygget,
etasje, fløy)
 Om noen kan møte politiet/ambulanse/brannvesen
 Hvem som er varslet
Ansvarlig
Observatør
---------------------------------------------------------------------------

Informasjon
videre
Tiltak
Rapportering/
etterarbeid
Tilkaller hjelp fra kolleger/andre hvis mulig
Iverksetter akutt evakuering fra rammet område hvis
nødvendig/mulig
 Informerer teknisk
 Hvis behov og hvis det ikke er gjort: varsle politi,
ambulanse
 Hvis det er en alvorlig situasjon følges tiltakskort for
alvorlige kriser
NB! Hvis det er en alvorlig situasjon følges tiltakskort for alvorlige
kriser!
 Melde forsikringsselskapet KLP
 Melde eiendomsavdelingen i VFK
 Verifisere skadeomfang
 Prioritere i forhold til:
 Person-miljø-materiell
 Vurdere skadebegrensende tiltak
 Evakuere personell fra truede områder
 Etablere oppholdsområde for evakuert personell
 Sperre av området og opprette vakthold
 Melde forsikringsselskapet KLP
 Melde eiendomsavdelingen i VFK






Rapportering av skade til:
 Politi
 Arbeidstilsyn
 Forsikringsselskapet KLP
 Eiendomsavdelingen/VFK
Oppfølging av berørt personell
Evaluering av forløp/beredskapstiltak
Evaluering av sikringstiltak
Forslag til forebyggende tiltak
Vurdering av behov for risikovurdering
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Sentralbord
Teknisk/
Kriseledelse
Teknisk/
Kriseledelse
Side 17 av 28
Vedlegg 7. Logg ved innringing/varsling av alvorlig hendelse (både potensiell og reell).
Dato
Mottaker
Innringer/varsler
Hvor det har skjedd
Beskrivelse av hva som har skjedd/skjer
Beskrivelse av hvordan det har skjedd
Hvem er gjerningspersonen(e)?
Er det kontroll på gjerningspersonen(e)?
Er det våpen eller sprengstoffer involvert? Eventuelt hva slags?
Omfang av ulykken. Hvor mange er skadet/døde?
Kan du/noen møte politiet og påvise hvor gjerningspersonen(e) befinner seg?
Hva slags tiltak har innringer/varsler iverksatt?
Hvem andre er varslet?
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 18 av 28
Vedlegg 8. Kriseledelsens loggskjema.
Funksjon: Rapportering av krisehendelse (konkret beskrivelse av hendelsens utvikling)
Dato og åsted
Hendelse
Loggfører(e)
Rapport
Tid/kl.
Fra
Til
Beskrivelse av situasjoner som oppstår
Utførte oppgaver
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 19 av 28
Vedlegg 9. Skjema for rapportering og evaluering etter krise/ulykke.
Sendes fylkesrådmann med kopi til aktuell direktør innen 3 dager etter at situasjonen er normalisert.
Virksomhet/sted Horten videregående skole
Ansvarlig leder
Kort beskrivelse av hendelsesforløp i krisen/ulykken, omfang, tiltak og konsekvenser:
Uforutsette hendelser under håndteringen:
Oversikt over aktive ressurser og samarbeidspartnere i forbindelse med krisen/ulykken:
Kort beskrivelse av informasjons- og kommunikasjonsflyten:
Tiltak som skal iverksettes for å bedre håndteringen av tilsvarende situasjon:
Kort beskrivelse av normaliseringen – tilbake til ordinær drift:
Dato
Signatur virksomhetsleder
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 20 av 28
Tiltakskort nr. 1.0/Horten vgs-beredskapsplan for alvorlige kriser. 04.12.14
Siste revisjon: 21.09.15
Observatørs ansvar for varsling av hendelse.
Ansvarlig
Observatør
Oppgaver
 Varsler umiddelbart relevante nødetater om situasjon/hendelse
(politi 112, ambulanse 113, brannvesen 110)
 Ber dem samtidig varsle Horten kommune om krise på HVS.
 Varsler deretter skolens sentralbord 33079000
---------------------------------------------------------------------------------------------Når du ringer politiet og informerer sentralbord, hva vil de vite?
Ved alle typer hendelse:
 Hvem som ringer
 Informer sentralbord om du har varslet ambulanse, politi,
brannvesen
 Hvem andre som er varslet
 Hvor det har skjedd (f.eks. ved hvilken inngang i bygget, etasje,
fløy)
 Om det er kontroll på situasjonen
Ved angrep/vold:
 Om det er kontroll på gjerningspersonen(e). Vet du hvor den/de
er.
 Hvem som er gjerningsperson(e). Beskrivelse
 Om det er våpen involvert. Eventuelt hva slags våpen
Ved alle typer hendelser:
 Omfang: hvis det er skadede/døde, hvor mange
 Om du eller andre kan møte politiet og rettlede dem
----------------------------------------------------------------------------------------- Tilkaller hjelp fra kolleger/andre hvis mulig
 Iverksetter akutt evakuering fra trusselområdet hvis
nødvendig/mulig
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 21 av 28
Tiltakskort nr. 2.0/Horten vgs-beredskapsplan for alvorlige kriser. 04.12.14
Sentralbordets ansvar.
Ansvarlig
Sentralbord
Oppgaver
 Mottar varsling fra observatør om situasjon/hendelse.
Bruk loggskjema for varsling/innringing, vedlegg 7 i
beredskapsplanen.
Avklarer med den som varsler:

















Hvem som ringer
Er ambulanse, politi, brannvesen varslet
Hvem andre som er varslet
Hva har skjedd
Hvor det har skjedd (f.eks. ved hvilken inngang i bygget,
etasje, fløy)
Hvordan det har skjedd
Om det er kontroll på gjerningspersonen(e). Vet vi hvor
den/de er.
Hvem som er gjerningsperson(er). Beskrivelse
Om det er våpen involvert. Eventuelt hva slags våpen
Omfang: hvis skadede/døde, hvor mange
Om noen kan møte politiet og påvise hvor eventuell(e)
gjerningsperson(er) befinner seg
Hva slags tiltak observatør har iverksatt
Varsler politi 112, ambulanse 113 og/eller brannvesen 110 i
en akutt situasjon hvis dette ikke er gjort. Avklar med
observatør.
Ber dem også varsle Horten kommune om krise på HVS.
Varsler rektor/rektors stedfortreder, samme info som
observatør gir
Videre varslinger internt og eksternt logges på eget skjema
hvis mulig. Vedlegg 7/beredskapsplan.
Sender ut info til elever, ansatte og pårørende, men først
etter instruks gitt av kriseledelsen
NB! Skal aldri gi ut informasjon uten kriseledelsens
godkjenning, men henvise til kriseleder
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 22 av 28
Tiltakskort nr. 3.0/Horten vgs-beredskapsplan for alvorlige kriser. 04.12.14.
Rektors ansvar.
Ansvarlig
Rektor
Oppgaver
 Er leder for kriseledelsen
 Varsler resepsjon 33079000, politi 112, ambulanse 113,
brannvesen 110 hvis det ikke er gjort
 Finner egnet internt/eksternt møtested, varsler og samler
så mange som mulig av skolens kriseledelse
 Varsler VFKs kriseledelse (VFK sentralbord: 33344000,
Øyvind Sørensen: 91612265)
mulig. Vedlegg 7 i beredskapsplanen.
 Oppretter førstelinjekontakt med politi sammen med
kriseledelsen.
 Vurderer akutte behov sammen med politi/ambulanse
 Koordinerer all intern og ekstern informasjon, samarbeider
med politiet om når og hvordan.
 Står ansvarlig for all intern informasjon
 Ansvarlig for all kontakt med media, den eneste talsperson
for skolen utad.
Rektors ansvar for informasjon.



All ekstern og intern informasjon i en krisesituasjon koordineres gjennom politi og
rektor eller den rektor bemyndiger, i samarbeid med politiet.
Politiet i samråd med rektor skal vurdere når og hvordan informasjon skal gis.
Media og andre som ber om informasjon, skal uten unntak henvises til rektor/rektors
stedfortreder og politi.
POLITI
REKTOR/REKTORS STEDFORTREDER
KRISELEDELSEN
informerer om
informerer om
avgjør i samarbeid med politi (og
Horten kommune)







Eventuelle omkomne
Tilstanden til eventuelt
skadde
Navn på omkomne og
skadde
Omstendigheter rundt
ulykken/hendelsen
Redningsarbeidet


I hvilken sammenheng
ulykken/hendelsen skjedde
Hvilke konsekvenser
ulykken/hendelsen
eventuelt kan ha for HVS





Hvordan mediehåndtering
skal ivaretas
Om pressesenter skal
etableres
Fullmakter
Infosenter for pårørende
(telefon, samlingssted)
Tid og sted for
informasjon/uttalelser
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 23 av 28
Kriseledelsens ansvar.
Ansvarlig
Kriseledelse
Oppgaver
 Samles etter rektors/rektors stedfortreders anvisning
 Bruker kriseledelsens loggskjema (vedlegg 8 i beredskapsplanen)
 Har førstelinjekontakt med politi sammen med rektor/rektors stedfortreder.
 Oppretter kontakt med Horten Kommunes kriseteam (1. Geir Mathisen
97550014/33043423, 2. Helge Skatvedt 97550415/33043423, 3. Kommunens
sentralbord: 33085000), informerer om situasjonsbilde og -omfang, definerer
behov for assistanse, har tett dialog om forløp.
 Bistår politiet med informasjon og relevant kompetanse
 Får best mulig overblikk over situasjonen
 Beslutter informasjon til elever, ansatte og pårørende (bruk av sms, e-post,
annet), hvis mulig i samarbeid med politiet
 Holder kontakt med VFKs kriseledelse og Horten Kommune
 Varsler ved behov andre offentlige instanser etter varslingsplan
 Varslinger internt og eksternt logges på eget skjema hvis mulig
 Henter inn aktuelle interne og eksterne støtteressurser/ nøkkelpersonell ved
behov i samarbeid med Horten kommune og politi (f.eks. elevtjenesten,
helsetjenesten, krisepsykiatri)
 Beslutter og prioriterer tiltak i forhold til løpende utvikling
 Beslutter mediehåndtering (avklares med politi), etablering av pressesenter,
fullmakter, infosenter for pårørende, tid og sted for informasjon/uttalelser.
Kriseledelsens ansvar når det gjelder informasjon.



Det er politiets og ikke HVS’ oppgave å informere eksternt om at en ulykke har
skjedd, ulykkessituasjonen, konsekvenser, operasjonelle tiltak og resultater. Politiet i
samråd med rektor skal vurdere når og hvordan informasjon skal gis.
Media og andre som ber om informasjon skal uten unntak henvises til rektor/rektors
stedfortreder og politi.
POLITI
KRISELEDELSEN
informerer om
informerer om
avgjør i samarbeid med politi (og
Horten kommune)







Eventuelle omkomne
Tilstanden til
eventuelle skadde
Navn på omkomne og
skadde
ulykken/hendelsen
Redningsarbeidet


ulykken skjedde
Hvilke konsekvenser
ulykken eventuelt kan ha
for HVS





skal ivaretas
etableres
Fullmakter
Tid og sted for
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 24 av 28
Horten kommunes ansvar.
Ansvarlig
Horten kommune
Oppgaver
 Oppretter kontakt med HVS’ kriseledelse.
 Avklarer situasjonens omfang og behov for assistanse.
 Er ansvarlig for etablering av samlingsplass for elever og
pårørende i samarbeid med politi og helsetjeneste.
 Er ansvarlig for støttefunksjoner som psykiatrisk krisestøtte,
lege- og andre helsetjenester, andre kommunale tjenester.
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 25 av 28
Informasjonskonsulentens ansvar.
Ansvarlig
Oppgaver
Informasjonskonsulent
 Stenger eller endrer deler av HVS’ hjemme- og facebookside
etter instruks fra rektor/kriseledelse
 Legger ut info på hjemme- og facebookside etter instruks
fra rektor/kriseledelse
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 26 av 28
Prosedyre for truet klasserom, møterom, kontor.
Når det ikke er tilrådelig eller mulig å evakuere rommet og bygningen uten mulig fare for liv
og helse, skal elever og ansatte søke tilflukt til et rom eller holde seg i rommet de befinner
seg i.
Ansvarlig
Lærer/elever/ansatte.
PREVENTIVE TILTAK I ROMMET.
Oppgaver
 Dører og vinduer låses
 Gardiner trekkes for/vindu dekkes til
(hvis vindu med innsyn)
 Eventuelle kikkhull i døren blendes
 Om mulig barrikaderes dør(er) med
stoler, pulter, hyller og annet
 Lyddisiplin 1: alle telefoner, nettbrett, pc
og annet settes på lydløs
 Lyddisiplin 2: Unngå lyder/støy,
bevegelser, kun nødvendig lav visking
 En eller to utpekes til å følge med på
skolens nettside for å sjekke informasjon
 Alle setter seg eller legger seg på gulvet
(skjul/dekning)
 Ingen forlater rommet uten ordre fra
politi, rektor eller kriseledelse
 Informer politi, rektor, kriseledelse pr.
sms eller nett om situasjonen, hvis det er
trygt
Lærer/elever/ansatte.
AKTIV MOTSTAND I ROMMET.

NB! Kun som siste utvei når en blir
konfrontert med gjerningsmannen uten
sjanse for unnvikelse og/eller flukt!


Det handler om å overleve!

Bruk bevegelse: vær vanskelige mål, ikke
i klynge eller samlet i et hjørne, bruk
rommet
Beskytt, ta dekning
Bombarder gjerningsmann med stoler,
bøker, alt dere har for hånden og så
lenge dere kan
Bekjemp, gå til angrep som aller siste
utvei!
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 27 av 28
Ansvar for informasjon



Det er politiets og ikke HVS’ oppgave å informere eksternt om at en ulykke har
skjedd, ulykkessituasjonen, konsekvenser, operasjonelle tiltak og resultater. Politiet i
samråd med rektor skal vurdere når og hvordan informasjon skal gis.
Media og andre som ber om informasjon skal uten unntak henvises til rektor/rektors
stedfortreder og politi. Ingen ansatte må oppgi informasjon om hendelsen eller navn
på eller opplysninger om personer eller situasjoner som kan være eller er omfattet av
ulykken.
POLITI
KRISELEDELSEN
informerer om
informerer om
Avgjør (i samarbeid med politi og
Horten kommune)







Eventuelle omkomne
Tilstanden til
eventuelle skadde
Navn på omkomne
eller skadde
ulykken/hendelsen
Redningsarbeidet




ulykken skjedde
Hvilke konsekvenser
ulykken eventuelt kan ha
for HVS
HVS’ kriseinformasjon
(ekstern del). Foreldre,
andre pårørende, osv.
Henviser ellers til politiet





skal ivaretas
etableres
Fullmakter
Tid og sted for
Dok.nr.: 08.00.00.01-3
Side 28 av 28

Beredskapsplan for alvorlige kriser

Transcription

Similar documents

Innhold aksjonsledermappe

Overordnet plan for kommunal kriseledelse Sørum kommune

Offentlig journal - Helse Sør-Øst

Hamar bispedømmekontors håndtering av større

OVERORDNET BEREDSKAPSPLAN FOR SONGDALEN KOMMUNE

Informasjonsblad fra styret i Sloreåsen borettslag 28. september 2010

Beredskapsplan for Hurum kommune 2014

Referat Årsmøte HVBK

Retningslinjer for personaldokumentasjon

HNØ instruks kompaktanlegg spenningsprøving

orientering om forekomst av barnemark

Skolekultur Forfektede verdier og verdier i praksis - PPT

1. TELEFON, ADRESSELISTER OG E-POST