PROTOKOLL – IMT styremøte

INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT)
INSTITUTTSTYRET – PROTOKOLL: MØTE: 6/2015
PROTOKOLL – IMT styremøte
Møte.:
Dato:
Tid:
Sted:
6/2015
4.9.2015
Kl. 09:00 - 12:00
TF 141
Tilstede:
Fra admin:
Observatør:
Instituttleder Cecilie Rolstad Denby, Cecilia Futsæther, Tor Kristian Stevik, Egil
Stemsrud, Turid Torheim, Ola Bettum, Einar Sagstuen, Jon Lauvstad Sættem og Kristin
Tindlund.
Økonomisjef Anita Habbestad, laboratorieleder Andreas Svarstad Flø og
styresekretær Kristine D. Høitomt (referent).
Sigrid Gjøtterud (SLL), Tor K. Bue (vara, studentrepresentant).
Det var avholdt IDF-møte med representantene for tjenestemannsorganisasjonene ved IMT 02.09.15.
SAKSNR.
SAKSTITTEL
Vedlegg
47/2015
48/2015
49/2015
50/2015
51/2015
52/2015
Innkalling, saksliste og protokoll fra møte 5/2015
Drøfting, orientering og referatsaker
Studentenes innspill
Godkjenning av spesialpensum
Spesialiseringer i PhD-programmet
Eventuelt
1
3
1
1
-
Instituttleder ønsket velkommen til møtet. De nye studentrepresentanter for styret i perioden
2015/2016 ble presentert. Det ble gitt generell orientering om følgende saker:
 Oppussing av IMT: NMBU prioriterer oppussing av kontorfløy ved IMT, og søker å få på plass
finansiering av 100 mill. kr. til oppussingsarbeidet i perioden 2017-2018. Oppussing gjelder
kontorfløyen, og vil kreve midlertidig annen lokalisering for ansatte mens oppussingen pågår. Det
vil bli innkalt til allmøte når mer konkret informasjon foreligger. Det avventes også nærmere
avklaring om flytting av IT-seksjonen.
 Status - flytting av fiskelabben: Instituttleder orienterte om møte med dekan, UA og IHA hvor
overføring av en halv stilling fra IMT til IHA i tilknytning til flytting av administrativt ansvar for
fiskelabben ble diskutert. Instituttleder ønsker ikke å akseptere forslaget om overføring fra IMTs
grunnbevilgning til IHA for å finansiere et driftsbudsjett for fiskelab. IHAs instituttleder utrykte
forståelse for dette, men møtereferat med skriftlig bekreftelse på konklusjon etter møtet
avventes.
 Tildeling til bioraffineringslabben: IMT avventer fortsatt avklaring omkring fordeling mellom
instituttene av tilskuddet som US har gitt til IKBM og IMT.
 Styreseminar med universitetsledelsen og US: Instituttleder orienterte fra deltakelse ved
styreseminaret 03.04.09, hvor blant annet NMBUs satsing på fremragende forskning og
undervisning og innovasjon ble diskutert.
1
INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT)
INSTITUTTSTYRET – PROTOKOLL: MØTE: 6/2015
 Det er et behov for reallokering av 13. mill. kroner i NMBUS budsjett, som er ute til vurdering av
en komité ledet av Siri Løksa. For IMT sin del, var det foreløpig meldt muntlig av Miljøteks dekan
om forslag til 40 % reduksjon i støtten som årlig gis til varig videreutdanning. Instituttleder vil ta
kontakt med seksjonsleder ved SLL for å diskutere saken nærmere.
47/2015
Innkalling, saksliste og protokoll fra møte 5/2015
Dokument: Protokoll fra møte 5/ 2015 (19.06.15).
Forslag til vedtak:
Innkalling, saksliste og protokoll fra møte 6/2015 (19.06.15) ble godkjent.
48/2015
Drøfting, orientering og referatsaker
ORIENTERING:
 Møtedatoer for IMT styre høsten 2015
Møtedatoer for styret høsten 2015 ble satt til:
M7: Fredag 16. oktober
M8: fredag 20 november
M9: Fredag 11. desember
 Valg instituttstyret – nominasjon av nye representanter for midlertitid ansatte.
Det ble informert om valg av nye representanter for midlertidig ansatte i styret høsten 2015. Det er
nedsatt en nominasjonskomité for hvert fakultet. Ågot Aakra er sekretær for nominasjonskomiteen
ved MiljøTek. Nærmere informasjon vil bli gitt fra nominasjonskomiteen til alle.
Instituttledere informerte om behov for å avklare representasjon i forbindelse med avvikling av
forskningstermin for styremedlemmer i 2016. Dette vil bli diskutert nærmere med de aktuelle
styrerepresentantene, før saken tas opp igjen i styret.
 Tekniske støttestillinger
Dokument: Notat av 26.08.15, Forhåndsavklaring vedrørende to tekniske stillinger (instrumentmaker
og laboratorieteknikker).
Seksjonsleder og nestleder ved Seksjon for realfag har i notat av 26.08.15 bedt om forhåndsavklaring
vedrørende nyansettelser i tekniske stillinger.
Det ble i tillegg delt ut ved møtet notat fra Seksjon for bygg og miljø, signert ved seksjonsleder Leif D.
Houck og Arve Heistad (mottatt 03.09.15). Notatet skisserer langvarige utfordringer med mangel på
og behov for teknisk støttepersonell ved seksjonen.
NMBU har en etablert en strategisk satsning for å fremme fremragende forskning og utdanning. For
at IMT skal kunne tilby fremragende undervisning i alle studieprogram er det nødvendig med
opprusting av laboratorier og støttetjenester for alle studieprogram. Tilsvarende har IMT etablert
fagstrategiske satsninger for rekrutteringsstillinger for å tilrettelegge for forskning i alle
studieprogram. Det er viktig med en jevn fordeling av ressurser mellom studieprogrammene, og at
resursene om mulig benyttes i et fellesskap på tvers av studieprogrammer. Instituttleder viste til
komiteen nedsatt for å utarbeide en plan for støttestillingene, under ledelse av laboratorieleder
Andreas Svarstad Flø. Instituttleder var opptatt av at fagseksjonene må fremme sine innspill til
2
INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT)
INSTITUTTSTYRET – PROTOKOLL: MØTE: 6/2015
behov, og at det må utarbeides en plan som tar hensyn til det helhetlige behovet ved instituttet. Det
er ønskelig at fagseksjonene skal diskutere bemanningsplan og behov for støttestillinger i et
fellesskap, og at støttestillingene bidrar i undervisningen. Instituttleder ser spesielt behovet for en
halv stilling for hver av studieretningene vann og miljøteknikk, og bygg og arkitektur, som per dags
dato ikke har støttestillinger. Fagmiljøene her bes fremme forslag til stillinger, evt. i kombinasjon
med ekstern finansiering.
En helhetlig plan og et forslag for støttestillinger vil bli lagt frem ved neste styremøte. Eventuelle
nyansettelser må vurderes i forhold til instituttets økonomi og vil bli endelig avklart i løpet av høsten.
Det ble samtidig vist til pågående arbeid med bemanningsplan for IMT som vil gjelde for både
vitenskapelige og teknisk- administrative støttestillinger.
 Administrative stillinger
Det ble vist til tidligere vedtak i styret i forbindelse med ansettelse av forskningskoordinator, hvor
opprinnelig forslag om 1,5 stilling (0.5 stilling til web) ble redusert til én full stilling. Instituttleder
orienterte om utfordringer med kapasitet i administrasjonen som spesielt berører administrasjon av
PhD-utdanningen, samt pågående diskusjon om muligheter for å øke bemanningen i
administrasjonen med en halv stilling. Det vurderes blant annet å koble én halv stilling finansiert av
IMT med en halv stilling finansiert gjennom bidrag fra FU-leder Harsha Ratnaweeras
prosjektportefølje. Ratnaweera har meldt inn behov for å ansette en halv stilling til å bistå med
prosjektoppfølging, som kan lønnes med inntekter fra hans eksterne prosjekter. Ratnaweera har flere
store forskningsprosjekter og bidrar gjennom disse betydelig til instituttets økonomi. Instituttleder
ser behovet for mer bistand til Ratnaweeras prosjektoppfølgingen og støtter forslaget om ansettelse i
50 prosent stilling med finansiering gjennom inntekter fra hans eksterne prosjekter. Saken vil bli
fremmet for styret når oppgavefordeling i administrasjonen og alternative løsninger er nærmere
vurdert.
Sættem etterlyste videre oppfølging av styrevedtak om intensjon for å utarbeide en egen
utdanningsstrategi. Instituttleder vil følge opp saken i samarbeid med UU-leder og UU.
 Utvikling av laboratoriene ved IMT
Laboratorieleder Andreas Svarstad Flø informerte om pågående vedlikeholdsarbeid og opprustning
av laboratoriene. Oversikt over pågående og utført arbeid vil bli ettersendt.
Instituttleder kommenterte at opprustningen av laboratoriene skal bidra til å gi et godt
laboratorietilbud i alle studieprogrammene ved IMT. Hensyn til forskning vil også bli ivaretatt.
Instituttleder poengterte at opprustingen på laboratoriene, sammen med IMTs satsing på
fagstrategiske prosjekter i perioden 2015 – 2018, var viktige ledd i arbeidet med å nå NMBUs mål om
fremragende forskning og undervisning.
Det ble samtidig informert om tre innbrudd i verkstedet i sommer og stjålet utstyr, foreløpig estimert
til om lag 300 000 kr. IMT er i prosess med å kreve erstatning for utstyret.
 Økonomistatus: Status regnskap versus budsjett per seksjon ved utgangen av juli 2015.
Dokument: Regnskapsrapport per juli 2015 (ettersendt styret 01.09.15).
Økonomisjef Anita Haugen Habbestad informerte om foreløpige resultater frem mot
regnskapsavslutningen for andre tertial. Resultatene var positive, og det var forventet at IMT ved
årsavslutning ville gå i et overskudd etter at gjelden var nedbetalt. Spørsmål omkring
periodiseringsusikkerhet og forpliktelser ble nærmere kommentert.
3
INSTITUTT FOR MATEMATISKE REALFAG OG TEKNOLOGI (IMT)
INSTITUTTSTYRET – PROTOKOLL: MØTE: 6/2015
DRØFTING:
 Bruk av innstegsstillinger
Dokument: Notat av 07.08.15 fra Universitetsadministrasjonen.
IMT er bedt om å vurdere om man ønsker å ta i bruk innstegsstillinger, med svarfrist til
universitetsadministrasjonen 1. oktober. Styret diskuterte ordningen på prinsipielt grunnlag.
Styret var prinsipielt positive til å innføre ordning med innstegsstillinger med mulighet for 7-årig
ansettelse for kvalifisering til professorkompetanse, så fremt stillingsvern med 4-årsregel for fast
ansettelse var nøye avklart. Styret anså ordningen som nyttig innenfor fagområder hvor det er
vanskelig å rekruttere kvalifiserte kandidater. Det ble samtidig påpekt at ordningen vil innebære
forpliktelser fra instituttets side for å sikre god tilrettelegging for videre kvalifisering ved en
eventuelle ansettelse i innstegsstilling.
Antall stillinger som ønskes benyttet til formålet ble ikke nærmere diskutert.
50/2015
Fullmakt til godkjenning av spesialpensum
Dokument: Forskrift om opptak, studier, eksamen og grader ved NMBU, kap 23 (spesialpensum).
1. august 2015 trådte ny versjon av Forskrift om opptak, studier, eksamen og grader ved NMBU i
kraft. Utdrag fra forskriftene som gjelder spesialpensum er vedlagt.
En av endringene er at frie emner utgår og erstattes av spesialpensum. Alle spesialpensum skal
godkjennes av Instituttstyret, men godkjenningen kan delegeres. Under ordningen med frie emner
var godkjenning delegert til Undervisningsleder.
VEDTAK:
Godkjenning av spesialpensum ble delegert til Undervisningsleder.
51/2015
Innføring av ordning med spesialiseringer i PhD-programmet.
Dokument: Hovedretninger, fagområder og spesialiseringer i PhD-programmet.
Det ble informert om at saken var utsatt etter tilbakemelding fra FU. PhD-spesialiseringer vil bli
diskutert på nytt i FU i tilknytning arbeid med forskningsstrategi for 2015 – 2018. Saken vil bli
fremmet på nytt for styret ved møtet i oktober.
52/2015
Eventuelt
Sættem informerte om idédugnad om markedsføring av studietilbudet ved IMT, som vil bli arrangert
23. september i regi av studentene. Ansatte og studenter er velkomne til å delta.
Instituttleder informerte om ferskt vedtak i US og tildeling av 10 nye studieplasser i realfag og
teknologi.
Futsæther informert om stipendiat Turid Torheims deltakelse i Forsker grand prix som arrangeres 22.
september på Sentrum Scene. Ansatte og studenter oppfordres til å delta som publikum.
4
Medlemmer:
Instituttleder Sjur Baardsen - Leder
Prof. Erik Næsset, INA – Nestleder
F.aman. Line Nybakken, INA
F.aman. Siri Fjellheim, IPV
Seniorrådgiver Kari Thue, INA
Stipendiat Rannveig M. Jacobsen, INA
Forskn.sjef Erik Framstad, NINA
Student Sylvia Pal Stolsmo(til 31.12.2015)
Student Mari Brøndbo Dahl (til 30.06.2016)
Adm.sjef Ågot Aakra – Sekretær
Vararepresentanter:
- sjur.baardsen@nmbu.no (67231740)
- erik.naesset@nmbu.no (64965734)
- line.nybakken@nmbu.no (67231787)
- siri.fjellheim@nmbu.no(67232801)
- kari.thue@nmbu.no (67231716)
- rannveig.jacobsen@nmbu.no (64965792)
- erik.framstad@nina.no (40631752)
- sylvia.pal.stolsmo@nmbu.no (94846202)
- mari.brondbo.dahl@nmbu.no (95822781)
- agot.aakra@nmbu.no (99644032)
1. vara prof. Tone Birkemoe, INA
2. vara prof. Knut Asbjørn Solhaug, INA
Prof. Ståle Navrud, HH
Seniorrådgiver Gunnar Jensen, INA
Stipendiat Walid Mustapha, INA
Seniorforsker Ketil Skogen, NINA
Student Vibeke Hoff (til 31.12.2015)
Student Lars Jørgen Rostad (til 30.06.2016)
- tone.birkemoe@nmbu.no (67231759)
- knut.solhaug@nmbu.no (67231782)
- stale.navrud@nmbu.no (67231142)
- gunnar.jensen@nmbu.no (67231775 )
- walid.mustapha@nmbu.no (67231664)
- ketil.skogen@nina.no (91181440)
- vibeke.hoff@nmbu.no (41582736)
- lars.rostad0@nmbu.no (97171881)
FORSLAG TIL MØTEBOK FRAU STYREMØTE INA 7/15
TORSDAG 08.10.2015, kl 10.15
NMBU 08.10.2015
Ågot Aakra
Styremøte 7/15
1
STM
7/15
MØTEBOK FRA STYREMØTE VED INA TORSDAG 8. OKTOBER 2015
Tid:
Sted:
Til stede:
Forfall:
Møtebok:
Saksliste:
S-77/15
S-78/15
S-79/15
S-51/15
S-80/15
S-81/15
S-82/15
S-83/15
Kl. 10.15 – 13.30.
Styrerommet INA (S257)
Sjur Baardsen (møteleder), Erik Næsset, Line Nybakken, Kari M. Thue (ikke S80/15 - S-84/15), Erik Framstad, Rannveig Jacobsen, Sylvia Pal Stolsmo, Mari
Brøndbo Dahl.
Gunnar Jensen var til stede under sak S-79/15
Siri Fjellheim. Vara kunne heller ikke møte.
Ågot Aakra
Godkjenning av innkalling og sakskliste
Vedtak:
Innkalling og saksliste godkjennes.
Godkjenning av møtebok 6/15
Vedtak:
Møtebok 6/15 godkjennes
Regnskapsrapport til NMBU 2. tertial 2015
Saksdokumenter:
- Notat med regnskapsrapport fra G. Jensen. Jensen presenterte rapporten i møtet.
Vedtak
Styret tar regnskapsrapporten for 2. tertial 2015 til orientering.
Drøftingssak: Bemannings- og kompetanseplan for INA 2016-2020 (BoK)
Saksdokumenter:
- Notat fra Ågot
- Utkast til Bemannings- og kompetanseplan for INA 2016-2020
Vedtak:
Styrets kommentarer innarbeides i utkast til BoK, og revidert dokument legges
fram for styret i kommende møte.
Studentenes kvarter
- Ingen saker
Doktorgradsstudentenes kvarter
- Informasjon for internasjonale studenter (intranettet m.m.)
- Tilganger for internasjonale studenter
 Administrasjonen følger opp.
Referatsaker
• Møtebok INA-UU 30.09.2015 (Utkast)
• Møtebok INA-FU 6.10.2015 (Utkast, ettersendes)
• Møtebok Universitetsstyret 4.09.2015 (Utkast)
• Møtebok Fakultetsstyret 21.09.2015 (Utkast)
Instituttleder orienterer
- Studentopptaket 2015
Styremøte 7/15
2
S-84/15
-
Løksautvalget, inkl. BOA-utvalget
RUL-seminar
Dekanskole
Utleie av lokale
EFI annual conference 2017
Forespørsel om overflytting av forskningsgruppa ‘Aging and Nutritional
Physiology in Animal Models’ fra IKBM til INA
Fordeling av rekrutteringsstilllinger (foreløpig)
INAs undervisningsseminar 2015-16
Eventuelt
A.
Manglende oppfølging av ph.d. avtale(r) mellom ph.d. student(er) og INA
Ph.d.-forskriftens § 6-3 gjelder frivillig og tvungen avslutning av ph.d.-studiet før avtalt tid.
Bl.a. heter det at: «Instituttet kan vedta tvungen avslutning av ph.d.-utdanningen før avtalt tid,
etter innstilling fra veiledergruppen.». FU-INA (92/15) ønsker at instituttstyret avklarer hvem
‘Instituttet’ i slike sammenhenger skal være.
Vedtak:
I tilfeller der FU avdekker vesentlig eller vedvarende mislighold av ph.d.-avtalen fra ph.d.-studentens side, gis FU-leder mandat til å kontakte instituttleder for å få foreslå tvungen avvikling
av ph.d.-avtalen.
B.
Styremøte i november
Møtet bør flyttes pga kollisjon med andre viktige arrangementer. Ågot sender ut doodle for å få
oversikt over hvilket tidspunkt som kan passe. Oppdateres deretter i kalender.
NMBU 08.10.2015
Ågot Aakra
Styremøte 7/15
3