Smart samhandling - Fredrikstad kommune

Sak og portal 21.april
Smart samhandling
Tommy Andre Otnes
taot@fredrikstad.kommune.no
Prosjektleder, Fredrikstad kommune
2
Innhold
• Samhandling og utfordringer
• Samhandlingsplattform i Fredrikstad kommune
• «Silo busting»
• Planlagt utvikling
Samhandling
«Samhandling er ikke et mål, men et
virkemiddel for å oppnå mål»
«Samhandling skjer mellom, og på tvers av,
ulike nivåer, organisasjoner, spesialiteter og
profesjoner»
3
Strategi- samhandling og
dokumenthåndtering
• SharePoint inngår i følgende strategier:
• Kommunikasjonsstrategi (CMS o.l.)
• IT-strategi
• Dokumentstrategi i Fredrikstad kommune
(under utarbeidelse)
• Strategi for «Ekstern samhandling»
4
5
Masterdata
6
7
Samhandlings utfordringer
•Finne informasjon og kompetanse
• Hvor
skal man lete?
• Finne kompetanse i organisasjonen?
• Velge riktig informasjon
• Har man riktig versjon av dokumentet?
• Riktig skjema?
• Riktig kollega/kontaktperson
• Kontakte
•Hvordan etablere kontakt
8
• Tilknytte
seg
• Etablere relasjoner i organisasjonen
• Samarbeide
• Hvordan samarbeide?
• Effektivt samarbeid (F.eks. færre møter)
• Samarbeid med andre organisasjoner
• Dele
• Delingskultur i organisasjonen?
• Riktig verktøy for å dele ?
9
Utfordring
Tiltak
Finne informasjon og
kompetanse
• Enterprise Søk (Intellisearch)
• Dokument strategi
• Strukturere informasjon
(Eksempel: Dokumentrom SharePoint)
Velge riktig informasjon
• Versjonskontroll
• Eier informasjon
• Metadata
Kontakte
• Ansatt søk (Minside og søkemotor)
• SharePoint + Lync
• Organisasjonsopplysninger
Tilknytte seg
• Sosiale funksjoner i SharePoint ?
Samarbeide
• Dele dokumenter via samhandlingsrom
(Arbeide på tvers av «siloer»)
Dele
• Delingskultur
• Gjør informasjon tilgjengelig
(Ikke fellesområder)
10
11
1
2
«SILO BUSTING»
With
SharePoint 2013
Interaktor
Microsoft Lync
Organisasjonssiloer
I:
IT
F:
H:
H:
F:
H:
ShareIT
Kommuneovergripende
Kommunikasjon
LYNC
Personal/HR
Outlook
F:
H:
ShareIT
• Lansert i 2012
• Basert på SharePoint 2010
• Brukerstyrt
• Inneholder ca.260 arbeidsrom
14
1
5
DEMO
Samhandlingsrom - ShareIT
Hva ønsker vi å oppnå?
• Kunnskapsdeling og effektivisering
• Innovasjon (møte fremtiden)
• Effektiv internkommunikasjon
• Bedre dokumentkvalitet (versjonshåndtering)
16
1
7
Samhandling på tvers av
Organisasjonssiloer
Prosjektrom:
Klient strategi 2015
Samhandlingsrom:
IT-avdelingen
Samhandlingsrom:
Rammeavtale x
Min arbeidsflate (Wireframe)
Arbeidsrom jeg følger
Søkewebpart
«Arbeidsrom»
og «Prosjekter»
jeg følger
«Wizard» for opprettelse
av rom
IT-avdelingen
Rammeavtale X
Nytt arbeidsrom
Aktive prosjekter
Klient strategi 2015
Nytt prosjekt
19
Planlagt utvikling
•Samhandlingsrom -Interaktor
Etablere samhandlingsrom og avvikle ShareIT
•Prosjektrom
Etablere en løsning for prosjekter i Fredrikstad
kommune som dekker interne og eksterne
behov for samhandling.
ePhorte for SharePoint
-Interaktor, arbeidsflate, arkiv
20
ePhorte for SharePoint + Interaktor
21
2
2
Spørsmål
?
2
3
Takk!
Tommy André Otnes
taot@fredrikstad.kommune.no
@tommyotnes