Brukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver»

Brukerveiledning for «Lærers Administrative Oppgaver» - LAO.
PILOT RAUFOSS VGS.
Tjenesten «LAO» (Lærers Administrative Oppgaver) erstatter dagens løsning for
generering av elevvarsler i OFK.
Denne nye løsningen «LAO» er obligatorisk og skal brukes av alle lærerne på alle våre
videregående skoler ved generering av elevvarsler med virkning fra våren 2015.
I neste omgang kommer løsning for generering av vedtak, IOP-er og årsrapporter,
elektronisk forsendelse til mottaker og mulighet for innsyn i elevens mappe for lærere.
Løsningen er utviklet i FOT-samarbeidet som er en sammenslutning av 7 fylkeskommuner.
Brukerinteraksjon og funksjonalitet er utviklet i samarbeid med lærere og skoleledelse.
Viktig:
•
•
•
•
•
Det er en mal for hver type varsel, - Fag, Atferd og Orden.
Det skal lages ett varsel for hvert fag. Et varsel kan ikke inneholde varsel i både
atferd og orden.
Det skal ikke skrives personsensitive opplysninger i et elevvarsel.
Det er skolens telefonnummer som automatisk kommer på varselet. Du kan skrive
inn ditt eget mobiltelefonnummer i feltet for Tiltak om du vil at elev/foresatte skal
ta kontakt direkte med deg.
Løsningen er foreløpig bare mulig å nå fra nettverket på arbeidsplassen og via
hjemmekontorløsningen.
Løsningen gjøres midlertidig tilgjengelig fra skolens hjemmeside i «Aktuelle lenker». Når
løsningen settes i ordinær drift for alle skolene vil den være tilgjengelig fra Skoleportalen.
Adresse til elev og evt. foresatte hentes fra Folkeregisteret.
I denne versjonen går varselet ut som fysisk brev. Senere vil varselet til elev/foresatte sendes
elektronisk til mottakers prefererte elektroniske postkasse.
Dokumentet overføres og lagres automatisk i elevens saksmappe i P360.
Brukerveiledning:
Klikk på «LAO»-lenken i «Aktuelle lenker» på skolens hjemmeside.
Du kommer rett inn i løsningen og du som lærer er logget på og autentisert i LAO. Det betyr
at du er identifisert som lærer på skolen din og du får da automatisk tilgang til dine elever.
Løsningen identifiserer deg som enten faglærer eller kontaktlærer og faglærer og gir deg de
riktige menyvalgene i henhold til din rolle.
Dataene hentes fra Extens via en tjeneste som heter Buddy.
Du ser ditt navn øverst til høgre på sorte linjen.
 Som faglærer får du dette skjermbildet med følgende innhold;
«Mine elever», «Oppgaver», «Pågående oppgaver» og «Ferdige oppgaver».
Når du har tatt løsningen i bruk vil alle dine pågående og ferdige oppgaver vises
automatisk på alle elver som har mottatt slike dokumenter eller som er under arbeid.
Når du har valgt en elev vil alle dokumenter som er under arbeid og som gjelder denne
eleven vises i «Pågående oppgaver» og alle ferdige (sendte og arkiverte) oppgaver som er
sendt til eleven vil vises i «Ferdige oppgaver».
Dersom du ikke har valgt en elev i «Mine elever» vil alle dine pågående og ferdige
oppgaver vises.
 Som kontaktlærer og faglærer får du dette skjermbildet med følgende
innhold;
«Mine elever», «Oppgaver», «Pågående oppgaver» og «Ferdige oppgaver»
Når du har tatt løsningen i bruk vil alle dine pågående og ferdige oppgaver vises
automatisk på alle elver som har mottatt slike dokumenter eller som er under arbeid.
Når du har valgt en elev vil alle dokumenter som er under arbeid og som gjelder denne
eleven vises i «Pågående oppgaver» og alle ferdige (sendte og arkiverte) oppgaver vil vises i
«Ferdige oppgaver».
Dersom du ikke har valgt en elev i «Mine elever» vil alle dine pågående og ferdige
oppgaver vises.
 Du som faglærer kan lage nye varsel i dine fag.
 Du som kontakt og faglærer kan lage nye varsel i dine fag, i orden og atferd.
Velg elev:
1. Søk opp og velg en av dine elever ved å klikke på navnet når du får utvalget opp i
«Mine elever». Du kan også skrive inn navnet på eleven som skal ha et varsel.
2. Klikk på menyvalg (Fag for faglærere og Orden eller Atferd for kontaktlærere) i
«Oppgaver» for valgte elev og en mal for valgte varsel kommer fram.
Varsel for Fag:
Elevinformasjon vises, - navn, fødselsdato, skole, skoleår, basisgruppe og kontaktlærer.
Dersom det finnes to elever med samme navn så sjekk fødselsdato for å velge riktig elev!
1. Velg Fag (nedtrekkmeny – liten nedpil) og Karakter (Halvårsvurdering eller
Standpunkt - også som nedtrekkmeny).
2. Skriv inn bakgrunn for varselet og forslag til tiltak i innskrivningsfeltene.
Du kan i dette skjermbildet gå Tilbake, Slette, Lagre, Forhåndsvise eller Sende varslet.
3. Klikk på «Lagre» om du vil jobbe videre med dokumentet før det sendes.
4. Klikk så på «Forhåndsvis» dersom du vil se hvordan dokumentet vil se ut.
Fra forhåndsvisning, klikk på «Tilbake» for å komme tilbake til malen, rett opp om
det er noe du vil endre før du sender det til mottaker.
Dersom du ikke er ferdig med dokumentet kan du lagre det og du finner det igjen i
Pågående oppgaver på eleven, så kan du senere arbeide med dette varslet.
5. Når du er ferdig med varslet klikker du på «Send varsel» og du er ferdig med
oppgaven!
Varsel i Orden og Atferd:
Elevinformasjon vises, - navn, fødselsdato, skole, skoleår, basisgruppe og kontaktlærer.
Dersom det finnes to elever med samme navn så sjekk fødselsdato!
1. Skriv inn bakgrunn for varselet og forslag til tiltak i de to innskrivnings-feltene.
Du kan herfra gå Tilbake, Slette, Lagre, Forhåndsvise eller Sende varslet.
2. Klikk på «Lagre» om du vil jobbe videre med dokumentet senere før det sendes.
3. Klikk på «Forhåndsvis» dersom du vil se hvordan dokumentet vil se ut.
og klikk på «Tilbake» for å komme tilbake til malen og rett opp om det er noe du vil
endre før du sender det til mottaker.
Du kan også lagre fra forhåndsvisning om du ikke er ferdig. Du finner dokumentet
igjen i «Pågående oppgaver» på eleven, så kan du senere arbeide med dette varslet.
4. Når du er ferdig med varslet klikker du på «Send varsel», og du er ferdig med
oppgaven!
Under «Ferdige oppgaver» vil dette dokumentet merkes med «Lagret» så lenge du er i dette
skjermbildet.
Alle dokumenter som er sendt og arkivert på eleven i denne løsningen ligger lagret her i ett
år her i denne løsningen inntil du som lærer får tilgang til å se dine elevers dokumenter i
P360.
Videre skjer dette:
Adressen til elev/foresatte hentes nå fra Folkeregisteret og dokumentet overføres til elevens
mappe i P360. Skolen sender dokumentet i posten til mottaker.
Dere er piloter i løsningen så vi vil gjerne ha tilbakemeldinger, - ris og ros.
Vennligst sjekk elevinformasjonen, at dine fag stemmer og kom også med andre erfaringer
og betraktninger vedrørende løsningen.
Bruk Send oss en tilbakemeldings-muligheten i løsningen eller ta kontakt med:
Prosjektleder Øystein Windingstad oystein.windingstad@oppland.org
Telefon: 61289328
Brukerstøtte/superbruker på Raufoss vgs er; Kjetil Rosenvold, kjetil.rosenvold@oppland.org
Kontaktpersoner for løsningen på Raufoss; Vidar Holm og Mina Oliv Sandvold.
Personsensitive opplysninger. Hva skal ikke i varselbrevet.
Se personopplysningsloven § 2 pkt 8;
a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning
b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling
Mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling.
Disiplinærstraff mot en elev som har forbrutt seg mot skolens regler, defineres ikke som sensitiv
personopplysning og omfattes ikke
c) helseforhold
Helseforhold Særskilt inntak, alle typer dokumenter
Årsaker til elevers fravær, ulykkestilfelle med skade på person
Skoleskyss ved spesielle behov
Vurdering tannbehandling
Personaldokumenter med helseopplysninger
d) seksuelle forhold
e) medlemskap i fagforeninger