eMarketeer veiledning - Sende nyhetsbrev

V E I L E D N I N G F O R U T S E N D E L S E AV N Y H E T S B R E V
Introduksjon
Denne veiledningen vil fungere som en A til Å guide for å gjennomføre utsendelser av e-post i
eMarketeer. Den vil ikke ta for seg hvordan man lager selve innholdet i e-posten, da dette
dekkes under opplæringskurs de fleste brukere går gjennom, men heller prosessen før og
etter e-posten bygges.
Først gjennomgås alle skjermbilder som kan være relevante for deg som skal arbeide i
eMarketeer. Deretter gås det stegvis gjennom hvordan en normal utsendelse vil foregå.
Følger du veiledningen bør du ikke ha noen problemer med utsendelse av e-post i
eMarketeer.
2
GRENSESNITTET
Det du trenger å vite om
oversikt og knapper
i eMarketeer
3
«Home» - Startsiden
«Home» knappen tar deg til startsiden til
eMarketeer hvor du finner instruksjonsvideoer
og nyheter.
Under «Create & Manage Campaigns» ligger alle
kampanjer i din eMarketeer konto. Fra her lages
og sendes alle e-post.
Alle kontaktpersoner som finnes i eMarketeer vil
ligge under «Manage Contacts». Hvordan disse
kontaktpersonene lastes over til eMarketeer vil
bli beskrevet senere i veiledningen.
I «Files Archive» ligger alle bilder og filer som
lastes opp til eMarketeer. Normalt er det ingen
grunn til å gå inn her med mindre man skal
rydde opp i filer. Opplasting gjør man mens man
bygger e-post.
Veiledningsvideo for hvordan du utformer e-post
i eMarketeer.
4
«Create & Manage Campaigns
Demo
En kampanje må opprettes for å kunne
lage en e-post. Når du klikker «Create
Campaign» bør denne navngis med
noe fornuftig så det er enkelt å forstå
hva den inneholder. Følg gjerne et
system for å navngi kampanjer, så alle
som bruker eMarketeer har kontroll.
5
eMarketeer kampanjer ligger vertikalt
i denne oversikten og den sist
opprettede vil legge seg øverst.
Under navnet på kampanjen finner du
4 valg, som vist ovenfor, men det er
hovedsakelig den blå «open»
knappen som benyttes.
OBS: Blir det mange mange
personer som skal arbeide i
eMarketeer blir det fort mange
kampanjer i oversikten. Det
anbefales derfor sterkt å ha på «List
My Campaigns» knappen for alle
brukere, slik at du kun ser dine
kampanjer.
«Campaign Components»
 Klikker man den blå «open» knappen, som vist på forrige side, kommer man hit.
Etter en utsendelse av e-post vil alle mottakere ligge under denne
fanen, «Campaign Contacts».
Demo
For å sende ut e-post skal du kun benytte «Add E-mail» knappen av
de 5 forskjellige komponentene. Når du trykker «Add E-mail» vil du
få muligheten til å opprette din e-post utsendelse basert på en mal,
dersom dere har fått opprettet en mal.
Oppretter du en e-post vil de havne under kampanjen du arbeider i,
illustrert med samme design som du har laget for selve e-posten. På
denne måten er det enkelt å skille på de forskjellige e-postene, ut i
fra utseende.
-
6
For å åpne og redigere e-posten kan du enten klikke «Edit» på den blå
linjen, eller dobbeltklikke bildet.
For å sende e-posten klikker du «Send», på den blå linjen - mer om dette
i veiledningen.
For å se rapporten for din utsendelse gjør du det ved å klikke «Reports».
Se forklaring på dette grensesnittet på neste side.
«Dashboard Report»
 Klikker man den blå «reports» knappen, som vist på forrige side, kommer man hit.
«Dashboard Report» viser en
generell informasjon om
utsendelsen.
«Delivery Report» gir en totaloversikt på alle mottakere. Hvem
som har åpnet e-post og når det
skjedde, samt hvem som ikke har
åpnet og mottatt.
«Bounce Report» gir en liste på
alle mottakere som ikke har fått
utsendelsen (av forskjellige
grunner).
Her ser du hvor mange e-poster som er sendt og hvor høy prosentandel som
har åpnet e-posten. «Click Through Rate» og «Unsubscribed» er ikke aktuelt
for de med SuperOffice integrasjon ettersom avmeldingen skjer via skjema.
«Link Report» viser informasjon
om hvem som har klikket hvilke
lenker i e-posten og på hvilket
tidspunkt det skjedde.
Dersom du ønsker å dele rapporten via en nettleser, kan du hente adressen ved å klikke «Share Report Now».
7
«Bounce list»
 Åpner man fanen «Bounce & Failure Report» kan man se hvem e-post ikke kom frem til
I denne listen ligger alle personer som e-posten
ikke har kommet frem til, av diverse grunner. Det
anbefales å følge opp disse, og finne ut hvorfor epost ikke kommer frem, for å bedre
datakvaliteten i sitt CRM.
8
Om man ønsker å flytte denne listen over til SuperOffice for oppfølging
gjøres følgende:
1. Finn et statisk kontaktutvalg i SuperOffice (enten nytt eller eksisterende).
2. Klikk «Export list», velg SuperOffice7 og skriv inn navnet på ditt utvalg.
3. Vent til du finner ditt utvalg og velg dette før du klikker «Export»
OBS: Ikke eksporter denne listen til SO før etter 24 timer etter utsendelsen
«Manage Contacts»
Personer som skal motta e-post, opprettes som alltid ved import av utvalg fra SuperOffice. Du skal
derfor aldri benytte «Add New Contact» knappen (med mindre du er viderekommen bruker).
Import av mottakere fra SuperOffice skjer samtidig som man gjør utsendelsen av sin e-post, så det vil
aldri være nødvendig å benytte «Import Contacts» funksjonen i denne oversikten. Hvordan du
importerer mottakere er forklart senere i veiledningen.
9
«Files Archive»
Bilder som skal benyttes i e-post bør bli kategorisert og lagt i egne mapper
under «My_Images» (markert i blått).
OBS: Denne oversikten kan også dukke opp når du arbeider med din e-post og
skal sette inn et bilde. Du åpner da «My_Images» med «Open».
10
Filarkivet kan fremvises både som en
listestruktur og med ikoner. I dette
eksempelet benyttes ikoner som er
den anbefalte måten.
VEILEDNING
Hvordan går man frem før og
etter jeg har designet
e-posten min?
11
Demo
1. Tips: Sørg for at «List My Campaigns» er aktiv, slik at du kun ser dine egne kampanjer.
2. Velg deretter «Create Campaign» for å opprette din nye kampanje.
12
3. Navngi din utsendelse med noe som gjør at du vet hva innholdet er,
gjerne med uke/måned/årstall for å holde et system.
Dette navnet er kun for intern oversikt i eMarketeer. Mottakeren av
e-posten vil aldri se dette.
4. Om du ønsker kan du sette inn en beskrivelse for denne kampanjen,
slik at du og dine kolleger lettere kan se hva denne utgaven omfatter.
5. Velg «Create Campaign» når du har navngitt utsendelsen.
13
6. Du vil nå stå i en tom kampanje. Klikk «Add E-mail» for å opprette din e-post.
14
7. Fyll så inn disse fire feltene som vist til venstre:
•
•
•
•
Name your E-mail: Et internt navn som kun vises i eMarketeer.
Message Subject: Dette vil være tittelen i e-posten som mottakerne får.
From Name: Dette vil være avsenderen på e-posten. Som oftest navnet på ditt firma.
Reply-to-address: Mange bruker noreply@dittfirma.no, men om du ønsker å kunne fange opp
svar fra mottakerne, må det være en e-post som fungerer. F.eks kundeservice@dittfirma.no.
8. Velg så malen du ønsker å benytte. Markér den, slik at den får en blå
bakgrunn.
9. Når informasjonen i punkt 7 er fyllt ut og korrekt mal er valgt, klikk «Create E-mail»
for å gå videre
15
BYGGING AV E-POST
Man står nå stedet i veiledningen
hvor man bygger sin e-post.
For hjelp med dette, vennligst se
instruksjonsvideo som vist på side 4.
Når e-post er ferdigbygget, kan man gå videre
i veiledningen for forklaring på utsendelse.
16
11. Når det er klart for utsendelse klikker du «Send» når
du står i kampanjeoversikten.
17
12. Klikk «Send Now!» for å gå videre.
13. Velg så «SuperOffice7» for å finne ditt utvalg.
14. Skriv inn navnet på SuperOffice utvalget som inneholder
mottakerne du ønsker å sende e-post til. Vent til
søkemotoren har gjort seg ferdig og har fått et treff. Dette
treffet vil være markert i en gul boks. Klikk så på utvalget
den har søkt frem og deretter «Import contacts».
15. Når personene har blitt importert til eMarketeer, velg
«Next» for å fortsette med utsendelsen.
18
Her ser du antall mottakere som er hentet fra SuperOffice
Ønsker du å legge til flere mottakere fra SuperOffice,
f.eks fra et annet utvalg, gjøres det her. Følg samme
prosedyre for import som tidligere.
Skal du sende samme e-post flere ganger, er det lurt å hake av «Exclude
Recipients who previously got this e-mail», slik at ikke samme personer
mottar e-posten flere ganger.
16. Om alt ser ut til å være i orden, velg «Continue to Checklist» for å gå til siste verifisering før utsendelsen skjer.
19
17. Dette er siste punkt før e-posten blir sendt. Gå over punktene
markert med grønn hake og verifiser at punktene er korrekt. Klikk så
«Launch E-mail» for å starte utsendelsen.
18. Utsendelsen har nå startet og vil bli sendt til dine mottakere i løpet
av noen minutter. Dersom du vil følge med på rapporten for e-posten,
kan du enten klikke «reports», som vist til venstre, eller åpne
kampanjen på nytt og velge «Reports» (ved siden av Edit og Send).
20