EVALUERING AV AKTIVITETSSKOLEN
Transcription
EVALUERING AV AKTIVITETSSKOLEN
Oslo kommune Utdanningsetaten Alle grunnskoler med barnetrinn Dato: Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: 15/02737-107 Sabha Qureshi, 23 46 72 78 13.11.2015 Arkivkode: EVALUERING AV KOMMUNALE AKTIVITETSSKOLETILBUD – INFORMASJON OM GJENNOMFØRING AV BRUKERUNDERSØKELSEN HØSTEN 2015 Utdanningsetaten i Oslo (UDE) viser til brev av 5. oktober 2015 og e-post av 2. november 2015 vedrørende den eksterne evalueringen av alle kommunale Aktivitetsskoletilbud, høsten 2015. Det fremgår av både brevet og e-posten at det skal gjennomføres en elektronisk brukerundersøkelse som skal sendes til alle foresatte med barn i Aktivitetsskolen og til alle foresatte med barn på 1.-4.trinn. For foresatte med barn i tilbudet vil undersøkelsen ta ca. 15 minutter. For foresatte med barn på 1.-4.trinn som ikke benytter seg av Aktivitetsskolen vil undersøkelsen ta ca. 5. minutter. Hensikten med dette skrivet er å gi skolene viktig informasjon om gjennomføringen av undersøkelsen. Vi minner om at det er konsulentselskapet Varde Hartmark som har blitt engasjert til å utføre oppdraget for UDE. Kort om brukerundersøkelsen for Aktivitetsskolen Oppstarten av brukerundersøkelsen er forskjøvet med én uke og gjennomføres f.o.m mandag 23. november t.o.m. torsdag 3. desember 2015. Vedlagt følger en oppdatert tekst om gjennomføringen av brukerundersøkelsen som skolene kan publisere på nettsidene sine (jf. vedlegg 1). Undersøkelsen vil være tilgjengelig på åtte språk; norsk, engelsk, somali, urdu, polsk, arabisk, tyrkisk og vietnamesisk. Distribusjon av brukerundersøkelsen Varde Hartmark (VH) avklarer i disse dager hvilke distribusjonsmetoder den enkelte skole ser som mest hensiktsmessig å benytte for å distribuere brukerundersøkelsen til de foresatte. VH kontakter rektor direkte for å avklare dette nærmere. Målet er at brukerundersøkelsen når ut til så mange som mulig, og det vil derfor være fornuftig å bruke en kombinasjon av distribusjonsmetoder. Utdanningsetaten Besøksadresse: Strømsveien 102 0663 OSLO Postadresse: Pb 6127 Etterstad, 0602 OSLO Telefon: 02 180 Telefaks: 22 65 79 71 Org.nr.: 976820037 postmottak@ude.oslo.kommune.no www.ude.oslo.kommune.no Det legges opp til at skolene kan benytte opp til seks ulike distribusjonsmetoder: E-post: *Se nærmere om epost- og SMSdistribusjon under Til alle som har en e-postadresse (forutsetter tilgang på oppdaterte e-postlister*). VH vil sende en elektronisk lenke til spørreundersøkelse som de foresatte kan klikke seg direkte inn på for å besvare undersøkelsen. Ranselpost: VH skriver og sender en tekst i A4-format (oversendes skolen i løpet av uke 47) som skolen skriver ut og sender som ranselpost til alle foresatte med barn i Aktivitetsskolen, samt til alle foresatte med barn på 1.-4. trinn i begynnelsen av uke 48. Teksten vil informere om brukerundersøkelsen og hvordan den skal gjennomføres. SMS: *Se nærmere om epost- og SMSdistribusjon under VH sender skolene en kort tekst (i løpet av uke 47) som informerer om undersøkelsen, inkl. lenke til undersøkelsen, som skolen kan legge inn og sende ut med eget SMS-distribusjonssystem. Dersom skolene ikke har distribusjonssystem tilgjengelig, vil VH distribuere. Dette forutsetter at VH får tilgang på oppdaterte oversikter over foresattes mobil-telefonnumre. * Vi anbefaler at SMS-en sendes ut to ganger – én gang ved oppstart, og én gang underveis for å minne om den pågående undersøkelsen. Forslag til utsendelsestidspunkt: 1. Mandag 23. november 2. Mandag 30. november Oppsett av PC på skolen: Skolen tilgjengeliggjør en PC m/internett-tilgang i undersøkelsesperioden som de foresatte kan bruke for å besvare undersøkelsen dersom de ikke har tilgang på PC eller smarttelefon. Skolens nettsider og itsLearning: VH sender en kort informasjonstekst til skolen inkl. lenken til spørreundersøkelsen (i løpet av uke 47) som kan publiseres på skolens nettsider og itsLearning f.o.m. mandag 23. november t.o.m. torsdag 3. desember 2015. Manuelt spørreskjema: Manuelle spørreskjema sendes til foresatte som ønsker å fylle ut undersøkelsen for hånd. VH sender det manuelle spørreskjema per e-post til skolen, som skolen kan skrive ut og sende med ranselpost til foresatte som ønsker det. Skjemaet må leveres tilbake til kontaktlærer senest tirsdag 1. desember og sendes i retur til Varde Hartmark på den måten som er enklest for skolen. Skolen kan enten: • Scanne inn skjemaene og sende disse per e-post til: hwh@vardehartmark.no. • Sende skjemaene per vanlig post til Varde Hartmark 2 Postboks 499 Skøyen 0213 Oslo Spørreskjemaene må være VH i hende innen torsdag 3. desember 2015. Vedrørende e-post- og SMS-distribusjon Ved e-post- og SMS-distribusjon, dersom sistnevnte ikke går via skolens egne distribusjonssystemer, har VH behov for oppdaterte lister over de foresattes kontaktinformasjon. VH har fått tilgang til lister fra SATS skole, men vi ser at mange skoler har egne oversikter som er mer oppdaterte enn det vi får tilgang til i UDA. For å heve kvaliteten på distribusjonslistene, oppfordrer vi derfor skolene til å dele sine respektive oversikter i Excel-format iht. vedlagte mal (jf. vedlegg 2). Listene sendes direkte på e-post senest innen utgangen av fredag 20. november 2015 til prosjektleder i Varde Hartmark, Helle Wensberg Holte, på: hwh@vardehartmark.no. Listene behandles iht. undertegnet databehandleravtale etter personopplysningsloven. Vedlagt følger en plakatmal i A3-format (jf. vedlegg 3) som skolen kan skrive ut og henge opp for å informere foresatte om brukerundersøkelsen som igangsettes 23. november 2015. Dersom dere har øvrige spørsmål, ta kontakt med prosjektleder for evalueringen i Varde Hartmark, Helle Wensberg Holte, på e-post hwh@vardehartmark.no, eller telefon 924 518 14. Med hilsen Hilde Gran avdelingsdirektør Sabha Q. Qureshi prosjektleder Dokumentet er elektronisk godkjent Mottakere: Alle grunnskoler med barnetrinn 3