Møtereferat fra arbeidsmøtet 20.01.15. Visjon og samspill

Dato og sted:
Torsdag 20.1 kl. 0900-1800.
Deltagere:
Atle Rønning (Norgesbuss), Hans-Petter Lommerud (Nettbuss Øst), Fred Olsen
(Nettbuss Øst), Per Nilsen (Nettbuss Øst), Øystein Svendsen (Unibuss), Kjell Knarbakk (Unibuss), Erik
Lund (Vognselskapet), Tor Vegar Kittelsrud (Vognselskapet), Nina Gjøen (Vognselskapet), Birte Sjule
(Sporvien), Tone Nygård (Sporveien), Marianne Vik (Sporveien), Torgeir Kristiansen (Sporveien), Bjørn
Granviken (Sporveien), Ingerid Eknes (Sporveien), Stein Egil Drevdal (Sporveien), Thor Georg Sælid
(Sporveien), Jan Egil Meling (Sporveien), Per Magne Mathisen (Sporveien), Cato Hellesjø (Sporveien),
Bernt Reitan Jenssen (Ruter), Anita Frøshaug (Ruter), Anders Finckenhagen (Ruter), Marit Leite
(Ruter), Hanne Norli (Ruter), Bjørn Auglend (Ruter), Frode Hvattum (Ruter), Jo Inge Kaastad (Ruter),
Esben Wangen (Ruter), Gøran Eriksen (Ruter), Claes Kanold (Ruter), Endre Angelvik (Ruter), Erik
Holmeide (Konsentra), Cato Asperud (Sporveien), Hans-Kristian Arntsen (Nettbuss Øst), Jytte
Seligmann (Vognselskapet), Per-Arne Engen (Norgesbuss), Hans-Kristian Engum (Nobina) og Nina
Nitteberg (Ruter)
Fraværende: Ellen Rogde (Ruter), Vigdis Torblaa (Nobina), Merete Elvestad (Sporveien), Philipp
Engedal (Nobina), Ingeborg Holten (Sporveien)
Referent:
Nina Nitteberg
Møtereferat fra arbeidsmøtet 20.01.15. Visjon og samspill
Sak.
Tema
1.
Agenda:
Introduksjon
Dagens arbeidsoppgaver og prosess
Hva betyr det å være det naturlige førstevalget? Foredrag og diskusjoner
Kjerneområder i organisasjonen m/gruppeoppgaver
Presentasjoner
Tiltak og mål
Organisering av arbeidet
Se vedlagte presentasjon
2.
Diskusjon i grupper: Hvordan skal vi konkretisere verdiene i et eksternt
perspektiv?
- TILLIT: Punktlighet, avvikshåndtering, forutsigbarhet, trygghet,
pålitelighet, status, omdømme, kundedialog, miljøet, enkelhet
- PROFESJONELL: Innovasjon, troverdig, skreddersy informasjon,
oppdatert og online, regularitet, renhold, langsiktig, teknologi,
punktlighet
- SERVICE: Enkelt, tiltalende på alle områder, identitet, møte med kunden,
sømløst, kundefokus i alle ledd
Hva skal være våre drivere?
3.
Gruppe 1. Utgangspunktet er ”naturlig førstevalg”
Gruppen skal diskutere løsningsforslag innenfor dimensjonen ”felles kunde” som
gjør kollektivtrafikken til et naturlig førstevalg. Gruppen skal komme med 3
konkrete forslag til hvordan Kollektivtrafikkfamilien skal forbedre seg på dette
området. Tidshorisont for realisering av forslagene er 1-2 år
3. Forslag:
1. Felles kunde
Ruter og operatørene har en felles kunde, bør ha felles opplæringsmal,
servicekonsept, SIS og hittegods.
2. Felles inntektssikring
Ruter og operatørene har felles ansvar for å sikre pengestrømmene til
kollektivtrafikken. Spark liv i tidligere arbeidsgruppe.
3. Felles omdømmebygging
Ruter og operatørene har felles og mer bevisst forhold til omdømmebygging.
Etablere et fora for informasjon hvor man kan få til felles historiefortellinger.
5.
Gruppe 2. Utgangspunktet er ”naturlig førstevalg”
Gruppen skal diskutere løsningsforslag innenfor dimensjonen ”produkter,
tjenester og teknologi” som gjør kollektivtrafikken til et naturlig førstevalg.
Gruppen skal komme med 3 konkrete forslag til hvordan Kollektivtrafikkfamilien
skal forbedre seg på dette området. Tidshorisont for realisering av forslagene er
1-2 år.
3. Forslag
1. Stasjonssjefen
Vedlikehold av kollektivtrafikkens infrastruktur er meget ressurskrevende.
Forslag: I forlengelsen av kampanje 4000 holdeplasser er å få dedikerte
«stasjonssjefer» som har ansvar for sin egen stasjon.
2. Rapport appen
Enkel innmelding av problemer og avvik på infrastruktur og materiell fra
kundene, med matchende løfte fra kollektivtrafikkfamilien om å løse
problemene.
3. Strøm til alle
19% av våre kunder ønsker ikke å bruke RuterBillett for at man er redd for å gå
tom for strøm. Sporveien installerer USB-service til kunder på reisen.
6.
Utgangspunktet er ”naturlig førstevalg”
Gruppen skal diskutere løsningsforslag innenfor dimensjonen
”Kontrakter/innkjøp” som gjør kollektivtrafikken til et naturlig førstevalg.
Gruppen skal komme med 3 konkrete forslag til hvordan Kollektivtrafikkfamilien
skal forbedre seg på dette området. Spesielt med tanke på samspillsreglene.
3.Forslag
1. Partnerskap/Samarbeidsavtaler
Utnytte mulighetene i regelverket for offentlige anskaffelser og i andre
rammebetingelser. Forenkling av kontrakter, definisjon av måltall og bærere.
Funksjonalitetsbaserte krav. Avklare og definere handlingsrom for utvikling i
kontraktsperioden
2. Innovasjon i kontraktsprosessene
Skape rom for innovasjon i kontraktsprosessene og i kontraktsforhold
Være aktive i markedet og undersøke muligheter og nyutviklinger
Anerkjenne andres kompetanse. Dialogkonferanser – egne avklaringsmøter med
leverandører. Utforske mulighetene til å gjøre ting på en litt annen måte
(innenfor gjeldende regelverk)
3. Stille krav til felles kundeopplevelse i kontraktene
Spesifisere det menneskelige kundegrensesnittet og skape et enhetlig
kundemøte, uavhengig av operatør. (Ruterskolen)
7.
Gruppe 4. Utgangspunktet er ”naturlig førstevalg”
Gruppen skal diskutere løsningsforslag innenfor dimensjonen ”strategi og
økonomisk struktur” som gjør kollektivtrafikken til et naturlig førstevalg. Gruppen
skal komme med 3 konkrete forslag til hvordan Kollektivtrafikkfamilien skal
forbedre seg på dette området. Tidshorisont for realisering av forslagene er 1-2
år.
3.Forslag
1. Definere drivere for kollektivtrafikken
Skal skape enhetlig perspektiv på trender, kundebehov og fremtidige utvikling.
Komplimenterer/skaper forutsetninger til K2106 arbeidet samt selskapenes egne
strategiprosesser.
2. Målhierarki
Med utgangspunkt i visjonen og etablerte drivere utarbeide og etablere felles
målhierarki i familien basert på f.eks. kapasitet, kvalitet og pris. Dedikerte
ressurser til å delta tverrfaglig fro å definere noen få felles hovedmål.
Styregruppe for high level forankring.
3. Oppfølging
Oppfølging av progresjon mot mål fremfor aktivitetsstyring. Etablere agenda og
rutiner for oppfølging i for eksempel strategiforum, redefinere deltagelse og
purpose.
8.
Gruppe 5. Utgangspunktet er ”naturlig førstevalg”
Gruppen skal diskutere løsningsforslag innenfor dimensjonen ”dialog og
samarbeid” som gjør kollektivtrafikken til et naturlig førstevalg. Gruppen skal
komme med 3 konkrete forslag til hvordan Kollektivtrafikkfamilien skal forbedre
seg på dette området. Tidshorisont for realisering av forslagene er 1-2 år.
2.Forslag
1. Etablere en samarbeidsarena der samarbeid og dialog er hovedtema
endres fra oppfølging av gebyrregime – til felles forbedringsfokus.
9.
Samordne tanker rundt gode holdninger, snik og inntektssikring Omarbeide dagens «samarbeidsmøte»
2. Møte mellom operatører, Ruter, kommune og vegvesen (NSB) møtes
jevnlig hver 3.dje mnd. for å ta opp tema som hindrer for at
kollektivtrafikken skal bli et naturlig førstevalg. (Hindringer,
traseutfordringer, utstyr, og holdeplassmerking) Diskutere felles
utfordringer.
Organisering av videre arbeid/oppsummering:
Det ble understreket innledningsvis at Strategiforum ikke er et beslutningsforum
og ikke kan bestemme hva som skal skje videre.
Det ble foreslått å få frem noen felles drivere og at det må defineres top down
hva som ønskes prioritert i det videre arbeidet. Forslag om arbeidsfordeling,
organisering og oppfølging er prematurt inntil det er laget en plan for hva som
ønskes prioritert. Det ble også fremhevet at det er viktig å være realistisk i
forhold til hva som er mulig å få til.
Et konkret forslag som kom opp var at en arbeidsgruppe ledet av Ruter
utarbeider et mandat og prosjektplan for å ta frem drivere, som overleveres til
bl.a. K2016-prosjektet.
Det var et ønske om å diskutere forslagene videre i neste Strategiforum.