Elektroniske bilag på reiseregning

Elektroniske bilag på reiseregning
Hvordan laste opp bilagene i ESS
oppdatert 06.02.2015
Elektroniske bilag på reiseregning
• Det er nå mulig å laste opp elektroniske bilag
som vedlegg til reiseregninger i ESS
• Man sender da inn disse elektronisk sammen
med reiseregningen, og det vil ikke lenger
være nødvendig å ettersende bilagene i
internposten
• NB! Man må fortsatt registrere inn all
informasjon om bilagene i steg 2 på
reiseregningen i ESS «Registrer utgiftsbilag»
Forutsetninger
For å kunne laste opp bilagene på reiseregningen i ESS, må
følgende være gjort:
• Bilagene må være lagret på ditt filområde
• På reiseregningen må man ha fylt ut de obligatoriske feltene
(Dato/klokkeslett og Årsak/Formål) i steg 1 «Generelle data», og
deretter ha trykket på Lagre utkast
• Reiseregningen vil da få et reisenummer, og du kan deretter laste opp
vedleggene
OBS!
Skannede bilag må være av god kvalitet, slik at de er leselige
Den ansatte må selv oppbevare originalbilagene inntil
reiseregningen er utbetalt
Laste opp vedlegg
1. Trykk på knappen Bla gjennom
2. Finn bilag på ditt filområde, marker
ønsket bilag, og trykk på Åpne
(man får kun valgt ett dokument av gangen)
3. Trykk på Opplasting
(velg deretter neste dokument du vil laste opp)
4. Vedleggene er nå lastet opp
Se vedlegg / slette vedlegg
• Dersom man ønsker å se på et vedlegg man har lastet
opp, så er det bare å klikke på bilaget, og så vil det
åpnes i et nytt bilde
• Dersom man har behov for å slette et vedlegg man har
lastet opp, så markerer man det aktuelle vedlegget, og
trykker på «Slett vedlegg»
Registrere ferdig og sende inn
• Etter at alle bilagene er lastet opp, må man
registrere ferdig alle data på reiseregningen
• I steg 3 «Kontroller og send» må man hake av
for «Lagre og send til godkjenning» og trykke
på knappen med samme navn, for å sende inn
reiseregningen inkludert bilagene
• Reiseregningen vil først behandles av
Lønnsteamet i Økonomiavdelingen, og
deretter ved lokal avdeling/fakultet
Sjekke status på reiseregningen
• Under Reise- og utgiftsrefusjon - Liste over mine reiseog utgiftsrefusjoner kan man sjekke status på
reiseregningen
• Ved å markere den aktuelle reiseregningen i listen
over «Alle mine reiser og utgifter», kan man både se
vedleggene og se behandlingsstatus på reiseregningen
NB! Dersom man gjør endringer på reisen etter at den er sendt til
godkjenning, så må den sendes inn en gang til. Dette kan forsinke
prosessen for utbetaling.
Brukerstøtte
• Ved eventuelle spørsmål eller problemer
knyttet til reiseregninger og opplastning av
vedlegg, kontakt Lønnsteamet på:
 E-post: ess@uin.no
 Telefon: 755 17430