Beredskapsplan sentraladministrasjonen

Beredskapsplan for sentraladministrasjonen
i Oppland fylkeskommune
Pr. februar 2015
1
Innhold
1.
Formål med beredskapsplan for sentraladministrasjonen ...................................................... 3
2.
Aktuelle hendelser i sentraladministrasjonen ........................................................................ 3
2.1
Brann/infrastruktur............................................................................................................. 3
2.1.1
Brann .......................................................................................................................3
2.1.2
Bortfall av strøm og telefoni ...................................................................................4
2.1.3
Vannlekkasje ...........................................................................................................4
2.2
Akutt sykdom/ulykke/død .................................................................................................. 5
2.3
Trusselsituasjoner ............................................................................................................... 5
2.4
Sikkerhet og adgangskontroll ............................................................................................. 6
2.5
Alvorlige hendelser utenfor fylkeshuset, i egen organisasjon ............................................ 7
2.5.1
2.6
3.
4.
Alvorlige hendelser med ansatte på tjenestereise ..................................................7
Risikovurdering av aktuelle hendelser (ROS-analyse) ........................................................ 8
Varslingsplan – hovedprinsipper ved varsling ........................................................................ 9
3.1
Prioriteter............................................................................................................................ 9
3.2
Varsling eksternt ................................................................................................................. 9
3.3
Varsling internt ................................................................................................................... 9
3.4
Varslingsplan ..................................................................................................................... 10
Krise- og beredskapsstab .................................................................................................... 12
4.1
Ansvarsområder................................................................................................................ 12
5.
Evakuering.......................................................................................................................... 14
6.
Kommunikasjon.................................................................................................................. 14
7.
Krav og årshjul for beredskapsplanen .................................................................................. 15
8.
7.1
Årlig revidering.................................................................................................................. 15
7.2
Årlig gjennomgang av beredskapsplanen ......................................................................... 15
7.3
Informasjon til nyansatte .................................................................................................. 16
7.4
Info til brannvernansvarlige .............................................................................................. 16
7.5
Brannøvelse ...................................................................................................................... 16
7.6
Førstehjelpskurs................................................................................................................ 16
7.7
Beredskapsøvelse med evaluering ................................................................................... 16
Vedlegg .............................................................................................................................. 17
8.1
Tiltakskort: Brann/infrastruktur........................................................................................ 17
8.2
Tiltakskort: Akutt sykdom/ulykke/død ............................................................................. 18
8.3
Tiltakskort: Trusselsituasjoner .......................................................................................... 19
8.4
Tiltakskort: Alvorlige hendelser utenfor fylkeshuset, i egen org. ..................................... 20
8.5
Mottak av melding ............................................................................................................ 21
8.6
Krise- og beredskapsledelse varsling i fagenhet IKT ......................................................... 22
8.7
Oversikt over alle ledere i sentraladministrasjonen m/stedfortredere ........................... 23
2
1.
Formål med beredskapsplan for sentraladministrasjonen
Målsetningen med beredskapsarbeidet i sentraladministrasjonen er å sette virksomheten i stand til å
sikre avdelinger og virksomheter på en god måte, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller
skade på helse, miljø og materielle verdier. Samtidig skal tjenesteproduksjonen opprettholdes best
mulig og omdømmet ivaretas.
Alle ansatte i huset skal sette seg inn i både overordnet beredskapsplan og beredskapsplan for
sentraladministrasjonen. Overordnet beredskapsplan for Oppland fylkeskommune sier noe om
prinsipper, definisjoner og begrepsbruk i vårt beredskapsarbeid, og er førende for vår interne
beredskapsplan.
2.
Aktuelle hendelser i sentraladministrasjonen
Nedenfor beskrives kort fem hendelser som vi anser som de mest sannsynlige som kan inntreffe i
fylkeskommunens sentraladministrasjon. Det vil aldri være en garanti for at situasjonen i
virkeligheten blir akkurat slik. De fleste situasjoner vil mest sannsynlig være litt annerledes enn det
planen beskriver. Alle ansatte må være forberedt på å håndtere situasjoner som oppstår ut ifra
beredskapsplanens intensjon.
2.1
Brann/infrastruktur
Brann og bortfall av infrastruktur kan forekomme med høy sannsynlighet i et hus med mye teknisk
utstyr. På hverdager kan det til tider være svært mange innendørs, både av ansatte, leietakere og
besøkende. Det er derfor viktig med gode rutiner og øvelser i forbindelse med brannvern. Punktet
omfatter i tillegg vannlekkasje, bortfall av telefoni og strøm.
2.1.1
Brann
Handling:
● Varsling: skjer automatisk fra alle systemer/datarom.
Høres ved at brannalarmen går.
●
Ring tlf. 110 dersom brannalarmen ikke er utløst og følg generell varslingsplan
(se kap. 3).
●
Det finnes egen instruks for brannvernleder, vaktmester, ansatte og for brannansvarlige
på hver avdeling.
●
Ansatte og besøkende evakueres. Det foregår ingen opptelling av de evakuerte.
●
Ved skade på kontorlokaler må ansatte evakueres for en periode til en alternativ
lokasjon. Alternativ lokasjon – se pkt. 5 - Evakuering.
●
Evaluering av hendelse og gjennomføring av rutiner i etterkant. Brannvesenet skriver
kort rapport over hendelsen, som sendes brannvernleder til orientering.
3
Ansvar:
●
●
2.1.2
AS Kirkegata har det overordna ansvaret for at interne brannrutiner er i orden, og for at
kommunikasjon og samarbeide med lokalt brannvesen fungerer.
Eiendomsavdelingen i OFK har det operative ansvaret for å utnevne brannansvarlige på
hver etasje.
●
Brannvernansvarlige på hver etasje har ansvar for å påse at alle kontorlokaler, møterom,
garderober og WC er evakuert, før de selv følger rømningsvei. De har også ansvar for å
vite hvor brannvernutstyret befinner seg.
●
Møteansvarlig har ansvar for at gjester blir evakuert fra møterommet.
●
Alle ansatte har ansvar for å sette seg inn i husets brannvernrutiner.
●
Alle leietakere har ansvar for å kjenne til husets brannvernrutiner, og sørge for intern
opplæring av ansatte og eventuelt egen brannansvarlig.
Bortfall av strøm og telefoni
Handling:
● Ved bortfall av strøm: Ring teknisk leder for huset: Svein Skogli tlf. 958 76 795 eller Kjell
Søbye tlf. 908 42 613 (i arbeidstiden kl. 07.00-16.00).
●
Ved bortfall av telefoni, men ikke strøm: Kontakt IKT-Servicedesk tlf. 61 28 93 23 eller
send e-post til ikt.servicedesk@oppland.org.
●
Mobiltelefoner må brukes som kommunikasjonsmiddel når strøm og fasttelefoni er ute.
Sentralbordnummeret rutes over til et fast mobilnummer ved langvarig bortfall (over ett
døgn).
●
AS Kirkegata v/vaktmester har det overordna ansvaret for å få opp igjen strøm så fort
som mulig på våre anlegg. De tar ikke ansvar for utenforliggende hendelser, det vil si
egne anlegg hos leietakere som forårsaker strømbrudd.
●
Sentral IKT-avdeling iverksetter nødvendige tiltak for å få opp nettverk og telefoniforbindelsen.
Ansvar:
2.1.3
Vannlekkasje
Handling:
● Alarmer utløses automatisk ved lekkasjer og for høyt vannforbruk.
●
Alarm går direkte til vaktmester og de sjekker hva det gjelder.
●
IKT og Arkiv varsles.
●
Vaktmester kontakter brannvesen hvis det er nødvendig, for å få hjelp til å suge ut vann
m.m.
●
Evakuering iverksettes der det er nødvendig, både av ansatte og kontorutstyr dersom det
er mulig. Se også pkt. 5 - for alternativ lokasjon.
●
AS Kirkegata v/vaktmester har det overordna ansvaret for at lokaler og elektriske anlegg
kommer i drift igjen så fort som mulig i forbindelse med vannlekkasje.
Ansvar:
4
2.2
Akutt sykdom/ulykke/død
Akutt sykdom/ulykke på en ansatt eller besøkende i fylkeshuset, er en svært sannsynlig hendelse
som kan forekomme i fylkeshuset. Det er viktig å igangsette livreddende førstehjelp så fort som mulig
dersom det for eksempel er snakk om hjertesvikt eller hjerneslag. Se også tiltakskort på rutiner rundt
denne typen hendelse (vedlegg nr. 8.2).
Handling:
● Nærmeste observatør/kollega iverksetter varsling: ring 113 + sentralbord
●
Denne personen må også ta ansvar for å:

Sikre

Få oversikt

Igangsette nødvendige tiltak som:
-
start hjerte- og lungeredning hvis nødvendig, ikke vent på hjertestarter
før dette iverksettes.
-
skaffe/be om å få brakt en av to hjertestartere til skadestedet.
De to hjertestartere befinner seg i resepsjonen i 1.etg, og i 5.etg utenfor
kantina.
Ansvar:
2.3
●
Nærmeste observatør/kollega iverksetter varsling og nødvendige tiltak.
●
Servicesenteret bringer nærmeste hjertestarter til angitt sted når de blir varslet.
●
Servicesenteret tar imot ambulansepersonell i resepsjonen, og følger dem til
skadestedet.
Trusselsituasjoner
Et scenario som kan inntreffe med liten sannsynlighet, er at det kommer en bombetrussel til
sentralbordet eller i resepsjonen. Det vil derimot være større sannsynlighet for at ansatte eller
sentralbordet får en truende telefon, eller at det kommer inn en beruset eller ustabil person i
resepsjonen eller andre steder i fylkeshuset. Konsekvensen av en slik hendelse klassifiseres som
«farlig», men er ikke «kritiske» for liv og helse.
Handling i møte med berusede/ustabile personer:
●
Dersom vi har en ustabil person i resepsjonen, må kollegaer i «bak-landet» være
forberedt på å hjelpe til og å tilkalle ekstern hjelp.
●
Dersom personen «slipper inn» i huset, skal betjeningen i resepsjonen følge etter, for
eventuelt å forberede annen avdeling/person på mulig hendelse. Det skal komme en
teknisk løsning som gjør det mulig for resepsjonisten å låse dørene inn til avdelingene
ved hjelp av en bryter i skranken.
●
Gjelder det en truende innringer, må mottaker ta innringer på alvor og spørre etter navn
slik av han/hun kan kontaktes i ettertid.
5
Handling i forbindelse med bombetrussel:
●
Mottaker noterer tidspunkt, hva som blir sagt og spør etter navn hvis det er mulig.
●
Sentralbordet varsler politi: tlf. 112 så fort innringer har lagt på.
●
Utover dette gjennomføres varsling jf. varslingsplan – se pkt. 3.4.
●
Resepsjonisten/bakvakt varsler politi når det er vurdert som nødvendig.
●
Den som snakker med innringer eller tar imot en ustabil person i resepsjonen, har ansvar
for å melde ifra til nærmeste overordnet om hendelsen, etter at politi først er varslet.
●
Leder/stedfortreder avgjør om de ansatte skal evakueres.
●
Leder/stedfortreder bestemmer om det skal varsles videre jf. varslingsplan.
●
Fylkesrådmann bestemmer når det skal settes krisestab.
Ansvar:
2.4
Sikkerhet og adgangskontroll
Det er ikke utenkelig at vi kan motta farlig/mistenkelig post eller bagasje i sentraladministrasjonen.
Det er viktig å ikke slippe inn uvedkommende som ikke har ærlige hensikter eller kan skape voldelige
situasjoner. Vi ønsker heller ikke at besøkende skal vandre fritt rundt i våre åpne kontorlokaler.
Handling:
● Det praktiseres kun «enkel» adgangskontroll i form av at personellet i resepsjonen
stopper besøkende og spør hvor de skal.
●
Besøkende blir henvist til aktuelt møterom, eller vi ringer møteansvarlig og avtaler hvor
den besøkende skal sendes.
●
Oppbevaring av bagasje i resepsjonen for ansatte eller besøkende:

Servicesenteret avviser alle som ikke jobber i OFK, og som etterspør lagring av
bagasje/personlige eiendeler.

OFK-ansatte eller møtedeltagere som har vært i fylkeshuset, kan få lagre
bagasje/personlig eiendeler en dag.
●
Ved mottak av mistenkelig post kontaktes leder for Arkivet for videre avklaring og
handling. Tiltak vurderes i hvert enkelt tilfelle.
●
Servicesenteret har ansvar for resepsjonen og mottak av besøkende.
●
Arkivenheten har ansvaret for rutiner og håndtering av mistenkelig post, sammen med
Servicesenteret.
Ansvar:
6
2.5
Alvorlige hendelser utenfor fylkeshuset, i egen organisasjon
Dersom det skulle skje noe ekstraordinært alvorlig i Oppland fylkeskommunes organisasjon utenfor
fylkeshuset, må sentraladministrasjonen være beredt til å hjelpe den ytre enheten. Se også eget
tiltakskort for andre hendelser (vedlegg nr. 8.5).
Denne planen omfatter kun de administrative funksjonene som støtter opp om Oppland
fylkeskommunes krisestab, ikke krisestabens eget arbeid.
Handling:
● Kriseledelsen bestemmer om det skal etableres et møterom for presse, og et mottak for
pårørende. Dette lokaliseres i 5.etg. der det er tilgang til kaffeautomat, wc og trådløst
nett.
●
Det avklares ut ifra den aktuelle hendelse om det er behov for å betjene sentralbordet
utover ordinær driftstid.
●
Fylkesrådmannen setter krisestab når det er behov.
●
Leder for Servicesenteret har ansvar for å bemanne opp egen krisestab etter bestilling fra
rådmannen, og sørge for at sentralbord/resepsjon er oppe dersom en slik alvorlig
hendelse skulle skje.
Ansvar:
2.5.1
Alvorlige hendelser med ansatte på tjenestereise
Handling:
● Nødetat varsler pårørende
●
Nærmeste leder følger opp den ansatte så langt det er mulig med støtte og hjelp.
●
Nærmeste leder har ansvar for kontakt med den ansatte.
●
HR-enheten har ansvaret for personalforsikringene og bistår enkeltansatte, skoler og
fagenheter med faglig og praktisk hjelp i slike saker.
Ansvar:
7
2.6
Risikovurdering av aktuelle hendelser (ROS-analyse)
Oversikten viser sannsynlighet og konsekvens dersom hendelsene skulle inntreffe.
Andre hendelser er ikke tatt med i ROS-analysen, da det omfatter administrative oppgaver rundt
fylkesrådmannens krisestab.
Sannsynlighet
Lite sannsynlig
Sannsynlig
Svært sannsynlig
(1 x pr. 50 år)
(1x hvert 10. år)
(årlig)
Konsekvens
Kritisk

Brann/infrastruktur

Bombetrussel

Akutt sykdom,
ulykke, død
•
Truende/ustabile
personer
•
Alvorlige
hendelser med
ansatte på
tjenestereise
•
Mistenkelig post

Tyveri på
arbeidsplassen,
uønsket
besøkende
Farlig
Ufarlig
Hendelse med lav risiko
Akseptert risiko
INGEN tiltak
nødvendig
Hendelser med middels
risiko
Mindre akseptert
Tiltak BØR
vurderes
Hendelser med høy
risiko
Uakseptabelt
Tiltak SKAL settes
inn
8
3.
Varslingsplan – hovedprinsipper ved varsling
Varslingsplanen skal medvirke til å ivareta innledende varsling slik at tiltak kan iverksettes raskest
mulig, samt at alle berørte i en situasjon får raskest og best mulig informasjon. Varslingsplanen skal
sikre korrekt handling hos både ledere og ansatte når uønskede eller uforutsette hendelser er i ferd
med å skje eller har skjedd.
3.1
Prioriteter
●
●
●
●
3.2
Liv og helse
Store materielle verdier
Miljø
Annet
Varsling eksternt
Ved akutte nødsituasjoner skal nødetatene umiddelbart varsles:
Politi:
112
Lege:
113
Brann:
110
Se også skjema Mottak av melding vedlegg 8.5, som kan brukes ved kontakt mot nødetater.
●
●
●
3.3
Overordnet skal alltid forsikre seg om at nødetatene er varslet, og selv opprette kontakt
med dem om nødvendig.
Trengs det bistand fra flere nødetater er det tilstrekkelig å ringe til en nødetat. De varsler
hverandre – såkalt «Trippelmelding.»
Andre lokale kontakter:
Politi:
Legevakt:
Lillehammer kommune:
02800
61 25 14 50/61 26 64 32 (mellom kl. 15-16)
61 05 05 00
Varsling internt
●
Sentraladministrasjonen har i en normal driftssituasjon ikke opprettet vaktfunksjoner.
Utover normal arbeidstid kan tilgjengeligheten av overordnede være begrenset utfra
hvem som kan besvare en henvendelse. Enhver som mottar melding om en hendelse, skal
varsle videre oppover i systemet. Ingen varsling skal stoppe fordi et nivå ikke er
tilgjengelig.
●
Varsling skal følge organisasjonslinjene oppover i organisasjonen ved enhver situasjon
som medfører fare for liv og helse, skade på materielle verdier eller som kan gi en
informasjons- eller omdømmekrise. Varsling omfatter også alle andre hendelser som er av
en sånn karakter at presse, politi, pårørende e.l. forventes å ta kontakt.
9
3.4
●
Leder på ethvert nivå vurderer varsling oppover og nedover i organisasjonen, og om
Kommunikasjonsavdelingen i sentraladministrasjonen skal involveres.
●
Enhver som blir oppmerksom på at en umiddelbar fare truer eller at en alvorlig hendelse
kan oppstå, skal varsle alle i nærheten som kan være truet.
Varslingsplan
Ansatt varsler nødetat og nærmeste leder, ev. stedfortreder dersom leder ikke er til stede.
Når leietakere omfattes av krisen/hendelsen, varsles disse på lik linje med øvrige ansatte.
Se tabell over leietakere med kontaktpersoner og telefonnummer.
10
VAKTTELEFON VAKTMESTER:
Henvendelser av bygningsmessig og mindre kritisk art innenfor
sentraladministrasjonens driftstid:
Hverdager:
Kl. 07.00 –16.00
Lørdag og søndag: Ingen
Svein Skogli:
958 76 795
Leietakere:
Kontaktperson:
Telefon:
Stedfortreder:
Telefon:
Innovasjon Norge
Christian Hedløv
Engh
970 97 350
Lars Øyvind Børde
907 87 100
Fosterhjemstjenesten,
Bufetat
Solveig Morten
Buraas
466 16 843
Anita Bjørge
466 16 610
KS Oppland
Astrid Tomter
977 28 220
Trond Lesjø
908 95 405
Innlandet Revisjon IKS
Bjørg Hagen
913 22 881
Justin Aaboen
901 47 890
Ungt Entreprenørskap
Karin Rønning
480 06 578
Inger Elin Nes Hjelle
971 78 941
LYOGOC
Kristin Nilseng
477 05 363
Henriette Hagen Krekke
419 16 289
Schneider Electronic
Kjetil Fredriksen
934 91 460
Jarle Myrhaugen
480 09 999
11
4.
Krise- og beredskapsstab
Sentraladministrasjonens krise- og beredskapsledelse ledes av fylkesrådmannen og har sju faste
medlemmer. Krise- og beredskapsledelsen kan utviders og endres etter behov og situasjon.
Stilling
Navn og tlf.nr.
Stedfortreder navn og tlf.nr.
Fylkesrådmann
Rasmus Olav Vigrestad
Tlf. jobb: 61 28 92 96
Mobil: 905 04 984
Terje Kind
Tlf. jobb: 61 28 92 33
Mobil: 905 04 984
Kommunikasjonssjef
Halvor Løkken
Tlf. jobb: 61 28 91 80
Mobil: 416 45 556
Kathrine Lunde Halvorsen
Tlf. jobb: 61 28 92 34
Mobil: 412 16 672
Fylkesopplæringssjef
Inge Myklebust
Tlf. jobb: 61 28 94 78
Mobil: 908 94 270
Terje Storbakken
Tlf. jobb: 61 28 92 17
Mobil: 975 88 296
Leder Opplandstrafikk
Eirik Strand
Tlf. jobb: 61 28 92 40
Mobil: 907 99 116
Randi Skaaraaen
Tlf. jobb: 61 28 92 06
Mobil: 482 73 980
Leder
Regionalenheten
Hjalmar Solbjør
Tlf. jobb: 61 28 91 64
Mobil: 911 99 797
Anita Brenden Moshagen
Tlf. jobb: 61 28 92 88
Mobil: 909 15 169
HR-sjef
Åsmund Haugstad Sandvik
Tlf. jobb: 61 28 91 98
Mobil: 477 19 712
Asbjørn Skogum
Tlf. jobb: 61 28 92 46
Mobil: 915 32 947
HMS-rådgiver
Odd-Erik Bakken
Tlf. jobb: 61 28 91 26
Mobil: 995 64 601
4.1
Ansvarsområder
Rolle
Fylkesrådmannen
Ansvar
Ansvar for beredskaps- og
krisearbeidet i hele
organisasjonen med
underliggende enheter.
12
Oppgaver
• Lede alt krise- og beredskapsarbeid i
organisasjonen.
• Ivareta ansatte, pårørende, kunder/
elever og berørte innenfor egen
sektor.
- Få oversikt over situasjonen
- Vurdere behov for å samle
beredskapsstab
- Tilkalle nødvendig ekstra bistand
fra OFK eller andre
- Håndtere media
Assisterende rådmann
Øvrige ledere
Ved rådmannens fravær, ansvar
som rådmannen. Ellers ansvar
som for øvrige ledere i
sentraladministrasjonen.
Gjøre seg kjent med og forstå
egen rolle og funksjon i krise- og
beredskapssituasjoner.
Utarbeide ROS-analyser for sine
avdelinger
•
Ved rådmannens fravær oppgaver
som rådmannen. Ellers ansvar som
for øvrige ledere.
•
Skal ved registrering av akutt ulykke
varsle direkte til nødetater (brann
110, politi 112. ambulanse 113)
Skal gjennomføre nødvendige
skadebegrensende strakstiltak
Skal varsle internt om forhold som
kan utvikle seg til en uønsket
hendelse
Varsle iht. til varslingsplan
Være beredt til å tre inn i
beredskapsstaben
Skal ved registrering av akutt ulykke
varsle direkte til nødetater (brann
110, politi 112. ambulanse 113)
Skal gjennomføre nødvendige
skadebegrensende strakstiltak
Skal varsle internt om forhold som
kan utvikle seg til en uønsket
hendelse
Varsle iht. varslingsplan
Utarbeide og følge opp branninstrukser, samt gi opplæring
Gjennomføre brannøvelser
•
•
•
•
Ansatte
Gjøre seg kjent med og forstå
egen rolle og funksjon i krise- og
beredskapssituasjoner
•
•
•
Teknisk leder
•
•
Brannberedskap
•
13
5.
Evakuering
Evakuering av bygget er avhengig av type hendelse og varsling. For tiden er det kun brannklokker
som varsler, og brannrutinene følges som beskrevet i pkt. 2.1.1.
Rømningsveier: Nødlysanlegg går på når lyset i gangarealet blir borte.
●
AS Kirkegt er behjelpelige med å foreslå alternativ lokasjon dersom ansatte må ut fra bygget i
lengre periode.
●
Leietaker må selv sørge for å avtale dette på forhånd hvis det er ønskelig.
●
OFK inngår samarbeid med Lillehammer videregående skole om bruk av deres lokaler, når
det er behov for evakuering av ansatte.
6.
Kommunikasjon
Kommunikasjon er et av de viktigste forhold å ivareta i forbindelse med alvorlige hendelser og kriser.
Krisekommunikasjon er all utveksling av informasjon som skjer i internt i organisasjonen eller
eksternt med andre virksomheter, medier, organisasjoner eller publikum i krise. Effektiv
krisehåndtering handler ofte om en effektiv informasjonsformidling.
Kommunikasjon under alvorlige hendelser og kriser følger prinsippene i Informasjons- og
kommunikasjonsstrategien for Oppland fylkeskommune. Vår kommunikasjon bygger på tre
overordnede prinsipper; åpenhet, ansvar og forholdet til brukerne/media, herunder pårørende,
ansatte og andre direkte berørte.
●
●
●
●
●
●
●
Rådmannen eller ass. rådmann, leder alt krise- og beredskapsarbeid i
sentraladministrasjonen herunder å vurdere informasjonsbehovet og å gjennomføre
informasjonstiltak.
Viktige målgrupper for kriseinformasjon er ansatte og berørte (pårørende) og massemedia.
I en krisesituasjon er det kun kvalitetssikret og godkjent informasjon fra ledelsen som
formidles.
Fortrinnsvis er det rådmannen eller ass. rådmannsom uttaler seg. Faglige vurderinger
overlates til riktige instanser.
Den lokale fagenhetsleder, rådmannen eller ass. rådmann, vurderer om
Kommunikasjonsavdelingen skal trekkes inn.
Politiet har generelt ansvar for å lede (innebærer også informasjonsansvar) der det er:
- Fare for tap av menneskeliv, fare for skade på mennesker eller tap av store verdier.
- Saker der det er begått straffbare handlinger eller det er mistanke om dette.
Valg av kommunikasjonskanal må bygge på en vurdering av de ulike målgruppene, som vil
kunne variere med type hendelse.
14
7.
Krav og årshjul for beredskapsplanen
7.1 Årlig revidering
inn i AMUs årshjul
7.2 Årlig gjennomgang av
beredskapsplanen
7.6 Beredskapsøvelse
med evaluering
1 x pr år: inn i enhetens
virksomhetsplan
november
7.3 Informasjon til
nyansatte
april og oktober
7.5 Førstehjelpskurs
oktober
7.4 Info til
brannvernansvarlige
7.4.1 Brannøvelse
juni
mai
Aktiviteter i beredskapsplanen legges inn i sentraladministrasjonens årshjul for ledere, samt
handlingsplan for HMS.
7.1
Årlig revidering
Ansvar:
Fylkesrådmannen
Krav:
AMU reviderer planen på vegne av FR. Beredskapsplanen skal innarbeides i
Arbeidsmiljøutvalgets årshjul, med behandling en gang pr. år. Servicesenteret bistår
AMU med den tekniske opprettingen av planen, bl.a. navn og tlf.nr i varslingslista.
7.2
Årlig gjennomgang av beredskapsplanen
Ansvar:
Fagenhetsledere
Krav:
Fagenhetsleder skal en gang pr. år ha en gjennomgang av innhold i beredskapsplanen.
Det er nødvendig å informere om endringer, roller og ansvar i henhold til blant annet
varslingsplan og tiltakskort. Det bør også settes fokus på enhetens egne
beredskapsrutiner i de ulike aktuelle scenarioer, jf. risikoanalysen pkt. 2.6.
15
7.3
Informasjon til nyansatte
Ansvar:
HR-enheten
Krav:
HR-enheten arrangerer samling for nyansatte to ganger pr år, henholdsvis i april og
oktober. Informasjon om Beredskapsplan for sentraladministrasjonen legges inn som
fast punkt på agendaen, med gjennomgang av rutiner, plikter og ansvar den enkelte
ansatte har når uhellet er ute.
7.4
Info til brannvernansvarlige
Ansvar:
AS Kirkegata v/ledende vaktmester
Krav:
Eiendomsavdelingen har ansvar for å ha oversikt over 1 brannvernansvarlig pr etasje.
Denne oversikten oversendes ledende vaktmester ved endringer. Ledende vaktmester
arrangerer med bistand fra nødetat, opplæring og gjennomgang av rutiner for alle
leietakernes brannvernansvarlige, en gang pr år.
7.5
Brannøvelse
Ansvar:
AS Kirkegata v/ledende vaktmester
Krav:
Brannøvelse gjennomføres 1x pr år, fortrinnsvis på våren. Brannvernansvarlige på hver
etasje skal påse at alle blir evakuert ut fra kontorer, møterom, garderobe og WC.
Vaktmester skriver egen rapport, og i tillegg kommer det evalueringsrapport fra
brannvesenet.
7.6
Førstehjelpskurs
Ansvar:
AS Kirkegata v/ledende vaktmester
Krav:
AS Kirkegata skal årlig tilby kurs for leietakere i livreddende førstehjelp og bruk av
hjertestarter. Kurset formidles av hovedverneombud til ansatte i fylkeskommunen.
Tilbudet skal gjelde alle ansatte i OFK og øvrige leietakere i AS Kirkegata. Det benyttes
ekstern profesjonell kursholder, og kostnadene dekkes av sentrale opplæringsmidler.
Kurset holdes i oktober/november.
7.7
Beredskapsøvelse med evaluering
Ansvar:
Fylkesrådmannen
Krav:
Hovedansvar for å gjennomføre en årlig beredskapsøvelse i oktober er lagt til FR. Teknisk
arrangør og koordinering av involverte er Servicesenteret og HR-enheten. Øvelsene blir
forskjellige etter hvert som nye erfaringer gjøres, og hvem som deltar vil variere.
16
8.
8.1
Vedlegg
Tiltakskort: Brann/infrastruktur
OPPGAVER
ANSVARLIG
KOMMENTAR
Observatør/meldingsmottaker
•
Varsling/Informasjon
Varsling iht. branninstruks ved
arbeidsstedet
Brannvesen: 110
Politi:
112
Ambulanse: 113
•
Innhente informasjon om
skadeomfang
•
Prioritere i forhold til:
-
Liv og helse
Store materielle skader
Miljø
Annet
Varsling av nærmeste
overordnede
Tiltak/Instrukser
Lokal leder/rektor/
stedfortreder
•
Evakuering av
ansatte/elever/brukere
•
Førstehjelp (fysisk/psykisk)
•
Oppholdsområde for evakuerte
(vedlagt kart)
•
Skadebegrensning
•
Oppfølging av berørte
•
Evaluering av
hendelse/beredskapstiltak
•
Evaluering av sikringstiltak
•
Forslag til forebyggende tiltak
•
Håndtering av media
•
Informasjon til Fagenhetsleder/
fylkesrådmann/andre
Etterarbeid/Rapport
Lokal leder/stedfortreder
17
8.2
Tiltakskort: Akutt sykdom/ulykke/død
OPPGAVER
ANSVARLIG
KOMMENTAR
Varsling/Informasjon
Observatør
• Ring 113 – hvis nødvendig
(se nedenfor)
• Ring Sentralbordet,
tlf: 61 28 90 00
Observatør
Observatør = Nærmeste
kollega/besøkende
Fortell kort hva som er skjedd og
hvor personen befinner seg +
adressen vår: Kirkegt 76.
• Varsle nærmeste leder
(om det gjelder en ansatt)
Sentralbordet
Opplysninger om nærmeste
pårørende ligger i Visma.
Observatør + andre «hjelpere» i
nærheten
Ikke nødvendig med diagnose for å gi
førstehjelp.
• Varsle arbeidsgiver eller
pårørende (dersom
hendelsen gjelder
besøkende)
Tiltak/Instrukser
Følg førstehjelpsreglene:
• Sikre
Sikre: sørg for skjerming og rom
rundt «pasienten».
Oversikt: hvis du er alene, få tak i
flere til å hjelpe til. Få overblikk over
«pasientens» tilstand.
Observatør tar ledelsen over
situasjonen, be eventuelt andre om
det.
Igangsett tiltak: ring 113.
Start hjerte- og lungeredning ved
hjertestans. Ved andre sykdommer
som diabetes, epilepsi anfall, hjerneblødning, hjerteinfarkt – utføres
tiltak av personer som kan
førstehjelp. Hvis personen er bevisst,
spør om den bruker medisiner.
• Få oversikt
• Igangsett nødvendige
tiltak
Skaff hjertestarter til
skadested
Observatør
Observatøren må få en person i
nærheten til å hente nærmeste
Hjertestarter (5.etg eller 1.etg).
Tar i mot ambulansepersonell og følger dem til
skadested
Resepsjonisten
18
Etterarbeid/Rapport
• Viktig med «debriefing»
av hendelsen
• Nødvendig med særlig
bearbeiding av hendelsen
v/død
8.3
De som deltok og var til stede
rundt den syke/skadde +
deltagere i Servicesenteret
Gjennomgang av:
•
Hva skjedde?
•
Hvordan gikk det med den syke?
•
Handlet vi riktig, og kunne vi
gjort noe annerledes?
Tiltakskort: Trusselsituasjoner
OPPGAVER
ANSVARLIG
KOMMENTAR
Observatør/meldingsmottaker
•
Varsling til politi
•
Iverksett førstehjelp
•
Mottak/kontakt med politi
•
Varsling av nærmeste
overordnede
•
Hindre uvedkommende adgang
•
Sperre åstedet (sporsikring)
•
Sikre/notere vitner
(navn/telefon)
•
Skjerme berørte personer
•
Signalement (øyevitner)
•
Mottak av politi
•
Ettervern (samle berørte,
debrief, psykisk støtte)
•
Anmeldelse
•
Rapportering
•
Oppfølging av berørte
ansatte/elever/brukere
•
Evaluering av forløp
•
Evaluering av sikringstiltak
•
Forslag til forebyggende tiltak
Varsling/Informasjon
Tiltak/Instrukser
Lokal leder/rektor/stedfortreder
Etterarbeid/Rapport
Lokal leder/stedfortreder
19
8.4
Tiltakskort: Alvorlige hendelser utenfor fylkeshuset, i egen org.
OPPGAVER
ANSVARLIG
KOMMENTAR
Observatør/meldingsmottaker
•
Sentralbordet mottar melding om
alvorlig hendelse i ytre enhet
•
Varsle leder for servicesenteret
•
Varsle fylkesrådmannen
•
Fylkesrådmann vurderer og
avklarer behov for setting av
krisestab
•
Servicesenteret bemannes opp
etter behov i resepsjon,
sentralbord, ev. behov for
møteromsvert
•
Presserom rigges ved behov
•
Mottak pårørende avklares
Kriseledelsen
v/kommunikasjonsleder
•
Sentralbord/resepsjon må få
instrukser om hva de kan si/
informere om og ikke
Lokal leder/stedfortreder
•
Ettervern (samle berørte, debrief,
psykisk støtte)
•
Rapportering
•
Oppfølging av berørte
ansatte/elever/brukere
•
Evaluering av
forløp/beredskapstiltak
•
Evaluering av siktingstiltak
•
Forslag til forebyggende tiltak
Varsling/informasjon
Sentralbordet
Leder Servicesenteret
Tiltak/Instrukser
Fylkesrådmannen
Leder servicesenteret
Leder servicesenteret
Etterarbeid/rapport
20
8.5
Mottak av melding
Alle skal kunne ta imot melding.
Dato og tid:
Når kom melding
Hvem:
Navn og tlfnr. som
vedkommende kan nås på.
Andre kontaktpersoner
Hva:
Hva har hendt, situasjonen,
ulykke, trussel, antall
skadde/ involverte.
Når hendte det?
Kort situasjonsbeskrivelse
Hva er behovet/ ressurser
e.l.?
Hvor:
Navn på sted/ adresse,
bygning e.l.
Varsel:
Er andre varslet?
Politi
Ambulanse
Brann
Vurder:
Hvem skal varsles videre?
Nærmeste leder, nødetater,
fagenhetsleder,
fylkesrådmann.
Punktene i «Mottak av melding» kan også brukes for å gi melding.
21
8.6
Krise- og beredskapsledelse varsling i fagenhet IKT
Stilling/funksjon
Navn og tlf nr
Stedfortreder navn og tlf nr
IKT-leder
Petter Kolstad
Tlf jobb: 612 89226
Mob tlf: 480 55 310
Tlf hjem: 61 25 96 19
Øystein Windingstad
Tlf jobb: 612 89328
Mobil tlf: 907 51 220
Tlf hjem: 61 26 31 16
Sikkerhet
Ketil Øyri
Tlf jobb: 612 89243
Mob tlf: 906 38 942
Tlf hjem: 61 25 91 91
Vidar Melby
Tlf jobb: 612 89398
Mob tlf: 957 05 989
Nina Hjelsvold
Tlf jobb: 612 89265
Mob tlf: 913 87 419
Serverpark/maskinrom
Halvar Bakås
Tlf jobb: 612 89381
Mob tlf: 415 76 111
Jo Arne Murud
Tlf jobb: 612 89423
Mob tlf: 99568448
Tlf hjem: 61 26 22 71
Service og tjenester
Martijn Giebels
Tlf jobb: 612 89403
Mob tlf: 954 96 916
Tlf hjem: 61 42 32 46
Samuel Andersen
Tlf jobb: 612 89307
Mob tlf: 400 44 442
Drift
22
Paul Aas
Tlf jobb: 612 89302
Mob tlf: 907 46 333
8.7
Oversikt over alle ledere i sentraladministrasjonen m/stedfortredere
Navn
Tittel
Enhet
Telefon
Mobil
Rasmus Olav Vigrestad
OFK Rådmann
Rådmannsledelse
61 28 92 96
905 04 984
Terje Kind
Ass. fylkesrådmann
Rådmannsledelse
61 28 92 33
480 52 842
Hjalmar Solbjør
Ass. fylkesrådmann
Rådmannsledelse
61 28 91 64
911 99 797
Anita B. Moshagen
Stedfortreder
Regionalenheten
61 28 92 88
909 15 169
Petter Kolstad
Fagenhetsleder
IKT
61 28 92 26
480 55 310
Windingstad Øystein
Stedfortreder
IKT
61 28 93 28
907 51 220
Grethe Stenberg
Arkivleder
Arkiv
61 28 94 38
920 91 832
Merete Tagestad
Stedfortreder
Arkiv
61 28 92 78
Marianne Smelien
Fagenhetsleder
Servicesenteret
61 28 92 64
481 05 508
Marie Arlien Rønning
Stedfortreder
Servicesenteret
61 28 92 36
476 05 761
Eirik Strand
Leder
Opplandstrafikk
61 28 92 40
907 99 116
Randi Skaaraaen
Nestleder
Opplandstrafikk
61 28 92 06
482 73 980
Kjell Marius Mathisen
Fylkeskonservator
Kulturarvenheten
61 28 93 72
412 10 421
Gry Wiese Horndalsveen
Stedfortreder
Kulturarvenheten
61 28 93 74
901 86 558
Kyrre Dahl
Fylkeskultursjef
Kulturenheten
61 28 93 70
953 06 171
Marit Brænd
Stedfortreder
Kulturenheten
61 28 93 67
957 59 864
Inge Myklebust
Fylkesopplæringssjef
Videregående opplæring
61 28 94 78
908 94 270
Terje Storbakken
Ass. fylkesopplæringssjef
Videregående opplæring
61 28 92 17
975 88 296
Tore Løkkeberg
Fagenhetsleder
Økonomi
61 28 93 52
456 12 756
Aud-Unni Kvalen
Teamleder
Økonomi
61 28 91 57
913 31 976
Bjørn Ellingsæter
Fylkestannlege
Tannhelsetjenesten
61 28 92 31
913 36 713
Nils Lunder
Stedfortreder fylkestannlege Tannhelsetjenesten
Guro Selfors Lund
Revisjon Innlandet
957 94 312
Revisjon Innlandet
61 28 90 92
908 87 719
Åsmund Haugstad Sandvik HR-sjef
HR-enheten
61 28 91 98
477 19 712
Asbjørn Skogum
Stedfortreder HR-sjef
HR-enheten
61 28 92 46
916 32 947
Halvor Løkken
Kommunikasjonssjef
Kommunikasjon
Tone Tømterud
Politisk sekretariat
Rådmannsledelse
Sigurd Haaland
Fagenhetsleder
Innkjøp og eiendom
951 36 865
Håkon Kleiven
Nestleder
Innkjøp og eiendom
958 35 923
Kjell Mo
Kantinebestyrer
Kantine Kirkegata 74 AS
61 28 91 89
958 69 077
Svein Amblie
Fagenhetsleder
Fylkesarkivet
61 27 18 02
922 63 858
Kirsti Sletten
Stedfortreder
Fylkesarkivet
61 27 18 06
Tone Nyseter
Fagenhetsleder
Fylkesbiblioteket
61 18 96 12
934 37 624
Olav Birketveit
Stedfortreder
Fylkesbiblioteket
61 18 96 16
951 43 077
23
416 45 556
61 28 91 12
456 15 000
24