Vedlegg A Oppdraget med kravspesifikasjon

Til
Fjellregionsamarbeidet
Sekretariatsleder Monica Eriksson
Oppland Fylkeskommune
E-post: Monica.eriksson@oppland.org
Hamar, 16.02. 2015
Tilbud om konsulentbistand i forbindelse med
vurdering av søkere til fast sekretariat
KS-Konsulent as viser til tilbudsforespørsel og har gleden av å gi tilbud.
KS-Konsulent har erfaring med å vurdere organisatoriske endringer, foreta kartlegging og gi
begrunnede anbefalinger. Seniorrådgiver Arild Sørum Stana vil utføre dette oppdraget. Daglig leder
Åsbjørn Vetti vil følge arbeidet med råd og kvalitetssikring. Dette er også vår måte å redusere
sårbarhet ved uforutsette hendelser.
Nedenfor beskriver vi vår forståelse av oppdraget og vårt forslag til løsning av oppdraget og et
pristilbud. I vedlegg 1 er en kort omtale av KS-Konsulent as, og i vedlegg 2 er CV for rådgiver for dette
oppdraget samt referanseoppdrag.
Vår forståelse av oppdraget
Fjellregionsamarbeidet er et politisk nettverk for fjellområda i Sør- og Midt-Norge.
Samarbeidet er ikke eget rettssubjekt. Samarbeidets øverste organ er rådet. Dette velger styret.
Styret har myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som gjelder samarbeidets drift. Styret ser til at
virksomheten driver i samsvar med vedtektene, vedtatt budsjett og andre vedtak eller retningslinjer.
Samarbeidet har et sekretariat som utøver den daglige drifta; blant annet å utgreie og innstille i de
saker som legges fram for overordna organ og å utøve sekretærfunksjonen. Sekretariatet har tale og
forslagsrett i styret og rådet, når det behandler saker som gjelder samarbeidet. Sekretariatet har til
nå skiftet lokalisering ut fra styreledervervet og vedkommende sin organisatoriske tilhørighet.
1
Rådet i Fjellregionsamarbeidet vedtok på rådsmøte 17. juni 2014 at sekretariatet i
Fjellregionsamarbeidet skal være fast. Hensikten med endringen er å sikre en organisering og styring
som gir effektivitet og kontinuitet i arbeidet, og som gir rom for å bygge opp kompetansen i
samarbeidet. Det ble vedtatt en prosess som nå er under gjennomføring. Denne er:
1. Sekretariatet utarbeidet retningslinjer for søknad i samråd med administrativ gruppe og
jurist. Disse ble lagt fram og godkjent på styremøtet 5. september 2014.
2. En henvendelse ble sendt til medlemmene av Fjellregionsamarbeidet, som er egne
rettsobjekt, med spørsmål om de ønsket å ta ansvaret for sekretariatet. Frist for å søke var 1.
januar 2015. Det har kommet inn tre søknader; fra Buskerud, Oppland og Hedmark
fylkeskommuner.
3. Avstemning og endelig beslutning om lokalisering og dato for implementering skal fattes
på rådsmøtet i 2015.
På styremøtet nå i januar besluttet styret å be om ekstern bistand fra KS-Konsulent as for å
gjennomføre nødvendige intervju av styret, sekretariat og søkerne, og å komme med innstilling og
anbefalt rekkefølge på søkerne.
Oppdraget ønskes sluttført innen 23.03. 2015. Samme dag holdes neste styremøte. Dato for
rådsmøtet hvor vedtak om lokalisering av sekretariatet skal fattes, er satt til 5. juni.
Økonomisk maksramme for oppdraget er 100.000 eks. mva., men det er ønskelig med et lavere
beløp.
Slik vil vi løse oppdraget
KS-Konsulent as kan utføre oppdraget og foreslår følgende gjennomføring:
1. Dokumentgjennomgang av Fjellregionens formål, og målsettinger og vedtak om fast
sekretariat.
2. Gjennomgang av søknadene ut fra kriteriene, og forberedelse til intervjuer med hver søker.
3. Intervju med styreleder og styremedlemmer, gjennom telefonintervju, for å få utdypet
styrets forventninger til sekretariatet og kriteriene for et fast sekretariat.
4. Intervju med sekretariatet – for å utdype sekretariatets oppgaver og kriteriene for et fast
sekretariat.
5. Intervju med de tre søkerfylkeskommunene – primært gjennomført samtidig med et besøk i
de respektive lokalitetene. Sekundært kan vi gjøre dette i fylkeshuset hos hver søker.
6. Skrive en oppsummering av intervjuene med søkerne, vurdere søkerne opp mot kriteriene og
gi en anbefaling. Dette utformes som en kortfattet rapport som vil være grunnlag for styrets
behandling. Denne ferdigstilles til styremøtet 23.03.
7. Presentasjon for styret 23.03. Denne dagen er jeg opptatt med et møte i Oslo (som jeg kan
forlate for en kort stund etter nærmere avtale om tidspunkt).
Pris og vilkår
KS-K har en dagspris på 14.500 kr eks mva. per rådgiver.
2
Ved en gjennomføring som beskrevet ovenfor, der intervjuene av søkerne skjer samtidig med besøk
ved lokaliseringene på Geilo, Røros og Lillehammer, beregner vi 6,25 dagsverk. Denne
gjennomføringen vil sikre at hver søker får presentert sine søknader på en best mulig måte. Det blir
lettere å bli kjent med, beskrive og vurdere ideen bak og mulighetene ved lokalisering og samarbeid
med fagmiljøer lokalt.
Dersom intervjuene kan gjennomføres i fylkeshusene til hver av søkerne, vil vi bruke 5,5 dagsverk.
Hvis dere ønsker ytterligere lavere kostnad, og de tre intervjuene med søkerne kan gjennomføres
over en dag i Hamar, kan vi utføre oppdraget på 4,5 dagsverk.
Alle tre alternativene innebærer en presentasjon og deltakelse på inntil 2 timer i styremøtet mandag
23.03. - forutsatt at møtet holdes i Oslo slik det pleier.
Samlet honorar for 6,25 dagsverk er kr 14 500 * 6,25 dagsverk er kr 90 625,00 eks. mva.
Samlet honorat for 5,5 dagsverk er kr 14 500 * 5,5 dagsverk er kr 79 750,00 eks. mva.
Samlet honorar for 4,5 dagsverk er kr 14 500 * 4,5 dagsverk er kr 65 250 eks. mva.
I tillegg kommer reise- og diettutgifter eks. mva. med utgangspunkt i Hamar. Vi fakturerer kun for de
faktiske reiseutgiftene.
Tilbudet med leveringsfrist 23.03.15 gjelder for avtaleinngåelse innen 26.02. Ved seinere
avtaleinngåelse, kan vi måtte forlenge leveringsfristen.
Vi håper tilbudet er i tråd med deres forventninger og behov, og ser fram til et nærmere samarbeid.
Med vennlig hilsen
Arild Sørum Stana
Seniorrådgiver
KS-Konsulent as
3
Vedlegg 1 - KS-Konsulent as
KS-Konsulent as er et heleid datterselskap av KS – kommunesektorens organisasjon. Selskapet ble
opprettet 1. august 2005. Før dette eksisterte KS-K som en egen enhet i KS i åtte år. KS-Konsulent
arbeider i tråd med KS' verdigrunnlag og policy. Vi skal levere etterspurte konsulenttjenester til
kommuner, fylkeskommuner og kommunalt eide bedrifter i tråd med KS' satsingsområder.
I KS-K er det 11 ansatte som arbeider med konsulent- og rådgivningsoppdrag. KS-K jobber kun mot
kommunal sektor. I 2013 hadde vi til sammen 202 oppdrag i 139 enkeltkommuner og
fylkeskommuner.
Når KS-K gjennomfører oppdrag i kommunesektoren, legger vi til grunn noen viktig prinsipper for
lokaldemokratiets eksistens og berettigelse. Dette bygger på:
 Kommunen som en politisk-demokratisk arena
 Kommunen som ansvarlig for tjenesteproduksjon overfor innbyggerne
 Kommunen som samfunnsaktør og utvikler av lokalsamfunnet
 Kommunen som myndighetsutøvende organ i henhold til lover og forskrifter
Vår visjon er Kompetente kommuner – lokale løsninger.
Våre verdier er Utfordrende og Dedikert.
4
Vedlegg 2 – CV og referanseoppdrag for fagteamet
Curriculum Vitae
Arild Sørum Stana
Født 1958
Utdanning
2011
2009
2002
1996
1992
1988
1985
1983
Det verdiskapende styret - Masterprogram – BI
EU/EØS-forvaltning – Høgskolen i Lillehammer
Master of Mangement – ledelse av kunnskapsorganisasjoner - BI
Offentlig administrasjon og ledelse – Høgskolen i Nord-Trøndelag
Personalutvikling og ledelse – Høgskolen i Lillehammer
Videreutdanning i norsk – Hamar lærerhøgskole
Videreutdanning i informatikk – Statens spesiallærerskole
Adjunkt – allmennlærer og spesialpedagogikk – Hamar lærerskole
Praksis
2014 2008
2004
2002
1998
1997
1993
1993
1992
1990
1983
Seniorrådgiver, KS-Konsulent as
Regiondirektør, KS Hedmark og Oppland
Stabsleder, Høgskolen i Hedmark
Utdanningsdirektør, Statens utdanningskontor/Fylkesmannen i Hedmark
Assisterende utdanningsdirektør, Statens utdanningskontor i Hedmark
Utdanningsdirektør – vikar, Statens utdanningskontor i Hedmark
Førstekonsulent, Statens utdanningskontor i Hedmark
Personal- og attføringsleder, Hedprodukt AS
Utviklingsleder, Ringsaker kommune
Adjunkt, Furnes ungdomsskole
Adjunkt, Gjøvik-Toten Interkommunale skole
Styreverv
2007 2010 2008 - 2011
2008 - 2013
2009 - 2012
2002 – 2010
2003 – 2011
2005 – 2008
Leder i styret for Vea – Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører,
Kunnskapsdepartementet er eier
Styreleder i Hamartiltakene, Kirkens Sosialtjeneste
Medlem og leder i Yrkesopplæringsnemnda i Hedmark,
Medlem i styringsgruppa for Interreg-prosjektet – Master i Public Administration –
Høgskolen i Hedmark og Universitet i Karlstad
Leder for styringsgruppa for det nasjonale prosjektet Flink med folk i første rekke –
finansiert av Helsedirektoratet
Styreleder i Agora - Senter for skoleutvikling og læringsanlegg
Styreleder i Stiftelsen Kirkens Familievern Hamar
Leder driftsstyret – Ajer ungdomsskole
Referanseoppdrag
2014 - 2015
Evaluering av Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Oppfølgingstjeneste for Kongsberg
5
og Numedal. Vurdering av opplevd kvalitet på tjenestene, vurdering av
selskapsform, forslag til nye vedtekter og ressursfordeling med deltakerne i det
interkommunale samarbeidet. Kontaktperson: Birger Sauro, Kongsberg kommune
2014 – 2015
Gran og Lunner kommuner. Prosjektleder for utredning om de to kommunene skal
etablere en ny kommune.
2014 - 2015
Gran kommune. Planlegging og gjennomføring av 5 ledersamlinger over 2 år i
samarbeid med rådmannens ledergruppe. Målsettingen er at lederne skal utvikle sin
kompetanse på hvordan de kan legge til rette for innovasjon innenfor sine
tjenesteområder. Praktiske oppgaver innen tjenestedesign knyttet til videreutvikling
av egen tjeneste. Kontaktperson: Rådmann Arne Skogsbakken.
2014
Sandnes kommune. Innovasjonsprosess i kultur og fritid med vekt på
brukerorientering. Hvordan gjøre tjenestene bedre for brukerne. Innhenting og
bearbeiding av brukerdata, arbeid med tjenestedesign og organisasjonsdesign.
Ledersamlinger for alle ledere og innovasjonsprosess for kultur og fritid.
Oppdraget gjennomføres av seniorrådgiverne Arild Sørum Stana og Åsbjørn Vetti.
Kontaktperson: Enhetsleder kultur og fritid, Tone Strømø.
2014
Oslo kommune, bystyrets sekretariat. Prosessledelse ved utvikling av ny strategi. To
medarbeiderseminar for ca 50 lederne og medarbeider med bred involvering i
prosessen og vekt på brukerinvolvering og hvordan møte brukernes framtidige behov.
Kontaktperson: direktør Ola B Mannsåker
2014
Lebesby kommune. Lederutviklingsprogram for alle lederne over to år med
gruppecoaching mellom samlingene. Kontaktperson: Arnfinn Bønå
2014
Austevoll kommune. Lederutviklingsprogram for alle lederne over to år.
Kontaktperson: Arve Sunde
2014
Aurskog-Høland kommune. Vurdering av hensiktsmessigheten i organiseringen av
Neverstua AS og ASVO Bjørkelangen AS. Kontaktperson: rådmann Siri Hovde
2014
Hammerfest kommune. En samlet gjennomgang av Hammerfest brann og
redningstjeneste ramme, herunder å vurdere tildelte ressurser mot behov i forhold til
de oppgaver virksomheten er satt til å løse, og komme med forslag til tiltak som
medfører at virksomheten oppnår balanse mellom tildelt nettoramme og regnskap.
Metode: kvalitative intervjuer, analyse av KOSTRA-data og anvendelse av vedtak,
lovkrav og utviklingstrekk i sektoren. Kontaktperson: kommunalsjef Geir Nesse.
2014
Styrekurs for styrer i kommunale og fylkeskommunale selskaper. Faglig ansvarlig og
foreleser. Kontaktperson: Vidar Berglund i KS Agenda.
2014
Lindås kommune. Prosessleder i ledersamling for alle kommunale ledere som en del
av et større omstillingsarbeid i kommunen. Kontaktperson: Ole Georg Hoaas.
6