Håndbok for ansatte ved IHO

ePhorte 2015/149-5
10-2015
Håndbok for ansatte ved IHO
Det helsevitenskapelige fakultet
Institutt for helse- og omsorgsfag
INNHOLD
1.
Oversikt over Institutt for helse- og omsorgsfag (IHO) ........................................ 4
1.1 Utdanninger ............................................................................................................................................................ 4
1.2 Om IHO ...................................................................................................................................................................... 4
1.3 Organisasjonskart................................................................................................................................................. 5
1.4 Leter du etter noen? ............................................................................................................................................ 5
1.5 Nyttige linker for ansatte ................................................................................................................................... 5
2.
Nyansatt ved IHO.................................................................................................................. 5
2.1 Arbeidsavtale.......................................................................................................................................................... 5
2.2 IT-brukerkonto ...................................................................................................................................................... 5
2.3 Datatilgang .............................................................................................................................................................. 6
2.4 Adgangskort/ID-kort .......................................................................................................................................... 6
2.5 Nøkkelkort til kontor og laboratorium ........................................................................................................ 6
2.6 Parkering.................................................................................................................................................................. 6
3.
På arbeidsplassen ................................................................................................................ 6
3.1 Infotorget ................................................................................................................................................................. 6
3.2 Interne kurs ............................................................................................................................................................ 7
3.3 Post ............................................................................................................................................................................. 7
3.4 Telefoni/mobiltelefon ......................................................................................................................................... 7
3.5 Kontorrekvisita...................................................................................................................................................... 8
3.6 Kaffe/te ..................................................................................................................................................................... 8
4.
På nett ....................................................................................................................................... 8
4.1 Orakelet .................................................................................................................................................................... 8
4.2 Intranett.................................................................................................................................................................... 8
4.3 Personkort ............................................................................................................................................................... 8
4.4 Outlook...................................................................................................................................................................... 8
4.5 Personalportalen ved UiT (PagaWeb).......................................................................................................... 9
4.6 Nyhetsbrev .............................................................................................................................................................. 9
5.
Om ditt arbeidsforhold ...................................................................................................... 9
5.1 Lønn ........................................................................................................................................................................... 9
5.2 Arbeidstid/tilstedeværelsesplikt ................................................................................................................... 9
5.3 Fravær .................................................................................................................................................................... 10
5.4 Ferie ........................................................................................................................................................................ 10
5.5 Opphold i utlandet............................................................................................................................................. 10
2
6.
Innkjøp ................................................................................................................................... 10
6.1 Rekvisisjoner ....................................................................................................................................................... 11
6.2 Datautstyr ............................................................................................................................................................. 11
6.3 Bestilling av reise ............................................................................................................................................... 11
7.
Velferd .................................................................................................................................... 12
7.1 Terminalbriller/databriller ........................................................................................................................... 12
7.2 Trening i arbeidstiden ..................................................................................................................................... 12
7.3 Hvile- og treningsrom ...................................................................................................................................... 12
7.4 Flere velferdstilbud........................................................................................................................................... 12
8.
HMS.......................................................................................................................................... 12
8.1 Varsling .................................................................................................................................................................. 12
8.2 Beredskap ved UiT ............................................................................................................................................ 12
8.3 Beredskap ved Helsefak .................................................................................................................................. 13
8.4 Verneombud ........................................................................................................................................................ 13
8.5 Bedriftshelsetjeneste (BHT).......................................................................................................................... 13
9.
Datasikkerhet....................................................................................................................... 13
9.1 Håndtering av sensitiv informasjon, konfidensialitet og informasjonsdeling .......................... 13
10.
Annet ....................................................................................................................................... 13
3
1. Oversikt over Institutt for helse- og omsorgsfag (IHO)
1.1 Utdanninger
Bachelorprogram
 ergoterapi
 fysioterapi
 radiografi
 sykepleie (Campus Hammerfest, Campus Tromsø og desentralisert utdanning)
Mastergradsprogram i sykepleie
Mastergradsprogram i helsefag, med studieretninger
 flerfaglig
 aldring og eldreomsorg
 helsesøsterfag
 klinisk nevrologisk fysioterapi
 psykiatrisk og psykosomatisk fysioterapi
 psykisk helse
Videreutdanninger
 anestesisykepleie
 barnesykepleie
 intensivsykepleie
 kreftsykepleie
 operasjonssykepleie
 jordmorfag
Senter for omsorgsforskning Nord
1.2 Om IHO
Institutt for helse- og omsorgsfag (IHO) tilbyr et bredt spekter av helsefaglige utdanninger og skal
gjennom sin samlede forsknings-, utviklings- og utdanningsaktivitet bidra til å videreutvikle helseog omsorgstjenester av høy faglig kvalitet for den nordnorske befolkningen.
Instituttet utdanner ergoterapeuter, fysioterapeuter, radiografer og sykepleiere og har i alt 11
studieprogrammer knyttet til bachelor-, master- og videreutdanninger innen disse områdene.
Instituttet bidrar i ph.d.-programmet ved Det helsevitenskapelige fakultetet. Forskningsaktiviteten
ved instituttet er organisert i seks ulike forskningsgrupper.
Instituttet har ca. 140 årsverk og rundt 200 ansatte i hel- og delstillinger og er hovedsakelig
lokalisert på Campus Tromsø og Campus Hammerfest.
For mer informasjon, se instituttets hjemmeside.
4
1.3 Organisasjonskart
IHO
Adm.
ABIKO
Ergo
Fysio
Jordmor
Radio
Sykepleie
Tromsø
Anestesi
Heltid
Barn
Deltid/
desentralisert
Intensiv
Sykepleie
Hammerfest
Heltid
Nettstøttet
Senter for omsorgsforskning Nord
Master
Rural and
remote
nursing
Folkehelse
og
rehabilitering
Utdanning
Helsefaglig
profesjonsutøvelse
Helse- og
omsorgstjenester i
kommunene (SOF)
Pasientnær
sykepleie
Sykepleie
Flerfaglig
Helsesøster
Kreft
Nevrologisk
fysioterapi
Operasjon
Psykisk
helse
Psykiatrisk og
psykosomatisk
fysioterapi
Aldring og
eldreomsorg
1.4 Leter du etter noen?
For å finne informasjon eller kontaktinformasjon til ansatte ved instituttet, søk i personkortene.
1.5 Nyttige linker for ansatte
Som ansatt kan du logge deg inn i HR-portalen, hvor du finner medarbeiderhåndboka,
lederhåndboka, HMS-håndbok og informasjon om UiT generelt, herunder strategi, visjon, etikk
med mer.
Se også UiTs nettsider.
2. Nyansatt ved IHO
På UiT sin velkomstside for nyansatte finner du blant annet: kart over campus, rutiner for mottak
av nyansatte og annen nyttig informasjon for ansatte.
2.1 Arbeidsavtale
Som ansatt på universitetet skal du ha en arbeidsavtale. For deg som er ansatt på IHO lages den av
seksjon for personal på Det helsevitenskapelige fakultet, etter at du har takket ja til tilbud om
stilling.
Det er viktig at du signerer og leverer arbeidsavtalen så snart som mulig, fordi du først vil bli
registrert i lønns- og personalsystemet PagaWeb når arbeidsavtalen er undertegnet og levert.
Registrering i PagaWeb er avgjørende for at du skal få utbetalt lønn, tilgang til datasystemer, IDkort, parkeringsfordeler med mer.
2.2 IT-brukerkonto
For tilgang til alle IT-tjenester ved UiT må du være registrert i PagaWeb.
5
Kontakt Orakelet for å få opplysninger om ditt brukernavn og passord: orakel@uit.no/ intern tlf.
44544. Du kan selv endre passordet på https://profil.uit.no.
Det finnes en mulighet for tilgang til universitetets IT-tjenester for deg som ikke er ansatt ved UiT.
Ta kontakt med kontorsjef eller personalmedarbeider for å få midlertidig tilgang ved at de
registrerer deg i «System X».
2.3 Datatilgang
IHO har en egen felles server hvor det legges ut mye informasjon for den enkelte utdanning. For å
få tilgang til den må du sende en e-post til Orakelet. Be da om tilgang til M-disken. Din leder må
bekrefte at du har behov for tilgang, så send kopi til kontorsjef når du ber Orakelet om tilgang.
Adressen til M-disken er: \\ad.uit.no\uit\hitodisk.
2.4 Adgangskort/ID-kort
Du vil få ID-kort utstedt ved å møte opp personlig og fremvise legitimasjon.
Adgangskort/ID-kort hentes på følgende steder
Tromsø*
Hammerfest
Andre
Orakelet, Teorifagbyggets Hus Driftstekniker i 1. etasje.
Spør lokale byggeiere eller få
2, inngang ved MIX-kiosken.
adgangs-/ID-kort fra Orakelet.
* Campus Tromsø: Du må be om å få «generell IHO-tilgang». Obs! Dersom du trenger tilgang til rom
nummer U9.113 og U9.118 på Campus Tromsø, kreves det utvidet tilgang på kortet.
2.5 Nøkkelkort til kontor og laboratorium
Nøkkelkort hentes på følgende steder
Tromsø
Hammerfest
Driftsavdelingen MH, plan 6.
Driftstekniker i 1. etasje.
Obs! Du trenger et skjema
underskrevet av ansvarlig
(spør personalmedarbeider).
Andre
Spør lokale byggeiere.
2.6 Parkering
Du kan lese om parkering ved UiT på https://uit.no/parkering.
Se og logg inn på din egen parkeringsprofil her.
P-kort hentes på følgende steder
Tromsø
Det er ikke P-kort i Tromsø.
P-avgift ble innført 01.09.15, med
fordelsparkering for ansatte.
Hammerfest
Driftstekniker i 1. etasje.
Andre
Andre forholder seg til lokale
parkeringsbestemmelser.
3. På arbeidsplassen
3.1 Infotorget
Infotorget er fakultetets førstelinjetjeneste og en del av administrasjonen. Det er etablert på
Campus Tromsø på plan 7 i MH bygget. Tilsvarende henvendelser ved Campus Hammerfest rettes
til ekspedisjon ved hovedinngangen i 1. etasje.
Alle kan kontakte infotorget på telefon eller e-post.
6
3.2 Interne kurs
UiT tilbyr en rekke interne kurs. For oversikt og påmelding, se http://uit.no/ansatte/internekurs.
Du kan melde deg på kurs etter avtale med nærmeste leder.
3.3 Post
Adresser til ulike campus og studiesteder
Tromsø
Hammerfest
UiT Norges arktiske universitet
IHO
Postboks 6050, Langnes
9037 Tromsø
UiT Norges arktiske universitet
IHO Campus Hammerfest
Postboks 1203
9616 Hammerfest
Bardufoss
UiT Norges arktiske universitet
Desentralisert sykepleierutd.
Næringshagen i Målselv
9325 Bardufoss
Storslett
UiT Norges arktiske universitet
Desentralisert sykepleierutd
Halti Næringshage
Hovedveien 2
9156 Storslett
Innkommende post
Tromsø
Hammerfest
Posten leveres mellom
Administrasjonen henter post
kl.10.00-11.00.
på driftsavdelingen plan 6
ca.kl.08.00 og kl.12.30.
Som ansatt har du egen posthylle på arbeidsstedet.
Finnsnes
UiT Norges arktiske universitet
Desentralisert sykepleierutd.
Studiesenteret Finnsnes
Postboks 609
9306 Finnsnes
Kirkenes
UiT Norges arktiske universitet
Campus Kirkenes
Postboks 107
9915 Kirkenes
Andre
Lokale rutiner.
Utgående post leveres til følgende tidspunkt
Tromsø
Hammerfest*
Andre
Post som skal sendes samme
Lokale rutiner.
Post som skal sendes samme
dag
leveres
i
ekspedisjonen
dag legges i merket hylle på
senest kl.12.45.
rom U9.124 senest kl.12.00.
* Hvis du skal sende pakker fra Campus Hammerfest, kontakt ekspedisjonen for informasjon.
Det er ikke anledning til å sende noen form for privat post sammen med universitetets post.
Når du sender brev på vegne av UiT, skal du bruke universitetets brevmaler og ferdigfrankerte
konvolutter. Offentlige brev/e-poster, både innkommende og utgående, skal dessuten registreres i
ePhorte (universitetets saksbehandlings- og arkivsystem).
3.4 Telefoni/mobiltelefon
For å ringe til sentralbordet på UiT, trykker du 9. Interne telefonnumre er de siste fem sifrene i
telefonnummeret. Du vil normalt ha en telefon tilknyttet ditt navn på arbeidsplassen.
Hvis du skal ha dekket mobiltelefon i tjenesten må du avklare dette med instituttleder/kontorsjef.
Endelig beslutning gjøres av fakultetsdirektør ved Det helsevitenskapelige fakultet. Det er svært få
7
ansatte ved IHO som har dekket mobiltelefon og abonnement fra UiT. Studieledere og ansatte ved
desentraliserte enheter kan få innvilget godtgjørelse for abonnement til mobiltelefon etter søknad.
Her er mer informasjon om elektronisk kommunikasjon (tjenestetelefon m.m.).
Ved feilmeldinger eller andre henvendelser om telefoni kan du ta kontakt med Orakelet.
3.5 Kontorrekvisita
På Campus Tromsø finner du diverse kontorrekvisita på lager/kopirom U9.124 i administrasjonen.
Campus Hammerfest har kontorrekvisita på lageret i andre etasje.
Ta kontakt med administrasjonen dersom det er noe du ikke finner.
3.6 Kaffe/te
Arbeidsgiver bestiller inn kaffe og te til bruk på arbeidsplassen. Det kan hentes i administrasjonen.
4. På nett
4.1 Orakelet
Orakelet er førstelinjetjenesten for IT ved UiT.
Kontakt: orakel@uit.no/ tlf. 77 64 45 44/ intern tlf. 44544.
4.2 Intranett
Du logger inn på intranett med ditt vanlige brukernavn og passord på http://intranett.uit.no/.
4.3 Personkort
Som ansatt ved UiT har du et eget personkort, som er en personlig side med kontaktinformasjon og
utfyllende informasjon. Den enkeltes personkort finner du ved navnesøk på UiTs nettsider og
intranett.
Personkortet er nyttig for dine kollegaer og bør fylles ut med ytterligere informasjon om kontakt,
funksjon, stillingsbeskrivelse, bilde med mer. Brukerstøtte finner du her.
Noen data på personkortet er importert fra andre systemer. Finner du feil i importerte data, sender
du beskjed til personalmedarbeider hvis det gjelder personopplysninger. Feil i telefonnumre,
besøksadresse, bygg, mobil jobb og e-postadresse meldes til Orakelet (orakel@uit.no / 77644544).
4.4 Outlook
Ved UiT brukes Outlook som e-postsystem og tidsplanleggingsverktøy. Vi oppfordrer deg til å
bruke kalenderen aktivt, for at samhandling i vårt store kollegium skal være enklere for alle.
Kalenderen er koblet opp mot fraværsmarkering på telefonen. Dersom du har registrert at du er på
møte, får den som prøver å ringe deg beskjed om det og informasjon om når du er ventet tilbake.
Det finnes mange lister i Outlook, med adresser til ansatte som tilhører samme enhet, oppdrag,
forum eller lignende. Du kan bruke listene til å sende felles e-post eller møteinnkalling til grupper.
8
Du kan sjekke hvilke lister du er meldt inn i ved å klikke på ditt eget kontaktkort i Outlook og
arkfanen medlemskap. Dersom det er noen lister du ønsker å bli med i, sender du melding til
Orakelet og oppgir navn, brukernavn og navnet på lista du vil inn på.
4.5 Personalportalen ved UiT (PagaWeb)
PagaWeb er UiTs lønns- og personalsystem. Systemet fungerer både som selvbetjeningsportal for
deg som ansatt og som verktøy for personaladministrasjon. Personalmedarbeider ved instituttet
har tilgang til din mappe i PagaWeb, og kan hjelpe deg dersom du har spørsmål eller behov for
oppfølging ved ulike søknader eller registreringer.
I PagaWeb skal du blant annet registrere fravær og reiseregninger, samt søke om ferie og
permisjoner. Du finner også oversikt over lønn (lønnsslipp) og opptjent ferie med mer.
Pålogging gjøres med din IT-brukerkonto på https://uit.bluegarden.net/.
4.6 Nyhetsbrev
Som ansatt kan du abonnere på nyheter fra UiT som er nyttige for deg i din stilling. Nyhetsbrev
kommer via e-post fra UiT sentralt eller enheter ved UiT. Her ser du oversikten over nyhetsbrev og
informasjon hvordan du abonnerer eller melder deg av et abonnement: http://uit.no/nyheter/rss.
5. Om ditt arbeidsforhold
5.1 Lønn
Det utbetales lønn den 12. i hver måned. Alle bilag (reiseregninger o.l.) som skal komme med på
denne utbetalingen må være hos seksjon for lønn senest den 26. i måneden før.
Seksjon for lønn holder til sentralt på UiT. Seksjonen er systemeier av lønnssystemet PagaWeb,
som stadig brukes i forbindelse med administrasjon av ditt arbeidsforhold (overtid, ferie, ekstra
skattetrekk, permisjoner, egenmelding m.m.). Hvis du har spørsmål om din lønn eller andre
forhold i PagaWeb som påvirker lønnen, kan du spørre personalmedarbeider ved instituttet.
5.2 Arbeidstid/tilstedeværelsesplikt
Den alminnelige arbeidstid for alle ansatte ved UiT er i perioden
 15. september – 14. mai: kl. 08.00 – 15.45 (38,75 timer)
 15. mai – 14. september: kl. 08.00 – 15.00 (35 timer)
Overtid skal være pålagt og kontrollerbart.
Alle ansatte ved UiT skal være tilstede på arbeidsplassen i arbeidstiden, men mindre annet er
avtalt med ledelsen i samsvar med gjeldende regler for fravær eller annet arbeidssted.
Hvis du er ansatt i teknisk eller administrativ stilling, har du fleksibel arbeidstid. Gjeldende
fleksitidsskjema sendes ut hvert år. Du som har fleksitid har likevel kjernetid kl. 09.00-15.00
(09.00-14.30 sommertid). Avspasering må avtales med nærmeste leder.
Arbeidstid i jula og påsken
 Jul- og nyttårsaften kl. 08.00 – 12.00
 Mellom jul og nyttår kl. 10.00 – 14.00
9

Onsdag før skjærtorsdag kl. 08.00 – 12.00
For mer informasjon, se «Retningslinjer for regulering av arbeidstid ved UiT» i avsnittet om
arbeidstid i medarbeiderhåndboken på intranett (innlogging kreves).
5.3 Fravær
Fravær skal meldes ifra til nærmeste leder snarest mulig og senest innen første fraværsdag. Hvis
du har mulighet til det, må du registrere fraværet ved å skrive «syk» i emnefeltet på kalenderen i
Outlook. Da genereres fraværsmelding på telefonen. Dette er nyttig for de som prøver å få tak i deg.
Egenmelding må du selv registrere i PagaWeb når du er tilbake. Sykemelding fra lege leverer du til
personalmedarbeider ved instituttet i løpet av første arbeidsdag etter sykefraværet.
Det er veldig viktig at du fyller ut egenerklæringen i sykemeldingens del D fullstendig og korrekt.
Den er grunnlaget for krav om sykepenger. Kontakt personalmedarbeider dersom du er usikker på
hvordan egenerklæringen skal fylles ut.
Egenmelding kan først benyttes etter to måneders arbeidsforhold. Det er ikke tilsvarende krav ved
sykemelding eller fravær grunnet sykt barn/syk barnepasser.
5.4 Ferie
Du må selv avklare tid for ferie med din nærmeste leder og registrere feriesøknad i PagaWeb.
Utenom en nærmere bestemt hovedferieperiode om sommeren, må du bekrefte med kommentar i
feriesøknadens merknadsfeltet at ferien er godkjent av nærmeste leder.
For å se om feriesøknaden din har blitt godkjent, må du logge deg inn i PagaWeb og åpne søknaden
som du finner i «Min mappe» under arkfanen «Skjema». Du åpner søknaden og ser status nederst.
Dersom du har uavviklede feriedager, må du søke om å få overføre disse innen kalenderårets slutt,
hvis de ikke skal gå tapt. Du kan som hovedregel overføre inntil 14 feriedager til påfølgende år.
Ta kontakt med personalmedarbeider hvis noe er uklart.
5.5 Opphold i utlandet
Ansatte som reiser på tjenestereise eller studieopphold i utlandet må fylle ut skjemaet
«Registrering av tjenestereise og studieopphold i utlandet», av hensyn til egen sikkerhet og som
ledd i universitetets sikkerhetsrutiner. Skjemaet signeres av nærmeste leder og levers videre til
personalmedarbeideren i god tid før utlandsoppholdet.
Skjemaet finnes i avsnittet om utlandsopphold i medarbeiderhåndboken på intranett (innlogging
kreves).
6. Innkjøp
UiTs nettside om bestilling av varer og tjenester finner du her. Det helsevitenskapelige fakultet har
en egen nettside om innkjøp med informasjon om større innkjøp.
10
Bestilling skal kun skje etter at det er forespurt om pris eller innhentet tilbud, med mindre det
finnes en forpliktende rammeavtale. Det er blant annet rammeavtaler for bestilling av reiser,
innkjøp av rekvisita, blomster og terminal-/databriller.
6.1 Rekvisisjoner
Alle innkjøp må godkjennes av den aktuelle studieleder/forskningsgruppeleder/prosjektleder som
har økonomisk ansvar for bruk av driftsmidler ved utdanningen eller i gruppen/prosjektet.
Før innkjøp må du ha rekvisisjon fra UiTs regnskapssystem (Agresso) som du sender til leverandør
ved bestilling. Du kan få rekvisisjon ved å henvende deg til administrasjonen. Når varen er mottatt,
gir du pakkseddelen/kvitteringen til den i administrasjonen som laget rekvisisjonen.
Vedkommende registrerer den i systemet, for å vise at varen er mottatt og at fakturaen kan betales.
Ved kjøp fra Studentsamskipnaden og Akademisk Kvarter er det ikke nødvendig med rekvisisjon.
Du oppgir da ditt ansattnummer og navn ved bestilling.
6.2 Datautstyr
Datautstyr bestilles via nettsiden bestillingsweb. Send e-post til kontorsjef, med informasjon om
hva du ønsker å kjøpe. Kontorsjef svarer og sender deg en kontostreng for belastning av beløpet
dersom innkjøpet godkjennes.
UiT dekker som standardløsning stasjonær pc og skjerm med tilbehør til den enkelte ansatte.
Utstyr for oppkopling med Lync/Skype tildeles på forespørsel. Noen får innvilget bærbar pc eller
nettbrett etter behovsprøving.
6.3 Bestilling av reise
Du skal finne all informasjon du trenger om reiser i avsnittet «Reisesider UiT» i
medarbeiderhåndboken på intranett (innlogging kreves).
Hovedregelen er at du selv bestiller din reise, betaler med kredittkort og får refundert utgiftene
etter reiseregning.
UiT har rammeavtale med VIA Egencia, hvor du kan logge inn og bestille reiser. Nyansatte må få
reisebestiller på IHO til å opprette brukerprofil. Dersom du har problemer med bruk av tjenesten,
kan du kontakte VIA på telefon +47 77 64 82 82 eller e-post customer_service@egencia.no
UiT har avtale med flere kredittkortleverandører. Det er opp til deg hvilken du ønsker å bruke.
Erfaringen er at Mastercard virker på flest brukersteder i Finnmark. Dersom noen ikke har
mulighet til å få kredittkort, er alternativet å be om et reiseforskudd. Du bør be om forskudd i god
tid, fordi det skal behandles før utbetaling. Utbetalinger skjer til tre faste tider per måned.
Eksterne som leies inn; forelesere, sensorer og praksisveiledere bes i størst mulig grad å bestille
reisene sine selv. Universitetet ønsker at denne gruppen betaler reiser og opphold med egne
kredittkort og får utleggene refundert etter reiseregning.
11
7. Velferd
7.1 Terminalbriller/databriller
UiT har avtale med Specsavers i Tromsø om kjøp av data-/terminalbriller. Du må fyllet ut et skjema
på nett og få signatur fra kontorsjef. Du tar med skjemaet til Specsavers og legger ut for synstest og
briller. Etterpå skriver du refusjonskrav for utlegget. I Hammerfest og andre steder er det ingen
avtaler. Ta kontakt med optiker på stedet og få tilbud på terminalbriller. Beløp skal avklares med
kontorsjef på forhånd. Krav om utleggsrefusjon leveres når brillene er betalt. Du finner mer
informasjon og skjema for utfylling her.
7.2 Trening i arbeidstiden
Du kan søke om en time trening per uke. Søknad sendes til kontorsjef og nærmeste leder på e-post.
Dersom nærmeste leder godkjenner tidspunktet for fravær, innvilger kontorsjef søknaden. Du får
svar via ePhorte. Når treningen er innvilget, gjelder det på ubestemt tid.
Treningen skal fortrinnsvis skje før kl. 09.00 eller fra kl. 14.45. Tiden til trening kan deles opp i to
halve timer eller fire ganger 15 minutter. Treningstiden teller som vanlig arbeidstid, men fører
ikke til reduksjon av timer i arbeidsplanen. Treningstid som ikke benyttes bortfaller fra uke til uke.
Deltidsansatte gis i utgangspunktet prosentvis fri til trening. Dette skal i utgangspunktet ikke være
til hinder for deltakelse på eventuelle felles treningsaktiviteter som arrangeres på arbeidsplassen.
7.3 Hvile- og treningsrom
Campus Tromsø har hvilerom med massasjestol på plan 6. Du booker dette via en egen kalender i
Outlook. Det er også et treningsrom på plan 5. Campus Hammerfest har treningsrom i 1. etasje.
7.4 Flere velferdstilbud
Det finnes flere ulike velferdstilbud. Se nettsiden for oversikt http://uit.no/ansatte/velferdstilbud.
8. HMS
8.1 Varsling
Internt varslingsnummer ved UiT er (776) 44444. Det er lav terskel for å ta kontakt.
Ved ulykker, nestenulykker og uønskede hendelser, ta kontakt med nærmeste leder for oppfølging,
blant annet med «skjema for melding av skader» som du finner i avsnittet om avviksbehandling i
medarbeiderhåndboken på intranett (innlogging kreves).
Ved forhold som trakassering, mobbing, rusmisbruk, tyveri, økonomisk utroskap, diskriminering
med mer, se varsling kritikkverdige forhold. Se også nettside om psykososialt arbeidsmiljø.
8.2 Beredskap ved UiT
Informasjon om HMS og beredskap ved UiT finnes i HMS-håndboka på HR-portalen.
Leder på alle nivå har ansvar for HMS-arbeidet innenfor eget ansvarsområde. For nærmere
oversikt, se HMS-håndboka om ansvar i linjen.
12
8.3 Beredskap ved Helsefak
Det finnes en lokal beredskapsplan for Helsefak. Du må gjøre deg kjent med den lokale planen på
ditt arbeidssted, herunder branninstruks, lokal varslingsliste, oversikt over beredskapspersonell
og evakueringsplan.
8.4 Verneombud
Trenger du støtte, råd og veiledning i forbindelse med arbeidsmiljøspørsmål, ta kontakt med
verneombud (VO) eller vara ved din enhet. Se oversikt over VO på nettsiden om verneombud og
verneområder. Helsefak er hovedverneområde 4.
8.5 Bedriftshelsetjeneste (BHT)
UiT har avtale med BHT. Dersom du har helseproblemer som du tror kan ha årsak i arbeidet, kan
du kontakte BHT.
BHT gir også øyeblikkelig hjelp ved skader som oppstår under arbeid. Nærmere informasjon om
tilbud fra BHT finnes i HMS-håndboken om bedriftshelsetjeneste.
Hemis bedriftshelse AS er UiTs bedriftshelsetjeneste. De har kontorer i Bodø, Tromsø og Alta. Ved
behov reiser de ut til våre enheter. Ta kontakt med verneombud eller kontorsjef dersom du ønsker
kontakt med BHT for arbeidsplassvurdering. Ved andre behov, så kan du kontakte dem direkte her.
9. Datasikkerhet
Det finnes retningslinjer for bruk av Universitetets IT-ressurser om lojalitet, datasikkerhet,
håndtering av sensitiv informasjon, personvern, taushetsplikt med mer.
Retningslinjene gjelder alle som har tilgang til UiTs IT-ressurser.
9.1 Håndtering av sensitiv informasjon, konfidensialitet og informasjonsdeling
Sensitive opplysninger, herunder personopplysninger og helseopplysninger skal
 bare innhentes hvis nødvendig
 oppbevares forsvarlig
 kun være tilgjengelig for de det angår
 ikke oppbevares lengre enn nødvendig
Se blant annet personopplysningsloven §§ 11 og 28.
Campus Tromsø har makuleringsmaskin på plan 5.
Campus Hammerfest har makuleringsmaskiner både i 1. og 2. etasje.
10. Annet




Kantiner
Møteromsbooking
Arbeidsplan og AR2
Referater fra ledermøter/andre møter ved IHO finner du her.
13