docMØTEINNKALLING - Aurskog Høland Kommune
download 
Report Transcription
MØTEINNKALLING - Aurskog Høland Kommune
Aurskog-Høland kommune MØTEINNKALLING FOR KOMMUNESTYRET TID: 04.05.2015 kl. 18:00 STED: KOMMUNESTYRESALEN Eventuelle forfall meldes til politisk sekretariat fortrinnsvis på mail til rune.holter@ahk.no eventuelt på tlf 930 22 112 Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Gruppemøtene starter kl. 16:30. Enkel servering i forkant av gruppemøtene. Kl 18:00 Informasjon fra NBBR v/brannsjefen – Status etter ett års drift i det utvidede brann- og redningsvesenet for Nedre Romerike Kaffe kl 19:00 SAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 22/15 FORSLAG TIL DETALJREGULERINGSPLAN FOR BEKKODDEN CAMPING, DEL AV 147/4, RØRVIK, MJERMEN 2. GANGS BEHANDLING 23/15 DELEGERING AV MYNDIGHET ETTER VALGLOVEN 24/15 ÅRSRAPPORT OG REGNSKAP 2014 25/15 DISPONERING AV REGNSKAPSOVERSKUDD 2014 26/15 EIENDOMSSTRATEGI 27/15 NRBR - OPPGJØR FOR EIERANDELER OG JUSTERING AV FORDELINGSTALL FOR DRIFTSBUDSJETTET BASERT PÅ REGNSKAPSTALL PR. 31.12.2013 28/15 SELSKAPAPSAVTALE ROMERIKE KRISESENTER - ENDRET VALGORDNING Bjørkelangen, 22.04.2015 Jan A. Mærli ordfører SAK NR.: 22/15 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 16963/14 Arkivsaksnr.: 13/3041 Arkivnøkkel.: PLAN 22120130005 Møtedato: 04.05.2015 Saksbeh.: Henry Michael Ødegaard Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet Formannskapet Kommunestyret 24.11.2014 07.04.2015 04.05.2015 210/14 66/15 22/15 FORSLAG TIL DETALJREGULERINGSPLAN FOR BEKKODDEN CAMPING, DEL AV 147/4, RØRVIK, MJERMEN 2.GANGS BEHANDLING Vedlegg: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Oversendelsesbrev datert 28.10.14 Planbeskrivelse datert 23.10.14 Forslag til detaljreguleringsplan datert 07.10.14 Forslag til reguleringsbestemmelser datert 07.10.14 Merknader fra Berit Karstensen datert 15.01.15 Uttalelse fra Akershus fylkeskommune datert 14.01.15 Merknader fra Iwona Johansen datert 15.01.15 Uttalelse fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus datert 16.01.15 Saksopplysninger: Vi befinner oss på et mindre nes nord i Mjermen, hvor det i tidligere tider var sagbruk. Etter den tid har neset blitt et sted for campingvogner. Virksomheten har av kommunen blitt påtalt å være i strid med plan- og bygningsloven, uten at kommunen har forfulgt dette videre. Ved siste kommuneplanrullering fremmet hjemmelshaver ønske om å få formalisert campingen. Kommunen vedtok å legge campingen inn på kommuneplanens arealdel. Fylkesmannen fremmet innsigelse. Kommunen tok ikke innsigelsen til følge, men opprettholdt sitt vedtak. Saken gikk videre til Miljøverndepartementet som stadfestet kommunens vedtak på følgende betingelser: «Departementet forutsetter at det utarbeides en reguleringsplan for området som begrenser omfanget av campingvogner og faste installasjoner. Det forutsettes også at allmennhetens adgang til strandsonen sikres ved at campingvognene trekkes bort fra strandsonen.» På bakgrunn av dette engasjerte hjemmelshaver landskapsarkitekt mnla Hanne Karin Tollan til å utarbeide en reguleringsplan. Igangsetting av planarbeid ble varslet i november 2013. Planarbeidet har blitt gjennomført i nær dialog mellom konsulent, hjemmelshaver, kommunen og fylkesmannen, bl.a. har det blitt gjennomført flere befaringer, der alle har deltatt, inklusive fylkesmannens representant. Fylkesmannens representant har vært veldig tydelig på at Miljøverndepartementets forutsetninger må ivaretas i planforslaget. Planforslaget innebærer at 6,5 daa reguleres til camping med et maks. tak på antall vogner satt til 30. Planforslaget innebærer at 10-15 vogner må flyttes vekk fra strandsonen. Strandsonen er regulert som et grøntområde for allmennheten med en bredde varierende mellom 15 og 40 meter. For nærmere om innholdet i planforslaget og planprosessen vise det til vedlagte dokumenter. Planforslaget ble vedtatt utlagt på offentlig ettersyn av formannskapet den 24.11.14, F-sak 210/14. Planforslaget lå ute på offentlig ettersyn fram til 16.jan d.å. Merknader og uttalelser framgår av vedleggsliste. Innkomne merknader og uttalelser Hyttenabo Berit Bergsjø Karstensen ser det som positivt at planforslaget på flere punkt er endret i forhold til det som ble sagt da planarbeidet ble varslet igangsatt. Hun mener kommunen bør kreve at et renseanlegg på Bekkodden dimensjoneres for påkobling også av de hyttene som ligger rundt campingen. Dette er et krav kommunen ikke kan sette i selve reguleringsplanen. Akershus fylkeskommune har ingen merknader til planforslaget. Fylkesmannen skriver: «Miljøverndepartementet godkjente Aurskog-Hølands kommuneplan 15.juli 2013 herunder Rørvik camping ved innsjøen Mjermen. I denne reguleringsplanen heter campingplassen Bekkodden. Forutsetningen for godkjenningen var at det skulle utarbeides en reguleringsplan for området som begrenser omfanget av campingvogner og faste installasjoner og at det legges opp til en enkel campingform hvor campingvognene trekkes bakover for å sikre allmennheten tilgang til strandsonen. Fylkesmannen oppfatter at det i hovedsak er tatt hensyn til disse føringene da det i reguleringsbestemmelsene § 5.6 Grøntområde langs Mjermen, sikres en bredde på 15-40 meter som allment tilgjengelig område.» Etter offentlig ettersyn er reguleringsbestemmelsene rettet slik at det tillates 2 allment tilgjengelige brygger for utsetting av småbåt/kano og bading. Fylkesmannen skriver: «Med en slik begrensning av antallet brygger mener vi dette vil kunne være akseptabelt ut fra Miljøverndepartementets føringer for området.» Merknadene fra Iwona Johansen er satt opp i tre hovedpunkter. I første hovedpunkt påpekes det at det ikke er satt noe tak på antall brygger. Som det framgår av ovennevnte er dette rettet opp etter offentlig ettersyn. 4 Reguleringsbestemmelsene hjemler et service/toalettbygg på inntil 50 m2, og tillater at tidligere sagbruksbygning brukes som lager/servicebygg for campingdriften. I sitt andre hovedpunkt argumenterer Iwona Johansen for at dette er i strid med overordnede føringer fra departementet og fylkesmannen. Fylkesmannens uttalelse inneholder ingen merknader til reguleringsbestemmelsene på disse punktene. Planens avgrensning er noe endret i forhold til kommuneplanens avgrensning. I tredje hovedpunkt argumenterer Iwona Johansen for at dette er i strid med lovverket. Om dette står følgende i plan- og bygningslovens § 12-3, tredje ledd: «Private forslag må innholdsmessig følge opp hovedtrekk og rammer i kommuneplanens arealdel og foreliggende områdereguleringer. Ved vesentlige avvik gjelder kravene i § 4-2 andre ledd.» Avviket framgår av kart i planbeskrivelsen, side 5. Vi kan ikke se at avviket er et vesentlig avvik. Det vises også til ovennevnt siterte uttalelse fra fylkesmannen der ordlyden er «i hovedsak». Noe som kan sies å være analogt med siterte paragrafs «følge opp hovedtrekk». Når det gjelder siste del av hovedpunkt 3, der saksbehandlingen på Digerneset trekkes inn, ligger det utenfor det som her er til behandling, som er reguleringsplanen for Bekkodden. Relevante bestemmelser: Plan- og bygningsloven. Vurderinger: Planforslaget er et resultat av en lang og grundig planprosess med flere befaringer og arbeidsmøter. Det foreligger et planforslag som på Miljøverndepartementets premisser, formaliserer og tilrettelegger for en mindre campingplass. Konklusjon: Rådmannen anbefaler planforslaget godkjent. Rådmannens innstilling: . Kommunestyret godkjenner forslag til detaljreguleringsplan for Bekkodden camping, del av gnr.147, bnr.4 med bestemmelser, datert 07.10.14. Vedtaket er fattet med hjemmel i plan- og bygningslovens § 12-12. Behandling i FORMANNSKAPET: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Innstilling fra FORMANNSKAPET: Kommunestyret godkjenner forslag til detaljreguleringsplan for Bekkodden camping, del av gnr.147, bnr.4 med bestemmelser, datert 07.10.14. Vedtaket er fattet med hjemmel i plan- og bygningslovens § 12-12. 5 SAK NR.: 23/15 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 4929/15 Arkivsaksnr.: 15/1121 Arkivnøkkel.: 044 Møtedato: 04.05.2015 Saksbeh.: Dagfinn Lunner Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Valgstyre Formannskapet Kommunestyret 27.04.2015 27.04.2015 04.05.2015 7/15 74/15 23/15 DELEGERING AV MYNDIGHET ETTER VALGLOVEN Saksopplysninger: I forbindelse med valgavviklingen er det behov for å oppdatere myndighet og roller. Følgende myndighet, ansvar og plikter gjelder etter valgloven: Delegeringsadgang og forslag til delegeringer: Paragraf Omhandler Type bestemmelse Myndighet i loven gitt til: Foreslås delegegert videre til 2-3 Ansvar for å opprette og oppdatere manntall. Utsendelse av valgkort Utlegging av manntallet til offentlig ettersyn Bestemmelsen gir avgjørelsesmyndighet Myndighet direkte til valgstyret Kommunen Ordfører Manntall. Krav om retting. Søknader om innføring i manntallet for stemmeberettigede bosatt i utlandet, som ikke har vært folkeregisterført som bosatt i Norge noen gang i løpet av de siste 10 år før valgdagen. Underretning om endringer i manntallet Bestemmelsen angir en plikt for valgstyret Myndighet direkte til valgstyret Bestemmelsen angir kommunens ansvar Kommunen 4-2 Valg av stemmestyrer Bestemmelsen gir avgjørelsesmyndighet 4-2 Suppleringsvalg – stemmestyrer Bestemmelsen gir avgjørelsesmyndighet Myndighet direkte til valgstyret Myndighet direkte til valgstyret 2-6 2-7 2-8 Bestemmelsen angir kommunens ansvar Rådm, stabsjef Adm og HR Ordfører Rådm, stabsjef Adm og HR Ordfører 6 6-6 Valgmyndighetenes behandling av listeforslagene Myndighet direkte til valgstyret Offentliggjøring av godkjente valglister Bestemmelsen gir både avgjørelsesmyndighet og plikter. Bestemmelsen angir kommunens ansvar. Bestemmelsen angir kommunens ansvar 6-7 7-1 Trykking av stemmesedler andre avsnitt Bestemmelsen angir kommunens ansvar Kommunen 8-3 På hvilke steder kan det mottas forhåndsstemmer andre avsnitt. Bestemmelsen gir avgjørelsesmyndighet 9-3 Tid og sted for stemmegivningen. Organisering. 9-4 Ordensregler tredje avsnitt. 10-1 Valgstyrets godkjenning av forhåndsstemmegivning avgitt i stemmeseddelkonvolutt Første setning gir avgjørelsesmyndighet. Andre, tredje og fjerde setning angir en plikt Bestemmelsen gir avgjørelsesmyndighet til stemmestyreleder eller nestleder om bortvisning ved valglokalet dersom noen opptrer i strid med § 9-4 Avgjørelse. Gjelder behandling av foreslått forkastede stemmegivninger Myndighet direkte til valgstyret Avgj.: Valgstyret Plikt: Kommunen Stemmestyreleder har myndighet med direkte hjemmel i loven 10-3 Godkjenning av stemmesedler. Stemmesedler som ikke har offentlig stempel, det fremgår ikke hvilket valg stemmeseddelen gjelder, det fremgår ikke hvilket parti eller gruppe velgeren har stemt på, partiet eller gruppen ikke stiller liste i valgkretsen skal ikke godkjennes. Prinsipper for opptelling av stemmesedler 10-4 10-6 Endelig opptelling. Registrering av rettinger på stemmesedlene. 10-7 Protokollering av valg Kommunen Myndighet direkte til valgstyret Avgjørelse. Gjelder behandling av foreslått forkastede stemmesedler Myndighet direkte til valgstyret Hvem som skal telle opp og hvordan det skal foregå Bestemmelsen angir kommunens ansvar Myndighet direkte til valgstyret Myndighet direkte til valgstyret Myndighet og plikt direkte til valgstyret og Bestemmelsen angir kommunens ansvar. Valgstyret og stemmestyret skal føre Rådman, stabsjef Adm og HR Rådm, stabsjef Adm og HR Kommunens plikt: rådm, stabsjef Adm og HR Ordfører på valgnatt, men godkjennes av valgstyret ved protokollgod -kjenning Ordfører, på valgnatt, men godkjennes av valgstyret ved protokollgod -kjenning Rådmann, stabsjef Adm og HR Rådmann, stabsjef Adm og HR 7 protokoll 11-12 11-13 Mandatfordeling og kandidatkåring ved kommunestyrevalg Underretning til de valgte kommunestyrerepresentantene Bestemmelsen angir valgstyrets ansvar Bestemmelsen angir valgstyrets (kommunens) ansvar Bestemmelsen angir kommunens ansvar. 12-1 Vilkårene for flertallsvalg andre avsnitt 15-7 Oppgaver til valgstatistikk Bestemmelsen angir kommunens ansvar. 15-10 Valgobservasjon andre avsnitt Bestemmelsen angir kommunens ansvar stemmestyret Myndighet direkte til valgstyret Myndighet direkte til valgstyret Myndighet direkte til valgstyret Myndighet direkte til valgstyret Myndighet direkte til valgstyret Rådmann, stabsjef Adm og HR Rådmann, stabsjef Adm og HR Rådmann, stabsjef Adm og HR Rådmann, stabsjef Adm og HR Relevante bestemmelser: Valgloven, av 28.06.2002 Valgforskriften, av 02.01.2003 Vurderinger: Rådmannen mener at Aurskog-Høland kommune med ovennevnte forslag til arbeidsfordeling har klarlagt ansvar og roller ved valggjennomføringen. Rådmannen mener at kommunestyret som øverste myndighet må godkjenne at valgstyret kan delegere sin myndighet videre. Det vil derfor etter at kommunestyret har behandlet saken bli fremmet en egen sak i valgstyret der formell delegering videre blir gjort. Valgforskriften: Denne regulerer: - Manntallsføring - Behandling av listeforslag - Utføring og trykking av stemmesedler - Valgkort produksjon, utforming og utsendelse - Gjennomføring av forhåndsstemmegivningen - Organisering og gjennomføring av stemmegivningen på valgting - Prøving av stemmegivninger og stemmesedler Valgforskriften utfyller valgloven med presiseringer, plikter og ansvar. I forhold til kommunens generelle regler for delegering er plikter og ansvar og myndighet i forskrifter så fremt det ikke er av prinsipiell karakter delegert til rådmannen. Rådmannen vurderer det slik at valgforskriften ikke inneholder myndighetsutøvelse som trenger å ligge til valgstyret. Det foreslås derfor at plikter og ansvar og myndighet i valgforskriften delegeres til rådmannen. 8 Alternativer og konsekvenser: Det ligger til kommunestyret å fastsette rammene og vilkårene for delegering av myndighet i kommunen. Rådmannens innstilling: 1. 2. . Tabell overfor om delegeringsadgang og forslag til delegeringer etter valgloven godkjennes. Plikter og ansvar og myndighet i valgforskriften delegeres til rådmannen 9 SAK NR.: 24/15 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 4743/15 Arkivsaksnr.: 15/1069 Arkivnøkkel.: 210 Møtedato: 04.05.2015 Saksbeh.: Anne Kristin Næss Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Komite for oppvekst og utdanning Komite for teknisk drift og kultur Komite for helse og rehabilitering Formannskapet Kommunestyret 20.04.2015 20.04.2015 20.04.2015 27.04.2015 04.05.2015 15/15 14/15 14/15 75/15 24/15 ÅRSRAPPORT OG REGNSKAP 2014 Vedlegg: 1. Årsrapport og regnskap 2014 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Økonomiplan 2014-2017 Saksopplysninger: I henhold til Kommunelovens § 48 stilles det krav til at det skal utarbeides årsberetning som omtaler kommunens økonomiske stilling og resultat. I årsrapporten presenteres årsberetning, årsmelding og årsregnskap. I tillegg er det utarbeidet årsmelding fra de enkelte sektorer/staber. Vurderinger: Rådmannen mener det gis et helhetlig bilde av kommunens samlede virksomhet for 2014 ved å lage en samlet årsrapport i ett og samme dokument. Årsrapporten gir en fyldig framstilling av de ulike sektorers/stabers virksomhet og gjennomført tjenesteproduksjon. Det gis samtidig et rettvisende bilde av kommunens økonomiske stilling og resultat. Basert på gode tilbakemeldinger ved tidligere rapporteringer er årsrapporten i hovedsak bygd opp etter samme struktur som for 2013 og tertialrapportering i 2014. For nærmere vurderinger vises til vedlagte dokument «Årsrapport 2014». Rådmannens innstilling: Den fremlagte årsrapporten godkjennes som årsregnskap og årsberetning for 2014 for Aurskog-Høland kommune. . SAK NR.: 25/15 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 4130/15 Arkivsaksnr.: 15/953 Arkivnøkkel.: 210 Møtedato: 04.05.2015 Saksbeh.: Anne Kristin Næss Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet Kommunestyret 27.04.2015 04.05.2015 76/15 25/15 DISPONERING AV REGNSKAPSOVERSKUDD 2014 Vedlegg: 1. Årsrapport 2014 Saksopplysninger: INVESTERINGSREGNSKAPET Investeringsregnskapene er oppgjort samlet i henhold til regnskapsforskrift. Fra 2014 er mva kompensasjon ført direkte i investeringsregnskapet. Salgsinntekter som er i henhold til budsjetterte inntekter er avsatt til ubundet investeringsfond. Utover dette er det regnskapsført salgsinntekter på 1.241.162,02 mill kr som inngår som en del av regnskapsoverskuddet. Det fremkommer et avvik på 21.017.054 mill kr som er avviket mellom forventet forbruk i investeringsregnskapet fra rebudsjetteringssaken i 2014 og det endelige forbruket i 2014. Disse midlene foreslås videreført i 2015. DRIFTSREGNSKAPET Driftsregnskapet er avsluttet med et regnskapsmessig overskudd på 11.030.169,83 mill kr. Negative selvkostfond Ved årsavslutning hadde kommunen negativt selvkostfond på feiing på kr 527 085. Avregning private barnehager Endelige satser for 2014 etter regnskap ble som følger: Tilskuddssatser drift inkl. administrasjon, 0-2 år Tilskuddssatser drift inkl. administrasjon, 3-5 år Relevante bestemmelser: Forskrift om årsregnskap og årsberetning. kr 199 342,kr 97 645,- Økonomiske vurderinger: Det regnskapsmessige overskuddet i investeringsregnskapet på 1.241.162,02 mill kr avsettes til ubundet investeringsfond. Resterende investeringsmidler på kr 21.017.054 mill kr overføres til 2015. Det regnskapsmessige overskuddet i driftsregnskapet på kr 11.030.169,83 mill kr avsettes til sentralt driftsfond. Konklusjon: Rådmannen anbefaler de foreslåtte disponeringer. Rådmannens innstilling: . 1. Regnskapsmessig overskudd i investeringsregnskapet på 1.241,162,02 mill kr avsettes til ubundet investeringsfond. 2. Resterende investeringsmidler på kr 21.017.054 mill kr overføres til 2015. 3. Regnskapsmessig overskudd i driftsregnskapet på kr 11.030.169,83 mill kr avsettes til sentralt driftsfond. 12 SAK NR.: 26/15 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 4690/15 Arkivsaksnr.: 15/1042 Arkivnøkkel.: 612 Møtedato: 04.05.2015 Saksbeh.: Jan-Ivar Jensen Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Komite for teknisk drift og kultur Komite for oppvekst og utdanning Komite for helse og rehabilitering Formannskapet Kommunestyret 20.04.2015 20.04.2015 20.04.2015 27.04.2015 04.05.2015 16/15 16/15 15/15 83/15 26/15 EIENDOMSSTRATEGI Vedlegg: 1. Eiendomsstrategi Aurskog-Høland kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Gjennomgang av vaktmestertjenesten Kommunestyresak 09/1512 Forvaltningsrevisjonsrapport eiendom Kommunestyresak 10/4290 Tilstandsanalyser for hvert bygg. Saksopplysninger: Kommunestyret behandlet i møte den 14.5.2012 sak 18/12 og fattet følgende vedtak: Kommunestyre tar rapport om «Eiendomsforvaltning i Aurskog-Høland kommune» til orientering. Kommunestyre ber administrasjonen følge rapportens anbefalinger Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp, innen 31.10.2012 Østre Romerike revisjonsdistrikt hadde i plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2008-2011 prosjektet eiendomsforvaltning. Kontrollutvalget bestilte prosjektet i samarbeid med kontrollutvalget i Fet, Nes og Sørum. Det ble utarbeidet tre problemstillinger som er besvart. 1. Forvaltes bygningsmassen i henhold til kriterier for god eiendomsforvaltning? 2. Har vedlikehold av bygningsmassen tilfredsstillende økonomiske rammebetingelser? 3. ER KOSTRA-tallene korrekte og pålitelige? Anbefalingene i revisjonsrapporten var: Kommunen bør utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi som inkluderer vedlikehold som et vesentlig element og forankre strategien i overordnete styringsdokumenter. Kommunen bør synliggjøre faktiske vedlikeholdsbehov i kommunens styringsdokumenter. Dette kan bidra til å legge forholdene bedre til rette for adekvat planmessig vedlikehold. Kommunen bør vurdere de langsiktige konsekvensene av nåværende bevilgninger til vedlikehold i forhold til planmessig vedlikehold for å muliggjøre opprettholdelse av god standard på bygningsmassen. Kommunen bør gjennomgå grunnlaget for KOSTRA-rapportering for å sikre korrekt rapporterering både når det gjelder regnskap og areal. På bakgrunn av dette ble det besluttet at Aurskog-Høland kommune skal utarbeide to plandokumenter til politisk behandling. En plan med langsiktige mål og en kortsiktig del som er basert på de langsiktige målene. Mål for dokumentene er at de følger systematisk forvaltning av kommunale bygg og forhindrer verdiforringelse. I tillegg ønskes en tydeliggjøring av viktigheten av samhandling og godt samarbeid mellom henholdsvis forvalter og eier og mellom forvalter og bruker. I oktober 2012 ble Rambøll gitt i oppdrag å gi bistand til utvikling av Plandokument: Eiendomsstrategi for Aurskog-Høland kommune. Strategien ble utarbeidet i samarbeid med kommunen der arbeidet ble ledet av Jan-Ivar Jenssen. Oppgaven ble delt i to hovedleveranser: Hovedplan for utskifting og utviklingstiltak 2014-2021 Eiendomsstrategi for Aurskog-Høland kommune. Separat fra arbeidet med eiendomsstrategien er det også utarbeidet brukeravtaler mellom henholdsvis Sentral Eiendomsenhet og Bruker og mellom Renhold og Bruker. I den etablerte brukeravtalen er det en tydelig og oversiktlig ansvarsavdeling mellom sentral eiendomsenhet og den enkelte bruker. Avtalen er operasjonell i sin karakter, og gir svar på de fleste praktiske forhold. Samtidig er ikke disse avtalene underskrevet av alle virksomhetene. Vurderinger: Eiendomsstrategien med tilhørende Hovedplan for utskifting og utvikling svarer ut de utfordringer som ble påpekt i revisjonsrapporten fra Øvre Romerike revisjonsdistrikt. Videre underbygger eiendomsstrategien hovedføringene som er lagt i Sektorplan Teknisk drift og kultur vedtatt i kommunestyret 22. september 2014. For å lykkes med videre arbeid er det viktig at bevilgninger til vedlikehold, kalt utskifting og utvikling ihht benevnelsen i NS3454, opprettholdes på dagens nivå. Hovedpoenget er at det settes av en tilstrekkelig sum til vedlikehold av bygg hvert år. Fremover i tid er det bevilget midler til investeringer i nybygg som enten dekker nye behov eller erstatter og utvider eksisterende behov. Dette medfører en nettoøkning i areal (m2) som kommunens eiendomsavdelingen drifter. I tillegg er det innmeldt netto økt behov for kommunale boliger. Denne økningen medfører økt ressursbehov for drift og vedlikehold fremover, noe det bør tas høyde for både med tanke på avsatte bevilgninger og oppbemanning. 14 For å lykkes med en helhetlig og god drift er det viktig at alle virksomheter er innforstått med innholdet og underskriver brukeravtalene for henholdsvis eiendomsdrift og renhold. Økonomiske vurderinger: Hovedplan for utskifting og utvikling definerer en rekke tiltak for å sette eiendomsporteføljen i ønsket stand. Dette følges opp gjennom årlige prioriteringer av nødvendige tiltak gjennom handlingsprogram. Dagens nivå på bevilgninger til drift og vedlikehold anses for øvrig tilstrekkelig, og for å sikre fremdeles godt vedlikehold anbefales det å opprettholde bevilgningene på dagens nivå. Videre må det fremover i tid tas høyde for økning i eiendomsporteføljen når budsjett for Eiendomsavdelingen vedtas. Alternativer og konsekvenser: Ved å følge forslått eiendomsstrategi vil man opprettholde dagens vedlikeholdsnivå slik som beskrevet i eiendomsstrategien. Dersom man velger å redusere bevilgninger i vedlikeholdsnivået vil det få konsekvenser ved et økende vedlikeholdsetterslep. Konklusjon: Rådmannen tar eiendomsstrategien til oppfølging. Rådmannens innstilling: 1. 2. 3. 4. . Eiendomsstrategi for Aurskog-Høland kommune med tilhørende Hovedplan for utskifting og utvikling godkjennes. Eiendomsavdelingen får ansvaret for å gjennomføre nødvendige tiltak for å oppnå målsetningene definert i strategien Nødvendig finansiering for å opprettholde ønsket tilstand på kommunens eiendomsportefølje behandles i kommunens årlige økonomiplanarbeid. Brukeravtalene mellom eiendomsavdelingen og alle virksomheter i kommunale bygg skal underskrives. 15 SAK NR.: 27/15 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 4957/15 Arkivsaksnr.: 15/1130 Arkivnøkkel.: 150 M80 Møtedato: 04.05.2015 Saksbeh.: Eva Marie Gran Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet Kommunestyret 27.04.2015 04.05.2015 78/15 27/15 NRBR - OPPGJØR FOR EIERANDELER OG JUSTERING AV FORDELINGSTALL FOR DRIFTSBUDSJETTET BASERT PÅ REGNSKAPSTALL PR. 31.12.2013 Vedlegg: 1. Ny selskapsavtale Saksopplysninger: Bakgrunn Utvidet brannsamarbeid på Nedre Romerike ble etablert fra 1.1.2014 i kommunene Skedsmo, Lørenskog, Rælingen, Fet, Sørum, Nittedal og Aurskog-Høland som i 2013 etter følgende vedtak i de samarbeidende kommunene: «1) Det etableres et felles brannvesen på Nedre Romerike med kommunene Nittedal, Lørenskog, Rælingen, Skedsmo, Fet, Sørum og Aurskog-Høland som eiere. Etableringen iverksettes 1. januar Selskapsavtalen for nye NRBR IKS vedtas slik det framgår av vedlegg 1. 2) I forbindelse med dette forutsettes det gjennomført et engangsoppgjør og etablert en ny selskapsbalanse basert på brannvesenenes balanseregnskaper pr 31.12.2013 og de prinsipper og justeringer som er redegjort for i kapittel 6 i saksframlegget. 3) Kommunestyret slutter seg til de prinsippene for lønnsharmonisering som er redegjort for i kapittel 9.3 i saksframlegget. 4) Kommunestyret vedtar de rammer og forutsetninger for budsjett 2014 som er redegjort for i kapittel 11.1 i saksframlegget. 5) Når regnskapene for 2013 for dagens brannvesen er klare forutsettes det gjennomført en kontrollberegning for å se om grunnlaget for kostnadsfordelingen i 2014 bør justeres. En slik justering skal i så fall legges fram som egen sak 6) NRBR IKS overtar Aurskog-Hølands rettigheter og plikter i Aurskog-Hølands avtale med Rømskog kommune om levering av brann- og feiertjenester» Vedtaket forutsetter at det skal gjøres et engangsoppgjør og etableres en ny selskapsbalanse pr. 31.12. 2013 (pkt. 2) og at det skal gjøres en vurdering av om kostnadsfordelingen i saken skal justeres for 2014 (pkt. 5). Hvis det gjøres endringer i kostnadsfordelingen, må selskapsavtalen endres fordi kostnadsfordelingen er konkretisert i selskapsavtalens pkt. 3. Denne saken drøfter disse tre temaene og gir forslag til løsning. Viktige hensyn/ krav til løsning Pkt 2 og 5 i vedtaket fra 2013 følges opp slik at det gir et fundament for framtidig drift av NRBR. Det må videre være enighet i de samarbeidende kommunene om løsningen. Vurderinger: Til vedtakets pkt. 2: Engangsoppgjør og etablering av ny selskapsbalanse basert på balanseregnskapet pr. 31.12. 2013. Da det nye Nedre Romerike brann- og redningsvesen (NRBR) med de 7 samarbeidende kommunene startet 1.1.2014 tok selskapet over balansen fra det tidligere NRBR som bestod av de tre samarbeidene kommunene Skedsmo, Rælingen og Lørenskog, samt anleggsmidler i form av biler og løst utstyr fra Nittedal, ØRBR og Aurskog-Høland kommune (AHK). I tillegg er en gjeldspost overført fra Østre Romerike brann- og redningsvesen (ØRBR) til det nye NRBR. Erfaringer fra driften i 2014 tilsier at omløpsmidlene fra det gamle selskapet er tilstrekkelig for det nye selskapet. Den nye balansen for NRBR inneholder alle verdier og gjeld fra gamle NRBR, i tillegg til verdier av biler fra de sammenslåtte brannvesenene, og en gjeldspost fra ØRBR. Det er vedtatt at i engangsoppgjøret skal hvert brannvesen/kommune bidra med samme verdier i forhold til innbyggertall. I dette engangsoppgjøret foreslår vi at verdiene på anleggsmidlene settes lik verdiene på bilene. Grunnen til at vi legger kun verdier på bilene til grunn, er at det er omfattende å taksere mindre utstyr og verdiene er relativt beskjedne. Dessuten antar vi at verdien på mindre utstyr er noenlunde likt fordelt, slik at det ikke betyr mye for fordelingen av eierandeler. Bilene er taksert i desember 2014, og vi foreslår at disse verdiene legges til grunn. Vedlagt saken følger oversikt over takst på hver enkelt bil tilhørende de tidligere kommuner og selskaper. Omløpsmidlene kommer fra NRBR og er satt lik midler på disposisjonsfond samt overskuddet for 2013. Dette er en forenkling, men gjør ikke store utslag i det samlede bildet. Fra verdiene trekkes langsiktig gjeld. For den langsiktige gjelden må det gjøres korreksjoner for gjeldsposter tilhørende 110-sentralen og feiervesenet som ligger inne i total gjeld. Biler for feiervesenet trekkes ut av bilporteføljen og føres inn i eget oppgjør for feiervesenet. 17 Fra de øvrige samarbeidende kommunene, Nittedal, ØRBR og Aurskog/Høland er det overført verdier i form av biler, ingen andre verdier hensyntas i oppgjøret, bortsett fra at ØRBR har overført en gjeldspost på kr. 2 250 000. Verdien av egenkapitaltilskudd i KLP er ikke tatt inn. Begrunnelsen er at for NRBR og ØRBR er egenkapitaltilskuddene fra de to tidligere brannvesenene ført sammen i KLP. Overføring av mannskapene i brannvesenet i Nittedal og A/H til pensjonsordningen for NRBR betinger etter hvert økt egenkapitaltilskudd i NRBR når pensjonskapitalene for de ansatte det gjelder bygger seg opp. KLP opplyser at pensjonskapitalen for disse ligger igjen i kommunene (Nittedal og Aurskog-Høland) og betjenes herfra. Det felles brannvesenet dekker økt egenkapitalbehov i KLP for disse som følge av årlig økning av pensjonskapitalen på lik linje med alle andre ansatte i NRBR. Det vises til vedlagte oppstilling for balansen pr. 31.12. 2013. Oversikt over verdiene hvert brannvesen går inn med i nye NRBR: Anleggsmidl (biler) brannvesenet Kontanter/omløpsmidler Langsiktig gjeld Sum verdier – gjeld Nittedal «gamle»NRBR 2 609 000 8 169 284 0 5 340 825 0 -6 655 380 2 609 000 6 854 729 ØRBR 3 563 000 0 -2 250 000 1 313 000 AHK 3 234 000 0 0 3 234 000 SUM 17 575 284 5 340 825 -8 905 380 14 010 729 Deretter beregnes det med bakgrunn i innbyggertall pr 31.12.2013, ut fra samlede verdier som er brakt inn, en beregnet egenkapital. Den beregnede egenkapitalen sees så opp mot de virkelige verdier som er brakt inn, og det gjøres et oppgjør, som vist i tabellen nedenfor. Beregning av eierandeler og oppgjør Verdier-gjeld Beregnet EK Oppgjør - Nittedal «gamle»NRBR 2 609 000 6 854 729 1 860 843 8 536 601 748 157 -1 681 872 ØRBR 1 313 000 2 324 786 -1 011 786 AHK SUM 3 234 000 14 010 729 1 288 500 14 010 729 1 945 500 0 = betale til selskapet I tillegg til ovennevnte skal AHK og ØRBR betale for manglende kompetanse. Dette er et engangsoppgjør som representerer styrking av likviditeten i selskapet. Beløpene er kr. 150.000 for ØRBR og kr. 600.000 for AHK. Oppgjør for feiervesenet Feiervesenet er et selvkostområde og dette krever at det gjøres et eget oppgjør for dette området. I balansen 31.12.2013 hadde gamle NRBR et bundet driftsfond for feiervesenet på 652 170,15 18 kr. Dette fondet tilbakeføres til Skedsmo, Lørenskog og Rælingen, og legges til kommunenes egne selvkostfond. Nytt feiervesen starter således med et fond på 0 kr. Etter samme metodikk som for brannvesenet legges bilene til grunn for verdier i feiervesenet. NRBR har et lån på bilene som må trekkes i fra verdien. Det er bilene som eies av nye NRBR som er med i oppgjøret. De fleste bilene i feiervesenet er leasingbiler, disse er ikke med. Oppgjøret blir som følger: Anleggsmidler (biler) feiervsenet Langsiktig gjeld Sum verdier – gjeld Eierandel ihht antall piper 1.1. 2014 Egenkapital fordelt ihht antall piper Oppgjør - Nittedal «gamle»NRBR 0 220 000 0 -244 000 0 -24 000 13,8% 52,4% 4 960 18 864 -4 960 -42 864 ØRBR 0 0 0 19,3% 6964 -6 964 AHK 60 000 0 60 000 14,5% 5 211 54 789 SUM 280 000 -244 000 36 000 100,00 % 36 000 0 = betale til selskapet Til vedtakets punkt 5 vedrørende vurdering av om kostnadsfordelingen i 2014 bør justeres. Når regnskapene for 2013 for dagens brannvesen er klare forutsettes det gjennomført en kontrollberegning for å se om grunnlaget for kostnadsfordelingen i 2014 bør justeres. En slik justering skal i så fall legges fram som egen sak A kontoinnbetaling for 2014 er basert på anslått regnskap for 2013. Vedtaket forutsetter at det skal vurderes om a-konto innbetalingen skal korrigeres når endelig regnskap for 2013 foreligger. De foreløpige fordelingstallene er basert på beregnet eierandel (se utredningen kapittel 5 og vedlegg 3). Vi har beregner hva eierandelene blir hvis vi legger regnskapstall fra 2013 til grunn. Det gir følgende resultat: Andel av driftskostnader i det nye selskapet i prosent A-konto (anslått regnskap) Regnskap (avlagt regnskap) Nittedal «gamle»NRBR 17,68 % 58,65 % 19,04 % 56,30 % ØRBR 15,84 % 16,82 % AHK 7,84 % 7,83 % SUM 100 % 100 % Vi vurderer avvikene så store at det er nødvendig å gjøre endringer, og foreslår at à-konto innbetalingen for 2014 korrigeres og at regnskapstallene for 2013 legges til grunn. Resultatet av korrigert eierandel blir slik: Betalt à-konto Beregnet tilskudd 2014 Korrigering tilskudd 2014 - Nittedal «gamle»NRBR 16 853 000 55 907 000 18 151 033 53 668 678 -1 298 033 2 238 322 ØRBR 15 089 000 16 036 290 -947 290 AHK 7 473 000 7 465 999 7 001 SUM 95 322 000 95 322 000 0 = betale til selskapet 19 Ettersom kostnadene pr innbygger er så ulike i utgangspunktet, og for at det ikke skal blir for store «hopp» i kostnader fra ett år til et annet, er det vedtatt en overgangsordning over 10 år, der fordelingen første året settes lik faktisk kostnadsfordeling året før og endres gradvis over 10 år fram til kostnadene fordeles fullt ut i henhold til innbyggertallet. Dvs. at fordelingen i år 2 er 10 % etter folketall og 90 % basert på 2013-nivå og i år 10 er det 90 % etter folketall og 10 % basert på 2013-nivå. I år 11 er fordelingen 100 % etter folketall. Justering av selskapsavtalen Selskapsavtalens pkt. 3 omhandler deltakernes eierandel og ansvarsdel, og angir fordeling pr. 1. januar 2014. I denne saken er det gitt forslag om å justere disse i samsvar med endelige regnskapstall for 2013 (kfr. vedtakets pkt. 5 og behandlingen av dette over). I vedtatt selskapsavtale er det følgende eierandel og ansvarsdel i selskapet: Nittedal Lørenskog Skedsmo Rælingen Fet Sørum Aurskog-Høland 17,68% 20,61% 30,38% 7,66% 6,33% 9,50% 7,84% Disse tallene var basert på anslått regnskap for 2013 og det skal vurderes om fordelingen skal endres når endelige regnskapstall for 2013 foreligger. Arbeidsgruppen bestående av representanter fra alle kommunene mener at endringen er så stor at det skal lages nye fordelingstall. Som følge av dette må selskapsavtalens pkt. 3 endres når det gjelder de konkrete eierandelene og ansvarsdelene i selskapet. Som følge av beregningene i denne saken blir de nye eierandelene og ansvarsdelene slik: Nittedal Lørenskog Skedsmo Rælingen Fet Sørum Aurskog-Høland 19,04% 19,85% 29,26% 7,20% 6,73% 10,09% 7,83% Alternativer og konsekvenser: Denne saken inneholder ikke alternative løsninger. Framgangsmåte og løsning er kommet fram etter at alle kommunene i NRBR har samarbeidet om løsning og kommet fram til et resultat som administrasjonen i alle kommunene står sammen om. Konklusjon: 1. Det gjennomføres følgende engangsoppgjør pr. 31.12. 2013 for verdier som er brakt inn i NRBR. 20 Nittedal «gamle»NRBR 2 609 000 6 854 729 1 860 843 8 536 601 748 157 -1 681 872 Verdier-gjeld Beregnet EK Oppgjør - ØRBR 1 313 000 2 324 786 -1 011 786 AHK SUM 3 234 000 14 010 729 1 288 500 14 010 729 1 945 500 0 = betale til selskapet 2. Feiervesenet er et selvkostområde og det gjennomføres følgende engangsoppgjør pr. 31.12. 2013 for verdier som er brakt inn i feievesenet: Anleggsmidler (biler) feiervsenet Langsiktig gjeld Sum verdier – gjeld Eierandel ihht antall piper 1.1. 2014 Egenkapital fordelt ihht antall piper Oppgjør - Nittedal «gamle»NRBR 0 220 000 0 -244 000 0 -24 000 13,8% 52,4% 4 960 18 864 -4 960 -42 864 ØRBR 0 0 0 19,3% 6964 -6 964 AHK 60 000 0 60 000 14,5% 5 211 54 789 SUM 280 000 -244 000 36 000 100,00 % 36 000 0 = betale til selskapet 3. Det etableres ny selskapsbalanse i NRBR basert på balanseregnskapet pr. 31.12. 2013 der kommunene går inn med følgende verdier. Anleggsmidl (biler) brannvesenet Kontanter/omløpsmidler Langsiktig gjeld Sum verdier – gjeld Nittedal «gamle»NRBR 2 609 000 8 169 284 0 5 340 825 0 -6 655 380 2 609 000 6 854 729 ØRBR 3 563 000 0 -2 250 000 1 313 000 AHK 3 234 000 0 0 3 234 000 SUM 17 575 284 5 340 825 -8 905 380 14 010 729 4. Det gjennomføres følgende engangsoppgjør for driftsutgifter 2014 i NRBR etter endelige fordelingstall pr. 31.12. 2013: Betalt à-konto Beregnet tilskudd 2014 Korrigering tilskudd 2014 - Nittedal «gamle»NRBR 16 853 000 55 907 000 18 151 033 53 668 678 -1 298 033 2 238 322 ØRBR 15 089 000 16 036 290 -947 290 AHK SUM 7 473 000 95 322 000 7 465 999 95 322 000 7 001 0 = betale til selskapet 5. Det gjøres endringer selskapsavtalen pkt. 3 når det gjelder eierandel og ansvarsdel i selskapet. Den nye fordelingen er slik og tas inn som ny tabell i pkt 3: Nittedal Lørenskog Skedsmo Rælingen Fet Sørum Aurskog-Høland 19,04% 19,85% 29,26% 7,20% 6,73% 10,09% 7,83% 21 Rådmannens innstilling: . 1. Det gjennomføres følgende engangsoppgjør pr. 31.12. 2013 for verdier som er brakt inn i NRBR. Nittedal «gamle»NRBR 748 157 -1 681 872 Oppgjør - ØRBR -1 011 786 AHK 1 945 500 SUM 0 = betale til selskapet 2. Feiervesenet er et selvkostområde og det gjennomføres følgende engangsoppgjør pr. 31.12. 2013 for verdier som er brakt inn i feievesenet: Nittedal «gamle»NRBR -4 960 -42 864 Oppgjør - ØRBR -6 964 AHK 54 789 SUM 0 = betale til selskapet 3. Det etableres ny selskapsbalanse i NRBR basert på balanseregnskapet pr. 31.12. 2013 der kommunene går inn med følgende verdier. Nittedal «gamle»NRBR 2 609 000 6 854 729 Sum verdier – gjeld ØRBR 1 313 000 AHK 3 234 000 SUM 14 010 729 4. Det gjennomføres følgende engangsoppgjør for driftsutgifter 2014 i NRBR etter endelige fordelingstall pr. 31.12. 2013: Korrigering tilskudd 2014 - Nittedal «gamle»NRBR -1 298 033 2 238 322 ØRBR -947 290 AHK 7 001 SUM 0 = betale til selskapet 5. Det gjøres endringer selskapsavtalen pkt. 3 når det gjelder eierandel og ansvarsdel i selskapet. Den nye fordelingen er slik og tas inn som ny tabell i pkt 3: Nittedal Lørenskog Skedsmo Rælingen Fet Sørum Aurskog-Høland 19,04% 19,85% 29,26% 7,20% 6,73% 10,09% 7,83% 22 SAK NR.: 28/15 Utvalg: KOMMUNESTYRET Lnr.: 5807/15 Arkivsaksnr.: 15/1302 Arkivnøkkel.: H43 &01 Møtedato: 04.05.2015 Saksbeh.: Lasse Fure Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet Kommunestyret 27.04.2015 04.05.2015 91/15 28/15 SELSKAPSAVTALE ROMERIKE KRISESENTER IKS – ENDRET VALGORDNING Vedlegg: 1. Innstilling i sak 6/15 fra styret for Romerike Krisesenter IKS om endring av selskapsavtalen vedrørende valg av styremedlemmer 2. Selskapsavtale for Romerike Krisesenter IKS – revidert 21.4.2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Styre foreslår endret valgordning for fremtidig valg av styremedlemmer i selskapsavtalen p.4.1.2 Representantskapets oppgaver og myndighet. Selskapsavtalens passus om valgordningen endres slik at man i de påfølgende år velger to og tre medlemmer hvert annet år. Styrets leder og nestleder velges så blant styrets medlemmer for to år av gangen. Dette for å sikre kontinuitet i fremtiden og minske risikoen for å måtte erstatte alle fire styremedlemmer hvert fjerde år, slik formuleringen i selskapsavtalen tilsier i dag. Forslag til endringer er i samsvar med ROAF og NRV/NRA sine bestemmelser i de respektive selskapsavtaler. Vurderinger: Styret har avgitt sin innstilling om endret valgordning for fremtidig valg av styremedlemmer i selskapsavtalen for Romerike Krisesenter IKS. Ny valgordning vil sikre kontinuitet og minske risikoen for å måtte erstatte alle fire styremedlemmer hvert fjerde år. Alternativer og konsekvenser: Endret valgordning vil være i samsvar med ROAF og NRV/NRA sine bestemmelser i de respektive selskapsavtaler. Økonomiske vurderinger: Ny valgordning vil ikke få økonomiske konsekvenser for kommunen. Rådmannens innstilling: . Kommunestyret slutter seg til forslag til ny valgordning for fremtidig valg av styremedlemmer, jfr Selskapsavtale for Romerike Krisesenter IKS p.4.1.2 Representantskapets oppgaver og myndighet. 24
