Organisatie van uw kantoor Paperless office

Transcription

Organisatie van uw kantoor
Bart Van Coile
Accountant-Belastingconsulent
Bestuurder Van Coile & Partners CVBA
Ondervoorzitter IAB
Ondervoorzitter V.A.B.F vzw
Ondervoorzitter I-Prof vzw
1
Paperless office &
Kantoororganisatie
E-Invoicing
ISRS 4410
2
Welke banen verdwijnen de komende 20 jaar?
3
Hoe groot is de kans dat deze jobs in België zullen verdwijnen?
Volgens de VDAB-expert gaan steeds meer bedrijven bewust op zoek naar gespecialiseerde profielen. ‘Ze
willen geen gewone boekhouder, maar zoeken een hooggespecialiseerde accountant die kan omgaan met de
modernste boekhoudsoftware.
4
5
6
Welke producten en/of methoden hebben toekomst in een MKB-accountantskantoor van de toekomst?
Bron: “Het accountantskantoor van morgen” door J.B.M. (Hans) Schillemans
7
Bespreekt u de cijfers/jaarrekening met de klant?
Bron: Enquête IAB “Inventaris van de meest interessante software voor het beroep” van 24 september 2015
8
Paperless office
&
Kantoororganisatie
9
“Paperless” kantoor
• Papiergebruik staat centraal in werking accountants- en boekhoudkantoren
• Geraamd gebruik van papier
in onze sector:
ongeveer 2 miljard vellen/jaar
= 10.000.000 kg/jaar
= stapel van 200 km hoog
= 22x Mount Everest
• “Paperless” werken bespaart 50% papier
-> 1 miljard vellen/jaar
10
Redenen voor het papierverbruik
• Economisch: erg goedkoop om te printen
• Tastbaar
• Makkelijker lezen (?)
11
Voordelen digitaliseren
Minder ruimtebeslag
Dossiers gaan niet meer verloren
Minder foutgevoelig
Milieuvriendelijker -> besparing op papierverbruik, verplaatsingen …
Makkelijker van thuis uit werken
Iedereen kan alles raadplegen
Sneller en makkelijk opspoorbaar –> tags
minder nood aan papierklassement
• Veiligere archivering
• Kwaliteitsverbetering
•
•
•
•
•
•
•
12
Voorbeelden van “paperless” gebruik
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Aangifte personen-/vennootschapsbelasting via internet (Tax-on-web / Biztax)
Intervat & VAT listing - intrastat
Indienen fiscale fiches 281.20 – 281.50
Aangiftes in de bedrijfsvoorheffing
Aangiftes in de roerende voorheffing
Neerlegging van de jaarrekening via internet
E-delivery van loondocumenten
Digitale databanken
Inschrijvingen/wijzigingen en schrappingen in het Ondernemingsloket
…
13
Gevolgen
• Beveiliging pc en servers: zeer belangrijk!
• Mogelijke bedreigingen
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Spam
Spyware
Trojaanse paarden
Virussen
Hacker
Phishing
Dataverlies
Datadiefstal
…
14
Te nemen maatregelen
• Antivirus op elke computer en server
• Firewall die de verbinding tussen het bedrijfsnetwerk en internet
controleert
• Goede datastructuur met de nodige rechten
• Antispam op niveau van de mailserver of per computer
• Goed paswoordenbeleid
• Specifieke beveiliging voor externe toegang tot bedrijfsdata
• Personeel voldoende opleiden i.v.m. computerveiligheid
15
Backups
• Externe firma of provider (cloud-gebaseerde of hybride backup-oplossing)
• Zelf steeds de eindverantwoordelijkheid nemen en regelmatig nakijken backup-logs en
reële controle van de backups (laten) doen
• Zelf backups nemen
•
•
•
•
Zeer reglmatig en volgens vast patroon
Zorgen voor voldoende backup-retentie
Duidelijk roulatie-systeem gebruiken
Backupmedium op veilige plaats (buiten kantoor) bewaren
16
Hoe deze doelstelling realiseren?
• Grote mentaliteitswijziging
• Maak de klik -> en ga te werk in verschillende stappen
17
Verschillende stappen
•
•
•
•
•
Organisatie van bestanden
Briefwisseling
PDF Reader / PDF Writer
Twee schermen
Informaticatoepassingen
•
•
•
•
•
•
•
•
Communicatie met klanten
Gebruikte zoekmodules
Taakbeheer
Klantenbeheer
Paperless Office
Bestanden versturen
Modeldocumenten
Witboek
•
•
•
Cliëntacceptatiebeleid
De opdrachtbrief
Personeelsbeleid
18
•
Permanent dossier
19
•
Werkdossier
20
Organisatie van bestanden (op eigen structuur zonder software)
• Waar bewaren -> Structuur is nodig
• Klanten
• Eenmanszaken
• Bestendig dossier
• Jaardossier
• Vennootschappen
• Bestendig dossier
• Jaardossier
21
Modeldossier eenmanszaken
22
Modeldossier vennootschappen
23
Bestendig dossier
• Inlichtingsfiche
24
Bestendig dossier
• Inlichtingsfiche (vervolg)
25
Bestendig dossier - Excel voor accountants en boekhouders
• Excel-bestand (zie bijlage)
Permanent dossier:
checklist om aan te vullen
26
27
28
Waartoe dient de eenvormige dossierindeling (permanent en jaarlijks
klantendossier/werkdossier)?
• Beter beheer en opvolging van dossier en bevordering van overdraagbaarheid dossier binnen
kantoor
• Scheiding tussen klantendossier (documenten eigendom van cliënt) en werkdossier (nota’s,
opzoekingen ... van het kantoor)
29
Wat zijn de voordelen van de eenvormige dossierindeling ?
• Bevordering van de kwaliteit van de dienstverlening door goed
gedocumenteerd dossier: alle benodigde informatie beschikbaar op één plaats
• Samenwerking binnen het kantoor:
• Nazicht door dossierverantwoordelijke makkelijker indien meerdere medewerkers
betrokken
• Bij interne overdracht dossier, snellere inwerking in dossier mogelijk
• Overdracht van dossiers aan confrater:
• Sneller en eenvoudiger (cfr deontologische verplichting)
• Basis voor te dagtekenen inventaris reeds bestaande (cfr deontologische
verplichting)
30
• Moeilijkheden overwinnen
• Extra tijdsbesteding bij de dossiersamenstelling?
Is investering voor later
• Hoe draagt een eenvormige dossierindeling bij tot kwaliteit van de geleverde
diensten ?
Inconsistentie in informatie of ontbrekende elementen tijdig ontdekken
• Hoe kan een uniforme dossierindeling bijdragen tot de beperking van mijn
beroepsaansprakelijkheid? Beperking risico verkeerde beoordeling bij goed
gedocumenteerd dossier
31
• Welke bestandsnaam
• YYYY-MM-DD
Jaar, maand en dag opmaak document
• NK
Naam klant
32
• Welke bestandsnaam
• SD - Soort document
•
•
•
•
UF
IF
UB
IB
Uitgaande fax
Inkomende fax
Uitgaande brief
Inkomende brief
•
•
•
•
•
•
AF
VF
DGB
GBAR
GBKL
GBLV
Aankoopfactuur
Verkoopfactuur
Dagboeken
Grootboek Algemene Rekeningen
Grootboek Klanten
Grootboek Leveranciers
33
•
•
•
•
•
•
PS
TB
FP
ST
BS
OL
• ATP
• ATV
•
•
•
•
BE
CO
FD
DOC
Proef & Saldibalans
Tussentijdse berekening
Financieel Plan
Statuten
Publicatie Belgisch staatsblad
Ondernemingsloket
Attest personenbelasting
Attest vennootschapsbelasting
Bespreking
Contract
Fiscale documenten
Documentatie
34
35
• Balans: als YY einddatum van de periode opnemen
• YYYY naam klant jaarrekening v0.1
• YYYY naam klant jaarrekening v0.2
• Aangifte personenbelasting
• YYYY naam klant aangifte PB v0.1
• YYYY naam klant aangifte PB v0.2
• BTW-aangifte: einddatum van de periode vermelden
• YYYY-MM-DD naam klant BTW-aangifte
36
• De persoon die het Excel bestand opmaakt zal er ook onmiddellijk
volgende nummering aan koppelen:
V0.1
V0.2 (bij aanpassingen)
V0.3 (bij nog aanpassingen)
V1.0dv (nagezien)
V1.0 (klaar voor bespreking)
V1.1 (na bespreking)
V1.2 (1ste aanpassing na bespreking)
V2.0 (bij definitieve afwerking)
37
•
•
•
•
•
Briefwisseling
Twee schermen
•
•
•
•
•
•
•
•
Taakbeheer
Klantenbeheer
Paperless Office
Bestanden versturen
Modeldocumenten
Witboek
•
•
•
De opdrachtbrief
Personeelsbeleid
38
Briefwisseling
• Gebruik scanner “All-in-one kopieertoestel”
• Ontvangen documenten:
• Van klanten / overheidsdiensten
-> inscannen
-> onmiddellijk bewaren (ook mails)
• Originele documenten -> terug naar klant
• Uitgaande briefwisseling
-> inscannen / digitaal ondertekenen / bewaren
-> onmiddellijk bewaren (mails)
39
Briefwisseling
• Archiveren van mails
Voordelen:
•
•
•
•
Alle belangrijke mails zijn eenvoudig terug te vinden
Alle correspondentie per klant/project/onderwerp te zien
Collega’s kunnen de mails lezen
Mails blijven te openen, te beantwoorden, door te sturen
Voorbeelden: MailToFile, GFI Mailarchiver
40
•
•
•
•
•
Briefwisseling
Twee schermen
•
•
•
•
•
•
•
•
Taakbeheer
Klantenbeheer
Paperless Office
Bestanden versturen
Modeldocumenten
Witboek
•
•
•
De opdrachtbrief
Personeelsbeleid
41
• PDF Reader:
Gratis versie -> beperkte mogelijkheden
• Lezen, doorbladeren, doorzoeken
• PDF Writer:
•
•
•
•
•
•
•
PDF’s exporteren naar Word, Excel en PouwerPoint
Tekst en afbeeldingen bewerken in PDF-bestanden
PDF- en webformulieren maken
Bestanden combineren in één PDF
Documenten elektronisch ondertekenen
PDF’s met een wachtwoord beveiligen
Geleide acties maken om herhalende taken te automatiseren
42
• Voorbeeld: delen
43
• Doorzoekbaar maken van PDF-bestanden
• Zorg voor de juiste instelling bij het inscannen
• Goede resolutie (300 dpi)
• OCR uitvoeren aanvinken bij scanopties
• Bestaande PDF-bestanden
• Met PDF-Writer omzetten
• Beeld – Gereedschappen – Tekst herkennen
44
•
•
•
•
•
Briefwisseling
Twee schermen
•
•
•
•
•
•
•
•
Taakbeheer
Klantenbeheer
Paperless Office
Bestanden versturen
Modeldocumenten
Witboek
•
•
•
De opdrachtbrief
Personeelsbeleid
45
Twee schermen
• 2 schermen
• Minder nood om documenten te printen
• Eenvoudig vergelijk van gegevens
• Tijdsbesparing -> beter multi-tasken
46
•
•
•
•
•
Briefwisseling
Twee schermen
•
•
•
•
•
•
•
•
Taakbeheer
Klantenbeheer
Paperless Office
Bestanden versturen
Modeldocumenten
Witboek
•
•
•
De opdrachtbrief
Personeelsbeleid
47
Informaticatoepassingen - klanten
•
Communicatie: Hoe onderhoudt u contact met uw klant?
48
Andere antwoorden:
-
Direct mailing
Outlook/ Gmail
Word/Excel/One notes
Eigen serverplatform
Smartboard
Doodle
Radmin
LogMeIn
49
•
Afspraken inplannen: Hoe plant u bij voorkeur een afspraak in?
50
Online vergaderen kan in verschillende vormen:
• Webinar:
• online seminar waarbij voornamelijk informatie overgedragen wordt
• voor trainingen en productpresentaties
• Webmeeting:
• meest pure vorm van online vergaderen
• deelnemers actief participeren door middel van chat en 'hand opsteken'
• Webconference:
• voornamelijk luisteren naar wat een persoon te zeggen heeft
• Geregistreerden krijgen een PIN-code die ze moeten invoeren na een bepaald nummer gebeld te
hebben
51
Vergelijking online vergaderen:
Go ToMeeting
AdobeConnect
Cisco WebEx
Skype for business
Teamviewer Premium
€39/m
25 deelnemers
1 host
Onbeperkt gebruik
€39/m
25 deelnemers
9 hosts
Onbeperkt gebruik
$55/m
25 deelnemers
1 host
Onbeperkt gebruik
€4,60/user/m
Inbegrepen in Office 365
Onbeperkt gebruik
€998
25 deelnemers
1 host
Onbeperkt gebruik
Video
V
V
V
V
V
Audio
V
(Telefoon & VOIP)
V
(VOIP)
V
(Telefoon & VOIP)
V
(Telefoon & VOIP)
V
(Telefoon & VOIP)
Desktop
V
(Windows & Mac)
V
(Windows & Mac)
V
(Windows & Mac)
V
(Windows & Mac)
V
(Windows & Mac)
V
(iPad, iPhone & Android)
V
(iPad, iPhone, Blackberry
& Android)
Plug-in
Geen
Plug-in
installatie
Plug-in
Scherm delen
V
V
V
V
V
Documenten delen
X
V
V
V
V
Prijs
Mobiel
Installatie
V
V
V
(iPad, iPhone, Blackberry
(iPad, iPhone,
(iPad, iPhone,
& Android)
WindowsPhone & Android) WindowsPhone & Android)
52
• Teamviewer
• Verbinding met elke PC of server over de hele wereld
• Bedienen PC van op afstand
• Nog veel meer mogelijkheden:
• Online meetings, plan meeting, instant meetings
• Teamwerk
• Cursussen en presentaties
• Voor de commerciële gebruiker
• Downloads voor testdoeleinden
53
• Webex
• Vergaderen waar je wenst
• Op kantoor
• Via Iphone
• Via Ipad
• Opnemen en herbeluisteren van vergaderingen
• Gebruiken van video- en geluidsmateriaal
• Gratis probeerversie
54
• Skype
•
•
•
•
•
•
Gratis videobellen
Vaste en mobiele nummers bellen
Vergadergesprekken
Groepsvideobellen
Doorschakelen van gesprekken
Gratis downloaden
55
• Smartboard
•
•
•
•
Interactief touch screen
Op elk moment, vanaf elk digitaal apparaat en elke applicatie
Verzenden bestanden vanaf uw mobiel apparaat
Gebruik van:
• Spreadsheets
• Websites
• Andere gegevens van het bedrijf
56
• Microsoft Office One-Notes
• Het bijhouden van uw notities
• Handgeschreven of getypt
• Tekeningen
• Geluidsbestanden
• Delen van notitieblokken
• Op het web
• Op een andere computer
• Het bevorderen van de interne samenwerking
• Gratis probeerversie
57
• Doodle.com
• On-line afspraken maken
• Inhoud applicatie:
• Onderwerp
• Deelnemers
• Voorgestelde datum
• Gebruiksvriendelijk & geen software vereist
• Gratis basisversie
58
• Radmin
• Op afstand toegang krijgen tot netwerkcomputers via LAN of internet
• Uw personeel directe technische ondersteuning bieden
• Gebruik toegang op afstand voor:
• beheer van computers van werknemers en servers
• snelle technische ondersteuning
• Gratis proefversie
• Aankoopprijs: €37,1 per licentie
59
• LogMeln
• Toegang tot en besturing van uw computer waar u ook bent
• Uw flexibiliteit verhogen -> toegang tot uw pc op het werk, waar en wanneer u
maar wilt
• Uw leven vereenvoudigen -> geen bestanden meer meebrengen
• Met LogMeIn heeft u altijd uw werk computer binnen handbereik
• Uw productiviteit verhogen -> tijd beter beheren
60
Informaticatoepassingen - zoekmodule
61
• Internet Explorer – Mozilla Firefox – Google Chrome
• Zoekdirectories via internet:
• www.google.be
• www.startpagina.be
• www.start.be
•
•
•
•
Zoekmodule via Windows verkenner
Copernic
Google desktop Search (ctrl – ctrl)
Ctrl-F Functie in Office pakketten
62
63
64
•
Kennisdatabanken die binnen de kantoren gebruikt worden
65
• Monkey.be
• Dagelijkse informatie
• Cijfers, wetgevingen, commentaren, nieuws, rechtspraak en bronnen
• Fiscale en boekhoudkundige updates
• Aangebracht door:
• Topspecialisten, vakmensen en auteurs
• Verschillende abonnementen afhankelijk van uw informatiebehoefte
66
• Taxtoday.be
•
•
•
•
Elektronische nieuwsbrieven van MonKEY.be
Elke dag de fiscale actualiteit
Samenvattingen van alle belangrijkste fiscale arresten
Praktijkgerichte artikels
67
• Lexfin.be
• Bundelt nieuws, wetgeving, commentaar en bronnen
• Online en met opleiding
• Behandelt:
•
•
•
•
Inkomstenbelastingen
Btw
Accountancy
Vennootschap
68
• Fiscoloog.be
• Dé referentie op fiscaal vakgebied
• Wekelijks alle fiscale actualiteit
• Directe interpretatie in samenhang met
• Bestaande wetten
• rechtspraak
69
• Tipsenadvies-belastingen.be
• Alle artikels uit de adviesbrief Tips & Advies Belastingen
• Mijn bibliotheek
• Alle artikels die u interessant vindt
• E-zines
• Recentste artikels via e-mail
• De 5 meest gelezen artikels via e-mail
• Geïntegreerde Download Zone
• Bronmateriaal, rekentool,
modelcontracten, checklisten …
70
• Geld-uit-vennootschap-halen.be
• Adviesbrief met praktische tips en adviezen om als zaakvoerder of bestuurder een inkomen uit
uw vennootschap te halen zonder onderweg te veel aan de Staat af te geven.
• In elk nummer krijgt u in klare taal een update van deze wijzigingen zodat u meteen kunt
inschatten:
• Wat dit voor u en uw vennootschap betekent,
• Welke actie u eventueel moet ondernemen en
• Wat u het best met uw vertrouwenspersoon bespreekt.
71
• Fiscalnet.be
•
•
•
•
•
•
Grootste Belgische fiscale databank
Gids in de wereld van de fiscaliteit
Snelste fiscale updates
Persoonlijke antwoorden van specialisten
Altijd en overal toegang
Bruikbaar met verschillende medewerkers
72
• Indexfiscaal.be
• Index Financials:
•
•
•
•
•
•
•
•
Jaarrekeningen in Pdf en digitaal formaat beschikbaar
Eenvoudige export naar Excel van alle gegevens
Volledige ratio analyse per jaarrekening
Per ratio een volledige rapportage en grafische voorstelling
Onbeperkte consultatie
Weergave van de deelnemingen en participaties van bedrijven
Horizontale analyse
Vergelijkingen tussen vennootschappen
73
Informaticatoepassingen - taakbeheer
•
Takenopvolging (op kantoorniveau, tussen medewerkers onderling)
Hoe behoudt u het overzicht over al uw klantendossiers en status van de werkzaamheden?
Welke?
Zie volgende slide
74
75
Admin-Consult – vereenvoudig uw administratie
• Opvolging gepresteerde uren, taken & projecten
• Verschillende facturatiemethodes - digitaal
• Opvolging contactmomenten met klant
• Beveiligde toegang medewerkers
• Rapportage
• Tijdsregistratie
• HRM module
• Kalender & planning
76
• Voorbeeld taakbeheer
77
• Voorbeeld taakbeheer
78
• Fogbugz
• Niet reguliere taken
• Om adviezen bij te houden en op te volgen
• Koppelen aan de juiste case
• Verschillende communicaties
rond de case worden
allemaal aan elkaar
gekoppeld
79
80
81
• AFAS Profit Documentmanagement
• Razendsnel informeren van de medewerkers
• Documenten centraal archiveren
• Met ProfitWeb 2,0, het intranet van AFAS Profit:
• Scherm naar eigen wens inrichten
• Makkelijker om bedrijfsdocumenten te beheren en te lezen
82
Informaticatoepassingen - klantenbeheer
•
Klantenbeheer: Hoe beheert u uw klanten?
Hoe houdt u bij wie uw klanten/contactpersonen zijn, adres, telefoon nummer…
Welke?
Zie volgende slide
83
Informaticatoepassingen - klantenbeheer
84
Informaticatoepassingen – paperless office
85
E-mail beheren en archiveren
Met MailToFile voor MS Outlook:
• Elke medewerker slaat e-mail op in de klantdirectory + relevante
subdirectory;
• Alle e-mailcorrespondentie met de klant is terug te vinden: eenvoudig zoeken
en openen;
• MS Outlook bevat alleen nog actie (ToDo)-mail
• Bij archiveren en afsluiten van het boekjaar: alles is digitaal centraal bij elkaar
opgeslagen
• Veel extra mogelijkheden (nummering email, printen, overzichten, klantcode
in onderwerp)
86
“Scan-2-Knowledge” Framework:
OCR &
IDR
Scannen
•
Met een scanner of MFP
wordt een papieren
document
gedigitaliseerd.
•
OCR converteert de
scan/foto naar een
tekstueel document.
•
BARCODE herkenning en
separatie
•
Automatisch extractie
van relevante meta-data
uit het document
(facturen, formulieren,
…) .
Archivering
DMS
•
De digitale documenten
worden gearchiveerd met
hun meta-data.
•
Automatische classificatie
van de documenten op
basis van de meta-data en
kennis gebaseerde
technieken.
•
Work-flow.
Weergave
Zoeken
•
Alle documenten zijn
opvraagbaar op basis van
hun inhoud en/of meta-data.
•
Geavanceerde
zoekmogelijkheden.
•
Met ‘click-and-view’ zijn
documenten opvraagbaar
rechtstreeks vanuit elke
software (bv. ERP).
87
Yuki: een uniek boekhoudplatform
88
FirstMate stelt accountants in staat om:
• op een efficiënte & gestructureerde manier boekhoudingen af te
sluiten
• een gedetailleerd financieel verslag te genereren
• gegevens door te sturen naar First Jaarrekeningen en TaxMate (VenB,
BNI (Ven), RPB)
89
Kluwer
90
Kluwer
91
POPSY
92
Clearfacts
93
94
Exact Online: procesoptimalisatie
- Elektronische facturatie
- Scan & herken
- Automatische import van
bankuittreksels
95
Boekhouding
Software A
Fiscaal dossier
Spreadsheet
Website Biztax
Jaarrekening
Software C
Permanent
dossier
Papier
Software B
Analyses
en rapportering
Spreadsheet
Verslagen
en WCO
Text Processing
Software
Werkpapieren
en specificaties
Antiwitwas
Text Processing
Software
Spreadsheet
Checklists
Papier
Spreadsheet
Rapportbundel
Copy-paste
96
Boekhouding
Software A
Fiscaal dossier
Jaarrekening
CaseWare
WinAcc
CaseWare WinAcc
is ‘All-in One’
CaseWare
WinAcc
Permanent
dossier
Analyses
en rapportering
CaseWare
WinAcc
CaseWare
WinAcc
Verslagen
en WCO
CaseWare
WinAcc
Werkpapieren
en specificaties
Antiwitwas
CaseWare
WinAcc
CaseWare
WinAcc
Checklists
CaseWare
WinAcc
Rapportbundel
CaseWare
WinAcc
97
98
BOCOUNT DYNAMICS
Familiar and
modern technology
Collaboration
Accounting
Invoicing
Accountant
Customers
Declarations
…
More than finance
CRM
Projects
Sales
Service
Purchase
Production
Stock
WMS
99
•
Verwerkt u de aankoop-en verkoopfacturen digitaal? (Scanning, OCR …)
100
101
102
• Unizo
103
•
Maakt u gebruik van digitale bestanden (zoals CODA) om de financiële transacties te verwerken?
104
•
Maakt u gebruik van digitale bestanden (zoals CODA) om de financiële transacties te verwerken?
Ja, met behulp van:
105
106
107
108
Boekhoudsoftware
(niet Sage-oplossing)
CODA by
Sage
Reporting
Aankopen
Verkopen
Fin.
ingaven
Scannen
eInv. IN
Factureren
OCR
eInv.
Decodering
Kasverricht. klant
109
Sage DigiDesk Easy Start+
CODA by Sage
Automatische ontvangst van CODA-bestanden met
rechtstreekse verzending naar uw fiduciaire
Sage DigiDesk Easy Standard+
CODA by Sage
Automatische ontvangst van CODA-bestanden en rechtstreekse
verzending naar uw fiduciaire gecombineerd met de voordelen van
geïntegreerde facturatie
110
Informaticatoepassingen – bestanden versturen
111
• Dropbox
• One drive
• Googledrive
112
• Wetransfer
• Verzenden/ontvangen van grote bestanden via internet
• Vervanger van CD’s, DVD’s en USB-sticks
• Bestanden van 2 GB
113
• Mijnbestand.nl
Bestanden delen
Veilig en gratis
Bestanden van maximaal 300MB
Bestand kiezen
-> uploaden
-> verzenden
• Onbeperkt downloaden en delen
•
•
•
•
114
• Silverfin
• Rapporten:
•
•
•
•
Steeds up to date via realtime connectie met uw boekhoudpakket
Uniforme rapporten, maar toch eenvoudig aanpasbaar via drag & drop
Automatische opmaak in de huisstijl van uw kantoor
Zelfs verslagen worden gelinkt aan de boekhouding, zo worden copy-paste fouten naar Word
vermeden
• Digitaal werkdossier:
•
•
•
•
Rekeningen onderbouwen via uniforme templates
Fouten worden vermeden door een verplichtte structuur
Altijd en overal consulteerbaar, want online
Eenvoudig opzoeken want documenten zijn gekoppeld aan de rekening zelf
115
Bestanden
opslaan
Automatische synchronisatie
Factuur digitaal ontvangen
(vb. per email)
K
L
A
N
T
scannen
Factuur ontvangen per post
V
A
P
N
A
R
C
T
O
N
I
E
L
R
E
S
&
Voor de verbinding wordt een
unieke login en paswoord gebruikt
Synchronisatie gebeurt
via veilige verbinding
116
Conclusie
• Bent u van mening dat klanten bereid zijn meer te betalen voor de
nieuwe dienstverlening
Bron: “Het accountantskantoor van morgen” door J.B.M. (Hans) Schillemans
117
Conclusie
• Hoe belangrijk vindt u rapporteringsinstrumenten om de cijfers te
verduidelijken?
Niet belangrijk
Heel belangrijk
Bron: Symposium “Mijn boekhouder/accountant, mijn partner is business?” Hogeschool Gent
118
Conclusie
• Zou u het appreciëren mocht uw boekhouder/accountant u wijzen op
de mogelijke gevaren of negatieve evoluties van uw cijfers?
119
•
•
•
•
•
Briefwisseling
Twee schermen
•
•
•
•
•
•
•
•
Taakbeheer
Klantenbeheer
Paperless Office
Bestanden versturen
Modeldocumenten
Witboek
•
•
•
De opdrachtbrief
Personeelsbeleid
120
Modeldocumenten
• Modelbrieven aan klanten volgens BIN-normen
• Modeldocumenten voor ons kantoor
• Contracten …
• Modeldocumenten in Excel
• Voor jaarrekening en aangiftes
• Fiscale modeldocumenten
• Fiches, samenvattende opgave…
121
Modelbrief BTW
122
•
•
•
•
•
Briefwisseling
Twee schermen
•
•
•
•
•
•
•
•
Taakbeheer
Klantenbeheer
Paperless Office
Bestanden versturen
Modeldocumenten
Witboek
•
•
•
De opdrachtbrief
Personeelsbeleid
123
Witboek Kwaliteit I.A.B.
• 10 leidraden
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Inventaris activiteiten uitgeoefend door kantoor
Organigram
Eenvormige dossierindeling
Cliëntacceptatie- en opvolgingsbeleid
De opdrachtbrief
Tijdsbeheer en de “timesheet”
Personeelsbeleid
Plichtenleer en opleiding
Interne kwaliteitsbeheersing
Beleidsverklaring
124
• Al dan niet een zakelijke relatie aangaan?
• Wie kan klant aanvaarden?
• Bv. de vennoten
• Welke klant?
• => Antiwitwaswetgeving
125
Cliëntacceptatiebeleid - Witwaswetgeving
126
127
128
• Wetgeving toe te passen door:
• Bedrijfsrevisoren I.B.R.
• Externe accountant en externe belastingconsulenten I.A.B.
• De erkende boekhouders en erkende boekhouders-fiscalisten B.I.B.F.
• Niet: stagiairs I.A.B.
129
130
131
132
133
134
135
136
137
138
• Beslissingsbomen:
• Aankopen van een zakelijke relatie met een nieuwe cliënt – natuurlijk persoon
• Beslissingsboom I
• Aankopen van een zakelijke relatie met een nieuwe cliënt – entiteit
• Beslissingsboom II
• Beslissingsboom voor identificatie van uiteindelijke begunstigde
• Beslissingsboom III
139
• Identificatieformulieren
•
•
•
•
•
•
All in one
Identificatie natuurlijke persoon – cliënt
Identificatie natuurlijke persoon - lasthebber
Identificatie rechtspersoon - juridische structuur - cliënt
Identificatie rechtspersoon - juridische structuur/lasthebber
Verklaring uiteindelijke begunstigde(n)
Zie bijlagen
140
141
• Identificatie schema’s
• Natuurlijke persoon
• Rechtspersoon / juridische structuur
• Uiteindelijke begunstigden
Zie bijlagen
142
• Toezicht controle door instituten
• Wettelijke opdracht
• Hoe? B.I.B.F. – I.A.B.:
• Beantwoorden vragenlijst
• Verplicht in te vullen
• Indien geen antwoord -> herinnering/controle ter plaatse
• Wanneer: vanaf 01/01/2013
143
• Witwasverantwoordelijke
• Wanneer aanstellen:
• Verplicht: 10 of meer beroepsbeoefenaars (ongeacht instituut) die samenwerken
Een activiteit uitoefenen en/of
Een participatie hebben en/of
Lid zijn van het bestuursorgaan
• In andere situaties: optioneel
144
145
146
• Meldingsplicht aan C.F.I. (Cel voor Financiële Informatieverwerking)
• Vaststelling / poging tot witwassen
• Minste vermoeden volstaat
• Zekerheid is niet vereist – beoordeling door CFI
• Onmiddellijk
• Individuele verplichting
• Geen vrijstelling indien reeds melding door een andere meldingsplichtige
• Melding door beroepsbeoefenaar / verantwoordelijke voor toepassing wet
• Niet door personeelslid!
147
•
Antiwitwaswetgeving / Cliëntenacceptatiebeleid
148
149
Be Excellent 6.10.2014
www.BeExcellent.be
Het platform “Be Excellent” is de online omgeving voor het vastleggen,
beheren en publiceren van handleidingen, documenten, tools, enz.
Een efficiënte ondersteuning bij het uitoefenen van uw beroep als
accountant en /of belastingconsulent.
150
151
152
BeExcellent.be
153
Medewerkers
IAB
http://
kantoor
.beexcellent.be
KANTOOR
BeExcellent.be - Structuur
154
BeExcellent.be - Doel en voordelen
•
•
•
•
•
•
•
•
Raadplegen handleidingen en tools IAB op één plaats
Duidelijke structuur
Alle informatie altijd geactualiseerd
Vergelijken met de vorige versie
Medewerker kan wijzigingsvoorstel doen
IAB-documentatie in eenvoudig bewerkbare vorm
Makkelijk aanpasbaar aan aard en grootte van kantoor
Gratis toegang voor IAB-kantoren (Startlicentie)
155
BeExcellent.be - Nog geen toegang?
Schrijf uw kantoor vandaag nog in!
Bent u hoofdcontactpersoon van een IAB-kantoor?
• Ga naar de rubriek ‘BeExcellent’ van uw e-loket en vul het inschrijvingsformulier in
• In andere gevallen: gelieve een e-mail te sturen naar helpdesk@beexcellent.be
Meer info over het BeExcellent-platform op www.beexcellent.be
156
‘Be Excellent’ - Voordelen van dit platform:
online en overal beschikbaar
zeer duidelijke structuur van documenten en tools IAB
gebruiksvriendelijk
direct zien wat is aangepast
regelmatige updates van de inhoud
tijdsbesparend
verhoogde efficiëntie van organisatie kantoor
Mogelijkheid om eigen kantoorhandleiding op te stellen op basis van handleidingen
IAB.
• Autonomie met betrekking tot de aanvaarding van wijzigingsvoorstellen van IAB.
• Handige zoekfunctie; niet meer lang zoeken op de website.
•
•
•
•
•
•
•
•
157
Witboek Kwaliteit I.A.B
• 10 leidraden
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Organigram
De opdrachtbrief
Personeelsbeleid
Beleidsverklaring
158
De opdrachtbrief
159
De opdrachtbrief
• Aansprakelijkheid in het kader van een contractuele relatie vast leggen.
• Opdrachtbrief legt het volgende vast:
• Wederzijdse plichten
• Overeengekomen geldelijke voorwaarden
• De te respecteren termijnen
• Duidelijke omschrijving van de tussenkomst van de beroepsbeoefenaar om de
aansprakelijkheid te beperken.
• Mogelijk voor alle soorten opdrachten
• Steeds verplicht voor de door het Wetboek van Vennootschappen voorziene wettelijke
controleopdrachten (bijzondere mandaten)
160
De opdrachtbrief
•
•
•
•
•
•
•
Visitekaartje beroepsbeoefenaar
Duidelijke afspraken o.a. voor erelonen
Betere omschrijving rechten en plichten partijen
Kan geschillen voorkomen of helpen oplossen
Pre-contractuele informatie: cliënt moet weten waartoe hij zich verbindt
Teken van kwaliteit
Einde van de overeenkomst:
•
•
•
•
•
Hoe verhouding stopzetten?
Wie doet wat?
Welke zijn de betalingsvoorwaarden
Minder betwisting over erelonen
Goede indruk t.a.v. rechtbank
161
De opdrachtbrief
• Interne procedure van ons kantoor:
• Modelbrief aan klanten met de taken die voor hen gedaan worden.
• De eerste notities dienen ingevuld te worden op de inlichtingsfiche.
• Binnen de week interne procedure wordt er contact opgenomen met de klant
door de aangeduide dossierverantwoordelijke:
• Inlichtingsfiche verder aanvullen
• Opdrachtbrief met taken en budget genereren
162
De opdrachtbrief: voorbeeld van ons kantoor - Inlichtingsfiche
163
164
165
Begeleidend schrijven opdrachtbrief:
166
Opdrachtbrief
167
168
169
170
171
• 10 leidraden
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Organigram
De opdrachtbrief
Personeelsbeleid
Beleidsverklaring
172
Waarborgen
van de
kwaliteit
173
Intern waarborgen van kwaliteit
• Infoblad
• Checklist
• Bv. bij opmaken biztax / startende vennootschap / bij opmaken
vereffeningsverslag
• Nazicht werk door de dossierverantwoordelijke
• Afpuntingen in Admin-is
• Bespreking door de vennoten
174
• Checklists
175
•
Checklists: wij maken gebruik van checklists:
Welke?
Zie volgende slide
176
•
Checklists: wij maken gebruik van checklists via andere software, nl.
177
•
Checklists: wij zijn bereid deze checklist te delen voor BeExcellent
178
Checklist Biztax
179
Checklist Vereffeningsverslag
180
• 10 leidraden
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Organigram
De opdrachtbrief
Personeelsbeleid
Beleidsverklaring
181
Kwalificaties
van het
personeel
182
Personeelsbeleid
• Waarvoor dient het personeelsbeleid
• Vinden van geschikte kandidaat-medewerkers
• Goede medewerkers motiveren en houden door goed onderbouwd
personeelsbeleid (begeleiding, opleiding, verloning…)
• Beleid uittekenen en procedures opstellen
183
Personeelsbeleid
• Wat zijn de voordelen:
• Bevordert de productiviteit en rendement van het kantoor
• Aantrekken en motiveren van de juiste medewerkers en adequaat leidinggeven
verzekert de gestructureerde groei van het kantoor
184
Personeelsbeleid
• Elementen HR-Beleid:
• Aanwervingsprocedures
• Planning: vaardigheden en profiel aan te werven medewerkers (functie)
• Aanwervings- en selectiecriteria en procedures
Basisopleiding: te bepalen o.b.v. de diensten die het kantoor verleent, het aantal activiteiten en de vereiste graad
van specialisatie voor de in te vullen functie
185
Personeelsbeleid
• Elementen HR-Beleid:
• Inschakelingsprocedure van aangeworven personen
• Aanduiden van een coach
• Evaluatieformulier door de coach
• Verloning en andere elementen tot motivatie van de werknemers
• Evaluatie van de prestatie
• Jaarlijks evaluatiegesprek – invullen evaluatieformulier
• Naleving van het beroepsgeheim en de discretieplicht
186
Voorbeeld evaluatieformulier coach
187
E-invoicing
Een bijkomende uitdaging voor onze organisatie
188
E-Invoicing
189
E-Invoicing
• De digitale samenleving
• Wereld is veranderd : digitale tv, fotograferen, VOIP, Skype, mail, chat,
twitter……)
• Eerste portaalsites. Eerste toepassing XML
1998
• Eerste opkomst van internetbankieren:
1999
• Oprichting YouTube:
2005
• Doorbraak van smartphones:
2009
(bron : Wikipedia – opgericht 2001)
E-Invoicing
• De digitale samenleving
191
E-Invoicing
• Vandaag slechts beperkt percentage digitale facturen
•
•
•
•
•
1 miljard facturen (België / Nederland)
600 mio B2B facturen
400 mio B2C facturen
Vlaamse overheid: +/- 700.000 facturen
Belgische overheid: +/- 1.100.000 facturen
• Toename verkopen via internet
• Banken zijn begonnen met integratie elektronische factuur
impact van e-invoicing en daarop aansluitend van de digitalisering van
het facturatieproces is bijzonder groot!!
192
Overzicht gebruik elektronische facturatie
December
2011
Digitaal
December
2012
December
2013
Elektronisch
verstuurd naar
ondernemingen
1,83%
3,74%
6,02%
18,78%
27,42%
22,52%
33,44%
Elektronisch
verstuurd naar
en ontvangen
door burgers
1,45%
2,32%
6,92%
16,18%
24,96%
18,50%
31,88%
1,94%
2,59%
7,40%
15,71%
22,42%
18,31%
29,82%
Elektronisch
ontvangen door
ondernemingen
E-mail
December
December
2012
2013
Totale e-Facturatie
December
December
2012
2013
Bron: Rapport Elektronische facturatie en het elektronisch archief (www.efactuur.belgium.be)
193
Totaal e-Facturatie
194
E-Invoicing
195
Verplichte vermeldingen op de factuur
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Datum (factuur wordt uitgereikt)
Volgnummer (uniek nummer)
Identiteit van de leverancier/dienstverrichter
Identiteit van de afnemer
Vermelding Btw-identificatienummer
Datum levering (datum levering, voltooiing dienst, incassering van (een deel) de prijs indien deze verschilt van de uitreikingsdatum)
Vermelding van gegevens inzake de verrichte handeling
De maatstaf van heffing en de elementen waaruit hij is samengesteld
De tarieven van de verschuldigde btw
Het totaalbedrag van de verschuldigde btw moet in euro worden opgegeven
Administratieve toegevingen (facturering aan particulieren, detailzaken, …)
196
Nieuwe regels sinds 1 januari 2013
• Geschiedenis:
• Ter omzetting van richtlijn 2010/45/EU van 13 juli 2010, harmonisering tussen de
lidstaten van de regels voor het opstellen van een factuur en elektronische
facturering.
• Vanaf 1993: via individuele vergunning
• Vanaf 2004: twee voorwaarden
1.
2.
Voorafgaandelijk akkoord tot het ontvangen van een elektronische factuur
Garanderen van …
… authenticiteit van de herkomst
… integriteit van de inhoud
197
Nieuwe regels sinds 1 januari 2013
• Geschiedenis:
• Door of
• beveiligde elektronische handtekening
• EDI (Electronic Data Interchange)
• Een ander systeem dat aan de voorwaarden voldoet van art. 1, §4 van het KB nr. 1, mits de
authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud ervan worden gewaarborgd.
• Vanaf 2010: schrapping van de drie mogelijkheden voor het geven van de
garantie. De belastingplichtige kiest zelf de wijze van verzending (wel nog
garanderen van authenticiteit en integriteit)
• Vanaf 2013:
• Nu ook de leesbaarheid van de factuur
198
Nieuwe regels: begrippen
• Authenticiteit van herkomst:
• “Het waarborgen van de herkomst van de identiteit van de leverancier of de uitreiker van
de factuur.”
• Verplichting: bij leverancier/dienstverrichter als afnemer
• Integriteit van de inhoud:
• “Het feit dat de inhoud die voorgeschreven is door de toepasselijke regels inzake de
facturering geen wijziging heeft ondergaan.”
• Verplichting: bij leverancier/dienstverrichter als afnemer
• Leesbaarheid:
• “Zowel op korte als op lange termijn moeten alle btw-gegevens duidelijk leesbaar zijn, op
papier of op digitaal scherm, zonder dat er daarvoor veel onderzoek of interpretatie
nodig is.”
199
Wat is e-factureren?
200
Gevolgen voor het accountantskantoor
• Gevolgen voor onze klanten: ja
• Gevolgen voor ons eigen kantoor?
• Administratieve dienstverlening
• Het opmaken van de jaarrekening of de samenstelpraktijk
• Advies
201
• Administratieve dienstverlening
• Meer klanten door uitgebreide dienstverlening
• Minder boekhoudwerk? Meer correctiewerk?
• Betere communicatie met de klant voor (digitale)verwerking?
• Nederland: vb. EDI-Circle (aantal kantoren/aantal klanten EN “rijke”
e-facturen)
202
• Het opmaken van de jaarrekening of de samenstelpraktijk
• Geen invloed op de uit te voeren werken
• Wel betere/snellere consultatie onderliggende documenten
• Makkelijker nazicht en controle
• Quid internationale invloed ISRS 4410
• Beter en verplicht inzicht in de interne controle ?
203
• Advies
• Heel belangrijke adviesrol over hoe om te gaan met e-facturatie.
• We moeten ons verdiepen om adequaat te kunnen helpen.
• Verwijzen naar ICT specialisten!
204
Praktische vragen en antwoorden
Heeft de elektronische factuur dezelfde juridische waarde als een papieren
factuur?
Ja, de vorm van de factuur, hetzij op papier, hetzij in een elektronisch formaat, heeft
geen belang meer, aangezien alle facturen aan dezelfde regels zijn onderworpen en
op zelfde wijze moeten worden behandeld. De juridische waarde van een
elektronische factuur is dus volledig gelijkwaardig aan die een papieren factuur.
205
Hoe veilig is een elektronische factuur?
De veiligheid is afhankelijk van de gebruikte technologie, bedrijfscontroles en/of de
tussen partijen gemaakte afspraken.
206
Wanneer wordt een factuur als elektronisch beschouwd op gebied van de
BTW?
Een elektronische factuur inzake BTW wordt slechts al een geldige factuur
beschouwd als aan onderstaande voorwaarden is voldaan:
1.
Alle verplichte factuurgegevens dienen aanwezig te zijn
2.
Het moet gaan over een ‘elektronische factuur’. Dit houdt in dat het document in
elektronische vorm uitgereikt en ontvangen moet worden.
207
Hoe kun je weten of een elektronische factuur goed ontvangen werd?
De wet voorziet niet in enige regeling hierover. Eenieder moet voor zichzelf
uitmaken welke technische oplossing voor hemzelf wordt geïmplementeerd.
208
Moet ik de facturen bewaren die moeten gedownload worden op de
website van een leverancier of kan ik eenvoudig de e-mails met de links
bewaren?
De afnemer dient de hem via de website van zijn leverancier/dienstverrichter ter
beschikking gestelde elektronische facturen te downloaden en te bewaren. Niets
belet dat ook de e-mailberichten met de hyperlink worden bewaard (als aanvullend
bewijs van herkomst)
209
Biedt het versturen van een factuur per mail evenveel zekerheid als het
versturen van een factuur per post?
Ja. Als u facturen gewoon via mail verstuurt, kunt u in uw mailprogramma
aangeven dat u een afleveringsbericht wenst. Werkt u met boekhoudsoftware of
via een serviceprovider dan worden daarin ook afleveringsberichten voorzien.
Vooraleer u met uw klant afspreekt om voortaan elektronische facturen te
versturen, kunt u altijd met testberichten werken en samen een goede regeling
uitwerken
210
Mag ik tegelijkertijd een papieren en een elektronische factuur uitreiken
voor dezelfde klant?
Neen. Principieel mag voor éénzelfde handeling slechts één factuur, elektronisch of
op papier, worden uitgereikt. Indien toch twee facturen uitgereikt worden, moet
één van beide facturen (de papieren of de elektronische) de vermelding ‘dubbel’
bevatten of enige andere vermelding dat duidelijk maakt dat het andere exemplaar
het ‘origineel’ is en enkel dat kan gebruikt worden voor het recht op aftrek.
211
Hoe kan ik het best omgaan met het naast elkaar bestaan van
elektronische en papieren facturen?
Ofwel de twee stromen volledig apart beheren.
Ofwel kunt u, om slechts één gegevensstroom te behouden: uw elektronische
facturen uitprinten of uw papieren documenten inscannen
(De bestemmeling van de factuur moet kunnen aantonen dat de door hem
gebruikte technologie of procesmatige middelen inderdaad de authenticiteit
van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur
waarborgen).
Meer vragen en antwoorden: www.efactuur.belgium.be
212
Gedragscode
• Doel: aanbieden van een duidelijk en veilig kader aan de consument
• Van toepassing op relaties tussen de ondernemingen en de organisaties
die de code hebben ondertekend en hun klanten
• Volledige tekst: zie bijlage
213
Conclusie
E-facturatie is een (nieuwe) uitdaging voor en in het beroep:
• Voor het beroep:
Bijstand en begeleiding van ons cliënteel in deze (nieuwe) vorm van
communicatie met integratie van de betaalfaciliteiten en
boekhoudadministratie
• In het beroep:
Een voorbereiding en uitwerking van een (nieuwe) kantoororganisatie
waarin dienstverlening centraler staat en verwerking een andere
dimensie krijgt.
214
E-Invoicing
• Werkt u met e-invoicing?
1. Ja
2. Neen, maar ik heb
reeds concrete stappen
ondernomen om dit in de
toekomst wel te doen.
3. Neen, maar ik weet wel
wat e-invoicing en hoe het
werkt.
4. Neen, ik ken dit niet
3
1
2
4
215
E-Invoicing
• Moedigt u uw klanten aan om te werken met e-invoicing
216
ISRS 4410
217
Samenstellingsopdracht
• Samenstellingsopdracht in overeenstemming met ISRS 4410 (International Standard on
Related Services)
• Wat is een samenstellingsopdracht?
• De accountant verzamelt, verwerkt, rubriceert, analyseert financiële informatie en vat deze
samen.
• Hij synthetiseert op basis van de financiële informatie aangeleverd door de klant.
• Het bestuursorgaan blijft verantwoordelijk voor de financiële informatie en voor de basis
waarop deze werden opgesteld en gepresenteerd.
218
In welk nationaal en internationaal kader moeten we dit zien?
• Toename van de complexiteit van de omgeving
waarbinnen het beroep uitgeoefend wordt
• Versterking van het vertrouwen van de stakeholders cliënten
• Versterking van de geloofwaardigheid en de unieke
positie van de accountant/belastingconsulent
• Internationale tendensen in accountancy
• Internationale verplichtingen en reglementen (IFAC &
IAASB)
219
Wat is I.F.A.C.?
MISSIE:
• bij te dragen tot de ontwikkeling, goedkeuring en uitvoering van kwalitatief
hoogwaardige internationale normen en richtsnoeren;
• bijdragen tot de ontwikkeling van sterke professionele boekhouding organisaties en
accountantskantoren, en tot kwalitatief hoogwaardige praktijken door professionele accountants
• bevordering van de waarde van professionele accountants wereldwijd;
• uitspreken over openbaar belang kwesties waar de boekhouding beroep van
deskundigheid het meest relevant is.
VISIE:
• IFAC's visie is dat de algemene boekhoudkundige beroepen erkend worden als een waardevolle
leider in de ontwikkeling van sterke en duurzame organisaties, financiële markten en economieën.
220
221
Wat is IAASB?
222
Wat is ISQC1?
= International Standard on Quality Control
= kwaliteitsbeheersing voor kantoren die controle- en
beoordelingsopdrachten betreffende financiële overzichten,
alsmede andere assurance- en aan assurance verwante
opdrachten uitvoeren
223
Wat is ISQC1?
Doelstellingen:
Stelsel kwaliteitsbeheersing vaststellen -> verschaft zekerheid aan
kantoor m.b.t.:
• Naleving weten regelgeving gestelde vereisten en professionele
standaarden door kantoor en personeel
• Uitgebrachte rapportages door kantoor of opdrachtpartners zijn
passend in gegeven omstandigheden
224
Assurance, aan assurance verwante opdrachten en nonassurance opdrachten ?
Zijn deze opdrachten van belang voor ons beroep?
Assurance, aan assurance verwante opdrachten en overige opdrachten
Assurance
Opdrachten
Non
assurance
Volkomen
controle
Beperkte
controle
226
Assurance
Opdrachten
Non
assurance
Zekerheid
Volle Onafhankelijkheid
Objectiviteit
Ethiek
o.a. gewone
onafhankelijkheid
227
Assurance
Opdrachten
Non
assurance
Aan assurance
verwant
Overige
228
Is ISRS 4410 de toekomst?
• International Standard on Related Services
• Wordt toegepast van zodra er een risico is dat de accountant ten aanzien van
derde partijen wordt geassocieerd met financiële informatie
• Samenstellingsopdracht is GEEN controleopdracht – accountant geeft met de
financiële informatie meer geloofwaardigheid aan deze financiële informatie
• Ruimte voor afweging:
wil de acountant/klant dat de financiële informatie verbonden wordt met de
naam van accountant?
229
Is ISRS 4410 de toekomst? NORM
• INWERKINGTREDING ISRS 4410
Vanaf 1 juli 2013.
• WELKE INFORMATIE?
De standaard is van toepassing op samenstellingsopdrachten m.b.t.
historische financiële informatie.
Deze standaard kan echter toegepast worden – indien nodig
aangepast – op samenstellingsopdrachten met betrekking tot
financiële informatie andere dan van historische aard en met
betrekking tot niet-financiële informatie
230
Is ISRS 4410 de toekomst? NORM
• Kwaliteitscontrole
• De ISRS 4410 legt voorwaarden op het niveau van individuele
samenstellings-opdrachten op.
• Deze voorwaarden gaan echter uit van het gegeven dat het kantoor van
de accountant onderworpen is aan een kwaliteitstoetsing in de zin van
ISQC1
231
Wat?
• Verzamelen, verwerken, rubriceren, analyseren en samenvatten van gegevens
tot een financieel overzicht
• Geen zekerheid
• deskundigheid op het gebied van administratieve verwerking van financiële gegevens tot
toereikende verslaggeving
• niet omwille van de controledeskundigheid
• correctheid of volledigheid van de informatie moet niet nagegaan worden
• bestuursorgaan blijft verantwoordelijk
232
Meerwaarde t.a.v. de opdracht
• Voordelen voor de cliënt
• deskundigheid en zorgvuldigheid, op maat van de specifieke noden van de klant
• professionele en ethische eisen, waaronder objectiviteit
• een duidelijk verslag dat de aard van de opdracht duidelijk aflijnt
• Voordelen voor de accountant
• duidelijk gecommuniceerde opdrachtsvoorwaarden
• flexibiliteit met het oog op een adequate rapportering
• een tevreden cliënt
233
Wanneer ISRS 4410?
• Risico op associatie van de accountant met de financiële informatie
• de financiële informatie is vereist door wet of regelgeving
• de openbaarheid van de financiële informatie is wettelijk vereist
• risico dat de mate van betrokkenheid van de accountant met de informatie
verkeerd zou opgevat worden
234
Waarom een samenstellingsopdracht voor de accountant?
1. De deskundigheid en zorgvuldigheid van de accountant
2. De professionele en ethische eisen waaraan de accountant is onderworpen
3. De duidelijke communicatie van de aard en de omvang van de betrokkenheid
van de beroepsbeoefenaar met de samengestelde financiële overzichten
235
Samenstellingsopdracht - Voorwaarden
1.
Uitvoering in overeenstemming met ISRS 4410
2.
Voldoen aan ethische voorwaarden en met name iedere situatie vermijden die zijn
professionele oordeelsvorming op een ongepaste wijze beïnvloedt
3.
Professionele oordeelsvorming
4.
Kwaliteitsbeheersing: het kantoor is onderworpen aan een kwaliteitstoetsing
5.
Schriftelijke opdrachtaanvaarding en -voortzetting: de opdrachtvoorwaarden
moeten schriftelijk overeengekomen zijn
6.
Communicatie met het bestuursorgaan
236
Samenstellingsopdracht en communicatie
• Communicatie met het bestuur is vereist doorheen heel de opdracht
• Meer specifiek:
• bij de schriftelijke opdrachtaanvaarding
• tijdens de opdracht, alle zaken die volgens zijn professioneel oordeel voldoende
belangrijk zijn om te melden
• de samenstellingsverklaring vergezelt de samengestelde informatie
237
• Opvragen van bijkomende of verbeterde informatie/voorstellen van
wijzigingen indien
• de door het bestuursorgaan verstrekt informatie onjuist, onvolledig of anderszins onbevredigend
is
• de samengestelde informatie van toepassing zijnde stelsel inzake financiële verslaggeving niet
adequaat beschrijft of er niet naar verwijst
• Er wijzigingen vereist zijn teneinde ervoor te zorgen dat de samengestelde financiële informatie
niet materieel onjuist zou zijn
• de samengestelde financiële informatie op andere wijze misleidend is
• Indien het bestuursorgaan hier niet op ingaat, moet de accountant ontslag
nemen met vermelding van de redenen
238
• Het bestuur is verantwoordelijk voor de gerapporteerde informatie
• Het is niet vereist managementbeslissingen in twijfel te trekken
• Maar:
Indien de externe accountant bijstand heeft verleend in
het kader van belangrijke beoordelingen, moet hij deze
bespreken met het management.
Er moet voldoende communicatie zijn over deze belangrijke
beoordelingen, zodat het management in staat is de verantwoordelijkheid
voor de samengestelde informatie op te nemen.
239
De samenstellingsverklaring:
Een belangrijk doel van de samenstellingsverklaring is de duidelijke
communicatie van de aard van de samenstellingsopdracht en van de
rol en de verantwoordelijkheden van de accountant.
De samenstellingsverklaring moet schriftelijk zijn.
240
Inhoud van de samenstellingsverklaring:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
De vaststelling dat de accountant het financieel overzicht heeft samengesteld
De beschrijving van de verantwoordelijkheden van het bestuursorgaan
De identificatie van het van toepassing zijnd stelsel
De identificatie van het financieel overzicht
De beschrijving van de verantwoordelijkheden van de accountant
De beschrijving van wat een samenstellingsopdracht met zich meebrengt
De datum, de handtekening en het adres van de accountant
241
Algemene (toekomstige) conclusie
W.C.O
ISRS 4410
Samenstellingopdracht
242
Voeren van
de
boekhouding
Tax
Opmaken van de
jaarrekening
243
Andere
Opmaken van
de
jaarrekening
Advies
(budget,
bespreking)
Onafhankelijk
bestuurder
Financiering
van de
onderneming
Tax
ISRS 4410
244
VRAGEN
245

Organisatie van uw kantoor Paperless office

Transcription

Similar documents

1 Hoe integreer ik Kassa Compleet in mijn

Dropbox = bestanden delen via internet

Opvallend

www.Mede8er.eu

De Pit - Denc Studio

Accountant, wat heb je te vertellen?

Economy-modus

AVG AntiVirus User Manual

Productbeschrijving Hitman Pro 3.5

Snel aan de slag

20120336 Syntra folder stage_v3.indd

AVG AntiVirus 2015 User Manual

Ubuntu - The author

1939 - ZWP LB Studie

1940 - ZWP LB Studie

ASUSTOR USER GUIDE

FileMaker Pro User`s Guide

Gebruikershandleiding Synology DiskStation

Acronis True Image 2014

Persdossier 2014

Terug naar Angola Evaluatie Innovatiepilot Angola