Erste Schritte in der Benutzung von SharePoint 2013

Erste Schritte in der Benutzung von
Microsoft SharePoint
Inhalt
Einleitung ............................................................................................................................................. - 1 Anmeldung und Startseite................................................................................................................... - 1 Hinzufügen von Mitgliedern ................................................................................................................ - 6 Hinzufügen von Dokumenten.............................................................................................................. - 7 Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ............................................................................................ - 8 Versionierung ...................................................................................................................................... - 8 Verteilerlisten ...................................................................................................................................... - 9 Apps ................................................................................................................................................... - 10 Kalender- und Aufgabenintegration in Outlook ................................................................................ - 11 Wiki .................................................................................................................................................... - 11 Unter-Websites und Blogs ................................................................................................................ - 11 Zugriff auf Dateien per Explorer/ WebDav........................................................................................ - 13 Offlinekopie einer Dokumentenbibliothek ....................................................................................... - 14 Zugriff auf NAS Dienste über SharePoint .......................................................................................... - 15 Office Web Apps ................................................................................................................................ - 17 -
Einleitung
Das Zentrum für Informations- und Medientechnologie (ZIMT) stellt zur Unterstützung von
Gruppenarbeit eine Kollaborationsplattform auf Basis von Microsoft SharePoint bereit. Eine
SharePoint Site, genannt Websitesammlung, stellt einen abgeschlossenen Bereich dar, der dezentral
administriert wird. In einer Websitesammlung können Websites, Kalender, Kontakte, Wikis. Blogs
und Dateien verwaltet werden. Der Zugriff erfolgt vorrangig über einen kompatiblen Webbrowser (IE
8-11, Firefox, Safari, Chrome).
Funktionen der Kollaborationsplattform können mit folgenden Eigenschaften zusammenfassend
beschrieben werden:
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Zentrale Datenablage: Informationen werden zentral und nach individuell vorgegebenen
Strukturen abgelegt.
Aktualität von Informationen: Änderungen erfolgen in der Regel in Echtzeit und stehen
berechtigten Benutzern sofort zur Verfügung.
Benachrichtigung: Benutzer können über Änderungen sofort, einmal täglich oder
wöchentlich per E-Mail benachrichtigt werden.
Suche: Es kann nach allen in der Plattform abgelegten Informationen gesucht werden. Auch
nach Inhalte von Dokumenten (DOC,XML,TXT,PDF.. ).
Integration: MS Office Dokumente können mit den entsprechenden Office Anwendungen wie
Word und Excel bearbeitet werden. Die SharePoint Webseite kann als Speicherort für
Dokumente aus den Anwendungen dienen, kein lokales Speichern und Hochladen ist nötig.
Kontakte und Kalender sind in Outlook verfügbar und Dokumentenbibliotheken können als
Ort zum Öffnen und Speichern von Dateien aus allen Microsoft Office-Anwendungen
verwendet werden.
Dokumentenbibliotheken verfügen über Versionierung und Inhaltsfreigaben
Workflow: Über das Produkt Microsoft SharePoint-Designer (frei verfügbar) können eigene
Workflows erstellt werden
Es können WIKIs und BLOGs zu verschiedenen Themen angelegt werden.
Kalender zur gemeinsamen Terminplannung können angelegt werden.
Transparenter Zugriff übers Web auf NAS-Dienst (filer.uni-siegen.de/nas) ist möglich.
In dieser Anleitung werden erste Hinweise zur Benutzung von MS SharePoint 2013 gegeben.
Anmeldung und Startseite
Nach erfolgreicher Beantragung und Bereitstellung der Websitesammlung muss sich, der im Antrag
als Admin angegebene Benutzer mit seiner Kennung (g-Nummer @uni-siegen.de) an der
Websitesammlung anmelden.
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Abbildung 1: Anmeldung mit dem Firefox
Abbildung 2: Anmeldung mit dem Internet Explorer
Wird nach erfolgreicher Anmeldung im Internet Explorer eine leere Seite angezeigt oder funktioniert
die Webseite nicht ordnungsgemäß, muss die Webseite zu den „Einstellungen der
Kompatibilitätsansicht“ (Internet Explorer > Interneteinstellungen) bzw. in die Zone „Lokales
Intranet“ hinzugefügt werden.
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Abbildung 3: Einstellungen der Kompatibilitätsansicht
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Abbildung 4: zur lokalen Zone hinzufügen
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Abbildung 5: Startseite der Websitesammlung
Bearbeitet werden kann diese Seite über das Feld BEARBEITEN oben rechts. So können die
Seiteninhalte beliebig angepasst werden.
Abbildung 6: Seite bearbeiten
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Hinzufügen von Mitgliedern
Um weiteren Benutzern den Zugang zur Websitesammlung zu ermöglichen müssen diese entweder
über FREIGEBEN oder über Einstellungen (Zahnradsymbol) > Websiteeinstellungen > Benutzer und
Gruppen > Gruppen den entsprechenden Gruppen hinzugefügt werden. Über FREIGEBEN Maske
müssen zuerst die gewünschten Benutzer ausgewählt werden. Dann kann ein Begrüßungstext in das
Feld darunter eingeben werden. Unter OPTIONEN ANZEIGEN kann die gewünschte
Berechtigungsstufe bzw. Gruppe ausgewählt werden. (Abbildung 3).
Abbildung 7: Hinzufügen von Benutzern
Es sind bereits drei Benutzergruppen vordefiniert.
1. Website-Besitzer haben Vollzugriff auf die Websitesammlung. Hier sollten die
Administratoren der Webseite und Benutzer die weiter Unter-Webseiten erstellen dürfen,
hinein.
2. Website-Mitglieder haben auch Schreibzugriff auf die Webseite aber ihnen fehlen ein paar
Verwaltungsrechte. Diese Gruppe ist für alle „normalen" Mitarbeiter die, die Webseite
nutzen sollen und sie mit Inhalt füllen.
3. Website-Besucher haben nur Leserechte.
Für die meisten Fälle sind diese drei Gruppen ausreichend. Es können aber noch zusätzliche Gruppen
unter Einstellungen (Zahnradsymbol) > Websiteeinstellungen > Benutzer und Gruppen > Gruppen
definiert werden.
Für nicht Universität Siegen Mitglieder muss im ZIMT ein Konto beantragt werden.
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Hinzufügen von Dokumenten
Dokumente können einfach zur Webseite hinzugefügt werden, indem diese auf die Webseite mittels
"drag and drop" gezogen werden oder über Neues Dokument hochgeladen werden.
Abbildung 8: Dokumente hinzufügen
Mittels „drag and drop“ können Dokumente auch innerhalb der Webseite von einem Ordner in den
anderen verschoben werden. Dafür müssen die Dokumente erstmal ausgewählt und dann mit der
linken gedrückten Maustaste auf den gewünschten Ordner ober die gewünschte Bibliothek
geschoben werden.
Abbildung 9: Dokumente verschieben
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Wird mit Microsoft Office 2013 /2010 gearbeitet, können neue Dokumente direkt in der Webseite
über Weiter Webspeicherorte erstellen werden. Ist dort noch kein Link zur Webseite vorhanden,
muss die Webseite als Speicherort im Office bekannt gemacht werden. Dies geschieht indem im
normalen Speicherdialog als Speicherort die Dokumenten Bibliothek eingegeben wird (https://<fqdn
der Webseite>/Freigegebene Dokumente für die Standard Dokumenten Bibliothek).
Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
SharePoint ermöglicht das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten. Clients mit Office 2013 und 2010
können diese Funktion für Word und Visio 2013 nutzen. Man kann zwar die Änderungen an einem
Dokument nicht live mitverfolgen, SharePoint registriert aber wer an welchem Abschnitt Arbeitet
und versucht die Konflikte aufzulösen. Für die exklusive Bearbeitung eines Dokumentes kann man
dieses Auschecken. Andere Benutzer können dann dieses Dokument nur lesen bis es wieder
Eingecheckt wird.
Wird ein Dokument nicht wieder vom Bearbeiter eingecheckt, kann ein Mitglied der Gruppe WebsiteBesitzer dieses selbstständig einchecken und somit die Änderungen speichern oder das Auschecken
verwerfen wodurch die letzten Änderungen verloren gehen.
Versionierung
SharePoint bietet die Möglichkeit die Inhalte einer Dokumentenbibliothek zu versionieren. Innerhalb
einer Dokumentenbibliothek können Sie durch BIBLIOTHEK > Bibliothekseinstellungen >
Versionsverwaltungseinstellungen die Versionierung konfigurieren.
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Abbildung 10: Versionsverwaltungseinstellungen
Wird nun ein Dokument mit aktivierter Versionierung bearbeitet und wieder gespeichert wird eine
neue Version des Dokumentes erstellt wobei die vorherige Version gespeichert wird. Auf die
früheren Versionen kann durch das Kontextmenü (drei Punkte neben dem Dokument …) zugegriffen
werden. Mit Word 2013 können die Versionen sogar direkt verglichen werden (Dateimenü ->
vorherige Versionen).
Verteilerlisten
Jede Gruppe in SharePoint kann als Verteilerliste genutzt werden. Dazu muss die Gruppe eine E-Mail
Adresse zugewiesen werden. Danach werden E-Mails, die sie an diese Gruppe senden, an alle
Mitglieder weitergeleitet.
Dazu bearbeiten Sie die Einstellungen der gewünschte Gruppe unter Einstellungen (Zahnradsymbol)
> Websiteeinstellungen > Benutzer und Gruppen > Gruppen > Einstellungssymbol
Unter E-Mail-Verteilerliste wählen Sie „ja“ aus und geben das Präfix für die E-Mail-Adresse ein. Um
Verwechslungen zu vermeiden nutzen Sie bitte das Schema <Gruppenname>.<Website Kürzel>.
Achtung! Das Präfix darf nicht länger als 128 Zeichen sein.
Unter E-Mail Archivieren können Sie festlegen ob E-Mails an diese Gruppe archiviert werden und
wenn ja in welcher SharePoint Liste diese archiviert werden.
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Abbildung 11: Gruppe als Verteilerliste
Apps
Weitern Funktionsumfang kann man der Webseite mittels Apps hinzufügen. Eine Auswahl an
verfügbaren Apps ist unter Einstellungen > App hinzufügen zu sehen.
Abbildung 12: Apps hinzufügen
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Zwei Standard Apps sind Kalender und Aufgaben. Aufgaben können mit Anfangs- und Zieldatum
versehen und einem Benutzer / einer Gruppe zugewiesen werden. Mittels der Zeitleistenfunktion
werden diese dann grafisch dargestellt.
Kalender- und Aufgabenintegration in Outlook
Outlook Nutzer können den Kalender in MS Outlook integrieren. Nach dem Anwählen des richtigen
Kalenders, kann dieser über den Button ,,Verbindung mit Outlook herstellen“ (Abbildung 15) mit
Microsoft Outlook verbunden werden.
Abbildung 13: Verbindung mit Outlook herstellen
Nach dem Klick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster, in dem angegeben werden muss mit
welcher Anwendung der Kalender verbunden werden soll. Nach dem Bestätigen von „Microsoft
Outlook“ wird der Kalender in Outlook angezeigt. Änderungen werden in beide Seiten synchronisiert.
Wiki
Eine weitere nützliche App ist die Wiki-App. In Wikis lassen sich Informationen zu den verschiedenen
Themen der Arbeitsgruppe zusammentragen. Wichtigste Information zum Erstellen von Wiki Seiten
ist:
Links zu neuen oder bestehenden Wiki Seiten werden mittels [[<Name des Links>]] erstellt. Bei
auswählen des Links fragt SharePoint Sie dann ob eine zusätzliche Site erstellt werden soll.
Unter-Websites und Blogs
Eine Websitesammlung kann mehrere Websites beinhalten. Jede Website kann eigene Benutzer
Berechtigungen besitzen. Eine Unter-Website wird über Websiteinhalte > Neue Website hinzugefügt.
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Abbildung 14: Neue Website hinzufügen
Es muss der Titel, die URL und die Vorlage der Neuen Website eingetragen werden. Darüber hinaus
kann noch die Sprache (Deutsch/Englisch) gewählt und die Vererbung der Berechtigungen kann
unterbunden werden. Somit ist es möglich eine differenzierte Berechtigungsstruktur auf zu bauen.
Blogs sind eine besondere Unter-Webseite. Blogs dienen dazu die Arbeitsgruppe auf dem Laufenden
zu halten. Jeder der berechtigt ist, kann wichtige Informationen oder Änderungen eintragen. Als
Blog-App ist nur Word 2013 zugelassen.
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Abbildung 15: Blog
Zugriff auf Dateien per Explorer/ WebDav
Um SharePoint mit dem Explorer zu verbinden genügt es in der entsprechenden Bibliothek auf „Mit
Explorer öffnen“ zu klicken. Im folgenden Fenster muss der Nutzername und das Passwort
eingetragen werden. Daraufhin öffnet sich der Windows Explorer mit den Daten der entsprechenden
Bibliothek. Dieser Weg funktioniert nur im Internet Explorer.
Abbildung 10: Mit Explorer verbinden
Ist der Button „Mit Explorer öffnen“ nicht verfügbar, muss die Verbindung manuell hergestellt
werden: Windows „Start“ > „Computer“ > „Computer mit Netzlaufwerk verbinden“ > „Verbindung
mit einer Webseite herstellen …“.
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Abbildung 11: Verbindung mit einer Website herstellen
Daraufhin öffnet sich ein Willkommens Fenster, das mit einem Klick auf „Weiter“ übersprungen wird.
Im nächsten muss die Einstellung „Eine benutzerdefinierte Netzwerkadresse auswählen“ gewählt
werden.
Abbildung 12: Angabe der Netzwerkadresse
Nun muss die Seiten-URL angeben werden. Mit dem Benutzernamen und Passwort werden die
Einstellungen für die Verbindung bestätigt.
Abbildung 13: Verbindung
Im darauffolgenden Fenster wird der Name des Netzwerkes eingegeben und die Verbindung ist
hergestellt.
Offlinekopie einer Dokumentenbibliothek
Für das Windows Betriebssystem gibt es einen Client mit dem eine Offlinekopie einer Dokumenten
Bibliothek erstellen kann. Diese Kopie wird bei vorhandene Internetzugang wieder synchronisiert.
OneDrive for Buissness ist bei jeder MS Office Version dabei oder kann von der von der Seite …
Heruntergeladen werden. Um eine Bibliothek zu Syncronisieren gehen man wie folgt vor:
 Navigieren Sie zu der gewünschten Bibliothek, die Sie synchronisieren möchten.
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 Wählen Sie die Schaltfläche Synchronisieren aus.
Wenn keine Schaltfläche "Synchronisieren" angezeigt wird, wählen Sie die Registerkarte Bibliothek
aus, und wählen Sie dann in der Gruppe Verbinden und exportieren den Befehl Synchronisieren aus.
 Klicken Sie an der Eingabeaufforderung auf Jetzt synchronisieren , um den Assistenten für die
Synchronisierungs-App zu starten.
Der Assistent gibt automatisch den Namen und die Webadresse der SharePoint-Websitebibliothek
ein.
 Wählen Sie im Assistenten Jetzt synchronisieren aus, um die Synchronisierung zu starten.
Sie können im Assistenten auf Meine Dateien anzeigen… klicken, um den synchronisierten
Bibliotheksordner im Datei-Explorer anzuzeigen. Der Ordner wird unter den Favoriten im SharePointOrdner aufgeführt. Hierbei wird der Name der Websitebibliothek verwendet.
Zugriff auf NAS Dienste über SharePoint
Über die SharePoint Erweiterung DocAve Connector ist der Zugriff auf Netzwerkfreigaben möglich.
Somit ist es möglich z.B.: auf die Freigabe \\filer.uni-siegen.de\NAS\XXX über die Webseite
zuzugreifen.
Um dies zu konfigurieren müssen man:
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1. Die Erweiterung aktivieren unter Einstellungen > Websiteeinstellungen >
Websitesammlungs-Features DocAve Content Library und DocAve Media Library aktivieren.
Abbildung 14: Websitesammlungs-Features
DocAve Content Library (Bibliothek) ist für normale Dokumente geeignet während DocAve
Media Library speziell für Video und Foto Dateien geeignet ist.
2. Danach können die neuen Bibliotheken als App hinzugefügt werden.
3. Nun muss die Bibliothek noch konfiguriert werden. Bei ausgewählter Bibliothek unter
Bibliothek > Bibliothekseinstellungen > Connector-Synchronisierung und –Einstellungen muss
der Speichertyp ausgewählt (bei filer.uni-siegen.de ist es Netwerkfreigabe) werden. Dann
muss der Pfad zur Freigabe (\\filer.uni-siegen.de\NAS\xxx), Benutzername und Password mit
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dem Zugegriffen wird, eingetragen werden.
Abbildung 15: DocAve Connector Einstellungen
4. Mit Speichern wird die Maske geschlossen.
5. Durch drücken von „Synchronisieren“ wird eine erste Synchronisation der Daten angestoßen.
Office Web Apps
Die SharePoint Farm des ZIMT bietet die Möglichkeit Dokumente innerhalb der Webbrowsers zu
bearbeiten. Zurzeit werden Word, Excel, PowerPoint Dokumente unterstützt.
Innerhalb einer Dokumentenbibliothek kann mittels „Neues Dokument“ neue Dokumente erstellt
werden.
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Abbildung 16: Neues Dokument erstellen
Daraufhin wird Office Web App gestartet und das Dokument kann bearbeitet werden.
Abbildung 17: Office Web App startet
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Abbildung 18: Word Dokument bearbeiten
Standardmäßig werden Kompatible Dokumente in Office Web App angezeigt. Soll stattdessen die
Client-Software dafür genutzt werden, kann dies als Websitesammlungs-Feature aktivieren.
Abbildung 19: Dokumente in Clientanwendung öffnen Feature
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