Materialbeschaffung in ERP

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Attributname Beschreibung
Name des
Lernobjekts
Materialbeschaffung in ERP-Systemen
Autor/en
FH Vorarlberg: Gasser
Zielgruppe
Studierende der Wirtschaftsinformatik
Vorwissen
Beginner
Lernziel
Nach dem Studium dieses Lernobjekts können Sie die verschiedenen
Beschaffungsgründe und –formen nennen sowie die Einkaufsbelege näher
beschreiben. Zudem sind Sie in der Lage die Lieferantenbeurteilung und
das Aussehen eines Bestellbeleges näher zu erläutern.
Beschreibung
Das Lernobjekt beschreibt die verschiedenen Beschaffungsgründe und –
formen, wie auch die notwendigen Einkaufsbelege. Zudem werden die
Bestellung und die Bestellanforderung mit dem Freigabeverfahren genauer
erläutert. Neben der Anfrage und dem Angebot wird auch noch die
Lieferantenbeurteilung beschrieben.
Dauer der
Bearbeitung
20 min
Keywords
Beschaffungsgründe, Beschaffungsformen, Einkaufsbelege, Bestellung,
Bestellanforderung, Freigabeverfahren, Bezugsquellen, Anfrage/Angebot,
Lieferantenbeurteilung
Erstellungs-
Mai 2004
datum
Benötigte
--
Plugins
Natascha Gasser | M6_LO011 Materialbeschaffung in ERP-Systemen | 06.08.2004 | Seite 1
1 Beschaffungsgründe
Jedes Unternehmen, wie auch deBITE, hat einige wichtige Entscheidungen bei
Materialbestellungen zu treffen. Fragen wie z.B. „Welcher Lieferant bietet die bestmöglichen
Konditionen an?“ oder „Wird das Material für das Lager oder direkt für den Verbrauch
beschafft?“ entstehen ständig. Eine Unterstützung leisten dabei ERP-Systeme, da der
Beschaffungsvorgang durch Einkaufsbelege, Bestellanforderungen usw. klar strukturiert ist
und Bestellungen dadurch laufend überwacht werden können.
Bevor ein Unternehmen Material beschafft, muss festgestellt werden, ob das angeforderte
Material für das Lager oder für den Verbrauch vorgesehen ist.
Denn für diese zwei Beschaffungsgründe gibt es verschiedene Abläufe: [1]
Beschaffung für das Lager
Die zu beschaffende Ware für das Lager muss bereits einen Materialstammsatz haben.
Jedoch ist es nicht notwendig, dass die Waren einer Kostenstelle zugeteilt sind da die
Buchung bei Warenbewegungen auf Bestands- oder Verbrauchskonten automatisch
vorgenommen werden. Auch die Aktualisierung der Bestandsdaten passiert automatisch.
Die nachfolgende Abbildung zeigt die einzelnen Teilschritte, die bei der Beschaffung für das
Lager durchgeführt werden müssen:
Abb. 1: Beschaffung für das Lager [2]
Beschaffung für den Verbrauch
Wenn die Ware für den Verbrauch bestimmt ist, kann sie im Materialstamm hinterlegt sein;
es ist jedoch nicht unbedingt erforderlich. Anders als bei der Beschaffung für das Lager
muss die Ware jedoch einer Kostenstelle zugeordnet werden. Ansonsten würde diese Ware
als bereits aufgebraucht gelten. Der Verbrauchsgrund wird über einen Kontierungstyp
festgelegt.
Die nachfolgende Abbildung die einzelnen Teilschritte, die bei der Beschaffung für den
Verbrauch durchgeführt werden müssen:
Abb. 2: Beschaffung für den Verbrauch [3]
[1] Vgl. Wenzel 1999, S. 320 f
[2] Vgl. IBM Corporation 2002, S. 60
2 Beschaffungsformen
Zusätzlich zu den zwei Beschaffungsgründen gibt es auch noch verschiedene Formen der
Beschaffung: [4]
•
Einmalige Bestellung
Hier wird ein Bestellbeleg mit einer Bestellnummer vom System erstellt, wobei der
Lieferant bekannt sein muss.
•
Kontrakt mit Abrufbestellungen
Abrufbestellungen werden auch „Kontraktabrufe“ genannt und benötigen als
Voraussetzung einen Kontrakt (Mengen- oder Wertkontrakt). Die Bestellung wird
angelegt, wobei ein Vorschlag des Systems zu den Konditionen und den anderen
Daten aus dem Kontrakt in der Abrufbestellung erfolgt. Es erfolgt zudem eine
automatische Fortschreibung des Kontrakts. Danach werden auch hier ein
Bestellbeleg und eine Bestellnummer erzeugt.
•
Lieferplan mit Lieferplaneinteilungen
Erfolgt eine regelmäßige Beschaffung eines Materials, wird ein Lieferplan verwendet.
Durch die Lieferplaneinteilungen erfolgt eine Festlegung der Liefermengen und
–termine. Der Lieferant erhält eine Lieferplaneinteilung, die für ihn zugleich die
Bestellung darstellt. Diese Lieferplaneinteilung ist ein Bestandteil der
Lieferplanposition und kein EDV-Beleg. Anstatt einer Belegnummer enthält sie eine
Lieferplannummer.
Die grundlegenden Daten, die eine Bestellung enthält sind Lieferantendaten, das bestellte
Material, Menge, Preis, Liefertermin, Lieferbedingungen und Zahlungsbedingungen.
[4] Vgl. Evert 2000, S. 142 f
3 Einkaufsbelege
Einkaufsbelege werden vom Einkauf für die Beschaffung von Materialien oder
Dienstleistungen verwendet.
Die Einkaufsbelege, die von ERP-Systemen verwendet werden, sind: [5]
•
Anfrage
Bei der Anfrage erfolgt die Übermittlung des Bedarfes an den Lieferanten. Dieser
Bedarf wurde vorher bereits in der Bestellanforderung festgelegt.
•
Angebot
Das Angebot enthält die vom Lieferanten definierten Konditionen und bildet
gleichzeitig die Grundlage für die Lieferantenauswahl.
•
Bestellung
Eine Bestellung ist eine formelle und verbindliche Willenserklärung gegenüber dem
Lieferanten, dass eine Abnahme des Materials oder der Dienstleistung erfolgen wird.
•
Kontrakt
Der Kontrakt ist vergleichbar mit einem Rahmenvertrag. Er ist eine verbindliche
Willenserklärung, dass eine Abnahme des Materials oder der Dienstleistung innerhalb
des festgelegten Zeitraums erfolgen wird.
•
Lieferplan
Der Lieferplan ist ebenfalls vergleichbar mit einem Rahmenvertrag und beinhaltet
fest definierte Zeitpunkte (Einteilungen), zu denen Lieferungen erfolgen sollen.
Die nachfolgende Abbildung zeigt die verschiedenen Einkaufsbelege eines ERP-Systems:
Bestellanforderung
Bestellanforderung
Angebot
Angebot
A!
Anfrage
Anfrage
Bestellung
Angebot
?
B!
Bestellung
Lieferplan
Kontrakt
Kontrakt
A?
Lieferplan
Abb. 3: Einkaufsbelege [6]
[5] Vgl. SAP Help Portal 2004
[6] Vgl. o.A. 2000
4 Bestellung
Die Bestellung ist der wichtigste Beleg im Rahmen der Beschaffung. Dafür werden
Bestellanforderungen, Lieferanten- und Materialstammdaten, Einkaufsinformationssätze und
Konditionen benötigt. Zudem ist die Bestellung wichtig für den Wareneingang und die
Rechnungsprüfung, da die Bestelldaten dort verarbeitet werden. [7]
Um eine Bestellung anlegen zu können, ist eine Lieferantennummer notwendig. Es ist
möglich eine CPD-Lieferantennummer (Conto Pro Diverse, Sammellieferantennummer)
zu verwenden, jedoch müssen in der Bestellung die einzelnen Lieferantendaten manuell
erfasst werden.
Ein Bestellbeleg, sowie alle anderen Einkaufsbelege im ERP-System auch, hat folgenden
Aufbau:
•
Bestellkopf bzw. Belegkopf
Hier werden die allgemeinen Bestelldaten hinterlegt wie z.B. Informationen zu
Lieferanten, Zahlungs- und Lieferbedingungen usw.
•
Bestellpositionen
Hier werden die Bestelldaten für eine spezifische Materialnummer hinterlegt wie z.B.
Materialnummer, Bestellmenge, Preise usw. Für die einzelnen Positionen können
genaue Liefereinteilungen und Texte erstellt werden.
•
Zusatzdaten
Hier werden Folgefunktionen vermerkt wie z.B. die Bestellentwicklung.
Die nachfolgende Abbildung zeigt den Aufbau eines Bestellbeleges:
Abb. 4: Bestellbeleg [8]
[7] Vgl. Evert 2000, S. 144
Die nachfolgenden Ausführungen zur Bestellung beziehen sich auf Evert 2000, S. 144.
5 Bestellanforderung
Durch eine Bestellanforderung (Banf) wird der Bedarf an einem Material oder einer
Dienstleistung definiert. Dadurch erhält der Einkauf die Information die festgelegte Menge
zu einem bestimmten Termin zu beschaffen. [9]
Es gibt zwei Möglichkeiten wie eine Bestellanforderung zustande kommt:
•
•
Sie erfolgt manuell.
Sie entsteht im Laufe der Bedarfsplanung.
Eine Banf kann mehr als eine Bedarfsinformation beinhalten, d.h. dass nicht für jeden
Bedarf eine einzelne Banf erstellt werden muss. Bei der Erzeugung einer Banf wird auf
bestehende Informationen wie z. B. der Materialstammsatz zugegriffen. Jedoch ist eine Banf
im Gegensatz zu einer Bestellung nicht lieferantenspezifisch. [10]
Die nachfolgende Abbildung zeigt welche Informationen für eine Bestellanforderung benötigt
werden und wofür diese wiederum verwendet wird:
Anfrage
Bestellanforderung
manuell
Rahmenvertrag
Bedarfsplanung
Bestellung
Stammdaten
Abb. 5: Bestellanforderung [11]
Es ist auch möglich, Freigabeverfahren für Bestellanforderungen zu definieren.
[9] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 259
[10] Vgl. Maassen 2003, S. 200
[11] Vgl. o.A. 2000
6 Freigabeverfahren
Weiters gibt es in Verbindung mit Bestellungen und Bestellanforderungen ein
Freigabeverfahren. [12]
Bei diesem Verfahren muss eine Genehmigung für Bestellanforderungen und Einkaufsbelege
erteilt werden. Wird bei einer Banf oder einem Einkaufsbeleg eine bestimmte Grenze
überschritten, z.B. wenn der Gesamtwert einer Bestellung über 5000 € liegt, muss eine
Genehmigung, meist beim Vorgesetzten, eingeholt werden. Dieser Vorgang erfolgt jedoch
ausschließlich auf dem elektronischen Weg, über das ERP-System.
Diejenigen Personen, die an dem Freigabeverfahren beteiligt sind, erhalten einen
Freigabecode. Mit diesem Code können auch bereits getätigte Freigaben zurückgezogen
oder sogar abgelehnt werden. Allerdings ist dies nur bei Bestellanforderungen möglich.
Belege, die freigegeben werden können, sind:
•
Bestellanforderung
•
Bestellung, Kontrakt, Lieferplan, Anfrage und Einkaufsbelege
Die nachfolgenden Ausführungen zum Freigabeverfahren beziehen sich alle auf das SAP
Help Portal 2004.
7 Bezugsquellen
Eine Bezugsquelle ist eine Quelle, die eine Materialbeschaffung ermöglicht.
Bezugsquellen können folgendermaßen unterteilt werden: [13]
•
Externe Bezugsquelle
Eine externe Bezugsquelle ist ein Lieferant.
•
Interne Bezugsquelle
Eine interne Bezugsquelle ist ein firmeneigenes Werk.
Um eine passende Bezugsquelle zu ermitteln, verwendet das ERP-System Informationen
aus:
Rahmenvertrag:
Durch einen Rahmenvertrag ist es möglich eine Bezugsquelle für ein Material zu finden.
Wird die Bestellanforderung dann dem Rahmenvertrag zugeteilt, ist es möglich
Kontraktabrufe und Lieferplaneinteilungen zu generieren.
Infosatz:
Besteht bereits ein Infosatz für ein bestimmtes Material, stellt dieser die Bezugsquelle dar.
Legt man eine Bestellung mit der dazugehörigen Bestellanforderung an, werden die Preise
und Konditionen aus dem Infosatz als Vorschlag angezeigt.
Werk:
Ein firmeneigenes Werk kann ebenfalls eine Bezugsquelle sein. Dabei wird der Bedarf durch
den firmeninternen Beschaffungsvorgang gedeckt.
Quotierung:
Bei Quotierungen wird festgelegt welcher Anteil des gesamten Bedarfes einer Bezugsquelle
zugeteilt wird.
Orderbuch:
Im Orderbuch kann die Gültigkeit einer Bezugsquelle für einen bestimmten Zeitraum
festgelegt werden. Zudem ist es auch möglich bevorzugte Lieferanten zu kennzeichnen.
Beispiel 1: Prozess einer Bestellanforderung
Die nachfolgenden Ausführungen zu Bezugsquellen beziehen sich auf das SAP Help Portal
2004.
7a
Beispiel 1: Prozess einer Bestellanforderung
Die nachfolgende Abbildung zeigt den Prozess, den eine Bestellanforderung durchläuft bis
eine Anfrage generiert ist:
Abb. 6: Prozess einer Bestellanforderung [14]
[14] Vgl. o.A. 2000
8 Anfrage und Angebot
Um einen Bedarf an einem bestimmten Material zu decken, muss ein Lieferant gefunden
werden, der das benötigte Material anliefert. Dabei muss zuerst eine Anfrage gestellt
werden, worauf anschließend das Angebot folgt. [15]
Anfrage
Eine Anfrage ist gleichzusetzen mit einer Aufforderung an Lieferanten ein Angebot über
Preis, Lieferzeit, Liefer- und Zahlungsbedingungen abzugeben. Die Erstellung einer Anfrage
erfolgt meist maschinell und wird auch an mehrere Lieferanten gesendet. Das Ziel ist, bis zu
einem bestimmten Termin ein Angebot zu bekommen.
Informationen, die in eine Anfrage enthält, sind folgende:
•
•
•
•
Bestellanforderung
Informationen über einen Lieferanten
Bewerbungsfristen
Angebotsfristen
Bei Lieferanten mit Stammsatz oder CpD-Lieferanten (Conto pro Diverse –
Sammellieferanten) kann eine Anfrage erstellt werden. Handelt es sich um einen CpDLieferanten müssen die Adressdaten jedoch noch manuell ergänzt werden.
Angebot
Um ein Angebot zu erfassen sind die Daten aus der Anfrage notwendig. Diese werden vom
ERP-System übernommen. Auch die Preise und Konditionen müssen bekannt sein. Danach
erfolgt ein Angebotsvergleich, welcher im Preisspiegel durchgeführt wird. Dabei sind die
Angebote den Preisen nach sortiert, was das Vergleichen erheblich erleichtert.
Angebotsdaten, die auch weiterhin im Interesse des Unternehmens sind, werden in einem
Einkaufsinfosatz abgelegt.
Beispiel 2: Prozess Anfrage/Angebot
[15] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 269
Die nachfolgenden Ausführungen zu Anfrage/Angebot beziehen sich auf Laroque/Philippi
2001, S. 269 – 277.
8a
Beispiel 2: Prozess Anfrage/Angebot
Die nachfolgende Abbildung zeigt den Prozess, den Anfragen und Angebote durchlaufen bis
eine Bestellung oder auch eine Absage generiert ist:
Abb. 6: Prozess Anfrage/Angebot [16]
[16] Vgl. o.A. 2000
9 Lieferantenbeurteilung
Die Lieferantenbeurteilung ist eine Unterstützung für die Einkäufer, welche die Leistungen
der Lieferanten bewerten. Dadurch wird es einfacher die richtigen Bezugsquellen
auszuwählen und auch die laufenden Lieferbeziehungen zu kontrollieren. Es werden alle
Lieferanten nach denselben festgelegten Kriterien beurteilt. Somit können Noten verteilt
werden, die zwischen 1 und 100 Punkten liegen. [17]
Diese Kriterien, auch Hauptkriterien genannt, setzen sich aus Teilkriterien zusammen.
Nachfolgend sind diese Kriterien aufgelistet:
Hauptkriterium
Teilkriterien
Preis
Preisentwicklung, Preisniveau
Qualität
Qualitätsaudit, Reklamationen
aus der Produktion
Lieferung
Liefertermintreue,
Mengentreue,
Versandvorschrift
Service
Zuverlässigkeit, Kundendienst,
Innovation
Tab. 1: Kriterien der Lieferantenbeurteilung
Diese Haupt- und Teilkriterien können individuell ergänzt oder abgeändert werden.
[17] Vgl. Wenzel 1999, S. 359
Die nachfolgenden Ausführungen zur Lieferantenbeurteilung beziehen sich auf Wenzel 1999,
S. 359.
10 SAP Tutor Beispiel
Während den Videos werden Sie von der nebenstehenden Figur
begleitet, die die einzelnen erforderlichen Teilschritte erklärt. Diese
Figur referiert über das jeweilige Thema während mitverfolgt
werden kann welche Schritte durch Klicken mit der Maus getätigt
werden müssen. Die Erläuterungen sind zusätzlich in Textform als
Sprechblasen dargestellt.
Angebot Preisspiegel
Hier erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe des Preisspiegels das günstigste Angebot ermitteln
können.
11 Glossar
Bestellanforderung (Banf)
„Aufforderung an den Einkauf, ein Material oder eine Dienstleistung in einer bestimmten
Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.“ [18]
CpD-Lieferanten
„Bezeichnung für einen Sammellieferantenstammsatz, der zur Abwicklung von Vorgängen
mit diversen Lieferanten benutzt wird, die nicht zu den Stammlieferanten eines Kunden
gehören.Falls eine Anfrage oder Bestellung an den CpD-Lieferanten geschickt wird, müssen
die Lieferantendaten manuell ergänzt werden.“ [19]
Einkaufsinformationssatz
„Informationsquelle für die Beschaffung eines bestimmten Materials bei einem bestimmten
Lieferanten.“ [20]
Kontierungstyp
„Schlüssel, der angibt, ob eine Position auf eine Nebenkontierung (z.B. Kostenstelle)
abzurechnen ist. Der Kontierungstyp legt fest, welche Kontierungsdaten (z.B. Kostenstelle,
Kontonummer usw.) für die Position erforderlich sind.“ [21]
Kontrakt
„Rahmenvertrag, von dem Materialien oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten
Zeitraums bei Bedarf abgerufen werden.“ [22]
Liefertermintreue
„Im Lieferantenbeurteilungssystem Teilkriterium des Hauptkriteriums Lieferung.
Mit diesem Teilkriterium wird beurteilt, wie genau ein Lieferant die in der Bestellung
vorgegebenen Liefertermine einhält.“ [23]
Qualitätsaudit
„Beurteilung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems, das ein Unternehmen
einsetzt, durch eine unabhängige systematische Untersuchung.
Es wird geprüft, ob die Verfahrensanweisungen zweckmäßig sind und inwieweit sie
eingehalten werden. Wenn ein Unternehmen den Audit selbst durchführt, wird von internem
Audit gesprochen, wenn Beauftragte von Vertragspartnern des Unternehmens den Audit
durchführen, von externem Audit.“ [24]
Rahmenvertrag
„Längerfristige Vereinbarung zwischen einer Einkaufsorganisation und einem Lieferanten
über die Lieferung von Materialien oder die Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten
Konditionen in einem bestimmten Zeitraum.“ [25]
Es gibt folgende Rahmenverträge:
• Kontrakte
• Lieferpläne
[18] SAP Help Portal 2004
[21]
[22]
[23]
[24]
[25]
SAP
SAP
SAP
SAP
SAP
Help
Help
Help
Help
Help
Portal
Portal
Portal
Portal
Portal
2004
2004
2004
2004
2004
12 Literaturverzeichnis
Evert, A.(2000) SAP R/3 4.5b Materialwirtschaft 2 – MM2. Einkauf Bestellabwicklung.
Nackenheim: HERDT.
IBM Corporation in Zusammenarbeit mit enycon (2002): Überblick SAP R/3. Im Rahmen
der Vorlesung „Anwendung Betrieblicher Standardsoftware“ an der Universität
Kaiserslautern, Lehrstuhl für Betriebsinformatik und Operations Research. Teil 2. Vorlesung
Anwendung Betrieblicher Standardsoftware and der Universität Kaiserslautern.
Laroque, Stefan; Jens Philippi (2001): SAP R/3 - Materialwirtschaft. 1. Aufl. München:
Addison-Wesley.
Maassen, André; Schoenen, Markus; Werr, Ina (2003): Grundkurs SAP R/3. 2. Aufl.
Wiesbaden: Vieweg.
o.A. (2000): SAP R/3 Schulungsdokumentation.
SAP Help Portal (2004): SAP Help Portal. Online im Internet. URL: http://help.sap.com
(Download: 24.05.2004)
Wenzel, Paul (Hrsg.) (1999): Betriebswirtschaftliche Anwendungen mit SAP R/3. 3. Aufl.
Braunschweig/Wiesbaden: Vieweg.
13 Selbstkontrolle
Multiple Choice
Aufgabe 1: Welche zwei Beschaffungsgründe gibt es für ein Unternehmen?
Antworten:
Beschaffung
Beschaffung
Beschaffung
Beschaffung
für
für
für
für
das Lager (richtig)
den Vertrieb (falsch)
die Bestandsführung (falsch)
den Verbrauch (richtig)
Aufgabe 2: Markieren Sie die Einkaufsbelege, die von ERP-Systemen verwendet
werden!
Antworten:
Anfrage (richtig)
Absage (falsch)
Angebot (richtig)
Formular für Bezugsquellen (falsch)
Bestellung (richtig)
Kontrakt (richtig)
Rechnungsprüfungsformular (falsch)
Lieferplan (richtig)
Aufgabe 3: Aus welchen Komponenten besteht ein Bestellbeleg (sowie auch alle
anderen Einkaufsbelege im ERP-System)?
Antworten:
Angabe für Bestellgrund (falsch)
Bestelltext (falsch)
Bestellkopf (richtig)
Bestellpositionen (richtig)
Lückentext
Aufgabe 4: Vervollständigen Sie den nachfolgenden Text zur Bestellanforderung!
Durch eine Bestellanforderung (Banf) wird der …-Antwort: Bedarf an einem Material oder
einer Dienstleistung definiert. Dadurch erhält der …-Antwort: Einkauf die Information, die
festgelegte …-Antwort: Menge zu einem bestimmten …-Antwort: Termin zu beschaffen.
Aufgabe 5: Vervollständigen Sie die nachfolgenden Texte zur Anfrage und dem
Angebot!
Eine Anfrage ist gleichzusetzen mit einer …-Antwort: Aufforderung an Lieferanten ein
Angebot über Preis, …-Antwort: Lieferzeit, Liefer- und Zahlungsbedingungen abzugeben.
Die Erstellung einer Anfrage erfolgt meist maschinell und wird auch an mehrere …Antworten: Lieferanten gesendet. Das Ziel ist, bis zu einem bestimmten …-Antwort:
Termin ein Angebot zu bekommen.
Um ein Angebot zu erfassen sind die Daten aus der …-Antwort: Anfrage notwendig. Diese
werden vom …-Antwort: ERP-System übernommen. Auch die Preise und Konditionen
müssen bekannt sein. Danach erfolgt ein …-Antwort: Angebotsvergleich, welcher im …Antwort: Preisspiegel durchgeführt wird. Dabei sind die Angebote den Preisen nach
sortiert, was das Vergleichen erheblich erleichtert.

Materialbeschaffung in ERP

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