Rechnung - Die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug

Rechnung - Die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug
Haufe-Index: 1138650
Einführung
Für den Abzug der in Rechnung gestellten Umsatzsteuer als Vorsteuer benötigt der
Unternehmer eine Rechnung. Form und Inhalt werden dabei durch das
Umsatzsteuerrecht vorgegeben und sind in der Praxis zu beachten, damit beim
Leistungsempfänger keine finanziellen Nachteile durch die Versagung des
Vorsteuerabzugs entstehen. Der leistende Unternehmer ist verpflichtet, die
umsatzsteuerlichen Besonderheiten bei der Rechnungserteilung zu beachten. Der
Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung kann deshalb erforderlichenfalls vor den
Zivilgerichten durchgesetzt werden.
Auch bei umsatzsteuerfreien Lieferungen und sonstigen Leistungen kommt der
Rechnung eine besondere Bedeutung zu.
Das Umsatzsteuerrecht wurde zum 1.1.2004 bezüglich der Anforderungen an die
Rechnungserteilung an europäisches Recht ("Rechnungsrichtlinie" 2001/115 EG [1])
und die Rechtsprechung des EuGH und des BFH angepasst. Dabei wurden ab 1.1.2004
zusätzliche Rechnungserfordernisse eingeführt, die ab 1.8.2004 noch ergänzt wurden.
1 Bedeutung der Rechnung/Verpflichtung zur Ausstellung
Haufe-Index: 1138651
Mit dem als Rechnung bezeichneten Dokument wird im Wirtschaftsleben vom
Unternehmer über eine Leistung abgerechnet. Mit der Rechnung fordert der
Unternehmer regelmäßig die Gegenleistung, z. B. Zahlung des Kaufpreises, an und setzt
bei Gewährung eines Zahlungsziels eine Zahlungsfrist in Gang. Die Rechnungen dienen
aber auch nach bereits erbrachter Gegenleistung der Dokumentation des Vorgangs und
haben eine wichtige Funktion als Buchungsbeleg.
Im Umsatzsteuerrecht ist die Rechnung materiell-rechtliche Voraussetzung für den
Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger (§ 15 Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Rechnung
muss dabei den Anforderungen des § 14 Abs. 4 und 5 UStG entsprechen. Wenn der
Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen an einen anderen Unternehmer für
dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, soweit sie Nichtunternehmer ist,
ausführt, ist er ab 1.1.2004 verpflichtet, eine Rechnung auszustellen.
Praxis-Tipp
In der Praxis sollten Sie beachten, dass auch Rechnungen ausländischer Unternehmer
mit offen ausgewiesener ausländischer Umsatzsteuer Bedeutung für den
Vorsteuerabzug haben können. Die ausländische Vorsteuer können Sie sich ggf. im
Vergütungsverfahren erstatten lassen. Hierzu benötigen Sie aber grundsätzlich die
Originalrechnung in Papierform, die die entsprechende Steuer ausweist. Diese Originale
sollten deshalb für den Vergütungsantrag aufbewahrt und nicht verfilmt und
anschließend vernichtet werden. Vergütungsanträge können deutsche Unternehmer in
allen anderen EU-Staaten und einigen Drittländern, z. B. Kanada, Kanarische Inseln,
Norwegen, Polen, Schweiz, Ungarn, stellen.
Die Berechtigung zum Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger führt dazu, dass
derjenige, der Umsatzsteuer in der Rechnung ausweist, die ausgewiesene Steuer
grundsätzlich auch dann schuldet, wenn er, z. B. als Nichtunternehmer, zum
gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist (§ 14c Abs. 2 UStG). Hat ein
Unternehmer in einer Rechnung einen höheren Steuerbetrag gesondert ausgewiesen,
als er nach dem Gesetz schuldet, so schuldet er auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1
UStG).
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, bei bestimmten innergemeinschaftlichen
sonstigen Leistungen, bei steuerfreien Umsätzen und bei der Steuerschuldübertragung
auf den Leistungsempfänger gibt es weitere Verpflichtungen zur Rechnungsausstellung,
auch wenn keine Steuer gesondert auszuweisen ist. Hier hat die Rechnung zusätzliche
Bedeutung, z. B. im innergemeinschaftlichen Handel, für den Zeitpunkt der Angabe des
Umsatzes in der Zusammenfassenden Meldung und den Zeitpunkt der
Erwerbsbesteuerung beim Rechnungsempfänger.
2 Inhalt der Rechnung
Haufe-Index: 1138652
Rechnungen müssen seit 1.1.2004 folgende Pflichtangaben enthalten (§ 14 Abs. 4
UStG):
Angaben
[x]
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des (1) leistenden Unternehmers und □
des (2) Leistungsempfängers
Vom Finanzamt erteilte (3) Steuernummer oder vom Bundesamt für Finanzen
erteilte (3) USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
□
(4) Ausstellungsdatum
□
(5) Eine fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) mit einer oder mehreren
Zahlenreihen, die vom Rechnungsaussteller zur Identifizierung der Rechnung
einmalig vergeben wird
□
(6) Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder
Art und Umfang der sonstigen Leistung
□
(7) Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des
□
Entgelts oder eines Teils des Entgelts in den Fällen der Anzahlung, sofern dieser
Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist
Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte (8)
□
Entgelt (Nettobetrag) für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im
Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (9) bspw. Skonto (ausreichend: "2 %
Skonto bei Zahlung bis ...") [2], sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
Den anzuwendenden (10) Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden
Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die
Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
□
Ab 1.8.2004: Einen Hinweis auf die (2-jährige) Aufbewahrungsfrist beim
□
Empfänger, wenn mit der Rechnung eine Werkleistung oder sonstige Leistung im
Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet wird und der
Rechnungsempfänger eine Privatperson ist (oder die Rechnung für den Privatbereich
eines Unternehmers ausgestellt wurde).
Checkliste 1: Inhaltliche Pflichtangaben [3]
Achtung
Sind die Angaben unvollständig oder unrichtig, kann der Vorsteuerabzug versagt
werden. Allerdings gibt es für die Anpassung an die neuen Angabepflichten eine
Übergangsfrist bis Ende Juni 2004. Bis dahin reicht es aus, wenn Ihre Dokumente die
Angaben enthalten, die bislang erforderlich waren.
Vergleich alte und neue Rechnungsangaben
Alt
Neu
Name und Anschrift des Leistenden
Vollständiger Name und Anschrift des
Leistenden und auch des Empfängers
Steuernummer des Leistenden
Steuernummer oder USt-IdNr. (auch
Kleinunternehmer) des Leistenden
-
Ausstellungsdatum ab 1.7.2004
-
Fortlaufende Nummer (Betriebsstätten,
Gutschriften, Zeitraum) ab 1.7.2004
Menge und Art/handelsübliche Bezeichnung Menge und Art/handelsübliche Bezeichnung
Zeitpunkt der Lieferung/ Leistung
Zeitpunkt der Lieferung/Leistung selbst
wenn identisch mit Rechnungsdatum
-
Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
-
Im Voraus vereinbarte Minderungen des
Entgelts (Rabatte) ab 1.7.2004
Entgelt und hierauf entfallenden
Steuerbetrag sowie Hinweis auf
Steuerbefreiung
Entgelt und hierauf entfallenden
Steuerbetrag sowie Hinweis auf
Steuerbefreiung
Keine Angabe des Steuersatzes erforderlich Angabe des Steuersatzes und des
(nur Steuerbetrag)
Steuerbetrages
-
Hinweispflicht im Falle des § 14b Abs. 1
Satz 5 UStG (ab 1.8.2004)
Tab. 1: Änderungen bei den Rechnungsangaben
Für die erforderlichen Angaben in der Rechnung sind folgende Erleichterungen
zugelassen (§ 31 UStDV):
Angaben
[x]
Eine Rechnung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die
□
geforderten Angaben insgesamt ergeben. In einem dieser Dokumente sind das
Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefasst
anzugeben und alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen
Pflichtangaben ergeben. Die Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein.
Für die Angabe von Namen und Anschriften des leistenden Unternehmers und des
Leistungsempfängers ist es ausreichend, wenn sich aufgrund der in die Rechnung
aufgenommenen Bezeichnung der Name und die Anschrift eindeutig feststellen
□
lassen.
Für die Angabe von Namen und Anschriften des leistenden Unternehmers, des
Leistungsempfängers und den handelsüblichen Bezeichnungen zur erbrachten
Leistung können Abkürzungen, Buchstaben, Zahlen oder Symbole verwendet
werden. Deren Bedeutung muss allerdings in der Rechnung oder anderen
Unterlagen, die sowohl beim Rechnungsaussteller als auch beim
Rechnungsempfänger vorhanden sind, eindeutig festgelegt sein.
□
Als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung genügt die Angabe des
Kalendermonats, in dem die Leistung ausgeführt wird.
□
Checkliste 2: Zulässige Erleichterungen bei inhaltlicher Gestaltung
Für die Angabe der vollständigen Anschrift reicht ggf. das vorhandene Postfach oder
die Großkundenadresse aus, wenn diese Daten anstelle der Anschrift angegeben
werden. Bei erbrachten Leistungen von bzw. an Organgesellschaften können der Name
und die Anschrift der Organgesellschaft angegeben werden.
Der leistende Unternehmer hat in jeder Rechnung die ihm vom Finanzamt erteilte
Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte UmsatzsteuerIdentifikationsnummer (USt-IdNr.) anzugeben. Hat der Unternehmer keine UStIdNr. erteilt bekommen, muss er seine Steuernummer in der Rechnung angeben. Im
Falle der Organschaft muss die Organgesellschaft die Steuernummer des Organträgers
bzw. die eigene USt-IdNr. oder die des Organträgers angeben. Im Gegensatz zur
Steuernummer darf die Organgesellschaft also auch die ihr selbst erteilte USt-IdNr. in
der Rechnung angeben. Die Steuernummer oder USt-IdNr. ist auch in folgenden Fällen
in der Rechnung anzugeben:
• Wenn beim leistenden Unternehmer als Kleinunternehmer die USt nicht erhoben wird
(dann ist die Einkommensteuernummer maßgeblich, wenn keine USt-IdNr. vorhanden
ist),
• wenn ausschließlich über steuerfreie Umsätze abgerechnet wird (dann ist die
Einkommensteuernummer maßgeblich, wenn keine USt-IdNr. vorhanden ist),
• wenn der Leistungsempfänger bei Leistungen eines inländischen Unternehmers die USt
gem. § 13b Abs. 1 Nr. 2 bis 5 UStG schuldet.
Die Regelung gilt entsprechend für Gutschriften des Leistungsempfängers, die dann
auch die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten
müssen. Zu diesem Zweck muss der leistende Unternehmer dem Gutschriftsaussteller
seine Steuernummer oder USt-IdNr. mitteilen.
Die anzugebende fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sicherstellen,
dass die Rechnung vom Unternehmer einmalig erstellt wurde und identifizierbar ist. Die
Rechnungsnummer kann aus einer oder mehreren Zahlen- oder Buchstabenreihen auch
als Kombination von Ziffern und Buchstaben bestehen. Der Unternehmer kann beliebig
viele separate Nummernkreise bilden, wobei die Rechnung leicht und eindeutig dem
Nummernkreis zuzuordnen und die Rechnungsnummer einmalig sein muss.
• Im Gutschriftsverfahren ist die fortlaufende Nummer vom Gutschriftsaussteller, also
vom Leistungsempfänger, zu vergeben.
• Bei Verträgen aus Dauerleistungen (z. B. Miet-, Pacht- oder Leasingverhältnisse)
brauchen die vor dem 1.1.2004 abgeschlossenen Verträge keine fortlaufende Nummer
zu enthalten. Diese Verträge brauchen auch nicht um eine fortlaufende Nummer
ergänzt zu werden. Bei den ab 1.1.2004 abgeschlossenen Verträgen über
Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer
enthalten (z. B. Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Es ist nicht
erforderlich, dass Zahlungsbelege eine gesonderte fortlaufende Nummer erhalten.
Bezüglich der Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder der sonstigen Leistung reicht
die Angabe des Kalendermonats in der Rechnung aus (§ 31 Abs. 4 UStDV). Bei
Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts für noch nicht ausgeführte Lieferungen
oder sonstige Leistungen ist in der Rechnung ebenfalls der Leistungszeitpunkt
anzugeben, sofern der Zeitpunkt jeweils feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum
identisch ist. Falls der Zeitpunkt nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Vorausoder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist auf der Rechnung deutlich
zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.
• Ist in einem Vertrag über eine Dauerleistung der Leistungszeitraum nicht angegeben,
reicht es aus, wenn sich aus den einzelnen Zahlungsbelegen (Kontoauszüge,
Überweisungsaufträge) der Zeitpunkt der Leistung ergibt (z. B. "Miete Monat Februar
2004").
In der Rechnung ist das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen
aufgeschlüsselte Entgelt (Nettobetrag ohne USt) anzugeben. Sind auf die in der
Rechnung angegebenen Entgeltteile verschiedene Steuersätze anzuwenden oder gelten
für die einzelnen Leistungen unterschiedliche Steuerbefreiungen, ist das Entgelt auf die
einzelnen Steuersätze oder Steuerbefreiungen aufzuschlüsseln.
• Bei maschineller Ermittlung der Steuerbeträge und Anwendung verschiedener
Steuersätze in der Rechnung können die Steuerbeträge in einer Summe angegeben
werden, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben wird
(§ 32 UStDV).
• Daneben ist seit 1.1.2004 jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern
sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, in der Rechnung anzugeben. D.h., bei
Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der
Rechnungserstellung lediglich die Höhe nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die
entsprechende Vereinbarung hinzuweisen.
Neben der Angabe des Umsatzsteuerbetrages ist seit 1.1.2004 auch die Angabe des
Steuersatzes zwingend erforderlich. Rechnet der Unternehmer über einen im Inland
umsatzsteuerfreien Umsatz ab, so hat er in der Rechnung auf die Steuerfreiheit des
Umsatzes hinzuweisen. Der Hinweis braucht nicht die entsprechende Vorschrift im UStG
oder der 6. EG-Richtlinie enthalten, sollte aber den Grund der Steuerbefreiung nennen.
In der Praxis sollte auf der Rechnung eine Angabe in umgangssprachlicher Form
vermerkt werden ("Ausfuhrlieferung", "steuerfreie Vermietung"). Bei den steuerfreien
innergemeinschaftlichen Lieferungen bleibt es allerdings bei dem bisher in § 14a UStG
vorgesehenen Hinweis ("steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung").
In den Fällen der Besteuerung von Reiseleistungen nach § 25 UStG oder der
Differenzbesteuerung nach § 25a UStG ist in der Rechnung ausdrücklich auf die
Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen hinzuweisen (§ 14a Abs. 6 UStG).
In den Fällen der Margenbesteuerung gem. § 25 Abs. 3
(1) Werkzeug Allmacht GmbH
Herrenstr. 53
D - 77777 Herrenreich
Telefon: 0777/300-0
E-Mail: werkzeuge@allmacht.de
(3) UST-IdNr. DE 1 234 56789
(2) Firma
Kühlgerätebau GmbH
Eisstr. 15
(5) Rechnungs-Nr. 125/2004
Rechnungs-Datum: 1.7.2004
Kd-Nr. 7 775 533
33333 Grünsee
Sehr geehrte Damen und Herren,
für die Lieferung der Maschine, Typ XL-305 sowie für die Broschüre "Schmierfette richtig
dosieren" (7) im Juni 2004 berechnen wir Ihnen:
Preis
(EUR)
Position
(6) Menge
(6) Bezeichnung
1
1
Maschine, Typ XL-305
2
10
Broschüre "Schmierfette
richtig dosieren"
(8) Nettosumme 1: (8) Nettosumme 2:
3.200,00 EUR 50,00 EUR
(10) 16 % USt:
512,00 EUR
(10) 7 % USt:
3,50 EUR
Gesamt-Position 1:
Gesamt-Position 2:
3.712,00 EUR
53,50 EUR
3.200,00
50,00
Gesamt-Netto
+ USt zu 16 %
+ USt zu 7 %
3.250,00
512,00
3,50
Gesamtpreis:
3.765,50
Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen erhalten Sie 3 % Skonto (9) [4]:
7%
16 %
Netto-Abzug
1,50
96,00
Abzug Steuer
0,11
15,36
Brutto-Abzug
1,61
111,36
Geschäftsführer:
Bankverbindung:
Willi Allmacht
Helga Allmacht
Amtsgericht Herrenreich HR-B 5593
Volksbank Herrenreich
BLZ 777 777 00
Kto.: 535 731
Abb. 1: Korrekte Rechnung ab 1.7.2004
Hinweis: Anmerkungen zu den Bestandteilen (mit Nummer gekennzeichnet) finden Sie
in der Checkliste 1.
UStG und der Differenzbesteuerung gem. § 25a Abs. 3 und 4 UStG darf die
Umsatzsteuer in der Rechnung nicht ausgewiesen werden.
2.1 Wann berechtigt eine Rechnung zum Vorsteuerabzug?
Haufe-Index: 1138653
Da die Berechtigung zum Vorsteuerabzug erst entsteht, wenn eine ordnungsgemäße
Rechnung i. S. d. § 14 UStG vorliegt, kann eine spätere Beanstandung der Rechnung
im Rahmen einer Betriebsprüfung für den Leistungsempfänger unangenehme Folgen
haben. Ist der leistende Unternehmer nicht mehr existent, so wird der Vorsteuerabzug
beim Leistungsempfänger aufgrund einer fehlerhaften Rechnung definitiv versagt. Doch
selbst wenn der leistende Unternehmer die Rechnung noch nachträglich berichtigen
kann (§ 31 Abs. 5 UStDV), wird der Vorsteuerabzug nach derzeitiger deutscher
Rechtsauslegung grundsätzlich in dem Besteuerungszeitraum, in dem die fehlerhafte
Rechnung erteilt wurde, rückgängig gemacht. Erst in dem Besteuerungszeitraum, in
dem die neue korrekte Rechnung vorliegt, entsteht danach der Anspruch auf
Vorsteuerabzug. Hierdurch können sich für den Leistungsempfänger erhebliche
Zinsbelastungen durch die vom Finanzamt festzusetzenden Nachzahlungszinsen
ergeben (§ 233a AO).
Achtung
Nach neuer Rechtslage wurde zum 1.1.2004 in § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG analog der
bisherigen Rechtsprechung ausdrücklich klargestellt, dass nur die gesetzlich
geschuldete Steuer für Lieferungen und sonstige Leistungen, die von einem anderen
Unternehmer für das Unternehmen des Leistungsempfängers ausgeführt worden sind,
als Vorsteuer abziehbar ist. Ein Vorsteuerabzug aus der Rechnung ist deshalb nicht
zulässig, soweit der die Rechnung ausstellende Unternehmer diese unrichtig oder
unberechtigt ausweist und die Umsatzsteuer lediglich gem. § 14c UStG schuldet. Ein
Vorsteuerabzug ist nur noch dann möglich, wenn die Rechnung vollständig und richtig
ist, d. h. alle Angaben der §§ 14, 14a UStG enthält.
Als Leistungsempfänger sollten Sie deshalb möglichst vor Bezahlung der Rechnung stets
überprüfen, ob die Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten. Ist dies nicht der
Fall, sollten Sie die Rechnung dem leistenden Unternehmer zurückgeben und eine vom
ihm ergänzte bzw. neue Rechnung anfordern. Die Überprüfung der Richtigkeit der
Steuernummer oder der inländischen USt-IdNr. ist regelmäßig nicht möglich, so dass
der Vorsteuerabzug erhalten bleibt, wenn lediglich die Steuernummer/UStIdNr. fehlerhaft ist und der Unternehmer dies nicht erkennen konnte. Falls lediglich
kleine, nicht sinnentstellende Schreibfehler im Namen oder der Anschrift des leistenden
Unternehmers oder des Leistungsempfängers oder in der Leistungsbeschreibung
auftauchen, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten.
2.2 Rechnungen für Anzahlungen
Haufe-Index: 1138654
Für Rechnungen über Voraus- oder Anzahlungen gelten die o. g. Pflichtangaben
entsprechend. Wird eine Schlussrechnung erteilt, sind die Teilentgelte aus den
berechneten Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn
über die Teilentgelte bereits Rechnungen ausgestellt worden sind (§ 14 Abs. 5 S. 2
UStG).
Da der leistende Unternehmer auch bei der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten
die Steuer aus Voraus- oder Anzahlungen bereits in dem Voranmeldungszeitraum
schuldet, in dem das Entgelt oder Teilentgelt vereinnahmt worden ist (§ 13 Abs. 1
Nr. 1a Satz 4 UStG), sollten über die Voraus- oder Anzahlungen Rechnungen erteilt
werden. Damit wird es dem Leistungsempfänger ggf. ermöglicht, aus den tatsächlich
geleisteten Voraus- oder Anzahlungen bereits den Vorsteuerabzug in Anspruch zu
nehmen (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Der Unternehmer hat verschiedene
Möglichkeiten, über Voraus- und Anzahlungen und mittels Endrechnung über die
anschließend erbrachte gesamte Leistung abzurechnen.
Die verschiedenen Möglichkeiten zur Erstellung der Endrechnung nach erhaltenen und
bereits abgerechneten Voraus- oder Anzahlungen werden in den Beispielen in R 187
Abs. 7 und 8 UStR veranschaulicht.
3 Knackpunkt: An wen die Leistung erbracht wird
Haufe-Index: 1138655
Die Rechnung ist vom leistenden Unternehmer oder in dessen ausdrücklichem Auftrag
im Namen und für Rechnung des leistenden Unternehmers durch einen Dritten
gegenüber dem Leistungsempfänger auszustellen. Dabei folgt das Umsatzsteuerrecht
dem Zivilrecht, sodass die Leistung an denjenigen erbracht wird, der aus dem zugrunde
liegenden schuldrechtlichen Vertragsverhältnis berechtigt oder verpflichtet ist. Der
Leistungsempfänger ist also grundsätzlich der Auftraggeber oder Besteller der Leistung
(R 192 Abs. 13 UStR). Wird die Leistung allerdings ausnahmsweise nicht an den
Auftraggeber oder Besteller, sondern tatsächlich an einen Dritten erbracht, so kann
auch der Dritte Leistungsempfänger und damit Rechnungsempfänger sein.
Einzelfragen zu Rechnungen aufgrund von Reisekosten
Der BFH hat mit Urteil [5] entschieden, dass der Unternehmer sich für den
Vorsteuerabzug aus Kosten für Reisen seines Personals, soweit es sich um
Übernachtungskosten handelt, unmittelbar auf Art. 17 Abs. 2 der 6. EG-USt-Richtlinie
berufen kann. Der zum 1.4.1999 eingeführte gesetzliche Ausschluss des Vorsteuerabzugs dieser Ausgaben (§ 15 Abs. 1a Nr. 2 UStG) war insoweit unanwendbar. Zum
1.1.2004 wurde die Einschränkung des Vorsteuerabzugs für Übernachtungs- und
Verpflegungskosten anlässlich von Dienstreisen des Unternehmers oder seines
Personals im UStG wieder aufgehoben. Bezüglich der Rechnung ist es nach der
Entscheidung des BFH für den Vorsteuerabzug allerdings weiterhin erforderlich, dass
diese auf den Unternehmer (Arbeitgeber) als Leistungsempfänger und nicht auf den
Arbeitnehmer ausgestellt ist.
Die Finanzverwaltung vertritt zu den Rechnungserfordernissen beim Vorsteuerabzug aus
Reisekosten im BMF-Schreiben [6] folgende Auffassung:
Übernachtungskosten
Bei Übernachtungskosten im Rahmen von Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeiten,
Fahrtätigkeiten, doppelter Haushaltsführung der Arbeitnehmer und Geschäftsreisen des
Unternehmers kann der Unternehmer grundsätzlich den Vorsteuerabzug in Anspruch
nehmen. Voraussetzung ist, dass der Unternehmer als zivilrechtlicher
Leistungsempfänger anzusehen ist und die Übernachtungsrechnung mit Steuerausweis
auf den Namen des Unternehmers - nicht jedoch auf den Arbeitnehmer - ausgestellt ist.
Dies gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung auch für Kleinbetragsrechnungen bis zu
einem Gesamtbetrag von 100 EUR. Bei Kleinbetragsrechnungen kann der
Vorsteuerabzug jedoch auch dann gewährt werden, wenn darin gar kein
Leistungsempfänger bezeichnet ist. Ist dennoch ein Leistungsempfänger in der
Kleinbetragsrechnung genannt, muss dies der Unternehmer sein.
Verpflegungskosten des Unternehmers
Der Unternehmer kann aus Verpflegungskosten anlässlich einer Geschäftsreise unter
den weiteren Voraussetzungen des § 15 UStG die Vorsteuer abziehen, wenn die
Aufwendungen durch Rechnungen mit Steuerausweis auf den Namen des Unternehmers
oder durch Kleinbetragsrechnungen im Sinne des § 33 UStDV belegt sind.
Verpflegungskosten des Arbeitnehmers
Bei Erstattung von Verpflegungskosten des Arbeitnehmers anlässlich einer
Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber kann dieser grundsätzlich keinen
Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, auch wenn die Verpflegungsleistungen durch
Rechnung belegt sind.
Lediglich wenn die Verpflegungsleistungen des Arbeitnehmers anlässlich einer
Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber als zivilrechtlicher Leistungsempfänger empfangen
und in voller Höhe getragen werden, kann der Arbeitgeber hieraus die Vorsteuer
abziehen. Voraussetzung ist, dass eine ordnungsgemäße Rechnung mit Steuerausweis
auf Namen und Anschrift des Unternehmers oder eine Kleinbetragsrechnung im Sinne
des § 33 UStDV vorliegt.
Für den Vorsteuerabzug aus Frühstückskosten braucht eine Übernachtungsrechnung
einschließlich Frühstück, bei der der Arbeitgeber als Leistungsempfänger anzusehen ist,
für den Vorsteuerabzug nicht um das Frühstück gekürzt zu werden. Dies gilt u. E. selbst
dann, wenn für Zwecke der Lohnsteuer eine Kürzung der Verpflegungspauschale um die
erstatteten Kosten für das Frühstück erfolgt.
Sonstige Reisekosten
Vorsteuerbeträge aus Fahrtkosten für arbeitnehmereigene Fahrzeuge sind nach Wegfall
des gesetzlichen Ausschlusses (bisher § 15 Abs. 1a Nr. 2 UStG) ab 1.1.2004 wieder
abziehbar, wenn der Unternehmer Leistungsempfänger und z. B. die Benzinrechnungen
anlässlich der Dienstreise auf den Namen des Unternehmers vorliegen. Ein
Vorsteuerabzug aus Reisekostenpauschbeträgen ist aufgrund des Wegfalls der §§ 36-38
UStDV seit 1.4.1999 generell nicht mehr zulässig.
4 Steuerschuld des Leistungsempfängers
Haufe-Index: 1138656
Nach einer zum 1.1.2002 in Kraft getretenen Gesetzesänderung entfällt das auf dem
Gebiet der Umsatzsteuer bisher - vornehmlich für sonstige Leistungen und
Werklieferungen ausländischer Unternehmer - geltende Abzugsverfahren. Dieses wird
unter Anpassung an EG-Recht durch die Steuerschuldnerschaft des Auftraggebers
ersetzt (§ 13b UStG). Damit entfiel zum 1.1.2002 im Inland auch die Anwendung der
sog. "Nullregelung". Nunmehr ist der Empfänger einer sonstigen Leistung oder
Werklieferung eines ausländischen Unternehmers, soweit er Unternehmer oder
juristische Person des öffentlichen Rechts ist, verpflichtet, die Umsatzsteuer aufgrund
eigener Steuerschuldnerschaft abzuführen (in anderen Mitgliedstaaten bereits als
"reverse charge" bekannt). Neben den im Inland steuerbaren sonstigen Leistungen und
Werklieferungen ausländischer Unternehmer sind auch die Lieferungen
sicherungsübereigneter Gegenstände durch den Sicherungsgeber an den
Sicherungsnehmer außerhalb des Insolvenzverfahrens und ab 1.1.2004 auch folgende
Vorgänge von der Steuerschuldübernahme durch den Leistungsempfänger betroffen:
•
Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen,
• Werklieferungen und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung,
Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, mit Ausnahme der
Planungs- und Überwachungsleistungen. In diesem Fall schuldet allerdings nur ein
Unternehmer als Leistungsempfänger die Steuer, wenn er selbst entsprechende
Bauleistungen erbringt.
Nähere Einzelheiten zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers regelt das
BMF-Schreiben vom 5.12.2001.
Achtung
Über Leistungen, für die der Empfänger der Leistung die deutsche Umsatzsteuer
schuldet, sind Rechnungen ohne Ausweis von Umsatzsteuer zu erteilen. In diesen
Rechnungen ist dann auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers hinzuweisen
(§ 14a Abs. 5 UStG). Allerdings hat der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer auch
dann abzuführen, wenn der Hinweis auf dessen Steuerschuld in der Rechnung fehlt. Die
an die Rechnungen gestellten Anforderungen gelten entsprechend für Gutschriften, mit
denen der Leistungsempfänger über die Leistung abrechnet.
5 Form der Rechnung
Haufe-Index: 1138657
Nach dem Gesetzeswortlaut des § 14 Abs. 1 UStG ist eine Rechnung jedes Dokument,
mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie
dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Rechnungen sind auf Papier
oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu
übermitteln.
Als Rechnung gelten z. B. auch folgende Unterlagen, wenn sie sämtliche erforderlichen
Angaben enthalten:
• Verträge, ggf. mit Hinweis auf andere Unterlagen, die noch fehlende Angaben
enthalten,
•
•
Kassenzettel, Kassenbons,
Quittungen.
Achtung
Mahnungen und Kontoauszüge sind keine Rechnungen!
Unterlagen, die sich lediglich auf den Zahlungsverkehr beziehen, wie z. B. Kontoauszüge
oder Mahnungen, sind auch dann keine Rechnungen, wenn sie alle für eine Rechnung
erforderlichen Angaben enthalten. Werden bei nicht steuerbaren Innenumsätzen
innerhalb verschiedener Betriebsabteilungen eines Unternehmens oder innerhalb des
Organkreises Belege mit gesondertem Ausweis der Steuer erteilt, handelt es sich nicht
um Rechnungen, sondern nur um interne Buchungsbelege.
Bei einfacher Übermittlung von Rechnungen per Telefax ist nur die Übertragung von
Standard-Telefax an Standard-Telefax zulässig. Dabei muss der Rechnungsaussteller
einen Ausdruck in Papierform aufbewahren und der Rechnungsempfänger die
eingehende Telefaxrechnung ausdrucken. Auf Thermopapier ausgedruckte
Telefaxrechnungen sind nochmals zu kopieren, um für die gesamte Aufbewahrungsfrist
lesbar zu sein. Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen wie z. B. Übertragung
zwischen Standard-Telefax und Computer-Telefax bzw. Fax-Server sowie Übermittlung
der Rechnung per E-Mail ist entsprechend § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG eine qualifizierte
elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit
Anbieterakkreditierung erforderlich.
Wegen der unter bestimmten Voraussetzungen zugelassenen elektronischen Rechnung
siehe "Elektronische Rechnung".
6 Kleinbetragsrechnungen/Fahrausweise/Einzelfälle
Haufe-Index: 1138658
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 100 EUR (incl. USt) nicht übersteigt
(Kleinbetragsrechnungen), gibt es Erleichterungen bei den erforderlichen
Pflichtangaben in der Rechnung. Diese Kleinbetragsrechnungen müssen lediglich
folgende Angaben enthalten (§ 33 UStDV) - die Steuernummer muss nicht angegeben
werden:
Angaben
[x]
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
□
Ausstellungsdatum
Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen
Leistung
□
Entgelt und den darauf entfallenen Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige
Leistung in einer Summe (Bruttobetrag)
□
Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die
Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
□
Checkliste 3: Pflichtangaben bei Rechnung bis 100 EUR
Wird über Leistungen im Sinne der §§ 3c ("Versandhandelsregelung"), 6a
(innergemeinschaftliche Lieferungen) oder 13b UStG (Steuerschuldübernahme)
abgerechnet, gelten die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen auch bei Beträgen
bis 100 EUR. nicht.
Berechnung der Vorsteuer
Der Leistungsempfänger muss für den Vorsteuerabzug aus Kleinbetragsrechnungen, die
das Entgelt und die Steuer in einer Summe ausweisen, den Rechnungsbetrag in Entgelt
und Steuerbetrag aufteilen. Die abziehbare Vorsteuer ist aus dem Bruttobetrag wie folgt
herauszurechnen:
7%
USt = 6,54 % oder 7/107
16 % USt = 13,79 % oder 16/116
Angaben bei Fahrausweisen
Fahrausweise, die für Personenbeförderungen ausgegeben werden, und Belege im
Reisegepäckverkehr gelten als Rechnungen, wenn sie mindestens folgende Angaben
enthalten (§ 34 UStDV):
• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Beförderung
ausführt.
•
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe.
• Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz gem.
§ 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG unterliegt.
• Im Fall der Anwendung des § 26 Abs. 3 UStG einen Hinweis auf die
grenzüberschreitende Beförderung von Personen im Luftverkehr.
Auf Fahrausweisen der Eisenbahnen, die dem öffentlichen Verkehr dienen, kann anstelle
des Steuersatzes die Tarifentfernung angegeben werden.
Bei Fahrausweisen für grenzüberschreitende Personenbeförderungen und im
internationalen Eisenbahn-Personenverkehr muss zusätzlich eine Bescheinigung des
Beförderungsunternehmers oder seines Beauftragten darüber vorliegen, welcher Anteil
des Beförderungspreises auf die Strecke im Inland entfällt. In der Bescheinigung ist der
Steuersatz für den Inlandsanteil anzugeben.
Bei Fahrausweisen ist es für den Vorsteuerabzug nicht zu beanstanden, wenn der
Fahrausweis im Online-Verfahren abgerufen wird und durch das Verfahren sichergestellt
ist, dass der Fahrausweis erst dann erstellt wird, wenn die Belastung auf einem Kundenoder Kreditkartenkonto erfolgt ist. Zusätzlich hat der Rechnungsempfänger einen
Papierausdruck des im Online-Verfahren abgerufenen Dokuments aufzubewahren, dass
die o. g. für Fahrausweise erforderlichen Angaben enthält.
7 Rechnungen über innergemeinschaftliche Umsätze
Haufe-Index: 1138659
Für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, Lieferungen im
innergemeinschaftlichen Versandhandel und bestimmte sonstige Leistungen innerhalb
der EU sind bei der Rechnungserteilung Besonderheiten zu beachten (§ 14a UStG).
Bei den neben den genannten Lieferungen betroffenen und im Inland ausgeführten
sonstigen Leistungen handelt es sich um
• Arbeiten an beweglichen körperlichen Gegenständen und entsprechende
Begutachtungen mit Verwendung der USt-IdNr. eines anderen EU-Staates durch den
Leistungsempfänger (§ 3a Abs. 2 Nr. 3c UStG),
• Vermittlungsleistungen, bei denen der Leistungsempfänger die USt-IdNr. eines
anderen EU-Staates verwendet (§ 3a Abs. 2 Nr. 4 UStG),
• innergemeinschaftliche Güterbeförderungsleistungen und damit in Zusammenhang
stehende Leistungen, Vermittlungen dieser Leistungen und Vor- und Nachläufe zu
innergemeinschaftlichen Güterbeförderungsleistungen.
Die Rechnungen müssen folgende zusätzlichen Angaben enthalten:
Abzurechnende Leistung
Zusätzliche Rechnungsangaben
Rechnungen über innergemeinschaftliche
Lieferungen mit Ausnahme der Lieferungen
neuer Fahrzeuge an private Abnehmer und
Schwellenerwerber (ohne USt-IdNr.).
Angabe der USt-IdNr. des leistenden
Unternehmers und des
Leistungsempfängers. Hinweis auf
steuerfreie innergemeinschaftliche
Lieferung.
Rechnungen über innergemeinschaftliche
Lieferungen neuer Fahrzeuge durch
Unternehmer oder durch Nichtunternehmer
(§ 2a UStG).
Zusätzliche Angabe bei
Landfahrzeugen: Hubraum in ccm bzw.
Leistung in KW, Laufleistung und
Zeitpunkt der ersten Inbetriebnahme
Wasserfahrzeugen: Länge in Metern,
Betriebsstunden und Zeitpunkt der ersten
Inbetriebnahme
Luftfahrzeugen: Starthöchstmasse in kg,
Betriebsstunden auf dem Wasser und
Zeitpunkt der ersten Inbetriebnahme
Rechnungen über Lieferungen im Rahmen des Gesonderter Ausweis der deutschen USt
Versandhandels (§ 3c UStG).
in der Rechnung, wenn in Deutschland
steuerpflichtig.
Rechnungen über die o. g. sonstigen
Leistungen innerhalb der EU.
Ausweis der deutschen USt in der
Rechnung. Bei Steuerschuldnerschaft des
Leistungsempfängers kein Ausweis der
Steuer.
Angabe der USt-IdNr. des leistenden
Unternehmers und des
Leistungsempfängers.
Tab. 2: Zusätzliche Angaben bei Abrechnung innergemeinschaftlicher Umsätze
8 Rechnungserteilung beim innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft
Haufe-Index: 1138660
Schließen drei Unternehmer über denselben Gegenstand Umsatzgeschäfte ab und
gelangt der Gegenstand der Lieferung im Rahmen der Versendung oder Beförderung
direkt vom ersten Unternehmer an den letzten Abnehmer, spricht man von einem
Dreiecksgeschäft. Beim innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft, bei dem der
Gegenstand der Lieferung von einem EU-Staat in einen anderen EU-Staat gelangt und
drei Unternehmer mit drei USt-IdNr. aus verschiedenen EU-Staaten auftreten, gibt es
für den mittleren Unternehmer nach der EG-Richtlinie und dem deutschen
Umsatzsteuerrecht (§ 25b UStG) eine Vereinfachungsregelung, wenn er im Bestimmungsstaat nicht ansässig ist. Einzelheiten zu den Voraussetzungen und zur
Anwendung der Vereinfachungsregelung bei innergemeinschaftlichen
Dreiecksgeschäften siehe "Innergemeinschaftlicher Handel".
Zusätzliche Angaben über Lieferung des mittleren Unternehmers (§ 14a Abs. 7
UStG)
Die Rechnung über die Lieferung des mittleren Unternehmers im
innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft muss folgende zusätzlichen Angaben
enthalten:
•
•
Angabe der USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
Angabe der USt-IdNr. des Leistungsempfängers
• Hinweise auf das Vorliegen des innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts und die
Steuerschuld des letzten Abnehmers
Kein gesonderter Ausweis von Umsatzsteuer
Für deutsche Unternehmer kann die Vereinfachungsregelung bei Beteiligung als
mittlerer Unternehmer an Dreiecksgeschäften, mit denen sie ihre steuerlichen
Verpflichtungen im EU-Bestimmungsland vermeiden können, regelmäßig in sämtlichen
anderen EU-Staaten greifen.
Rechnungshinweise in den verschiedenen Amtssprachen
Die erforderlichen Rechnungshinweise auf das Vorliegen des innergemeinschaftlichen
Dreiecksgeschäfts und die Steuerschuld des Abnehmers in den verschiedenen
Amtssprachen der EU-Staaten lauten wie folgt:
Sprache
Rechnungshinweis
Deutsch
Lieferung erfolgt im Rahmen eines innergemeinschaftlichen
Dreiecksgeschäfts. Steuerschuldner ist der Rechnungsempfänger
(Art. 28c Teil E Abs. 3 der 6. EG-RL).
Dänisch
Trekantshandel indenfor EU, momspligtig er fakturamodtager.
Französisch
Opération triangulaire intracommunautaire. La T.V.A. est due par le
bénéficiaire.
Finnisch
Kolmikantakauppa, laskunsaaja on velvollinen suorittamaan
arvonlisäveron.
Griechisch
ENDOKINOTIKI TRIGONIKI APOSTOLI, IPOHREOS TOU F.P.A. INE O
PARALIPTIS TOU TIMOLOGIOU.
Englisch
VAT: EC Article 28c E (3) Simplification Invoice (für Vereinigtes
Königreich).Triangulation, invoice recipient is liable for tax (für Irland).
Niederländisch Intracommunautaire A-B-C- levering, heffing omzetbelasting wordt
verlegd naar ontvanger van de rekening.
Norwegisch
Trekanthandel innen EU, fakturamottaker er ansvarlig for avgiften.
Italienisch
Triangolazione intracomunitaria, debitore d'imposta è l'intestatario della
fattura.
Portugiesisch
Negócio triangular intracomunitário, o devedor fiscal é o destinatário da
factura.
Schwedisch
Gemenskapsintern trepartshandel, fakturamottagaren är skattskyldig.
Spanisch
Operación triangular intracomunitaria; el destinatario de la factura es
sujeto pasivo a efectos del IVA.
Tab. 3: Rechnungshinweise in verschiedenen Amtssprachen
9 Rechnung bei Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück
Haufe-Index: 1212904
Mit Wirkung vom 1.8.2004 ist das "Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der
Schwarzarbeit" in Kraft getreten.
Danach hat der Unternehmer zusätzlich zu den bisherigen
Rechnungslegungsvorschriften folgendes zu beachten:
• Führt der Unternehmer Werklieferungen oder sonstige Leistungen im
Zusammenhang mit einem Grundstück aus, ist er verpflichtet, stets Rechnungen auszustellen. Diese Verpflichtung besteht auch dann, wenn der Leistungsempfänger
kein Unternehmer ist (z. B. Privatperson).
• Die Rechnungen sind innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der
Leistung auszustellen und haben bei nicht unternehmerischen Leistungsempfängern
(z. B. Privatpersonen, Unternehmer, die Leistungen für ihren Privatbereich erhalten)
einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden zu
enthalten.
• Der seit dem 1.1.2004 bestehenden Pflicht zur generellen Rechnungserteilung
gegenüber Unternehmern oder juristischen Personen als Nichtunternehmer
wird zusätzlich eine zeitliche Komponente hinzugefügt. Die Rechnungen sind ebenfalls
innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung zu erstellen.
Die Verletzung der Rechnungsausstellungspflicht kann bei leichtfertigem Handeln mit
der Festsetzung eines Bußgeldes von bis zu 5.000 EUR, die Verletzung der
Rechnungsaufbewahrungspflicht durch den Nichtunternehmer mit der Festsetzung eines
Bußgeldes von bis zu 500 EUR geahndet werden.
Aufbewahrungspflicht
für Nichtunternehmer
(z. B. Privatpersonen)
Das Umsatzsteuergesetz schreibt nach den Änderungen vor, dass ein Nichtunternehmer
eine Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei
Jahre lang aufzubewahren hat, wenn er eine steuerpflichtige, im Zusammenhang mit
einem Grundstück stehende Werklieferung oder sonstige Leistung empfangen hat. Das
Gleiche gilt, wenn der Leistungsempfänger zwar ein Unternehmer ist, er die Leistung
aber für seinen nichtunternehmerischen Bereich bezogen hat. Sowohl im Fall der
Rechnungsausstellungspflicht als auch im Fall der Rechnungsaufbewahrungspflicht
kommt es nicht darauf an, ob die Privatperson Eigentümerin oder Mieterin des
Grundstücks ist.
Begriff des Grundstücks
Der Begriff des Grundstücks wird gesetzlich nicht näher definiert. Er umfasst u. a.
Bauwerke, Strom-, Gas- und Wasserleitungen, Heizungsanlagen, Rolltreppen,
Ladeneinbauten, Schaufensteranlagen, Gaststätteneinrichtungen und
Lichtwerbeanlangen.
Begriff der Werklieferung
oder sonst. Leistung
(im Zusammenhang mit
einem Grundstück)
Werklieferungen liegen vor, wenn der Unternehmer die Bearbeitung oder
Verarbeitung eines Gegenstandes übernommen hat und hierbei Material verwendet,
welches er selbst beschafft hat und bei dem es sich nicht nur um Zutaten oder sonstige
Nebenleistungen handelt.
Reine Lieferungen an einen Nichtunternehmer - wie z. B. die Lieferung eines
Grundstücks an einen Nichtunternehmer - begründen damit keine
Rechnungsausstellungs- bzw. Rechnungsaufbewahrungspflicht. Aus demselben
Grund erfassen die Vorschriften ebensowenig die Lieferung von Gegenständen durch
einen Baumarkt an einen Nichtunternehmer oder die Lieferung von Baumaterial auf die
Baustelle eines Nichtunternehmers.
Die in Auftrag gegebene Werklieferung oder sonstige Leistung muss im (engen)
Zusammenhang mit einem Grundstück (vgl. oben) ausgeführt werden. Danach sind
im Zusammenhang mit dem Grundstück stehende Leistungen Bauleistungen,
planerische Leistungen, Instandhaltungsleistungen, Reparatur- und Wartungsleistungen,
Reinigungsleistungen, sowie Leistungen im gärtnerischen Bereich.
Praxis-Beispiel
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Zurverfügungstellen von Betonpumpen und anderen Baugeräte
Aufstellen von Material- u. Bürocontainer/mobiler Toilettenhäuschen
Entsorgung von Baumaterialien
Haushaltsauflösungen
Aufstellen von Messeständen
Gerüstbau
Anlegen von Bepflanzungen und deren Pflege
Leistungen von Statikern, Architekten, Vermessungs-, Prüf- und Bauingenieuren
Bauüberwachungsleistungen
Prüfung von Bauabrechnungen
Durchführung von Ausschreibungen und Vergaben
Eine Abrechnung per Gutschrift ist gleichfalls möglich. Auch diese ist dann 2 Jahre lang
aufzubewahren und innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung
auszustellen.
10 Unzutreffender Steuerausweis/Rechnungsberichtigung
Haufe-Index: 1138661
Wer in einer Rechnung Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese dem Finanzamt
gegenüber. Dies gilt auch, wenn die Steuer unzutreffend ausgewiesen wurde. Das
Umsatzsteuerrecht unterscheidet dabei die beiden folgenden Fallgruppen des zu hohen
und des unberechtigten Steuerausweises:
•
Zu hoher (unrichtiger) Steuerausweis
Der Unternehmer weist in der Rechnung einen höheren Steuerbetrag gesondert aus, als
er für die Lieferung oder sonstige Leistung nach dem UStG schuldet. In diesem Fall
schuldet er auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG).
•
Unberechtigter Steuerausweis
Ein unberechtigter Steuerausweis liegt hingegen vor, wenn jemand in einer Rechnung
einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer
nicht berechtigt ist. In diesem Fall schuldet er den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2
UStG). Das Gleiche gilt, wenn jemand wie ein leistender Unternehmer abrechnet,
obwohl er nicht Unternehmer ist oder eine Lieferung oder sonstige Leistung nicht
ausführt.
Achtung
Im Fall des zu hohen Steuerausweises (§ 14c Abs. 1 UStG) kann der Steuerbetrag
gegenüber dem Leistungsempfänger jederzeit berichtigt werden. Bei Berichtigung des
Steuerbetrags kann der Unternehmer auch den geschuldeten Steuermehrbetrag dem
Finanzamt gegenüber berichtigen.
Im Fall des unberechtigten Steuerausweises (§ 14c Abs. 2 UStG) ließ die
Finanzverwaltung in der Vergangenheit eine Berichtigung der Rechnung und der Steuer
nur in Ausnahmefällen aus Billigkeitsgründen zu, wenn die Erhebung der Steuer zu einer
sachlichen Härte führte. Nach der Rechtsprechung des EuGH [7] und des BFH [8] ist
jedoch auch in diesen Fällen eine Berichtigung der Rechnung und damit der Steuer
gegenüber dem Finanzamt möglich. Der Gesetzgeber hat seit 1.1.2004 die Möglichkeit
der Berichtigung der Rechnung und der Umsatzsteuer in diesen Fällen ausdrücklich
gesetzlich geregelt. Der Steuerbetrag kann bei unberechtigtem Steuerausweis berichtigt
werden, soweit die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt worden ist. Die
Gefährdung des Steueraufkommens ist beseitigt, wenn ein Vorsteuerabzug beim
Empfänger nicht durchgeführt oder die geltend gemachte Vorsteuer an das Finanzamt
zurückgezahlt worden ist. Die Berichtigung der Umsatzsteuer ist beim Finanzamt gesondert schriftlich zu beantragen und kann erst nach Zustimmung des Finanzamtes
für den Voranmeldungszeitraum erfolgen, in dem die Gefährdung des
Steueraufkommens beseitigt wurde.
Der Schuldner des unberechtigt ausgewiesenen Betrages hat die Berichtigung des
geschuldeten Steuerbetrages bei dem für seine Besteuerung zuständigen Finanzamt
gesondert schriftlich zu beantragen. Diesem Antrag hat er ausreichende Angaben über
die Identität des Rechnungsempfängers beizufügen. Das Finanzamt des Schuldners des
unberechtigt ausgewiesenen Betrages hat durch Einholung einer Auskunft beim
Finanzamt des Rechnungsempfängers zu ermitteln, in welcher Höhe und wann ein
unberechtigt in Anspruch genommener Vorsteuerabzug durch den Rechnungsempfänger
zurückgezahlt wurde. Nach Einholung dieser Auskunft teilt das Finanzamt des
Schuldners des unberechtigt ausgewiesenen Betrages diesem mit, für welchen
Besteuerungszeitraum und in welcher Höhe die Berichtigung des geschuldeten
Steuerbetrages vorgenommen werden kann. Wurde beim Empfänger der Rechnung kein
Vorsteuerabzug vorgenommen, ist der wegen unberechtigten Steuerausweises
geschuldete Betrag beim Aussteller der Rechnung für den Zeitraum zu berichtigen, in
dem die Steuer entstanden ist.
Das Verfahren zur Berichtigung des unberechtigt ausgewiesenen Steuerbetrages gem.
§ 14c Abs. 2 UStG stellt eine eigenständige Änderungsvorschrift dar. Damit ist eine
Berichtigung des Besteuerungszeitraums der Beseitigung der Gefährdung des
Steueraufkommens nur bis zum Eintritt der Festsetzungsverjährung möglich.
Die Steuerschuld bei unberechtigtem Steuerausweis soll Missbräuche in Bezug auf den
Vorsteuerabzug verhindern. Sie entsteht allein durch den unberechtigten Steuerausweis
in der Rechnung bzw. Urkunde. Eine Steuerschuld gem. § 14c Abs. 1 UStG entsteht
z. B. auch, wenn jemand eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis ausstellt, die
an eine nicht existierende GmbH gerichtet ist, und diese Rechnung im Namen der GmbH
dem Finanzamt zwecks Geltendmachung des Vorsteuerabzugs vorlegt. [9] Die
zutreffende Berichtigung der Rechnung bei versehentlicher Berechnung des vollen
anstatt des ermäßigten Steuersatzes richtet sich nach dem vereinbarten Preis. Bei
Vereinbarung eines Nettopreises (zzgl. Umsatzsteuer) ist der ermäßigte Steuersatz auf
das vereinbarte Entgelt anzuwenden, sodass sich ein geringerer Rechnungsbetrag
ergibt. Bei Vereinbarung eines Bruttopreises (incl. Umsatzsteuer) bleibt der
Rechnungsbetrag unverändert und die Steuer ist mit dem ermäßigten Steuersatz aus
dem Bruttopreis herauszurechnen.
Berichtigung analog zu hoher
Steuerausweis
(§ 14c Abs. 1 UStG):
Für steuerpflichtige Leistungen
Berichtigung analog
unberechtigter Steuerausweis (§ 14c Abs. 2
UStG):
Ein Kleinunternehmer weist in einer Rechnung Steuer
wird eine höhere als die dafür
geschuldete Steuer
ausgewiesen.
Die Steuer wird für steuerfreie
Leistungen ausgewiesen.
Die Steuer wird für nicht
steuerbare Leistungen
(unentgeltliche Leistungen)
ausgewiesen.
aus, obwohl er hierzu nicht berechtigt ist.
Ein Unternehmer weist in einer Schein- oder
Gefälligkeitsrechnung Steuer aus, obwohl er keine
Leistung ausgeführt hat (auch in Fällen des echten
Schadenersatzes, der Geschäftsveräußerung an einen
anderen Unternehmer für dessen Unternehmen nach
§ 1 Abs. 1a UStG und der Rückgängigmachung des
Verzichts auf die Steuerbefreiung nach § 9 UStG).
Ein Unternehmer weist in einer Rechnung Steuer aus,
in der er eine unrichtige Leistungsbezeichnung angibt.
Für bisher nicht versteuerte
In diesem Fall schuldet er neben der Steuer für die
stpfl. Leistungen wird die Steuer tatsächliche Leistung auch die mit unrichtiger
erst ausgewiesen, wenn sie
Leistungsbezeichnung ausgewiesene Steuer.
wegen Ablauf der
Festsetzungsfrist nicht mehr
Ein Unternehmer erteilt eine Rechnung mit
erhoben werden kann.
Steuerausweis für eine Leistung, die er nicht im
Rahmen seines Unternehmens ausführt, z. B.
In Rechnungen über
Lieferungen aus dem Privatbereich.
Kleinbeträge wird ein zu hoher
Ein Nichtunternehmer, z. B. Privatperson oder
Steuersatz angegeben.
juristische Person des öffentlichen Rechts aus dem
In Fahrausweisen wird ein zu
Hoheitsbereich, weist in einer Urkunde, in der er wie
hoher Steuersatz oder fälschlich ein Unternehmer abrechnet, einen Steuerbetrag
eine Tarifentfernung von mehr
gesondert aus.
als 50 km angegeben.
Der Steuerbetrag wurde von
einem zu hohen Entgelt
berechnet, z. B. bei verdecktem
Preisnachlass.
Für ein und dieselbe Leistung
wurden mehrere Rechnungen
ausgestellt. [10]
Tab. 4: Fallgruppen Berichtigungsmöglichkeit von zu hohem und unberechtigtem
Steuerausweis
Praxis-Beispiel
Berichtigung unzutreffender Umsatzsteuer:
Sachverhalt
Entgelt
Nettopreisvereinbarung Bruttopreisvereinbarung
1.000,00 EUR
1.000,00 EUR
unzutreffende USt 16 % 160,00 EUR
160,00 EUR
Rechnungsbetrag
1.160,00 EUR
1.160,00 EUR
Entgelt
1.000,00 EUR
1.084,11 EUR
zutreffende USt 7 %
70,00 EUR
75,89 EUR
Berichtigung:
Rechnungsbetrag
1.070,00 EUR
1.160,00 EUR
Bei zu niedrigem Steuerausweis wird die gesetzliche Umsatzsteuer geschuldet, die dann
mit dem zutreffenden Steuersatz aus dem Rechnungsbetrag herauszurechnen ist.
Einzelfragen
Abrechnungen über Fahrausweise
Fahrausweise (z. B. Bahnfahrkarten, Flugscheine usw.) werden vielfach so gestaltet,
dass sie einem Unternehmer bereits den Vorsteuerabzug ermöglichen.
Wenn in derartigen Fällen über dieselbe Leistung von Reisebüros (zusätzliche)
Rechnungen mit Steuerausweis erstellt werden, die im Einvernehmen mit dem
Verkehrs- oder Leistungsträger in dessen Namen und für dessen Rechnung erstellt
werden, so schuldet der Verkehrs- oder Leistungsträger die in der Reisebürorechnung
ausgewiesene Umsatzsteuer zusätzlich gem. § 14c Abs. 1 UStG.
Daneben kann auch eine Steuerschuld des Reisebüros in Betracht kommen, wenn
Reisebüros in derartigen Abrechnungen den Anschein erwecken, dass die
Beförderungsleistungen von ihnen selbst erbracht werden, obwohl die Leistungen
tatsächlich von einem anderen Unternehmer ausgeführt werden (§ 14c Abs. 2 UStG).
Zur Vermeidung einer zusätzlichen Steuerschuld und um der Gefahr des doppelten
Vorsteuerabzugs entgegenzuwirken, sollte nur noch ein Beleg den Vorsteuerabzug
ermöglichen. Hierzu schlägt das BMF folgende Alternativen vor:
• In den Rechnungen der Reisebüros über die Fahrausweise wird die Umsatzsteuer nicht
gesondert ausgewiesen (Bruttorechnung) oder,
• falls in den Rechnungen der Reisebüros die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen
wird, die Fahrausweise sollten - z. B. durch einen Hinweis oder Aufdruck auf dem
Fahrausweis, dass dieser nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt - so gestaltet werden,
dass sie nicht für den Vorsteuerabzug verwendet werden können.
Erteilung von Gesamtabrechnungen
Erteilt der Unternehmer über ausgeführte Umsätze oder für Voraus- oder
Abschlagszahlungen Einzelrechnungen mit Steuerausweis, die bereits zum
Vorsteuerabzug berechtigen, und weist er später in einer Gesamtabrechnung die
Umsatzsteuer hierfür nochmals gesondert aus, so schuldet er auch die zusätzlich
ausgewiesene Umsatzsteuer gem. § 14c Abs. 1 UStG.
Auch in diesen Fällen sollte nur noch ein Beleg den Vorsteuerabzug ermöglichen. Hierzu
schlägt das BMF folgende Alternativen vor:
• In den Rechnungen über die Einzelumsätze bzw. Voraus- oder Abschlagszahlungen
wird die Umsatzsteuer nicht gesondert ausgewiesen, wenn in der späteren
Gesamtabrechnung die Umsatzsteuer für die Einzelumsätze gesondert ausgewiesen
wird. Zumindest sollten die Einzelbelege - z. B. durch einen Hinweis oder Aufdruck auf
dem Einzelbeleg, dass dieser nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt - so gestaltet
werden, dass sie nicht für den Vorsteuerabzug verwendet werden können, oder,
• falls in den Rechnungen für Einzelumsätze bzw. Voraus- oder Abschlagszahlungen die
Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird, in der (späteren) Gesamtabrechnung ist
die Umsatzsteuer für diese Umsätze nicht erneut auszuweisen, bzw. es wird darauf
hingewiesen, dass bereits abgerechnet worden ist.
Im Falle des mehrfachen Umsatzsteuerausweises in mehreren Rechnungen für
denselben Umsatz kann der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug selbstverständlich
nur einmal in Anspruch nehmen.
Achtung
Sie als Empfänger dürfen fehlende Rechnungsangaben nicht selbst ergänzen.
Die Angaben in der Rechnung sind vom Rechnungsaussteller, also grundsätzlich vom
leistenden Unternehmer, zu machen. Der Rechnungsempfänger darf die fehlenden
Angaben nicht selbst ergänzen. So ist der Rechnungsempfänger nach BFH-Urteil [11]
nicht mit umsatzsteuerrechtlicher Wirkung befugt, die Rechnungen um einen fehlenden
Steuerausweis zu ergänzen und die aus den Bruttobeträgen herausgerechneten
Steuerbeträge als Vorsteuer geltend zu machen. Dies gilt auch dann, wenn der
Rechnungsaussteller der "Ergänzung" zugestimmt hat.
Zu unterscheiden von der Berichtigung von Rechnungen bei unrichtigem oder
unberechtigtem Steuerausweis sind die Fälle, bei denen die erforderlichen
Rechnungsangaben fehlen oder unzutreffend sind. Diese Rechnungen können
berichtigt werden. Dabei müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch
ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt
werden. Für dieses Dokument gelten die gleichen Anforderungen an Form und Inhalt
wie für die Rechnungen (§ 31 Abs. 5 UStDV).
11 Gutschriften
Haufe-Index: 1138662
Bei Erteilung einer Gutschrift rechnet nicht der Leistende, sondern der
Leistungsempfänger aufgrund seiner eigenen zivilrechtlichen Abrechnungslast über die
Leistung ab.
Eine Gutschrift gilt als Rechnung, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen (§ 14
Abs. 2 Satz 3 und 4 UStG):
Angaben
[x]
Zwischen Aussteller und Empfänger der Gutschrift wurde vereinbart, dass mit einer
Gutschrift abgerechnet wird.
□
Die Gutschrift muss die entsprechenden Pflichtangaben enthalten.
□
Die Gutschrift muss dem leistenden Unternehmer (Gutschriftsempfänger) zugeleitet
werden.
□
Der Empfänger der Gutschrift darf ihr nicht widersprochen haben. Im Fall des
Widerspruchs gegen den Steuerausweis verliert die Gutschrift die Wirkung einer
Rechnung.
□
Anerkennung einer Gutschrift als Rechnung
Seit 1.1.2004 sind folgende Neuerungen für die Ausstellung einer Gutschrift zu
beachten:
• Eine Gutschrift kann auch durch juristische Personen, die nicht Unternehmer sind,
ausgestellt werden.
• Der Leistungsempfänger kann mit der Ausstellung einer Gutschrift auch einen Dritten
beauftragen, der im Namen und für Rechnung des Leistungsempfängers abrechnet
(§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Der leistende Unternehmer kann nicht Dritter sein.
• Die Vereinbarung über das Gutschriftsverfahren muss vor der Abrechnung getroffen
worden sein.
• Eine Gutschrift kann auch ausgestellt werden, wenn über steuerfreie Umsätze
abgerechnet wird oder wenn beim leistenden Unternehmer als Kleinunternehmer die
Steuer nicht erhoben wird. Dies kann allerdings dazu führen, dass der Empfänger der
Gutschrift unrichtig oder unberechtigt ausgewiesene Steuer nach § 14c UStG
schuldet.
Ergänzungen fehlender Pflichtangaben auf Rechnungen des leistenden Unternehmers
durch den Leistungsempfänger führen nicht zu Gutschriften, die zum Vorsteuerabzug
berechtigen. Die Zuleitung der Gutschrift an den leistenden Unternehmer muss
grundsätzlich zu einer körperlichen Übergabe an den Leistenden führen. [12]
12 Elektronische Rechnungen
Haufe-Index: 1138663
Rechnungen können - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - nach § 14
Abs. 1 S. 2 UStG auch elektronisch übermittelt werden. Die Zustimmung des
Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf dabei keiner besonderen
Form; es muss lediglich Einvernehmen z. B. durch eine Rahmenvereinbarung zwischen
Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger herrschen. Die Zustimmung kann auch
nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese
Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.
Nach § 14 Abs. 3 UStG sind bei elektronischer Übermittlung der Rechnung die Echtheit
der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten. Dies kann auf zwei
Arten erfolgen:
• Entweder mit qualifizierter elektronischer Signatur oder mit qualifizierter
elektronischer Signatur mit Anbieterakkreditierung (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG) oder
• im EDI-Verfahren mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung in Papierform
oder in elektronischer Form, wenn diese zusammenfassende Rechnung mit einer
qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde (§ 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG).
Das Verfahren setzt eine Dokumentation voraus, dass es den Anforderungen der
Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) genügt.
[13]
Zur Erstellung der qualifizierten elektronischen Signatur wird ein qualifiziertes Zertifikat
benötigt, das von einem Zertifizierungsdiensteanbieter (z. B. Deutsche Telekom)
ausgestellt wird und mit dem die Identität des Zertifikatsinhabers bestätigt wird (§ 2
Nr. 7 SigG).
Dieses Zertifikat kann nur auf natürliche Personen ausgestellt werden. Es ist zulässig,
dass eine oder mehrere natürliche Personen im Unternehmen bevollmächtigt werden,
für den Unternehmer zu signieren. Eine Verlagerung der dem leistenden Unternehmer
oder dem von diesem beauftragten Dritten obliegenden steuerlichen Verpflichtungen ist
damit jedoch nicht verbunden.
Für die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen sind alle technischen
Verfahren (z. B. Smart-Card, "Kryptobox") zulässig, die den Vorgaben des
Signaturgesetzes entsprechen. Der Unternehmer hat die Voraussetzungen auf
Anforderung nachzuweisen. Der Rechnungsaussteller kann die Rechnungen auch in
einem automatisierten Massenverfahren signieren. Es ist zulässig, mehrere Rechnungen
an einen Rechnungsempfänger in einer Datei zusammenzufassen und diese Datei mit
nur einer qualifizierten elektronischen Signatur an den Empfänger zu übermitteln.
Elektronischer Datenaustausch (EDI-Rechnungen)
Voraussetzung für die Anerkennung der im EDI-Verfahren übermittelten Rechnungen
ist, dass über den elektronischen Datenaustausch eine Vereinbarung nach Artikel 2 der
Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte
des elektronischen Datenaustausches [14] besteht, in der der Einsatz von Verfahren
vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten
gewährleisten.
Für mehrere getrennte Lieferungen von Gegenständen oder mehrere Dienstleistungen
kann periodisch (z. B. Tag, Woche, Monat) eine zusammenfassende Rechnung
ausgestellt werden. Diese muss die in § 14 Abs. 4 und § 14a UStG aufgeführten
Merkmale enthalten. Bei fehlenden Angaben ist auf die ergänzenden Dokumente
hinzuweisen (§ 31 Abs. 1 UStDV). Die zusammenfassende Rechnung muss dabei für
die einzelnen Umsätze eines Übertragungszeitraums die Entgelte in einer Summe
zusammenfassen. Das Gleiche gilt für die darauf entfallenden Steuerbeträge.
13 Aufbewahrung von Rechnungen
Haufe-Index: 1138664
Gemäß § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer folgende Rechnungen 10 Jahre lang
aufzubewahren:
• ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für
seine Rechnung ausgestellt hat (debitorische Ausgangsrechnungen),
• alle Rechnungen, die er erhalten hat, oder die Doppel der von ihm erstellten
Gutschriften (kreditorische Eingangsrechnungen).
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die
Rechnung ausgestellt wird. Die Aufbewahrungsfrist verlängert sich jedoch, solange die
Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht
abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 S. 3 AO).
Die Aufbewahrungspflichten gelten auch für Nichtunternehmer als Fahrzeuglieferer
(§ 2a UStG).
Bei elektronisch übermittelten Rechnungen sind neben der Rechnung auch die
Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten 10 Jahre aufzubewahren
(z. B. qualifizierte elektronische Signatur).
Die Rechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem
Bildträger (z. B. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z. B. Magnetband, Diskette,
CD-ROM) aufbewahrt werden (vgl. § 147 Abs. 2 AO). Das bei der Aufbewahrung
angewandte Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung,
insbesondere den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 1.2. 1984 [15] und den
diesem Schreiben beigefügten "Mikrofilm-Grundsätzen" sowie den "Grundsätzen DVgestützter Buchführungssysteme - GoBS" [16], entsprechen. Unter dieser
Voraussetzung können die Originale der Rechnungen grundsätzlich vernichtet werden
(R 255 Abs. 2 UStR).
Die Rechnungen inländischer Unternehmer sind grundsätzlich im Inland oder in einem
der in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebiete aufzubewahren (§ 14b Abs. 2 Satz 1
UStG).
Bei elektronisch aufbewahrten Rechnungen (dabei muss es sich nicht um elektronisch
übermittelte Rechnungen handeln) kann der inländische Unternehmer die Rechnungen
auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren, soweit ein Online-Zugriff der
betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung durch die Finanzbehörden gewährleistet ist. Bewahrt der Unternehmer in diesem Fall die Rechnungen nicht
im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebiete auf, hat er dem für
die Umsatzbesteuerung zuständigen Finanzamt den Aufbewahrungsort unaufgefordert
und schriftlich mitzuteilen.
Ein im Ausland ansässiger Unternehmer kann die Rechnungen im Gemeinschaftsgebiet
aufbewahren. Er ist verpflichtet, dem Finanzamt auf dessen Verlangen alle
aufzubewahrenden Rechnungen und Daten oder die an deren Stelle tretenden Bild- und
Datenträger unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Kommt der Unternehmer dieser
Verpflichtung nicht oder nicht rechtzeitig nach, kann das Finanzamt verlangen, dass er
die Rechnungen im Inland aufbewahrt.
Achtung
Privatpersonen und Unternehmer haben Rechnungen über Werkleistungen in
Zusammenhang mit privaten Grundstücken 2 Jahre lang aufzubewahren (vgl. Kapitel
"Rechnung bei Werkleistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück").
Gilt für Rechnungen mit Ausstellungsdatum ab 1.8.2004.
14 Übergangsregelung für ab 2004 geltende zusätzliche Rechnungsangaben
Haufe-Index: 1138665
Das BMF-Schreiben vom 19.12. 2003 [17] enthält eine Übergangsregelung für die nach
Umsetzung des EU-Rechts ab 1.1.2004 zusätzlich erforderlichen Rechnungsangaben.
Danach wird es für Zwecke des Vorsteuerabzugs in der Zeit vom 1.1.2004 bis
30.6.2004 nicht beanstandet, wenn die ab 1.1.2004 geltenden zusätzlichen
Rechnungsangaben in der Rechnung nicht enthalten sind.
Die Rechnungen müssen in der Zeit vom 1.1.2004 bis 30.6.2004 für Zwecke des
Vorsteuerabzugs deshalb mindestens folgende Angaben enthalten:
•
•
Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm
vom Bundesamt für Finanzen erteilte USt-IdNr.,
• Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder Art und
Umfang der sonstigen Leistung,
•
•
Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,
Entgelt (Nettobetrag) für die Lieferung oder sonstige Leistung,
• den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die
Steuerbefreiung.
Achtung
Da die Angabe der Steuernummer bereits seit 1.7. 2002 gesetzlich vorgeschrieben ist,
gilt für sie keine Übergangszeit. Es kann stattdessen lediglich die USt-IdNr. angegeben
werden.
Existiert keine USt-IdNr. und keine Umsatzsteuernummer (z. B. Kleinunternehmer, der
keine Umsatzsteuer ausweist), muss stattdessen die Einkommensteuernummer
angegeben werden.
Die Kleinbetragsrechnungen müssen in der Zeit vom 1.1.2004 bis 30.6.2004 für
Zwecke des Vorsteuerabzugs mindestens folgende Angaben enthalten:
•
Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
• Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes der Lieferung oder Art und
Umfang der sonstigen Leistung,
• Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
(Bruttobetrag),
•
Steuersatz.
Die Fahrausweise müssen in der Zeit vom 1.1.2004 bis 30.6.2004 für Zwecke des
Vorsteuerabzugs mindestens folgende Angaben enthalten:
•
•
Name und Anschrift des Unternehmers, der die Beförderungsleistung ausführt,
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag),
• Steuersatz, wenn die Beförderung nicht dem ermäßigten Steuersatz (§ 12 Abs. 2
Nr. 10 UStG) unterliegt.
Fundstellen
• §§ 13b, 14, 14a, 15, 25b UStG
• §§ 31 - 34 UStDV
• §§ 48-48d UStG
• R 183 - 190a UStR 1996
• BGH, Urteil v. 2. 12. 1992, VIII ZR 50/92
Autor/in
Autor/in
•
[1]
[2]
[3]
Dipl.-Finanzwirt (FH) Jens Keese, Meine
BMF-Schreiben v. 29.1.2004, IV B 7-S 7289 -19/04.
Vgl. BMF, Schreiben v. 3.8.2004, IV B 7 - S 7280a - 145/04
Siehe hierzu Abbildung 1, S. 514.
[4] Hier ausführliche Darstellung, lt. BMF wäre ein Hinweis, bspw. "2 % Skonto bis
Zahlung bis ...", vollkommen ausreichend; vgl. BMF, Schreiben v. 3.8.2004, IV
B7 - S 7280a - 145/04.
[5]
[6]
BFH, Urteil v. 23.11.2000, V R 49/00, BFH/NV 2001, S. 404.
BMF, Schreiben v. 28.3.2001, IV B 7 - S 7303a - 20/01.
[7]
[8]
[9]
[10]
[11]
[12]
EuGH, Urteil v. 19.9.2000, C-454/98, UVR 2000, S. 424.
BFH, Urteil v. 22.2.2001, V R 5/99.
BFH, Urteil v. 2.12.1992, V B 79/92, BFH/NV 1995 S. 345.
BFH, Urteil v. 27.4.1994, XI R 54/93.
BFH, Urteil v. 9.12.1987, V R 134/84, BFH/NV 1988 S. 812.
BFH, Urteil v. 9.12.1987, V R 134/84, BFH/NV 1988 S. 812.
[13] Anlage zum BMF-Schreiben v. 7.11.1995, IV A 8 - S 0316 - 52/95,
BStBl 1995 I S. 738.
[14]
[15]
[16]
[17]
Abl. EG Nr. L 338 S. 98.
BMF-Schreiben v. 1.2.1984, BStBl 1984 I S. 155.
Anlage zum BMF-Schreiben v. 7.11.1995, BStBl 1995 I S. 738.
BMF-Schreiben v. 19.12.2003, IV B 7 - S 7300 - 75/03.