Studie zur Erfassung von Reisekosten in Deutschland

Studie zur Erfassung von Reisekosten in Deutschland
Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser,
als Forschungsteam der Humboldt-Universität zu Berlin haben wir in Zusammenarbeit mit 13 Industrieund Handelskammern (u.a. Berlin, Köln, Dresden) in dieser Studie untersucht, wie in deutschen
Unternehmen mit dem Thema Reisekostenabrechnung umgegangen wird und vor allem, wie
Geschäftsreisende persönlich davon betroffen sind:
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Wo besteht konkreter Verbesserungsbedarf im Abrechnungsprozess?
Wieviel Zeit verliert ein Geschäftsreisender durch die Abrechnung seiner Reisekosten?
Sind die Änderungen im Reisekostenrecht ab 01. Januar 2014 bereits bekannt?
Diesen und vielen weiteren Fragen sind wir in den vergangenen Monaten nachgegangen.
Basierend auf unseren Forschungsergebnissen entwickeln wir Belegmeister: eine Software zur mobilen
Erfassung von Reisekosten, die den Abrechnungsprozess gerade für kleine und mittelständische
Unternehmen verbessert. Anstatt Belege nach der Reise abzutippen, werden sie einfach unterwegs
mit dem Smartphone fotografiert, die Abrechnung erfolgt automatisch. Belegmeister ist ohne
Installations- und Startkosten sofort über das Internet nutzbar (S.a.a.S.) und rechnet sich so ab dem
ersten Anwender.
Wir freuen uns, Ihnen nun unsere Ergebnisse präsentieren zu können.
Johannes Peter Koch
Dr. Philipp Päuser
Simon Hoff
Studie zur Erfassung von Reisekosten in Deutschland
Das Wichtigste auf einen Blick – Zusammenfassung der Studienergebnisse
Die seit dem 01. Januar 2014 geltenden Neuerungen im Reisekostenrecht sind bereits einem Großteil
der Reisenden bekannt: 67% der Befragten gaben an, über die Änderungen informiert zu sein, wobei
Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern deutlich besser abschnitten (80%). Das bedeutet aber
auch, dass insgesamt bei jedem dritten Geschäftsreisenden noch Nachholbedarf besteht.
Die Abrechnung von Reisekosten bleibt weiterhin enorm zeitaufwendig: Jeder Zweite (52%) benötigt
monatlich mehr als eine Stunde, 12% sogar über drei Stunden.
Das ist nicht verwunderlich, da über die Hälfte der Befragten ihre Abrechnung von Hand in Excel- oder
Wordformulare eintragen.
Auch das mobile Internet ist noch nicht im Abrechnungsprozess angekommen: Nur 2% der Befragten
erfassen ihre Belege mit einem Smartphone während der Reise.
In der Konsequenz ist über die Hälfte aller befragten Geschäftsreisenden (55%) nicht zufrieden mit
dem Prozess der Abrechnung:
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
Zwei von drei Befragten (60%) wünschen sich, dass der aktuelle Prozess durch eine
Softwarelösung verbessert wird
Jeder fünfte Geschäftsreisende (19%) möchte in erster Linie die Belegerfassung verbessert
wissen. Dabei wurden vor allem die Wünsche nach Automatisierung und mobiler Erfassung als
Lösung genannt
15% der Befragten nannten als wichtigsten Störfaktor im Prozess die Politik und die
komplizierte Rechtslage, die es zu verbessern gelte
Studienaufbau
Für die Studie zur Erfassung von Reisekosten in Deutschland wurden 269 Geschäftsreisende aus ganz
Deutschland online befragt. Dabei ermöglichte die Kooperation mit 13 Industrie- und Handelskammern (u.a. Berlin, Köln, München) eine flächenmäßig gleichmäßige Verteilung der Antworten. Die
gesamte Frageliste entnehmen Sie bitte dem Anhang.
Die absoluten Antwortzahlen der Samples ‚Unternehmen mit 251-500 Mitarbeitern‘ und
‚Unternehmen mit 1-10 Mitarbeitern‘ sind nicht groß genug, um repräsentative Aussagen zu machen.
Die Aussagen über diese beiden Samples sind als Trend zu verstehen.
„Wie viele Mitarbeiter hat Ihr Unternehmen in etwa?“
Antwort
1 - 10
11 - 250
251 - 500
Über 500
Anzahl
39
97
20
93
Prozent
15,66%
38,96%
8,03%
37,35%
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Studie zur Erfassung von Reisekosten in Deutschland
Studienergebnisse
Am Stärksten sind die Samples von Berufstätigen aus den Geschäftsfeldern Beratung (28,25%),
Vertrieb und Einkauf (23,79%) und der Geschäftsführung (14,87%) vertreten – also aus den Feldern,
die typischerweise regelmäßig auf Geschäftsreise und daher von dem Thema am häufigsten betroffen
sind. 77,14% der Studienteilnehmer fertigen die Reisekostenabrechnung selbst an.
Auch Assistenzkräfte und Mitglieder der Fachabteilung für Reisekosten (Travel Management) sind von
dem Thema betroffen: 12,88% der Antworten kamen von Personen, die nicht selbst auf Reise sind und
trotzdem Abrechnungen erstellen. Dabei teilen sich beide Gruppen etwa die Arbeit der Belegerfassung: Die Abteilung für Reisekosten (Travel Management – 37,50%) und Assistenzkräfte (35,42%)
wurden am häufigsten genannt auf die Frage, wer für die Reisenden die Belegdaten überträgt. Seltener
werden Belege an die Buchhaltung, das Sekretariat und externe Dienstleister weitergegeben. 5,21%
der Befragten, die ihre Belege selbst erfassen, wünschen sich allerdings, diesen Teil des Prozesses in
Zukunft ebenfalls einfach abgeben zu können.
Änderungen sind bekannt, aber es besteht noch Nachholbedarf
Zwei von drei Befragten (67,16%) sind mit den Änderungen des Reisekostenrechts seit dem 01. Januar
2014 vertraut. Besonders viel Wert auf dieses Wissen wird in Unternehmen mit 500 und mehr
Mitarbeitern gelegt: Hier sind vier von fünf Befragten (80%) über die Änderungen informiert. Im
Umkehrschluss bedeutet dies aber auch, dass bei gut einem Drittel der Geschäftsreisenden noch
Nachholbedarf in Bezug auf die Gesetzesänderungen besteht.
Reisekostenabrechnung direkt nach der Geschäftsreise
Mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen (53,60%) wünschen sich, dass die Geschäftsreisenden
direkt nach Rückkehr ins Büro die Reisekosten abrechnen. Noch strenger sind Unternehmen mit mehr
als 250 Mitarbeitern: Dort geben 63,72% der Befragten an, ihre Abrechnung direkt im Anschluss an die
Reise abrechnen zu müssen. Nur 6,80% der Unternehmen sind damit einverstanden, dass die Reisekostenabrechnung seltener als monatlich eingereicht wird.
Die meisten Reisenden halten sich an diese Vorgabe: 65,87% erfassen ihre Belegdaten zeitnah nach
ihrer Wiederkehr, 29,37% immerhin monatlich – teilweise dann auch für mehrere Reisen. Mobil
unterwegs erfassen bisher nur 2,38% der Befragten ihre Belegdaten.
Jeder Zweite braucht länger als eine Stunde pro Monat
Jeder zweite Befragte (52,15%) braucht für die Abrechnung seiner Reisekosten mehr als eine Stunde
im Monat, fast jeder Achte (12,37%) sogar mehr als drei Stunden. Trotzdem geben 60,85% an, die
Abrechnung rechtzeitig nach der Zeitvorgabe des Arbeitgebers einzureichen.
Fehlende Zeit (16,98%), keine Lust (10,85%) und fehlende Belege (5,66%) sind die Topgründe, warum
die Befragten die Zeitvorgabe für die Abrechnung nicht einhalten konnten. Diese drei Gründe bieten
Ansatzpunkte, den Prozess der Reisekostenabrechnung zu verbessern:
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Schnellerer Abrechnungsprozess (z.B. durch Softwareeinsatz)
Leichterer Abrechnungsprozess (z.B. durch transparentere Rechtslage)
Leichtere Belegerfassung (z.B. durch automatisierte Erfassung vor Ort während der Reise)
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Studie zur Erfassung von Reisekosten in Deutschland
„Nicht zeitgemäß“, „überaltert“ – Software soll Excel und Papier ablösen
Unangefochtene Nummer 1 bei der Reisekostenabrechnung ist das Formular: Ob Excel, PDF oder
Word, mehr als die Hälfte (52,41%) aller befragten Geschäftsreisenden greifen für die Abrechnung zu
dieser Lösung. Genannte Softwarelösungen liegen in dem von uns befragten Sample teilweise deutlich
im niedrigen einstelligen Prozentbereich.
60,42% der Befragten sehen Software als ersten Ansatzpunkt zur Verbesserung des Prozesses der
Reisekostenabrechnung. Jeder Vierte (25,00%) klagt dabei über mangelnden Einsatz von Reisekostenabrechnungssoftware im Unternehmen. Zwei von Drei, die sich den Einsatz einer Software im Betrieb
wünschen, möchten damit Excel oder eine papierbasierte Lösung ersetzen.
In Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern nutzen immerhin zwei von drei befragten Geschäftsreisenden (67,16%) eine Software zur Abrechnung der Reisekosten, in Unternehmen mit 251-500
Mitarbeitern sind es 61,54%.
16,67% beklagen sich allerdings über die eingesetzte Software, vor allem über die fehlende Nutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit der Lösungen.
Die Belegerfassung ist für 18,75% der Geschäftsreisenden der größte Schwachpunkt im Abrechnungsprozess. Dabei wurden vor allem die Wünsche nach Automatisierung und mobiler Erfassung genannt.
Kompliziertes Reisekostenrecht, intransparenter Abrechnungsprozess
14,58% der Befragten nannten als wichtigstes Element im Prozess die komplizierte Rechtslage und die
Politik, die es zu verbessern gelte. Unrealistische Pauschalbeträge, zu viele Sonderfälle und Vorgaben
wurden kritisiert.
Auch mit dem eigenen Unternehmen sind nicht alle Geschäftsreisenden zufrieden. 9,38% nannten
zuerst den internen Ablauf, wenn es um mögliche Verbesserungen im Abrechnungsprozess geht.
Schwachstellen sind hier vor allem die lange Bearbeitungsdauer und fehlende Transparenz.
Insgesamt gab über die Hälfte der Befragten (54,84%) an, nicht zufrieden mit dem Prozess der Reisekostenabrechnung zu sein. In Unternehmen mit 500 und mehr Mitarbeitern ist sogar nur jeder Dritte
(36,36%) zufrieden oder sehr zufrieden.
Regelmäßig unterwegs – nach einer Woche wieder zurück
Auffällig ist, dass gut jeder dritte Befragte (35,45%) mehr als viermal monatlich geschäftlich auf Reisen
ist. In Betrieben mit 500 und mehr Mitarbeitern sind es sogar 41,18%. Weitere 31,36% der Befragten
sind immerhin ein- bis zweimal monatlich unterwegs. Auch Assistenzkräfte haben jeden Monat
mehrere Abrechnungen auf dem Tisch: 60,71% erfassen mehr als fünf Reisen im Monat, 28,57% sogar
mehr als zehn Reisen im Monat.
Die Hälfte der Umfrageteilnehmer (48,40%) sammelt dabei während ihrer Reisen über zehn Belege im
Monat. 5,02% der Befragten gaben sogar an, mehr als 40 Belege im Monat zu sammeln.
Dass dabei die Meisten innerhalb Deutschlands auf Geschäftsreise sind, unterstreichen diese Werte:
81,71% aller Befragten gaben an, weniger als ein Drittel ihrer Belege seien international.
Fast alle deutschen Geschäftsreisenden sind spätestens nach einer Arbeitswoche wieder zu Hause:
94,97%. Dabei sind immerhin 66,48% im Schnitt länger als einen Tag unterwegs.
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Belegmeister
Johannes Peter Koch, Dr. Philipp Päuser und Simon Hoff arbeiten im Rahmen des EXIST-Stipendiums
des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie und der Europäischen Union als Forschungsteam an der Humboldt-Universität zu Berlin.
Bei ihrer Forschung zum Thema Reisekostenabrechnung beleuchten sie vor allem aktuelle
Entwicklungen wie z.B.
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den Einsatz von Software zur Abrechnung,
die Trends Mobile und Cloud Computing (Software as a Service)
und die Faktoren Zeit- und Kosteneinsparung für Unternehmen und Angestellte selbst.
Basierend auf ihren Untersuchungen haben sie die Stellschrauben identifiziert, um den Prozess der
Reisekostenabrechnung zu vereinfachen, zu beschleunigen und komfortabler zu machen.
Dabei setzen sie auf eine intelligente Texterfassung, die anhand von Fotos der Belege die Reisekostenabrechnung bereits unterwegs automatisch erstellt. Das spart Zeit, denn das lästige Abtippen entfällt.
Gleichzeitig ist die Software über das Internet nutzbar (Software-as-a-Service). Das ist besonders für
kleine und mittelständische Unternehmen interessant, denn der Dienst ist ohne Einführungskosten
sofort startbereit und rechnet sich damit bereits ab dem ersten Nutzer.
Die Beta-Version von Belegmeister steht Ihnen kostenlos zum Test bereit:
http://www.belegmeister.de/studie
Ihre Kontaktperson:
Simon Hoff
presse@belegmeister.de
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Wir bedanken uns für die Unterstützung bei unserem Forschungsprojekt
Humboldt-Universität zu Berlin
Humboldt Innovation
EXIST-Stipendium
BMWi
Europäische Union
Europäischer Sozialfond
Wir bedanken uns für die Unterstützung bei dieser Studie
Vielen Dank an die Industrie- und Handelskammern, die uns bei der Durchführung dieser Studie
unterstützt haben:
Berlin
Köln
Dresden
Schleswig-Holstein
Dortmund
Schwerin
Wuppertal, Solingen, Rem.
Halle-Dessau
Bonn, Rhein-Sieg
Chemnitz
Erfurt
Potsdam
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Anhang
Hier haben wir für Sie noch einmal alle Tabellen zusammengetragen. Prozentzahlen können aufgrund
von Rundung von 100% abweichen.
In welcher Funktion sind Sie tätig bzw. in welchem Geschäftsfeld?
Antwort
Beratung
Vertrieb/Einkauf
Sonstiges (Ingenieur, Assistenz, Arzt u.a.)
Geschäftsführung
Marketing/PR
HR/Personalabteilung
Handwerk, Montage u.a.
Prozent
28,25%
23,79%
22,68%
14,87%
4,46%
4,09%
1,86%
Bei welcher Gelegenheit kommen Sie beruflich mit der Erfassung von Reisekosten in Kontakt?
Antwort
Ich bin selbst beruflich auf Reisen.
Ich erfasse als Team-Assistenz oder Mitglied der Fachabteilung für
Reisekosten (Travel Management) die Belege anderer Mitarbeiter.
Prozent
87,12%
12,88%
Wie viele Mitarbeiter hat Ihr Unternehmen in etwa?
Antwort
1 - 10
11 - 250
251 - 500
Über 500
Prozent
15,66%
38,96%
8,03%
37,35%
Wie oft sind Sie geschäftlich auf Reisen?
Antwort
Weniger als einmal monatlich
Ein- bis zweimal monatlich
Drei- bis viermal monatlich
Mehr als viermal monatlich
Prozent
15,91%
31,36%
17,27%
35,45%
Wie viele Geschäftsreisen müssen Sie durchschnittlich im Monat erfassen?
[Frage wurde nur Assistenzkräften und Mitgliedern des Travel-Managements gestellt]
Antwort
bis zu 5 Reisen
bis zu 10 Reisen
bis zu 20 Reisen
über 30 Reisen
Prozent
39,29%
32,14%
14,29%
14,29%
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Nutzen Sie auf Ihren Geschäftsreisen eine Firmenkreditkarte?
Antwort
Ja
Nein
Prozent
32,61%
67,39%
Wie viele Reisekostenbelege sammeln Sie durchschnittlich im Monat, wenn Sie beruflich
reisen?
Antwort
Bis zu 10
11 - 20
21 - 30
31 - 40
Mehr als 40
Prozent
51,60%
27,85%
12,79%
2,74%
5,02%
Wie groß ist der Anteil internationaler Belege bei den von Ihnen erfassten Reisekosten?
Antwort
Bis zu 30%
Etwa 50%
Deutlich über 50%
Prozent
81,71%
6,10%
12,20%
Wie lange dauern die von Ihnen erfassten Geschäftsreisen durchschnittlich?
Antwort
1 Tag
2 - 5 Tage
6 - 21 Tage
Über 21 Tage
Prozent
33,52%
61,45%
3,35%
1,68%
Wann sollen in Ihrem Unternehmen Reisekosten abgerechnet werden?
Antwort
Direkt im Anschluss an die Reise
Einmal monatlich
Sonstiges
Prozent
53,60%
39,60%
6,80%
Erfassen Sie die Daten Ihrer Reisekostenbelege persönlich?
Antwort
Ja, ich übertrage die Daten aus den Belegen selbst.
Nein, ich gebe die Datenerfassung weiter.
Prozent
77,14%
22,86%
Sie erfassen Ihre Belegdaten nicht selbst. Wer übernimmt das für Sie?
Antwort
Die Abteilung für Reisekosten (Travel Management)
Meine Assistenz
Sonstiges (Buchhaltung, Sekretariat, Bereichsassistenz u.a.)
Ein externer Dienstleister
Prozent
37,50%
35,42%
16,67%
10,42%
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Wann erfassen Sie in der Regel die Belegdaten für Ihre Abrechnung?
Antwort
Gesammelt, zeitnah nach der Reise
Monatlich für eine oder mehrere Reisen
Einzeln, während der Reise (per Smartphone oder Online-Dienst)
Sonstiges (alle 2-3 Monate)
Prozent
65,87%
29,37%
2,38%
2,38%
Welche Software/Tools zur Reisekostenabrechnung werden in Ihrem Unternehmen verwendet?
Antwort
Excel/PDF/Word
Sonstiges
SAP (CATS, PWS Pro, Travel Tools, ByD, Citrix, Nessie)
Eigenentwicklung
Datev
Lexware
HR Works
Empire Time
Concur
ADP
HansaLog
Prozent
52,41%
16,58%
16,04%
3,74%
3,21%
2,67%
2,14%
1,60%
0,53%
0,53%
0,53%
Wie viel Zeit benötigen Sie im Monat durchschnittlich für die Abrechnung der Reisekosten?
Antwort
Weniger als 1 Stunde
1 bis 2 Stunden
2 bis 3 Stunden
3 bis 4 Stunden
Mehr als 4 Stunden
Prozent
47,85%
36,02%
3,76%
9,14%
3,23%
Hatten Sie in den letzten 6 Monaten einmal Schwierigkeiten, die Zeitvorgabe Ihres
Unternehmens zur Abrechnung der Reisekosten einzuhalten?
Antwort
Prozent
Nein, ich konnte die Abrechnung eigentlich immer rechtzeitig einreichen.
60,85%
Ja, mir fehlte schlichtweg die Zeit, die Abrechnung rechtzeitig zu erstellen.
16,98%
Ja, ich habe das leidige Thema einfach zu lange vor mir her geschoben.
10,85%
Ja, mir sind erforderliche Belege abhandengekommen.
5,66%
Sonstiges
3,77%
Ja, der in unserem Unternehmen verwendete Online Dienst war nicht verfügbar.
1,89%
Wie bewerten Sie den Prozess der Reisekostenerfassung?
Antwort
Ich bin sehr zufrieden
Ich bin zufrieden
Neutral
Ich bin unzufrieden
Ich bin sehr unzufrieden
Prozent
8,06%
37,10%
32,26%
19,35%
3,23%
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Studie zur Erfassung von Reisekosten in Deutschland
Sind Ihnen die Änderungen des Reisekostenrechts seit dem 01. Januar 2014 bekannt?
Antwort
Ja
Nein
Prozent
67,16%
32,84%
Wo sehen Sie bei dem Prozess der Reisekostenerfassung Verbesserungsbedarf?
Antwort
Im Einsatz einer Software
In der Belegerfassung
In der Nutzerfreundlichkeit der eingesetzten Software
Sonstige
In der Vereinfachung des Reisekostenrechts
Im internen Prozess des Unternehmens/der Buchhaltung
Prozent
25,00%
18,75%
16,67%
15,63%
14,58%
9,38%
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