Umstieg auf Microsoft Office 2003 - Musterunterlage

Transcription

1
Microsoft Office 2003
Mit dieser Schulungsunterlage soll Ihnen der Umstieg von den Microsoft Office Versionen
97/2000 auf die neueste Version 2003 erleichtert werden. Daher sind auch Neuerungen von Microsoft Office XP in diese Unterlage eingearbeitet.
1.1
Ein Office-Programm starten
Das Starten eines Programms (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook) aus dem Paket
Microsoft Office 2003 kann, wie gewohnt, auf verschiedenen Wegen erfolgen, zum Beispiel:

Zwei, zum Teil sogar drei Wege über das Startmenü.

Über eine optionale Verknüpfung auf dem Desktop (Windows-Hintergrund).

Beim Windows-Start optional ein oder mehrere Office-Programme automatisch starten
lassen (Ordner Autostart).

Im Windows-Explorer ein neues Office-Dokument erstellen und öffnen oder ein vorhandenes Office-Dokument öffnen.
Die Textverarbeitung Word ist wohl das Programm aus Office 2003, das am häufigsten eingesetzt wird. Daher sollen die Grundlagen, die in allen Office Programmen gleich sind, hauptsächlich am Beispiel Word erläutert werden.
Öffnen Sie das Startmenü mit einem Mausklick auf die Start-Schaltfläche links in der Taskleiste oder mit der Tastenkombination (Strg)+(Esc) oder drücken Sie bei neueren Tastaturen die
Windows-Taste. Bei dem Windows XP-Stil lautet der Weg im Startmenü: Alle Programme,
Microsoft Office, … Word 2003. Mit einem Einfachklick auf diese Zeile starten Sie das Programm mit einem neuen, leeren Dokument.
Menüweg XP-Stil: Start, Alle Programme, Microsoft Office, … Word 2003
Beim klassischen Stil von Windows 2000 und Windows XP heißt es im Startmenü statt Alle
Programme nur Programme:
© www.Dettmer-Verlag.de
Nicht für den Schulungsgebrauch!
Menüweg klassischer Stil: Start, Programme, Microsoft Office, … Word 2003
1.2
Ein Office Bildschirm
Menüleiste
Titelleiste
Format-Symbolleiste
Standard-Symbolleiste
Fenster-Schaltflächen
horizontales
Lineal
Formatierungszeichen
Eingabemarke
(Cursor)
vertikale
Bildlaufleiste
horizontale
Mauszeiger
AnsichtsStatusleiste
Schaltflächen
aktuelle
Dokument
Cursorsposition
Statusfelder
Sprache Rechtschreibprüfung
Der Word-Bildschirm
Status Speichern
Status Rechtschreibprüfung und Drucken
Aufgabenbereich
2
Der Befehlsaufruf
In einem Office Programm haben Sie verschiedene Möglichkeiten Befehle auszuführen:





2.1
aus der oberen Menüleiste auswählen
mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü aufrufen
Tasten und Tastenkombinationen drücken
Symbole anklicken
Befehle im Aufgabenbereich auswählen.
Die Menüleiste
Typisch für Windows-Programme ist die obere Menüleiste in der zweiten Fensterzeile, unterhalb der Titelleiste:
Menüleiste
Bedienung mit der Maus
In allen Windows-Programmen ist es am zweckmäßigsten, die Menüpunkte in der Menüleiste mit der linken Maustaste anzuklicken.
Danach zeigen Sie mit dem Mauspfeil in dem aufgeklappten Menü
auf einen Befehl oder auf einen anderen Menüpunkt innerhalb der
Menüleiste. Ohne eine Maustaste zu drücken, nur durch Zeigen mit
der Maus wird ein Befehl markiert. Aber nur die Befehle in schwarzer
Schrift stehen Ihnen zur Verfügung, die grau geschriebenen sind in
der aktuellen Situation nicht aktiv. Ein Befehl wird durch einen kurzen Mausklick mit der linken Maustaste ausgeführt.
Bedienung über die Tastatur
Aber auch über die Tastatur ist eine Anwahl der Menüs möglich.
Falls die Maus einmal defekt sein sollte, und Sie dringend speichern
oder drucken müssen, können Sie ein Menü aus der Menüzeile auch
über die Tastatur aufrufen. Darüber hinaus ist der Tastaturaufruf
auch im Modus Ganzer Bildschirm (Seite 54) sehr vorteilhaft, da
dann keine Menü- und Symbolleisten zur Verfügung stehen.
Das Datei-Menü
Drücken Sie dazu die (Alt)-Taste oder die (F10)-Taste, und tippen Sie dann den unterstrichenen Buchstaben in einem Menüpunkt ein, z.B. (Alt) (D) für das Dateimenü. In einem aufgeklappten Menü drücken Sie nur noch das unterstrichene Zeichen eines Befehls ein.
Wenn Sie beispielsweise ein neues Dokument erstellen wollen, ist dazu der Befehl Menü Datei,
Neu zu wählen:
(Alt)+(D) (N).
Nach Drücken der (Alt)-Taste allein oder der (F10)-Taste können Sie die einzelnen Menüpunkte auch mit den Pfeil-(Cursor-)Tasten (Æ) (æ) (¼) (½) anwählen und mit der (¢)-Taste
aufrufen.
Schließen eines Menüs
Wenn Sie ein aufgeklapptes Menü schließen möchten, ohne einen Befehl auszuwählen, haben
Sie die folgenden Möglichkeiten:



Mausklick auf den Menünamen in der Menüleiste oder
Mausklick in das Fenster außerhalb des Menüs oder
(Alt)-Taste einmal oder


(F10)-Taste einmal oder
(Esc)-Taste zweimal (!) drücken.
Die verkürzten Menüs
In MS Office 2003 werden standardmäßig in einem aufgeklappten
Menü zunächst nur die Befehle angezeigt, die häufig benutzt werden, bzw. die Sie zuletzt verwendet haben (personalisiertes Menü). Um das komplette Menü zu sehen, klicken Sie am unteren
Menürand auf den Aufklapp-Pfeil , oder Sie warten ca. 10 Sekunden.
Das verkürzte Bearbeiten-Menü
mit dem Aufklapp-Pfeil
Das Verhalten der Menüs können Sie einstellen. Für diese Office 2003 Schulung ist es empfehlenswert, die Verkürzung der Menüs auszuschalten.
Dazu klappen Sie das Extras-Menü auf und wählen den Befehl Anpassen. In dem Dialogfenster Anpassen schalten Sie auf der Registerkarte Optionen das folgende Kontrollfeld einfach
mit einem Mausklick ein:
Menüs immer vollständig anzeigen:
Die Menüs immer komplett sichtbar machen
Das aufgeklappte Bearbeiten-Menü
Das Dialogfenster schließen Sie mit einem Mausklick auf die Schaltfläche [Schließen].
In dieser Schulungsunterlage werden in der Regel die vollständigen Menüs angezeigt.
2.2
Systemmenü
In der linken oberen Ecke eines Office-Fensters finden Sie die
Schaltfläche für das Systemmenü (Fenstermenü). In diesem Menü
haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Fenstergröße zu ändern,
das Fenster zu verschieben oder zu schließen.
Zum Öffnen des Systemmenüs bietet Office Ihnen an:


Mausklick auf die Schaltfläche
oben links in der
Titelleiste oder
Klick mit der rechten Maustaste oben auf die Titelleiste oder

die Tastenkombination (Alt)+(Leer) drücken.
2.3
Systemmenü
Kontextmenüs
Neben den Menüs, die Sie über die Menüleiste auswählen,
finden Sie für die verschiedenen Objekte zusätzliche situationsabhängige Menüs. Sie sind mit den Befehlen bestückt, die
dort am häufigsten gebraucht werden. Für den Aufruf klicken
Sie mit der
rechten Maustaste
an die Einfügestelle oder auf das vorher markierte Wort. In
einem Kontextmenü klicken Sie dann auf den von Ihnen gewünschten Befehl.
Eine weitere Möglichkeit zum Aufrufen eines Kontextmenüs:
Sie drücken bei neueren Tastaturen die
2.4
Ein Word Kontextmenü
Kontext-Taste.
Tasten (Shortcuts)
Eine ganze Reihe von Befehlen können Sie auch direkt über Tasten und Tasten-Kombinationen aufrufen, z.B.:
(F1)
Hilfe
(Strg)+(S)
Speichern
(ª_)+(Strg)+(U)
markierten Text unterstreichen.
In Word werden die Tasten-Kombinationen auch Shortcuts genannt. Klappen Sie jetzt das
Menü Bearbeiten auf. In der ersten Zeile des Bearbeiten-Menüs steht in schwarzer oder grauer Schrift
.
Wenn die letzte Aktion rückgängig gemacht werden kann, können Sie gleich mit der Tastenkombination (Strg)+(Z) den letzten Befehl zurücknehmen, ohne das Menü aufzurufen. Word
versteht dafür auch die Tastenkombination
(Alt)+(æ__) Rücktaste.
2.5
Symbole
Besonders häufig benötigte Befehle können direkt durch einen linken Mausklick auf ein Sinnbild (Icon) in einer der Symbolleisten aufgerufen werden. Führen Sie die Mauszeigerspitze auf
ein Symbol, dann wird am Mauszeiger die Erklärung des Symbols (QuickInfo) und eventuell
auch die Tastenkombination angezeigt:
Symbolleisten mit QuickInfo und Anzeige der Tastenkombination (hier Schriftart)
In MS Office 2003 werden standardmäßig die Standard- und die Formatsymbolleisten zunächst in einer Zeile angezeigt. Damit haben Sie auf dem Bildschirm mehr Platz für Ihr WordDokument. Bei kleineren Bildschirm-Auflösungen sind dann aber nicht alle Symbole einer Leiste sichtbar:
Standard- und Formatsymbolleisten in einer Zeile
Klicken Sie auf dieses kleine Symbol
am Ende einer Leiste, um
die restlichen Symbole zu sehen. Es erscheint ein Symbolrahmen,
in dem Sie dann einen Befehl anklicken.
Normal ist Grau die Hintergrundfarbe der Symbole. Ist ein Symbol
aktiv, oder zeigen Sie mit der Maus darauf, wird die Hintergrundfarbe gelb. In der Regel werden in diesem Buch die aktiven Symbole gezeigt.
Ein Symbolrahmen
Die Symbolleisten anpassen
Um die Symbolleisten in getrennten Zeilen
sichtbar zu machen, klicken Sie in dem oben
stehenden Symbolrahmen auf den Befehl
Schaltflächen in zwei Reihen anzeigen.
Oder Sie klappen wieder das Extras-Menü auf
und wählen den Befehl Anpassen. In dem
Dialogfenster Anpassen schalten Sie auf der
Registerkarte Optionen das folgende Kontrollfeld mit einem Mausklick ein:
Standard- und Formatsymbolleiste in
zwei Zeilen anzeigen.
Auf dieser Registerkarte können Sie auch das
Anzeigen der QuickInfos und der Tastenkombinationen bei den Symbolen einund
ausschalten. Zum Beenden klicken Sie auf die
Schaltfläche [Schließen].
Die Symbolleisten in getrennten Zeilen
sichtbar machen
Um die Symbolleisten individuell zusammenzustellen, bietet
Ihnen Word zwei Wege an:

Wählen Sie in dem vorher gezeigten Dialogfenster Anpassen die Registerkarte Befehle. Neue Symbole ziehen Sie einfach mit der Maus aus dieser Registerkarte in
die Leiste, und umgekehrt löschen Sie die Icons aus einer Symbolleiste. Oder

klicken Sie auf den Listenpfeil
oder
am Ende einer
Symbolleiste, und wählen Sie den Weg Schaltflächen
hinzufügen oder entfernen und dann im Untermenü
Standard oder Format etc., je nach Art der Symbolleiste:
.
Die Symbolleiste anpassen
Word öffnet die rechts stehende Liste. Mit einem Mausklick schalten Sie die Symbole ein  und aus.
In dieser Schulungsunterlage werden in der Regel die Standard- und Formatsymbolleisten in getrennten Zeilen angezeigt.
Um eine Symbolleiste an einer anderen Position zu platzieren, zeigen Sie mit der Maus
auf die Markierung am linken Rand der Leiste. Der Mauszeiger wird dort zu einem Vierfachpfeil. Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie die Leiste an eine beliebige Stelle
im Wordfenster. Befindet sich die Symbolleiste nicht an einem Fensterrand, erhält sie
eine Titelleiste:
Freiplatzierte Symbolleiste mit Titelleiste
Zum Bewegen ziehen Sie diese Titelleiste an eine neue Position. Mit einem Mausdoppelklick
auf die Titelleiste stellen Sie die Symbolleiste wieder zurück an den alten Platz am Fensterrand.
Symbolleisten einund ausschalten
Die Anzahl der Symbolleisten ist in den verschiedenen Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook) unterschiedlich. Zum Einund Ausschalten einer Symbolleiste wählen Sie:

Menü Ansicht, Symbolleisten. In dem Untermenü aktivieren
oder deaktivieren Sie die
entsprechende Leiste. Oder

Sie klicken mit der rechten Maustaste auf eine
Symbolleiste und wählen in dem Kontextmenü
die Leiste aus.
Symbolleisten einund ausschalten
(hier: Outlook)
2.6
Ein Office Programm beenden
Um einem Datenverlust vorzubeugen, ist es notwendig, Programme ordnungsgemäß zu beenden. Die Dateien, mit denen Sie gerade arbeiten, sollten vorher gespeichert werden:

Symbol Speichern


Menü Datei, Speichern oder
Tastenkombination (Strg)+(S).
oder
Falls Sie Ihrem Dokument noch keinen Namen gegeben haben, tragen Sie nun in dem Dialogfenster einen Dateinamen ein (über 200 Zeichen sind erlaubt).
Nach dem Speichern können Sie Word beenden:

Symbol

Systemmenüknopf
in der linken oberen Ecke des Programmfensters anklicken und den
Menüpunkt Schließen auswählen oder
Menü Datei, Beenden aufrufen oder die
Tastenkombination (Alt)+(F4) drücken.


2.7
in der rechten oberen Ecke des Programmfensters anklicken oder
Wechsel zu anderen Programmen
In Windows gibt es die Möglichkeit, mehrere Programme (engl. Tasks) zu starten. Um zu einem anderen bereits geöffneten Programm zu wechseln, klicken Sie in der Taskleiste auf die
entsprechende Schaltfläche:
In der Taskleiste zwischen den gestarteten Programmen wechseln
Wechseln mit Alt- + Tabtaste
Zwischen geöffneten Programmen wechseln
Sie auch mit der Tastenkombination:
(Alt)+(ÿ) Tabtaste.
Zwischen geöffneten Programmen wechseln
Dabei wird die (Alt)-Taste zuerst gedrückt und festgehalten und bei gedrückter (Alt)-Taste
wird die (ÿ)-Tabtaste einmal oder mehrmals kurz gedrückt. In der Bildschirmmitte erscheinen
die Symbole der geöffneten Programme. Haben Sie mit der Tastenkombination das gesuchte
Programm-Symbol eingerahmt, lassen Sie die Tasten wieder los.
3
Kompatibilität mit Office 97, 2000 und 2002/XP
Wenn Sie das neue Office 2003 verwenden, taucht natürlich die Frage auf, wie es denn mit
dem Austausch von Dateien mit Benutzern von früheren Office Versionen aussieht. Grundsätzlich ist es so, dass Word, Excel und PowerPoint 97, 2000, 2002/XP und 2003 ein gemeinsames
Dateiformat verwenden.
So können Dateien zwischen diesen Versionen – erst einmal – problemlos geöffnet und weiterverarbeitet werden. Probleme gibt es mit den neuen Features, die es in den Vorversionen nicht
gab, da diese natürlich in der älteren Version nicht angezeigt bzw. verwendet werden können.
Ich möchte nicht auf jedes einzelne Feature in dieser Dokumentation eingehen; in der OnlineHilfe der jeweiligen Anwendung finden Sie die Übersicht über die Office 2003 Funktionen, die
in den früheren Office Versionen nicht zur Verfügung stehen. Suchen Sie in der Hilfe nach dem
Begriff "Kompatibilität".
Begriffssuche mit dem Hilfe-Assistenten
4
Neue Office-Eigenschaften
Wie schon bei den Vorversionen des Office-Paketes gibt es auch bei Office 2003 wieder gemeinsame Eigenschaften, d. h. bei manchen Prozeduren besteht eine einheitliche Vorgehensweise in allen Anwendungen der Office-Familie. Da die Arbeitsweise bei allen Programmen
gleich ist, finden Sie stellvertretend die Bildschirmfotos von jeweils einem Programm.
4.1
Aufgabenbereich
Wenn Sie bereits eine frühere Version von Office kennen gelernt
haben, fällt Ihnen vielleicht der rechts stehende Aufgabenbereich als
größte Neuerung auf. Hier bietet Ihnen das Programm verschiedene
Möglichkeiten an, Ihre Arbeiten schneller zu erledigen.
In diesem Bereich finden Sie die am häufigsten auftretenden Aufgaben (z. B. Öffnen von Dateien und Vorlagen, Anzeige der OfficeZwischenablage, ClipArts auswählen) angeordnet. Die Aufgabenbereiche unterscheiden sich in den verschiedenen Office-Programmen.
Einige der gewohnten Dialogfenster (z. B. Formatvorlagen, ClipArtGallery) werden nun nicht mehr angezeigt, sondern über den Aufgabenbereich bearbeitet und verwendet.
In den Programmen Word, Excel, PowerPoint und Access wählen
Sie zum Ein- und Ausblenden des Aufgabenbereichs den Menüweg
Ansicht, Aufgabenbereich oder Sie drücken die Tastenkombination
(Strg)+(F1). In Outlook öffnen Sie auf jeden Fall den Aufgabenbereich über den Menüweg Bearbeiten, Office-Zwischenablage.
Aufgabenbereich
Die Trennlinie zwischen dem Aufgaben- und dem Arbeitsbereich können Sie mit der Maus
verschieben. Führen Sie dazu den Mauszeiger auf die senkrechte Trennlinie. Er wird dort zu
einem schwarzen Doppelpfeil:
. Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie nun die Trennlinie an die neue Position und lassen die Maustaste wieder los.
Die Inhalte im Aufgabenbereich sind vom Programm abhängig. Sie
wählen sie über die Bereichs-Titelleiste aus:
Die Titelleiste des Aufgabenbereichs
Klicken Sie in der Leiste auf den Listenpfeil und wählen Sie aus
der nebenstehenden Liste mit einem Mausklick die Aufgabe aus.
Über die Pfeile
unterhalb der Titelleiste können Sie auch die
vorherigen Aufgaben wählen, falls Sie bereits verschiedene Aufgaben ausgesucht haben. Das Symbol
führt Sie auf die Startseite
des Aufgabenbereichs.
Sie können den Aufgabenbereich auch frei auf dem Bildschirm platzieren. Dazu zeigen Sie mit der Maus auf den Anfang der Bereichs-Titelleiste und ziehen nun bei gedrückter
linker Maustaste den Aufgabenbereich an eine andere Stelle.
Der Mauszeiger hat dabei die Form eines Vierfachpfeils.
Aufgabenliste
Den Aufgabenbereich an eine
andere Stelle ziehen
Mit einem Mausdoppelklick auf diesen Ziehpunkt stellen Sie den Aufgabenbereich wieder zurück an seinen alten Platz im rechten Teil des Programm-Fensters. Wie in allen Fenstern,
blenden Sie mit dem Schließen-Symbol in der Bereichs-Titelleiste den Aufgabenbereich aus.
4.2
Hilfe
Microsoft Office bietet Ihnen eine umfangreiche Hilfe an. Sie ist in allen Office-Programmen
gleich:

In der Menüleiste können Sie oben rechts eine Frage eingeben:

Ebenfalls in der Menüleiste ? wird das Hilfemenü aufgerufen.

In der Symbolleiste finden Sie das Symbol Microsoft Office Hilfe

Einige Dialogfenster haben in der rechten oberen Ecke ein Hilfesymbol

Darüber hinaus können Sie sich an fast jeder Stelle mit der (F1)-Taste Hilfe holen.
.
.
.
Die Hilfe im Aufgabenbereich
Rufen Sie die Hilfe auf: Menü ?, Microsoft Office Hilfe.
Im Aufgabenbereich wird die Hilfe geöffnet.
In das Textfeld Suchen nach können Sie einen Suchbegriff eingeben und über das Symbol
die Suche starten.
Das Inhaltsverzeichnis starten Sie mit einem Mausklick
auf die Verknüpfung:
Inhaltsverzeichnis
Die Hilfe im Aufgabenbereich
Das Inhaltsverzeichnis der Hilfe
Ein Buchsymbol
in der Inhalts-Struktur kennzeichnet eine Gruppe von Hilfeseiten. Mit
einem Mausklick auf ein Buchsymbol können Sie ein Buch öffnen
und schließen. Durch das
Fragezeichen
wird ein Hilfethema symbolisiert. Klicken Sie auf die gewünschte Zeile, um
den Hilfetext in einem neuen Fenster anzeigen zu lassen:
Hilfetext
Über die Symbolleiste oben links stellen Sie das Hilfefenster ein,
navigieren zwischen den Themen und drucken den aktuellen
Hilfetext aus.
Hilfe Symbolleiste
Surfen in der Hilfe
Bei vielen Texten bietet Ihnen die Microsoft Office Hilfe wie in einem WebBrowser unterstrichene Themen in einer anderen Text-Farbe an. Der Mauszeiger
wird in diesem Bereich häufig zu einer Hand mit Zeigefinger. Mit einem Klick auf
diesen unterstrichenen Text werden Sie zu einem anderen Hilfethema geführt.
Über die Symbole Zurück und Vorwärts bzw. Weiter oben links in den HilfeFenstern kommen Sie dann auch wieder auf bereits von Ihnen besuchte Hilfeseiten.
Blättern in der Hilfe
Falls der Hilfetext aus mehreren Fensterseiten besteht, können Sie blättern:

Mit der Maus:
Wenn der Mauszeiger auf die rechts angebrachte Bildlaufleiste (Rollbalken) zeigt,
blättern Sie mit der linken Maustaste. Ein Klick auf die Pfeile
blättert zeilenweise. Ein Mausklick unterhalb der Schiebeleiste
holt die nächste Seite, oberhalb die vorherige Seite.
Eine weitere Möglichkeit zum Blättern bietet Ihnen die IntelliMaus mit dem Rädchen. Die Radmaus ist auf der Seite 55 näher beschrieben.

Mit der Tastatur:
Mit den Tasten (¼) und (½) blättern Sie zeilenweise, und mit den Tasten (Bild¼)
und (Bild½) können Sie seitenweise blättern.
Die Assistenten
In der oberen Menüleiste können Sie in dem Hilfe-Textfeld selbst eigene Fragen formulieren.
Schließen Sie den Eintrag mit der (¢)-Taste ab. Der Hilfe-Assistent bietet Ihnen Antworten
an.
Vielleicht ist Ihnen schon Karl Klammer, der OfficeAssistent auf Ihrem Bildschirm aufgefallen? Über den Menüweg ?, Office-Assistenten anzeigen bzw. ausblenden
schalten Sie ihn ein und aus. Sie können selbst Fragen formulieren. Falls an dem Assistenten der Rahmen "Was
möchten Sie tun?“ nicht sichtbar ist, aktivieren Sie ihn mit
einem Mausklick auf den Assistenten.
Probieren Sie es vielleicht mal nur mit dem Wort Speichern
oder schreiben Sie den Satz:
Wie kann ich eine Datei speichern?
Der Office-Assistent
Klicken Sie danach auf die Schaltfläche [Suchen].
Einen anderen Office-Assistenten auswählen
Möchten Sie einen anderen Assistenten auswählen, oder möchten Sie ihn
wieder loswerden, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Assistenten und wählen in dem Kontextmenü den entsprechenden Befehl aus.
Kontextmenü
Bei dem Befehl Assistenten wählen suchen Sie sich im Katalog über die Schaltflächen
[<Zurück] und [Weiter>] einen anderen Assistenten aus und schließen mit [_OK_] das
Dialogfenster:
Einen anderen Office-Assistenten auswählen
Optionen
Die Registerkarte Optionen im Dialogfenster bietet Ihnen weitere Einstellungsmöglichkeiten für
den Office-Assistenten:
Den Office-Assistenten einstellen
Möchten Sie auf den Office-Assistenten ganz verzichten, dann deaktivieren Sie auf der Registerkarte Optionen das Kontrollfeld
Den Office-Assistenten verwenden.
4.3
Allgemeine Aufgaben
Verbesserte Dialogfenster
Eine der neuen Funktionen – auf die ich schon länger gehofft hatte – ist das Vergrößern
bestimmter Dialogfenster (z. B. Öffnen, Einfügen, Suchen, Speichern) durch Ziehen mit
gedrückter linker Maustaste an der rechten unteren Ecke des Fensters. Und mit einem
Mausdoppelklick auf die obere Titelleiste wechseln Sie zwischen Vollbild- und Wiederherstellmodus.
Dieses Dialogfenster kann vergrößert werden
Dadurch können bei Ansicht der Detailinformationen diese fast vollständig oder bei Einfügen
von Grafiken aus einer Datei mehr Vorschauabbildungen angezeigt werden.
Als Webseite speichern
Wenn Sie Ihre Dokumente für das Internet vorbereiten möchten, müssen die Texte im so genannten HTML-Format abgespeichert werden. HTML ist eine Seitenbeschreibungs-Sprache.
Die Abkürzung steht für HyperText Markup Language. HTML macht es möglich, dass WebSeiten von den verschiedenen Teilnehmern im Internet mit Hilfe eines Browsers angezeigt
werden. Um ein Dokument als HTML-Datei (.htm) zu formatieren, wählen Sie den Menüweg
Datei, Als Webseite speichern. Nach dem Abspeichern können Sie dieses HTML-Dokument
nicht nur in Word, sondern auch in einem anderen Office-Programm oder in einem WebBrowser öffnen, z.B. Internet Explorer oder Netscape Navigator.
XML Format
Der Dateityp XML (Extensible Markup Language) hat eine gewisse Ähnlichkeit mit dem HTMLFormat. Die Möglichkeiten, die XML bietet, gehen aber viel weiter. Nicht nur Word-Dokumente,
sondern auch Excel-Arbeitsblätter und Access-Tabellen können im XML-Format gespeichert
werden. Darüber hinaus ist jedes Programm, das das Nur-Text-Format verarbeiten kann, in der
Lage, XML-Dateien zu lesen, zu verändern und wieder zu speichern. Der große Vorteil dieses
XML-Formats liegt also darin, dass diese Dateien programmübergreifend genutzt werden können. Und damit ist der Informationsaustausch wesentlich vereinfacht.
Wenn Sie ein normales Word-Dokument oder eine Excel-Arbeitsmappe abspeichern, werden
die von Ihnen vorgenommenen Formatierungsbefehle für Sie unsichtbar im Dokument versteckt. Sie sehen zwar die Auswirkung einer Formatierung, also das Layout, wie z.B. Papiergröße, Schriftart und –größe, aber die eigentlichen Befehle, die dahinter stecken, sehen Sie
meistens nicht. Bei dem XML-Format können Sie wahlweise alles sichtbar machen.
Ein Dokument, das im XML-Format gespeichert wird, bearbeiten
Sie aber jetzt erst einmal wie jedes andere Dokument. Auch hier
sind die Formatierungsbefehle für Sie unsichtbar. Es ändert sich
also auch für XML-Dokumente für Sie zunächst einmal nichts bei
der weiteren Bearbeitung der Dokumente.
Dateityp
Microsoft Office 2003 gibt es in verschiedenen Zusammenstellungen. Das Speichern
im XML-Format wird nicht von jeder Word und Excel 2003 Version angeboten, aber
auf jeden Fall in Access 2003! Dagegen gibt es diese Funktion in PowerPoint 2003
überhaupt nicht.
Das Thema XML ist sehr umfangreich und komplex. Deswegen kann im Rahmen dieser Schulungsunterlage nicht näher darauf eingegangen werden.
Hyperlinks "verfolgen"
Falls Sie im Text eine Internet-Adresse oder einen Netzwerk-Pfad eingeben, z.B. www. oder
http://, wird die Adresse blau und unterstrichen formatiert. Zeigen Sie bei gedrückter (Strg)Taste mit der Maus darauf, verwandelt sich der Mauszeiger in eine Hand.
Wenn Sie Zugang zum Internet haben, können Sie nun direkt zu dieser Adresse surfen. Diese
Verknüpfung wird als Hyperlink bezeichnet.
Über den Menüweg Extras, AutoKorrektur-Optionen, Register AutoFormat während der
Eingabe stellen Sie ein, ob eine Internet-Adresse oder ein Netzwerk-Pfad erkannt und als Hyperlink dargestellt werden soll.
Internet-Adresse erkennen
Zu diesen Verknüpfungen (z. B. Inhaltsverzeichnisse, Querverweise, E-Mail-Adressen und
URLs) konnte bisher durch einfaches Anklicken "gesprungen" werden. In Word 2002/XP wurde
dies geändert, hier müssen Sie Verknüpfungen durch Drücken der (Strg)-Taste beim Klicken
auf den Hyperlink verfolgen.
Sie können diese Option auch deaktivieren, um die Links wie bisher verwenden zu können.
Wählen Sie in der Menüleiste Extras, Optionen, Registerkarte Bearbeiten und deaktivieren
Sie das Kontrollkästchen
STRG + Klicken zum Verfolgen eines Hyperlinks,
wenn Hyperlinks durch einfaches Klicken ohne (Strg)-Taste geöffnet werden sollen.
Hyperlink-Einstellungen
4.4
Zwischenablagen
In den Office 2003 Programmen stehen Ihnen zwei verschiedene Zwischenablagen zur Verfügung:


Die Windows-Zwischenablage und
die Office 2003 Zwischenablagen.
Die Windows-Zwischenablage des Betriebssystems
gibt es nur einmal. Sie steht jederzeit und automatisch
jedem Windowsprogramm zur Verfügung. Der Inhalt
kann auch von anderen Anwendungen übernommen
werden.
Windows-Zwischenablage
Über den Menüweg Start, (Alle) Programme, Zubehör,
Systemprogramme, Zwischenablage öffnen Sie die
Windows-Zwischenablage. Oder Sie wählen im Startmenü den Befehl Ausführen, geben den Programmnamen clipbrd ein und klicken auf [_OK_].
In der Zwischenablage bleibt der Inhalt so lange erhalten, bis er überschrieben oder Windows beendet wird.
Windows-Zwischenablage öffnen
Eine Zwischenablage wird nicht benutzt, wenn Sie die (Entf)-Taste allein oder die
(æ__) Rücktaste drücken.
Office 2003 Zwischenablagen
Die Microsoft Office-Zwischenablagen wurde bei Office
2000 mit 12 Elementen neu eingeführt. Ab Office XP
kann die Zwischenablage jetzt bis zu 24 Elemente aufnehmen, was das Zusammenstellen von Dokumenten aus
verschiedenen Quellen nochmals erleichtert. Die OfficeZwischenablage wird im Aufgabenbereich angezeigt.
Neben der auf der Seite 13 erwähnten Möglichkeit den
Aufgabenbereich anzeigen zulassen, bietet Ihnen Office
2003 noch zusätzlich an:

Menü Bearbeiten, Office-Zwischenablage oder

zweimal (!) Tastenkombination (Strg)+(C) oder

Maus-Doppelklick auf das
Office-Zwischenablagensymbol im Infobereich (Systray).
Aufgabenbereich
Zwischenablage
Über die Schaltfläche [Optionen] im Aufgabenbereich können Sie
unter anderem festlegen, ob das Office-Zwischenablagensymbol
unten rechts im Infobereich, im rechten Teil der Taskleiste neben der
Uhrzeit, angezeigt werden soll. Es erscheint aber erst, wenn Sie in
einem Office Programm Daten in der Zwischenablage abgelegt haben.
Infobereich (Systray) mit
Zwischenablagensymbol
Zwischenablage-Optionen
Klicken Sie auf ein Symbol
im Aufgabenbereich Zwischenablage, um einzelne Elemente aus der Office-Zwischenablage einzufügen oder zeigen Sie mit der Maus auf den entsprechenden Eintrag,
klicken auf den Pfeil
und wählen aus der Liste den Befehl Einfügen. Um diesen Eintrag aus der Office-Zwischenablage zu entfernen, klicken Sie auf Löschen.
Listenpunkt auswählen
Übersicht
Befehl
Ausschneiden
Kopieren
Einfügen
Menü Bearbeiten:
Ausschneiden
Kopieren
Einfügen
Kontextmenü
(rechte Maustaste):
Ausschneiden
Kopieren
Einfügen
TastenKombinationen:
(Strg)+(X) oder
(ª_)+(Entf)
(Strg)+(C) oder
(Strg)+(Einfg)
(Strg)+(V) oder
(ª_)+(Einfg)
Symbole:
In bestimmten Situationen, z.B. in Dialogfenstern, können Sie zum Editieren nur
Tastenkombinationen verwenden.
Die Zwischenablagen werden von allen Dokumenten benutzt. Damit haben Sie die Möglichkeit,
Text zwischen verschiedenen Dateien, ja sogar zwischen verschiedenen Programmen auszutauschen.
4.5
Sammeln und Einfügen
Mithilfe der Office-Zwischenablage im Aufgabenbereich können Sie Objekte (z.B. Texte) von
verschiedenen Stellen hintereinander sammeln und dann über das Symbol Alle einfügen in
einem Schritt den gesamten Inhalt der Office-Zwischenablage an einer Stelle im Dokument
einfügen:
1.
Falls noch nicht geöffnet, öffnen Sie die Office-Zwischenablage im Aufgabenbereich, beispielsweise über den Menüweg Bearbeiten, Office-Zwischenablage.
2.
Löschen Sie zunächst den Inhalt der Office-Zwischenablage über
das Symbol Alle löschen im Aufgabenbereich.
3.
Markieren Sie das zu kopierenden Objekt. Bei einem Text beziehen Sie eventuell auch
Leerzeilen in die Markierung mit ein. In Word und in Excel können Sie mit der Maus bei
gedrückter (Strg)-Taste auch mehrere getrennte Bereiche markieren, in PowerPoint bei
gedrückter (ª_)-Taste.
4.
Kopieren Sie das Objekt, z.B. den markierten Text in die Zwischenablage.
5.
Wiederholen Sie die Schritte 3. und 4. bis Sie alle Elemente in der Office-Zwischenablage
gesammelt haben. Maximal stehen Ihnen 24 Zwischenspeicher zur Verfügung.
6.
Positionieren Sie den Cursor an der neuen Einfügestelle im gleichen oder in einem anderen Dokument.
7.
Klicken Sie in der Office-Zwischenablage auf das Symbol Alle einfügen. Die gesammelten Objekte werden eingefügt.
4.6
SmartTags
Nach dem Einfügen eines Elements aus der Zwischenablage ist Ihnen
vielleicht ein kleines Symbol
an der Einfügestelle aufgefallen. Mit
diesen so genannten SmartTags möchte Office Ihnen die Arbeit zusätzlich erleichtern. Sie können unmittelbar festlegen, wie Informationen
eingefügt oder automatische Änderungen in Ihren Office-Programmen
ausgeführt werden sollen.
SmartTag mit QuickInfo
Fügen Sie beispielsweise Text in Word ein, wird ein SmartTag neben dem eingefügten Text
angezeigt. Wenn Sie mit der Maus auf ein SmartTag zeigen, wird das QuickInfo angezeigt,
vorausgesetzt, Sie erlauben das Anzeigen der QuickInfos (Seite 9). Mit einem Klick auf den
SmartTag öffnen Sie den Aktions-Rahmen:
SmartTag Aktions-Rahmen in Word, um die Formatierung
des eingefügten Textes nachträglich zu ändern
Aus diesem Rahmen können Sie Befehle auswählen, um die Formatierung des soeben eingefügten Textes nachträglich zu verändern:

Ursprüngliche Formatierung beibehalten
Die Formatierung an der Quelle wird beibehalten. Das ist die Standardeinstellung, wenn
Sie den SmartTag Aktions-Rahmen nicht aufrufen.

An Zielformatierung anpassen
Wenn an der Einfügestelle ein anderes Format eingestellt ist, wird es übernommen.

Nur Text einfügen
Der Text wird im Format der Standard-Formatvorlage eingefügt.

Formatvorlage oder Formatierung übernehmen
Es wird der Aufgabenbereich Formatvorlage und Formatierung (Seite 41) aufgerufen.
SmartTags und die damit zusammenhängenden Auswahlmöglichkeiten unterscheiden sich
innerhalb der einzelnen Programme.
Excel
PowerPoint
Unterschiedliche Aktions-Rahmen in verschiedenen Programmen
Um Einstellungen zu den SmartTags vorzunehmen, wählen Sie in der Menüleiste Extras, AutoKorrektur-Optionen, Registerkarte SmartTags.
Excel und PowerPoint
Word
SmartTags einstellen
4.7
Übersetzen und Recherchieren
Office 2003 übersetzt für Sie einzelne Wörter oder auch mehrere Sätze. Markieren Sie in einem Dokument mit Mausdoppelklick den Text, von dem Sie eine Übersetzung benötigen.
Dann rufen Sie den Menüweg auf: Extras, Sprache, Übersetzen. Der Aufgabenbereich wird geöffnet. Wählen Sie die
Sprache in den Listenfeldern
Von und Nach. Nun wird die
Übersetzung im unteren Teil des Aufgabenbereichs angezeigt.
Zum Kopieren einer Übersetzung markieren Sie das Wort oder
den Satz, klicken mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl Kopieren
aus. Positionieren Sie in dem Dokument den Cursor und fügen
Sie mit den üblichen Befehlen (Seite 21) das Wort oder den
Satz ein.
Übersetzung
Wenn Ihr Computer mit dem Internet verbunden ist, bietet Ihnen der Aufgabenbereich Recherchieren auch noch weitere Nachschlagemöglichkeiten an. Bei dem nachfolgenden Beispiel
wollen wir über ein Wort mehr Informationen bekommen. Schreiben Sie das Wort Computer in
ein Word-Dokument und positionieren Sie den Cursor in dem Wort. Um den Aufgabenbereich
Recherchieren aufzurufen, wählen Sie:



Klicken Sie auf das Symbol
in der Standard-Symbolleiste oder
drücken und halten Sie die (Alt)-Taste und klicken Sie mit der linken Maustaste in das
Wort oder
rufen Sie auf: Menü Extras, Recherchieren.
Falls der Aufgabenbereich Recherchieren bereits geöffnet ist, können Sie auch in dem Textfeld unterhalb von Suchen nach einen anderen Begriff eintippen oder aus der Zwischenablage
mit der Tastenkombination (Strg)+(C) einfügen. Starten Sie die neue Recherche mit einem
Klick auf den Pfeil .
Um ein anderes Rechercheangebot zu nutzen, klicken Sie im
oberen Teil des Aufgabenbereichs bei Suchen nach in dem
zweiten Feld auf den Listenpfeil
und wählen ein anderes
Angebot aus:
Rechercheangebot auswählen
Aufgabenbereich Recherchieren
Über den Link
Recherche-Optionen… können Sie die aktiven Dienste einstellen und auch
neue hinzufügen:
Recherche- und Nachschlagedienste einstellen
Suche nach Dateien auch im Aufgabenbereich
Die Suchfunktion nach Dateien wurde überarbeitet und wird jetzt innerhalb der Programme
Word, Excel, PowerPoint und Access zusätzlich über den Aufgabenbereich angeboten. Klicken
Sie in der Menüleiste auf Datei, Dateisuche um den Aufgabenbereich Suchoptionen einzublenden (ausgenommen Outlook).
Dort können Sie komfortabel suchen nach:
Die Speicherorte auswählen:
Und verschiedene Dateitypen anklicken:
Über die Verknüpfung (Link)
Erweiterte Suchoptionen
können Sie auch mehrere Suchkriterien eingeben.
Suche im Aufgabenbereich
Wie bisher, können Sie aber die Dateisuche auch über das Dialogfenster Öffnen durchführen. Und das funktioniert auch in Outlook. Klicken Sie im Dialogfenster auf die
Schaltfläche Extras und wählen Sie aus dem Menü den Befehl Suchen aus:
Extrasmenü im Dialogfenster Öffnen
Zur Überarbeitung senden
Im Menü Datei, Senden an finden Sie eine neue Option, mit der eine Datei aus Excel, Word
und PowerPoint zur Überarbeitung von einem Empfänger zum andern gesendet und anschließend an den Versender zurückgeschickt wird.
Wählen Sie in der Menüleiste des Programms Datei, Senden an, E-Mail-Empfänger.
Menüweg Datei, Senden an, E-Mail-Empfänger
Es wird ein Nachrichtenfenster geöffnet und je nach Auswahl in dem Untermenü Senden an
wird als Betreff beispielsweise "Bitte überarbeiten Sie ….." eingetragen.
Neues Nachrichtenfenster mit der angehängten Datei
Legen Sie den/die Empfänger fest und versenden Sie die E-Mail.
Wird die Datei vom jeweiligen Empfänger geöffnet, blendet sich eine spezielle Symbolleiste
Überarbeiten ein (manuell kann diese über Ansicht, Markup eingeblendet werden) Kommt
die Datei zum ursprünglichen Sender zurück, sind die Änderungen markiert und können mithilfe der Schaltflächen in der Symbolleiste übernommen oder verworfen werden.
Symbolleiste Überarbeiten
ClipArts
Das Einfügen der ClipArts über das Symbol
der Zeichen-Symbolleiste oder über Menü
Einfügen, Grafik, ClipArt ist gleich geblieben. Es öffnet sich allerdings kein Dialogfenster
mehr, die Suche und Auswahl von ClipArts erfolgt in Office 2003 über den Aufgabenbereich.
So importieren Sie ein ClipArt aus dem Aufgabenbereich
1. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle im Dokument, an
der die Grafik eingefügt werden soll.
2.
Wählen Sie im Menü Einfügen den Eintrag Grafik, ClipArt.
Es öffnet sich der Aufgabenbereich ClipArt.
3.
Geben Sie im Feld Suchen nach einen Suchbegriff ein, z.B.
Verkehr.
4.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_]. Das Ergebnis der
Suche wird angezeigt:
Der Inhalt einer Kategorie kann auf Ihrem Computer abweichen, da die Anzahl der ClipArts von der ProgrammInstallation abhängig ist. Weitere Bilder finden Sie auf der
Programm-CD.
5.
Suchen Sie sich in der Liste ein passendes Bild aus. Mit
einem Mausklick auf das Miniaturbild fügen Sie das ClipArt
ein. Meistens ist es von Markierungskreisen (Ziehpunkte)
und dem grünen Drehpunkt eingerahmt.
6.
Über die Markierungskreise
Grafik.
Das Suchergebnis
verändern Sie die Größe der
Der Clip Organizer
Der aktualisierte Microsoft Clip Organizer (früher Clip Gallery), enthält hunderte neuer Clips. Er
hilft Ihnen bei der Verwaltung von Mediendateien: Bilder, Sound, Animationen, Videos. Es wird
eine Verknüpfung zu den Dateien erstellt, die auf einem Laufwerk, im Netz oder im Web gespeichert sind. Der Organizer richtet einen Katalog ein und Sie können selbst den Dateien ein
Stichwort zuordnen. Zum Öffnen klicken Sie im Aufgabenbereich ClipArt auf den Eintrag
Organisieren von Clips…:
Kontextmenü
Eine Clip Kategorie
1.
Zeigen Sie auf ein Bild. Über den Listenpfeil
das Kontextmenü.
2.
Mit den üblichen Befehlen kopieren Sie ein ClipArt in die Zwischenablage und fügen es
ein.
oder mit der rechten Maustaste öffnen Sie
Schematische Darstellungen – Konzeptdiagramme
Organigramme verwenden nun die Zeichenwerkzeuge der
Office-Familie, was zu kleineren Dateigrößen und einer einfacheren Bearbeitung führt. Word, Excel und PowerPoint enthalten außerdem noch einen neuen Katalog mit schematischen Darstellungen. Wählen Sie in der Menüleiste Einfügen,
Schematische Darstellung.
Sie finden dort neben dem Organigramm fünf weitere Diagrammtypen um Daten schematisch darzustellen.
Menüweg Einfügen,
Schematische Darstellung
Schematische Darstellungen
4.8
Bildkomprimierung
Für umfangreiche Dateien, die Grafiken und Bilder enthalten, kann über die GrafikSymbolleiste oder beim Speichern der Datei die Option Bilder komprimieren aktiviert werden,
z. B. damit die Datei für den E-Mail-Versand etwas "kleiner" wird.
Mit dieser Funktion können Sie:

Die Auflösung reduzieren (auf 96 dpi für Webdarstellungen und auf 200 dpi für Druckausgabe), wobei überflüssige Informationen gelöscht werden.

Zusätzliche Informationen löschen, denn wenn ein Bild beispielsweise zugeschnitten –
Symbol
auf der Symbolleiste Grafik – oder in der Größe geändert wurde, werden die
"verborgenen" Teile des Bildes trotzdem in der Datei gespeichert.
Einzelnes Bild über die Grafiksymbolleiste komprimieren
Wenn Sie in ein Office-Programm eine Grafik oder ein Bild einfügen, können Sie dieses mithilfe der Symbolleiste Grafik zuschneiden. Die Teile, die "weggeschnitten" wurden, sind zwar
nicht zu sehen, bleiben aber in der Datei erhalten und belegen somit Speicherplatz. Um das zu
vermeiden, sollten Sie nach dem Zuschneiden das Bild oder die Grafik komprimieren.
Fügen Sie das Bild in die Datei ein. Markieren Sie das Bild durch Anklicken.
Auf der eingeblendeten Symbolleiste Grafik finden Sie
das Symbol zum Zuschneiden .
Klicken Sie darauf und positionieren Sie den Mauszeiger zu einem der Anfasser des Bildes (die Maus erhält
dann das Aussehen des Zuschneidewerkzeugs).
"Schneiden" Sie nun das Bild mit gedrückter linker
Maustaste auf die passende Größe zu.
Klicken Sie nochmals auf das Symbol
schneiden abzuschließen.
, um das Zu-
Anschließend klicken Sie in der Symbolleiste Grafik
auf das Symbol
zum Bilder komprimieren.
Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und
achten Sie darauf, dass das Kontrollkästchen
Zugeschnittene Bildbereiche löschen
aktiviert ist (die abgeschnittenen Bereiche des ausgewählten Bildes werden dann nicht gespeichert – die
Dateigröße wird so reduziert).
Klicken Sie auf [_OK_].
Zugeschnittene Bildbereiche löschen
Nachfolgend wird noch ein Meldungsfenster angezeigt,
das Ihnen mitteilt, dass die Bildqualität dadurch beeinträchtigt wird.
Falls Sie trotzdem fortfahren möchten, klicken Sie auf
[Übernehmen].
Meldung bzgl. Bildqualität
Bild(er) beim Speichern komprimieren
Wählen Sie in der Menüleiste des Programms Datei, Speichern unter. Klicken Sie im geöffneten Dialogfenster auf die Schaltfläche [Extras] und wählen dort die Option Bild(er) komprimieren.
Menüweg Datei, Speichern unter, Extras, Bild komprimieren
Im Dialogfenster Bilder komprimieren können Sie wieder die Optionen für die in der Datei
enthaltenen Bilder festlegen. Klicken Sie nach Festlegen der gewünschten Einstellungen auf
[_OK_]. Danach wird auch hier die oben stehende Meldung angezeigt, die Ihnen mitteilt, dass
die Bildqualität beeinträchtigt wird. Klicken Sie auf [Übernehmen]. Speichern Sie anschließend
die Datei wie gewohnt über die Schaltfläche [Speichern].
Falls Sie das Bild, das Sie komprimieren, "nur" anschauen möchten, ist auch noch eine Auflösung von 96 dpi annehmbar. Für einen passablen Ausdruck sind 96 dpi für Fotos allerdings
kaum akzeptabel. Da wäre es besser, aus der Bilddatei eine komprimierte ZIP-Datei zu fertigen
und dieses zu versenden.
4.9
Datenrettung
Wiederherstellung von Dokumenten
Dateien, mit denen Sie arbeiten, können wiederhergestellt werden, wenn das Programm einen
Fehler findet oder nicht mehr reagiert. Die Dateiwiederherstellung wurde stabilisiert und auch
auf die anderen Programme der Office-Familie ausgeweitet.
Bei einem Neu-Start nach einem Absturz restauriert dann das
Programm die Dokumente. Es erscheint der Aufgabenbereich
Dokumentwiederherstellung, in dem eine Liste der wiederhergestellten Datei(en) angezeigt wird.
Klicken Sie auf einen Dateinamen, dann wird das wiederhergestellte Dokument geöffnet. Dagegen öffnen Sie mit einem Mausklick auf den Listenpfeil
ein Menü, aus dem Sie einen Befehl
auswählen:
Einen Befehl auswählen
Unabhängig davon müssen Sie aber auch selbst regelmäßig
speichern!
Aufgabenbereich
Dokumentwiederherstellung
Falls Sie den Aufgabenbereich Dokumentwiederherstellung versehentlich
schließen, müssen Sie das Programm erneut starten, um die Liste der verfügbaren wiederhergestellten Dateien zu erhalten. Ein manuelles Einblenden dieses
Aufgabenbereiches ist nicht möglich!
Die Funktion AutoWiederherstellen ist standardmäßig aktiviert. In Word und PowerPoint finden Sie die Einstellung unter Extras, Optionen, Registerkarte Speichern unter
.
Falls Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, ist die Funktion AutoWiederherstellen außer Kraft
gesetzt!
In Excel finden Sie zusätzlich zu dem Kontrollkästchen noch ein Feld, in dem Sie den Speicherort der Wiederherstellungsdatei(en) angeben können.
Speicherort für Wiederherstellungsdateien einstellen
In Word finden Sie die Angabe des Speicherorts für Wiederherstellungsdatei(en) unter Extras,
Optionen, Registerkarte Speicherort für Dateien und dort den Eintrag AutoWiederherstellen-Dateien.
Reparieren
Im Dialogfenster Öffnen können Sie mit einem Klick auf den Pfeil
bei der Schaltfläche [Öffnen] die Option Öffnen und Reparieren
aufrufen.
Damit kann versucht werden, stark beschädigte Dateien zu reparieren. In Excel erhalten Sie damit die Möglichkeit, wenigstens zu versuchen, die Werte aus der beschädigten Datei "in Sicherheit zu bringen".
Eine weitere Reparaturmöglichkeit bietet Ihnen das Hilfe-Menü:
Wählen Sie Menü ?, Erkennen und Reparieren. Die Dialogbox wird
geöffnet:
Datei öffnen und reparieren
Office-Dateien reparieren
Eventuell ist es erforderlich, dass Sie die Programm-CD(s) von Office 2003 in das CDLaufwerk einlegen. Sie werden aber darauf hingewiesen.
Abgesicherter Modus von Office
Microsoft Office 2003 Programme können Startprobleme erkennen und isolieren. Wenn beim
Starten ein Problem auftaucht, wird dies von Office entweder behoben oder isoliert, so dass
Sie das Programm erfolgreich starten können.
Automatischer abgesicherter Modus
Während des Startvorgangs sucht das
Programm nach Problemen (z. B.
einem Add-In, einer Erweiterung, die
nicht geladen wird oder einer beschädigten Ressource, Datei, Registrierung
und/oder Vorlage). Wenn das Programm das nächste Mal gestartet wird,
wird eine Meldung angezeigt, die das
Problem beschreibt und fragt, ob der
betreffende Bereich des Programms
deaktiviert werden soll.
Eine Liste der deaktivierten Elemente
finden Sie über die Menüleiste ?, Info.
Klicken Sie auf die Schaltfläche
[Deaktivierte_Elemente],
um eine entsprechende Liste zu erhalten.
Deaktivierte Elemente anzeigen
Mithilfe dieses Dialogfeldes können Sie die in der Liste aufgeführten Elemente wieder aktivieren. Unter Umständen ist es für die Aktivierung bestimmte Elemente erforderlich, ein Add-InProgramm erneut zu installieren oder eine Datei wieder zu öffnen.
Die Aktivierung bewirkt nicht automatisch eine Korrektur des ursprünglichen Problems. Möglicherweise wird also ein aktiviertes Element beim nächsten Starten erneut auf die Liste der
deaktivierten Elemente gesetzt.
Manueller abgesicherter Modus
Um beim Starten eines Office-Programms manuell den abgesicherten Modus zu erhalten, öffnen Sie das Programm und halten Sie sofort die (Strg)-Taste gedrückt.
Mit gedrückter (Strg)-Taste Office im abgesicherten Modus starten
Beim Öffnen eines Office-Programms im manuell abgesicherten Modus gelten die folgenden
Einschränkungen (einige der aufgeführten Elemente gelten nicht für alle Office-Programme):
 Es können keine Vorlagen gespeichert werden.
 In FrontPage kann die zuletzt besuchte Webseite nicht geöffnet werden.
 Der Office-Assistent wird nicht automatisch angezeigt.
 Symbolleisten- oder Befehlsleistenanpassungen werden nicht geladen und Anpassungen an
diese können nicht gespeichert werden.
 Die AutoKorrektur-Liste wird nicht geladen und entsprechende Änderungen können nicht
gespeichert werden.
 Wiederhergestellte Dokumente werden nicht automatisch geöffnet.
 SmartTags werden nicht geladen und neue Tags können nicht gespeichert werden.
 Alle Befehlszeilenoptionen – mit Ausnahme der Optionen /a und /n – werden ignoriert.
 Dateien können nicht im alternativen Startverzeichnis gespeichert werden.
 Voreinstellungen können nicht gespeichert werden.
 Zusätzliche Features und Programme werden nicht automatisch geladen.
4.10 Webanbindung
Office Online
Über den Menüweg ?, Microsoft Office Online können Sie – bei
aktiver Internetverbindung – direkt auf die Office-Webseite von
Microsoft zugreifen. Dort finden Sie Tools (= nützliche Hilfsmittel,
z. B. weitere SmartTags, Vorlagen und AddIns, ClipArts) zum Downloaden (= Herunterladen) für Office. Außerdem werden Sie über
Updates (= Programmverbesserungen) informiert:
Office Online aufrufen
Microsoft Office Online
Im Bereich Office Marketplace der o. g. Homepage werden Ihnen verschiedene Dienstleistungen (z. B. Übersetzungen, Werbung etc.) angeboten.
Office Marketplace
Speichern einer Website in einer Datei
In Access, Excel, PowerPoint, Publisher und Word steht Ihnen ein spezielles WebarchivDateiformat zur Verfügung. Mit diesem Dateiformat können Sie alle Elemente einer Website,
einschließlich Text und Grafiken, in einer Datei speichern.
Web-Archiv
Speichern der Office-Dateien bei MSN
Falls Sie bei Microsoft einen Hotmail- oder Passport-Account angemeldet haben oder dies tun
möchten, können Sie direkt über die Dialogfenster Speichern unter bzw. Öffnen Dateien oder
Webseiten von jedem Office-Programm auf Websites von Microsoft ablegen und öffnen.
Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei, Speichern unter und wählen Sie im Bereich Speichern in als Speicherort zuerst die Netzwerkumgebung aus. Markieren Sie dort den Eintrag
My Web Sites on MSN oder Eigene Websites auf MSN.
Datei, Speichern unter, Netzwerkumgebung, Eigene Websites auf MSN
Sie benötigen eine aktive Internetverbindung, dann erscheint der Anmeldedialog des
Passports, in dem Sie Ihre Anmeldeinformationen eingeben müssen. Falls Sie noch keinen
Account haben, können Sie sich hier auch neu anmelden.
Bei .NET Passport einloggen
Wählen Sie für Ihre Dateien den Ordner Documents. Natürlich können Sie auch eigene Ordner anlegen. Bitte beachten
Sie, dass das Speichern und Öffnen von Dokumenten über
das Internet eine längere Zeit in Anspruch nimmt, als lokal
auf dem Computer.
Den Ordner Documents auswählen
Gemeinsame Nutzung Ihrer Office-Dateien auf einem Web-Server
Selbstverständlich ist das Ablegen von Dateien im Internet nicht auf My Web Sites on MSN
beschränkt. Wenn Sie die Zugangsdaten kennen, können Sie auf jeder Webseite Dokumente
speichern und öffnen. Die Möglichkeit gab es in den alten Office-Versionen auch schon.
Beachten Sie aber bitte, dass hier das File Transfer Protocol (FTP) verwendet wird. Im Dialogfenster Speichern unter tragen Sie den kompletten Pfad im Feld Dateiname nach folgendem
Muster ein:
ftp://webname.de/ordner/dateiname.doc
Im folgenden Beispiel wird auf der Webseite seminarunterlagen.info im Ordner training das
Word-Dokument schulung.doc gespeichert:
Auf einem Web-Server speichern
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern]. In einer weiteren Dialogbox tragen Sie den Benutzernamen (ID) und das
Kennwort ein.
ID und Kennwort eingeben
4.11 Sicherheit
In Word, Excel und PowerPoint finden Sie in der Menüleiste unter Extras, Optionen die Registerkarte Sicherheit:
Extras, Optionen, Registerkarte Sicherheit
Hier ist die Kennwortvergabe für Dateien eingeordnet und Sie können digitale Signaturen einfügen. Wenn Sie Dateien mit einer digitalen Signatur versehen, wird beim Öffnen bestätigt,
dass die Datei nicht geändert wurde.
Ein digitales Zertifikat können Sie bei einer kommerziellen Zertifizierungsstelle erwerben oder
vom Administrator Ihres Unternehmens zuteilen lassen.
4.12 Office-Tool – Texterkennung
Mit Office 2003 werden verschiedene Tools mitgeliefert, die Sie über den Menüweg Start, (Alle) Programme, Microsoft Office, Microsoft Office Tools aufrufen können.
Microsoft Office Tools aufrufen
Dort finden Sie auch das Hilfsprogramm Microsoft Office Document Imaging, mit dem Sie
Texte,


die eingescannt wurden (dafür brauchen Sie natürlich die passende Hardwareausstattung
– Scanner!!) oder
als Grafikdatei im TIF-Format vorliegen,
in bearbeitbaren Text umwandeln und an Word zur weiteren Bearbeitung senden können (OCR
– Optical Character Recognition = optische Texterkennung).
Normalerweise müssen Sie umgewandelten Text in Word manuell nachbearbeiten, da die Qualität von vielerlei Faktoren, wie Qualität des Ausgangsdokuments, verwendete Schriftarten und
–größen, abhängig ist.
Starten Sie das Document Imaging über Start, (Alle) Programme, Microsoft Office, Microsoft Office Tools, Microsoft Office Document Imaging. Öffnen Sie die TIF-Datei und wählen Sie anschließend in der Menüleiste von Imaging Extras, Texterkennung mit OCR:
Texterkennung mit OCR
Die Texterkennung wird gestartet und wandelt
den Text der Datei um.
Anschließend wählen Sie in der Menüleiste
Extras, Text an Word senden. Legen Sie im
Dialogfenster Text an Word senden fest, ob
Sie nur die ausgewählten oder alle Seiten
nach Word "übergeben" möchten. Klicken Sie
auf [_OK_].
Fortschrittsbalken
Danach können Sie sich das Ergebnis der
optischen Texterkennung in Word ansehen.
Sie sollten aber an das Ergebnis nicht zu hohe
Ansprüche stellen.
Beim Scannen von Dokumenten mit Microsoft
Office Document Imaging können Sie zwar die
Wörter einer Seite erfassen, Layout und Format des Originaldokuments gehen dabei jedoch verloren.
Ein Word-Dokument erstellen
Drucken mit dem MS Office Document Image Writer
Wenn Sie ein Word-Dokument an andere Personen weitergeben möchten, haben Sie natürlich
die Möglichkeit das Dokument auf Papier auszudrucken. Ein Papierausdruck hat Vor- und
Nachteile. Ein großer Nachteil ist sicherlich, dass der Transport über größere Entfernungen mit
der normalen Briefpost sehr viel Zeit braucht und auch durchaus hohe Kosten verursachen
kann. Ein Vorteil ist aber, dass der Empfänger das Dokument in den von Ihnen gewünschten
Formatierungen (Zeichen, Absatz, Seite) bekommt. Verschicken Sie dagegen das Dokument
als Datei im Word-Format, z.B. in einem eMail-Anhang, besteht die Gefahr, dass das WordDokument auf dem Computer des Empfängers verfälscht dargestellt wird, da beispielsweise
auf diesem Computer die von Ihnen verwendeten Schriften nicht installiert sind.
Möchten Sie die Vorteile des Papierausdrucks (Original-Formatierung) mit den Vorteilen des
elektronischen Dokuments (eMail-Versand) verbinden, bietet Ihnen MS Office 2003 das MDIDateiformat an. Hierzu wählen Sie im Dialogfenster Drucken im Listenfeld Name den Microsoft Office Document Image Writer aus:
Den Microsoft Office Document Image Writer auswählen
Nehmen Sie die weiteren von Ihnen gewünschten Einstellungen im Dialogfenster Drucken vor
und klicken Sie auf [_OK_]. Da ja in eine Datei "gedruckt" wird, öffnet sich nun das Fenster
Speichern unter, in dem Sie den Ordner einstellen und eventuell eine Änderung des vorgeschlagenen Dateinamens vornehmen:
Ordner- und Dateiname festlegen
Wenn am unteren Rand dieser Dialogbox das Kontrollfeld Dokumentbild anzeigen aktiviert
ist, wird nach einem Klick auf die Schaltfläche [Speichern] das Programm Microsoft Office
Document Imaging geöffnet, in dem die MDI-Datei angeschaut werden kann:
Das Programm Microsoft Office Document Imaging
Voraussetzung zum Öffnen einer MDI-Datei ist das Leseprogramm: der Viewer Microsoft Office Document Imaging. Mit
Hilfe dieses Programms kann der Empfänger verschiedene Markierungen und Anmerkungen dem Text beifügen und speichern
und dann diese kommentierte MDI-Datei an den Absender wieder
zurückschicken.
Abschließend sollte noch darauf hingewiesen werden, dass Sie
das Drucken in eine MDI-Datei aus jedem Programm vornehmen
können. Der Druckertreiber Microsoft Office Document Image
Writer ist ja, wie jeder andere Drucker auch, in dem Betriebssystem Windows installiert und kann daher von jedem Programm
angesprochen werden, das über einen Druckbefehl verfügt.
Markierungen und Anmerkungen
dem Text beifügen
5
Word
Word bringt einige neue Funktionalitäten mit. Unter anderem wurden die Formatvorlagen und
der Serienbrief in den Aufgabenbereich gesetzt und neu organisiert. Auch gibt es zwei neue
Arten von Formatvorlagen. Bei den Aufzählungszeichen können nun auch Grafiken verwendet
werden und Word erlaubt jetzt die Markierung nicht zusammenhängender Textteile.
5.1
Formatvorlagen
Für Word hat Microsoft erhebliche Veränderungen für das Handling der Formatvorlagen durchgeführt, um insbesondere Einsteigern die Arbeit zu erleichtern. Für Anwender, bei denen Formatvorlagen schon zum "täglichen Brot" gehören ist, die Handhabung m. E. etwas gewöhnungsbedürftig.
Es wurden zwei neue Arten von Formatvorlagen – für Listen und Tabellen – dem Formatvorlagenkatalog hinzugefügt. Die Menüauswahl heißt jetzt Format, Formatvorlagen und Formatierung und wird als Aufgabenbereich eingeblendet.
Aufgabenbereich "Formatvorlagen und Formatierung"
Im Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung können Sie Formatierungen eines Textes erstellen, anzeigen, auswählen, zuweisen und wieder löschen.
Dokument mit dem Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung
5.2
Formatvorlage erstellen
Wir wollen jetzt die Zeichen- und Absatz-Formate von der Cursorposition auf eine Formatvorlage übertragen:
1.
Klicken Sie auf das Symbol
in der Formatleiste, oder rufen Sie den Menüweg Format,
Formatvorlagen und Formatierung auf. Der Aufgabenbereich Formatvorlagen und
Formatierung erscheint:
2.
Klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche [Neue_Formatvorlage].
3.
In dem Dialogfenster Neue Formatvorlage tragen Sie im Feld Name ein, in dem nachfolgenden Beispiel Linker Einzug
4.
Der Typ Absatz sollte im Listenfeld Formatvorlagentyp bereits
vorgewählt sein.
Formatvorlagentyp
5.
Über Schaltflächen könnten Sie hier direkt
im Dialogfenster die gebräuchlichsten Zeichen- und Absatz-Formatierungen vornehmen. Das soll aber jetzt nicht geändert werden.
6.
Schließen Sie das Dialogfenster über die
Schaltfläche [__OK__].
7.
Im Aufgabenbereich klicken Sie auf die neue
Formatvorlage Linker Einzug. Damit weisen Sie diese Vorlage dem aktuellen Absatz
zu.
8.
In der Symbolleiste oben links steht in dem
Listenfeld der Name der neuen Formatvorlage:
Sehr hilfreich ist auch das Anzeigen der Formatierungsinformationen. Drücken Sie dazu die
Tastenkombination (ª_)+(F1). Klicken Sie nun
auf einen Text in Ihrem Dokument. Word zeigt
Ihnen rechts im Aufgabenbereich die Formatierungen dieser Textstelle an (Seite 46).
5.3
Eine neue Formatvorlage definieren
Formatvorlage verwenden
Um nun Formatierungen mit Hilfe einer Formatvorlage auf einen Absatz zu übertragen, stellen
Sie den Cursor in diesen Absatz. Mit der Maus können Sie bei gedrückter (Strg)-Taste auch
mehrere getrennte Absätze markieren. Eine Formatvorlage kann nun übertragen werden:

Klicken Sie mit der Maus auf den Listenpfeil in der FormatSymbolleiste, links von der Schriftart. In der aufgeklappten Liste wählen Sie die Formatvorlage aus oder

im Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung klicken Sie in der Liste auf den
Formatvorlage-Namen.
Wenn Sie in einem Absatz, bzw. am Ende eines Absatzes mit der (¢)-Taste eine Absatzschaltung durchführen, wird die aktuelle Formatvorlage für den neuen Folgeabsatz übernommen.
Dies können Sie aber im Dialogfenster Formatvorlage ändern (Seite 43) auch anders einstellen.
Die Informationen über die Absatzformatierungen sind in der Absatzmarke ¶ enthalten. Wenn
Sie eine Marke löschen, wird der zugehörige Text mit dem nachfolgenden Absatz verbunden
und übernimmt damit auch die Formatierungen des nachfolgenden Absatzes. Sie können eine
markierte Marke auch kopieren.
5.4
Ändern der Formatvorlagen
Wenn Sie nun gleichzeitig bei allen Absätzen mit der Formatvorlage "Linker Einzug" die Formatierung ändern wollen, ist es sehr zweckmäßig, zunächst den Cursor in einen Absatz mit
dieser Vorlage zu stellen. Es ist zwar nicht unbedingt notwendig, aber mit einem Mausklick auf
eine Formatierung im Aufgabenbereich wird diese Formatierung auf den Absatz an der Cursorposition übertragen. Und dann könnte leicht ein falscher Absatz formatiert werden.
1.
Suchen Sie im Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung die Vorlage "Linker Einzug". Dazu können Sie
auch die rechts stehende Bildlaufleiste benutzen.
2.
Klicken Sie bei der Formatvorlage "Linker Einzug" auf den
Listenpfeil .
3.
In der Liste klicken Sie auf Ändern:
Das Dialogfenster Formatvorlage ändern wird geöffnet:
Aufgabenbereich
Die Formatvorlage ändern
4.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Format].
5.
In dem Untermenü wählen Sie ein Format aus, z.B. Absatz.
6.
Ändern Sie die Formatierungen und schließen Sie das Dialogfenster
über die Schaltfläche [_OK_].
7.
Auch das Dialogfenster Formatvorlage ändern schließen Sie über
[_OK_].
Untermenü
Schnelles Ändern einer Formatvorlage
Bedauerlicherweise hat Microsoft auf das Fenster Formatvorlage bearbeiten, mit dem ein
schnelles Ändern einer Formatvorlage ohne Dialogfenster bisher möglich war, verzichtet. Der
Grund: Jede direkte, harte Formatierungsart wird jetzt als eigene Formatierung im Aufgabenbereich und in der Schaltfläche Formatvorlage oben links in der Format-Symbolleiste angezeigt. Das Einstellen dieser Anzeige ist im nächsten Abschnitt beschrieben.
Diese Dialogbox gibt es nicht mehr
Falls Sie die Formatierung eines Textes ändern und dem Text wieder die Formatvorlage zuweisen, wird automatisch der Markierung wieder die entsprechende Formatvorlage zugewiesen. Dies entspricht der zweiten Option in der oben stehenden Dialogbox Formatvorlage bearbeiten aus Office 97/2000.
Die Liste im Aufgabenbereich einstellen
Die rechts stehende Liste aus dem Aufgabenbereich kann
für Sie sehr unterschiedliche Formatierungen und Formatvorlagen bereitstellen und bei größeren Dokumenten
eventuell sehr unübersichtlich werden. Dies gilt auch für
die Darstellung im Listenfeld Formatvorlage oben in der
Symbolleiste:
Ein Ausschnitt aus dem Aufgabenbereich
Daher ist es sehr zweckmäßig, dass Sie die Auswahl in der Liste einstellen können. Bitte achten Sie auf die unterschiedlichen Begriffe Formatierungen und Formatvorlagen. Bei Formatierungen sind auch alle harten, direkten Formatierungen enthalten. Sie erkennen im Aufgabenbereich eine Formatvorlage und deren Typ an einem zusätzlichen Zeichen rechts vom Namen:
Absatz
Zeichen
Tabelle
Liste
Zum Einstellen klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf den
Listenpfeil bei Anzeigen. In der rechts stehenden Liste legen Sie
die Darstellung fest. Wenn Sie in der Liste die Zeile Benutzerdefiniert anklicken, wird das nachfolgende Dialogfenster geöffnet, in
dem Sie besonders detailliert die Darstellung festlegen können:
Die Darstellung auswählen
Die Darstellung benutzerdefiniert festlegen
Über die Kontrollfelder
und über das Feld Kategorie stellen Sie die Listen im Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung und im Symbol Formatvorlage in der Symbolleiste
zusammen. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche [_OK_]. Wenn Sie die Einstellungen nach dem vorherigen Bild vorgenommen haben, wird im Aufgabenbereich nur die
benutzerdefinierte Vorlage "Linker Einzug" angezeigt:
Im Aufgabenbereich wird nur die benutzerdefinierte
Formatvorlage "Linker Einzug" angezeigt
Gleich formatierte Textstellen markieren und bearbeiten
Damit Sie mit wenigen Aktionen alle gleich formatierten Textstellen markieren und löschen
oder umformatieren können, überprüfen Sie zuerst, ob das Kontrollkästchen
Formatierung mitverfolgen,
unter Extras, Optionen, Bearbeiten aktiviert ist. Anschließend zeigen Sie mit der Maus auf
die Formatvorlage im Aufgabenbereich und klicken auf den Listenpfeil . Im geöffneten Menü
wählen Sie Alle Instanzen … markieren.
Kontextmenü
5.5
Formatierung anzeigen
Sehr hilfreich ist das Anzeigen der Formatierungsinformationen.
Markieren Sie Text in Ihrem Dokument. Drücken Sie nun die
Tastenkombination (ª_)+(F1). Word zeigt Ihnen rechts im Aufgabenbereich die Formatierungen dieser Textstelle an.
Im Bereich Formatierung des markierten Textes sind die einzelnen Formatierungen (z. B. Schriftart, Absatz) über Links erreichbar. Durch Klicken auf den Link kann bequem in das entsprechende Dialogfenster gewechselt werden.
Bei Aktivierung des Kontrollkästchens
Formatvorlagenquelle kennzeichnen
wird Ihnen angezeigt, von welcher Zeichen- bzw. Absatzformatvorlage die Formatierungen stammen.
Wenn die unten stehende Option
Alle Formatierungszeichen anzeigen
Aufgabenbereich
aktiviert ist, können Sie sich die Formatierungsunterschiede zwischen zwei Textstellen anzeigen lassen. Aktivieren Sie zuerst das Kontrollkästchen und stellen Sie dann den Cursor in den
zweiten Textteil, mit dem Sie vergleichen möchten.
Unter Menü Extras, Optionen, Bearbeiten finden Sie zwei neue Kontrollkästchen, mit denen
Sie die Formatierung mitverfolgen und die Inkonsistenz bei Formatierungen markieren
können. Diese beiden Einstellungen können allerdings die Leistung von Word bzw. des Rechners beeinflussen – falls der PC also Probleme mit den Ressourcen hat, sollten Sie die beiden
Kontrollkästchen besser deaktivieren.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
Formatierung mitverfolgen,
wenn Word bei der Texteingabe Formatierungsinformationen mitverfolgen oder speichern soll,
so dass Sie sie problemlos an anderer Stelle anwenden können.
Während der Eingabe können Sie die Formatierung auf Abweichungen von der Formatvorlage
überprüfen:
Inkonsistenz bei Formatierungen markieren.
Extras, Optionen, Registerkarte Bearbeiten
Word kennzeichnet Formatinkonsistenzen durch blaue, wellenförmige Unterstreichungen. Zum
Verwenden dieser Option muss ebenfalls das Kontrollkästchen
Formatierung mitverfolgen
aktiviert sein.
Formatvorlage löschen
Zeigen Sie mit der Maus auf die zu löschende Formatvorlage im Aufgabenbereich in der Liste
Wählen Sie eine Formatierung und klicken Sie auf den Listenpfeil . Im geöffneten Menü
wählen Sie Löschen.
Formatvorlage löschen
Sie erhalten ein Meldungsfenster, in dem Sie das Löschen der Formatvorlage nochmals bestätigen.
Löschen bestätigen
Falls vorher noch Text mit der gelöschten Vorlage formatiert war, wird die Formatvorlage
Standard angewendet.
Neue Formatvorlagen "Liste" und "Tabelle"
Neu in Word ist die Möglichkeit, Formatvorlagen für Aufzählungen und Tabellen zu definieren,
mit denen Sie das Erscheinungsbild in Dokumenten, in denen mehrere Listen und/oder Tabellen enthalten sind, vereinheitlichen können.
Listenformatvorlage
Blenden Sie über Format, Formatvorlagen
und Formatierung den Aufgabenbereich ein
und klicken Sie auf [Neue_Formatvorlage].
Geben Sie im Dialogfenster Neue Formatvorlage einen Namen für Ihre neue Formatvorlage ein, z.B. Neue_Liste. Klicken Sie im Bereich Formatvorlagentyp auf den Pfeil
.
Wählen Sie dort Liste aus.
Neue Formatvorlage
Nun können Sie im Bereich Formatierung für die einzelnen Ebenen (falls Sie mehrere benötigen) die Aufzählungs- bzw. Nummerierungsformate und Textformatierungen einstellen.
Formatierungen einstellen
Klicken Sie anschließend auf [_OK_] und die neue Formatvorlage ist einsatzbereit.
Wählen Sie den Menüweg Format, Nummerierung und Aufzählungszeichen.
Dort entdecken Sie eine neue Registerkarte Listenformatvorlagen.
Neue Registerkarte Listenformatvorlagen
Hier können Sie entweder eine bereits bestehende Listenformatvorlage auswählen oder über die Schaltfläche [Hinzufügen] eine neue Listenformatvorlage erstellen.
Tabellenformatvorlage
Tabellenformatierungen sind mitunter sehr zeit- und arbeitsaufwendig. Durch die Einführung
der Tabellenformatvorlagen kann dieser Aufwand wesentlich verringert werden und die Formatvorlagen – wie auch jede andere – in andere Dokumente und Dokumentvorlagen kopiert
bzw. übernommen werden.
Wählen Sie in der Menüleiste Tabelle, AutoFormat für Tabellen.
Im geöffneten Dialogfenster können Sie eine der angebotenen Tabellenformatvorlagen
[Ändern…] oder über die Schaltfläche [Neu…] eine neue definieren.
Tabellenformatvorlagen ändern bzw. neu definieren
Klicken Sie auf [Neu…] und geben Sie einen Namen für Ihre neue Tabellenformatvorlage ein.
Nehmen Sie die gewünschten Formatierungen (z. B. Linienstärke, -art, -farbe) vor und klicken
Sie auf [_OK_].
Formatierungen einstellen
Möchten Sie die markierte Formatvorlage für die aktuelle Tabelle übernehmen, verlassen Sie
das Dialogfenster Tabelle AutoFormat über die Schaltfläche [Übernehmen], sonst klicken Sie
auf [Schließen].
Die neue Tabellenformatvorlage übernehmen
Die neue Tabellenformatvorlage ist fertig gestellt und kann zukünftig auch über den Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung ausgewählt werden.
Sie können natürlich eine neue Tabellenformatvorlage auch über den Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung mit der Schaltfläche [Neue_Formatvorlage]
einrichten.
Tabelle mit der Maus verschieben
Sie können eine Tabelle in Word 2003 einfach mit der Maus an eine andere Stelle verschieben:
1.
Wenn Sie mit der Maus auf die Tabelle zeigen, wird an der oberen linken Ecke der Tabelle
der Ziehpunkt
angezeigt.
2.
Führen Sie die Maus auf diesen Tabellen-Ziehpunkt. Am Mauszeiger sehen Sie
noch zusätzlich einen Vierfachpfeil.
3.
Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie die Tabelle an die neue Position.
Kompatibilität mit älteren Versionen
Wenn Sie in einer Word 2003-Datei Tabellenformatvorlagen verwenden und diese Datei in
Word 97 oder 2000 öffnen, behalten die Tabellen zwar die Rahmen und Schattierungen und
manuell zugewiesenen Formatierungen. Die Tabellenformatvorlage mit allen Schriftformatierungen geht jedoch verloren, sobald Sie die Datei einmal mit Word 97 oder 2000 geöffnet haben.
5.6
Format übertragen
Wenn Sie einen Text formatiert haben, können Sie dieses Format auf einen anderen Text auf
zwei verschiedenen Wegen übertragen:

Sie erstellen eine Formatvorlage. Oder

Sie verwenden das Symbol Format übertragen
5.7
:
1.
Markieren Sie einen fertig formatierten Textteil.
2.
Klicken Sie auf das Symbol Format übertragen.
3.
Der Mauszeiger hat sich geändert:
. Sie fahren mit der Maus über den Text, der
das gleiche Format erhalten soll. Wenn Sie verschiedene Stellen mit dem neuen
Format überstreichen wollen, führen Sie einen Doppelklick auf das Symbol aus. Mit
einem einfachen Klick auf diese Schaltfläche oder mit der (Esc)-Taste schalten Sie
die Funktion wieder aus.
Zusammenfassung Formatvorlagen
Formatvorlage neu erstellen
1. Den Cursor im Absatz positionieren.
2. Wenn der Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung nicht geöffnet
ist, klicken Sie auf das Symbol in der Formatleiste.
3. Die Schaltfläche [Neue_Formatvorlage] im Aufgabenbereich anklicken.
4. Das Dialogfenster Neue Formatvorlage erscheint. Die Zeichen- und Absatzformate
des aktuellen Absatzes werden beschrieben.
5. Im Feld Name den Vorlagenamen eintragen.
6. Im Listenfeld Formatvorlagentyp auswählen: Absatz, Zeichen, Tabelle oder Liste.
7. Das Dialogfenster über die Schaltfläche [__OK__] schließen.
8. Im Aufgabenbereich auf die neue Formatvorlage klicken. Damit weisen Sie diese Vorlage dem aktuellen Absatz zu.
9. In der Symbolleiste steht oben links der Name der aktuellen Formatvorlage.
Formatvorlage verwenden
1. Cursor im Absatz positionieren, mit der Maus können Sie bei gedrückter (Strg)-Taste
auch mehrere getrennte Absätze markieren.
2. Im Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung oder aus dem Listenfeld in
der Symbolleiste die Vorlage auswählen.
Formatvorlage ändern
1. Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung öffnen.
2. Bei der zu ändernden Formatvorlage auf den Listenpfeil
klicken.
3. Den Befehl Ändern auswählen.
4. Die gebräuchlichsten Formatierungen können Sie direkt im Dialogfenster Formatvorlage ändern vornehmen, oder Sie klicken auf [Format].
5. Das Format auswählen und ändern.
6. Formatfenster schließen über die Schaltfläche [_OK_].
7. Dialogfenster Formatvorlage ändern schließen mit [_OK_].
Formatvorlagen speichern
Die Formatvorlagen gehören zum Dokument. Sie werden mit dem Dokument gespeichert:
Menü Datei, Speichern oder Symbol Speichern oder Tastenkombination (Strg)+(S).
Über Menü Extras, Vorlagen und Add-Ins, [Organisieren] können die Formatvorlagen
auch auf andere Dokumente oder auf Dokumentvorlagen (z.B. Normal.dot) übertragen
werden.
5.8
Bildschirmansichten
Für die Bearbeitung und Darstellung eines Dokuments bietet Ihnen Word verschiedene Bildschirmansichten. Die Unterschiede sind hauptsächlich durch die Arbeitsgeschwindigkeit des
Computers, der Geschwindigkeit des Bildschirmaufbaus, einer ausdruckähnlichen Darstellung
und dem verwendeten Bildschirm begründet. Neben dem Menüaufruf zum Ändern der Ansicht
und den Symbolen in der Standard-Symbolleiste, stellt Word Ihnen weitere vier Symbole im
unteren linken Teil des Word-Fensters zur Verfügung.
Normal
Menü Ansicht, Normal oder Symbol unten links, oberhalb der
Statusleiste: Schriften und Zeilenwechsel werden druckbildähnlich angezeigt. Kopf- und Fußzeilen und Spaltendarstellung
werden nicht gezeigt.
Weblayout
Menü Ansicht, Weblayout oder Symbol: Darstellung eines Textes wie in einem Webbrowser.
Seitenlayout
Gliederung
Lesemoduslayout
Weblayout
Normal
Seitenlayout
Menü Ansicht, Seitenlayout oder Symbol unten links: Zeigt den Text wie beim Ausdruck.
Eine uneingeschränkte Bearbeitung des Textes ist möglich. Die Daten in Kopf- und Fußzeilen, z.B. Seitennummerierung, werden grau dargestellt. Mit Mausdoppelklick können
Sie die Kopf- und Fußzeilen bearbeiten.
Nur in dieser Ansicht gibt es die Möglichkeit, Leerräume aus- und einzublenden, um
Platz auf dem Bildschirm zu sparen. Kopf- und Fußzeile werden dann nicht angezeigt. So
blenden Sie den weißen Leerraum am oberen und unteren Seitenrand sowie den grauen
Zwischenraum zwischen den Seiten aus:
Zeigen Sie mit der Maus auf den grauen Streifen zwischen zwei Seiten. Das Aussehen des Mauszeigers ändert sich: . Mit einem Klick
blenden Sie die Leerräume aus. Der Seitenrand wird jetzt durch eine
dicke schwarze Linie dargestellt. Genauso können Sie mit einem
Mausklick die Leeräume wieder einblenden.
Das Aus- und Einblenden der Leerräume kann auch über den Menüweg Extras, Optionen
auf der Registerkarte Ansicht vorgenommen werden:
Leerräume aus- und einblenden
Gliederung
Menü Ansicht, Gliederung oder Symbol unten links: Sehr nützlich bei wissenschaftlichen
Textdarstellungen, um nur die Überschriften anzuzeigen und den Text umzustellen.
Lesemoduslayout
Menü Ansicht, Lesemoduslayout oder Symbol unten links. Dieser Modus optimiert das
Lesen des Textes am Bildschirm und orientiert sich nicht an den Druckseiten. Der Text
kann bearbeitet werden. Über das Ansicht-Menü wählen Sie danach wieder einen anderen Modus aus.
Dokumentstruktur
Menü Ansicht, Dokumentstruktur oder Symbol in der Standard-Symbolleiste. Mit diesem
Befehl blenden Sie zusätzlich links vom Dokument ein Inhaltsverzeichnis ein. Die Dokumentstruktur kann in jeder Bildschirmansicht einund ausgeschaltet werden.
Anzeigegröße
Menü Ansicht, Zoom oder Listenfeld in der Standard-Symbolleiste anklicken. In verschieden Größen können Sie den Bildschirm zwischen 10% und 500% zoomen (Zoomen
auch auf der Seite 55).
Ganzer Bildschirm
Menü Ansicht, Ganzer Bildschirm. In dieser Ansicht sehen Sie nur das Dokument auf
dem Bildschirm. Symbolleisten etc. werden ausgeblendet.
Seitenansicht (Druckvorschau)
Menü Datei, Seitenansicht oder Symbol. Hier können Sie bereits vor dem Ausdruck das
Aussehen (Layout) ihres Dokuments am Bildschirm überprüfen.
Dokumente nebeneinander vergleichen
Eine neue praktische Funktion ist der synchrone Bildlauf von zwei Dokumenten. Hierzu öffnen
Sie die Dateien und wählen Menü Fenster, Nebeneinander mit Dokumentname vergleichen.
Menüweg
Die Dokumente werden von Word neben- oder übereinander gestellt und beim Blättern wird der
Text in beiden Fenster gleichzeitig bewegt:
Synchroner Bildlauf ist eingeschaltet
Über den Menüweg Fenster, Ansicht "Nebeneinander" schließen oder über die gleichnamige
Schaltfläche in der Symbolleiste Nebeneinander vergleichen beenden Sie den synchronen
Bildlauf.
Blättern und Zoomen mit der Rad-Maus
Bei der Rad-Maus, auch Wheel-Maus oder IntelliMaus genannt, ist zusätzlich ein Rädchen
zwischen den beiden Tasten angebracht. Hiermit können Sie schnell bei großen Dokumenten
blättern. Das Rädchen der IntelliMaus bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, die aber zum
Teil von der Maus-Einstellung in der Windows-Systemsteuerung abhängig sind:

Führen Sie den Mauszeiger auf den Text, und drehen Sie nur das Rädchen,
ohne es zu drücken. Je nach Drehrichtung blättern Sie nach oben, bzw. nach
unten.

Zeigen Sie mit der Maus auf den Text, und drücken Sie kurz das Rädchen.
Der Mauszeiger ändert sein Aussehen: ein oder zwei kleine Dreiecke mit einem Punkt. Im Hintergrund das gleiche Symbol in grauer Farbe. Bewegen Sie
den schwarzen Mauszeiger oberhalb des grauen Hintergrundsymbols, blättert
Word den Text nach oben, also in Richtung Textanfang. Steht der Mauszeiger
unterhalb des grauen Symbols, wird der Text nach unten geblättert. Je größer
dabei der Abstand zwischen dem grauen Hintergrundsymbol und dem schwarzen Maussymbol ist, umso schneller bewegt sich der Text. Das Aussehen des
Rad-Mauszeigers ist vom Maus-Fabrikat, vom Maus-Programm (Treiber) und
von den Einstellungen im Maus-Programm abhängig!

5.9
Sie können mit der IntelliMaus auch den Text zwischen 10% und 500% zoomen: Zeigen Sie mit der Maus auf den Text, drücken und halten Sie die
(Strg)-Taste und drehen Sie das Rädchen.
Wenn Sie schnell wieder eine bestimmte Zoomstufe erreichen wollen, klicken
Sie auf die Zoom-Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste, und wählen Sie
aus der Liste die Prozentzahl aus.
Klicken und Eingeben
In der Web-, Seiten- und Lesemoduslayoutansicht ändert der Mauszeiger im Arbeitsbereich
je nach Position sein Aussehen. Hier bietet Word Ihnen an, größere Zwischenräume auf der
Seite nur durch Maus-Doppelklick zu überbrücken. Sie müssen nicht mehr, wie in früheren
Word-Versionen, erst mit der (¢)-Taste die entsprechende Anzahl von Leerzeilen (¶) eingeben. Dies erledigt Word für Sie. Wenn Sie nach dem Doppelklick feststellen, dass die neue
Texteingabe-Position doch nicht an der richtigen Stelle steht, können Sie den Schritt auch wieder rückgängig machen: Solange Sie noch keinen Text eingegeben haben, löschen Sie mit
einem Maus-Einfachklick wieder die eingefügten Leerzeilen. Zusätzlich können Sie auch noch
die Absatz-Ausrichtung, den Erstzeilen-Einzug oder eine Tabstoppposition für den Absatz
festlegen und dies alles mit einem Mausdoppelklick.
Voraussetzung ist allerdings, dass diese Funktion eingeschaltet ist. Überprüfen Sie dies über
den Menüweg Extras, Optionen auf der Registerkarte Bearbeiten:
Klicken und Eingeben
aktivieren.
Durch ein Zusatzsymbol am Mauszeiger erkennen Sie, wie Word nach dem Doppelklick die
Absatzformatierung vornehmen wird:
Das normale Aussehen des Mauszeigers im Arbeitsbereich. Darüber hinaus hat der
Mauszeiger auch immer diese Form, wenn das Klicken und Eingeben in den Optionen nicht eingeschaltet ist.
Ungefähr im Bereich der ersten Standardtabstoppposition, ca. 1,25 cm rechts vom
linken Druckrand, hat der Mauszeiger dieses Aussehen. Mit einem Doppelklick an
dieser Mauszeiger-Position fügt Word Leerzeilen vom Textende bis zu dieser Position ein. Die erste Zeile des neuen letzten Absatzes wird um den Wert der Standardtabstoppposition eingerückt. Die Absatz-Ausrichtung ist linksbündig.
Mit einem Doppelklick an dieser Mauszeiger-Position fügt Word Leerzeilen vom
Textende bis zu dieser Position ein. Ist der Mauszeiger mehr als 1,25 cm rechts
vom linken Druckrand entfernt, wird an der Position auch ein Tabstopp eingerichtet. Die Absatz-Ausrichtung ist linksbündig.
Ungefähr in der Mitte des Dokuments hat der Mauszeiger dieses Aussehen. Mit
einem Doppelklick an dieser Mauszeiger-Position fügt Word Leerzeilen vom Textende bis zu dieser Position ein. Die Absatz-Ausrichtung ist zentriert.
Im Bereich des rechten Druckrandes sehen Sie den Mauszeiger für die rechtsbündige Absatz-Ausrichtung. Mit einem Doppelklick an dieser Mauszeiger-Position fügt
Word Leerzeilen vom Textende bis zu dieser Position ein.
Die neuen Klicken und Eingeben Mauszeiger bietet Word an:

Rechts vom Cursor, wenn der Cursor in einem Absatz steht, der nur aus einer Zeile besteht. In der Zeile darf aber bereits Text stehen.

Rechts und unterhalb des Cursors (aktuelle Schreibposition), wenn der Cursor am Textende steht.
Wenn Sie unterhalb des Textendes neuen Text eingeben wollen, Word Ihnen aber die neuen
Mauszeiger nicht anbietet, führen Sie vor dem Doppelklick erst einen Maus-Einmalklick an der
gewünschten Eingabeposition aus.
Word bietet Ihnen das Klicken und Eingeben in den folgenden
Situationen nicht an:

Bei Absätzen, in denen bereits ein Zeilenumbruch vorgenommen wurde, die also aus mehr als einer Zeile bestehen.



Bei Text, der mehrspaltig formatiert wurde.
Bei Listen mit Aufzählungszeichen oder Nummerierungen.
In der Normal, Gliederungs- und Seitenansicht.
Probieren Sie das Klicken und Eingeben am besten bei einem
neuen, leeren Dokument aus:
Eine Fehlermeldung
In der Seitenlayoutansicht mit Klicken und Eingeben Zwischenräume überbrücken
5.10 Duplexdruck
Falls Sie beidseitig drucken möchten, ist es empfehlenswert, zunächst zu überprüfen, ob nicht
vielleicht in Ihrem Drucker eine automatische Duplexeinheit vorhanden ist. Diese ist aber meist
nur bei teureren Laserdruckern eingebaut. Falls vorhanden, schalten Sie in den Drucker-Eigenschaften den Beidseitigen Druck ein. Das betreffende Dialogfenster ist vom Drucker abhängig.
Den automatischen Duplexdruck einschalten
(Dialogfenster ist druckerabhängig)
Manuell beidseitig drucken
Mit Word 2003 können Sie aber immer manuell beidseitig drucken. Dazu aktivieren Sie im
Dialogfenster Drucken (Menü Datei, Drucken) das Kontrollfeld
Manuell duplex. Bei mehrseitigen Dokumenten hält Word nach dem Ausdruck der kompletten Vorderseiten an, damit Sie
manuell den ganzen Papierstapel umdrehen und dem Drucker im normalen Papierbehälter
wieder zuführen können.
In dem angegebenen Druckbereich wird nur jede zweite Seite gedruckt, beginnend mit der
ersten. Sie müssen allerdings noch beachten, ob Ihr Drucker die bedruckten Seiten sichtbar
nach oben ablegt (Face-Up) oder nach unten (Face-Down). Bei manchen Druckern kann FaceUp oder Face-Down auch ausgewählt werden. Bitte schauen Sie im Handbuch nach.
Je nach dem ob Face-Up oder Face-Down abgelegt wird, muss entweder der erste Durchgang
umgekehrt gedruckt werden oder der zweite. Sonst muss das Papier per Hand neu sortiert werden: das untere Blatt nach oben.
Beim manuellen Duplexdruck ist als Vorderseite immer die erste Seite des Druckbereichs gemeint, unabhängig von einer ungeraden oder geraden Seitennummerierung.
Klicken Sie in dem Dialogfenster Drucken auf die
Schaltfläche [Optionen] und wählen Sie aus:
Bei Face-Up:
Blattvorderseite: druckt die
Vorderseiten in der umgekehrten Reihenfolge aus,
Rückseiten normal.
Oder:
Bei Face-Down:
Blattrückseite: druckt die
Vorderseiten in der normalen
Reihenfolge aus, Rückseiten
umgekehrt.
Umgekehrte Druckreihenfolge nicht aktivieren!
Dialogfenster Drucken, Optionen
Schließen Sie das Optionenfenster und starten Sie den Druck. Nach dem Ausdruck der Vorderseiten kommt die nachfolgende Meldung. Bevor Sie die ausgedruckten Vorderseiten wieder in
den Eingabeschacht legen, achten Sie unbedingt darauf, wie der Drucker das Papier aus dem
Schacht oder aus dem Behälter heraus nimmt, also auf welcher Seite das Papier (oben oder
unten) bedruckt wird. Legen Sie das Papier wieder in den Eingabeschacht des Druckers und
klicken Sie auf [_OK_].
Papier richtig eingelegt? Dann [_OK_].
Probieren Sie den manuellen Duplexdruck zunächst mit vier Druckseiten aus, um
das Prinzip kennen zu lernen. Markieren Sie eventuell vorher die Blätter.
5.11 Hintergrund und Wasserzeichen
Sie können Farbe und Fülleffekte für den Hintergrund über
den Menüweg Format, Hintergrund formatieren. Hintergründe werden nur in der Weblayoutansicht angezeigt und
eignen sich nicht für den Ausdruck. Wasserzeichen sind für
den Ausdruck konzipiert, dort können Sie zwischen einem
Schriftzug und einer Bilddatei wählen.
Ein Mausklick auf den Befehl Fülleffekte öffnet das folgende Dialogfenster, in dem Sie beispielsweise zwei Farben für den Hintergrund mischen können:
Untermenü Hintergrund
Wenn Sie
Einfarbig gewählt haben, dann
können Sie die Helligkeit der Farbe einstellen.
Mit Zweifarbig mischen Sie zwei Farben:
Zwei Farben mischen
Eine integrierte Farbeinstellung bestimmen
Sie über die Option Voreinstellung.
Probieren Sie auch die Registerkarten Struktur und Muster aus. Auf der Registerkarte
Grafik wählen Sie ein Bild für den Hintergrund
aus, vielleicht ein Firmenlogo.
Fenster Fülleffekte
Wasserzeichen
Einen raffinierten Effekt erzielen Sie mit einem Wasserzeichen. In dem Untermenü Hintergrund öffnen Sie das nebenstehende Dialogfenster mit einem Klick auf den Befehl
Gedrucktes Wasserzeichen.
Hier wählen Sie ein Bild aus oder geben einen
Text für das Wasserzeichen ein. Außerdem
schalten Sie in diesem Dialogfenster das
Wasserzeichen auch wieder aus.
Schließen Sie das Fenster mit [_OK_] und
überprüfen Sie die Formatierung in der Seitenlayoutansicht und in der Seitenansicht
(Druckbildvorschau), z.B.:
Den Hintergrund mit einem Wasserzeichen versehen
Das Wasserzeichen in der Druckbildvorschau
5.12 Was gibt's sonst noch Neues?
Blocksatz bei einer Zeilenschaltung
Eine Zeile, die mit einer Zeilenschaltung endet, kann bei der Ausrichtung Blocksatz am rechten
Rand ausgerichtet werden. Falls in dieser Zeile aber nur wenig Text steht, werden die Leerzeichen stark gedehnt. Falls Sie dies nicht wünschen, aktivieren Sie über den Menüweg Extras,
Optionen, Register Kompatibilität die folgende Funktion:
Zeichenabstände in Zeilen, die mit Umschalt-Eingabe enden, nicht erweitern.
Mehrfachauswahl
Sie können nicht zusammenhängende Dokumentbereiche auswählen, wodurch die Formatierung von Text an verschiedenen Stellen erleichtert wird. Markieren Sie dazu den ersten Bereich, drücken und halten Sie die (Strg)-Taste und markieren Sie dann alle weiteren Bereiche.
Praktische Wortzählung
Mithilfe der Symbolleiste Wörter zählen können Sie die aktuelle
Wortzählung in einem Dokument überprüfen, ohne jedes Mal das Dialogfeld Wörter zählen öffnen zu müssen. Klicken Sie dazu auf Ansicht, Symbolleisten,
Wörter zählen.
Über den Listenpfeil
die Zählart auswählen
Symbolleiste Wörter zählen
Neues Aussehen des Dialogfensters "Feld"
Das Dialogfeld Feld (über Menüleiste Einfügen, Feld) wurde rationalisiert und vereinfacht. In
früheren Versionen haben Sie verschiedene Dialogfelder verwendet, um ein Feld zu markieren
und seine Eigenschaften und Schalter festzulegen.
Eine Information als Feld einfügen
In Word 2003 können Sie alle Einstellungen in einem Dialogfenster vornehmen. Die Feldfunktionalität ist genau die gleiche – die Verbesserungen haben nichts an der darunter liegenden
Funktionalität und Flexibilität der Felder geändert.
Wenn Sie lieber manuell mit Feldfunktionen arbeiten, können Sie das immer noch. Klicken Sie
im Dialogfeld Feld auf die Schaltfläche [Feldfunktionen], damit in Word das bekannte Feld
Feldfunktionen eingeblendet wird. Klicken Sie dort auf [Optionen], um genau wie in den
früheren Versionen Eigenschaften und Schalter festzulegen.
Fenster in Taskleiste
Seit Office 2000 werden mehrere geöffnete Dateien von Word, Excel, PowerPoint und Access
als eigener Task in der Taskleiste angezeigt, so dass nicht nur über den Menüpunkt Fenster
das Wechseln zwischen mehreren geöffneten Dateien möglich ist.
Diese Option konnte allerdings für Excel, PowerPoint und Access ausgeschaltet werden, für
Word 2000 nicht – dies wurde jetzt bei Office XP nachgeholt. Klicken Sie auf Extras, Optionen, Registerkarte Ansicht. Dort können Sie diese Option über das Kontrollkästchen
Fenster in Taskleiste
aktivieren oder deaktivieren. Ist das Kontrollfeld deaktiviert, wird ein einziges Symbol für das
Office-Programm in der Windows-Taskleiste angezeigt.
Fenster in Taskleiste aktivieren/deaktivieren
Bilddateien als Aufzählungszeichen
Wie in PowerPoint, kann auch in Word als Aufzählungszeichen eine kleine Bilddatei verwendet
werden. Wählen Sie den Menüweg Format, Nummerierung und Aufzählungszeichen, markieren Sie das gewünschte Aufzählungsformat und klicken Sie auf [Anpassen].
Register Aufzählungszeichen
Im Dialogfenster Aufzählung anpassen klicken Sie auf die Schaltfläche [Bild…].
Aufzählung anpassen
Über die Schaltfläche [Importieren] können
Sie beliebige Bilder hinzufügen. Wählen Sie
ein Bildaufzählungszeichen aus dem Katalog
aus und klicken Sie auf [_OK_].
Bildaufzählungszeichen wählen
Eventuell müssen noch Tabstopps und Einzüge angepasst werden, anschließend beenden Sie
das Dialogfenster Aufzählung anpassen mit [_OK_].
Eine Einladung
Karl Kirschbauer
Leopoldstr. 27
80802 München
Tel. 089 3233847
(Datum)
Einschreiben
Firma
Klaus Weber
Hauptstr. 3
10324 Berlin
Zur längst versprochenen Mitternachtsfeier,
sehr geehrter Herr Weber,
möchte ich Sie herzlich einladen. Endlich habe ich mein Buch "Die Bedeutung der Escape-Taste in der
heutigen Zeit" herausgebracht und das muss gefeiert werden am
Samstag, dem 1. April
um 24.00 Uhr.
Also dann bis zum Samstag.
Mit vielen Grüßen
6
Text mischen (Serienbriefe)
Es kommt immer wieder vor, dass Sie einen gleichlautenden Brief an verschiedene Empfänger
schreiben müssen. Die meisten Teile des Textes bleiben gleich, nur einige Wörter verändern
sich, sind also variabel. Bei einer Schreibmaschine müssen Sie alle Briefe komplett neu
schreiben. Mit dem Programm Word schreiben Sie nur die variablen Textstellen neu, z.B. die
Empfängeranschrift.
Bei der Erstellung dieser so genannten Serienbriefe hilft Ihnen
der Seriendruck-Assistent im Aufgabenbereich. Sie benötigen
zwei verschiedene Dateien:

Hauptdokument
Diese Datei besteht aus dem Brief mit seinen gleichlautenden Textstellen. Für die veränderlichen (variablen)
Teile werden Platzhalter (Variablennamen) eingesetzt.

Datenquelle
Darin stehen die Textteile, die sich bei jedem Brief verändern, z.B. die Anschrift.
Beim Seriendruck werden diese beiden Dateien verbunden,
zusammengemischt.
Seriendruck-Assistent
im Aufgabenbereich
6.1 Variable
Der Begriff Variable taucht immer wieder im Computerwesen auf. Stellen Sie sich eine kleine
Schachtel vor, in der etwas aufbewahrt wird. Der Inhalt der Schachtel ist aber veränderlich, er
ist variabel. Nun geben Sie der Schachtel einen Namen, den Variablennamen. Da der Name
immer gleich bleibt, sprechen Sie die Variable (Schachtel) über ihren Namen an.
6.2 Feldname
Die variablen Textteile werden in der Datenquelle in eine Tabelle geschrieben.
Tabelle mit Feldnamen
Eine Tabelle besteht aus Spalten und Zeilen. Jede Spalte bekommt eine Überschrift. Diese
Spaltenüberschrift verwenden wir als Variablenname. In Word und in anderen Programmen
finden Sie dafür auch den Begriff Feldname. Die erste Zeile der Tabelle mit den Spaltenüberschriften wird Header genannt. Ab der zweiten Zeile werden die einzelnen Datensätze, die
Anschriften abgelegt.
Wenn Sie den Einladungsbrief an verschiedene Empfänger mit dem Seriendruck von Word
schreiben, sind folgende Teile variabel zu gestalten:

Frau oder Herrn

Nachname

Plz und Ort


Vorname
Straße

Anrede.
In einem Feldnamen dürfen Leerzeichen und bestimmte Sonderzeichen nicht enthalten sein.
Falls Sie Daten mit dem Ausland austauschen oder die Datenquelle in anderen Programmen
verwenden möchten, sollten Sie zusätzlich beachten: keine Umlaute, keine Sonderzeichen und
der Feldname sollte mit einem Buchstaben beginnen.
Fehlermeldung
6.3 Hauptdokument
Schließen Sie alle geöffneten Dokumentfenster über Menü Datei, Schließen. Erstellen Sie ein neues Dokument. Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf das Symbol
Neues leeres Dokument. Schreiben Sie den ersten Teil des Serienbriefes:
Karl Kirschbauer
Leopoldstr. 27¶
80802 München ¶
Tel. 089 3233847¶
¶
¶
¶
¶
Einschreiben¶
¶
(Datum)¶
Speichern Sie das Dokument unter dem folgenden Dateinamen ab:
Brief, Hauptdokument, Einladung zur Mitternachtsfeier
6.4
Seriendruck-Assistent
Damit Word dieses Dokument als Serienbrief erkennt, rufen Sie auf: Menü Extras, Briefe und
Sendungen, Serienbrieferstellung…. Der Aufgabenbereich Seriendruck erscheint.
Den Seriendruck-Assistenten aufrufen
Schritt 1 von 6
Im Aufgabenbereich Seriendruck wählen Sie im ersten Schritt
den Dokumenttyp Briefe und klicken auf
Weiter:Dokument wird gestartet.
Schritt 2 von 6
Als Startdokument soll die Option
Aktuelles Dokument verwendet werden.
Danach gehen Sie
Weiter:Empfänger wählen.
Schritt 1 von 6
6.5 Datenquelle
Die Adressen für das Einladungsschreiben können Sie nicht nur in Word neu eingeben, sondern auch bestehende Adressen verwenden. Sie können dafür Adressbestände aus Outlook,
Excel, Access oder aus anderen Programmen einsetzen. Wenn Sie mit dem SeriendruckAssistenten eine neue Datenquelle erstellen, wird diese als Office Adressliste im AccessDatenbankformat gespeichert.
Schritt 3 von 6
1.
Im dritten Schritt wählen Sie die Empfänger:
2.
Klicken Sie auf
Neue Liste eingeben.
Erstellen… Eine Eingabemaske mit der Standard-Adressliste erscheint:
Schritt 3 von 6
Eingabemaske mit der Standard-Adressliste
3.
Da die Struktur der Adressliste etwas verändert werden soll, klicken Sie auf die Schaltfläche [Anpassen].
4.
Word bietet Ihnen Feldnamen an, die Sie gleich verwenden können. Es sind aber auch
einige Namen zu löschen und neue Feldnamen hinzuzufügen.
Die Feldnamen verändern
5.
Feldnamen entfernen:
Löschen Sie die folgenden Feldnamen, indem Sie links im Listenfeld mit der Maus den
Namen markieren und dann die Schaltfläche [Löschen] anklicken. Bei der darauf folgenden
Sicherheitsmeldung bestätigen Sie das Löschen mit [_Ja_].
Titel
Firmenname
Adresszeile1
6.
Adresszeile2
Bundesland
Land
Telefon privat
Telefon beruflich
E-Mail-Adresse
Die Reihenfolge der Feldnamen verändern:
Sie können die Reihenfolge der Feldnamen innerhalb der Liste verändern. Markieren Sie die Zeile Postleitzahl, und klicken Sie einmal auf
die Schaltflächen [Nach_oben]. Der Feldname steht jetzt zwischen
Nachname und Ort.
7.
Neue Feldnamen hinzufügen:
Ein Feldname muss mit einem Buchstaben beginnen und darf
kein Leerzeichen und (fast) kein Sonderzeichen enthalten.
Klicken Sie in dem Dialogfenster Adressliste anpassen auf
die Schaltfläche [Hinzufügen]. In der folgenden Textzeile tippen Sie Anrede1 ein und klicken auf [_OK_].
Hier den neuen
Feldnamen eingeben
Ein neues Feld wird unterhalb der blauen Markierung eingefügt. Mit den Schaltflächen
[Nach_oben] und [Nach_unten] im rechten Bereich verschieben Sie den neuen Feldnamen
vor das Feld Vorname.
Fügen Sie noch zwei weitere neue Feldnamen hinzu:
Straße, verschieben vor Postleitzahl und
Anrede2, ans Ende der Liste:
Die angepasste Adressliste
8.
Schließen Sie das Fenster über die Schaltfläche [_OK_].
9.
Um Ihnen die Eingabe der Daten zu erleichtern, stellt Ihnen Word ein Datenformular
(Eingabemaske) zur Verfügung:
Dateneingabe-Maske
Hier tragen Sie die einzelnen Datensätze (Anschriften) ein. Einen Eintrag in ein Feld
schließen Sie mit der
(¢)-Taste
ab. Auch am Ende eines Datensatzes drücken Sie die (¢)-Taste. Sie bekommen dann eine neue, leere Datenmaske.
Wollen Sie innerhalb eines Datensatzes rückwärts zu einem Feld gehen, drücken Sie die
Tastenkombination (ª_)+(ÿ) Tabtaste, oder Sie klicken mit der Maus in das Feld.
Anzahl der Felder in der Datenquelle
In einer Datenquelle sind mindestens alle Datenfelder aufzunehmen, die im Hauptdokument
benötigt werden. Sie können aber darüber hinaus in der Datenquelle noch weitere Felder eintragen. Das bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie die zusätzlichen Felder für den aktuellen
Serienbrief nicht benötigen, sie aber für eine spätere Aktion bereitstellen wollen.
Ihre Aufgabe
Tragen Sie die Anschriften ein, und [Schließen] Sie nach dem letzten Datensatz die Eingabemaske:
Anrede1
Vorname
Nachname
Straße
Frau
Lore
Reuter
Bauerstr. 6 84489
Burghausen e Frau
Herrn
Klaus
Anita
Weber
Hauptstr. 3 10324
Berlin
er Herr
Heintz
Bachweg 2 33607
Bielefeld
e Frau
Frau
Postleitzahl
Ort
Anrede2
Die Daten können Sie auch später immer wieder verändern, löschen und neue hinzufügen:
Dazu klicken Sie im Schritt 3 von 6 auf
Empfänger bearbeiten…
Adressliste speichern
Nach dem [Schließen] wird das Dialogfenster Adressliste speichern geöffnet. Wählen Sie
zunächst das Laufwerk und den Ordner aus, und geben Sie dann den folgenden Dateinamen
ein:
Brief, Adressliste
Klicken Sie auf [Speichern]. Das Dialogfenster Seriendruckempfänger wird geöffnet:
Die Empfängerliste nach dem Abspeichern
Schließen Sie das Fenster Seriendruckempfänger über die Schaltfläche [_OK_].
Der Dateiname der Adressliste mit der Endung
.mdb ist jetzt im Aufgabenbereich eingetragen.
Endlich können Sie Schritt 3 von 6 beenden.
Klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Zeile
Weiter:Schreiben Sie Ihren Brief.
Schritt 3 von 6
mit gewählter Liste
6.6 Datenfelder einfügen
Ist im Hauptdokument, zwischen der Formatleiste und dem Lineal, die Symbolleiste für den
Seriendruck eingefügt? Wenn das nicht der Fall ist, können Sie mit der rechten Maustaste
oben auf eine Symbolleiste klicken und in dem Kontextmenü die Leiste
Seriendruck aktivieren. Oder Sie rufen auf: Menü Extras, Briefe und Sendungen, Symbolleiste einblenden:
Symbolleiste für den Seriendruck
Schritt 4 von 6
Für die variablen Textstellen sind jetzt Seriendruckfelder mit
den Feldnamen in das Hauptdokument einzufügen. Damit Word
diese aber auch als Datenfelder erkennen kann, ist eine besondere Vorgehensweise zu beachten:
1.
Positionieren Sie im Hauptdokument den Cursor an der
Einfügestelle für die Anrede1 Frau bzw. Herrn.
2.
Klicken Sie in der -Symbolleiste auf die Schaltfläche
Seriendruckfelder einfügen oder im Aufgabenbereich auf
die Zeile
Weitere Elemente…
3.
In dem Dialogfenster Seriendruckfelder einfügen muss
die Option
Datenbankfelder ausgewählt sein. Markieren
Sie in der Liste das Feld Anrede1, und klicken Sie auf die
Schaltfläche [Einfügen]. Ergebnis im Text:
«Anrede1»
Die Seriendruckzeichen « » können nicht direkt über die
Tastatur durch die Zeichen "kleiner als" (<) und "größer
als" (>) ersetzt werden.
Schritt 4 von 6
4.
[Schließen] Sie das Dialogfenster, drücken Sie die (¢)-
Taste, bzw. positionieren Sie den Cursor, und fügen Sie
das Feld Vorname ein, wie in den Schritten 2 und 3 beschrieben.
5.
Fügen Sie auch weitere Felder auf diese Weise ein. Achten
Sie aber auf die Leerzeichen zwischen den Datenfeldern
Vorname und Nachname und zwischen Postleitzahl und
Ort!
Seriendruckfeld einfügen
Hauptdokument mit Seriendruckfeldern
6.
Schreiben Sie den Brief zu Ende, und fügen Sie an den entsprechenden Stellen die Felder Anrede2 und Nachname ein.
7.
Speichern Sie das Hauptdokument ab.
Feldfunktionen
Schalten Sie unter Menü Extras, Optionen im oberen rechten Teil des Registers Ansicht das
Kontrollfeld
Feldfunktionen ein. Jetzt sehen Sie die Platzhalter in einer etwas anderen
Form:
{ MERGEFIELD "Anrede1" }
Die Feldfunktionszeichen { } können nicht direkt über die Tastatur durch die geschweiften Klammern ({) (}) ersetzt werden.
Schalten Sie das vorher genannte Kontrollfeld
Feldfunktionen wieder aus.
Die Einladung als Serienbrief
Karl Kirschbauer
Leopoldstr. 27
80802 München
Tel. 089 3233847
(Datum)
Einschreiben
«Anrede1»
«Vorname» «Nachname»
«Straße»
«Postleitzahl» «Ort»
Zur längst versprochenen Mitternachtsfeier,
sehr geehrt«Anrede2» «Nachname»,
möchte ich Sie herzlich einladen. Endlich habe ich mein Buch "Die Bedeutung der Escape-Taste in der
heutigen Zeit" herausgebracht und das muss gefeiert werden am
Samstag, dem 1. April
um 24.00 Uhr.
Also dann bis zum Samstag.
Mit vielen Grüßen
6.7 Serienbriefvorschau
Endlich wollen wir das Hauptdokument mit der Datenquelle zu Serienbriefen mischen. Zunächst sollten Sie sich die Briefe am Bildschirm betrachten.
Klicken Sie im vierten Schritt im Aufgabenbereich auf die Zeile
Weiter:Vorschau auf Ihre Briefe.
Schritt 5 von 6
Im Word-Fenster sehen Sie jetzt die erste Seite des Seriendrucks:
Seriendruck, Vorschau auf Ihre Briefe
Im Aufgabenbereich blättern Sie über die
Schaltflächen
Empfänger: 1
durch die
Briefe mit den verschiedenen Adressen aus der
Datenquelle. Bitte überprüfen Sie das Ergebnis. Mit
einem Klick auf die Zeile
Empfänger suchen…
blenden Sie ein kleines Suchfenster ein.
Einen Empfänger suchen
Änderungen vornehmen
Sie können Ihre Empfängerliste auch ändern. Wenn Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltfläche [Empfänger_ausschließen] klicken, wird der aktuelle Brief ausgeblendet. Mit einem Mausklick
auf
Empfängerliste bearbeiten… öffnen Sie die Empfängerliste.
Wollen Sie den ausgeschlossenen Empfänger wieder aktivieren, klicken Sie auf das
Kontrollfeld
im so genannten Zeilenkopf vor dem Nachnamen Reuter (mit Häkchen). Oder
Sie schließen noch weitere Anschriften von dieser Seriendruck-Aktion aus (ohne Häkchen).
Über [_OK_] schließen Sie das Fenster:
Die Empfängerliste bearbeiten
Über das Symbol
Seriendruckempfänger in der Symbolleiste Seriendruck und über die
Schaltfläche [Bearbeiten] im Dialogfenster Seriendruckempfänger rufen Sie das Datenformular auf, in dem Sie neue Datensätze aufnehmen und bestehende verändern können:
Datenformular
6.8 Serienbriefe drucken
Klicken Sie im fünften Schritt auf die Zeile
Weiter:Seriendruck beenden.
Schritt 6 von 6
Im letzten Schritt bietet Word Ihnen im Aufgabenbereich zwei Möglichkeiten für die Weiterverarbeitung Ihrer Serienbriefe an:

Drucken…
Es erscheint ein Auswahlfenster:
Datensätze auswählen
Letzter Schritt
In den Zahlenfeldern Von und Bis können Sie die Nummer des Empfängers aus der Vorschau auf Ihre Briefe eintragen (Schritt 5). Nach der Auswahl klicken Sie auf [_OK_]. Das
Dialogfenster Drucken wird geöffnet.

Individuelle Briefe bearbeiten…
Auch hier erscheint das Auswahlfenster. Nachdem Sie Ihre Wahl getroffen und auf [_OK_]
geklickt haben, erscheinen die Serienbriefe in einem neuen Word-Fenster. Hier können
Sie noch einzelne Briefe nacharbeiten und überprüfen und auf den üblichen Wegen das
Word-Dokument speichern und drucken.
Noch ein wichtiger Tipp, der für alle Programme gilt: Speichern Sie regelmäßig ab, besonders
aber vor jedem Ausdruck, wenn Sie vor dem Druck an den Dateien etwas geändert haben.
6.9 Importieren der Datensätze
Sollten die Adressen bereits in anderen Programmen vorhanden sein, so können Sie diese als
Datenquelle übernehmen. Nur als Beispiel stehen dafür die Dateiformate:

Access

Excel

MS-Query

dBase

Word

Nur Text
Eine Access Datenbank-Tabelle
Die Datenquelle enthält die variablen Textteile, z.B. eine Anschrift. In der ersten Zeile müssen
die Feldnamen (Spaltenüberschriften) stehen. Jede weitere Zeile beinhaltet einen Datensatz,
eine Anschrift.
Das Importieren einer Datenquelle wird im dritten Schritt des Seriendruck-Assistenten festgelegt:
1.
Menü Extras, Briefe und Sendungen, Serienbrieferstellung.
2.
Im Aufgabenbereich Seriendruck wählen Sie bei Schritt 3 von 6:
Vorhandene Liste verwenden.
3.
Klicken Sie auf
4.
In dem Dialogfenster Datenquelle auswählen bestimmen
Sie zuerst den Dateityp.
5.
Wählen Sie nun Laufwerk, Verzeichnis und den Dateinamen der Datenquelle.
6.
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Öffnen].
7.
Bei manchen Dateitypen, z.B. Access, ist jetzt noch der Tabellen- oder Abfrage-Name
auszuwählen.
8.
Danach erscheint das bereits bekannte Dialogfenster Seriendruckempfänger mit den
importierten Daten. Über [_OK_] schließen Sie das Fenster.
9.
Im Aufgabenbereich Seriendruck geht es zum nächsten Schritt. Klicken Sie auf
ter:Schreiben Sie Ihren Brief (Seite 70).
Durchsuchen… Das Dialogfenster Datenquelle auswählen erscheint.
Dateityp
Wei-
6.10 Zusammenfassung Serienbrief
Um Serienbriefe zu erstellen, sind zwei getrennte Dateien notwendig:

Hauptdokument: Mit dem feststehenden Text und den Seriendruckfeldern. Sie können
ein neues oder ein vorhandenes Dokument einsetzen.

Datenquelle: Mit den veränderlichen Textteilen, z.B. eine Anschrift. Die Datenquelle kann
neu erstellt, oder es können bestehende Daten übernommen werden.
Neues Hauptdokument
Menü Datei, Neu.
Evtl. Vorlage oder leeres Dokument auswählen, [_OK_].
In dem Dokument den festen, unveränderlichen Text eintippen.
Menü Extras, Briefe und Sendungen, Seriendruck-Assistent.
Schritt 1 von 6: Im Aufgabenbereich den Dokumenttyp
Briefe wählen und
Weiter:Dokument wird gestartet.
6. Schritt 2 von 6: Im Aufgabenbereich als Startdokument das Aktuelle Dokument
festlegen und
Weiter: Empfänger wählen.
1.
2.
3.
4.
5.
Neue Datenquelle
Das Erstellen der Datenquelle (Adressliste) können Sie jetzt gleich im Aufgabenbereich
Seriendruck vornehmen. Sie können aber auch später immer wieder zu einem vorherigen
Schritt zurückkehren.
1. Schritt 3 von 6: Im Aufgabenbereich die Empfänger wählen:
Neue Liste eingeben.
2. Auf
Erstellen… klicken. Eine Eingabemaske mit der Standard-Adressliste erscheint.
3. Entweder die Standard-Adressliste für die Eingabe verwenden. Oder zum Verändern
auf die Schaltfläche [Anpassen] klicken, dann wird das Dialogfenster Adressliste anpassen geöffnet.
4. Feldnamen löschen: Im Listenfeld den Namen markieren und die Schaltfläche
[Löschen] anklicken.
5. Neue Feldnamen hinzufügen:
Ein Feldname muss mit einem Buchstaben beginnen und darf kein Leerzeichen und
(fast) kein Sonderzeichen enthalten.
Die Schaltfläche [Hinzufügen] anklicken. In der folgenden Textzeile den Feldnamen
eintippen und mit [_OK_] abschließen.
6. Mit den Schaltflächen [Nach_oben] und [Nach_unten] kann der markierte Feldname verschoben werden.
7. Wenn die Struktur der Adressliste stimmt, wird das Dialogfenster Adressliste anpassen über [_OK_] geschlossen.
8. Es erscheint wieder die Eingabemaske Neue Adressliste. Hier tippen Sie die Anschriften ein. Die Daten können Sie auch später immer wieder bearbeiten: Klicken Sie
im Schritt 3 von 6 auf
Empfänger bearbeiten…
9. Nach der Dateneingabe auf die Schaltfläche [Schließen] klicken.
10. Im Dialogfenster Adressliste speichern: Dateinamen eingeben +
[Speichern].
11. Dialogfenster Seriendruckempfänger erscheint, mit [_OK_] schließen.
12. Der Dateiname der Adressliste mit der Endung .mdb ist jetzt im Aufgabenbereich eingetragen.
Weiter:Schreiben Sie Ihren Brief.
1.
2.
3.
4.
Datenfelder in das Hauptdokument einfügen
Schritt 4 von 6: Cursor an der Einfügestelle positionieren.
Im Aufgabenbereich auf
Weitere Elemente… klicken.
In der Liste das Feld markieren und auf [Einfügen] + [Schließen] klicken.
Für ein weiteres Feld wieder mit Punkt 1 beginnen. Falls notwendig Leerzeichen zwischen den Seriendruckfeldern einfügen.
Serienbriefvorschau
1. Im Schritt 4 von 6 auf
Weiter:Vorschau auf Ihre Briefe klicken.
2. Schritt 5 von 6: Im Word-Fenster erscheint die erste Seite des Seriendrucks.
ter:Seriendruck beenden.
Wei-
Serienbriefe drucken
1. Schritt 6 von 6: Wählen Sie:
Drucken… oder
Individuelle Briefe bearbeiten…
2. In dem darauf folgenden Fenster alle Datensätze oder nur einen Teil auswählen.
3. Wenn Sie im Punkt 2
Drucken… angeklickt haben, erscheint jetzt das Dialogfenster
Drucken. Bei
Individuelle Briefe bearbeiten… erscheinen die ausgewählten Serienbriefe in einem eigenen Word-Fenster. Diese Briefe können Sie normal bearbeiten,
speichern und drucken.
6.11 Übung
1.
Erstellen Sie das folgende Hauptdokument für einen Serienbrief, und speichern Sie es
unter dem Namen Rundschreiben ab:
RUNDSCHREIBEN an unsere Vertretungen
Vertretungsgebiet Ost
Sehr geehrte Frau Schuh,
wir bitten um Zusendung Ihres Berichtes für das zweite Quartal. Besonders interessant
sind für uns die Analysen Ihrer Kundenbesuche in
Dresden und Leipzig.
Unsere Aktivitäten basieren auf den Zahlen und Erkenntnissen Ihrer Arbeit. Durch Ihre
Berichtsunterlagen können wir schnell und effizient handeln und die Kundenwünsche
fristgerecht bearbeiten.
Mit freundlichen Grüßen
2.
Verwenden Sie die folgenden Daten als Datenquelle, und speichern Sie sie unter dem
Namen Adressen ab:
Gebiet
Name
Anrede
Schwerpunkte
Ost
Schuh
e Frau
Dresden und Leipzig
West
Mayer
er Herr
Essen und Köln
Nord
Müller
er Herr
Hamburg und Kiel
Süd
Weber
e Frau
München und Ulm
3.
Ersetzen Sie die entsprechenden Textteile im Hauptdokument durch die Seriendruckfelder
Gebiet, Name, Anrede und Schwerpunkte.
4.
Speichern Sie das Hauptdokument ab.
5.
Führen Sie den Seriendruck in ein neues Dokument durch, und schauen Sie sich die 4
Serienbriefe am Bildschirm an.
7
Excel
In Excel gibt es einige schöne neue Features zum Formatieren, z. B. können jetzt Grafiken in
die Kopf-/Fußzeile(n) mit aufgenommen und Blattregister eingefärbt werden. Die Symbole Einfügen und AutoSumme haben einen Listenpfeil zur Auswahl weiterer Optionen erhalten. Auch
beim Funktions-Assistenten hat sich einiges getan und neue Werkzeuge zur Fehlerüberprüfung
und -überwachung erleichtern die Fehlersuche.
7.1
Formeln und Funktionen
Bei der Handhabung der Funktionen hat sich einiges geändert: So finden Sie in der Symbolleiste Standard nicht mehr den Funktionsassistenten, an diese Stelle ist das (neue) Symbol EuroUmrechung gerückt.
Abbruchfeld
Namenfeld
Bestätigungsfeld
Funktion einfügen
Bearbeitungsleiste
Tabelle
markieren
Spaltenkopf
Zeilenkopf
Wichtige Teile einer Arbeitsmappe
Das Icon für den Funktions-Assistent
finden Sie in Excel in der Bearbeitungsleiste und sie
kann über den Menüweg Ansicht, Bearbeitungsleiste ein- bzw. ausgeblendet werden.
Das Dialogfenster des Funktions-Assistenten wurde neu organisiert, die Kategorien sind über
einen Listenpfeil
auswählbar und Sie können durch Eingabe einer Abfrage nach Funktionen
suchen.
Geben Sie eine Frage im Textfeld Funktion suchen ein, wie z. B. "Barwert berechnen", und
klicken Sie auf [Start]. Der Funktions-Assistent gibt daraufhin eine Liste empfohlener Funktionen zurück, die Sie für diese Aufgabe verwenden können.
Funktion einfügen
Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche [_OK_]. In dem nun folgenden Dialogfenster Funktionsargumente tragen Sie im Textfeld Zahl1 den Bereich b2:b5 ein oder Sie
klicken in diesem Textfeld rechts das Symbol
an. Jetzt können Sie im Zeigen-Modus den
Bereich markieren. Nach dem Markieren kommen Sie mit der (¢)-Taste wieder zurück in das
Dialogfenster.
Funktions-Assistent 2. Schritt
Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_]. Die Formel ist eingetragen.
Erweiterte Summenfunktion
Das Symbol AutoSumme
wurde durch eine Dropdownliste
der am häufigsten verwendeten Funktionen ergänzt. Klicken Sie auf
den Pfeil , um die Liste zu öffnen.
So können Sie beispielsweise den höchsten Wert eines markierten
Bereichs berechnen oder Sie können eine Verbindung zum Funktions-Assistenten herstellen, um weitere Optionen zu erhalten.
Symbol AutoSumme mit der
Liste der am häufigsten
verwendeten Funktionen
QuickInfo für Funktionsargumente
Wenn Sie eine Funktion in eine Zelle eingeben, wird eine hilfreiche QuickInfo mit allen Argumenten der Funktion sowie einer Verknüpfung zum entsprechenden Hilfethema angezeigt:
Funktionsargument-QuickInfo
Überwachungsfenster
Über Menü Ansicht, Symbolleisten, Überwachungsfenster können Sie ein Fenster einblenden und darin gezielt die Entwicklung von Werten in dem Fenster verfolgen.
Überwachungsfenster einblenden
Vorteile bringt das Überwachungsfenster besonders, wenn Sie Änderungen von Werten – bei
Zellen, die im Arbeitsblatt weit auseinander liegen – "im Auge behalten" möchten. Durch einen
Doppelklick auf einen Listeneintrag im Überwachungsfenster wird sofort die betreffende Zelle
im Arbeitsblatt markiert.
Formelüberwachung
Excel bietet ein feines Feature, um "Teilergebnisse" von Formeln anzeigen zu lassen; dies ging
bisher nur durch Markieren des betreffenden Teils der Formel und Drücken der (F9)-Taste (mit
(Esc) wird die Formel wiederhergestellt).
Wählen Sie in der Menüleiste Extras, Formelüberwachung, Formelauswertung (oder blenden Sie sich die Detektiv-Symbolleiste – die in Excel Formelüberwachung heißt – über Ansicht, Symbolleisten, Formelüberwachung ein).
Formelüberwachung
Mit der Schaltfläche [Auswerten] wird der unterstrichene Teil der Formel ausgewertet, mit
[Einzelschritt] können Sie die Formel schrittweise durchsehen. Besonders bei verschachtelten
Funktionen hat mir dieses neue Dialogfenster schon sehr geholfen.
Vermeidung von Fehlern – Fehlerprüfung
Wie eine Grammatikprüfung verwendet Microsoft Excel bestimmte Regeln, um Probleme in
Formeln zu ermitteln. Diese Regeln garantieren nicht, dass die Kalkulationstabelle keine Probleme enthält! Mit ihnen lassen sich jedoch die häufigsten Fehler finden. Sie können diese Regeln einzeln aktivieren oder deaktivieren.
Die Einstellungen für die neue automatische Fehlerprüfung finden Sie unter Extras, Optionen,
Registerkarte Fehlerüberprüfung:
Optionen, Registerkarte Fehlerüberprüfung
Ist die Prüfung aktiviert, erscheint ein SmartTag mit dem Fehlersymbol, wenn die Zelle markiert wird.
Klicken Sie auf den SmartTag neben der Fehlerzelle, um die
Optionen zu dieser Fehlermeldung (hier: #WERT!) anzeigen zu
lassen.
Sie können die Fehlerprüfung auch manuell durchführen, in
dem Sie in der Menüleiste Extras, Fehlerüberprüfung wählen:
SmartTag Fehler
Manuelle Fehlerüberprüfung
Mit den Schaltflächen [Zurück] und [Weiter] können Sie die Fehler einzeln "abklappern", im
Dialogfenster wird dabei eine kurze Fehlerbeschreibung angezeigt.
Wenn das Arbeitsblatt zuvor auf Probleme überprüft, aber die Probleme ignoriert
wurden, sehen Sie die Anzeige der Probleme erst nach einer Zurücksetzung der
ignorierten Probleme!
Dazu klicken Sie in der Registerkarte Fehlerüberprüfung auf die Schaltfläche
.
Funktionsbeispiele aus der Hilfe zum Einfügen
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie die Hilfebeispiele in aussagekräftige Arbeitsblattdaten
umwandeln, können Sie die Funktionsbeispiele aus der Excel-Hilfe bei Excel herauskopieren
und 1:1 in ein Arbeitsblatt einfügen.
Beispiel aus der Excel-Hilfe
7.2
Bearbeiten und Formatieren
Verbesserte Einfügen-Optionen
Das Symbol Einfügen
in der Symbolleiste Standard wurde durch
eine Dropdownliste mit einigen Optionen, die bisher nur über das Dialogfenster Inhalte einfügen auswählbar waren, ergänzt. Klicken Sie auf den
Pfeil , um die Liste zu öffnen.

Formeln:
der Zellinhalt der Quelle wird eingefügt.


Werte:
Keine Rahmenlinien:



Transponieren:
Inhalte in Spalten werden zeilenförmig eingefügt und umgekehrt.
Verknüpfung einfügen: Inhalt als Verknüpfung einfügen, z.B. =A2.
Inhalte einfügen:
Das Dialogfenster Inhalte einfügen wird aufgerufen:
das Ergebnis einer Formel wird eingefügt.
wie Formeln, aber ohne Linien.
Einfügen-Auswahlmenü
Das Einfügen genau festlegen
Beim Einfügen die Spaltenbreite beibehalten
Wenn Sie Arbeitsblätter mit festgelegten Spaltenbreiten haben, die Sie kopieren, können Sie
beim Einfügen der Spalten in ein anderes Arbeitsblatt die Option Breite der Ursprungsspalte
beibehalten auswählen. Kopieren Sie die Spalten wie gewohnt und fügen Sie sie an dem neuen Platz ein.
Klicken Sie anschließend auf den Listenpfeil
des Smarttags EinfügenOptionen und wählen Sie Breite der Ursprungsspalte beibehalten.
SmartTag mit QuickInfo
Die ursprüngliche Spaltenbreite beibehalten
Zellverbindungen wieder aufheben
Um mehrere Zellen zu verbinden, wird i. d. R. das Symbol Verbinden und Zentrieren
in
der Symbolleiste Format verwendet. Das Aufheben solcher Zellverbindungen war bisher standardmäßig nur über das Dialogfenster Format, Zellen, Register Ausrichtung zu bewerkstelligen. Nun können Sie die Zellverbindungen auch wieder aufheben: Markieren Sie die verbundenen Zellen und klicken Sie auf das Symbol.
Suchfunktion – endlich auch für Formate
Mit der überarbeiteten Version von Suchen und Suchen und Ersetzen kann endlich auch
nach Formaten gesucht oder auch gleich ersetzt werden, z. B. das Datumsformat TT.MM.JJ in
das Format TT. MMMM JJJJ im aktuellen Arbeitsblatt ersetzen.
Wählen Sie in der Menüleiste Bearbeiten, Suchen (oder Ersetzen) und klicken Sie im geöffneten Dialogfenster auf die Schaltfläche [Optionen>>].
Dadurch blendet sich die Schaltfläche [Format] ein. Bei Auswahl von
Format… erhalten Sie das Dialogfenster Zellen formatieren, in dem
Sie das zu suchende Format auswählen können. Die zweite Auswahl
finde ich sehr gut, damit können Sie nämlich innerhalb des Arbeitsblattes eine Zelle mit dem Format anklicken.
Auswahl
Ganz besonders praktisch ist die Schaltfläche [Alle_suchen], da hier das Suchergebnis im Dialogfenster angezeigt wird. Durch Anklicken der Zelle in der Liste wird diese im Arbeitsblatt markiert.
Suchergebnis im Dialogfenster
Im Dialogfenster Suchen und Ersetzen haben Sie jetzt auch die Auswahl, ob Sie – wie bisher – das aktuelle Blatt durchsuchen oder ob Sie die Suche auf die ganze Arbeitsmappe
ausdehnen möchten.
Rahmenlinien zeichnen
Sie können jetzt auch die Rahmenlinien zeichnen – wie Sie das evtl. schon von den WordTabellen kennen. Excel bietet dazu eine neue Symbolleiste an, die Sie über Ansicht, Symbolleisten, Rahmenlinien öffnen:
Symbolleiste Rahmenlinien
Abreißmenü
Mit einem Mausklick auf den Listenpfeil des Symbols Rahmen in der Formatleiste öffnen Sie
ein Abreißmenü. Ziehen Sie den Titelbalken des Menüs, um es loszulösen und als eigene
Symbolleiste darzustellen.
Symbol Rahmen mit dem Abreißmenü
Farbig gekennzeichnete Arbeitsblattregister
Durch das Einfärben der Arbeitsblattregister kann Ihre Arbeit noch übersichtlicher gestaltet werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf
das Register, das Sie einfärben möchten und wählen Sie im geöffneten
Kontextmenü Registerfarbe. Alternativ kann auch über die Menüleiste
Format, Blatt, Registerfarbe das markierte bzw. die markierten Register
eingefärbt werden.
Kontextmenü
Recorder-Icons zum
Blättern in der Registerleiste
Blattregister
Grafiken in Kopf- und Fußzeilen aufnehmen
Wählen Sie in der Menüleiste Datei, Seite einrichten, Registerkarte Kopfzeile/Fußzeile und
klicken Sie auf eine der Schaltflächen [Benutzerdefinierte_...], je nachdem, ob Sie die Grafik
in der Kopf- oder Fußzeile einsetzen möchten.
Kopf-/Fußzeile einfügen
Klicken Sie in den Abschnitt (hier: Linker Abschnitt), in den die Grafik eingefügt werden soll,
klicken Sie auf das Symbol Bild einfügen
wünschte Bilddatei ein:
und fügen Sie aus der Dateistruktur die ge-
Abschnitt wählen und Bild einfügen
In dem Abschnittsbereich wird "&[Grafik]" eingetragen. Möchten Sie das Bild noch anpassen,
klicken Sie wiederum in den Abschnitt und anschließend auf das Symbol Bild formatieren
. Passen Sie evtl. noch die Größe oder Farbe des Bildes/der Grafik an:
Grafik formatieren und Dialogfenster schließen
Verlassen Sie alle geöffneten Dialogfenster mit [_OK_].
7.3
Erweiterter Arbeitsblattschutz
Blatt schützen mit neuen Optionen
Bei Verwendung des Blattschutzes innerhalb von Arbeitsmappen wurde bisher das ganze Blatt
weitgehend für Eingaben und Formatierungen gesperrt. Nun können Sie bei Vergabe des Blattschutzes wesentlich differenziertere Angaben machen.
Über den Menüweg Extras, Schutz, Blatt schützen erhalten Sie das nachfolgende Dialogfenster, mit dem Sie – wie gewohnt –Zellwerte und Formeln schützen, aber das Formatieren
der Zelle zulassen können.
Blatt schützen
Freigabe von Tabellenbereichen für bestimmte Benutzer
Wenn Sie über Extras, Schutz, Blatt schützen den Blattschutz vergeben, sind erst einmal alle
Zellen für alle Benutzer gesperrt. Über Format, Zellen formatieren, Registerkarte Schutz
können Sie über Deaktivieren des Kontrollkästchens
Gesperrt
markierte Bereiche "freischalten". Diese sind dann allerdings für alle Benutzer der Arbeitsmappe frei zugänglich.
Sie können bestimmten Benutzern das Bearbeiten bestimmter Zellen oder Bereiche erlauben.
Benutzer, denen Sie den Zugriff gewähren, können die Zellen auch dann bearbeiten, wenn
diese gesperrt sind. Die gewählten Zugriffsbeschränkungen werden erst nach dem Schutz des
Arbeitsblattes wirksam.
Wählen Sie in der Menüleiste Extras, Schutz, Benutzer dürfen Bereich bearbeiten.
Bestimmten Benutzern das Bearbeiten
bestimmter Zellen oder Bereiche erlauben
Über die Schaltfläche [Neu…] können dann einzelne Bereiche markiert, mit einem Namen und
mit einem Kennwort versehen werden.
Über [Berechtigungen…] können Sie anschließend Benutzer oder auch Benutzergruppen auswählen, die die gesperrten Bereiche bearbeiten dürfen. Benutzer oder Benutzergruppen, die
Sie über [Berechtigungen…] angeben, dürfen den Bereich automatisch ohne Eingabe eines
Kennworts bearbeiten. Andere Benutzer werden zur Kennwortangabe aufgefordert und dürfen
nach Eingabe des Kennworts den Bereich bearbeiten.
Zum Schluss legen Sie noch den Blattschutz fest, wie oben beschrieben.
Für diese neuen Funktionalitäten gibt es auch eine eigene Symbolleiste, die Sie unter Ansicht,
Symbolleisten, Schutz aktivieren können.
Symbolleiste Schutz
7.4
Webabfragen
Die Webabfragen in Excel wurden durch ein Dialogfenster mit eingebauter Browserfunktion
sehr komfortabel eingerichtet. Webabfragen aus Excel eignen sich besonders für Daten, die in
tabellarischer Form vorliegen, z. B. Preislisten und Aktienkurse.
Um aus Excel eine neue Webabfrage zu starten, gehen Sie wie folgt vor:
Wählen Sie in der Menüleiste Daten, Externe Daten importieren, Neue Webabfrage.
Geben Sie im Dialogfenster Neue Webabfrage die URL für die Webseite ein, von der Sie die
gewünschten Daten abrufen möchten.
Klicken Sie auf [Start].
Die Daten, die Excel im Arbeitsblatt verwenden kann, werden durch einen gelben Pfeil
angezeigt. Klicken Sie bei dem Bereich, den Sie importieren möchten, auf den Pfeil
– der dann
in einen grünen Haken
verwandelt wird.
Neue Webabfrage
Um die Formatierung für den Datenimport festzulegen, klicken Sie in dem Fenster oben rechts
auf die Schaltfläche [Optionen].
Webabfrageoptionen festlegen
Legen Sie fest, ob Sie die Daten mit RTF- oder HTML-Formatierung übernehmen möchten.
Das beste Ergebnis wird i. d. R. mit RTF-Format erzielt.
Klicken Sie auf [_OK_] und anschließend auf [Importieren].
Möchten Sie die Daten von der Webseite


in das aktuelle Arbeitsblatt einfügen, lassen Sie die Option Bestehendes Arbeitsblatt
markiert,
in ein neues Arbeitsblatt einfügen, klicken Sie auf Neues Arbeitsblatt.
Daten einfügen
Um einen Namen für die Abfrage zu
vergeben und die Aktualisierungsintervalle festzulegen, klicken Sie auf
[Eigenschaften…].
Im Dialogfenster Eigenschaften des
externen Datenbereiches können Sie
die verschiedenen Einstellungen für
Ihre Abfrage festlegen.
Einstellungen für die Abfrage festlegen
Verlassen Sie das aktuelle Dialogfenster und das nachfolgende durch [_OK_].
Die Daten werden in Excel eingefügt und die Symbolleiste Externe Daten automatisch eingeblendet, mit der Sie die Daten manuell aktualisieren oder die Abfrage bearbeiten können.
Symbolleiste
Die in Excel eingefügten externen Daten
7.5
Was gibt's sonst noch Neues?
Hyperlinknavigation
Das Markieren einer Zelle mit einem Hyperlink wurde verbessert. Klicken Sie

einmal auf den Hyperlink, um zum Hyperlinkziel zu gelangen,

aber klicken und halten Sie die Maustaste gedrückt, um die Zelle, in der sich der Hyperlink
befindet, zu markieren.
Verwaltung von Verknüpfungen
Im Dialogfeld Verknüpfungen wurde eine neue Schaltfläche zur Überprüfung und Aktualisierung von Verknüpfungen eingefügt.
Verknüpfungen überprüfen
Mithilfe der Schaltfläche [Status_prüfen] ist es möglich, den Status der Verknüpfungen in Ihrem
Arbeitsblatt zu überprüfen und Änderungen daran vorzunehmen.
Mit [Eingabeaufforderung_beim_Start] öffnen Sie die nachfolgende Dialogbox. Sie können festlegen, wie beim Öffnen der Arbeitsmappe die Aktualisierung einer Verknüpfungen erfolgen und
ob eine Warnmeldung ausgegeben werden soll.
Aktualisierung und Warnmeldung einstellen
Wenn Sie die voreingestellte erste Option beibehalten, können Sie beim Öffnen der Arbeitsmappe die Aktualisierung annehmen oder ablehnen:
Aktualisieren?
Einfügen und Löschen von Spalten während des Filterns
Sie können Spalten einfügen und löschen, während der AutoFilter in Excel aktiviert ist. Sie
können diese Aktion auch rückgängig machen und dabei die angewendeten Filter beibehalten.
Weltweite Zahlenformate
Sie können Zahlen für eine bestimmte Region in allen Sprachversionen von Excel formatieren.
Gebietsschema wählen
8
PowerPoint
Für PowerPoint hat sich die Verlegung von Folienlayout, Foliendesign, Animation und Folienübergang auf den Aufgabenbereich – aus meiner Sicht – als echtes Highlight erwiesen. Alles ist
dort übersichtlich angeordnet, auch wenn die Fülle an Formatierungsangeboten nicht weniger
geworden ist. Die Grafikfunktionen wurden weiter optimiert und erweitert; so macht es noch
mehr Freude, mit diesem Programm zu arbeiten.
8.1
Folienbearbeitung
Praktische Aufgabenbereiche
Die Aufgabenbereiche Folienlayout und Foliendesign organisieren Layouts, Entwurfsvorlagen
und Farbskalen in einer visuellen Übersicht, die neben Ihren Folien angezeigt werden.
Wenn Sie ein Objekt in einem Aufgabenbereich markieren, übernehmen Ihre Folien automatisch die neue Darstellung. Über den Listenpfeil
in der "Kopfzeile" des Aufgabenbereichs
können Sie bequem zu den anderen Features wechseln.
Aufgabenbereich Folienlayout
Aufgabenliste
Mehrere Entwurfsvorlagen pro Präsentation
PowerPoint unterstützt die Verwendung von mehr als
einer Entwurfsvorlage in einer Präsentation. Klicken Sie
im Aufgabenbereich Foliendesign auf den Listenpfeil
bei der Entwurfsvorlage, die Sie übernehmen möchten und wählen Sie die gewünschte Option aus.
Entwurfsvorlage wählen
Sichtbares Raster
Um das Ausrichten von Platzhaltern, Formen und Grafiken zu vereinfachen, können Sie das
Zeichenraster in PowerPoint einblenden und die Abstände zwischen den Rasterlinien anpas-
Seite 93
sen. Wählen Sie in der Menüleiste Ansicht, Raster und Führungslinien. In dem Dialogfenster können Sie dann die Einstellungen vornehmen.
Raster und Führungslinien
Raster und Führungslinien werden weder beim Drucken noch in der Bildschirmpräsentation
angezeigt.
Normalansicht erweitert
In der Normalansicht erstellen Sie Ihre Präsentationen. Diese
Ansicht besteht aus drei Arbeitsbereichen und ist eine Kombination aus Gliederungs- oder Miniaturansicht, aus der Folienansicht
und aus der Notizansicht. Im rechten großen Teil des Präsentations-Fensters sehen Sie eine Seite (Folie) und darunter ist ein
kleiner Bereich für Notizen vorgesehen. Im linken Arbeitsbereich
können Sie über die Registerkarten mit einem Mausklick zwischen der Gliederung und der Miniaturansicht wechseln.
Anhand der Miniaturabbildungen der einzelnen Folien können Sie
eine einzelne Folie, die Sie bearbeiten möchten, schnell finden,
aber auch Folien löschen oder mit Drag&Drop verschieben.
Ansicht-Menü
Seite 94
Die Normalansicht mit dem Register Folien (Miniaturansicht)
Die Registerkarte Gliederung ist für die Bearbeitung der Texte vorgesehen. Hier sehen Sie die
Texte von mehreren Folien auf dem Bildschirm:
Die Registerkarte Gliederung
Den Platz, den die einzelnen Arbeitsbereiche in der Normalansicht einnehmen, können Sie
verändern: Zeigen Sie mit der Maus auf den senkrechten Trennbalken zwischen der Registerkarte und dem Folien-Arbeitsbereich. Der Mauszeiger nimmt diese Form an: . Bei gedrückter
linker Maustaste verschieben Sie den Balken. Und in Abhängigkeit von der Breite der Registerkarte verändern sich auch die Angaben auf den Registern:
Seite 95
Unterschiedliche Breite der Registerkarten
Mit einem Mausklick auf das Schließen-Symbol
in der rechten oberen Ecke der Registerkarte wechseln Sie in die Folienansicht. Die anderen Arbeitsbereiche werden geschlossen. Über
das Ansicht-Menü oder über das Symbol in der linken unteren Ecke des PowerPoint-Fensters
kommen Sie wieder in die Normalansicht.
Normalansicht Bildschirmpräsentation
Foliensortierungsansicht
Die Ansichten-Symbole in der linken unteren Fensterecke
Verbesserungen bei AutoAnpassen von Text
Sie können nun das Feature AutoAnpassen ein- oder ausschalten, was Ihnen eine feiner abgestufte Kontrolle ermöglicht. Außerdem funktioniert das AutoAnpassen von Text jetzt für mehr
Arten von Platzhaltern.
Wählen Sie in der Menüleiste Extras, AutoKorrektur-Optionen, Registerkarte AutoFormat
während der Eingabe. Aktivieren oder deaktivieren Sie nun die entsprechenden Kontrollkästchen im Bereich Während der Eingabe übernehmen:
AutoFormat während der Eingabe übernehmen
Wenn Sie die automatische Textanpassung für den Textkörper aktivieren oder deaktivieren,
gilt diese Einstellung auch für Text im Notizenfenster.
8.2
Optimierung und Erweiterung der Grafikfunktionen
Speichern eines Hintergrundes oder einer Auswahl als Grafik
Wenn Sie mithilfe der Zeichenwerkzeuge von PowerPoint eine Zeichnung erstellen, können
Sie diese als Grafik speichern, in dem Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik klicken und
im geöffneten Kontextmenü Als Grafik speichern auswählen.
Seite 96
Zeichnung als Grafik speichern
Auf dieselbe Weise können Sie auch eine Textur oder den Bildhintergrund einer Folie speichern. Dieses Feature vereinfacht die Wiederverwendung derartiger grafischer Elemente.
Markieren eines Objekts innerhalb einer Gruppierung möglich
Dieses neue Feature ermöglicht es Ihnen, ein einzelnes Objekt innerhalb einer Gruppierung zu
markieren, ohne die Gruppierung aufzuheben. Dies ist nützlich, wenn es darum geht, bestimmte Arten von Formatierungsänderungen vorzunehmen, beispielsweise das Ändern der Farbe
einer einzelnen Form innerhalb einer Gruppe.
Einfügen mehrerer Grafiken
Falls Sie Grafiken und Bilder aus einer Datei einfügen (Einfügen, Grafik, Aus Datei) ist in
PowerPoint eine Mehrfachauswahl mit gedrückter (Strg)-Taste möglich. So können Sie mehrere Grafiken auswählen und diese dann in einem Arbeitsgang einfügen.
Rotieren von Grafiken
1
Sie können nun in PowerPoint jede Art von Bilddatei (einschließlich Bitmaps ) in einer Präsentation drehen oder kippen. Markieren Sie die Grafik und rufen Sie auf:
Menüweg in der Symbolleiste Zeichnen
_______________________________
1
Eine kurze Erläuterung zu den Begriffen Vektor-Grafik und Bitmap-Grafik: Eine Vektor-Grafik wird mathematisch beschrie-
ben, z.B. Position, Länge, Stärke und Farbe einer Linie. Eine Bitmap-Grafik dagegen setzt sich, wie auf einem MillimeterPapier, aus vielen sehr kleinen farbigen oder schwarz-weißen Punkten zusammen. Jede Art hat seine besonderen Vor- und
Nachteile.
Seite 97
Fotoalbum
Dieses Feature vereinfacht die Aufgabe, Fotos von der Festplatte, von einem Scanner oder
einer digitalen Kamera in eine Präsentation einzufügen. Spezielle Layoutoptionen für Fotoalben
ermöglichen ovale Rahmen, Beschriftungen unter jedem Bild usw.
Wählen Sie in der Menüleiste Einfügen, Grafik, Neues Fotoalbum.
Falls Sie die Bilder schon eingescannt und gespeichert haben, klicken Sie im Bereich Bild
einfügen aus: auf [Datei/Datenträger…].
Einfügen, Grafik, Neues Fotoalbum
Stellen Sie in dem Dialogfenster Neue Bilder einfügen das Verzeichnis ein, in dem sich die
Bilder befinden, markieren Sie sie (Mehrfachmarkierung mit gedrückter (Strg)-Taste möglich)
und klicken Sie auf [Einfügen].
Bilder einfügen
Seite 98
Im Dialogfenster Fotoalbum können Sie die Reihenfolge der Bilder ändern und weitere Bilddateien hinzufügen.
Die eingefügten Bilddateien
Im Bereich Albumlayout können Sie das Layout der Bilder und Textfelder für das Fotoalbum
auswählen.
Layout der Bilder auswählen
Wenn Sie An Folie anpassen als Bildlayout auswählen, ist es nicht möglich, Rahmenformen
und Entwurfsvorlagen hinzuzufügen.
Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie auf [Erstellen]. PowerPoint
erstellt eine neue Präsentation für das Fotoalbum. Bereits geöffnete Präsentationen werden
von diesem Vorgang nicht beeinflusst.
Seite 99
8.3
Animationen
PowerPoint besitzt



viele neue Animationseffekte einschließlich Eingangs- und Ausgangsanimationen,
eine verbesserte Steuerung des zeitlichen Ablaufs
sowie Bewegungspfade – vorgezeichnete Pfade, auf denen sich
die Objekte einer Animationsfolge bewegen können.
Animationsschemas ermöglichen es Ihnen, eine vordefinierte Reihe
von Animations- und Übergangseffekten auf Ihre gesamte Präsentation anzuwenden.
Im Aufgabenbereich Foliendesign - Animationsschemas können
Sie das für Ihr Publikum und Ihr Präsentationsmaterial passende
Animationsschema auswählen – beispielsweise ein unaufdringliches
Schema wie Elegant oder etwas Aufregenderes wie z. B. Sprossenrad. Und natürlich ist es auch weiterhin möglich, Animationseffekte
jeweils nur einzelnen Folien zuzuweisen.
Animationsschemas
Sie können auch selbst einen "Weg zeichnen", auf dem das markierte Objekt in die Folie "eingeflogen" wird. Stellen Sie dazu den Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation ein,
markieren Sie das Objekt auf der Folie, klicken Sie auf
und wählen Sie in den
entsprechenden Untermenüs die für Ihre Animation zutreffenden Menüpunkte aus:
Benutzerdefinierte Animation
8.4
Kombinieren überarbeiteter Präsentationen
Mit PowerPoint können Sie eine Präsentation zur Überarbeitung versenden (Menü Datei, Senden an, E-Mail-Empfänger (zur Überarbeitung) Seite 25), so dass andere Personen Kommentare hinzufügen und die von ihnen gewünschten Änderungen an ihrer Kopie der Präsentation vornehmen können.
Nachdem die Überarbeitung abgeschlossen und die überarbeitete Präsentation an Sie zurückgesendet wurde, können Sie diese Präsentationen mit der ursprünglichen Präsentation kombinieren und anschließend alle Kommentare und Änderungen gleichzeitig anzeigen.
Die Kommentare und Änderungen jedes Überarbeiters werden durch eine/n farbig gekennzeichnete/n Kommentar oder Änderungsmarkierung sowie eine kurze Beschreibung der Änderung identifiziert.
Seite 100
Aus PowerPoint-Hilfe unter
"Kombinieren überarbeiteter Präsentationen"
Kommentare und Änderungen
werden angezeigt
PowerPoint identifiziert darüber hinaus Änderungen, die mit anderen Änderungen in Konflikt
stehen. Als Verfasser der ursprünglichen Präsentation können Sie entscheiden, welche Änderung im Falle eines Konflikts übernommen werden soll.
Kombinieren unter Verwendung von Outlook
Zum Kombinieren von Präsentationen, die unter Verwendung von Outlook zur Überarbeitung
versendet wurden, doppelklicken Sie auf die als Anlage beigefügte überarbeite Präsentation
des Absenders und bestätigen das Meldungsfenster mit [_Ja_]. PowerPoint kombiniert daraufhin die überarbeitete mit der ursprünglichen Präsentation.
Kombinieren unter Verwendung eines anderen E-Mail-Programms
Zum Kombinieren von Präsentationen, die mithilfe eines anderen E-Mail-Programms, eines
Servers oder eines Datenträgers zur Überarbeitung versendet wurden,
1.
speichern Sie die überarbeitete PowerPoint-Datei,
2.
öffnen Sie die Präsentation, mit der Sie die überarbeitete Präsentation kombinieren möchten,
3.
klicken Sie in der Menüleiste auf Extras, Präsentationen vergleichen und zusammenführen.
4.
Wählen Sie die überarbeitete(n) Präsentation(en) aus, die Sie mit Ihrer ursprünglichen
Präsentation kombinieren möchten
5.
und klicken Sie auf [Zusammenführen].
8.5
Seitenansicht
Endlich gibt es auch in Powerpoint – wie schon von Word und Excel gewohnt – die Seitenansicht, in der Sie Folien, Notizblätter und Handzettel betrachten können, bevor Sie diese drucken.
Verwenden Sie dazu das Symbol
Seitenansicht.
in der Symbolleiste Standard oder wählen Sie Datei,
Kennwortschutz
In PowerPoint ist es nun auch möglich – wie in Word und Excel – einen Kennwortschutz auf
Dateien festzulegen. Wählen Sie den Menüweg Extras, Optionen, Registerkarte Sicherheit:
Seite 101
Kennwort vergeben
Verbesserte Korrekturhilfen
Über den Menüweg Extras, Sprache wird angezeigt, welche Sprachwörterbücher installiert und
welche von Ihnen zuletzt verwendet wurden.
Verbesserte Organigramme und neue Diagrammtypen
Die verbesserten Organigramme und neuen Diagrammtypen wurden auf Seite 28 angesprochen.
Seite 102
9
Outlook
Outlook hat gegenüber den Vorgängerversionen nochmals mächtig zugelegt. Als Standard-EMail-Editor wird jetzt automatisch Word verwendet, womit dann erweiterte Funktionen zur Formatierung und Korrektur möglich sind. Außerdem kommen mit Word auch die Smarttags in
Outlook zum Einsatz. Eine verbesserte E-Mail-Kontenverwaltung ist ebenso integriert worden,
wie eine Aufräumfunktion für Postfächer. Die Anbindung ans Internet ist noch enger geworden
und Sie erhalten Zugriff auf den MSN-Messenger-Dienst.
Nachdem Sie Outlook gestartet haben, erhalten Sie einen Bildschirm, der vielleicht folgendes
Aussehen hat:
Titelleiste
Navigationsbereich
Menüleiste
Symbolleisten
Posteingansbereich
Lesebereich
Fenster-Schaltflächen
Statusleiste
Der Outlook-Bildschirm
Das Outlook-Programmfenster ist folgendermaßen aufgebaut:

Ganz oben sehen Sie, wie in anderen Office-Anwendungen, die Titelleiste.

Es folgen die Menüleiste und

die Symbolleisten. Die Standard-Symbolleiste ändert sich je nach dem aktuellen Arbeitsordner.

Am linken Fensterrand sehen Sie den so genannten Navigationsbereich (Seite 104). Er
ist ein wichtiges Hilfsmittel für die Navigation zwischen den verschiedenen Aufgaben, die
Sie mit diesem Programm erledigen können.
Die Größe der einzelnen Bereiche im Outlook-Bildschirm können Sie verändern. Führen Sie
dazu den Mauszeiger auf eine senkrechte oder wagerechte Trennlinie. Er wird dort zu einem
schwarzen Doppelpfeil: oder . Bei gedrückter linker Maustaste verändern Sie nun die Größe eines Bereichs.
Seite 103
9.1
Der Navigationsbereich
Der Navigationsbereich besteht aus zwei Teilen:

Im oberen Teil wird das aktuelle Modul angezeigt, mit dem Sie im
Moment in Outlook arbeiten (hier: E-Mail).

Der untere Teil enthält Schaltflächen, mit deren Hilfe Sie schnell zwischen den Modulen des Programms hin- und herschalten können.
Falls Sie die Anzahl der Schaltflächen ändern möchten, klicken Sie unten
auf das Symbol . In dem Menü wählen Sie Weitere bzw. Weniger
Schaltflächen anzeigen:
Die Anzahl der Schaltflächen im Navigationsbereich anpassen
Die Schaltflächen, die Sie hier ausblenden, werden als Symbole am unteren Rand angezeigt. Damit können Sie genauso das aktuelle Modul wechseln:
Navigationsbereich
Ausgeblendete Schaltflächen werden als Symbole angezeigt
Über den Menüweg Ansicht, Aufgabenblock blenden Sie eine Aufgabenliste ein.
Mit dieser Liste können Sie Aufgaben und Projekte verwalten, die mit einem bestimmten Datum verknüpft sind.
9.2
Rund um die E-Mail
Automatisches Entfernen zusätzlicher Zeilenumbrüche in E-Mails
Bisweilen enthalten Nur-Text-Nachrichten, die über das Internet übertragen werden, zusätzliche
Zeilenumbrüche, die das Lesen der Nachricht erschweren. Outlook entfernt die zusätzlichen
Zeilenumbrüche automatisch – damit wird die Nachricht besser lesbar.
Automatisches Vervollständigen von E-Mail-Adressen
Wenn Sie mit der Eingabe einer E-Mail-Adresse in den Feldern [_An…_], [_Cc…_] oder [_Bcc…_]
eines Nachrichtenfensters beginnen, bietet Outlook eine Liste von Namen an, die der bisherigen Eingabe entsprechen.
Auf diese Weise können Sie eine Adresse aus der Liste auswählen, anstatt die Eingabe fortzusetzen. Um dieses Feature zu verwenden, müssen Sie zuvor eine Nachricht an die Adresse
gesendet haben.
Anzeige von angezeigten (ausgeschriebenen) Namen anstelle von E-MailAdressen
Kontakte enthalten jetzt das zusätzliche Feld Anzeigen als für die Namensanzeige:
Seite 104
Neues Feld Anzeigen als
Beim Verfassen einer Nachricht wird der in das Feld Anzeigen als eingegebene Name im Feld
[_An…_] anstelle der eigentlichen E-Mail-Adresse angezeigt.
Anzeige der E-Mail-Adressen
AutoKorrektur
Die AutoKorrektur, wie Sie in Word, Excel und PowerPoint schon im Einsatz ist, hat nun auch
in Outlook "Einzug gehalten". Die AutoKorrektur funktioniert auch, wenn Sie Word nicht als EMail-Editor verwenden.
Unter Extras, Optionen, Registerkarte Rechtschreibung können Sie über die Schaltfläche
[AutoKorrektur-Optionen] Einträge hinzufügen oder herausnehmen.
Seite 105
AutoKorrektur-Optionen im Register Rechtschreibung
E-Mail-Konten
Internet- und Exchange-Konten in einem Profil
Outlook verfügt nicht mehr über getrennte Internet- und Exchange-Modi. Mit dem neuen Assistenten können Sie in einem Profil mehrere E-Mail-Kontotypen (Microsoft Exchange, POP3,
IMAP, HTTP) erstellen.
Wählen Sie in der Menüleiste Extras, E-Mail-Konten und markieren Sie die Option Ein neues
E-Mail-Konto hinzufügen.
Ein neues E-Mail-Konto einrichten
Klicken Sie auf [Weiter>]. Im zweiten Dialogfenster können Sie nun den Servertyp aus einer
übersichtlichen Liste auswählen.
Seite 106
Markieren Sie den Servertyp und nehmen Sie die gewünschten Einstellungen mithilfe des Assistenten in den nachfolgenden Dialogfenstern vor, bis der Assistent E-Mail-Konten abgeschlossen ist.
Servertyp auswählen
Abholen von E-Mails über POP3
Wenn Sie aus Outlook E-Mails über ein Freemail-Konto (z. B. GMX, Hotmail, Freenet,
Freemail) zuerst versenden möchten und danach die bereits im Postfach eingelaufenen EMails empfangen, erhalten Sie erst einmal eine Fehlermeldung, da die meisten Internet-MailAnbieter zuerst Ihre Anmeldung (Eingabe von Benutzername und Kennwort) verlangen, bevor
Sie Ihre E-Mails über deren Server versenden dürfen.
Outlook können Sie so einstellen, dass Sie sich zuerst bei Ihrem Internet-Mail-Anbieter anmelden – so können Sie sofort E-Mails versenden. Sie nehmen die Einstellung auf der Registerkarte Postausgangsserver vor:
Anmeldung beim Posteingangsserver
Seite 107
Nachträglich richten Sie die Einstellung über Extras, Optionen, Registerkarte E-Mail-Setup,
[Senden/Empfangen]ein.
Markieren Sie die Konten und klicken Sie auf [Bearbeiten]. Im Dialogfenster Übermittlungseinstellungen klicken Sie auf [Kontoeigenschaften]. Besitzen Sie mehrere Internet-MailKonten, müssen Sie das entsprechende Konto zuerst markieren.
Konto-Einstellungen
Schutz vor Viren in E-Mail-Anlagen
Standardmäßig sperrt Outlook Anlagedateien mit bestimmten Dateiendungen, die Viren enthalten können (z. B. BAT, EXE, VBS und JS – eine komplette Liste können Sie in der OutlookHilfe einsehen. Suchen Sie nach dem Begriff "Anlagedateitypen").
Wenn Ihnen jemand einen dieser Dateitypen in einer Nachricht sendet, können Sie die Datei
weder sehen noch darauf zugreifen. Im Posteingang wird das Büroklammersymbol in der
Spalte Anlage angezeigt, damit Sie wissen, dass die Nachricht eine Anlage enthält. In der Infoleiste am Anfang der Nachricht wird eine Liste der gesperrten Anlagedateien angezeigt.
Wenn Sie einen gesperrten Dateityp mit Outlook senden möchten, werden Sie von Outlook
gefragt, ob Sie eine potenziell unsichere Anlage senden möchten. Bei [_Ja_] sendet Outlook
die Anlage. Der Empfänger kann die Anlage abhängig von seinem E-Mail-Programm anzeigen
oder nicht.
Gesperrten Dateityp senden?
Seite 108
Sie sollten die vom Administrator eingestellten Sicherheitsfeatures nicht manuell
an persönliche Bedürfnisse anpassen – eine einzige Virendatei reicht aus, um das
Firmennetz lahm zu legen oder sogar Teile davon zu löschen – Möchten Sie hierfür die Verantwortung übernehmen?
Junk-E-Mail (Spam)
Leider ist die Verbreitung unerwünschter E-Mail-Nachrichten in den letzten Jahren immer stärker geworden. Oft sind es unaufgeforderte Massen E-Mails die unsere Posteingänge verstopfen. Diese Nachrichten werden auch als Spam bezeichnet (Abk. von Spiced Pork and Ham).
Outlook 2003 bietet Ihnen neue Möglichkeiten, die unerwünschten Nachrichten zu behandeln. Vielleicht ist
Ihnen bereits der Ordner Junk-E-Mail in der Ordnerliste
aufgefallen. Wenn Sie es wünschen, legt Outlook die
ungebetenen eingehenden E-Mails automatisch in diesem Ordner ab. Dafür untersucht der Junk-E-Mail-Filter
den Inhalt und den Aufbau einer Nachricht. Microsoft
wird durch regelmäßige Updates (Neuerungen) versuchen, die Filter-Kriterien zu verfeinern.
Die eingeblendete Ordnerliste
im Navigationsbereich
Dabei werden aber immer zwei Probleme bestehen bleiben:

Erwünschte E-Mails werden ausgefiltert und im Junk-E-Mail Ordner abgelegt oder gar
gelöscht.

Unerwünschte E-Mails werden nicht erkannt und in Ihrem normalen Posteingang abgelegt.
Wie stark der Junk-E-Mail-Schutz bei Ihrem Outlook greift, können Sie einstellen. Rufen Sie
auf: Menü Aktionen, Junk-E-Mail, Junk-E-Mail-Optionen:
Den Junk-E-Mail-Schutz einstellen
Sollten Sie die nachfolgende Meldung erhalten, ist die Exchange Version in Ihrem Netzwerk
älter als 2003 (Exchange 2000 oder 5.5). Der Junk-E-Mail-Filter muss dann auf dem Exchange
Server aktiviert werden.
Seite 109
Warnmeldung
Klicken Sie auf [_OK_]. Sie bekommen trotzdem das Dialogfenster Junk-E-Mail-Optionen.
Auf der Registerkarte Optionen stellen Sie den Grad des Schutzes ein. Auf den anderen Registerkarten werden einzelne E-Mail-Adressen und ganze Domänen-Namen eingetragen, z.B.
microsoft.de.
In diesen Registerkarten werden die E-Mail-Adressen verwaltet
Die E-Mail-Adressen und Domänen-Namen, die in den Registern Sichere Absender und Sichere Empfänger stehen, werden nicht im Junk-E-Mail Ordner abgelegt und die Blockierten
Absender werden immer dort gespeichert.
Beispiel für einen sicheren Absender
Nun müssen Sie allerdings nicht jede Adresse selbst in die jeweilige Registerkarte eintippen:
Klicken Sie in der Nachrichtenliste mit der rechten Maustaste auf die betreffende E-Mail und
wählen Sie aus dem Kontextmenü den gewünschten Befehl aus:
Seite 110
Kontextmenü mit dem Untermenü Junk-E-Mail
9.3
Kalender und Zeitplanung
Farbige Termine
Sie können in Outlook einzelne und wiederkehrende Termine mit einer von 10 vordefinierten
Farben markieren. Jeder Farbe ist eine Beschriftung zugeordnet, so dass Sie die Termine
anhand der Beschriftung organisieren können (Sie können auf Wunsch auch den Text der Beschriftung ändern).
Darüber hinaus können Sie eine automatische Formatierung einrichten, die alle Termine, die
die gleiche Bedingung erfüllen, farbig gestaltet. Sie können beispielsweise eine automatische
Formatierung einrichten, die alle Besprechungen, die von Ihrem Vorgesetzten organisiert werden, rot markiert.
Farben manuell zuordnen
Farbe für einen Termin oder eine Besprechung zuweisen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Termin oder eine Besprechung, wählen Sie im
geöffneten Kontextmenü Beschriftung und klicken Sie dann auf eine Farbe in der Liste. Um
eine Farbe von dem Termin oder der Besprechung zu entfernen, klicken Sie bei Beschriftung
auf Keine.
Kontextmenü
Farbe für eine Terminserie oder eine Besprechungsserie zuweisen
Erstellen (oder Öffnen) Sie einen Termin oder eine Besprechung und drücken Sie im TerminFenster die Tastenkombination (Strg)+(G). Legen Sie das Zeitintervall für die Serie fest und
klicken Sie auf [_OK_]. Klicken Sie im Bereich Beschriftung auf den Listenpfeil
und wählen
Sie eine Farbe aus. Verlassen Sie das Fenster über [Speichern_und_Schließen].
Seite 111
Farben automatisch zuweisen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kalenderraster
und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Autom. Formatierung aus.
Klicken Sie in der folgenden Dialogbox auf die Schaltfläche
[Hinzufügen] und geben Sie im Bereich Name einen kurzen
prägnanten Namen für die Regel ein. Wählen Sie im Bereich
Beschriftung über den Listenpfeil
eine Farbe aus.
Kontextmenü
Namen vergeben und Farbe auswählen
Klicken Sie auf die Schaltfläche [Bedingung]und legen Sie über die drei Registerkarten die Bedingungen fest, unter denen die Farbe angewendet werden soll. Die Bedingungen können über
einen Eintrag (hier im Bereich Suchen nach: "Office 2003") oder auch über mehrere definiert
werden. Klicken Sie auf [_OK_].
Bedingungen festlegen
Verlassen Sie anschließend das Dialogfenster Automatische Formatierung mit [_OK_]. Die
Bedingung wird sofort angewendet, d. h. auch auf Termine und Besprechungen, die schon
eintragen sind!
Wenn Sie einem Kalenderelement manuell eine Farbe zuweisen, kann für dieses
keine automatische Farbzuweisung verwendet werden.
Seite 112
Mehrere Erinnerungen in einem einzigen Dialogfeld
Falls Sie für Aufgaben, Termine und/oder Besprechungen die Erinnerungsfunktion aktiviert
haben, werden Sie festgestellt haben, dass es ziemlich lästig ist, wenn innerhalb von wenigen
Minuten mehrere dieser Erinnerungsfenster "aufklappen", die dann einzeln manuell wieder
geschlossen werden müssen.
Outlook fasst Erinnerungen, die gleichzeitig aktiviert werden, in einem einzigen Dialogfenster
zusammen.
Erinnerungen bearbeiten
Sie können Erinnerungen


einzeln, ausgewählt (Mehrfachmarkierung mit gedrückter (Strg)-Taste) oder alle zusammen bearbeiten und/oder
einzeln, ausgewählt oder mit der Schaltfläche [Alle_Schließen] alle auf einmal schließen.
Wenn Sie die Schaltfläche [Alle_Schließen] betätigt haben, erhalten Sie für keine im
Dialogfenster angezeigten Aufgaben und/oder Termine mehr eine Erinnerung!
Gegenvorschläge für alternative Besprechungszeiten
Sofern vom Organisator der Besprechung zugelassen, können die eingeladenen Personen eine
andere Besprechungszeit vorschlagen.
Die Standardeinstellung (gilt dann für alle neuen Besprechungsanfragen) dafür finden Sie unter
Extras, Optionen, Registerkarte Einstellungen, [Kalenderoptionen].
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen
Teilnehmer dürfen andere Besprechungszeiten vorschlagen,
wenn Sie nicht möchten, dass die Teilnehmer andere Besprechungsanfragen vorschlagen.
Seite 113
Alternative Besprechungszeiten zulassen?
Sie können diese Einstellung auch für jede einzelne Besprechungsanfrage anpassen.
Aktivieren bzw. deaktivieren Sie im geöffneten Besprechungsfenster in der Menüleiste Aktionen, Vorschläge für Besprechungszeitänderungen zulassen.
Einstellungen für einzelne Besprechungsanfragen
Gruppenzeitpläne
Der Gruppenzeitplan im Kalender vereinfacht die Anzeige der Zeitpläne mehrerer Personen
oder Ressourcen auf einen Blick. Sie können mehrere Gruppenzeitpläne erstellen und speichern, die jeweils eine Gruppe von Personen oder Ressourcen anzeigen.
Ein Gruppenzeitplan kann z. B. alle Mitarbeiter in einer Abteilung oder Konferenzräume in einem Gebäude umfassen und alle Kontakte oder Ressourcen aus einem Öffentlichen Ordner
enthalten.
Seite 114
Der Gruppenkalender enthält standardmäßig Details aller angezeigten Elemente, sofern sie
nicht vom Besitzer des Elements als "privat" markiert wurden. Aktivieren Sie den Kalender und
klicken Sie auf das Symbol Gruppenzeitpläne
in der Symbolleiste Standard.
Gruppenzeitplan erstellen
Klicken Sie auf [Neu…] und geben Sie einen Namen für den neuen Gruppenzeitplan ein:
Namen vergeben
Klicken Sie auf [_OK_] und im nachfolgenden Dialogfenster auf [Optionen]:
Gruppenzeitplan - Optionen

Nur Arbeitsstunden anzeigen – Der Gruppenkalender zeigt standardmäßig die Arbeitsstunden an, die bei den Kalenderoptionen (unter Menü Extras, Optionen) eingestellt sind.
Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden bei der Anzeige des Gruppenkalenders alle
24 Stunden des jeweiligen Tages angezeigt.
Seite 115

Kalenderdetails anzeigen – Der Gruppenkalender zeigt standardmäßig die Details von
Kalenderelementen an, sofern ein Element von seinem Besitzer nicht als "privat" markiert
wurde. Wenn Sie diese Option deaktivieren, enthält der Kalender keine Details.

AutoAuswahl – Sucht verfügbare Zeiten für alle Gruppenmitglieder.

Frei/Gebucht aktualisieren – Stellt eine Verbindung zum Frei/Gebucht-Server her und
ruft die aktuellen Frei/Gebucht-Informationen für alle Gruppenmitglieder ab.
Wählen Sie noch die Mitglieder für den Gruppenzeitplan aus und klicken Sie auf
[Speichern_und_Schließen].
9.4
Neue Suchenleiste
Der Fensterbereich Suchen wurde durch eine rationellere Suchenleiste mit Features ersetzt,
die zuvor nur mit der erweiterten Suche möglich waren.
Suchenleiste
Erweiterte Suche
Falls eine einfache Suche nicht zum erhofften Ergebnis führt, können Sie auch eine umfangreiche Suche starten, die alle Outlook Elemente umfassen kann. Für eine erweiterte Suche
klicken Sie auf die Schaltfläche [Optionen] in der Suchenleiste und wählen den Befehl Erweiterte Suche aus.
Optionen in der Suchenleiste
Suchkriterien eingeben oder auswählen
In dem Dialogfenster geben Sie Suchkriterien ein oder wählen sie aus und klicken auf die
Schaltfläche [Suche_starten]. Outlook zeigt eine Liste der Nachrichten an, die die Kriterien erfüllen.
Seite 116
Suchordner
Eine neue und sehr brauchbare Einrichtung in Outlook 2003 ist
die Verwendung von so genannten Suchordnern. In diesen
Ordner werden nur Verknüpfungen zu den realen E-Mails in
Outlook abgelegt. Die E-Mail selbst ist nur einmal vorhanden,
z.B. im Ordner Posteingang. Nun können Sie beliebig viele
Suchordner anlegen, in denen E-Mails nach bestimmten Kriterien zusammengefasst werden. Ein Beispiel ist die vorher
durchgeführte Suche nach dem Wort Seminar. In der Grundeinstellung hat Outlook bereits im Navigationsbereich drei
Suchordner angelegt. Bei neuen E-Mails wird automatisch eine
Verknüpfung in die Suchordner gestellt, auf die das jeweilige
Kriterium zutrifft.
Hier sind bereits
drei Suchordner angelegt
Hierdurch können Sie Ihre E-Mails nach den unterschiedlichsten Gesichtspunkten sortieren und
zusammenstellen. Auf eine E-Mail können beliebig viele Kriterien - und damit Verknüpfungen angewendet werden. Sie kann also in beliebig vielen Suchordnern angezeigt werden und ist
doch nur einmal real vorhanden. Beim Verschieben einer Nachricht in einen anderen Ordner
oder beim Löschen werden die Suchordner automatisch angepasst.
Falls Sie für die vorher durchgeführte Suche
nach dem Wort Seminar einen neuen Suchordner anlegen möchten, klicken Sie in der Suchenleiste oben rechts auf die Schaltfläche [Optionen] und wählen den Befehl Suche als Suchordner speichern.
Optionen in der Suchenleiste
In der folgenden Dialogbox geben Sie einen
passenden Namen ein und klicken auf [_OK_].
Der neue Suchordner wird nun im Navigationsbereich eingeblendet. Mit einem Klick auf diesen
Ordner wird wieder die Zusammenstellung angezeigt.
Einen Namen eingeben
Darüber hinaus können Sie jederzeit über den
Menüweg Datei, Neu, Suchordner oder über
das Wechselsymbol Neu einen neuen Suchordner anlegen. In dem nachfolgenden Dialogfenster werden Ihnen einige vordefinierte Ordner
angeboten. Sie können aber auch Benutzerdefinierte Suchordner erstellen.
Menüweg Datei, Neu, Suchordner
Seite 117
Postfach aufräumen
Dieses Feature hilft bei der Verwaltung der Postfachgröße, um die Gesamtleistung von Outlook
zu steigern. Wählen Sie in der Menüleiste Extras, Postfach aufräumen, um das Dialogfenster
zu öffnen.
Postfach aufräumen
Sie können

die Gesamtgröße des Postfachs sowie die einzelnen darin enthaltenen Ordner anzeigen.

Elemente suchen, die eine bestimmte Größe überschreiten oder älter als ein bestimmtes
Datum sind.
Darüber hinaus können Sie Elemente archivieren und die Größe des Ordners Gelöschte Objekte anzeigen und den Ordner leeren.
Einstellungen für AutoArchivierung
Die Ordner in Outlook verwenden automatisch die Standard- bzw. "globalen" Einstellungen der
AutoArchivierung, damit Sie die Einstellungen nicht für jeden Ordner einzeln festlegen
müssen.
Ändern sich die globalen Einstellungen, werden sie automatisch für alle Ordner
übernommen, die die Standardeinstellungen verwenden.
Wählen Sie in der Menüleiste Extras, Optionen, Registerkarte Weitere und dort die Schaltfläche [AutoArchivierung], um das Dialogfenster zu öffnen.
Sie können auf Wunsch – wie bisher – die Einstellungen für einzelne Ordner anpassen, in dem
Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner klicken und
im geöffneten Kontextmenü auf Eigenschaften (Registerkarte AutoArchivierung) klicken.
Bei einem Update von einer früheren Version von Outlook übernimmt Outlook die bereits vorhandenen Einstellungen.
Seite 118
AutoArchivierung einstellen
Hotmail-Unterstützung
Sie können auch jetzt Ihr Hotmail-Konto – falls Sie eines haben  – zu Outlook hinzufügen. So
können Hotmail-Konten nun wie andere E-Mail-Konten in Outlook gehandhabt werden.
Microsoft Mail
Microsoft Mail wird nicht mehr unterstützt.
Schedule+
Sie können Schedule+ nicht als primären Kalender verwenden, jedoch die Informationen weiterhin aus einer Schedule+-Datei in Outlook importieren.
Seite 119
10 Stichwortverzeichnis
A
Abfrageeinstellungen ................................... 92
Abfragenamen ............................................. 92
Abgesicherter Modus ................................... 34
Abreißmenü................................................. 87
Absatzformatierung ..................................... 57
Aktions-Rahmen .......................................... 24
Alle Programme ............................................6
Als Grafik speichern .................................... 98
Alternative Besprechungszeiten ................. 115
Ändern der Formatvorlagen ......................... 45
Änderungsmarkierung ............................... 102
Animationseffekte ...................................... 102
Anlagedateitypen ....................................... 110
Anpassen ......................................................9
Ansicht, Layout ............................................ 55
Ansicht, Symbolleisten ................................ 12
Ansichten .................................................... 54
Ansicht-Registerkarten................................. 97
Anzeigegröße ........................................ 55, 56
Arbeitsbereich ............................................. 57
Arbeitsblattregister einfärben ....................... 88
Arbeitsblattschutz ........................................ 89
Arbeitsgeschwindigkeit ................................ 54
Arbeitsstunden .......................................... 117
Aufgabenbereich.................................... 15, 95
Auflösung .................................................... 30
Aufzählung .................................................. 50
Aufzählungszeichen ..................................... 63
Ausdruckähnlich .......................................... 54
AutoAnpassen ............................................. 98
AutoArchivierung ....................................... 120
AutoAuswahl ............................................. 118
Autofilter ...................................................... 94
AutoFormat ................................................. 98
AutoKorrektur ............................................ 107
Autom. Formatierung ................................. 114
Automatisches Vervollständigen ................ 106
AutoSumme ................................................ 82
AutoWiederherstellen .................................. 33
B
Bearbeiten ................................................... 85
Bearbeitungsleiste ....................................... 81
Beenden Word ............................................ 13
Befehle ..........................................................8
Beidseitig drucken ....................................... 59
Benutzerdefinierte Animation ..................... 102
Benutzerdefinierte Suchordner ................... 119
Berechtigungen ........................................... 90
Bereichsgröße ........................................... 105
Beschriftungen .......................................... 100
Bild einfügen ............................................. 100
Bildaufzählungszeichen ............................... 63
Bildbereiche löschen .................................... 31
Bilddatei .................................................... 101
Bildkomprimierung ................................ 30, 32
Bildlaufleiste ................................................ 17
Bildschirm .....................................................7
Bildschirmansichten .................................... 54
Bildwasserzeichen ....................................... 61
Blatt schützen ............................................. 89
Blockierte Absender .................................. 112
Blocksatz bei Zeilenschaltung ...................... 62
Browser ...................................................... 20
C
Clip Organizer ............................................. 29
ClipArt......................................................... 28
Clips suchen ............................................... 29
D
Darstellung.................................................. 54
Datei, Als Webseite speichern ..................... 20
Datei, Beenden............................................ 13
Datei, Seitenansicht .................................... 56
Datei, Suchen ............................................. 26
Dateityp ...................................................... 27
Dateiwiederherstellung ................................ 33
Datenmaske................................................ 70
Datenquelle ................................................. 66
Datenrettung ............................................... 33
Datenverlust ................................................ 13
Deaktivierte Elemente ................................. 35
Dialogfenster-Größe .................................... 19
Document Imaging ...................................... 40
Dokumentwiederherstellung ........................ 33
Doppelklick ................................................. 57
Drehen ........................................................ 99
Druckbildansicht.......................................... 55
Duplexdruck ................................................ 59
E
Einfügen ..................................................... 85
Einfügen, Feld ............................................. 62
Eingabemaske ............................................ 70
Eingabe-Taste............................................... 5
E-Mail zur Überarbeitung ............................. 27
E-Mail-Adresse vervollständigen ................ 106
E-Mail-Anlagen ......................................... 110
E-Mail-Konten ........................................... 108
E-Mails versenden ..................................... 109
E-Mail-Zeilenumbruch ............................... 106
Enter-Taste ................................................... 5
Entwurfsvorlage .......................................... 95
Erinnerungen ............................................ 115
Ersetzen...................................................... 86
Erweiterte Suche ....................................... 118
Excel ........................................................... 81
Excel-Hilfebeispiele einfügen ....................... 85
Exchange .................................................. 111
Externe Daten ............................................. 92
Extras, Briefe und Sendungen ..................... 67
Extras, Fehlerüberprüfung ........................... 84
Extras-Menü.................................................. 9
F
Farbe zuordnen ......................................... 113
Farben ........................................................ 61
Fehlersymbol .............................................. 84
Fehlerüberprüfung ....................................... 84
Feld ............................................................ 62
Feldfunktionen ...................................... 63, 73
Feldname.................................................... 67
Seite 120
Feldnamen löschen ..................................... 69
Fenster ........................................................ 63
Fenster in Taskleiste.................................... 63
Folienansicht ............................................... 98
Folienbearbeitung ........................................ 95
Format suchen ............................................ 86
Format übertragen ....................................... 54
Formatierung ......................................... 43, 85
Formatierung mitverfolgen ........................... 48
Formatierungs-Link ..................................... 48
Formatinkonsistenz ..................................... 49
Formatvorlage ändern ................................. 46
Formatvorlage löschen .......................... 47, 49
Formatvorlagen ........................................... 43
Formelauswertung ....................................... 83
Formeln....................................................... 81
Formelüberwachung .................................... 83
Fotoalbum ................................................. 100
Frei/Gebucht-Inforamtion ........................... 118
Freigabe ...................................................... 90
Freischalten markierter Bereiche.................. 90
Führungslinien ............................................. 96
Fülleffekte.................................................... 60
Funktionen .................................................. 81
Funktionsargumente-QuickInfo .................... 82
Funktions-Assistent ..................................... 81
Fußzeile ...................................................... 88
G
Gedrucktes Wasserzeichen ......................... 61
Gesperrte E-Mail-Anlagen.......................... 110
Gesperrter Dateityp ................................... 110
Gliederung................................................... 96
Gliederungsansicht ...................................... 55
Grafik in Fußzeile ........................................ 88
Grafik in Kopfzeile ....................................... 88
Grafik zuschneiden ...................................... 30
Grafiken einfügen ........................................ 99
Grafikfunktionen .......................................... 98
Grafiksymbolleiste ....................................... 30
Großschreib-Taste.........................................5
Groß-Taste....................................................5
Gruppenzeitpläne ...................................... 116
Gruppierung ................................................ 99
H
Hauptdokument ........................................... 66
Hilfe ...................................................... 16, 85
Hintergrund ................................................. 60
Hochstell-Taste .............................................5
Hotmail-Konto ........................................... 121
HTML .......................................................... 20
Hyperlinknavigation ..................................... 93
I
Image Writer ............................................... 40
Import der Datensätze ........................... 77, 78
Infobereich .................................................. 22
IntelliMaus ................................................... 57
Internet Explorer .......................................... 20
J
Junk-E-Mail ............................................... 111
K
Kalender .................................................... 113
Kalenderdetails ......................................... 118
Kalenderoptionen ...................................... 115
Kennwortschutz......................................... 103
Kennwortvergabe ........................................ 39
Kippen ........................................................ 99
Klicken und Eingeben .................................. 57
Kompatibilität .............................................. 14
Kontextmenü ............................................... 10
Kontext-Taste................................................ 5
Kontoeigenschaften ................................... 110
Kontrollfeld .............................................. 9, 11
Konzeptdiagramm ....................................... 30
Kopfzeile ..................................................... 88
Korrektur ................................................... 104
L
Layoutansicht .............................................. 55
Leerräume .................................................. 57
Leerräume aus-/einblenden ......................... 55
Lesemoduslayoutansicht ............................. 55
Listenformatvorlagen ................................... 50
M
Mail-Setup................................................. 110
Manuell duplex ............................................ 59
Markup........................................................ 28
Mausdoppelklick.......................................... 57
Maussymbole.............................................. 57
Mauszeiger ................................................. 57
MDI-Dateiformat.......................................... 41
Mehrfachauswahl .................................. 62, 99
Menü............................................................. 8
Menü Datei, Als Webseite speichern............ 20
Menüleiste............................................. 8, 105
Microsoft Mail............................................ 121
Microsoft Office Online ................................ 35
Miniaturansicht ............................................ 96
MSN ........................................................... 37
Muster......................................................... 61
N
Namensanzeige ........................................ 107
Navigationsbereich .................................... 105
Nebeneinander ............................................ 56
Netscape Navigator ..................................... 20
Neue Feldnamen ......................................... 70
Neue Formatvorlage.................................... 53
Neue Mauszeiger ........................................ 57
Neue Office-Eigenschaften .......................... 15
Neue Webabfrage ....................................... 91
Normalansicht ....................................... 55, 96
Nummerierung ............................................ 50
O
OCR - Optical Character Recognition .......... 40
Office Document Image Writer .................... 40
Office Marketplace ...................................... 36
Office Online ............................................... 35
Office starten ................................................ 6
Office Tool .................................................. 39
Office-E-Services ........................................ 36
Öffnen und reparieren ................................. 34
Online ......................................................... 35
Organigramm.............................................. 30
Outlook ..................................................... 105
Outlook-Programmfenster ......................... 105
Seite 121
P
Personalisierte Menüs ...................................9
Platzhalter ................................................... 66
Platzhalterzeichen ................................. 72, 73
POP3 ........................................................ 109
Postausgangsserver .................................. 109
Postfach aufräumen .................................. 120
PowerPoint .................................................. 95
Programme ...................................................6
Programmfenster....................................... 105
R
Rad-Maus.................................................... 57
Rahmen .................................................... 100
Rahmenlinien .............................................. 87
Raster ......................................................... 95
Recherchieren ............................................. 25
Rechtschreibung........................................ 107
Registerfarbe ............................................... 88
Return-Taste .................................................5
Rotieren ...................................................... 99
S
Schedule+ ................................................. 121
Schematische Darstellung ........................... 30
Seitenansicht ............................................. 103
Seitenlayoutansicht ..................................... 61
Senden an ................................................... 27
Serienbriefe ........................................... 66, 67
Seriendruckfeld............................................ 72
Seriendruckzeichen ..................................... 72
Shift-Taste.....................................................5
Sichere Absender ...................................... 112
Sicherheit ............................................ 39, 103
SmartTag .............................................. 24, 84
SmartTags-Einstellungen............................. 24
Spaltenbreite ............................................... 86
Spam ........................................................ 111
Speichern als Grafik .................................... 98
Speicherort .................................................. 27
Sprache..................................................... 104
Standard-Symbolleiste............................... 105
Starten Office ................................................6
Starten Word .................................................6
Startmenü .....................................................6
Start-Schaltfläche ..........................................6
Struktur ....................................................... 61
Suchen ........................................................ 86
Suchen und Ersetzen ................................... 86
Suchenleiste .............................................. 118
Suchfunktion ............................................... 26
Suchkriterien ............................................. 118
Such-Optionen ............................................ 87
Suchordner ................................................ 119
Summenfunktion ......................................... 82
Symbolleiste ........................................ 12, 105
Symbolleiste Schutz .................................... 90
Synchroner Bildlauf ..................................... 56
Systemabsturz............................................. 33
Systemmenü ............................................... 10
Systray ........................................................ 22
T
Tabellenformatvorlagen ............................... 51
Tabellen-Ziehpunkt ...................................... 53
Taskleiste.................................................... 63
Tastenkombinationen .................................... 5
Terminfarben ............................................ 113
Text mischen............................................... 66
Textanpassung............................................ 98
Texteingabe-Position ................................... 57
Texterkennung ............................................ 39
Textwasserzeichen ...................................... 61
Titelleiste .................................................. 105
Tools im Web.............................................. 35
U
Überarbeitung ..................................... 27, 102
Überarbeitung mit E-Mail-Programm ......... 103
Überarbeitung mit Outlook ........................ 103
Überarbeitungskommentar ........................ 103
Übermittlungseinstellungen ....................... 110
Übersetzen .................................................. 25
Überwachungsfenster .................................. 82
Umschalt-Taste............................................. 5
Update ........................................................ 35
V
Variable ...................................................... 66
Variablenname ............................................ 66
Verknüpfungen .................................... 93, 105
Virus ......................................................... 110
W
Wasserzeichen...................................... 60, 61
Web ............................................................ 35
Webabfragen .............................................. 90
Webabfrageoptionen ................................... 91
Webarchiv-Dateiformat ............................... 36
Webseite speichern ..................................... 20
Wheel-Maus................................................ 57
Wiederhergestellt ........................................ 33
Windows ....................................................... 6
Windows-Taste ............................................. 5
Windows-Zwischenablage ........................... 22
Word........................................................... 43
Word starten ................................................. 6
Word-Bildschirm ........................................... 7
Wörter zählen ............................................. 62
Writer.......................................................... 41
X
XML ............................................................ 20
Z
Zahlenformate ............................................. 94
Zeichenraster .............................................. 95
Zeilenschaltung bei Blocksatz...................... 62
Zeilenumbruch .......................................... 106
Zeitpläne ................................................... 117
Zeitplanung ............................................... 113
Zellverbindungen ......................................... 86
Ziehpunkt .................................................... 53
Zoom .......................................................... 55
Zoomen ...................................................... 57
Zugriffsbeschränkung .................................. 90
Zugriffsgewährung ...................................... 90
Zwischenablage .......................................... 22
Zwischenräume ........................................... 57
Seite 122
Inhaltsverzeichnis
1 Microsoft Office 2003 ......................................................................................................... 4
1.1 Ein Office-Programm starten ....................................................................................... 4
1.2 Ein Office Bildschirm ................................................................................................... 5
2 Der Befehlsaufruf ............................................................................................................... 6
2.1 Die Menüleiste ............................................................................................................. 6
2.2 Systemmenü ............................................................................................................... 8
2.3 Kontextmenüs ............................................................................................................. 8
2.4 Tasten (Shortcuts) ....................................................................................................... 8
2.5 Symbole ...................................................................................................................... 8
2.6 Ein Office Programm beenden .................................................................................. 11
2.7 Wechsel zu anderen Programmen ............................................................................. 11
3 Kompatibilität mit Office 97, 2000 und 2002/XP ............................................................. 12
4 Neue Office-Eigenschaften .............................................................................................. 13
4.1 Aufgabenbereich ....................................................................................................... 13
4.2 Hilfe........................................................................................................................... 14
4.3 Allgemeine Aufgaben ................................................................................................ 17
4.4 Zwischenablagen ....................................................................................................... 20
4.5 Sammeln und Einfügen ............................................................................................. 21
4.6 SmartTags................................................................................................................. 22
4.7 Übersetzen und Recherchieren .................................................................................. 23
4.8 Bildkomprimierung..................................................................................................... 28
4.9 Datenrettung .............................................................................................................. 31
4.10 Webanbindung .......................................................................................................... 33
4.11 Sicherheit .................................................................................................................. 37
4.12 Office-Tool – Texterkennung ..................................................................................... 37
5 Word ................................................................................................................................. 41
5.1 Formatvorlagen ......................................................................................................... 41
5.2 Formatvorlage erstellen ............................................................................................. 41
5.3 Formatvorlage verwenden ......................................................................................... 42
5.4 Ändern der Formatvorlagen ....................................................................................... 43
5.5 Formatierung anzeigen .............................................................................................. 46
5.6 Format übertragen ..................................................................................................... 51
5.7 Zusammenfassung Formatvorlagen........................................................................... 52
5.8 Bildschirmansichten ................................................................................................... 52
5.9 Klicken und Eingeben ................................................................................................ 55
5.10 Duplexdruck .............................................................................................................. 57
5.11 Hintergrund und Wasserzeichen ................................................................................ 58
5.12 Was gibt's sonst noch Neues? ................................................................................... 60
6 Text mischen (Serienbriefe) ............................................................................................ 64
6.1 Variable ..................................................................................................................... 64
6.2 Feldname .................................................................................................................. 64
6.3 Hauptdokument ......................................................................................................... 65
6.4 Seriendruck-Assistent ................................................................................................ 65
6.5 Datenquelle ............................................................................................................... 66
6.6 Datenfelder einfügen ................................................................................................. 70
6.7 Serienbriefvorschau................................................................................................... 73
6.8 Serienbriefe drucken.................................................................................................. 75
6.9 Importieren der Datensätze........................................................................................ 75
6.10 Zusammenfassung Serienbrief .................................................................................. 76
Seite 2
7
8
9
10
6.11 Übung........................................................................................................................ 78
Excel ................................................................................................................................. 79
7.1 Formeln und Funktionen ............................................................................................ 79
7.2 Bearbeiten und Formatieren ...................................................................................... 83
7.3 Erweiterter Arbeitsblattschutz .................................................................................... 87
7.4 Webabfragen ............................................................................................................. 88
7.5 Was gibt's sonst noch Neues? ................................................................................... 91
PowerPoint ....................................................................................................................... 93
8.1 Folienbearbeitung ...................................................................................................... 93
8.2 Optimierung und Erweiterung der Grafikfunktionen .................................................... 96
8.3 Animationen ............................................................................................................ 100
8.4 Kombinieren überarbeiteter Präsentationen ............................................................. 100
8.5 Was gibt's sonst noch Neues? ................................................................................. 101
Outlook ........................................................................................................................... 103
9.1 Der Navigationsbereich ........................................................................................... 104
9.2 Rund um die E-Mail ................................................................................................. 104
9.3 Kalender und Zeitplanung ........................................................................................ 111
9.4 Was gibt's sonst noch Neues? ................................................................................. 116
Stichwortverzeichnis ..................................................................................................... 120
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Umstieg auf Microsoft Office 2003 - Musterunterlage

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