Die Elektronische Kreditakte

MarktServices Nord
Die Elektronische Kreditakte
– zeitgemäße Archivierung
plus MehrWert
Das Zeitalter der Elektronischen Kreditakte
hat begonnen
Ist das ein Grund, an Papierakten festzuhalten?
Die strategischen Entscheidungen zur
Einführung eines optischen Archivs sind
getroffen, Systeme und Dienstleister
ausgewählt. Mit einem „Klick“ ist der
Weg in ein neues Zeitalter beschritten.
Akten werden nicht mehr aus verstaubten Kellern geholt, sondern direkt am
Arbeitsplatz aufgerufen – zeitgleich an
unterschiedlichen Standorten und von
verschiedenen Mitarbeitern. Die betriebswirtschaftlichen Vorteile sind eindeutig
und die Wettbewerbsvorteile klar. Soweit
die Vision.
• viel Raum, weil große Büro- und
Lagerflächen von Akten belegt werden.
Wie bei anderen technologischen Fortschritten, gibt es auch bei der Einführung
der E-Akte einige Hürden. Die entscheidende: die Akzeptanz der Anwender für
diese Neuerung.
• viel Geld, denn Akten verursachen
immense Lager- und Versandkosten
und ziehen Folgekosten durch
Kopieren, Ablegen etc. nach sich.
Vielen Mitarbeitern fällt die Umstellung
schwer, die klassische Papierakte bietet
die Sicherheit des Gewohnten. Neue
Systeme erfordern neue Arbeitsweisen.
Und das alte System hat bestens funktioniert …
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Traditionelle Akten kosten
• viel Zeit, weil die klassische Papierakte intensiver Pflege bedarf. Auch die
Suche nach dem richtigen Dokument
kostet oft die wertvolle Zeit der
Mitarbeiter.
• viele Nerven, weil die Suche und das
lange Warten nervenaufreibend sind.
Der „Faktor Anwender“ entscheidet
Der Umstellung auf die E-Akte können Sie
mit der Begleitung eines professionellen
Dienstleisters gelassen begegnen. Unterstützung und Beratung von der Konzeption an helfen, Ihre Rahmenbedingungen
aber auch mögliche Befindlichkeiten Ihrer
Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Bei der Analyse und der Erarbeitung der
neuen Struktur der Dokumente sollten
Sie auf einen erfahrenen Dienstleister
vertrauen. Die Gestaltung der perfekten
neuen Gliederung entscheidet über den
Erfolg. Hierbei kommt es nicht nur auf
kreditfachliche Zwänge an – viel wichtiger
ist es, eine ergonomische E-Akte zu entwickeln. Die Bestandsdokumente müssen
intelligent reduziert werden. Gerade diese
Aufgabe kann ein Dienstleister effizienter
erledigen. Die Festlegung der Dokumenten- und Übersetzungspläne hat direkte
Auswirkung auf die Recherchemöglichkeiten und damit auf die Akzeptanz der
zukünftigen Nutzer.
Nur wenn der „Faktor Mensch“ angemessen berücksichtigt wird, lassen sich die
ökonomischen Vorteile voll ausnutzen.
Und die sind enorm: Mit der E-Akte werden Ihre internen und externen Prozesse
schlanker und schneller.
Alles wird einfacher
Sämtliche Dokumente werden zentral
gespeichert und können dann sofort nach
der Qualitätssicherung auf dem Bildschirm aufgerufen werden. Gleichzeitig,
dezentral und von allen Mitarbeitern.
Durch die intelligente Rechtevergabe ist
geregelt, dass nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff erhalten. Gerade besonders
schutzbedürftige Dokumente, wie zum
Beispiel Unterlagen von Mitarbeitern oder
„VIP-Kunden“, gehören unbedingt in die
digitale Akte. Durch das KURS-Rechtesystem bleiben unerwünschte Blicke
zuverlässig draußen.
Hohe Lager- und Papierkosten und der
immense Zeitaufwand des Suchens
gehören der Vergangenheit an. Durchlaufzeiten sind erheblich kürzer, die Ablagestruktur standardisiert und der Flächenbedarf minimiert. Digital vom Kunden
übergebene Dokumente können direkt in
die E-Akte einfließen. Und nicht zuletzt
ermöglicht erst die E-Akte die Automatisierung dokumentenbasierter Prozesse
bei der Kreditbearbeitung.
Das Ergebnis: Ihre Mitarbeiter
können sich intensiver dem
Kunden widmen.
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Nicht Suchen, sondern Finden
– die E-Akte nach Maß
Der Maßstab sind Ihre Sparkasse, Ihre
Prozesse, Ihre Anforderungen. Diese Rahmenbedingungen werden schon in der
Planungs-Phase einbezogen. Frühzeitige
Unterstützung bei der Konzeption sowie
eine begleitende Kommunikation helfen
Ihren Mitarbeitern bei der Eingewöhnung.
Die MSN baut nicht nur auf überlegene
Technik. Der „Faktor Mensch“ steht im
Fokus: nicht das Suchen, sondern das
Finden von Dokumenten ist Programm.
Bei der Entscheidung für ein optisches
Kreditarchivsystem kommt es neben kreditfachlichem Know-how und optimaler
Technik auf die Qualität des Dienstleisters an. Das Vertrauen in die Kompetenz
der MarktServices Nord (MSN) zahlt sich
schnell und vor allem nachhaltig für Sie
aus.
Als qualitätsorientierter FullserviceDienstleister bietet Ihnen die MSN dank
langjähriger Erfahrungen in der Dokumentenarchivierung ein garantiert ausgewogenes und praxiserprobtes Gesamtprodukt. Nicht zuletzt werden Qualität
und die Einhaltung des Leistungsversprechens regelmäßig durch die TÜV NORD
CERT GmbH in einem freiwilligen und
unabhängigen Zertifizierungsverfahren
nach DIN-EN-ISO 9001:2008 bescheinigt.
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Die MarktServices Nord unterstützt Sie
dabei, Ihre Prozesse an die neue Arbeitsweise anzupassen. Dabei können sich Ihre
Kreditspezialisten mit ihren Erfahrungen
einbringen. So lässt sich ein doppelter
Nutzen erzielen: Die neuen Prozesse sind
praxistauglich und besitzen gleichzeitig
eine erhöhte Akzeptanz. Ihre Mitarbeiter
sind eingebunden und stehen damit von
Anfang an zur neuen E-Akte.
Bewährte Prozesse, perfekt auf Ihre
Sparkasse abgestimmt
Nach der gemeinsamen Planung erfolgt die Digitalisierung Ihrer Akten.
Mit professionellem Blick werden die
Dokumente durch die MSN indexiert,
aufbereitet und schließlich digitalisiert.
Erst nach der Qualitätssicherung werden
„Nicht-Originale“ vernichtet, Rest-Akten
an Ihre Sparkasse zurück geliefert und die
E-Akten online an die Finanz-Informatik
weitergeleitet. Sie profitieren von perfekt
strukturierten Dokumenten und komfortablen, fein gegliederten Recherchemöglichkeiten.
Endablage vorbereiten
1. Rest-Akten
2. Stapelverwahrung
3. Vernichtung
Online-Recherche
der Berater
Elektronische
Kreditakte
– der Prozess
Die MSN begleitet Ihre Sparkasse Schritt
für Schritt. Damit wirklich alle Vorteile
Ihrer maßgeschneiderten E-Akte schnell
zum Tragen kommen.
Ihre 10 Vorteile auf einen Blick
1. Einsparungen bei Druck-, Kopier-,
7. Schnelle, fein gegliederte
Lager- und Transportkosten
2. Entlastung von aufwändigen
Routinearbeiten
3. Keine eigene, teure und
pflegeintensive Erfassungslösung
notwendig
4. Zentrale Speicherung und
Datensicherung der Dokumente
5. Gleichzeitiger, standortunabhängiger Zugriff möglich
6. Intelligente Rechtevergabe
Suche nach und in den
Dokumenten
8. Hohe Datenqualität und
-sicherheit – immer nach
neuesten Standards und
Vorschriften
9. Zukunftssicherheit garantiert
– Prozesse und Technik werden
kontinuierlich weiterentwickelt
10.Konzeption, Beratung,
Analyse und Service aus einer
Hand – kreditfachliches
Know-how inklusive
schützt sensible Kundendaten
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MarktServices Nord –
Prozesse plus MehrWert
Die MarktServices Nord ist spezialisiert
auf marktnachgelagerte Serviceprozesse
der Sparkassen. Und steht für hohe
Effizienz mit MehrWert-Services nach
Maß. Wir offerieren unseren Kunden ein
breites Leistungsspektrum auf höchstem
technischen und logistischen Niveau.
Wir bieten für Sparkassen sowie für
weitere potenzielle Mandanten aus der
Sparkassen-Finanzgruppe die Bearbeitung von marktnachgelagerten Serviceprozessen in den Bereichen:
Effizienz erhöhen, Synergien schaffen,
Produktivität steigern
Die Nutzung unserer Marktfolge-Angebote hat für Ihre Sparkasse entscheidende Vorteile: Sie können sich voll auf Ihr
Kerngeschäft konzentrieren, Ihre Qualitätsstandards werden durch den Einsatz
verbundkonformer Geschäftsprozesse
gesichert. Das Vertrauen unserer Kunden
ist dabei unser wichtigstes Gut und bildet
die Basis für die erfolgreiche Zusammenarbeit.
• Marktfolge Aktiv
• Marktfolge Passiv
• Dokumentenmanagement
• Zahlungsverkehr
Der Vertrieb wird entlastet und die
Leistungsfähigkeit Ihrer Sparkasse
gesteigert.
Was können wir für Ihre Sparkasse tun?
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Ihre MSN-Vorteile:
Hochwertige Leistungen zu marktfähigen Preisen – dafür steht MSN
– die MarktServices Nord aus Hannover
• Breites Leistungsspektrum:
Umfassendes Service-Angebot für
Prozesse im Zahlungsverkehr sowie
rund um Giro-, Spar-, Online-Konten,
standardisiertes Kreditgeschäft und
Immobilienbewertungen
• Service nach Maß:
Individuelle Umsetzung Ihrer marktnachgelagerten Serviceprozesse
• Optimierter Kundenservice:
Kurze Bearbeitungszeiten,
individuelle MehrWert-Services
• Hohe Qualität:
Kontinuierliche Fortbildung und
Spezialisierung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Überlegene Technologie:
Modernste Ausstattung und bestes
technisches Know-how
• Flexiblere Kostenstrukturen:
Umwandlung Ihrer fixen Personalkosten in variable Sachkosten
• Kostentransparenz:
Klar strukturierte Leistungspakete
und leicht verständliche Abrechnungsverfahren
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info@marktservices-nord.de
www.marktservices-nord.de
Annette Gnilka
Telefon 0511 30036-7460
Telefax 0511 30036-957460
Email annette.gnilka@marktservices-nord.de
Stand: Juni 2012
Telefon 0511 30036-0
Telefax 0511 30036-9999
Jörg-Hilmar Schubert
Telefon 0511 30036-7402
Telefax 0511 30036-957402
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www.ahlersheinel.de
MarktServices Nord GmbH
Hans-Böckler-Allee 11
30173 Hannover