PowerPoint – Kleine Einführung

PowerPoint – Kleine Einführung
PowerPoint ist ein Microsoft Office Programm, das sich allen anderen Office Programmen (auch
Word) sehr ähnelt. Gestartet wird PowerPoint über Start Programme Microsoft
PowerPoint.
Die hier dargestellten Funktionen richten sich nach der Version 2002. Falls auf dem eigenen
Rechner eine ältere oder neuere Version existiert, können einzelne Schritte etwas von den hier
beschriebenen abweichen.
Speichern
Wichtig ist es, die bearbeitete Datei zu sichern. Am besten wird die Präsentation gleich zu Beginn
erstmalig gespeichert. Und dann gilt: Zwischenspeichern nicht vergessen! Zum Speichern wird auf
Datei Speichern unter geklickt und ein neues Fenster öffnet sich. Hier wird der Ordner
ausgewählt, in dem die Präsentation gespeichert sein soll, z.B. „Eigene Dateien“. Dann wird der
Datei noch ein Dateiname gegeben und abschließend mit „Speichern“ bestätigt.
Text einfügen und formatieren
Wenn das Programm geöffnet wurde, erscheint zunächst eine leere Folie, auf der bereits zwei
Textfelder integriert sind. Um den eigenen Text in die Folie einzufügen, muss man lediglich der
Anweisung „Titel durch Klicken hinzufügen“ folgen, d.h. beim Klick in das Textfeld erscheint der
blinkende Cursor und es kann geschrieben werden.
Falls die beiden vorhandenen Textfelder nicht
ausreichen, können weitere hinzugefügt werden. Dies ist
über die Symbolleiste „Zeichnen“ möglich, die sich am
unteren Bildschirmrand befindet. Es wird einmal auf das
Symbol „Textfeld“ und dann in die Folie geklickt. Ein
Textfeld erscheint, in das hineingeschrieben werden
kann.
Um den Text nun zu verändern (Größe, Farbe, Schriftart
etc.), muss dieser zunächst markiert werden. Hierzu wird einmal in den Text geklickt, so dass der
Rahmen erscheint. Damit sich der gesamte Text verändert, wird dieser mit der linken gedrückten
Maustaste markiert (Der Text ist dann schwarz unterlegt). Nun können alle Formatierungen
vorgenommen werden. Die meisten finden sich in der Symbolleiste „Format“.
Schriftart
Schriftgröße
Hintergrund
Grundsätzlich ist der Hintergrund bei den Folien weiß. Bei einer
Präsentation bietet es sich aber an, diesen farbig zu gestalten.
Dies ist über Format Hintergrund möglich. Beim Klick auf
das kleine Dreieck erscheint ein Fenster, in dem die
„Fülleffekte“ ausgewählt werden. Ein weiteres Fenster öffnet
sich, in dem verschiedene Farben und deren Ausrichtung
bestimmt werden. Wenn alles eingestellt wurde, mit OK
bestätigen und das Fenster „Hintergrund“ erscheint wieder. Es
gibt nun zwei Möglichkeiten:
1.
„Für alle übernehmen“ – Jede Folie erhält diesen
Hintergrund, auch die hinterher eingefügt werden
2.
„Übernehmen“ – Nur die Folie, auf der der
Hintergrund erstellt wurde, erhält auch diesen.
Die anderen Folien behalten ihre ursprüngliche
Farbe.
Schriftfarbe
Weitere Gestaltungsmöglichkeiten, z.B. eine
Grafik als Hintergrund einfügen
Hier werden die Farben ausgesucht
Hier wird die Ausrichtung bestimmt
Neue Folie
In jeder PowerPointpräsentation können
beliebig viele Folien eingefügt werden.
Wenn die erste Folie fertig erstellt wurde,
muss eine neue Folie eingefügt werden.
Dies ist über Einfügen Neue Folie
möglich. In der Übersicht auf der linken
Seite werden nun zwei Folien angezeigt.
Hier besteht die Möglichkeit, die Folie
auszuwählen, die bearbeitet werden soll.
Mit einem Klick auf die Folie in der
Übersicht, erscheint diese im
Bearbeitungsfenster.
Grafik einfügen und formatieren
Grafiken werden in die Präsentation über Einfügen Grafik Aus Datei eingefügt. Dabei öffnet
sich das Fenster „Grafik einfügen“. Hier wird das Bild per Doppelklick ausgewählt, das in die
Präsentation eingebunden werden soll. Die Grafik ist nun auf der Folie zu sehen.
Jetzt gilt es, die Grafik zu formatieren, z.B. die Größe an die Folie anzupassen oder aber die
richtige Position zu wählen. Dazu muss das Bild zunächst mit einem Mausklick markiert werden.
Die Markierung ist an den Eckpunkten der Grafik zu erkennen.
Grafik verkleinern
Wird der Mauszeiger nun an einen Eckpunkt gesetzt, verändert sich dieser zu einem schwarzen
Pfeil. Mit gedrückter linker Maustaste diesen Eckpunkt nach innen ziehen. Das Bild wird
verkleinert.
Grafik verschieben
Um die Grafik an eine andere Position zu setzen, wird der Mauszeiger in das Bild geführt. Dieser
verändert sich nun zu einem viergliedrigen Pfeil. Auch hier gilt wieder: Mit gedrückter linker
Maustaste das Bild dort hinziehen, wo es positioniert werden soll.
Animation von Text und Grafiken
Die Folien sind nun soweit fertig, dass alle Grafiken und Texte
eingefügt wurden. Nun gilt es, alles zu animieren – also
Bewegung in die Präsentation zu bringen. Dazu wird
zunächst die Grafik oder der Text markiert, der animiert
werden soll. Dann wird auf Bildschirmpräsentation Benutzerdefinierte Animation geklickt und auf der rechten
Seite öffnet sich ein neues Fenster. Hier wird Effekt
hinzufügen Eingang Weitere Effekte angeklickt. Ein
Fenster mit allen Effekten öffnet sich. Der gewünschte Effekt
wird mit einem Mausklick ausgewählt und mit OK bestätigt.
Folienübergänge
Eine andere Möglichkeit, Bewegung in die Präsentation zu
bekommen, sind Folienübergänge. Hier werden nicht einzelne
Texte oder Grafiken animiert, sondern die Folien. Folienübergänge
werden ausgewählt über Bildschirmpräsentation Folienübergang. Auch hier wird auf der rechten Seite ein neues
Fenster geöffnet, in dem ein Effekt per Mausklick ausgewählt
werden kann. Dieser Effekt ist nur für die jeweilige Folie, die gerade
bearbeitet wird, gültig.
Bei dem Fenster „Folienübergang“ kann zudem bestimmt werden,
ob die Präsentation automatisch oder per Mausklick ablaufen soll.
Das Entsprechende wird angeklickt, bei „automatisch“ muss zudem
die Zeit ausgewählt werden, wann die nächste Folie erscheinen soll.
Musik einbinden
Ähnlich wie bei Fotos, kann in die Präsentation auch Musik eingebunden werden. Hierzu müssen
zunächst verschiedene Voraussetzungen geschaffen werden. Als erstes gilt: Musik auswählen!
Wenn das geschehen ist, wird der Titel auf dem Rechner gespeichert – am besten im gleichen
Ordner, in dem auch die Präsentation ist. Damit der Song in der Präsentation erkannt wird, sollte
der Dateiname möglichst kurz sein, keine Umlaute, Punkte, Kommas oder Leerzeichen enthalten.
Dazu wird die Datei vorsichtshalber umbenannt: Rechter Mausklick auf die Datei Umbenennen Titel schreiben.
Anschließend wird die Musikdatei in die
Präsentation eingebunden. In Powerpoint
wird zunächst die Folie ausgewählt, auf der
die Musik gestartet werden soll. Dann wird
auf Einfügen Film und Sound Sound aus Datei geklickt. Ein neues
Fenster öffnet sich, über das die
Musikdatei gesucht wird. Die gesuchte
Datei mit einem Mausklick markieren und
auf OK klicken. Nun wird gefragt, ob die
Musik automatisch starten soll oder per
Mausklick. Dies hängt davon ab, ob die
Präsentation automatisch abgespielt wird
oder ob für jede neue Folie geklickt werden
muss.
Klick auf Nein Präsentation wird per
Mausklick abgespielt und auch die Musik
wird per Mausklick auf den Lautsprecher
gestartet.
Klick auf Ja Präsentation ist auf automatischen Ablauf
eingestellt (siehe Automatische Präsentation) und die Musik
startet, wenn die entsprechende Folie mit dem Lautsprecher
erscheint.
Jetzt ist ein Lautsprecher auf der Folie. Diesen kann man wie
eine Grafik verschieben. Einfach mit der linken Maustaste auf
den Lautsprecher klicken, festhalten und an die gewünschte
Position ziehen.
Starten und Beenden der Musik
Bei einem Klick mit der rechten Maustaste auf den
Lautsprecher wird die „Benutzerdefinierte Animation“
aufgerufen. Auf der rechten Seite sind nun alle eingefügten
Animationen zu sehen, unter anderem auch die Musik. Hier
wird auf das kleine Dreieck neben dem Titel geklickt und die Effektoption ausgewählt. Ein neues
Fenster öffnet sich und bei „Wiedergabe anhalten“ wird „Nach … Folien“ ausgewählt. Hier wird
noch die Folienanzahl eingetragen und abschließend mit OK bestätigt.
Automatische Präsentation
Um die Präsentation automatisch ablaufen zu lassen,
müssen die Folienübergänge aufgerufen werden. Dies
erfolgt über Bildschirmpräsentation Folienübergang.
Auf der rechten Seite öffnet sich ein neues Fenster
„Folienübergang“.
Dort kann unter „Nächste Folie“ der Ablauf bestimmt
werden. Grundsätzlich ist „Bei Mausklick“ angehakt – Die
Präsentation muss also weitergeklickt werden. Zur
automatischen Einstellung wird der Haken per Mausklick
entfernt und bei „Automatisch nach …“ gesetzt. Dort wird
nun eingestellt, wie lange eine Folie angezeigt werden soll.
Sind diese Einstellungen vorgenommen, wird auf „Für alle
Folien übernehmen“ geklickt und die Präsentation läuft
nun automatisch.
Vorsicht: Wenn auf „Für alle Folien übernehmen“ geklickt
wird, dann werden die Folienübergänge (z.B. Kämmen)
auch auf alle Folien angewendet. Auch, wenn im Vorfeld für jede Folie ein anderer Übergang
ausgewählt wurde.
Präsentation starten
Die Präsentation ist nun fertig gestellt und kann vorgeführt werden. Dies ist über
Bildschirmpräsentation Bildschirmpräsentation vorführen möglich.
Powerpoint Viewer 2003
Falls die Präsentation auf einem Rechner betrachtet wird, der kein Powerpoint installiert hat, kann
aus dem Internet ein kostenloser Viewer herunter geladen werden, mit dem die Präsentation
angeschaut, aber nicht bearbeitet werden kann. Dazu wird bei www.google.de in die Suchmaske
„Powerpoint viewer 2003“ eingegeben und die Suche gestartet. Der erste Link bei den
Suchergebnissen bietet einen Download des Viewers an.
Alternative zu Powerpoint
Falls der eigene Rechner kein Powerpoint installiert hat, kann ein alternatives, kostenloses
Programm aus dem Internet herunter geladen werden. Auf der Internetseite http://os-infoguide.jizm.de sind viele verschiedene Anwenderprogramme erhältlich. Unter „Büroanwendungen“ findet
sich das OpenOffice.org. Dies ist sehr stark an das Microsoft Office Paket angelehnt und enthält
ähnliche Programme wie Word, Powerpoint, Excel und Co. Impress ist das Programm, das fast
genauso wie Powerpoint funktioniert.