Steuerbegünstigte Zuwendungen an Arbeitnehmer

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Steuerbegünstigte Zuwendungen
an Arbeitnehmer
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Mini-Job
Geschenke zum besonderen Anlass
Benzingutschein, Sachbezug bis 44 €
Zuschuss Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte
Erholungsbeihilfe
Internet
Betriebsveranstaltungen
Reisekostenersatz
Sonstiges
Arbeitslohn ist grundsätzlich lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig. Es gibt aber einige
Möglichkeiten, Arbeitnehmern etwas steuer- und sozialabgabenfrei zukommen zu lassen. Mit
Hilfe dieser wenigen Möglichkeiten kann z. B. auch eine deutliche Erhöhung der 400 € Grenze für Geringverdiener erreicht werden.
Arbeitgeberkosten
121 €
Arbeitgeberanteil zur
Sozialversicherung
Bruttolohnerhöhung
100 €
Lohnsteuer, Arbeitnehmeranteil
Sozialversicherung
Nettolohnerhöhung
60 €
Performance: 49,5 % des Arbeitsgeberaufwands kommen beim Arbeitnehmer an
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2. Mini-Jobs
Eine geringfügige Beschäftigung ist bis zu einem Höchstbetrag von 400 € monatlich möglich.
Überschreitet das regelmäßige Arbeitsentgelt 400 €, so tritt Versicherungspflicht ein.
Dagegen führt ein nur gelegentliches und nicht vorhersehbares Überschreiten der
Geringfügigkeitsgrenze nicht zur Versicherungspflicht. Als gelegentlich ist dabei ein Zeitraum
von bis zu zwei Monaten innerhalb eines Jahres anzusehen. Unvorhersehbar ist z. B. eine
Überschreitung wegen Krankheitsvertretung. In einem solchen Fall könnten also auch einmal
1.000 € Monatslohn zu den Abgabesätzen einer geringfügigen Beschäftigung abgehandelt
werden.
Die Pauschalabgabe, bestehend aus Renten- und Krankenversicherung sowie pauschaler
Lohnsteuer, beträgt grundsätzlich 30 %. Lediglich bei einer geringfügigen Beschäftigung im
Privathaushalt ermäßigt sich die Pauschalabgabe auf 12 %.
Bei ein und demselben Arbeitgeber kann es nicht gleichzeitig eine Hauptbeschäftigung und
eine geringfügige Beschäftigung geben. Dagegen kann ein Arbeitnehmer durchaus mehrere
Mini-Jobs haben, wenngleich der Arbeitslohn aus diesen mehreren geringfügigen
Beschäftigungen in der Summe 400 € nicht übersteigen darf. Gegebenenfalls muss der
Arbeitnehmer dem Arbeitgeber gegenüber bestätigen, dass seine mehreren Mini-Jobs in
Summe die Grenze nicht überschreiten.
Geht der Arbeitnehmer aber einer Hauptbeschäftigung nach, so darf er nur einen Mini-Job
und nicht mehrere haben. Es gilt das Müller-Prinzip.
Nach dem sog. Nachweisgesetz muss der Arbeitgeber bei Teilzeitkräften spätestens einen
Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen
schriftlich niederlegen, unterschreiben und aushändigen. Am besten wird ein schriftlicher
Arbeitsvertrag geschlossen.
Einen Muster-Arbeitsvertrag für eine geringfügige Beschäftigung können Sie bei uns
anfordern oder downloaden.
Abgabenbelastung
120 € = 30%
Mini-Job
bis 400 €
Performance: 77% des Arbeitgeberaufwands kommen beim Arbeitnehmer an
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3. Geschenke zum besonderen Anlass
Aufmerksamkeiten in Form von Sachzuwendungen aus Anlass eines besonderen
persönlichen Ereignisses stellen bis zu einem Wert von 40 € (inkl. Umsatzsteuer) keinen
Arbeitslohn dar.
Ein solcher besonderer Anlass sind z. B. Geburtstag, Jubiläum oder Heirat.
Geldzuwendungen dagegen, und sind sie noch so klein, sind stets Arbeitslohn. Die 40 € Grenze ist eine Freigrenze. Wird sie überschritten, ist der gesamte Wert steuerpflichtiger
Arbeitslohn.
Sachzuwendungen sind z. B. Blumen, Buch, DVD oder ähnliches. Keine steuerpflichtige
Barzuwendung liegt vor, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer ein Geschenk aussuchen
lässt und ihm die Kosten hierfür erstattet oder einen Gutschein mit Eurobetrag aushändigt.
Die Kombination von Aufmerksamkeit und Sachbezug ist in ein und demselben Monat
möglich.
96 % Regel
Geburtstagsgeschenk
Performance
Benzingutschein
bis 40 €
bis 44 €
100%
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4. Sachbezug bis 44 €
Zum Arbeitslohn zählen alle Einnahmen, die in Geld oder Geldeswert bestehen.
Geldwerte Vorteile können z. B. sein Wohnung, Mahlzeiten, Waren, Dienstleistungen und
sonstige Sachbezüge. In der Praxis hat sich als praktikabelste und jeden Monat
wiederholbare Möglichkeit die Ausstellung von Waren-, oder insbesondere
Benzingutscheinen, erwiesen.
Die 44 € - Grenze wird aus Vereinfachungsgründen nach der sog. 96 %-Regelung
betrachtet, das heißt der Mitarbeiter darf im Falle einer Gutscheinerteilung ohne
Eurobetrag (Gutschein über 30L Diesel) bis zu einem Betrag von 45,80 € tanken, damit
nach Abzug dieses Puffers die Grenze von 44 € nicht überschritten wird. Wir empfehlen
jedoch, dies den Mitarbeitern nicht mitzuteilen und die Grenze nicht bis auf den letzten Cent
auszureizen. Tankt der Mitarbeiter auch nur einen Cent zu viel, ist die Lohnsteuer- und
Sozialabgabenfreiheit
wegen
Überschreitens
der
Freigrenze
verloren.
Der
Bewertungsabschlag von 4% gilt nicht beim Tanken ohne Gutschein oder bei Geldhingabe
mit Verwendungsauflage.
Doch nun im Einzelnen zum Sachbezug durch Warengutschein:
Der Sachbezug „Benzin“ war nach früherer Auffassung nur dann bis zu einem Betrag von
monatlich 44 € lohnsteuer- und sozialabgabenfrei, wenn folgende Voraussetzungen
vorlagen:
•
Die Leistung muss genau bezeichnet werden, z. B. „30 Liter Superbenzin“. Ein
begünstigter Sachbezug liegt nicht vor, wenn die Tankstelle die getankten Liter auf
einem Blankogutschein des Arbeitgebers einträgt.
•
Die auf dem Gutschein genannte Warenmenge x Preis darf die Freigrenze von 44 €
im Zeitpunkt der Übergabe des Gutscheins (!) an den Arbeitnehmer nicht
übersteigen.
•
Auf dem Warengutschein darf kein Euro-Betrag genannt sein, wie z. B. „Superbenzin
für 44 €“ oder „30 Liter Superbenzin, max. 44 €“.
•
Der Gutschein muss bei einer bestimmten Tankstelle eingelöst werden, die mit dem
Arbeitgeber unmittelbar abrechnet. Kann der Arbeitnehmer die Tankstelle selbst
auswählen, oder bezahlt der Arbeitgeber den Kraftstoff und lässt sich den Betrag vom
Arbeitgeber erstatten, so liegt steuerpflichtiger Barlohn vor.
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Was sagt die neueste Rechtsprechung und Verwaltungsmeinung zum Thema Barlohn oder
Sachbezug ?
Barlohn oder steuerbefreiter Sachbezug?
• In drei kürzlich entschiedenen Streitfällen hatten Arbeitnehmer neben ihrem Gehalt
noch andere Leistungen bekommen. So durften diese in einem Fall auf Kosten des
Arbeitgebers gegen Vorlage einer Tankkarte bei einer bestimmten Tankstelle bis zu
einem Höchstbetrag von 44 EUR im Monat tanken (Az.: VI R 27/09). In einem
weiteren Fall hatten die Arbeitnehmer die Möglichkeit, mit Benzingutscheinen bei
einer Tankstelle ihrer Wahl 30 Liter Treibstoff zu tanken und die Kosten hierfür ihrem
Arbeitgeber in Rechnung zu stellen (Az.: VI R 41/10). Im dritten Fall erhielten die
Arbeitnehmer an ihrem Geburtstag einen Geschenkgutschein einer großen
Einzelhandelskette im Wert von 20 EUR (Az.: VI R 21/09).
•
In allen Fällen qualifizierten die Finanzbehörden die erbrachten ArbeitgeberLeistungen als steuerpflichtigen Barlohn, für den die Bagatellgrenze von 44
EUR/Monat nicht gilt. Sie forderten die nicht abgeführte Lohnsteuer vom jeweiligen
Arbeitgeber nach. Die hiergegen gerichteten Klagen hatten in erster Instanz keinen
Erfolg. Der BFH dagegen hob die Urteile auf und gab sämtlichen Klagen statt.
•
Nach Auffassung der Richter entscheidet sich die Frage, ob Barlohn oder ein
Sachbezug vorliegt, nach den arbeitsvertraglichen Vereinbarungen. Entscheidend
sei, welche Leistung der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber beanspruchen kann. Kann
der Arbeitnehmer lediglich die Sache selbst und nicht das Geld beanspruchen,
komme eine Steuerbefreiung für Sachbezüge in Betracht. Unerheblich sei hierbei, ob
der Arbeitgeber zur Erfüllung dieses Anspruchs selbst tätig werde oder dem
Arbeitnehmer gestatte, auf seine Kosten die Sachen bei einem Dritten zu erwerben.
Deshalb lägen Sachbezüge auch dann vor, wenn der Arbeitgeber seine Zahlung an
den Arbeitnehmer mit der Auflage verbindet, den empfangenen Geldbetrag nur in
einer bestimmten Weise zu verwenden. Seine bisher anders lautende
Rechtsprechung, wonach zweckgebundene Zuschüsse des Arbeitgebers stets als
steuerpflichtiger Barlohn anzusehen seien (Urteil vom 27.01.2004 - VI R 51/03), gab
das Gericht damit auf.
Die Finanzverwaltung hat sich der neuesten Rechtsprechungserkenntnis gebeugt.
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So können z. B. Geschenkgutscheine der Werbegemeinschaft Simmern attraktiv e.V. an
Mitarbeiter steuerfrei geschenkt werden, auch wenn sie auf einen Geldbetrag lauten und
nicht auf den Bezug einer bestimmten Ware ausgestellt sind.
Sie können einem Arbeitnehmer auch monatlich 44€ in bar aushändigen mit der
schriftlichen Auflage, es für einen bestimmten Sachbezug (Kauf Benzin oder Einkauf im
Supermarkt) zu verwenden . Bitte kontrollieren Sie die Mittelverwendung.
Beachten Sie bitte, dass eine Gehaltsumwandlung zwar nicht die Lohnsteuerfreiheit, aber
die Sozialversicherungsfreiheit ausschließt.
5. Zuschuss Fahrten Wohnung - Arbeitsstätte
Nachdem das Bundesverfassungsgericht im Dezember 2008 entschieden hat, dass die
Entfernungspauschale bereits ab dem ersten Entfernungskilometer zu gewähren und die
gegenteilige gesetzgeberische Regelung verfassungswidrig ist, ist der Weg wieder frei für
eine vollumfängliche Bezuschussung der Arbeitnehmerfahrten zwischen Wohnung und
Arbeitsstätte.
Dazu ein Beispiel:
Ihr Arbeitnehmer fährt täglich von Simmern nach Kastellaun. Die Entfernung beträgt 15
Kilometer. Er legt die Strecke an 220 Arbeitstagen zurück und kann bei seiner
Einkommensteuererklärung hierfür 0,30 € als Werbungskosten geltend machen. Dies
summiert sich in einem Jahr auf einen Betrag 990 € bzw. monatlich 82,50 €.
In dieser Höhe kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Zuschuss gewähren ohne
Belastung mit Sozialversicherung. Der Vorteil kommt brutto für netto beim Arbeitnehmer an.
Der Arbeitgeber trägt die pauschale Lohnsteuer in Höhe von 15 % zzgl. Soli und
Kirchensteuer, so dass dies den Arbeitgeber 13,84 € kostet. Bei einem monatlichen
Arbeitgeberaufwand von 96,44 € kommen 82,50 € netto beim Arbeitnehmer an.
Ein kleiner Nachteil beim Arbeitnehmer ist die Tatsache, dass er seine Fahrten zwischen
Wohnung und Arbeitsstätte in seiner Einkommensteuererklärung nicht mehr als
Werbungskosten geltend machen kann. Angesichts eines Freibetrages von 1.000 €
verpuffen allerdings in den meisten Fällen ohnehin die Fahrten zwischen Wohnung und
Arbeitsstätte, so sie denn die Grenze von 15 Kilometer nicht überschreiten. Im Übrigen
überwiegt der Vorteil der Sozialversicherungsfreiheit eventuelle Nachteile.
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Um einmal aus der anderen Perspektive die Angelegenheit zu betrachten, unterstellen wir im
Folgenden, der Arbeitgeber möchte dem Arbeitnehmer eine Netto-Lohnerhöhung von 82,50
€ im Monat zuwenden.
Dies würde eine Lohnerhöhung um Brutto 137,50 € voraussetzen und den Arbeitgeber
166,50 € kosten. Die Ersparnis des Arbeitgebers beträgt also bei einer Bezuschussung der
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 70 € pro Arbeitnehmer und Monat.
Auch hier gilt, dass der Vorteil der Sozialversicherungsfreiheit im Falle einer
Gehaltsumwandlung verloren geht.
Pauschalierte LSt
incl. Soli + KiSt
169 € = 16,9%
Jahreswert
1.000 €
Performance 85,5 %
6. Erholungsbeihilfe
Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, seinem Arbeitnehmer jährlich bis zu 156 €, für dessen
Ehegatten weitere 104 € und für dessen Kinder jeweils 52 € als Erholungsbeihilfe
zuzuwenden. Diese kommen brutto für netto beim Arbeitnehmer an. Der Arbeitgeber
entrichtet hierauf eine Pauschalsteuer von 25 % zzgl. Soli und Kirchensteuer, so dass er mit
28,13 % belastet ist.
Dazu ein Beispiel:
Ihr Arbeitnehmer ist verheiratet und hat zwei Kinder. Er kann jährlich bis zu 364 € an
Erholungsbeihilfe vom Arbeitgeber bekommen. Der Arbeitgeber trägt die hierauf lastende
pauschale Lohnsteuer (28,13 %) in Höhe von 102 €.
Vorausgesetzt ist, dass die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang mit dem Urlaub
ausgezahlt wird. Dieser Zusammenhang ist gewahrt, wenn die Auszahlung drei Monate vor
oder drei Monate nach dem Urlaubsantritt ausgezahlt wird.
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7. Internet
Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, seinem Arbeitnehmer Barzuschüsse zu dessen privater
Internetnutzung zu gewähren. Die Pauschalierungsmöglichkeit mit 25 % Lohnsteuer plus Soli
und Kirchensteuer (gesamt 28,13 %) hängt nicht davon ab, ob der Arbeitnehmer den
privaten PC mit Internetanschluss auch für berufliche Zwecke nutzt. Voraussetzung der
Pauschalierungsmöglichkeit ist lediglich das Vorhandensein eines internetfähigen PCs.
Zu den pauschalierungsfähigen Aufwendungen gehören die laufenden Kosten wie
Grundgebühr, Monatsgebühren oder Flatrate, aber auch Barzuschüsse zu den
Einrichtungskosten für den Internetzugang (ISDN-Anschluss).
Soweit der Zuschuss 50 € im Monat nicht übersteigt, sind die Anforderungen an den
Nachweis der Kosten gering. Nach den derzeit gültigen Lohnsteuerrichtlinien genügt eine
Erklärung des Arbeitnehmers, das und in welcher Höhe ihm Aufwendungen für die
Internetnutzung entstehen. Hat der Arbeitnehmer eine falsche Erklärung abgegeben, droht
dem Arbeitgeber keine Haftung.
Dennoch empfehlen wir nachdrücklich, von diesem Instrument nur in einer Höhe Gebrauch
zu machen, die plausibel ist. Nach den derzeitigen Preisen sind monatliche Internetkosten
von 50 € eher unwahrscheinlich. Eine entsprechende Muster-Erklärung Ihres Arbeitnehmers
senden wir Ihnen gerne auf Anfrage zu.
Voraussetzung für die Pauschalierungsmöglichkeit ist die Gewährung zusätzlich zum
Arbeitslohn, so dass Gehaltsumwandlungen ausscheiden.
8. Betriebsveranstaltungen
Typische Betriebsveranstaltungen sind die Weihnachtsfeier oder ein Betriebsausflug. Dazu
zählen auch Jubiläumsfeiern von Angestellten.
Es dürfen im Jahr nicht mehr als zwei Betriebsveranstaltungen stattfinden, wobei die dritte
und jede weitere steuerpflichtig sind. Der Arbeitgeber hat allerdings ein Wahlrecht, für
welche Betriebs-veranstaltung er die Steuerfreiheit in Anspruch nimmt.
Die Summe aller Kosten der Betriebsveranstaltung (brutto) wird durch die Anzahl der
Teilnehmer geteilt und darf den Betrag von 110 € nicht überschreiten. Es handelt sich um
eine Freigrenze, so dass eine auch nur geringfügige Überschreitung zur vollen
Abgabenpflicht führt.
Allerdings kann im Falle des Überschreitens eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 %
zzgl. Soli und Kirchensteuer durchgeführt werden, wobei die Zuwendung in der
Sozialversicherung beitragsfrei sind. Dies ist eine lohnende Alternative für den Fall, dass sich
die Mitarbeiter ganz besonders um das Unternehmen verdient gemacht haben.
Nehmen Angehörige der Arbeitnehmer teil wie beispielsweise Ehefrauen oder Kinder, so
sind die auf diese Personen entfallenden Anteile dem Arbeitnehmer wie eigene
zuzurechnen.
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9. Reisekostenersatz
a) Regelmäßige Arbeitsstätte
Die Frage, ob Reisekosten angesetzt werden können oder doch nur die
Entfernungspauschale, ist für den Arbeitnehmer von erheblicher Bedeutung. Während bei
der Entfernungspauschale 0,30 EUR pro Entfernungskilometer (also die Kilometer einer
einfachen Fahrt von der Wohnung zum Arbeitsplatz) angesetzt werden können, werden bei
den Reisekosten 0,30 EUR pro tatsächlich gefahrenen Kilometer berücksichtigt.
Zudem besteht bei den Reisekosten die Möglichkeit (zumindest in den ersten drei Monaten)
Verpflegungsmehraufwendungen steuermindernd geltend zu machen. Ebenso sind weiterhin
beispielsweise Parkgebühren absetzbar, während diese ansonsten über die
Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb abgegolten sind. In der
Praxis ist es daher wichtig, ob Fahrten unter die Entfernungspauschale fallen oder als
Reisekosten behandelt werden können.
Die Entfernungspauschale greift insbesondere, wenn Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte
steuerlich berücksichtigt werden sollen. Der Verwaltungsmeinung folgend liegt eine
regelmäßige Arbeitsstätte immer dann vor, wenn die Arbeitsstätte der ortsgebundene
Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers ist. Die
Finanzverwaltung unterschied bis Anfang 2010 dabei nicht danach, ob es sich bei dieser
Arbeitsstätte um eine Einrichtung des Arbeitsgebers handelt oder beispielsweise der
Arbeitnehmer jeden Morgen zu einem Kunden des Arbeitgebers fährt.
Dieser, für den Arbeitnehmer nachteiligen Auffassung, widersprach zum zweiten Mal der
Bundesfinanzhof (BFH) in seiner Entscheidung vom 09.07.2009 (Az: VI R 21/08). Schon im
Leitsatz stellen die Richter in aller Deutlichkeit fest: "Die betriebliche Einrichtung eines
Kunden des Arbeitgebers ist keine regelmäßige Arbeitsstätte (…). Die Vorschrift kommt
demnach auch dann nicht zur Anwendung, wenn ein Arbeitnehmer bei einem Kunden des
Arbeitgebers längerfristig eingesetzt ist (…).". Damit bestätigt der BFH sein Urteil vom
10.07.2008 (Az: VI R 21/07).
Wir merken uns: Es gibt keine regelmäßige Arbeitsstätte beim Kunden. Die
Finanzverwaltung macht Ausnahmen hiervon lediglich für Leiharbeitnehmer und
Outsourcing-Fälle. Es kann auch nur eine regelmäßige Arbeitsstätte geben, dazu Fallbeispiel
Distriktleiterin mit 15 Filialen / mit einer Haupt- und mehreren Nebenfilialen.
Tipp
Da die Rechtsprechung und Verwaltungsauffassung rückwirkend anzuwenden ist, sollten Sie
prüfen, ob frühere Bescheide noch änderbar sind und hier anstelle der
Entfernungspauschale die höheren Reisekosten angesetzt werden können.
Tipp
Nutzt der Arbeitnehmer einen Firmenwagen, so fällt nach der günstigeren Rechtsansicht kein
geldwerter Vorteil (FWA) an.
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b) Verdoppelung
Der Arbeitgeber kann seinen Arbeitnehmern abgabenfreie Verpflegungsmehraufwendungen
zuwenden, und zwar bei einer Abwesenheit
von 8 bis 14 Stunden
6€
von 14 bis 24 Stunden
12 €
und bei ganztätiger Abwesenheit 24 €.
Wir wollen auf die Möglichkeit hinweisen, dass der Arbeitgeber unter Übernahme der
pauschalen Lohnsteuer (25 % zzgl. Soli und Kirchensteuer) die Möglichkeit hat, diese
Beträge zu verdoppeln.
Dazu ein Beispiel:
Die Mitarbeiter des Unternehmens sind zu einem dreitägigen Fortbildungsseminar
abgeordnet. Am ersten Tag starten sie um 08.00 Uhr und sind am dritten Tag um 17.00 Uhr
zurück.
Der Arbeitgeber kann dann für den ersten Tag, da über 14 Stunden, 12 € zuwenden, für den
zweiten Tag 24 € und für den dritten Tag noch einmal 12 €, insgesamt also 48 €. Diese 48 €
kann der Arbeitgeber auf 96 € verdoppeln unter Übernahme der auf den zweiten 48 €
lastenden 25 %-igen Lohnsteuer, was ihn 13,50 € kostet. Er kann also dem Arbeitnehmer 96
€ zuwenden bei zusätzlichen Kosten von 13,50 €.
Reisekosten legen definitionsgemäß nur dann vor, wenn diese außerhalb der regelmäßigen
Arbeitsstätte stattfinden. Bei einer Inhouse-Schulung ginge dies also nicht.
10. Sonstiges
Neben den hier vorgestellten Möglichkeiten gibt es noch eine ganze Reihe anderer, die wir
hier aus Platz- und Zeitgründen nicht darstellen konnten.
Dennoch seien sie stichwortartig erwähnt:
- Arbeitskleidung, soweit private Nutzung ausgeschlossen werden kann
- Beihilfe im Krankheits- oder Unglücksfall (bis zu 600 €)
- Belegschaftsrabatte (bis 1.080 €)
- Arbeitgeberdarlehen (Freigrenze 2.600 €); steuerpflichtig ist der Unterschiedsbetrag
zwischen marktüblichem Zinssatz (auch Internetbanken) und Arbeitgeberkonditionen, 44 €
Freigrenze anwendbar
- Gesundheitsvorsorgeförderung, allerdings nicht die Übernahme von Beiträgen zum
Sportverein oder Fitness-Studio, wohl dagegen Rückenschule
- verbilligte Mahlzeiten (Ausgabe von Essensmarken)
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