und Verwaltungsabläufen*

Einführung
Adobe-Lösungen zur Umstrukturierung
von Verwaltungsabläufen an Behörden
Messbare Erfolge durch gesteigerte Leistung
In den letzten Jahren haben Behörden und andere Regierungseinrichtungen ihr Web-Angebot stark
ausgebaut. Ein einfacher Internet-Anschluss genügt, um Informationen abzurufen, Formulare
herunterzuladen oder in einigen Fällen sogar Dienstleistungen zu beantragen.
Bürger tun sich jedoch immer noch schwer, solche Online-Dienste anzunehmen. Entweder sie
können die gewünschten Informationen nicht finden, oder sie empfinden den gesamten Ablauf als
zu aufwendig. Dies trifft auch auf Angestellte im öffentlichen Dienst zu, die ihre Arbeit effektiver
gestalten könnten, wenn sie einen besseren Zugriff auf wichtige Vorgänge und Informationen hätten
oder die Beteiligung an relevanten Prozessen einfacher und anwenderfreundlicher wäre.
Doch damit Behörden und andere Einrichtungen ihre Aufgaben effizient erfüllen können, reicht es
nicht aus, nur die bestehenden Prozesse zu automatisieren – die Art der Interaktion und Kommunikation mit Bürgern, Unternehmen und anderen Ämtern muss von Grund auf umgestaltet werden.
Um eine so tief greifende Änderung durchzusetzen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
• Online-Angebote müssen verständlich, bedienfreundlich und für jedermann leicht zugänglich sein.
Sozialarbeiter und externe
Berater des Louisiana
Department of Health and
Hospitals (DHH) in den USA
arbeiten mit Lösungen von
Adobe, um elektronische
Gutachten schnell und
einfach direkt vor Ort oder
später im Büro auszufüllen.
Die Prozesse sind schlanker
und kostengünstiger, und
sie reduzieren den Papierverbrauch.
• Back-End-Prozesse sollten soweit optimiert sein, dass relevante Informationen rechtzeitig die
richtigen Empfänger erreichen.
• Der Schutz persönlicher Daten und vertraulicher Dokumente muss durch zuverlässige Sicherheitsmechanismen gewährleistet sein.
• Die eingesetzten Anwendungen sollten flexibel sein, nahtlos in vorhandene Systeme integrierbar
sein und sich schrittweise bzw. bedarfsorientiert implementieren lassen.
Bessere Akzeptanz elektronischer Prozesse
Die Adobe-Lösungen zur Umstrukturierung von Geschäfts- und Verwaltungsabläufen unterstützen
Behörden und andere öffentliche Einrichtungen bei der Entwicklung von Rich-Internet-Anwendungen (RIAs) und intelligenten Adobe® PDF-Dokumenten, mit denen sie den Bürgern bequeme
Alternativen zum Erfassen und Einreichen von Daten bieten können. Ob Privatpersonen, die ihre
Steuererklärung einreichen, oder Staatsbedienstete, die den Lieferstatus bestellter Waren überprüfen
wollen – jeder Anwender profitiert von der Automatisierung und Optimierung interner Prozesse.
Darüber hinaus lassen sich der mit der manuellen Datenverarbeitung einhergehende Kosten- und
Zeitaufwand reduzieren und das Fehlerrisiko senken.
Die Adobe-Lösungen enthalten leistungsfähige und flexible Schutzfunktionen zur Wahrung der
Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit von elektronisch ausgetauschten Daten, selbst wenn
diese das sichere interne Netzwerk verlassen. Durch die Kombination der zugrunde liegenden, auf
Standard-Webservices und XML-Protokollen basierenden Technologie mit einer leistungsstarken
Entwicklungsplattform ist sichergestellt, dass sich die Lösungen nahtlos in vorhandene Infrastrukturen einfügen, einfach konfigurieren und jederzeit an geänderte Anforderungen anpassen lassen.
„Mit den Lösungen von Adobe
können wir Dienstleistungen
bürgernah erbringen und die
Zusammenarbeit mit anderen staatlichen Einrichtungen
verbessern. Was früher Stunden gedauert hat, kann jetzt
in einem Bruchteil der Zeit
und entsprechend kostensparend erledigt werden.“
Deborah Seyller,
Angestellte des Bezirksgerichts,
Kane County, Illinois (USA)
Standort-, zeit- und plattformunabhängige Prozesse
Besonders hinderlich bei der Steigerung der Anwenderakzeptanz in Bezug auf Online-Angebote ist
der Umstand, dass es keine Universallösung gibt. So müssen Ämter gewährleisten, dass jeder Bürger
ihre Dienste in Anspruch nehmen kann; sie können aber nicht von den Endanwendern verlangen,
sich zu diesem Zweck kostspielige, proprietäre Software zuzulegen.
Dazu kommt, dass jeder Anwender auf seine eigene Weise arbeitet. So sind einige völlig zufrieden
mit der Online-Version eines Formulars, die genauso aussieht wie das Original auf Papier. Andere
hingegen bevorzugen es, Schritt für Schritt durch den Prozess geleitet zu werden. Viele Anwender,
etwa Mitarbeiter im Außeneinsatz, benötigen die Möglichkeit, offline zu arbeiten. Und nicht wenige
Internet-Nutzer fühlen sich nach wie vor nicht wohl bei dem Gedanken, persönliche Daten online
zu übermitteln, und drucken daher die ausgefüllten Formulare aus, um sie per Post zu versenden.
Das bedeutet aber, dass die Behörden ihre Abläufe nie vollständig automatisieren können.
Mit den Lösungen von Adobe können Behörden und andere öffentliche Einrichtungen all diesen
Kriterien gerecht werden. Die im vertrauten Adobe PDF-Format bereitgestellten intelligenten
Formulare weisen das gleiche Erscheinungsbild wie ihre Papiervorlagen auf, sind jedoch mit zusätzlicher Funktionalität ausgestattet, etwa dem automatischen Vorbefüllen und Validieren von
Formulardaten, und ermöglichen auch das Ausfüllen im Offline-Modus. RIAs bieten interaktive
Oberflächen, die den Anwender mit präzisen Anleitungen durch alle nötigen Schritte führen und
irrelevante Bereiche überspringen. Wer also etwa das Feld „Ledig“ ankreuzt, wird nicht zur Eingabe
von Daten zum Ehepartner aufgefordert.
Wenn das Ausfüllen eines Formulars online begonnen wird, kann es jederzeit offline fortgesetzt
werden und umgekehrt. So informiert sich beispielsweise ein Antragsteller zuerst in einer interaktiven Web-Anwendung genau über die erforderlichen Eingaben und lädt anschließend den Antrag
im Adobe PDF-Format herunter. Optional können Dokumente auch mit einem 2D-Strichcode versehen werden, in dem sämtliche relevanten Daten verschlüsselt sind. Nach der Einsendung wird der
Strichode gescannt, um das Papierformular in den automatischen Verwaltungsablauf zurückzuführen.
Da es sich bei den Client-Komponenten der Lösung um die kostenlosen, weit verbreiteten Anwendungen Adobe Reader® und Adobe Flash® Player handelt, die auf jedem gängigen Endgerät und
System installiert werden können, sind die optimierten Prozesse so gut wie jedem Anwender weltweit zugänglich.
Gesteigerte Effizienz und Transparenz
Beispiele für den Einsatz der AdobeLösungen zur Umstrukturierung von
Verwaltungsabläufen an Behörden
•Geführte Self-Service-Anwendungen für
Bürger: Zugang zu allen behördlichen
Dienstleistungen über ein zentrales
Web-Portal
• Elektronische Verfahren für Transferleistungen: Beschleunigung von Anträgen,
Prüf- und Vergabeverfahren
• Elektronisches Einreichen: Automatisierte
Erfassung und Verarbeitung komplexer
Finanzdokumente
Sobald ein Sachbearbeiter Daten ins System eingibt, wird automatisch ein interner Workflow in
Gang gesetzt, der die Informationen an alle betreffenden Kollegen und Anwendungen weiterleitet.
Routinevorgänge wie die Beantragung eines Führerscheins kommen auf diese Weise ganz ohne
menschliche Interaktion aus, sofern die Daten sämtliche definierten Kriterien erfüllen. Wenn eine
Entscheidung durch einen Sachbearbeiter nötig ist, kann dieser im Handumdrehen auf alle erforderlichen Daten zugreifen, selbst wenn sie an verschiedenen Orten in unterschiedlichen Systemen
gespeichert sind. Da durch derart automatisierte Prozesse die manuelle Dateneingabe auf ein Minimum reduziert wird, können sich die Mitarbeiter von öffentlichen Einrichtungen anderen wichtigen
Aufgaben widmen und so ihre Produktivität und Servicequalität erhöhen.
Die in die Adobe-Lösung integrierten Überwachungsfunktionen für Geschäftsaktivitäten (Business
Activity Monitoring, BAM) ermöglichen es Verantwortlichen, Rich-Internet-Anwendungen als
personalisierte Datenkonsolen einzusetzen. So können sie die Effizienz von Verwaltungsabläufen
kontrollieren und fundiertere, konsistentere Entscheidungen treffen.
Zuverlässiger, vertrauenswürdiger Informationsaustausch
Mit den Lösungen von Adobe können öffentliche Einrichtungen zuverlässige Umgebungen für den
sicheren Datenverkehr schaffen und damit die Risiken online abgewickelter Prozesse minimieren.
Leistungsstarke Funktionen zur Verschlüsselung, Authentifizierung und digitalen Unterzeichnung
stellen sicher, dass vertrauliche Akten während der gesamten Vorgangsbearbeitung zuverlässig geschützt sind. Spezialwerkzeuge für Dokumentenkontrolle und -sicherheit ermöglichen es, Nutzungsrechte auch nach der Verteilung jederzeit zu entziehen. Zudem kann mittels Versionskontrolle festgestellt werden, ob ein Dokument unbefugt geändert wurde.
Diese umfangreichen Schutzmechanismen sind eine solide Grundlage für die zuständigkeits- oder
amtsübergreifende Zusammenarbeit. So lässt sich mit Adobe-Lösungen beispielsweise die Krisenintervention besser koordinieren, da der Datenaustausch nicht nur schnell, sondern auch unter
Wahrung der Vertraulichkeit erfolgt.
Lösungskomponenten
• Adobe LiveCycle® Enterprise Suite
Business Transformation Edition
• LiveCycle Forms ES
Bezirksgericht Kane County, Illinois, USA: Prozessablauf für Verfügungen im Bereich Opferschutz
1. Initiierung des
Antrags
2. Antragsverarbeitung
3. Zertifizierung
des Antrags
• LiveCycle Barcoded Forms ES
PDF
• LiveCycle Data Services ES
• LiveCycle Reader Extensions ES
Gerichtliche
Verfügung
PDF
• LiveCycle Process Management ES
Richter
@
Stattgabe oder Ablehnung
des Antrags und Benachrichtigung des Antragstellers
• LiveCycle Rights Management ES
Betreuer, Anwalt, Opfer
• Adobe Flex™
• Dateneingabe in die Datenbank des Gerichts
• Adobe ColdFusion®
• Automatische Validierung und
Vorbefüllung des Formulars
• Adobe Acrobat® Professional
• Antragserstellung durch einen
Mitarbeiter des Gerichts mithilfe von Adobe LiveCycle
PDF
Nein
Rücksendung
des Antrags an
Antragsteller,
ggf. mit Bitte
um Überarbeitung
Gesucht
Benachrichtigung des
Antragstellers
• LiveCycle Digital Signatures ES
• LiveCycle Output ES
4. Antragsverarbeitung
PDF
Vollzugsbeamter
Ja
Hinzufügen der
digitalen Signatur
und Einreichung
der finalen Version
Verwaltungsbeamter
• Zertifizierung der Verfügung
mit offiziellem Stempel
• Automatischer Versand einer
E-Mail mit Adobe
PDF-Dokument im Anhang
Datenbank des Bezirksgerichts
• Abfrage der nationalen
Datenbank gesuchter
Personen
• Ggf. Eingabe eines neuen
Datensatzes
Nationale Datenbank
gesuchter Personen
Durch die Automatisierung manueller Abläufe haben Adobe-Lösungen zur Optimierung der zeit- und
kostenaufwendigen Verarbeitung von gerichtlichen Verfügungen beigetragen.
Mit Technologie, die auf weltweit
verbreiteten Lösungen wie Adobe
Reader und Adobe Flash Player
basiert, ist Adobe in der Lage,
Behörden und andere öffentliche
Einrichtungen bei der Erfüllung
gesetzlicher Auflagen zu unterstützen – unabhängig von Ort,
Zeit und Größe der Teams.
Nutzung vorhandener IT-Infrastrukturen
Die Technologieplattform von Adobe lässt sich nahtlos in vorhandene Umgebungen integrieren und
ergänzt bestehende Strukturen, anstatt sie zu ersetzen. Sie ermöglicht öffentlichen Einrichtungen
sofortige Produktivitätszuwächse und bietet gleichzeitig uneingeschränkte Flexibilität und bedarfsorientierte Skalierbarkeit.
Auf der Grundlage von standardbasiertem XML, 2D-Strichcode-Technologie und modernen Webservices bietet die Adobe-Plattform eine gemeinsame Infrastruktur für formularbasierte Prozesse
und sicheren Datenaustausch zwischen Institutionen. In Kombination mit Lösungen und Dienstleistungen führender Partnerunternehmen in den Bereichen Sicherheit, Datenspeicherung und
drahtlose Kommunikation ermöglicht sie die Einbindung von Außenstellen, anderen Behörden
und externen Mitarbeitern in die Verwaltungsabläufe sowie die verlässliche Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsauflagen.
Moderne Verwaltung – moderne Behörden
Weitere Informationen
Weitere Informationen zu den AdobeLösungen zur Umstrukturierung von
Geschäfts- und Verwaltungsabläufen
erhalten Sie unter www.adobe.com/
de/government und beim Adobe
Customer Information Center telefonisch unter 0180-230 43 16 (aus D),
0800-29 50 73 (aus A) und
0800-55 51 54 (CH) oder per E-Mail
an cic@adobe.de.
Adobe Systems GmbH
Georg-Brauchle-Ring 58 • D-80992 München
Adobe Systems (Schweiz) GmbH
World Trade Center • Leutschenbachstrasse 95 • CH-8050 Zürich
www.adobe.de, www.adobe.at, www.adobe.ch, www.adobe.com
Ganz gleich, für welchen Aufgabenbereich Ihre Behörde oder Institution zuständig ist, die Lösungen
von Adobe helfen Ihnen auf verschiedene Weise, Prozesse zu optimieren und messbare Resultate
zu erzielen:
• Bereitstellung interaktiver Online-Angebote mit intelligenten Dokumenten und Rich-InternetAnwendungen für die Online- und Offline-Nutzung
• Beschleunigte Erbringung von Dienstleistungen für Bürger durch das automatische Erfassen und
effiziente Austauschen von Daten sowie durch kürzere Genehmigungsprozesse
• Schutz und Sicherheit für vertrauliche Informationen dank zertifizierter und authentifizierter
Dokumente
• Verbesserte Zusammenarbeit durch die Verknüpfung interner und externer Kernsysteme, ohne
bestehende Strukturen vollständig zu ersetzen
Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat, das Adobe PDF-Logo, ColdFusion, Flash, Flex, LiveCycle und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe
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