Teilnahmebedingungen Ausschreibung DVD „Faszination Weinland

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Ausschreibung DVD „Faszination Weinland“
Teilnahmebedingungen
Ausschreibung DVD „Faszination Weinland“
AZ: DWI-2015/02
Zum Verbleib beim Bieter bestimmt – nicht zurücksenden
Teilnahmebedingungen
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Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
Ausschreibung DVD „Faszination Weinland“
Teil I: Aufforderung zur Teilnahme am Wettbewerb, Teilnahmebedingungen
Gegenstand und Ziel der Auftragsvergabe
1.1
Die Auftraggeber
Das Deutsche Weininstitut (DWI) ist die zentrale Marketingorganisation der deutschen
Weinwirtschaft mit der Aufgabe, die Qualität und den Absatz der Qualitätsweine aus den 13
Anbaugebieten durch gemeinschaftliche, wettbewerbsneutrale Maßnahmen des Marketings im Inund Ausland zu fördern. Sitz des Deutschen Weininstituts ist Mainz. Hinzu kommen noch zehn
„Informationsbüros“ in den wichtigsten Auslandsmärkten.
1.2
Ausschreibungsgegenstand
Das DWI schreibt die Produktion eines Imagefilms mit einer Länge von etwa 70 Minuten aus.
Dieser soll einen Hauptfilm und 13 Kurzpotraits der 13 Weinbauregionen enthalten. Die
Vertonung wird zunächst in deutscher Fassung erfolgen, weitere Sprachfassungen sollen zu einem
späteren Zeitpunkt produziert werden.
Der Hauptfilm soll ein modernes Bild des Weinlandes Deutschland vermitteln, die Bilder sollen
emotional und authentisch sein. Folgende Themenschwerpunkte sollen berücksichtigt werden:
* die 13 Weinanbaugebiete und die typischen deutschen Rebsorten
Bilder der deutschen Weinanbauregionen sollen die jeweils typischen Landschaften, die
Besonderheiten der vorherrschenden Architektur und die regionalen Sehenswürdigkeiten zeigen. Die
reizvolle Landschaftsfotografie verspricht Urlaub vom Alltag und weckt das touristische Interesse für
die Regionen. Hier am besten die Gebietsweinwerbungen mit einbinden. Hilfestellung: Broschüre
Schönste Weinsichten und Merian Höhepunkte Weinkultur.
* die Weinherstellung
Darstellungen von Winzern bei der Arbeit dokumentieren ihr großes Know-how bezüglich des
Terroirs, die Kunst der Weinproduktion und die Leidenschaft, die dahinter steckt. Dabei soll
traditionelle Handarbeit genauso abgebildet werden wie moderne Technologie. Traditionelle
Handarbeit und moderne Technologie sollen immer in Kombination gezeigt werden.
* der Weingenuss
Wein-Genießer sind sympathische, bodenständige Menschen aller Generationen. Sie vermitteln
entspannte Lebensfreude – ob in geselliger Runde, bei einem besonderen Anlass oder während eines
romantischen Momentes, ob in urbaner (Restaurant-Szenen in Metropolen) oder ländlicher
Umgebung.
Teilnahmebedingungen
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Ausschreibung DVD „Faszination Weinland“
Wichtig sind vielfältige und generationsübergreifende Genusssituationen, die Geselligkeit und
Lebensfreude vermitteln – wobei Festzeltatmosphäre nicht erwünscht ist! Einzelportraits bezeugen
durch andächtigen Genuss die Exklusivität des Weines. Sie stehen für Entschleunigung.
Neben dem Hauptfilm sollen Kurzportaits der 13 Weinregionen produziert werden (vergleichbar
den Portraits die unter www.oechsle.tv. unter der Kategorie „Anbaugebiete“ veröffentlicht werden).
Der Film / die DVD richtet sich an ein wein- & deutschlandinteressiertes Publikum sowie an
Multiplikatoren der internationalen Presse/Medien, touristische Partner oder Handelspartner.
Zeitplan
2.1
Auftraggeber
Die vorliegende Ausschreibung erfolgt durch:
-
Deutsches Weininstitut GmbH
Ansprechpartner:
Herr Marc Binz
E-Mail: marc.binz@deutscheweine.de
Telefax: +49 6131 2829-70
Herr Frank Schulz
E-Mail: frank.schulz@deutscheweine.de
Telefax: +49 6131 2829-70
2.2
Zeitplan des Ausschreibungsverfahrens
Dem Vergabeverfahren liegt folgende Zeitplanung zugrunde:
Meilensteine
Termin
Abgabe der Teilnahmeanträge
22.10.2015,
12 Uhr
Benachrichtigung der Bieter die zum Angebot zugelassen werden und
Versand der Vergabeunterlagen (geplant)
Letzter Termin für Fragen zu den Vergabeunterlagen (geplant)
Ende der Angebotsfrist (geplant)
Verhandlungsgespräch mit den Bietern im Haus des Deutschen
Weininstituts (geplant)
Vertragsabschluss (geplant)
Teilnahmebedingungen
26.10.2015
16.11.2015
23.11.2015
KW 49
15.12.2015
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Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
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Einschlägige Rechtsvorschriften und Bedingungen
3.1
Verfahren
Auf das Vergabeverfahren findet im Wesentlichen die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen - Teil A,
Abschnitt 1 (VOL/A) in ihrer jeweils geltenden Fassung analog Anwendung.
Die Bestimmungen der VOL/A werden nicht Vertragsbestandteil und geben den Bietern kein einklagbares
Recht auf ihre Anwendung.
3.2
Nachunternehmer
Die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften haben in ihrem Teilnahmeantrag zu erklären, welche
Teilleistungen nicht im eigenen Betrieb, sondern durch Nachunternehmer erbracht werden sollen oder
können. Die entsprechenden Teilleistungen und die für die Leistungserbringung vorgesehenen Unternehmen
sind im Einzelnen zu benennen. Die Bewerber haben mit dem Teilnahmeantrag in einer schriftlichen
Eigenerklärung zu versichern, dass sie im Auftragsfall über die Ressourcen der Nachunternehmer verfügen
können. Sofern ein Bewerber sich für den Nachweis der technischen und/oder wirtschaftlichen/finanziellen
Leistungsfähigkeit eines oder mehrerer Nachunternehmer(s) bedient, ist diese Eigenerklärung in Form einer
Verpflichtungserklärung dem Teilnahmeantrag beizufügen.
Die nachträgliche Vergabe von Unteraufträgen an Nachunternehmen sowie der Austausch von
Nachunternehmern bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Auftraggeber. Die Auftraggeber
können die Genehmigung ohne Angabe von Gründen ablehnen, es sei denn, es ist ein wichtiger Grund, wie
etwa die Insolvenz eines Nachunternehmers, gegeben und die erforderliche Eignung weiterhin unverändert
sichergestellt.
Die Garantie- bzw. Gewährleistungspflicht für die vom Nachunternehmer ausgeführten Arbeiten muss vom
Bieter bzw. der Bietergemeinschaft übernommen werden. Nachunternehmer sind davon in Kenntnis zu
setzen, dass es sich um einen öffentlichen Auftrag handelt.
3.3
3.3.1
Kommunikation mit der Vergabestelle
Rückfragen
Falls sich aus den vorliegenden Unterlagen oder im Zusammenhang mit der Erarbeitung des
Teilnahmeantrags Rückfragen ergeben sollten, deren Klärung aus der Sicht des Bieters unverzichtbar
erscheinen, sind diese Fragen in schriftlicher Form per E-Mail oder als Telefax an die unten genannten
Ansprechpartner unter Nennung des Stichwortes „Vergabe DVD“ zu richten.
Deutsches Weininstitut GmbH
Herrn Marc Binz
Gutenbergplatz 3-5
D-55116 Mainz
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Telefax: +49 6131 2829-70
E-Mail: marc.binz@deutscheweine.de
Deutsches Weininstitut GmbH
Herr Frank Schulz
Gutenbergplatz 3-5
D-55116 Mainz
Telefax +49 6131 2829-70
E-Mail: frank.schulz@deutscheweine.de
Die Rückfragen müssen dort bis 15.10.2015, 12:00 Uhr eingegangen sein. Danach werden keine weiteren
Fragen mehr angenommen!
Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt! Antworten werden letztmalig am 19.10.2015, immer zeitgleich
an alle Bieter und nur schriftlich per E-Mail erteilt. Die Anonymität der Bieter bleibt dabei gewährleistet.
3.3.2
Auskünfte
Außerhalb der Bieterinformation (s. Ziffer 3.3.1) werden zum Vergabeverfahren keine Auskünfte erteilt.
3.3.3
Abgabe der Teilnahmeanträge
Der Teilnahmeantrag ist rechtsverbindlich zu unterschreiben und mit dem Firmenstempel zu versehen. Eine
fernschriftliche oder elektronische Übermittlung wird aufgrund des Umfangs und der Art der mit dem
Teilnahmeantrag einzureichenden Unterlagen nicht akzeptiert.
Der Teilnahmeantrag muss in einem fensterlosen, verschlossenen Umschlag/ Paket verpackt werden und ist
mit folgender Aufschrift zu versehen:
Ausschreibung:
Teilnahmeantrag
AZ: DWI-2015/02
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Einsendeschluss: 22.10.2015, 12:00 Uhr
- nicht öffnen –
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Der so gekennzeichnete Umschlag/Paket ist in einem weiteren (äußeren) Umschlag/Paket unterzubringen
und mit der Briefpost oder per Boten an die
Vergabestelle
Deutsches Weininstitut GmbH
Herrn Marc Binz oder Herrn Frank Schulz
Gutenbergplatz 3-5
D-55116 Mainz
zu übermitteln.
Die Teilnahmeanträge sollen sich im Aufbau und Inhalt an den Vorgaben gemäß Ziffer 4.2 „Antragsaufbau“
orientieren.
3.3.4
Teilnahmefrist
Der Teilnahmeantrag muss bis zum
22.10.2015, 12:00 Uhr
bei der unter 3.3.3 genannten Vergabestelle vorliegen. Maßgeblich ist der Eingang bei dieser Stelle,
insbesondere nicht der Poststempel der Absendung.
Teilnahmeanträge, die aus Gründen, die der Bieter zu vertreten hat, verspätet eingehen, werden nicht
berücksichtigt.
3.3.5
Benachrichtigung der Bieter über die Zulassung
Nach Auswertung der Teilnahmeanträge werden die Bieter voraussichtlich zum 26. Oktober 2015 durch die
Aufraggeber darüber informiert, ob sie zum Angebot zugelassen werden.
Mit Mitteilung über die Zulassung zur Angebotserstellung erfolgt eine Übersendung der genauen
Leistungsbeschreibung und eines Rahmenvertragsmusters durch das DWI.
3.3.6
Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme
aufgefordert werden
Die geplante Mindestzahl der Teilnehmer, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
beträgt drei, die Höchstzahl beträgt fünf Teilnehmer.
Die Auswahl für die begrenzte Zahl der Teilnehmer findet anhand der objektiven Kriterien unter Ziffer 4.2.3
statt.
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3.3.7
Verhandlungszeitraum
Alle Bieter sollen sich in der Kalenderwoche 49 für ein Verhandlungsgespräch mit den Auftraggebern bereithalten.
3.4
Verwendung der Teilnahmeunterlagen
Die Teilnahmeunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Teilnahmeantrags verwendet werden. Jede
Weitergabe oder Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung der
Vergabestelle strikt untersagt.
3.5
Vergütung der Antragserstellung
Für die Erarbeitung der Teilnahmeanträge wird keine Vergütung oder Kostenerstattung gewährt.
Für die Bieter, die nach Auswertung der Teilnahmeanträge zur Angebotserstellung zugelassen werden, ist
aufgrund der Vergabekriterien und dem hierfür erforderlichen Zeitaufwand eine Aufwandsentschädigung von
Euro 1.000 zzgl. MwSt pro eingereichtem Angebot vorgesehen.
3.6
Antragssprache
Der gesamte Antrag, auch Anlagen und ggf. beigefügte Arbeitsproben bzw. Prospektierungen, sind in
deutscher Sprache abzufassen.
Teilnahmeantrag und Teilnahmewertung
Nachfolgend werden die Regelungen zur Antragserstellung und der Bewertungsprozess beschrieben.
4.1
Anforderungen an den Bieter
Für die Vergabe der Leistungen kommen nur Unternehmen in Betracht, welche die Kriterien Fachkunde,
Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit erfüllen. Zur Beurteilung durch die Vergabestelle ist es daher
erforderlich, nachstehende Nachweise und Erklärungen vollständig und rechtsverbindlich unterschrieben dem
Angebot beizufügen.
4.2
Antragsaufbau
Die Teilnahmeanträge sind nach folgender Gliederung aufzubauen:
 Abschnitt A: Anschreiben des Bieters
 Abschnitt B: Eigenerklärung (VOL)
 Abschnitt C: Nachweise und Erklärungen zur Leistungsfähigkeit
 Abschnitt D: ggf. Anlagen zum Antrag
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Verwenden Sie bitte zur besseren Aufteilung ein Register. Die Anträge sollen in kopierfähiger Form
eingereicht werden, d. h. keine Spiral- oder Klebebindung verwenden, da die Auswertung durch mehrere
Personen vorgenommen wird.
4.2.1
Abschnitt A: Anschreiben des Bieters
Formloses Anschreiben
4.2.2
Abschnitt B: Erklärung analog zu § 6 Abs. 5 VOL/A (Anlage 4)
Der Bieter hat seine Zuverlässigkeit nachzuweisen. Hierzu ist mit dem Antrag eine Erklärung analog zu § 6
Abs. 5 VOL/A (Anlage 1) vorzulegen, die u.a. beinhaltet, dass der Bieter sich nicht in einem Insolvenz- oder
vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und
Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat.
4.2.3
Abschnitt C: Nachweise und Erklärungen zur Leistungsfähigkeit
Referenzen (Gewichtung: 100% Qualität der Referenzen)
Der Bieter muss in den letzten fünf Jahren mindestens zwei vergleichbare Leistungen nachweisen. Es sind
deshalb mindestens zwei beispielhafte Referenzprojekte auf einem Datenträger unter Benennung des
Auftraggebers einzureichen.
Die Referenzprojekte werden zu je 1/3 anhand der kreativen Umsetzung (Bildsprache und kreativer Ansatz
sollen klar werden), der technischen Umsetzung (Schnitttechnik und technische Umsetzung sollen klar
werden) und der audiodesignten Umsetzung (das Zusammenspiel zwischen Bild und Ton soll klar werden)
vom DWI bewertet.
Die Auswahl für die begrenzte Zahl der Teilnehmer findet anhand dieser objektiven Kriterien statt (siehe
3.3.6).
4.2.4
Abschnitt D: ggf. Anlagen zum Teilnahmeantrag
In diesem Register sind ggf. weitere Unterlagen (z. B. zur FirmendarsteIlung, Broschüren, etc.) einzuordnen.
Teil II:
Verhandlungsgespräch
Nach Ende der Angebotsfrist und Abgabe der Angebote werden wir die jeweiligen Bieter nach Auswertung
der eingereichten Angebote gegebenenfalls zu einem Verhandlungsgespräch einladen. Die Bieter sollen sich
in der KW 49 hierfür bereit.
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